Журнальная форма регистрации документов является исторически наиболее ранней регистрационной формой.Cтраница 1
Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов. [1]
Контрольные картотеки нужно просматривать ежедневно, выявлять документы с приближающимися сроками исполнения и регулярно доводить это до сведения конкретных исполнителей. Так же регулярно следует запрашивать исполнителен о ходе работ по контролируемым документам. [2]
Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов. [3]
Контрольная картотека секретаря служит для хранения регистрационных карточек документов. Позволяет отказаться от традиционной, но неудобной журнальной регистрации и учета документов. Представляет собой изящный ящик из оргстекла размером 390X 180X85 мм с 33 ячейками, в которых располагаются регистрационные или контрольные карточки. [4]
Контрольную картотеку целесообразно разделить на 33 ячейки ( рубрики): 31-я ячейка соответствует максимальному числу дней в месяце; в 32 - й ячейке размещают карточки на документы, сроки исполнения которых наступят в следующем месяце; в 33 - й ячейке располагают карточки на неисполненные в срок документы. Карточки в картотеке располагают по датам исполнения документов, т.е. каждому дню исполнения ( в пределах месяца) соответствует определенная ее ячейка. [5]
Ведение контрольной картотеки, где регистрируются копии всех заказов в порядке номеров чертежей и деталей. Картотека позволяет установить состояние заказа. Каждый заказ, поступающий на различные диспетчерские пункты или исходящий от них, а также возвращающийся в картотеки или технологический отдел, должен пройти через основную контрольную картотеку. Когда приходит время сдачи заказа в производство ( оно определяется плановыми сроками, а также наличием материалов, инструмента и чертежей), он изымается из картотеки неспущенных в производство заказов и направляется работнику, обслуживающему основную контрольную картотеку. [6]
Ведение контрольной картотеки, где регистрируются копии всех заказов в порядке номеров чертежей и деталей. Картотека позволяет установить состояние заказа. Каждый заказ, поступающий на различные диспетчерские пункты или исходящий от них, а также возвращающийся в картотеки или. Когда приходит время сдачи заказа в производство ( оно определяется плановыми сроками, а также наличием материалов, инструмента и чертежей), он изымается из картотеки неспущенных в производство заказов и направляется работнику, обслуживающему основную контрольную картотеку. [7]
При необходимости формируют специальную контрольную картотеку, которую иногда называют еще и сроковой. Такая картотека представляет собой ящик, разделенный на 12 секций, обозначающих месяцы года от января до декабря. Секция текущего месяца поделена разделителями на 31 ячейку с указанием дней месяца. Контрольные регистрационные карточки помещают в секцию соответствующего месяца, а когда этот месяц становится текущим, карточки расставляют в ячейки по дням месяца. Разбивка текущего месяца по дням оправдана при большом объеме переписки. В качестве контрольной карточки используется дополнительный экземпляр регистрационной карточки. [8]
Расстановкой карточек в контрольной картотеке заканчивается первый этап контрольных операций. На завершающем этапе контроля в карточке проставляют отметки о снятии документа с контроля. [9]
Цель: научиться правильно составлять контрольную картотеку. [10]
Количество экземпляров регистрационной карточки определяется числом справочных и контрольных картотек во всех структурных подразделениях и звеньях, в которых документ будет исполняться и контролироваться. [11]
Количество экземпляров регистрационной карточки на документ определяется числом справочных и контрольных картотек во всех структурных подразделениях и звеньях, в которых документ будет исполняться и контролироваться. [12]
Получив очередной набор нарядов, участковый распределитель размещает их в контрольной картотеке сроков ( фиг. [13]
Контроль за исполнением ведется по регистрашонно-кон-трольным карточкам, которые ставятся по срокам исполнения в контрольную картотеку. Контрольная картотека по обращениям граждан организуется и строится так же, как и контрольная сро-ковая картотека по другим административным документам. [14]
По получении согласия о приеме малоспрашиваемой литературы библиотека-отправитель направляет в депозитарий запрошенное издание вместе с карточкой из контрольной картотеки. Карточка со штемпелем Принимается на хранение ставится в алфавитную картотеку литературы, переданной в депозитарии, которая организуется для наведения справок о месте хранения каждого издания. [15]
Страницы: 1 2 3
www.ngpedia.ru
Cтраница 2
Один экземпляр карточки выдается исполнителю, а второй - с распиской о получении задания вкладывается в ячейку контрольной картотеки, соответствующую сроку исполнения. Исполнителю делается напоминание о приближении срока выполнения задания за три дня до намеченного срока. При изменении срока исполнительная карточка перекладывается в соответствующую ячейку. Выполнив задание, исполнитель делает об этом отметку в карточке и возвращает ее ответственному лицу, после чего из картотеки изымается первый экземпляр карточки. [16]
При сальдовом методе учета материалов поступившие в бухгалтерию первичные документы по движению материалов после их проверки и таксировке раскладываются в контрольной картотеке отдельно по приходу и расходу в разрезе складов и номенклатурных групп материалов. По данным контрольной картотеки документов составляется ежемесячная статистическая отчетность о движении и остатках важнейших видов материалов и топлива. Кроме того, по истечении месяца картотеку используют для составления групповых оборотных ведомостей в суммовом выражении по каждому складу в отдельности. Данные этих ведомостей сверяют со стоимостными данными ведомости остатков и с итогами записей в регистрах синтетического учета. [17]
При сальдовом методе учета материалов поступившие в бухгалтерию первичные дркументы по движению материалов после их проверки и таксировки раскладывают в контрольной картотеке отдельно по приходу и расходу с учетом складов и номенклатурных групп материалов. По данным контрольной картотеки документов составляют ежемесячную статистическую отчетность о движении и остатках важнейших видов материалов и топлива. Кроме того, по истечении месяца картотеку используют для составления групповых оборотных ведомостей в суммовом выражении по каждому складу в отдельности. Данные этих ведомостей сверяют со стоимостными данными ведомости остатков и с итогами записей в регистрах синтетического учета. [18]
Для ведения карточной системы регистрации в ручном режиме необходимо иметь тираж карточек на год и, как минимум, два картотечных ящика для хранения карточек: в сроковой контрольной картотеке и справочной картотеке. [19]
После заполнения регистрационно-контрольных карточек документы передаются исполнителям под расписку или в специальном журнале, или на одном из экземпляров карточек, ю которых секретарь формирует, комплектует и ведет контрольную картотеку. [20]
Контроль за исполнением ведется по регистрашонно-кон-трольным карточкам, которые ставятся по срокам исполнения в контрольную картотеку. Контрольная картотека по обращениям граждан организуется и строится так же, как и контрольная сро-ковая картотека по другим административным документам. [21]
Каждую контрольную картотеку надо разделить на 35 ячеек: 31-я ячейка соответствует максимальному числу дней в месяце, 32-я ячейка служит для размещения документов, срок исполнения которых наступит в следующем месяце, в 33 - ю ячейку ставят карточки, соответствующие не исполненным в срок документам, в 34 - ю идут карточки документов, срок исполнения которых почему-либо пока не определен и, наконец, 35-я ячейка служит для документов, срок исполнения которых неоднократно переносится. [22]
При сальдовом методе учета материалов поступившие в бухгалтерию первичные документы по движению материалов после их проверки и таксировке раскладываются в контрольной картотеке отдельно по приходу и расходу в разрезе складов и номенклатурных групп материалов. По данным контрольной картотеки документов составляется ежемесячная статистическая отчетность о движении и остатках важнейших видов материалов и топлива. Кроме того, по истечении месяца картотеку используют для составления групповых оборотных ведомостей в суммовом выражении по каждому складу в отдельности. Данные этих ведомостей сверяют со стоимостными данными ведомости остатков и с итогами записей в регистрах синтетического учета. [23]
При сальдовом методе учета материалов поступившие в бухгалтерию первичные дркументы по движению материалов после их проверки и таксировки раскладывают в контрольной картотеке отдельно по приходу и расходу с учетом складов и номенклатурных групп материалов. По данным контрольной картотеки документов составляют ежемесячную статистическую отчетность о движении и остатках важнейших видов материалов и топлива. Кроме того, по истечении месяца картотеку используют для составления групповых оборотных ведомостей в суммовом выражении по каждому складу в отдельности. Данные этих ведомостей сверяют со стоимостными данными ведомости остатков и с итогами записей в регистрах синтетического учета. [24]
Из экземпляров контрольных карточек формируется картотека, в которой карточки расставляют по срокам исполнения. Срок исполнения отмечают на календарной шкале % Контрольная картотека делится на 33 ячейки. В структурных подразделениях, где объем контролируемых документов значительно меньше, чем в канцелярии учреждения, контрольная картотека может строиться по фамилиям исполнителей. [25]
На каждый вопрос, предмет, содержащиеся в тексте документа, составляется отдельная карточка, поэтому один документ, в зависимости от содержания, может быть расписан на нескольких карточках; систематизируется информация в соответствии с рубриками внутрисистемного классификатора вопросов деятельности организации. Тематические картотеки используются только в справочных целях, в качестве контрольных картотек не применяются; индексы вопросов на документ не переносятся. [26]
Количество экземпляров заполняемых регистрационно-кон-трольных карточек определяется из потребностей организации контроля за исполнением и справочной работы по обращениям. Чаще всего это два-три экземпляра: 1 - й - для контрольной картотеки, 2 - й - для справочной картотеки, 3 - й - направляется вместе с документом к исполнителю. [27]
В больших учреждениях со сложной структурой управления на каждый документ составляют три экземпляра карточек. После регистрации один экземпляр с резолюцией руководителя передают на контроль в контрольную картотеку, второй - в справочную картотеку, а третий с записью резолюции вместе с документом направляется в структурное подразделение. [28]
Как правило, контроль исполнения осуществляется по контрольным экземплярам регистрационных карт. На таких картах ставится условный контрольный знак К или слово Контроль, помещаются они в контрольную картотеку, систематизируемую по срокам исполнения документов. Контрольная картотека делится на секции: исполняемые в течение месяца исполненные; исполняемые в более длительный срок; просроченные документы. Данные об обобщении документов по состоянию на 1 - е число каждого месяца докладываются руководству учреждения. [29]
Справочная картотека состоит из регистрационных карточек. Для картотеки нужен длинный ящик или несколько ящиков, так как карточки будут, в отличие от сроковой контрольной картотеки, накапливаться в течение года. [30]
Страницы: 1 2 3
www.ngpedia.ru
Cтраница 1
Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов. [1]
Контрольные картотеки нужно просматривать ежедневно, выявлять документы с приближающимися сроками исполнения и регулярно доводить это до сведения конкретных исполнителей. Так же регулярно следует запрашивать исполнителен о ходе работ по контролируемым документам. [2]
Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов. [3]
Контрольная картотека секретаря служит для хранения регистрационных карточек документов. Позволяет отказаться от традиционной, но неудобной журнальной регистрации и учета документов. Представляет собой изящный ящик из оргстекла размером 390X 180X85 мм с 33 ячейками, в которых располагаются регистрационные или контрольные карточки. [4]
Контрольную картотеку целесообразно разделить на 33 ячейки ( рубрики): 31-я ячейка соответствует максимальному числу дней в месяце; в 32 - й ячейке размещают карточки на документы, сроки исполнения которых наступят в следующем месяце; в 33 - й ячейке располагают карточки на неисполненные в срок документы. Карточки в картотеке располагают по датам исполнения документов, т.е. каждому дню исполнения ( в пределах месяца) соответствует определенная ее ячейка. [5]
Ведение контрольной картотеки, где регистрируются копии всех заказов в порядке номеров чертежей и деталей. Картотека позволяет установить состояние заказа. Каждый заказ, поступающий на различные диспетчерские пункты или исходящий от них, а также возвращающийся в картотеки или технологический отдел, должен пройти через основную контрольную картотеку. Когда приходит время сдачи заказа в производство ( оно определяется плановыми сроками, а также наличием материалов, инструмента и чертежей), он изымается из картотеки неспущенных в производство заказов и направляется работнику, обслуживающему основную контрольную картотеку. [6]
Ведение контрольной картотеки, где регистрируются копии всех заказов в порядке номеров чертежей и деталей. Картотека позволяет установить состояние заказа. Каждый заказ, поступающий на различные диспетчерские пункты или исходящий от них, а также возвращающийся в картотеки или. Когда приходит время сдачи заказа в производство ( оно определяется плановыми сроками, а также наличием материалов, инструмента и чертежей), он изымается из картотеки неспущенных в производство заказов и направляется работнику, обслуживающему основную контрольную картотеку. [7]
При необходимости формируют специальную контрольную картотеку, которую иногда называют еще и сроковой. Такая картотека представляет собой ящик, разделенный на 12 секций, обозначающих месяцы года от января до декабря. Секция текущего месяца поделена разделителями на 31 ячейку с указанием дней месяца. Контрольные регистрационные карточки помещают в секцию соответствующего месяца, а когда этот месяц становится текущим, карточки расставляют в ячейки по дням месяца. Разбивка текущего месяца по дням оправдана при большом объеме переписки. В качестве контрольной карточки используется дополнительный экземпляр регистрационной карточки. [8]
Расстановкой карточек в контрольной картотеке заканчивается первый этап контрольных операций. На завершающем этапе контроля в карточке проставляют отметки о снятии документа с контроля. [9]
Цель: научиться правильно составлять контрольную картотеку. [10]
Количество экземпляров регистрационной карточки определяется числом справочных и контрольных картотек во всех структурных подразделениях и звеньях, в которых документ будет исполняться и контролироваться. [11]
Количество экземпляров регистрационной карточки на документ определяется числом справочных и контрольных картотек во всех структурных подразделениях и звеньях, в которых документ будет исполняться и контролироваться. [12]
Получив очередной набор нарядов, участковый распределитель размещает их в контрольной картотеке сроков ( фиг. [13]
Контроль за исполнением ведется по регистрашонно-кон-трольным карточкам, которые ставятся по срокам исполнения в контрольную картотеку. Контрольная картотека по обращениям граждан организуется и строится так же, как и контрольная сро-ковая картотека по другим административным документам. [14]
По получении согласия о приеме малоспрашиваемой литературы библиотека-отправитель направляет в депозитарий запрошенное издание вместе с карточкой из контрольной картотеки. Карточка со штемпелем Принимается на хранение ставится в алфавитную картотеку литературы, переданной в депозитарии, которая организуется для наведения справок о месте хранения каждого издания. [15]
Страницы: 1 2 3
www.ngpedia.ru
Вспомогательные и контрольные книги, журналы, картотеки, кассовые книги, оборотные ведомости 5 5 [c.156]
Ведение контрольной картотеки, где регистрируются копии всех заказов в порядке номеров чертежей и деталей. Картотека позволяет установить состояние заказа. Каждый заказ, поступающий на различные диспетчерские пункты или исходящий от них, а также возвращающийся в картотеки или технологический отдел, должен пройти через основную контрольную картотеку. Когда приходит время сдачи заказа в производство (оно определяется плановыми сроками, а также наличием материалов, инструмента и чертежей), он изымается из картотеки неспущенных в производство заказов и направляется работнику, обслуживающему основную контрольную картотеку. [c.357]
Справочные картотеки при централизации регистрационно-справочных операций располагаются в канцелярии и контрольной группе. При децентрализованном осуществлении операций картотеки находятся в структурных подразделениях организации. [c.262]
Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов. [c.183]
Ведет контрольно-регистрационную картотеку. [c.357]
Справочные картотеки формируются из регистрационно-контрольных карточек в зависимости от задач конкретных ИПС в соответствии с используемыми классификаторами. Составляются следующие картотеки справочные контрольно-справочные по географии поступающих документов по предложениям, заявлениям и жалобам граждан тематические (приказы, решения) и др. Информационно-поисковые массивы автоматизированных ИПС формируются на основе информации о документах, зафиксированной на машинных носителях. [c.202]
Карточки контролируемых документов (контрольная картотека) систематизируются по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов (приказы министра, решения коллегии и др.). [c.204]
В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы организации. В том числе указываются справочные и контрольные картотеки, личные дела. Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь индекс. Индекс дела состоит из индекса структурного подразделения (по классификатору структурных подразделений) и порядкового но-мера дела в пределах подразделения. При наличии в деле нескольких томов (частей), индекс проставляется на каждом томе с добавлением т. 1 , т. 2 и т.д. [c.206]
Ручной информационно-поисковый массив организации состоит из картотек, составленных из регистрационно-контрольных и кодификационных тематических карточек и регистрационных журналов. Информационно-поисковые массивы обеспечивают оперативный поиск документов в контрольных и справочных целях и ведутся в местах регистрации документов. [c.185]
Как правило, составляются самостоятельные контрольно-справочные картотеки (информационные базы Данных), картотеки по предложениям, заявлениям и жалобам, тематические (кодификационные) картотеки к ведомственным нормативным актам приказам, решениям, поручениям. [c.185]
Контрольно-справочные картотеки делятся на две части по неисполненным и исполненным документам. Первая часть картотеки служит для фиксации и поиска сведений о документах в процессе их исполнения и может выполнять контрольную функцию. Карточки в ней могут систематизироваться по исполнителям, структурным подразделениям, корреспондентам, срокам исполнения документов. [c.185]
В зависимости от объема документов, системы регистрации, контроля и задач поиска может вестись единая контрольно-справочная картотека (база данных) или несколько самостоятельных, [c.185]
На каждый вопрос, предмет, содержащиеся в тексте документа, составляется отдельная карточка, поэтому один документ, в зависимости от содержания, может быть расписан на нескольких карточках систематизируется информация в соответствии с рубриками внутрисистемного классификатора вопросов деятельности организации. Тематические картотеки используются только в справочных целях, в качестве контрольных картотек не применяются индексы вопросов на документ не переносятся. [c.185]
Утвержденный экземпляр номенклатуры дел организации является документом постоянного хранения и включается в раздел номенклатуры службы ДОУ в виде самостоятельного дела, также как и все контрольные и справочные картотеки. [c.200]
При заполнении двух экземпляров карточки все указанные сведения фиксируются во втором экземпляре карточки, а функцию контрольного журнала выполняет валовая (нумерационная) учетная картотека. Перемещение конфиденциальных документов и учетных карточек между работниками службы КД фиксируется в передаточном журнале. [c.233]
В разделе Основные задачи и обязанности формулируется основная задача работника данной должности, предмет его ведения, участок работы. Далее идет перечисление конкретных должностных обязанностей, из которых складывается выполнение основной задачи. Например, основная задача работника — регистрация документов в разных организациях эта задача может предусматривать выполнение таких работ, как ведение одного или нескольких журналов, заполнение регистрационных или регистрационно-контрольных карточек, ведение компьютерной базы данных, передача информации, составление и ведение справочных картотек, обслуживание запросов специалистов аппарата управления и т.д. При формулировке обязанностей исходят из принятой в организации технологии работы с документами, из наличия технических средств. В этом же разделе формулируются особенности подготовки и передачи документов, доступа работника к определенной информации, правила обработки и передачи документов, методы и сроки выполнения обязанностей, порядок исполнения отдельных поручений и этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе. [c.209]
В соответствии с требованиями Типового положения предложения, заявления, жалобы должны быть возвращены после их разрешения работникам, ведущим делопроизводство по обращениям, со всеми относящимися к ним материалами и экземпляром регистрационно-контрольной карточки для централизованного формирования дела и картотеки. Формирование и хранение дел у исполнителей запрещается. [c.281]
В архив организации передаются все дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача дел производится только по описям и в соответствии с составленным заведующим архивом графиком, согласованным с руководителями структурных подразделений и утвержденным руководителем организации. Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные картотеки делопроизводственной службы учреждения. Заголовок каждой картотеки должен быть включен в опись. [c.316]
Регистрационно-контрольные карточки (РКК) позволяют более оперативно вести информационно-справочную работу и осуществлять контроль за исполнением документов без повторной регистрации. Обычно РКК на документ печатается в нескольких экземплярах, что позволяет создавать и вести несколько картотек, упорядоченных по разным признакам по видам деятельности, по корреспондентам, по исполнителям, по датам и т. п. Форма регистрационно-контрольной карточки приведена на рис. 7.6. [c.116]
Должностные обязанности. На основе анализа математических моделей и алгоритмов решения экономических и других задач разрабатывает программы, обеспечивающие возможность выполнения алгоритма и соответственно поставленной задачи средствами вычислительной техники, проводит их тестирование и отладку. Разрабатывает технологию решения задачи по всем этапам обработки информации. Осуществляет выбор языка программирования для описания алгоритмов и структур данных. Определяет информацию, подлежащую обработке средствами вычислительной техники, ее объемы, структуру, макеты и схемы ввода, обработки, хранения и вывода, методы ее контроля. Выполняет работу по подготовке программ к отладке и проводит отладку. Определяет объем и содержание данных контрольных примеров, обеспечивающих наиболее полную проверку соответствия программ их функциональному назначению. Осуществляет запуск отлаженных программ и ввод исходных данных, определяемых условиями поставленных задач. Проводит корректировку разработанной программы на основе анализа выходных данных. Разрабатывает инструкции по работе с программами, оформляет необходимую техническую документацию. Определяет возможность использования готовых программных продуктов. Осуществляет сопровождение внедренных программ и программных средств. Разрабатывает и внедряет системы автоматической проверки правильности программ, типовые и стандартные программные средства, составляет технологию обработки информации. Выполняет работу по унификации и типизации вычислительных процессов. Принимает участие в создании каталогов и картотек стандартных программ, в разработке форм документов, подлежащих машинной обработке, в проектировании программ, позволяющих расширить область применения вычислительной техники. [c.179]
Должностные обязанности. Осуществляет контроль за своевременным исполнением приказов, поручений и распоряжений руководителя предприятия. Проверяет соответствие подготавливаемых на предприятии проектов приказов и распоряжений документам вышестоящих организаций, на основе которых они издаются. Заполняет контрольные карточки и ведет картотеки учета приказов, распоряжений и других документов, а также поручений, требующих контроля за их исполнением. Ведет оперативный учет прохождения документов. Определяет причины несвоевременного выполнения поручений. Информирует руководителя предприятия о состоянии их исполнения. Принимает участие в подготовке предложений по совершенствованию делопроизводства на предприятии, разработке мероприятий по рационализации документооборота. [c.187]
Регистраторы ведут учет документов в журналах, картотеках или другими способами (контрольные талоны, дежурные листы и т. д.). [c.26]
Дальнейшая судьба контрольных талонов может быть различной. Один экземпляр контрольного талона, с резолюцией руководства может быть помещен для контроля исполнения в картотеку секретаря структурной части, в которой талоны обычно расположены по алфавиту исполнителей по срокам исполнения, по предметам и т. д. Второй контрольный талон используют в качестве расписки структурной части о получении документа, для контроля исполнения в других структурных частях в справочной или контрольной картотеке. [c.69]
Для цели контроля исполнения наиболее удобен, учетно-справочный аппарат, состоящий из индивидуальных и групповых регистрационных карточек. Но Можно создавать специальные контрольные картотеки. [c.82]
Контроль за исполнением ведется по регистрашонно-кон-трольным карточкам, которые ставятся по срокам исполнения в контрольную картотеку. Контрольная картотека по обращениям граждан организуется и строится так же, как и контрольная сро-ковая картотека по другим административным документам. [c.279]
Вся поступающая нормативно-техническая документация регистрируется в специальном журнале в технической библиотеке, контрольные экземпляры сброшюровываются в тематические сборники Готовая продукция , Сырье , Тара и упаковка , Вспомогательные материалы . Готовится картотека нормативно-технической документации. [c.239]
Для ведения карточной системы регистрации в ручном режиме необходимо иметь тираж карточек на год и, как минимум, два картотечных ящика для хранения карточек в сроковой контрольной картотеке и справочной картотеке. [c.247]
Количество экземпляров заполняемых регистрационных карточек определяется учреждением. Как правило, таких карточек заполняется, как минимум, две. Заполнив карточку, одну из них помещают в сроковую картотеку, другую — в информационно-справочную, а документ передают исполнителю для работы с ним. Но чаще изготавливают три экземпляра карточки. Из них два ставят в картотеки (справочную и контрольную), а третий экземпляр передают с документом исполнителю. Если справочные картотеки строят по различным признакам, например, по корреспондентам, регионам или по вопросам, то соответственно увеличивают количество карточек, чтобы экземпляров хватило для каждой картотеки. В этом случае количество экземпляров карточки в крупных учреждениях возрастет до пяти-шести. Естественно, что создание и ведение больших картотек - это трудоемкая работа и она была поставлена лишь в отдельных учреждениях, имеющих хорошо организованную делопроизводственную службу. Избавиться от громоздких картотек и организовать трудоемкую информационно-справочную работу практически в любом учреждении позволило внедрение компьютерных технологий. [c.247]
Справочная картотека состоит из регистрационных карточек. Для картотеки нужен длинный ящик или несколько ящиков, так как карточки будут, в отличие от сроковой контрольной картотеки, накапливаться в течение года. [c.256]
После снятия документа с контроля контрольная карточка вынимается из сроковой картотеки и переставляется в справочную, так как теперь она содержит более полные сведения о документе (ход и характер исполнения документа). Карточка, находившаяся в справочной картотеке, изымается и используется, при необходимости, в других справочных картотеках. Контроль за сроками исполнения должен вестись в каждом структурном подразделении. [c.266]
Количество экземпляров заполняемых регистрационно-кон-трольных карточек определяется из потребностей организации контроля за исполнением и справочной работы по обращениям. Чаще всего это два-три экземпляра 1-й — для контрольной картотеки, 2-й — для справочной картотеки, 3-й — направляется вместе с документом к исполнителю. Однако прежде чем [c.275]
Одним из важных этапов работы с обращениями граждан является организация по ним информационно-справочной работы. Одновременно с постановкой одного экземпляра регистрационно-контрольной карточки в сроковую картотеку другой экземпляр карточки ставится в справочную картотеку, построенную в порядке алфавита фамилий заявителей. По этой картотеке всегда можно дать ответ на запрос гражданина или учреждения о состоянии рассмотрения конкретного обращения. Значительно удобнее вести справочную работу при автоматизированной системе, дающей возможность навести справку по любому реквизиту документа. [c.280]
Отметка о постановке документа на контроль, о том, что исполнение документа будет контролироваться (буква К или слово или штамп Контроль ). На контроль, как правило, ставятся входящие документы, имеющие резолюцию руководителя организации, и внутренние распорядительные документы. Суть контроля в делопроизводстве — обеспечить своевременность реакции исполнителя на указание руководителя. Контролируемый параметр — срок исполнения документа. Качество исполнения контролирует сам руководитель. Поэтому для обеспечения контроля исполнительской дисциплины необходим четко указанный руководителем срок исполнения документа. Контроль включает этап напоминания о приближающемся сроке исполнения документа, предполагает возможность корректировки срока руководителем, если исполнитель представляет убедительные аргументы для переноса сроков. При этом о корректировке исполнитель должен позаботиться заблаговременно, а не после окончания срока исполнения. Контроль исполнения может осуществляться с использованием журналов регистрации, регистрационно-контрольных карточек, упорядоченных в соответствующих картотеках по срокам и исполнителям, и с использованием вычислительной техники, например электронных таблиц Ex el. [c.36]
Контрольно-календарная картотека руководителя предназначена для хранения карточек с намеченными на каждый день месяца мероприятиями. Представляет собой изящный ящик размером 214Х155Х Х80 мм, выполненный из оргстекла и разделенный на 33 отсека. [c.339]
Контрольная картотека секретаря служит для хранения регистрационных карточек документов. Позволяет отказаться от традиционной, но неудобной журнальной регистрации и учета документов. Представляет собой изящный ящик из оргстекла размером 390X 180X85 мм с 33 ячейками, в которых располагаются регистрационные или контрольные карточки. [c.339]
Развивать доверие между организациями и подразделениями, их руководителями и специалистами в административном и общественном порядке воздействовать на лиц, допускающих случаи невыполнения устных обещаний или договоренностей. Многие документы в настоящее время создаются для того, чтобы зафиксировать факт этого сообщения или показать, что была сделана попытка принять меры, если даже действенных результатов и не достигнуто. Шире применять телефонограммы, журналы или картотеки записи устных поручений, испильзуи ил одновременно в качестве контрольных карточек. Разумеется, телефонограммы, журналы или картотеки должны заводиться для записи не тех данных, которые передавались прежде устно или по телефону без записи, а для тех, которые исключают применение традиционно создаваемых документов. [c.32]
В отличие от листов книги, заранее сброшюрованных, когда, например, неизбежна хронологическая последовательность записей, карточки можно расставить в картотеке не только в хронологическом порядке. Их можно сгруппировать и расположить по другим, весьма существенным в справочной и контрольной работе с документами, признакам — по содержанию, корреспондентам, авторам, исполнителям, стадиям и срокам исполнения, индексам, разновидностям и т. д., чего, в журнале сделать нельзя. Хотя подвижность карточек несколько увеличивает возможность их утраты или застановки (когда карточку по ошибке не ставят на место), карточные формы регистрации получили самое широкое применение в практике административного делопроизводства. [c.65]
По назначению карточные формы регистрации подразделяют на общие и специальные. На карточках общей регистрации (аналогичных по своему назначению общим журналам регистрации) учитывают получаемую и отправляемую корреспонденцию. Специальные картотеки создают или в качестве учетно-справочного аппарата (каталогов) к различным комплексам документов (постановлениям, решениям, протоколам, договорам и т. д.), или в качестве различных учетно-контрольных карточек (сроковых, корреспондентских и т. д.). [c.65]
И при индивидуальной, и при групповой системах в целях избежания повторной регистрации, запись документов можно производить под копирку на пишущей машинке или от руки, одновремнно получая два-три экземпляра карточек, которые могут быть использованы для картотек различных структурных частей (экспедиция, главк, отдел) и для создания различных спра-вочно-контрольных картотек. Другие способы регистрации (учета) документов. [c.69]
economy-ru.info
Cтраница 3
После проверки и визирования работником бухгалтерии ведомость остатков передают в бухгалтерию, где остатки материалов таксируют по твердым учетным ценам и выводят их итоги по отдельным учетным группам материалов и в целом по складу. При сальдовом методе учета материалов поступившие в бухгалтерию первичные документы по движению материалов после их проверки и таксировки раскладывают в контрольной картотеке отдельно по приходу и расходу с учетом складов и номенклатурных групп материалов. Кроме того, по истечении месяца картотеку используют для составления групповых оборотных ведомостей в суммовом выражении по каждому складу в отдельности. Данные этих ведомостей сверяют со стоимостными данными ведомости остатков и с итогами записей в регистрах синтетического учета. [31]
Контроль за исполнением документов в учреждении, как правило, осуществляет инспектор по контролю. В его основные обязанности входят: проверка соответствия подготавливаемых в учреждении документов документам вышестоящих органов; заполнение контрольных карточек на приказы и поручения руководства и другие контролируемые документы; оценка контрольной картотеки; извещение исполнителей о наступающих сроках исполнения; выявление и сообщение о причинах неисполнения документов в установленный срок; подготовка аналитических материалов о ходе и причинах задержки исполнения документов. Инспектор по контролю может требовать от исполнителей информацию о ходе исполнения документов. [32]
Как правило, контроль исполнения осуществляется по контрольным экземплярам регистрационных карт. На таких картах ставится условный контрольный знак К или слово Контроль, помещаются они в контрольную картотеку, систематизируемую по срокам исполнения документов. Контрольная картотека делится на секции: исполняемые в течение месяца исполненные; исполняемые в более длительный срок; просроченные документы. Данные об обобщении документов по состоянию на 1 - е число каждого месяца докладываются руководству учреждения. [33]
К другим систематическим каталогам создаются самостоятельные АПУ, рубрики которых могут быть включены также в единый АПУ с соответствующими пометами. Единый АПУ размещается в читательском помещении вместе с другими основными каталогами. Служебная систематическая контрольная картотека ( СКК) ведется систематизаторами и библиографами и размещается непосредственно около их рабочих мест в служебных помещениях. При удаленности отдела обработки литературы и организации каталогов от помещения, в котором размещены читательские каталоги и АПУ, создается служебный АПУ. Работу с АПУ в УНБ курирует сотрудник отдела обработки литературы и организации каталогов. [34]
Следующим этапом обработки документов является их группировка, цель которой - получение итоговых данных для записей в регистры бухгалтерского учета. Документы помещаются в контрольную картотеку, предназначенную для справок и выверки аналитического сортового учета и составления статистической отчетности о движении материальных ценностей. [35]
Из экземпляров контрольных карточек формируется картотека, в которой карточки расставляют по срокам исполнения. Срок исполнения отмечают на календарной шкале % Контрольная картотека делится на 33 ячейки. В структурных подразделениях, где объем контролируемых документов значительно меньше, чем в канцелярии учреждения, контрольная картотека может строиться по фамилиям исполнителей. [36]
На всех сотрудников, пользующихся архивными техническими документами, заводятся формуляры библиотечного образца, которые располагаются в картотеке по алфавиту фамилий абонентов. На каждый выданный технический документ помимо формуляра составляется контрольная карточка, котор ая служит для учета используемых в практической работе документов, и располагается в порядке возрастания их обозначений. После возвращения технического документа в архив запись о выдаче в карточке погашается, а карточка остается в контрольной картотеке. [37]
Ведение контрольной картотеки, где регистрируются копии всех заказов в порядке номеров чертежей и деталей. Картотека позволяет установить состояние заказа. Каждый заказ, поступающий на различные диспетчерские пункты или исходящий от них, а также возвращающийся в картотеки или технологический отдел, должен пройти через основную контрольную картотеку. Когда приходит время сдачи заказа в производство ( оно определяется плановыми сроками, а также наличием материалов, инструмента и чертежей), он изымается из картотеки неспущенных в производство заказов и направляется работнику, обслуживающему основную контрольную картотеку. [38]
По всем назначенным на данный участок изделиям ему передаются производственные спецификации ( по табл. 35), в которых указаны сроки выпуска и запуска изделий. Одновременно со спецификациями для каждого изделия спускаются требования на получение материала ( заготовок, деталей), а иногда и рабочие наряды на все операции технологического процесса. Такой порядок централизованной выписки документов, применяемый на наших передовых заводах, способствует укреплению технологической дисциплины и позволяет резко усилить контроль за расходованием средств в производстве. Полученные на участок требования раскладываются по датам запуска в контрольной картотеке сроков, находящейся в правой части распределительной картотеки ( фиг. Ежедневно накануне дня запуска распределитель вынимает из сроковой картотеки соответствующие требования для получения необходимых материалов и одновременно выписывает ( или при предварительной централизованной выписке документов подбирает) рабочий наряд на первую операцию. Таким образом обеспечивается своевременный запуск деталей на первую операцию. После выдачи наряда в работу или после окончания очередной операции распределитель выписывает ( или подбирает) наряд на следующую и, действуя таким же порядком, как для первой операции, назначает для нее рабочее место. Эту задачу необходимо решать так, чтобы разрыв времени между окончанием одной и началом следующей операции не превысил регламентированного времени межоперационного пролеживания. [39]
Ведение контрольной картотеки, где регистрируются копии всех заказов в порядке номеров чертежей и деталей. Картотека позволяет установить состояние заказа. Каждый заказ, поступающий на различные диспетчерские пункты или исходящий от них, а также возвращающийся в картотеки или технологический отдел, должен пройти через основную контрольную картотеку. Когда приходит время сдачи заказа в производство ( оно определяется плановыми сроками, а также наличием материалов, инструмента и чертежей), он изымается из картотеки неспущенных в производство заказов и направляется работнику, обслуживающему основную контрольную картотеку. [40]
Ведение контрольной картотеки, где регистрируются копии всех заказов в порядке номеров чертежей и деталей. Картотека позволяет установить состояние заказа. Каждый заказ, поступающий на различные диспетчерские пункты или исходящий от них, а также возвращающийся в картотеки или. Когда приходит время сдачи заказа в производство ( оно определяется плановыми сроками, а также наличием материалов, инструмента и чертежей), он изымается из картотеки неспущенных в производство заказов и направляется работнику, обслуживающему основную контрольную картотеку. [41]
Затем в регистрационном журнале или на карточке делается отметка о постановке документа на контроль, сроках исполнения, ответственном исполнителе. Эти сведения берутся из резолюции руководителя на документе. Если в регистрационном журнале нет графы о сроках исполнения, ее следует ввести для проведения контроля. На ее верхнем поле кружком обводят дату исполнения документа, взятую из резолюции. Карточки помещают в контрольную картотеку. [43]
Страницы: 1 2 3
www.ngpedia.ru
Существует три формы регистрации документов:
· журнальная,
· карточная,
· автоматизированная.
Журнальная форма регистрации документов является исторически наиболее ранней регистрационной формой.
В настоящее время она используется только в том случае, когда на первое место выступает надежность учета документов, что предотвращает конфликтные ситуации. Например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Во всех остальных случаях журнальная форма регистрации устарела, т.к. затрудняет ведение контроля за исполнением документов и справочную работу по ним.
Примерное графление журнала поступающей корреспонденции
При карточной форме регистрации документов создаются регистрационно-контрольные карточки на документы, которые формируются в картотеки в зависимости от задач в соответствии с используемыми классификаторами.
Образец оформления регистрационно-контрольной карточки
Форма регистрационно-контрольной карточки и расположение в ней реквизитов могут быть определены в самой организации и записаны в инструкцию по делопроизводству. Часто используется следующая форма регистрационной карточки на формате А5 (148х210 мм) или А6 (105х148 мм):
Применение карточек для регистрации заметно повышает оперативность поиска документа и одновременно сокращает трудоемкость процесса регистрации по сравнению с журнальной формой.
Как правило, составляются следующие самостоятельные картотеки:
· контрольно-справочные;
· картотеки по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;
· тематические (кодификационные) картотеки к приказам, решениям и др.
Контрольно-справочные картотеки делятся на две части: по неисполненным и исполненным документам. Первая часть картотеки служит для фиксации и поиска сведений о документах в процессе их исполнения и может выполнять контрольную функцию. Карточки в ней могут систематизироваться по исполнителям, структурным подразделениям, корреспондентам, срокам исполнения документов. По мере исполнения документов карточки с проставленными на них необходимыми отметками перемещаются из первой части картотеки в соответствующие разделы и рубрики второй части. Вторая часть картотеки служит для поиска уже исполненных документов. Карточки в этой части картотеки могут систематизироваться по вопросам, корреспондентам, номенклатуре дел и т.д.
Для более полного раскрытия содержания документов создаются тематические (кодификационные) картотеки, в которых:
· составляется отдельная карточка на каждый вопрос, предмет, содержащиеся в тексте документа, поэтому один документ, в зависимости от содержания, может быть расписан на нескольких карточках;
· систематизируется информация в соответствии с рубриками внутрисистем-ного классификатора вопросов деятельности организации.
Тематические картотеки используются только в справочных целях, в качестве контрольных картотек они не применяются.
Автоматизированная (электронная) форма регистрации документовведется с помощью специального программного обеспечения, которое устанавливается на персо-нальный компьютер (или на сервер и персональные компьютеры, объединенные в сеть).
При использовании автоматизированной формы регистрации сведения о документе вводятся в электронную регистрационно-контрольную карточку, сохраняемую в базе данных. Совокупность реквизитов и вид регистрационно-контрольной карточки в разных программных системах могут быть разными. Одновременно может изготавливаться один экземпляр регистрационной формы в качестве страхового массива (печать регистрационно-контрольной карточки).
Автоматизированная форма регистрации в настоящее время широко применяется во многих организациях, т.к. она имеет ряд существенных преимуществ по сравнению с журнальной и карточной формами регистрации, а именно:
· быстрый поиск документов по любому реквизиту или реквизитам регистрационно-контрольной карточки;
· автоматическое формирование отчетов, сводок, ведение справочно-аналитической работы по документам;
· автоматический контроль за исполнением документа;
· возможность одновременно регистрировать документы на нескольких рабочих местах;
· возможность организации децентрализованной регистрации документов в структурных подразделениях с объединением сведений о всех документах в одной базе и другие.
Организация может самостоятельно разработать программу для регистрации документов, но чаще всего используются готовые программные продукты, автоматизированные системы документационного обеспечения управления, позволяющие автоматизировать всю работу с документами, начиная с создания проекта или регистрации документа и заканчивая завершением исполнения или отправлением документа в другую организацию.
megaobuchalka.ru
| Номер проблемы | Проблема закреплена за | Дата закрепления проблемы | Анализ проблемы | Поиск решений проблемы | Оценка и выбор решения | |||
| дата завершения по графику | дата фактического завершения | дата завершения по графику | дата фактического завершения | дата завершения по графику | дата фактического завершения | |||
| 347 | мр. Смитом | 25.5 | 1.6 | 5.6 | 15.6 | |||
| Согласование решения | Утверждение решения | Подготовка к вводу решения в действие | Управление применением решения | Проверка эффективности решения | |||||
| дата завершения по графику | дата фактического завершения | дата завершения по графику | дата фактического завершения | дата завершения по графику | дата фактического завершения | дата завершения по графику | дата фактического завершения | дата завершения по графику | дата фактического завершения |
| 20.6 | 22.6 | 15.7 | 16.7 | 15.8 | |||||
Следующим действием подразделения управления, помимо наблюдения за ходом решения проблем, изменения графика и т. п., является фактическая отправка проблемы, возможно, вместе с копией формы первичного учета поставленной проблемы и дополнительно собранной информацией, назначенному для ее решения руководителю (рис. 3.6 (14)). Руководители среднего уровня в обязательном порядке принимают все направленные им проблемы как задание на работу.
Получив проблему, руководитель может приступить к анализу причин ее возникновения, что позволит предпринять правильные действия. Проблема может возникнуть по многим причинам:
– не последовали ранее выработанному решению;
– плохо использовали решение;
– решение было неправильным;
– нельзя было сформировать удовлетворительное решение;
– изменились причины, вызвавшие проблему;
– появилась новая возможность для решения проблемы.
Исследование проблемы иллюстрируется рис. 3.7. Вначале руководитель, рассматривающий проблему, знакомится с действующими инструкциями, чтобы понять характер уже примененного решения (если таковое вообще было). Или "он может запросить дополнительную информацию от лица, выявившего эту проблему. Проблемы, выявленные подразделением информации или выяснившиеся в результате контроля решения проблем, обычно сопровождаются соответствующей информацией, и руководитель должен ее получить. Если уже существует готовое решение, он может' обследовать фактическое выполнение операции и обнаружить, что данное решение не применяется, или оно неверно выполняется, или оно неэффективно, или неправильно.
Руководитель должен обладать относительной свободой проведения исследований в различных сферах работы организации, в получении данных от отдела информации и при сборе любых новых данных, которые, по его мнению, необходимы для выявления причины существования решаемой проблемы. В системе управления должно действовать правило, что все подразделения оказывают полную поддержку руководителям, причем считается, что руководители могут свободно собирать информацию, за исключением секретной информации, во всех отделах организации. Например, руководители отдела, разрабатывающего новую технику, могут найти необходимым изучить работу отдела реализации продукции, или у руководителя отдела снабжения возникает потребность проверить некоторые аспекты деятельности отдела, разрабатывающего новую технику.
Подразделение информации, несомненно, является главным источником информации как о внешних, так и о внутренних событиях, и это подразделение должно разработать ряд процедур поиска и запроса информации, необходимой руководителям.
Для облегчения анализа проблем, закрепленных за определенными руководителями, можно предложить форму 3.6. В такой форме указывается номер проблемы и дата назначения лица, ответственного за ее решение. Записываемая в этой форме информация о причинах возникновения проблем используется главным образом лицом, решающим проблемы, но она может также оказаться полезной на следующих этапах процесса формирования решений для объяснения того, как было получено решение. Можно применять как произвольную форму, так и установленную, но мы полагаем, что в случае возникновения сложной проблемы автоматически налаживается необходимая запись информации.
После того как руководитель изучил причины трудностей, он сообщает свои выводы подразделению управления. Если он считает, что уже имеющееся решение не выполняется, то подразделение управления извещает об этом руководителя, который отвечает за этот участок и должен исправить положение. Если понадобится вновь осуществить этап подготовки к вводу решения в действие, то об этом извещаются соответствующие подразделения, а подразделение управления составляет новый маршрут и график решения проблемы и распределяет обязанности по решению проблемы; эта процедура может повторяться до тех пор, пока не будет получено эффективное решение.
ФОРМА 3.6
Регистрация проблемы руководителем, ответственным за ее решение (3-й этап)
| Анализ проблемы Проблема № _______________ Дата закрепления __________________ Источник проблемы: I. Решение № ____________________________ 1) не выполнено 2) неправильно выполнено 3) неэффективно а) неправильное решение II. Решение отсутствует III. Изменение причинных факторов Внутренних Внешних 1) технологических __________________________________ 2) экономических __________________________________ 3) политических __________________________________ 4) психологических __________________________________ 5) социологических __________________________________ 6) идеологических __________________________________ (приложите к этой форме письменный отчет, график или цифровые данные, если возможно) ______________________ (исследователь проблемы) Дата ________________ |
Если решение неверно, то нужно пересмотреть сделанный ранее анализ, чтобы определить, была ли допущена ошибка при выборе альтернатив или изменились причинные факторы. Если не находится удовлетворительного решения, то следует определить заново причинные факторы; при появлении новой возможности также может быть необходимо вновь изучить причины возникновения проблемы. Если в процессе исследования руководитель выявит другую проблему, он также сообщит об этом подразделению управления и эта новая проблема будет обработана, как и любая другая.
В случае, когда проблемы взаимозависимы, может возникнуть дилемма: исследователь не сможет решить свою проблему, пока не решена связанная с ней другая проблема. В этом случае решение первой проблемы приостанавливается до решения второй. Предположим, что за руководителями отделов разработки, сбыта, снабжения и производства закреплены четыре отдельные проблемы. Независимо друг от друга они выявили, что все четыре проблемы возникли из-за нехватки кадров, и эти выводы сообщаются подразделению управления, которое направляет поступившую информацию в отдел кадров. В свою очередь отдел кадров сообщает, что уровень заработной платы различных категорий работников на 20% ниже средних ставок на рынке рабочей силы, однако бюджет заработной платы не позволяет увеличить ее. Тогда подразделение управления передает проблему в отдел финансов, и, как только этот отдел решит ее, можно будет также решить проблемы других отделов.
Подразделение управления рассматривает место возникновения и характер проблем, привлекших его внимание, и это позволяет ему определить области с хроническими недостатками. Распределение проблем по областям деятельности организации может быть представлено графически (рис. 3. 8).
М
огут возникать группы проблем. Например, руководитель конструкторского отдела при анализе инженерной проблемы обнаруживает, что сначала нужно решить подпроблемы кадров и снабжения. В этом случае он может просить о решении группы проблем. Исследователи из отделов кадров и снабжения закрепляются за его проблемой, так чтобы три руководителя могли совместно выработать решение.
studfiles.net
