Во многих российских компаниях часто можно встретить систему управления, построенную на выдаче, регистрации и последующем контроле поручений (система контроля поручений). Такой подход к управлению давно используется в России и многим знаком. В этой статье я хочу обсудить его плюсы и минусы.
Россия управляется непосредственно Господом Богом. Иначе невозможно представить, как это государство до сих пор существует, Бурхард-Христоф Миних
Если Вы работали в российских министерствах, ведомствах или управляющих компаниях крупных федеральных холдингов, то скорее всего встречали систему управления по поручениям. Данная система предельно проста и легка в использовании, ее можно сравнить с автоматом Калашникова, который прост и одновременно эффективен, и именно за данный подход систему управления по поручениям любят и применяют в России множество управленцев.
Для тех, кто не в курсе как работает система управления по поручениям – описываю. Все поступающие в компанию документы, задачи, информация, а также проблемы с «нижних этажей» организации анализируются высшим руководством, после чего принимаются те или иные решения, которые оформляются в виде поручений, регистрируются и контролируются по срокам исполнения. Может быть вариант, когда поручения формируются на совещании, и тогда в протоколе указывается перечень поставленных поручений, которые регистрируются, доводятся до исполнителей и ставятся на контроль.
Если для выполнения поставленного поручения, необходимо участие представителей нескольких подразделений, то поручение назначается им всем, при этом один из руководителей назначается ответственным за исполнение данного поручения, и именно он должен представить результаты совместной работы.
Незаменимым атрибутом поручения является срок его исполнения, и именно при наступлении данного срока требуется предъявить руководителю результаты его выполнения. На практике, поручение не исполняется руководителями его получившими, а передается вниз по управленческой иерархии, таким образом «расписывается» на исполнение тем сотрудникам, которые и будут выполнять предусмотренные поручением задачи. Через некоторое время в результате такой «росписи» все, кто должен участвовать в исполнении поручения, получают от своих руководителей задачи и срок их исполнения.
Правда есть нюанс, связанный с тем, что поскольку при такой «росписи» поручений участвуют ключевые руководители компании, затраченное на «роспись» время может быть значительным, а в крупных организациях даже достигать нескольких дней, что уменьшает срок, оставшийся для исполнения самого поручения. При этом руководители, назначая задачу, своему подчиненному, уменьшают срок исполнения, ведь нужно ещё проверить полученный результат самому, дать замечания, а также оставить время на переработку результата исполнителем.
В результате, при «высокой» иерархической структуре, когда поручение попадает к исполнителю, срок его исполнения оказывается в лучшем случае – «завтра», а чаще всего «вчера», и поэтому исполнитель старается выполнить поручение максимально быстро, часто по формальным признакам, чтобы «перекинуть» его обратно руководителю.
Намного сложнее исполнять поручение, если в качестве соисполнителей поставлены сотрудники других подразделений, тогда придется создавать результаты вместе с ними, после чего согласовывать их со всеми заинтересованными лицами. Такое масштабное согласование с учетом различных интересов существующих у различных подразделений может занять достаточно длительный промежуток времени и потребовать проведения множества совещаний. И после того, как все соисполнители придут к единому мнению, результат будет продемонстрирован руководителю компании, который и выдал поручение. Если руководителю не понравится результат цикл повторится, правда уже с большей скоростью, ведь исполнители уже назначены.
Система управления по поручениям имеет свои преимущества: в первую очередь это простота и понятность для руководителей и исполнителей, прозрачность ответственности за исполнение поставленного поручения, простота организации регулярной системы контроля сроков исполнения поручений. При этом, если вспомнить прошлое, то для управления по поручениям хватало бумажных документов для формализации поручений, ручки для их «росписи» и журналов регистрации, где фиксировались поручение, срок исполнения и ответственный.
Система контроля исполнения поручений, позволяет легко найти крайнего за срыв сроков или некачественное исполнение, ведь все поручения зафиксированы и можно определить на какой стадии находится исполнение того или иного поручения, после чего можно позвонить ответственному или исполнителю и «ускорить» выполнение поставленного поручения.
В тоже время, из-за своей простоты, управление по поручениям имеет некоторые недостатки, которые необходимо нивелировать при использовании данной системы на практике.
Система контроля поручений — недостаток 1 (общая формулировка задачи) – на практике часто встречается недостаточно подробное описание поставленного поручения, что вскрывается только при поступлении поручения к исполнителю на нижнем уровне иерархии, так как руководители на вышестоящих уровнях управления, часто лишь маршрутизируют задачу, без уточнения ее деталей. При этом из-за иерархических барьеров в больших компаниях, уточнить у инициатора поручения, что конкретно нужно сделать по задаче уже невозможно, ведь задать вопрос «вверх» через столько уровней управленческой иерархии исполнителю просто нереально.
В одной крупнейшей российской компании состоялось совещание, в результате которого было рождено множество поручений, которые были распределены по профильным функциональным подразделениями. Одно из подразделений, получив поручение, не смогло понять из написанного текста, что же все-таки нужно делать, и набравшись организационной смелости, попросило уточнить у руководителя управленческой иерархии, что нужно сделать. Ответ заслуживает публикации: — «У нас времени не хватает писать поручения, не то что их уточнять. Вы профессионалы!! Должны сделать в срок, что сказано!».
Как-то раз руководителю ИТ-подразделения одной крупной государственной компании поручили купить географическую карту России для размещения на стене в кабинете генерального директора, при этом, на вопрос, какая конкретно карта нужна, руководитель, принесший поручение с верхнего этажа власти, ответить не смог, а беспокоить генерального директора «глупыми» вопросами не позволил. В результате руководитель ИТ-подразделения, в рамках исполнения поручения, принес две карты, одну бумажную, вторую на экране огромного планшета, однако он не угадал ни в том ни в другом случае, оказывается генеральный директор хотел объемную карту из пластика, на которой был бы виден российский рельеф в разных регионах.
Рекомендация: При постановке поручения ключевым фактором успеха является детализация задачи для того, чтобы исполнитель смог четко понять, что ему необходимо сделать. Для этого можно использовать разные техники и вопросы, например: Кто? Когда? В каком формате? Что должен сделать? С кем согласовать? Кому представить?
Система контроля поручений — недостаток 2 (долгая «роспись» поручения) – длительные сроки «росписи» поручений от руководителей до исполнителей, сложность сбора мнений с соисполнителей и конфликтность процедуры согласования результатов исполнения поручений приводит к тому, что на исполнение тратится в разы меньше времени, чем на маршрутизацию и согласование. В результате большинство поручений исполняется формально, и основная задача исполнителя, закрыть поручение по формальному признаку или на крайний случай сдвинуть его срок, так как для получения качественного результата исполнителю не хватает ни сроков, ни ресурсов, ни полномочий.
В одной крупной российской организации для маршрутизации одного из документов «сверху-вниз», уходило от 5 до 7 дней, на обратный путь от исполнителя к руководителю через всю иерархию еще 5-7 дней, при этом, в результате всех этих действий, документ приобретал лишь пару вписанных фамилий и печать, которые вносились исполнителем за 1 час на самом нижнем этаже иерархии. Руководители лишь писали «к исполнению», поскольку в самом документе менять было нечего – форма его была закреплена нормативным актом. В результате более 10 дней документ гулял по управленческой иерархии, а отрабатывался всего за 1 час, причем самым низкооплачиваемым исполнителем.
Рекомендация: При назначении поручений наиболее эффективно его назначать «через» управленческие слои, как можно ближе к исполнителю. Однако для этого необходимо, чтобы канцелярия или руководитель, маршрутизирующие поручение, точно знали, в каком из подразделений компании находится специалист по тому или иному вопросу и при назначении уведомляли его руководителя о задаче.
Система контроля поручений — недостаток 3 (слишком много соисполнителей) – руководители, «расписывая» поручения часто добавляют в качестве соисполнителей нескольких руководителей подчиненных подразделений, а те в свою очередь еще добавляют несколько своих подчиненных, и в результате к исполнению поручения привлекается множество сотрудников, без которых можно было-бы вполне обойтись. Из-за большого количества участников возрастают трудозатраты, а главное возникает множество противоположных позиций, которые необходимо сводить при исполнении поручения. Все это не только затягивает получение результата, но и в разы увеличивает затраты на его получение.
В одной крупной российской компании количество участников при исполнении различных поручений часто превышало 50, что приводило к множеству совещаний, и огромному количеству документов и мнений, в результате даже простейшее поручение, такое как ответ потенциальному контрагенту на рекламное письмо, занимало в этой компании минимум две-три недели. При этом, сам ответ, как правило, заключался в дежурной фразе: — «Большое спасибо за приглашение, если мы будем проводить тендер по данной тематике, будем рады участию Вашей компании».
Рекомендация: При назначении исполнителей нужно стараться придерживаться принципа «необходимости и достаточности», чтобы не добавлять лишних сотрудников к исполнению поручения.
Система контроля поручений — недостаток 4 (все задачи оформляются, как поручения) – руководители часто используют систему управления поручениями не только для контроля исполнения ключевых задач, но и для регулярной деятельности, фактически забирая инициативу с уровня менеджмента и исполнителей, тем самым концентрируя принятие всех управленческих решений на верхнем уровне. Такой подход приводит к тому, что сотрудники организации перестают работать самостоятельно, и начинают работать только при поступлении поручения, в данном случае, вся власть концентрируется на верхних уровнях управления, и все решения принимаются только там. Теперь сотрудники работают только, когда поручение есть, а когда его нет они занимают выжидательную позицию, сосредотачиваясь на любимом хобби или просто ничего не делают.
В одной российской компании количество поручений перевалило за тысячу, при этом любая активность оформлялась в виде поручения и контролировалась. На нижнем уровне сотрудники старались исполнить поручение по формальным признакам максимально быстро, ведь над ними несколько уровней иерархии, и результат там будет не раз переделан, после чего переходили к своим «любимым» занятиям – кто-то учил английский, а кто-то просто играл в Lines на компьютере, в ожидании конца рабочего дня.
Рекомендация: Систему управления по поручениям необходимо использовать только для критически важных задач, требующих участия топ-менеджеров и жёсткого контроля сроков, тогда как основной поток задач лучше пускать по регулярному бизнес-процессу, контролируя исполнителей и руководителей по операционной отчетности или через финансовые показатели.
Система контроля поручений — недостаток 5 (отсутствие горизонтального взаимодействия) – в случае, если при исполнении поручения необходима совместная работа представителей двух функциональных подразделений, то нередко случается, что ответственный не может добиться должного результата от своего соисполнителя, поскольку соисполнитель не заинтересован в том, чтобы помочь «соседу». В этом случае возможно воздействовать через верхние уровни управления, жалуясь, общему для Вас с «соседом» руководителю, однако в данном случае, высший руководитель скорее всего будет недоволен, что Вы эскалировали задачу на него, да и тот «сосед», кого Вы «принудили к сотрудничеству» не забудет Вам «отдать долг» впоследствии, как только представится возможность. Можно решить данную задачу на неформальном уровне, по принципу помогай другим, и они помогут тебе, однако с приходом нового руководителя все неформальные связи рушатся, и приходится выстраивать неформальные отношения заново.
В одной из компаний при выполнении поручений, подразделения не сотрудничали друг с другом, в результате исполнялись только те поручения, в которых участвовало одно подразделение, как только в исполнении поручения участвовали несколько подразделений, то срывались сроки исполнения поручений, либо наказывался ответственный и поручение перекладывалось на другого. При этом горизонтальные связи нарушались из-за постоянной ротации руководителей.
Рекомендация: Для исполнения «кросс-функциональных» поручений необходимо разрешить формальный способ постановки подзадач «соседним» подразделениям, на основании полученного поручения, и в случае срыва сроков исполнения подзадач, наказывать руководителя «соседнего» подразделения, которое являлось соисполнителем поручения. Второй вариант, который можно использовать для масштабных поручений, это формирование проектной группы, со всеми артефактами проектного управления, выделением руководителя проекта с соответствующими полномочиями и регулярным контролем сроков и результатов этапов по проекту.
Простота системы управления по поручениям и менталитет российского менеджмента позволили данной системе распространиться среди российских организаций, однако на практике присущие данной системе недостатки часто превышают достоинства.
Поэтому организациям необходимо в регулярном режиме совершенствовать данную систему, повышая ее эффективность, ведь оптимальной систему управления по поручениям делают руководители или их секретариат, которые должны понимать, как быстрее исполнить то или иное поручение без их массовой рассылки по всей структуре множеству исполнителей, «правильно» маршрутизировать поручения по исполнителям, не допускать формального исполнения поручений, обеспечивать горизонтальное взаимодействие между исполнителями, а также контролировать в системе только критически важные поручения, не регистрируя в ней все задачи подряд.
Опубликована на e-xecutive.ru
koptelov.info
Установите LeaderTask на компьютеры, смартфоны, планшеты сотрудников. Раздавайте поручения, составляйте план работ для каждого сотрудника, контролируйте прогресс выполнения: обменивайтесь комментариями по задачам, утверждайтерезультат или отправляйте на доработку.
Скачать программу100% функционала
∞ сотрудников
7 дней бесплатно
Windows, Mac OS, Android, iPhone, iPad
Установите приложение LeaderTask
Компьютеры Windows
Компьютеры Apple Mac
Устройства Android
Смартфоны iPhone
Планшеты iPad
Зарегистрируйтесь, и мы пришлём ссылку на загрузку!
Компаниям любого масштаба, любой сферы деятельности
Небольшим компаниям от 2 до 10 сотрудников
Крупным предприятиям от 10 до 100 сотрудников
Корпорациям от 1000 сотрудников
Промышленность
Банковское дело
Торговый бизнес
Телекоммуникации
Строительство
Здравоохранение
Вооруженные силы
Раздавайте и контролируйте поручения
Отправляйте задачи на доработку
Управляйте несколькими проектами
Прикрепляйте файлы к задачам
Храните всю информацию в одном месте
Создавайте планы работ для себя и подчиненных
Быстро находите информацию
Не забывайте ни об одном важном деле
Ваши данные всегда по защитой
256-битное шифрование, SSL протокол
Вся информация в защищенном облаке или на вашем сервере
Отказоустойчивый кластер Microsoft Azure
Стандарт безопасности ISO27001
Ежедневное резервное копирование
2100 компаний уже пользуются LeaderTask
Сотрудники могут находиться где угодно
Ваши сотрудники могут находится в любой точке планеты
Работайте с ними, как если бы они находились у вас в офисе
Поручайте задачи, обменивайтесь комментариями по задачам
Совместно создавайте любые планы работ по проектам
Мы бесплатно обучим вас пользоваться LeaderTask
50 минут видео: обо всех функциях подробно
10 полезных писем с обучающими советами
11 статей для конкретных профессий
Личный менеджер, неограниченные консультации
Внедрение LeaderTask не требует докупки оборудования, высокой квалификации работников и финансовых затрат
1
Поручите всем сотрудникам скачать и установить LeaderTask
2
Создайте организацию в личном кабинете, добавьте в организацию емейлы ваших сотрудников
3
Готово! Начинайте раздавать поручения
Главснаб Правительства города Москвы
ГУБЭП МВД Республики Беларусь
Издательский дом «Все для вас»
М.Ф.П. университет «Синергия»
Белорусский гос. университет
Поможем вам разобраться в любых вопросах
С 9:00 до 18:00 по московскому времени с понедельника по пятницу
В течение рабочего дня - мгновенный ответ
Поможем внедрить, научим пользоваться, ответим на любые вопросы
LeaderTask поможет организовать рабочий процесс
У каждого сотрудника будет четкий план работ на день, неделю, месяц
Поручения будут исполняться точно в срок
Менеджеры смогут контролировать больше проектов одновременно
Начальники отделов, цехов и департаментов всегда будут знать, чем заняты их подчиненные
Менеджеры смогут быстро узнать, в какой стадии находятся работы по проекту
Сотрудники избавятся от тотальной забывчивости
Сотрудники избавятся от вороха бумаг и записок на рабочем столе
Исчезнут авралы в начале и конце месяца
Появится возможность управлять компанией вне офиса, со смартфона и планшета
Сотрудники смогут работать с делами и поручениями даже без интернета
ООО «Органайзер ЛидерТаск»
8
8 лет на рынке России и других стран
2100
2100 корпоративных клиентов
9854
9854 сотрудников, использующих продукт
54
54 страны, где продается LeaderTask
5
5 ключевых партнеров:
Microsoft inc, 1C Дистрибьюция, SendGrid, Софтлайн Интернет Трейд, Софткей
www.leadertask.ru
IT Audit: Поручения - программа по контролю поручений, позволяющая повысить исполнительскую дисциплину и проконтролировать время ознакомления исполнителя с поставленной задачей.
Лаконичность и доступность – такими словами можно охарактеризовать интерфейс программы IT Audit: Поручения. Чтобы обеспечить эффективный контроль поручений, достаточно произвести ряд несложных действий:
Программа позволяет легко вносить коррективы:
Видеоролик. Программа по контролю поручений IT Audit
Взглянув на перечень поручений, руководитель получает наглядную картину того, как продвигается работа. Программа позволяет ограничить доступ к заданиям, по которым пользователь не является исполнителем или заказчиком поручения. Поручения, предназначенные другим пользователям, будут доступны пользователям только при наличии необходимых прав доступа.
При создании поручения инициатор поручения указывает содержание выданного исполнителю задания, плановое время окончания и планируемую трудоемкость. Исполнитель поручения получает уведомление о поставленной задаче, которое дублируется на электронную почту. Исполнитель может приступить к выполнению задания или запросить у инициатора задания дополнительную информацию.
После ознакомления и принятия исполнителем поручения заказчик поручения получит уведомление о начале выполнения поручения.
По ходу выполнения поручения сотрудники вносят свои комментарии, которые сохраняются в единой базе данных. После выполнения исполнителем задания, руководитель и контролирующее лицо получит уведомление о завершении выполнения поручения. Уведомление о ходе выполнения поручения также дублируется на электронную почту.
Руководителю бывает сложно проконтролировать рабочий процесс, однако специальная программа поможет сделать это. Благодаря продуманной схеме создания и контроля поручений, сотрудники смогут оптимально планировать свое время и действия для достижения наилучших результатов работы. После выполнения исполнителем поручения, инициатор поручения получит уведомление.
Руководитель может ознакомиться с комментариями исполнителя и контролирующего лица. При необходимости доработки выполняемой задачи контролирующее лицо или инициатор поручения может принять поручение или направить поручение на доработку, указав свои замечания. При успешном выполнении поручения руководитель утверждает выполнение поручения.
Программа по контролю поручений IT Audit Поручения позволяет повысить исполнительскую дисциплину. В программе хранится информация о времени создания поручения и времени ознакомления исполнителя с поручением. При этом исполнитель имеет возможность ознакомиться с поручением по электронной почте. Подтвердить ознакомление с поручением исполнитель может непосредственно в программе или по ссылке в электронном письме.
Наша программа поручений обладает всеми возможностями, позволяющими руководителю находиться в курсе того, насколько точно и своевременно выполняются его задания. Разработчики позаботились о том, чтобы пользоваться программой IT Audit: Поручения было легко, комфортно и эффективно. Используя программу поручений, любой руководитель может быть уверен в том, что все его задания будут выполнены своевременно и точно. Программный продукт IT Audit: Поручения– гарантия четкой и эффективной работы любого предприятия.
xn----jtbjebgndebcljfxx2e7d.xn--p1ai
1 Организация контроля за исполнением поручений Е.М. Каменева главный специалист эксперт компании «Электронные офисные системы» В каждой организации руководители дают поручения своим сотрудникам. При этом для маленьких фирм характерно, что большинство поручений дается в устной форме. Предполагается, что руководитель отлично помнит о небольшом количестве заданий, выданных им, и может самостоятельно контролировать их исполнение. В крупных и средних организациях практически все поручения оформляются в письменной форме: в виде резолюций на документах или в виде содержания распорядительных документов. В таких организациях количество поручений, как правило, достаточно велико. Поэтому ни один руководитель не в стоянии запомнить все выданные им поручения и самостоятельно проконтролировать их исполнение. А некоторые «неответственные» сотрудники, зная об этом, могут сознательно игнорировать львиную долю поручений или забывать про некоторые из них, сдвигать сроки выполнения. А это в свою очередь приводит к падению исполнительской дисциплины и снижению эффективности деятельности организации. На некоторых предприятиях доходит до того, что исполнители сами решают, какие им поручения нужно исполнять, а какие можно проигнорировать. Современное делопроизводство С данной ситуацией я столкнулась совсем недавно в рамках внедрения системы автоматизации делопроизводства в одной крупной отечественной компании. Из соображений корректности имен называть не будем. Во время проведения консультации по работе в новой системе секретаря в кабинет вошел сотрудник. Он внимательно посмотрел на нас, а потом задал такой вопрос: «А действительно ли в ближайшее время будет внедрена система автоматизации делопроизводства и организован контроль за исполнением поручений? И что, я теперь не смогу те поручения и те документы, которые не важны, выкинуть в мусорную корзину?». Он так прямо и сказал: «Выкинуть в мусорную корзину»! Данные слова поразили меня. Почему исполнитель сам решает, какие поручения, адресованные ему для исполнения руководителем, важные, а какие нет? Но такое право выбора у сотрудников компании просуществовало не долго. После организации контроля все поручения руководства перестали бесследно исчезать... в мусорных корзинах. Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» Пример ` 2008 г.
2 Чтобы организовать контроль, сначала необходимо определить все процедуры, связанные с ним, права и обязанности сотрудников, а потом закрепить их во внутреннем нормативном документе. От того, насколько детально и полно будет описана и регламентирована система контроля, зависит эффективность дальнейшей работы. Поэтому в данной статье мы решили сделать упор на двух аспектах: как организовать процесс контроля исполнения поручений и какие положения необходимо будет зафиксировать во внутренних нормативных документах. Что такое контроль за исполнением поручений Контроль за исполнением поручений представляет собой совокупность действий, целью которых является содействие своевременному и качественному исполнению поручений, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений и конкретных сотрудников. Данный термин возник относительно недавно, а именно в 2005 г., с появлением Типовых регламентов федеральных органов власти. До этого времени использовался другой термин «контроль исполнения документов», который содержится в тексте ГОСТа Р Однако новый термин больше соответствует современным реалиям, так как поручения могут содержаться не только в тексте документов, но и в резолюциях руководителей, вынесенных на входящие или внутренние информационно-справочные документы. Кроме того, в некоторых организациях поручения считаются особым видом документов. Исходя из определения термина «контроль за исполнением поручений», можно выделить два вида контроля: контроль по существу выполнения поручений, предусматривающий оценку правильности, полноты выполнения поручения и осуществляемый, как правило, самим руководителем организации / структурного подразделения; контроль над сроками исполнения поручений, включающий совокупность действий по обеспечению своевременного исполнения поручений. Данный вид контроля осуществляют сотрудники службы документационного обеспечения управления 2. Они: отслеживают и фиксируют ход фактического исполнения выданных поручений; ГОСТ Р Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения: «Контроль исполнения документов совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов». Далее по тексту служба ДОУ. 28 2` 2008 г. Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии»
3 обобщают собранные данные и в формализованном виде доводят до руководства; предлагают способы ускорения документопотоков и повышения исполнительской дисциплины. Теперь назовем основные этапы контроля за исполнением поручений (их подробное описание мы приведем чуть ниже): 1. Постановка поручения на контроль. 2. Проверка своевременности доведения поручения до конкретных исполнителей. 3. Предварительная проверка и регулирование хода исполнения поручения. 4. Снятие поручения с контроля. 5. Учет и обобщение результатов контроля исполнения поручений. Способы контроля за исполнением поручений Современное делопроизводство В настоящее время существует несколько способов контроля за исполнением поручений. Глобально их можно разделить на две категории: ручной способ, который осуществляется с использованием сроковой (контрольно-справочной) картотеки; автоматизированный способ, который может использоваться с применением программных продуктов. Ручной способ контроля за исполнением поручений При ручном способе контроля используется картотечный ящик и специальные листы плотной бумаги или картона, на которых по установленной в организации форме записывают информацию о поручениях. Данные листы называют регистрационно-контрольными карточками (сокращенно РКК) или регистрационно-контрольными формами (сокращенно РКФ). Форма РКК нормативно не закреплена, поэтому она может быть непосредственно определена в самой организации. Обычно данные карточки делают формата А5 ( мм) или А6 ( мм) и выглядеть они могут так, как показано в Примере 2. В РКК при постановке поручения на контроль заносится информация о самом поручении и о документе, на основании которого данное поручение было создано. В процессе осуществления контроля в карточке могут фиксироваться сведения о результатах предварительной проверки исполнения поручения. Информация о снятии поручения с контроля также отражается в РКК. Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» 29 2` 2008 г.
4 Пример 2 Лицевая сторона карточки Срок исполнения обводится кругом Наименование организации (автора или корреспондента) ООО «Новый век новые технологии» Наименование вида документа Письмо (входящие) Регистрационный номер документа Дата регистрации (поступления) Исходящий номер документа Исходящая дата / Заголовок к тексту (краткое содержание документа) О предложении на продление договора информационного обновления баз данных Поручение / резолюция (исполнитель, содержание, автор, дата) Резолюция Семенова А.В. от : Петрову А.В. Прошу проанализировать условия и необходимость продления договора и доложить к Срок исполнения Оборотная сторона карточки Ход исполнения Поручение доведено до исполнителя, входящее письмо передано исполнителю Поручение исполняется, докладная записка с результатами будет подготовлена в срок Докладная записка 10/17 от передана Семенову А.В. Отметка об исполнении поручения и направлении документа в дело Поручение снято с контроля решением Семенова А.В. Документ отправлен в дело ` 2008 г. Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии»
5 Заполненные РКК расставляются по определенному правилу в картотечном ящике, который содержит 32 или 33 подвижных картонных или пластмассовых разделителя. Разделители с 1 по 31 используются для хранения РКК поручений, которые должны быть исполнены в текущем месяце. То есть РКК расставляют в соответствии со сроками исполнения, при этом каждую карточку кладут за разделитель с обозначением числа, на которое поручение должно быть исполнено. За 32-й разделитель ставят карточки на поручения, которые должны быть исполнены в следующем месяце или месяцах. В последних числах месяца РКК следующего месяца вынимают из-за 32 разделителя и расставляют их между 1 и 31 разделителями в соответствии со сроками исполнения. При необходимости можно использовать и 33-й разделитель, размещая за ним РКК на поручения, которые должны быть исполнены в следующем году. Перед первым разделителем помещают карточки с просроченным сроком исполнения. Они хранятся там до тех пор, пока не будет указан новый, продленный срок исполнения. Используя РКК и картотечный ящик, которые в совокупности представляют сроковую картотеку, можно легко узнать, какие поручения должны быть исполнены в определенный день. При осуществлении контроля сотрудник, ответственный за его проведение, вынимает из картотеки РКК на поручения текущего дня (текущий контроль) и карточки на поручения, срок исполнения которых истекает через несколько дней (предупредительный контроль), и проверяет ход исполнения. Для этого он может использовать как опрос по телефону, так и личный опрос. После снятия поручения с контроля РКК вынимается из сроковой картотеки и при необходимости помещается в справочную картотеку. Данный способ осуществления контроля за исполнением поручений достаточно прост. Однако сегодня его нельзя назвать ни эффективным, ни удобным. Используя сроковую картотеку, нельзя в автоматизированном режиме подготовить отчет, быстро найти нужное поручение по любому из реквизитов (за исключением срока исполнения), приходится тратить время на общение с исполнителями в процессе проведения предварительного контроля и т.д. Современное делопроизводство Автоматизированный способ контроля за исполнением поручений Автоматизированный способ контроля можно реализовать с помощью различного программного обеспечения, как специализированного, так и нет. К неспециализированному программному обеспечению, в первую очередь, можно отнести приложения Microsoft Office, например, табличный процессор MS Excel или систему управления базами данных MS Access. Это самый простой и дешевый способ автоматизации. Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» 31 2` 2008 г.
6 В табличной форме создается журнал, в колонках которого фиксируется та же информация, что и в бумажной РКК (см. Пример 2). В таком журнале на каждое поручение заполняется одна строка таблицы. Если один документ содержит несколько поручений, то все они заводятся отдельными строками, просто некоторая информация в них будет дублироваться (см. Пример 3). Пример 3 При этом возможности систематизации информации (фильтрации по ряду критериев) будут ограничены стандартными возможностями используемой программы. Конечно же, более эффективно и удобно осуществлять контроль за исполнением поручений с помощью специализированного программного обеспечения. Системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота 3 обладают широким спектром функциональных возможностей. Стоит отметить, что данные системы в разных организациях могут использоваться по-разному. Рассмотрим два наиболее распространенных варианта. Вариант первый. В настоящее время системы автоматизации в достаточно большом количестве организаций установлены только на рабочих местах сотрудников службы ДОУ и ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях. Т.е. сотрудники организации, являющиеся непосредственными исполнителями поручений, не имеют возможности работать в системе. Далее по тексту системы автоматизации. 32 2` 2008 г. Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии»
7 В данном случае система автоматизации сопровождает традиционно принятый в организации бумажный документооборот, при этом упорядочивается технология делопроизводства и облегчаются рутинные операции по обработке документов. При таком подходе могут автоматизироваться определенные функции делопроизводства: регистрация документов, поиск, составление отчетов, а также контроль за исполнением поручений. При автоматизации контроля за исполнением поручений сотрудник, осуществляющий контроль, вводит информацию о поручении непосредственно в систему, а точнее в электронную РКК, которая формируется в системе во время регистрации документа и содержит данные о документе и при необходимости его электронную копию. Регистрировать документ может как отдельный сотрудник (при большом объеме документов и поручений), так и тот же человек, который вводит в систему информацию о поручении (при маленьком объеме документов и поручений). Обычно ввод информации в систему автоматизации занимает меньше времени, чем заполнение бумажной РКК и установка ее в сроковую картотеку. См. Пример 4. Как правило, системы автоматизации позволяют на один документ, при необходимости, создать несколько поручений. Некоторые из систем также позволяют ограничить доступ пользователей к разным поручениям, созданным на основе одного документа. Современное делопроизводство Большинство систем автоматизации, в отличие от сроковой картотеки, дает возможность быстро найти нужные поручения по любым реквизитам или любой совокупности реквизитов, например: автору поручения, сроку исполнения, исполнителю и т.д. Поэтому можно быстро получить перечень поручений, имеющих определенный срок исполнения, для осуществления текущего контроля или проведения предварительной проверки хода исполнения. При этом в любой момент можно распечатать для представления исполнителям и руководству систематизированную информацию. Системы автоматизации делопроизводства позволяют не только вводить поручения, в удобном виде хранить информацию о них, быстро искать необходимые поручения и формировать отчеты. В них также можно добавлять и хранить информацию о ходе исполнения, полученную в результате проведения предварительной проверки. Пользователи, имеющие соответствующие права, могут отметить поручение как снятое с контроля и внести итоговую информацию об исполнении. Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» 33 2` 2008 г.
8 Пример 4 Пример РКК входящего документа в подсистеме «ДЕЛО-WEB» Условные обозначения: 1 Общие реквизиты РКК, содержащие основную информацию о документе, а также файлы с электронными образами самого документа и его приложений. 2 Кнопки, с помощью которых можно удалить РКК, открыть ее на редактирование и добавить файлы. Данные кнопки отображаются у пользователя только в том случае, если он имеет права на осуществление данных операций. 3 Раздел «Корреспонденты». 4 Раздел «Поручения» содержит список поручений, созданных на основе документа и доступных пользователю. Текст в данном разделе представлен в виде гиперссылок, при нажатии на которые отрываются новые окна, содержащие дополнительную информацию. Например, если нажать на текст поручения, то откроется окно «Поручение (резолюция)»; если нажать на Ф.И.О. автора или исполнителя, то откроется окно, содержащее информацию о сотруднике организации. Кнопки «Новая резолюция» и «Новый пункт» будут доступны пользователю в том случае, если он может создавать в системе резолюции и пункты. 5 Кнопка, с помощью которой можно ввести и / или просмотреть отчет исполнителя. Для того чтобы пользователь смог ввести отчет, он должен обладать соответствующими правами в системе. Справа от исполнителя в скобках указывается дата отчета, которая отображается в том случае, если пользователь уже ввел отчет об исполнении поручения в систему. 6 С помощью раздела «Журнал передачи документа» при необходимости можно отслеживать движение бумажного оригинала или копий документа (т.е. передачу сотрудникам и факт списания в дело). 7 Раздел «Пересылка» позволяет переслать РКК другим пользователям системы. 34 2` 2008 г. Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии»
9 Второй вариант. Системы автоматизации нацелены не на то, чтобы автоматизировать отдельные функции делопроизводства, а на то, чтобы максимально автоматизировать все этапы работы с документами и сократить объем и обмен документами и их копиями на бумажном носителе. При таком подходе рабочие места системы автоматизации устанавливаются не только сотрудникам службы ДОУ и ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях, но и всем сотрудникам, вовлеченным в работу с документами, в том числе и руководителям. Это дает существенные преимущества: Не нужно снимать копии с документов и передавать их исполнителю. РКК вместе с электронными копиями документов после регистрации и ввода поручения автоматически пересылаются исполнителям в соответствии с реквизитами вынесенного поручения. Пересылка поручения осуществляется мгновенно, при этом специальные оповещатели или уведомления позволяют исполнителю оперативно узнавать о поступлении новых поручений. В итоге исполнитель может быстрее приступить к работе. Исполнитель может сам отчитываться об исполнении. При этом контролер только просматривает, как отчитался исполнитель, и связывается с ним только в случае отсутствия отчета об исполнении. В результате экономится достаточно много времени, которое раньше тратилось на личное или телефонное общение. Сотрудник, осуществляющий контроль, может быстро найти любые поручения или получить их выборку по определенному набору реквизитов. Также большинство систем автоматизации позволяет контролеру направить напоминания исполнителям. Доступ к одной РКК могут иметь сразу несколько пользователей, при этом у них могут быть разные права на работу с данной РКК. Например: регистратор может регистрировать документы, создавая в системе РКК, руководитель будет иметь право просмотра РКК, ввода и снятия с контроля поручения, исполнители просмотреть РКК и внести отчет об исполнении поручения, контролер право просмотра РКК, внесения информации о ходе исполнения поручения и снятии его с контроля, ряд пользователей системы будет иметь доступ только на просмотр РКК, а другой части пользователей системы данная карточка может быть недоступна даже для простого просмотра. При такой логике работы каждый пользователь будет вносить в систему только свою «порцию» информации, а информация об одном документе и всей работе с ним накапливается в одной РКК. Поэтому службе ДОУ не потребуется запрашивать информацию о документе у разных сотрудников и затем вводить ее повторно в одну регистрационную форму. Каждый исполнитель может мгновенно просмотреть весь перечень поручений, находящихся у него на исполнении, что позволяет быстро оценить объем работ и эффективнее распределить свои усилия. Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» Современное делопроизводство 35 2` 2008 г.
10 Руководители, работающие в системе автоматизации, могут в любой момент самостоятельно проверить, как исполняют поручения сотрудники организации и насколько они загружены. При этом стоит отметить, что вышеперечисленные преимущества затрагивают только организацию контроля за исполнением поручений. Заканчивая разговор о способах контроля за исполнением поручений, еще раз подчеркнем: организация может выбрать любой из вышеперечисленных способов контроля и успешно использовать его, но для этого стоит предварительно продумать процессы всех этапов контроля и закрепить их, а также функции и права сотрудников во внутреннем нормативном документе / документах. Пока этого не будет сделано, контроль за исполнением поручений не «заработает». Кто и что будет контролировать? Как уже было сказано, контроль над сроками исполнения поручений производят сотрудники службы ДОУ. Объем документов и количество поручений в разных организациях варьируется. Поэтому количество сотрудников, выполняющих функцию контроля, зависит, в первую очередь, от объема работы, т.е. объема контролируемых поручений и выбранного способа осуществления контроля. Если объем контролируемых поручений велик, то в составе службы ДОУ может быть создана группа контроля. При незначительном объеме поручений контроль осуществляет определенный сотрудник, или даже какойлибо из сотрудников совмещает функции контроля с другими функциями, например, регистрации документов. Теперь необходимо отметить, что служба ДОУ в основном контролирует поручения высшего руководства организации, а также поручения вышестоящих организаций. На практике поручения создают не только руководитель организации и его заместитель, но и руководители структурных подразделений. При этом большинство поручений в организациях движется сверху вниз, т.е. руководитель организации пишет поручение своему заместителю или начальнику самостоятельного подразделения, например, департамента, руководитель департамента дальше перепоручает исполнение руководителю управления, руководитель управления руководителю отдела, а уже руководитель отдела конкретному исполнителю или исполнителям. Эта цепочка может быть и короче: все зависит от размера организации и ее структуры. Кроме того, руководители структурных подразделений могут не только «перепоручать» исполнение поручений вышестоящего руководства, но также сами создавать поручения, например, на основе адресованных им докладных записок. И тут встает вопрос: нужно ли контролировать поручения руководителей подразделений. Конечно, эту работу надо выполнять, по крайней мере, для того, чтобы «держать в тонусе» сотрудников и сохранять в подразделениях высокий уро 36 2` 2008 г. Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии»
11 вень исполнительской дисциплины. Кто же должен осуществлять контроль в подразделениях? Правильным вариантом будет возложить данную функцию на ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях или секретарей руководителей подразделений. И причин этому несколько: Во-первых, нерационально организовывать возвращение документов по несколько раз в одно и то же место обработки. Если служба ДОУ контролировала бы поручения не только высшего руководства, но также поручения руководителей подразделений, то один и тот же документ приходилось бы несколько раз возвращать в службу ДОУ для занесения в контрольную форму информации о поручении. Но этот вариант нерационален. Во-вторых, контроль за исполнением поручений руководителя одного подразделения, как правило, не занимает огромного количества времени, поэтому функцию контроля можно добавить к должностным обязанностям ответственного за делопроизводство в структурном подразделении или секретаря руководителя. При этом руководитель намного быстрее будет получать информацию о состоянии исполнения его поручений. Итак, наиболее рационально контроль за поручениями высшего руководства, в том числе руководителей вышестоящей организации, возложить на службу ДОУ, а контроль за поручениями руководителей подразделений на сотрудников этих подразделений, ответственных за ведение делопроизводства. Современное делопроизводство При организации контроля необходимо проанализировать: 1. Контроль за исполнением чьих поручений осуществлять. 2. Объем работы по контролю за исполнением данных поручений. 3. Определить, какие сотрудники будут осуществлять контроль за исполнением поручений, и исполнение чьих поручений они будут контролировать. Далее необходимо выбрать один из способов осуществления контроля за исполнением поручений. Если будет выбран ручной способ контроля, то необходимо проработать и утвердить форму РКК. Если контроль предполагается осуществлять с помощью системы автоматизации, то необходимо выбрать наиболее подходящую для ваших задач систему и обязательно указать в нормативном документе, что контроль осуществляется с использованием данной системы. Пока этого не будет сделано, контроль за исполнением поручений не «заработает». Делаем выводы Основные этапы контроля за исполнением поручений Первый этап: постановка поручения на контроль В идеальном варианте должно контролироваться исполнение всех поручений, но из-за неравнозначной ценности документов, на основании Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» 37 2` 2008 г.
12 которых создаются поручения, и немалой трудоемкости данной работы (при большом объеме документооборота) в практике делопроизводства возникло разделение поручений: на поручения, подлежащие обязательному контролю за исполнением, и на поручения, контроль за исполнением которых необязателен. Если происходит такое разделение поручений, то в организации должен существовать перечень поручений, исполнение которых подлежит обязательному контролю. Данный перечень может входить в состав внутреннего нормативного документа или утверждаться в виде отдельного документа. Отметим, что практически всегда ставятся на контроль в службе ДОУ поручения: вышестоящей организации, руководства организации, а также содержащиеся в распорядительных документах. Сроки исполнения документов могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые сроки исполнения поручений устанавливаются законодательными или иными нормативными правовыми актами. На основании этих актов в организации разрабатывается перечень типовых сроков исполнения поручений и документов, который может являться частью внутреннего нормативного документа или отдельным документом. Типовые сроки, как правило, исчисляются в календарных днях. Пример 5 Федеральный закон от г. 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» содержит следующие типовые сроки: Письменное обращение, поступившее в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения. Руководитель либо уполномоченное на то лицо вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив направившего обращение о таком продлении. Государственный орган, орган местного самоуправления или должностное лицо по направленному в установленном порядке запросу другого государственного органа, органа местного самоуправления или должностного лица, рассматривающих обращение, обязаны в течение 15 дней предоставлять документы и материалы, необходимые для рассмотрения обращения, за исключением документов и материалов, в которых содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, и для которых установлен особый порядок предоставления. Некоторые типовые сроки, содержащиеся в Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденном постановлением Правительства Российской Федерации от г. 452: 38 2` 2008 г. Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии»
13 Поручения Президента и Правительства Российской Федерации, содержащие указание «срочно», «незамедлительно» (или аналогичное), подлежат исполнению в течение 3 дней с даты подписания поручения. Указание «оперативно» предусматривает 10-дневный срок исполнения поручения. Если срок исполнения в поручении Президента и Правительства Российской Федерации не указан, оно подлежит исполнению в течение 1 месяца с даты его подписания (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце такого числа нет, то до последнего дня месяца). Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, поручение подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день. В случае доработки федеральным органом исполнительной власти рассмотренных на заседании Правительства проектов актов такая доработка осуществляется в срок до 10 дней, если в поручении специально не установлен иной срок. Индивидуальные сроки исполнения указываются в поручении (резолюции) руководителя или в тексте распорядительного документа. Современное делопроизводство При постановке документа на контроль информация о поручении и документе, на основании которого поручение создано, заносится в регистрационно-контрольную форму. Если выбран ручной способ контроля, то используется бумажная РКК, если электронный то информация заносится в электронную карточку или электронную таблицу (например, MS Excel). Данные должны вноситься в регистрационно-контрольную форму в тот же день, когда было создано поручение. Кроме того, в верхнем правом углу документа, на основании которого создано поручение, делается отметка о контроле в виде буквы «К» или слова (штампа) «Контроль» см. Пример 6. Итак, для реализации первого этапа необходимо определить и затем регламентировать следующие процессы: 1. Перечень поручений, которые подлежат контролю. Если существует несколько участков работы с поручениями (например, служба ДОУ и ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях), то необходимо определить: какие поручения ставятся на контроль в службе ДОУ; какие поручения руководителей структурных подразделений ставятся на контроль; как осуществляется работа с поручениями руководителей структурных подразделений, созданных на основе поручений вышестоящих руководителей. 2. Типовые сроки исполнения поручений. 3. Срок, в течение которого информация о поручении заносится в регистрационно-контрольную форму. 4. Правила заполнения регистрационно-контрольной формы: какие сведения должны вноситься в РКФ при постановке поручения на контроль и кто обязан осуществлять данные действия. Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» Делаем выводы 39 2` 2008 г.
14 Пример 6 Контроль Закрытое акционерное общество «НОВО-ТЕХ» Ул. Семеновская, д. 45, Москва, Тел./факс: (495) ОКПО , ОГРН ИНН/КПП / На от Директору по персоналу ЗАО «Аэлита» И.А. Телегину Николаевой А.С. Прошу подготовить списки групп обучающихся и отправить в ЗАО «НОВО-ТЕХ» к О проведении обучения по курсу «Современные информационные технологии в работе службы ДОУ» Уважаемый Алексей Иванович! В соответствии с договором от 11 января 2008 г. 1/1 «О проведении обучения по курсу «Современные информационные технологии в работе службы ДОУ» просим Вас в срок до 20 февраля 2008 г. сформировать две группы обучающихся и отправить списки групп в адрес ЗАО «НОВО-ТЕХ». Генеральный директор А.В. Петров Отправлено письмо от /05-17 со списком обучающихся В дело за 2008 г И.П. Гришина Вх. 40 2` 2008 г. Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» От ЗАО «Аэлита»
15 Второй этап: проверка своевременности доведения поручения до конкретных исполнителей Регистрационно-контрольные формы и сами документы, на основании которых созданы поручения (или их копии), должны передаваться исполнителям, как правило, в течение суток. А срочные и оперативные незамедлительно. При этом порядок передачи во многом будет зависеть от выбранного способа контроля. Если выбран ручной способ контроля или используется система автоматизации без ее установки у непосредственных исполнителей, то придется передавать: копию бумажной РКК, а также оригинал и/или копию документа на бумажном носителе. Оригинал, как правило, передается ответственному исполнителю, а копии соисполнителям. При этом желательно, чтобы исполнитель, получивший документ или его копию, в бумажной РКК, которая остается у контролера, поставил свою подпись, подтверждающую получение документа и информацию о поручении. Современное делопроизводство Если в организации используется система автоматизации и электронного документооборота, установленная у всех сотрудников, вовлеченных в работу с документами, то передача электронных РКК (с информацией о поручении и электронной копией документа) осуществляется с помощью самой системы. При этом поручение сразу после его ввода в систему автоматически пересылается исполнителю. В этом случае исполнитель должен своевременно просматривать уведомления о поступлении новых документов и входить в систему электронного документооборота не реже одного раза в день. Данная обязанность исполнителей должна быть закреплена во внутренних нормативных документах организации. Если это сделано, то ответственность за несвоевременное ознакомление с поручением полностью ложится на исполнителей она перестает быть «головной болью» для сотрудников, осуществляющих контроль. Желательно, чтобы система автоматизации колировала работу пользователей, т.е. записывала все их действия в системе. Это позволит в любой момент узнать, каким пользователем и когда поручение было введено в систему, а также просмотрел ли поручение исполнитель и когда он это сделал. Итак, для организации второго этапа необходимо определить и затем регламентировать следующие процессы: 1. Период времени, в течение которого поручения должны передаваться исполнителю. 2. Форму передачи исполнителю информации о поручении и документа, на основании которого создано поручение. Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» Делаем выводы 41 2` 2008 г.
16 3. Сотрудников, ответственных за передачу поручений исполнителю. 4. Каким образом будет подтверждаться факт получения исполнителем поручения. 5. Если поручения передаются с помощью системы автоматизации, то необходимо закрепить обязанность исполнителей проверять поступление поручений в системе определенное количество раз на протяжении рабочего дня. Третий этап: предварительная проверка и регулирование хода исполнения поручения Если контроль организован, то на протяжении всего срока исполнения поручения сотрудники, осуществляющие контроль, проводят регулярные проверки хода исполнения. Их результаты заносятся в регистрационноконтрольные формы. Форма проведения предварительной проверки во многом зависит от способа осуществления контроля. Так, если используется ручной способ контроля, то предварительная проверка чаще всего осуществляется следующим способом. Из сроковой картотеки контролер вынимает РКК поручений, срок которых заканчивается через определенный период (например, через 5 дней), и связывается (обычно по телефону) с исполнителями, узнает у них информацию о ходе работ, а затем вносит ее в РКК и возвращает карточку в сроковую картотеку. В данном случае в организации должны быть закреплены сроки проведения предварительных проверок. Обычно их устанавливают следующим образом: поручения последующих лет не реже одного раза в год; поручения последующих месяцев текущего года не реже одного раза в месяц; поручения текущего месяца каждые 10 дней и за 5 дней до истечения срока. Если контроль за исполнением поручений автоматизирован, а система установлена только у контролеров, то предварительный контроль, как правило, осуществляется следующим образом. Контролер с помощью системы в автоматизированном режиме формирует напоминание, содержащее информацию о поручениях конкретного исполнителя, и передает его исполнителю в бумажном или в электронном виде, отсылая его по электронной почте. Формат данного напоминания должен быть регламентирован во внутреннем нормативном документе. Кроме того, должно быть определено, поручения с каким сроком и периодом исполнения должны указываться в напоминании. Например, напоминание может: формироваться еженедельно, по понедельникам, и включать поручения, которые должны быть исполнены на текущей и следующей неделе (см. Пример 7). 42 2` 2008 г. Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии»
17 Общество с ограниченной ответственностью «Уникум» Управление сбыта Пример 7 НАПОМИНАНИЕ Об исполнении поручений со сроком исполнения с по Исполнитель: Смирнова О.Н., ведущий специалист п/п Рег. и дата от от Корреспондент / кто подписал ООО «Дом книги» / Иванов А.Е. ( от ) ЗАО «Фруктовый сад» / Лялин О.Д. ( 12/102 от ) Краткое содержание документа О продлении договора на обслуживание О приобретении программного обеспечения Поручение Федотов А.А. / Прошу подготовить проект договора и письма-ответа Федотов А.А. / Прошу подготовить проект письмаответа Плановая дата исполнения Современное делопроизводство Исполнитель (исполнители) поручения Смирнова О.Н. (отв.), Титов Е.Н. (соисп.) Смирнова О.Н. (отв.) Секретарь-референт А.Е. Дубровская Если в организации используется система автоматизации, в которой работают и сами исполнители, то предварительная проверка обычно осуществляется следующим образом. Исполнители в системе автоматизации всегда могут самостоятельно получить перечень поручений, которые они должны исполнить. Причем они, как правило, могут отсортировать и отфильтровать перечень контрольных поручений по любому реквизиту. В данном случае потребности в напоминаниях нет. Самое главное закрепить во внутреннем документе обязанность исполнителей ежедневно просматривать в системе перечень поручений, которые находятся у них на исполнении. Кроме того, необходимо обязать исполнителей вносить актуальную информацию (отчет) о проведенной работе по исполнению поручения в систему. Например, если исполнитель начал работать над поручением, то он дол Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» 43 2` 2008 г.
18 жен отметить это в системе. Выполнил 50% обязан внести в систему эту информацию с подробным указанием, что уже сделано и т.д. Контролер всю информацию о ходе исполнения поручений получает непосредственно из системы, не проводя опрос исполнителей. Поэтому контролеру остается формировать в системе отчет об исполнении поручений, просматривать данные, внесенные исполнителями, и осуществлять опрос только тех из них, кто не начал исполнять поручения или вовремя не внес соответствующую информацию в систему. То есть получается, что при данном способе предварительная проверка хода исполнения поручений занимает минимум времени у контролеров. Большинство систем автоматизации позволяет формировать напоминания. Но чаще всего они доступны исполнителям только в системе. В заключение описания данного этапа подчеркнем, что ответственность за правильность предоставленной информации должны нести исполнители. Контролер не должен выяснять правдивость предоставленной инсполнителем информации о ходе выполнения поручения. Если ответственный исполнитель не успевает исполнить поручение к установленному сроку, то он должен за несколько дней до окончания срока подготовить докладную записку на имя руководителя с указанием причин невозможности исполнения поручения вовремя и просьбой о продлении срока исполнения, указав планируемый срок. Пример 8 Отдел информационных технологий ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА О продлении срока исполнения поручения по письму ООО «Технологии 21 века» от Генеральному директору ЗАО «Перун» С.Ф. Громову Ярилову О.Н. Продлить срок исполнения поручения до В связи с обучением трех сотрудников отдела информационных технологий в период с 11 по 15 февраля 2008 г. на курсах повышения квалификации обновление автоматизированной системы и установка новых 100 рабочих мест не может быть проведена в срок до 15 февраля 2008 г. Прошу продлить срок исполнения поручения до 29 февраля 2008 г. Начальник отдела О.Н. Ярилов 44 2` 2008 г. Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии»
19 Итак, для организации третьего этапа необходимо регламентировать следующее: I. При ручном способе контроля или при отсутствии у исполнителей системы автоматизации, используемой для осуществления контроля: 1. Обязанность контролера формировать напоминания о контрольных поручениях. 2. Сроки подготовки напоминаний, форму напоминания и способ передачи напоминаний исполнителям. 3. Обязанность исполнителя своевременно представлять контролеру информацию о ходе исполнения поручения, а также ответственность исполнителя за правильность предоставленной информации. 4. Обязанность контролера вносить полученную информацию о ходе исполнения поручений в регистрационно-контрольные формы и срок, в течение которого он должен это делать. 5. Обязанность ответственного исполнителя подготавливать докладную записку на имя руководителя в случае невозможности исполнения поручения к установленному сроку, время подготовки данной докладной записки и ее содержание. II. При использовании системы автоматизации для осуществления контроля и наличии рабочих мест данной системы как у контролера, так и у исполнителей: 1. Обязанность исполнителей ежедневно просматривать в системе перечень поручений, которые находятся у них на исполнении. 2. Обязанность исполнителей своевременно вносить в систему информацию о ходе исполнения поручений, а также формат вносимой информации. 3. Ответственность исполнителей за ввод в систему правильных сведений о ходе исполнения поручений. 4. Обязанность контролера просматривать отчеты исполнителей, внесенных в систему, а также периодичность данной работы. 5. Обязанность контролера делать исполнителю дополнительные напоминания в том случае, если исполнитель своевременно не ввел в систему отчет о ходе исполнения поручения. 6. Обязанность ответственного исполнителя подготавливать докладную записку на имя руководителя в случае невозможности исполнения поручения к установленному сроку, время подготовки данной докладной записки и ее содержание. Делаем выводы Современное делопроизводство Четвертый этап: снятие поручения с контроля Обычно решение о снятии поручения с контроля принимается только руководителем, давшим поручение, а контроль за исполнением поручений прекращается только на основании документированного подтверждения исполнения. Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» 45 2` 2008 г.
20 После снятия поручения с контроля соответствующая отметка проставляется контролером в регистрационно-контрольной форме с указанием итоговых сведений об исполнении поручения. А в левом нижнем углу документа, на основании которого создано поручение, оформляется реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» (см. Пример 6). Данный реквизит подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором был исполнен документ. Продлить типовой срок исполнения поручения можно только в том случае, если это позволяет нормативный акт, регламентирующий данный срок. Изменить индивидуальный срок исполнения поручения может только руководитель, установивший его. Делаем выводы Итак, для организации четвертого этапа необходимо регламентировать следующее: 1. Порядок предоставления руководителю отчета об исполнении его поручения и подготовленных в процессе исполнения документов. 2. Обязанность контролера вносить в регистрационно-контрольную форму информацию о снятии поручения с контроля и итоговые сведения об исполнении, а также срок выполнения данной работы. 3. При необходимости обязанность контролера доводить до исполнителей информацию о снятии поручений с контроля, а также срок выполнения данной работы. 4. Обязанность оформления на документе реквизита «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» и сотрудника, обязанного осуществлять данную функцию. Пятый этап: учет и обобщение результатов контроля исполнения поручений Данные о ходе и результатах контроля за исполнением документов должны учитываться и периодически обобщаться, то есть анализироваться. Итогом данной работы являются отчеты об исполнении поручений, которые предоставляют руководителям. Периодичность формирования данных отчетов, их количество и форму каждого из них организация определяет самостоятельно. Как правило, данные отчеты содержат следующие данные: общее количество поручений, подлежащих исполнению за определенный период; количество исполненных за определенный период поручений, сгруппированных по исполнителям или структурным подразделениям; количество неисполненных за определенный период поручений или исполненных с превышением срока, при этом сведения группируются по исполнителям или структурным подразделениям; причины задержек исполнения поручений. 46 2` 2008 г. Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии»
21 Отметим, что при автоматизированном способе контроля отчеты подготавливаются в автоматизированном режиме, поэтому на данную работу затрачивается минимум времени и усилий. На основе результатов анализа разрабатываются и принимаются меры по ускорению исполнения поручений, повышению качества исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом. Отчет об исполнении контрольных поручений руководителя организации, имеющих срок исполнения с по Подразделение / исполнитель Всего Дата составления отчета: в срок Контрольные поручения Исполнено На исполнении с переносом срока с нарушением срока срок не наступил Пример 9 срок истек Современное делопроизводство Бухгалтерия Семенова О.Н Большакова Е.П ВСЕГО: Отдел кадров < > Отдел сбыта < > ИТОГО: Данные о поручениях, исполненных с нарушением срока п/п Рег. / дата 1 Вх-326 от < > срок перенесен Корреспондент / кто подписал ООО «Восток-М» О продлении договора на обслуживание техники Продлить договор на обслуживание техники Краткое содержание Поручение Плановая дата испол. Исполнитель Причины неисполнения в срок Титов А.В. В проект договора были внесены правки, ООО «Восток- М» задержал подписание измененного проекта Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» 47 2` 2008 г.
22 Данные о неисполненных поручениях, срок которых истек п/п Рег. / дата 1 Пр-31 от < > Корреспондент / кто подписал Краткое содержание Субботин А.В. О проведении обучения работе в корпоративном портале Поручение Провести обучение по работе в корпоративном портале для сотрудников Плановая дата исполнения Исполнитель Причины неисполнения в срок Дремина О.П трое сотрудников, которые должны были проходить обучение, заболели Делаем выводы Для организации последнего этапа необходимо регламентировать: 1. Обязанность контролеров формировать отчеты об исполнении поручений и предоставлять их руководству. 2. Период формирования отчетов об исполнении поручений. 3. Перечень отчетов об исполнении поручений, а также их форму. 48 2` 2008 г. Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии»
docplayer.ru
