Статьи по теме
Большинство из способов организации бизнеса построено на принципах подчиненности. А это подразумевает возможность выдачи распоряжений и поручений одних сотрудников другим. Но поставить задачу мало – необходимо проконтролировать ее выполнение. А это целая система контроля исполнения поручений.
Какой бы ни был ответственный работник, при регулярном отсутствии внимания к его работе со стороны руководителя, он в любом случае «дает слабину». И дело не только в лени, или загруженности, или безалаберности. Любая мотивация предполагает, что сотрудник должен чувствовать заинтересованность в его работе со стороны руководства. Иначе зачем прилагать усилия, стараться выполнить задачу и принести пользу компании, если это все равно никому не нужно. Такие рассуждения рано или поздно убивают мотивацию даже у самого ответственного трудоголика. А отсутствие мотивации приводит к снижению эффективности и результативности работы.
Поэтому контролировать работу подчиненных важно не только для отслеживания выполнения задач или составления отчетности, но и для подержания общей атмосферы в коллективе. А это напрямую влияет на результаты бизнеса в целом. Поэтому переоценить такой момент, как контроль исполнения поручений, сложно. Вопрос – как его наладить, осуществить.
Разумеется, проконтролировать можно только конкретно поставленные задачи, где предполагается наличие измеримого результата. Действующая на большинстве предприятий система управления предполагает несколько уровней руководства (чем крупнее предприятие, тем больше может быть уровней). 
Высший руководитель (единоличный исполнительный орган), как правило, выдает поручения или ставит задачи руководству среднего звена, далее, в зависимости от количества уровней, задача «приплывает» к непосредственному исполнителю. Либо исполнитель указывается в самом распорядительном акте, которым оформляется поручение. Например, таким актом может быть приказ.
Таким образом, поставленные задачи должны обладать следующими характеристиками:
Справедлива поговорка о том, что правильно поставленная задача – уже половина того, что необходимо сделать для ее выполнения. Поэтому не стоит игнорировать этап постановки задач, оформления поручений и формулировки для описания конкретной работы. Это важно не только для рядовых сотрудников, исполняющих политику компании (они должны четко осознавать, что конкретно хочет от них видеть руководитель и в какие сроки), но и для самого руководителя, чтобы иметь право контролировать и спрашивать о выполнении.
Поставить задачу можно разными способами, соответственно, закрепить документально тоже. Например, как мы уже упоминали, можно издать приказ. В нем указываются все характеристики задачи, сотрудник, указанный в нем исполнителем, знакомится с приказом и с этого момента считается, что у него появились обязательства по реализации поручения.
Можно оформить постановку задач протоколами совещаний, где сотрудники распишутся в том, что «фронт работ» им понятен, и они ознакомлены со сроками и сутью. Существуют также письменные распоряжения, резолюции и иные способы фиксации выдачи поручений. Коммерческие организации действуют здесь либо по обычаям делового оборота, либо как-то закрепляя порядок выдачи поручений и контроля их в локальных нормативных актах. Разумеется, с локальными актами все сотрудники компании должны быть ознакомлены.
После того, как с постановкой задач будет все понятно, можно разрабатывать и продумывать контроль исполнения документов и поручений.
Читайте по теме в электронном журнале
Некоторые организации не разрабатывают отдельной системы контроля. Он осуществляется хаотично, по мере возникновения необходимости проверить выполнение того или иного задания, когда результат его становится необходим. Какие-то поручения при этом остаются бесконтрольны, а руководитель сам определяет, какие задачи проконтролировать и как, а в каких вопросах довериться работнику и понадеяться на его порядочность и совесть.
Но крупные предприятия, где от промаха каждого конкретного сотрудника зависит результативность и прибыль, рано иди поздно приходят к пониманию важности именно комплексного подхода к контролю. И возникает вопрос, какая организация контроля исполнения поручений будет оптимальной.
Конечно же, мало кто выстраивает сейчас систему вручную, с использованием карточек регистрации поручений. Даже простейшая офисная техника позволяет хоть как-то оптимизировать эти процессы. Даже встроенные привычные программы позволяют упростить контроль исполнения поручений – excel, например. В таблицу вносятся все выданные поручения и поставленные задачи, указываются сроки, исполнители и делаются отметки о выполнении или невыполнении.
Читайте также:
С помощью штатных программистов на предприятии может быть разработана специальная программа, контроль исполнения поручений тогда осуществляется с ее помощью. Этот способ хорош, когда есть соответствующие ресурсы для разработки ПО и необходимо учесть специфические моменты именно данной организации.
Отдельные элементы контроля (например, отслеживание выполнения распоряжений, оформленных приказами) могут встраиваться в систему электронного документооборота организации. Где на определенной стадии движения документа будет наглядно видно, каков срок на его исполнения и факт его исполнения.
Справка
Т.е. когда факт выполнения задания доносится руководителю самими же исполнителями. Как построить такую отчетность – вопрос руководства организации. Это могут быть регулярные или периодические отчеты, составляться они могут на уровне отдела или более крупного структурного подразделения (управления, департамента, например). Здесь все зависит от количества задач и поручений, от того, сколько сотрудников постоянно задействовано в процессе выполнения поручений, какой важности сами указания.
Контроль исполнения поручений можно выстроить с помощью специализированных компьютерных программ. Созданы они с возможностью подстройки под задачи конкретного юридического лица, могут быть адаптированы по него. Плюсы использования ПО налицо – автоматизация процессов, полный охват всех оформленных задач, исключение «человеческого фактора» и т.д. Но есть и минусы. Помимо финансовых затрат на приобретение, оптимизацию и установку такого ПО, необходимо обучить сотрудников пользоваться им, включить в этот процесс максимальное количество исполнителей и руководителей. Это связано с тем, что такого рода программы все же необходимо осваивать. А значит, тратить время на обучение, на разработку памяток, на издание локальных актов о процессе работы с таким ПО, и средства на содержание службы поддержки и на обслуживание такого ПО. Нередко разрабатывается отдельная инструкция по исполнению, контролю поручений. Здесь каждая организация выбирает свое, приемлемое ей сочетание «цена-качество».
Отслеживание выполнения поручений может идти по-разному. Выделяют два вида:
где отслеживается по существу выполнения поручения;
Первый вид контроля осуществляет тот, кто может в полной мере оценить, насколько верно, правильно, максимально по сути выполнена задача. Это, как правило, непосредственный руководитель исполнителя, разбирающийся в вопросах.
Второй вид контроля скорее формальный, где отслеживается лишь факт выполнения поручения в срок или с нарушением срока. Эту работу можно поручить сотрудникам, не обладающим глубокими знаниями по сути поставленной задачи.
Справка
Система контроля исполнения поручений, если она разработана в организации, должна быть где-то зафиксирована. Как правило, это локальный нормативный акт, где описаны процессы постановки задач в компании, фиксации этих задач и процедуры отслеживания результатов их выполнения. В нем могут прописываться различные промежуточные этапы выполнения поручения, обязанности сотрудников по отчетности и т.д. Разумеется, готовых форм таких документов нет, т.к. каждое юридическое лицо уникально, а все системы и процессы подстраиваются под его специфику.
Некоторые предприятия выделяют специальную штатную единицу для выполнения функций отслеживания поставленных руководством задач. Называется она чаще «инспектор», для нее разрабатывается должностная инструкция инспектора по исполнению, контролю поручений.
Но выполнять такой функционал вполне реально и при совмещении с иной работой (если, конечно, позволяют фактические объемы поручений и задач).
Важно напомнить еще об одном аспекте контролирования. По трудовому законодательству привлечь сотрудника к ответственности за ненадлежащее выполнение своих обязанностей возможно только если данные факты будут зафиксированы. Грамотно выстроенная система контроля исполнения поручений позволит наглядно выявить все факты надлежащего и ненадлежащего исполнения задач конкретным сотрудником. Поэтому если возникнет необходимость наказать, то доказательственная база будет фактически собрана. Это касается и обратной ситуации, когда доказательства будут существовать для поощрения сотрудника. Поэтому пренебрегать и пускать на самотек такой большой пласт работы по отслеживанию результатов выданных указаний было бы неверно.
Читайте также:
www.sekretariat.ru
КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
Контроль за исполнением документов и принятых решений – одна из важнейших функций управления, целью которой является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников.
Различают:
контроль по существу решения вопроса, выполнения поручения;
контроль за сроками исполнения задания.
Контроль по существу выполнения поручения, решения вопроса осуществляет руководитель (организации или структурного подразделения) или специально уполномоченные лица. Контроль по существу – это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос.
Контроль за сроками исполнения документов осуществляется в крупной организации подразделением или группой контроля, входящей в службу документационного обеспечения управления (ДОУ), в небольшой организации – секретариатом или секретарем. Контроль за сроками исполнения документов можно разделить на текущий и предупредительный.
В ГОСТе Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" закреплено следующее определение: "Контроль исполнения документов – это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов". При этом основными задачами группы контроля исполнения (сотрудника, осуществляющего контроль) являются:
отслеживание хода и фиксация фактического исполнения входящих, исходящих и внутренних документов, имеющих важное значение, зафиксированных указаний руководства;
обобщение сведений, получаемых в ходе отслеживания процесса и результатов исполнения, доведения этих сведений до руководства в удобном формализованном виде;
выработка предложений по ускорению документопотоков и укреплению исполнительской дисциплины.
Иногда по решению руководства организации контроль за исполнением документов может быть возложен и на сотрудника, не состоящего в штате службы ДОУ. Это довольно распространенная практика при подготовке распорядительных документов, когда контроль исполнения может быть возложен на любого из сотрудников или взят руководителем на себя. Но централизация контроля за исполнением документов при этом является важным фактором его эффективной постановки.
Контроль (за сроками) исполнения документов включает в себя несколько последовательных этапов:
постановку документов на контроль;
проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей;
предварительную проверку и регулирование хода исполнения;
снятие документов с контроля;
учет и обобщение хода и результатов исполнения документов.
Начало операций по контролю, то есть постановка документов на контроль, совпадает с моментом регистрации поступивших или созданных в организации документов. Если документ имеет конкретную дату исполнения, указанную в тексте, или документ входит в перечень документов с типовыми сроками исполнения, его имеет право ставить на контроль служба ДОУ сразу при регистрации. Входящие документы с индивидуальными сроками исполнения ставятся на контроль после рассмотрения их руководителем, который в своей резолюции определяет конкретный срок.
Во время постановки документа на контроль, на его верхнем поле проставляется отметка о контроле (реквизит 19). Такая же отметка проставляется в регистрационной форме.
Для документов, содержащих сложное задание, могут быть установлены длительные сроки исполнения (несколько месяцев, полгода, год). В таком случае необходимо разделить на этапы и контролировать выполнение задания поэтапно.5
Исполнение документа должно контролироваться с момента постановки на контроль, после осуществления которой документ должен быть передан исполнителю (исполнителям). При этом желательно, чтобы группа контроля или сотрудник, ответственный за контроль, провели проверку своевременности доведения документа до конкретного исполнителя.
В течение срока исполнения документа должны осуществляется предварительные проверки и регулирование хода исполнения, результаты которых, как правило, также фиксируются в регистрационно-контрольной карточке. Ответственность за правильность представленной информации несут исполнители.
Проверки могут проводиться в устной или письменной форме. В последнем случае службой контроля готовятся письменные напоминания. Они могут быть посвящены как конкретному заданию, так и отдельному документу или исполнителю. Возможна также подготовка и рассылка напоминаний, содержащих сведения о документах, находящихся в одном или нескольких структурных подразделениях.
Сроки осуществления предварительных проверок хода исполнения документов должны быть закреплены в регламенте организации (или при его отсутствии в инструкции по делопроизводству).
Снятие документа с контроля осуществляет руководитель, установивший контроль, или по его поручению служба ДОУ, снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28).
Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку. Передача документов на исполнение другим сотрудникам не является основанием для снятия их с контроля или переноса сроков исполнения. Если контрольная служба устанавливает, что содержание, форма и процедура исполнения не соответствует заданию, она должна быть вправе вернуть документ на доработку без продления сроков исполнения.
Данные о ходе и результатах контроля за исполнением документов должны учитываться и периодически обобщаться, то есть анализироваться. Как правило, сведения о состоянии исполнительской дисциплины обобщаются ежемесячно и представляются в виде сводок со структурой, закрепленной в организации.
На основе результатов анализа разрабатываются и принимаются меры по ускорению исполнения документов, повышению качества исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом.
Дополнительная информация:
документооборот;
формы контроля за исполнением документов;
сроки исполнения документов;
регистрация документов;
прием и первичная обработка поступающих в организацию документов;
предварительное рассмотрение документов службой ДОУ;
информационно-справочная работа по документам организации;
обработка исполненных и отправляемых документов.
studfiles.net
Документооборот и поручения — вот два главных затыка работы любой компании. Обеспечить достойный контроль выполнения поручений сложно, но можно. То же касается и хранения документов — каждый на своем месте. Думаете, сказка? Совсем нет, и имя этой правдивой истории — ЛидерТаск.
Сначала определимся с главными вопросами организации контроля поручений:
Все ответы можно найти в программе ЛидерТаск. Благодаря разработанной системе поручений, ни одна ваша задача не пропадет из поля зрения. Занесите всех сотрудников в программу и раздавайте письменные поручения любого масштаба — вплоть до глобального проекта.
Когда вы отправите свое поручение одному из подчиненных, его аватар напротив названия задачи станет полупрозрачным — это значит, что поручение уже доставлено, но еще не прочитано. Как только сотрудник откроет задачу от вас, его аватар в программе приобретет стандартный окрас. Таким образом, высказывания наподобие “Я не видел” будут просто неуместны.
Пропустить вашу задачу у сотрудника также не выйдет — если, конечно, вы не назначите дедлайн решения задачи. Она появится в списке дел вашего подчиненного, а в навигаторе программы отобразится ваше имя с количеством порученных задач.
Если поручение не будет исполнено к сроку, то на следующий день оно появится в вашем списке дел, и вы сможете спросить у исполнителя, в чем причина задержки. Спросить вы также можете во встроенном чате, что появляется у каждой задачи после ее создания.
Таким образом, все ваши поручения будут обязательно выполнены, и ни одно из них не будет утеряно. ЛидерТаск поможет вам с организацией контроля исполнения поручений на все 100%. Подробнее о том, как узнать, прочитано ли поручение, вы можете посмотреть в видео ниже:
А что же насчет документов по поручению? Как обеспечить полный контроль исполнения документов и поручений?
Все файлы и документы по конкретной задаче хранятся внутри этой самой задачи. Это могут быть и файлы Microsoft Office, и фотоматериалы, и видеоролики и т.д.
Например, задача заключается в создании графики для нового сайта — прикрепите к поручению или проекту все нужные файлы. К ним будут иметь доступ только те сотрудники, которым вы сами позволите. Так что конфиденциальная информация никогда не попадет в руки посторонним лицам — это исключено!
Мало кто знает, но внутри ЛидерТаска вы также можете создавать свои документы — заметки с форматированием прямо внутри нужного поручения. Для этого в необходимой задаче отыщите соответствующую кнопку и в открывшемся окне создавайте документы любого содержания.
Разработчики ПО предусмотрели все самое нужное для визуальной работы с задачами — цвета, метки, подзадачи и многое другое. Например, если одно из ваших поручений носит безотлагательный характер, то создайте одноименную метку и прикрепите ее к нужной задаче. Сотрудник увидит ее в уведомлении и списке дел, и моментально начнет ее выполнение.
Легкий лайфхак от нас самих — внесите в Правила компании пункт о том, что поручения с соответствующими метками нужно выполнять в первую очередь, отложив все остальные дела на потом. И таким образом, вы сможете выстроить целую систему работы с поручениями внутри вашей организации.
Визуализируйте информацию, выделяйте все самое главное, а начните с загрузки программы для контроля поручений ЛидерТаск.
Вам будет интересно
www.leadertask.ru
Управлять компанией тяжело: нужно искать подходы, выстраивать структуру поощрений и взысканий, системы контроля за сотрудниками. Но сложнее всего — здраво оценивать работу подчиненных, опираясь на их исполнительность в задачах. Проблема контроля поручений больше проблемой не является, мы за это ручаемся!
Давайте разберемся пошагово; сразу скажу — система поручений будет работать именно так, как ВЫ этого хотите. Благодаря уникальной гибкости встроенных инструментов:
Итак, поручение создано. Что же дальше по системе контроля поручений?
Самое интересное, что ни одна задача не потеряется, если вы ее самостоятельно не удалите. Т.е. даже спустя год или 2 вы сможете найти ее среди завершенных задач.
Таким образом, организация контроля поручения — проще простого в ЛидерТаске. Ну а что же с точки зрения подчиненного?
Безусловно, большая загруженность сотрудников может повлиять на их внимание и контроль поручений руководителя. Но ЛидерТаск не позволит этому произойти: благодаря синхронизации!
Как только менеджер отправит новую задачу, это отобразится на заблокированном экране исполнителя, будь то iPhone или девайс на базе Android. Даже на часах под управлением Android Wear и Apple Watch — для ценителей оных.
Будучи даже крайне загруженными людьми, мы все равно сохраняем привычку раз в час заглядывать в экран смартфона, так что пропустить поручение точно не выйдет. Посмотрите короткое видео о том, как контролировать ваши задачи в ЛидерТаске:
Чтобы система заработала, нужно подумать об организации контроля исполнения поручений. У нас есть пара идей (из собственного опыта), как это реализовать:
На наш взгляд, перечисленных правил должно хватить на внедрение системы. Ну а про поощрения и штрафы мы уже говорили выше, этот инструмент рекомендуем использовать ну в самых крайних случаях.
Вот так просто организовать контроль за поручениями в своей компании. Руководитель будет всегда знать, на какой стадии находится его задача, а исполнитель не пропустит поручение и не потеряет ни один файл. И все — благодаря ЛидерТаску!
Вам будет интересно
www.leadertask.ru
"Управление персоналом", 2008, N 22
Персональная эффективность руководителя, эффективное использование его времени - это на 30% вопрос его личной организованности и на 70% - вопрос эффективного делегирования задач. В менеджменте вопросы делегирования разработаны достаточно серьезно - как мотивировать подчиненных на исполнение задач, как наделять их необходимыми полномочиями, как назначать реалистичные сроки исполнения и т.п.
Корпоративный тайм-менеджмент смотрит на проблему делегирования под своим углом. Как руководитель в своей личной работе справляется с огромным объемом разнородных задач и поручений, распределенных между подчиненными? Что позволяет ему не "потеряться" в этом хаосе, в нужный момент проконтролировать нужные поручения?
Если это топ-менеджер крупной корпорации - как правило, ему помогает формальная корпоративная система отслеживания задач, поручений, служебных записок, протоколов совещаний и т.д. Проблема в том, что такого рода бюрократические системы достаточно тяжеловесны, неповоротливы. При этом далеко не все задачи, поставленные руководителем, вообще целесообразно "прогонять" через эти бюрократические механизмы, стрелять из пушки по воробьям.
Руководителю нужна более простая система, охватывающая все аспекты его работы, в том числе неформальные взаимодействия с коллегами, не проходящие через бюрократические механизмы. При этом система должна быть максимально автоматизированной, "одним кликом мыши" давать ответы на вопросы: "Какие задачи связаны с этим человеком?", "С этим проектом?", "С этим периодом времени?" и т.д.
Грамотно организованная система контроля поручений позволяет разгрузить голову руководителя, избавиться от многочисленных разрозненных напоминаний на разных электронных и бумажных носителях, при этом имея полную уверенность, что каждое поручение будет выполнено в нужный срок.
Особенно эффективна система контроля поручений в связке с хорошо организованным секретариатом (заметим, что один секретарь, но снабженный правильными регламентами и системой работы, - это тоже секретариат). В такой ситуации основная нагрузка по "рутине контроля" поручений перекладывается на секретарей без потери качества контроля.
Принципы контроля поручений
Система контроля поручений строится на трех простых принципах, а именно:
1. Все поручения руководителя должны быть материализованы, внесены в единое хранилище.
2. Должны быть настроены представления системы, адекватные типичным управленческим запросам руководителя ("По людям", "По проектам", "По срокам" и т.п.).
3. Должен осуществляться регулярный мониторинг исполнения поручений в соответствии с их приоритетностью; руководитель должен получать отчеты о статусе поручений.
Идеальным техническим воплощением для такой системы является Microsoft Outlook, поскольку он содержит чрезвычайно гибкие механизмы настройки так называемых пользовательских представлений. Кроме стандартных представлений "По исполнителям", "По категориям", "По срокам", можно настроить любые другие представления задач - "По заводам", "По комитетам", "Только просроченные задачи, срок исполнения которых истек от 5 до 20 дней назад" и т.п. Один раз настроенное представление далее становится доступным "одним кликом мыши".
Иногда подобная система настраивается на базе Lotus Notes либо Excel, но ее функциональные возможности при этом, как правило, беднее.
Важно, что при наличии большого объема задач и поручений руководителю часто необходимо представлять себе модель тех или иных ситуаций, иметь представление обо всей информации, касающейся определенного аспекта задачи. А чем сложнее управляемая система, тем сложнее должна быть система управляющая, тем сложнее должна быть модель ситуации. И тем менее приспособлено для создания такой модели наше мышление, поскольку возможности нашей оперативной памяти достаточно ограничены. Outlook, таким образом, позволяет руководителю охватить гораздо большее количество задач и поручений, потратив на это гораздо меньше интеллектуальной энергии.
Как поручения попадают в систему контроля
Есть несколько способов, позволяющих комфортно для руководителя зафиксировать поручение.
1. Диктофон. Плюсы - простота использования, возможность зафиксировать поручение в любой обстановке (совещание, автомобиль, спортзал...). Естественно, следует быть осторожным с этической стороной использования диктофона, чтобы не возникло двусмысленных и опасных ситуаций.
При фиксации поручений на диктофон может пересылаться исполнителю непосредственно диктофонная запись. Но чаще само поручение дается руководителем устно (по телефону, при личной встрече), а на диктофон фиксируется лишь краткая информация, необходимая секретарю для внесения в Outlook: кому дано поручение, срок исполнения, краткое содержание поручения, его приоритетность.
2. Поручение устно озвучивается секретарю - это удобно в моменты нахождения в офисе при непосредственном контакте.
3. Пометка на полях рабочих документов в ходе переговоров. Этот способ очень удобен и лаконичен, для него в проекте настройки секретариата необходимо предусмотреть разработку соответствующего перечня пометок.
4. Пересылка e-mail с определенной пометкой "на контроль".
5. Запись руководителя в "бланке контроля поручений".
Такие бланки разрабатываются в ходе проекта настройки секретариата.
Как правило, применяются несколько способов одновременно. Главное, чтобы в регламенте контроля поручений они были адекватно отражены и существовало однозначное понимание процесса руководителем и секретарем.
Примечание. Валерий Ермаков, генеральный директор, "Мегафон-Поволжье"
Мне очень важно контролировать свое время и при этом управлять системой времени коллег, с которыми я постоянно взаимодействую (ближний круг управления). Организуя какие-то встречи, совещания или конференции, я должен заранее знать, какие планы у моих подчиненных, чтобы мы согласовывали наши совместные дела, чтобы процессы не перекрывали друг друга. И наоборот, когда мои сотрудники планируют свой день, они должны видеть мой календарь и соотноситься с тем, когда я свободен или занят. Это аксиома: если ты хочешь управлять своим временем эффективно, то можешь добиться этого только в том случае, если коллеги точно так же эффективно взаимодействуют с тобой. Теперь, когда компания использует Microsoft Exchange Server и ведение календарей в Outlook, я могу видеть, где находится и где будет находиться в течение ближайших трех месяцев мой коллега, и могу планировать встречу с ним. Соответственно, я показываю ему свой календарь на ближайшие три месяца, и он может планировать встречи со мной. Время - это такая категория, где нельзя управлять одному, все должны действовать совместно.
Для того чтобы система ТМ работала в рамках всей компании, нам нужно было в первую очередь настроить систему управления поручениями на Outlook в моем управлении делами. Что мы и сделали. Сегодня у меня есть четкая система поручений и контроля. Поручения даются мною устно, по электронной почте или на бумаге и все попадают в единый список, по которому отслеживаются сроки исполнения. Если что-то не исполняется вовремя, я получаю уведомления и на их основе секретариат запрашивает дополнительную информацию, почему случился сбой. Далее исполнитель отчитывается передо мной, и мы принимаем решение: либо переносим срок, либо предпринимаем что-то еще. Главное в том, что сегодня ни одно поручение не теряется, не забывается - потому что оно находится под контролем, а это, я считаю, очень важно.
Следующий шаг после налаживания системы контроля моих поручений - внедрение единых стандартов тайм-менеджмента в компании. Календари и задачи, хранимые на Exchange-сервере, синхронизируются с мобильными терминалами. Например, мне нужно назначить встречу. Я беру свой коммуникатор, смотрю числа, нахожу "окно" и называю время. Эта информация сразу поступает на Exchange-сервер, и мой секретарь теперь знает, что с 11 до 12 я буду занят. Если какая-то встреча назначается не мною, то секретарь планирует ее, выбирая мое свободное время, а я вижу это обновление в своем календаре и уже знаю, когда и с кем мне предстоит встретиться. Соответственно, я могу дать поручения своим подчиненным - подготовить материалы к этой встрече, чтобы я мог плодотворно пообщаться с собеседником. Таким образом, время не расходуется впустую. Все четко, все расписано, время каждого человека используется максимально эффективно. Я вижу календари всех своих подчиненных на три месяца вперед, и есть отдельная опция, показывающая, кто и когда бывает в командировках. Например, послезавтра я приеду в офис в Самаре - но уже сегодня я вижу, кто из моих подчиненных будет находиться на месте, и знаю, какие совещания я могу на этот период назначить. Не может случиться такого, что я назначу совещание и вдруг выяснится, что два-три человека в командировке. Соответственно, мой календарь тоже виден подчиненным, они знают, когда я уезжаю, когда буду в офисе, в какие временные интервалы со мной можно встретиться или связаться. И самое главное - вся информация хранится на сервере. Если раньше почта скапливалась в личных ноутбуках и могла быть случайно удалена, то теперь все лежит в одном месте, на Exchange-сервере. Это значит, что электронное письмо не потеряется - оно стало полноценным документом. Сегодня на эту новую модель планирования и управления временем перешли все топ-менеджеры.
Отслеживание поручений секретарем
Настроенной на Outlook системой контроля поручений руководитель может пользоваться лично либо, если у него есть секретарь - с помощью секретаря.
В работе с любым поручением можно выделить две составляющие: собственно управление (замотивировать, наделить полномочиями и т.п.) и "рутину контроля". Рутина контроля - это все действия из серии "дозвониться до исполнителя, выяснить статус процесса, если есть отклонения - установить их причину, напомнить о плановых сроках исполнения" и т.п. Проще говоря, в России мало поставить задачу и в заданный срок ожидать ее исполнения. Нужно совершить достаточно большое количество телодвижений, чтобы задача была выполнена.
Именно эти телодвижения, эта рутина контроля, идеально делегируются секретарю благодаря настроенной системе контроля поручений. Раз в день и раз в неделю секретарь открывает в Outlook соответствующие представления "Ежедневный контроль" и "Еженедельный контроль", которые автоматически обновляются, когда приближаются сроки исполнения новых задач. В соответствии с регламентом контроля поручений секретарь связывается с исполнителями, уточняет текущее состояние дел и вносит соответствующие пометки в систему. Руководителю представляется устный или письменный (автоматически формирующийся из Outlook) отчет. При необходимости руководитель отмечает те задачи, по которым необходим его контакт с исполнителем, и секретарь соединяет их в удобное для руководителя время.
Важно обратить внимание, что в системе контроля поручений секретарь не является передаточным звеном, фильтром между руководителем и исполнителем (это распространенная ошибка). Секретарь находится, так сказать, "рядом", а не "между" и позволяет руководителю не тратить силы на рутину контроля, сосредоточившись исключительно на содержательной стороне вопроса.
При этом удобство системы состоит еще в том, что с ней благодаря грамотно сделанным настройкам Outlook и четко прописанным регламентам может работать самый обычный секретарь уровня receptionist. Контроль поручений не требует дорогостоящего и сложного в поиске референта. Хотя если у руководителя есть именно референт (персональный ассистент), а не просто секретарь, то эффективность использования системы будет еще выше.
Примечание. Корпоративный опыт
В компании "РУСАЛ" (в настоящее время - "Российский алюминий") в аппаратах ряда высших руководителей были настроены системы контроля поручений на базе Outlook. Прежде, когда у руководителей возникали вопросы типа: "Что у нас по Саяно-горскому комбинату?", "Что у нас на август?", "Что у нас по кадровому комитету?", секретарям и референтам приходилось производить обширный информационный поиск по электронным сообщениям, протоколам совещаний, пометкам в Outlook и т.п. После настройки системы все поручения стали в едином формате попадать в единые базы Outlook. За счет того, что названия поручений и присваиваемые им категории были стандартизированы, появилась возможность производить выбор по темам. Ответы на вопросы руководителей теперь формируются автоматически. При этом некоторые вещи даже не требуют запроса руководителей: помощники знают, что, приглашая руководителя на кадровый комитет, в соответствии с регламентом контроля поручений они должны распечатать соответствующее представление из Outlook. В ходе комитета руководитель полностью владеет ситуацией, делает на распечатке свои пометки и затем отдает их секретарям для внесения изменений в систему. При этом полностью уйти от бумажных носителей невозможно, поэтому система интегрируется с ними.
Если после переговоров руководитель просит сохранить какой-либо документ со своими пометками (которые несут много эмоционально значимой информации), его помещают в хранилище. Это отмечается в соответствующей задаче Outlook. На следующие переговоры с тем же человеком (или по тому же проекту) на стол руководителю ляжет не только распечатка задач по данному проекту из Outlook, но и лист бумаги с его пометками с прошлых переговоров.
Секретариат руководителя высшего звена
Кроме помощи в контроле поручений, секретарь (или секретариат) руководителя может дать достаточно много для повышения комфортности, удобства и эффективности работы топ-менеджера. В стандартном варианте проекта "Настройка секретариата", осуществляемом компанией "Организация Времени", осуществляются следующие блоки работ: "Настройка бюджетирования и планирования времени руководителя", "Настройка режима прерываний и информационных сигналов", "Настройка работы с "бытовыми" функциями".
На базе Outlook разрабатываются эффективные представления для планирования и бюджетирования времени руководителя, позволяющие проводить количественный анализ. Руководитель высшего звена, как правило, "не принадлежит себе", на его время претендует большое количество людей. Такая система позволяет вернуть управление бюджетом времени в руки руководителя, распределять это время более эффективно. В том числе находить время на работы "важного, но не срочного" характера - чтение различных аналитических документов, разработку стратегически важных долгосрочных вопросов и т.п.
Режим прерываний и информационных сигналов - это проработка всего круга вопросов: "С кем, как и когда соединять или не соединять при входящем телефонном звонке?", "Какие документы заносить на подпись немедленно, какие - в определенное время?", "Какие ключевые слова может сказать руководитель секретарям, чтобы его отгородили от всего внешнего мира или его части?" и т.д.
Наконец, "бытовые" функции - это все, что касается питания, водителей, бронирования авиабилетов и т.п. Обычно представления о привычках и предпочтениях руководителя существуют в головах секретарей, и счастье, если секретарь толков, вменяем и не уходит в декретный отпуск. При настройке секретариата это знание перемещается в соответствующие регламенты, а также - в регулярные задачи Outlook. Если в пятницу утром на столе руководителя должна лежать газета "Ведомости - Пятница" отдельно от самой газеты "Ведомости", то это знание не должно быть в головах секретарей. Оно помещается в соответствующую еженедельную задачу Outlook. Таким образом, удобство работы руководителя становится не вопросом сознательности или толковости людей, оно становится вопросом работы правильно настроенной системы.
Все регламенты, разрабатываемые в проекте "Настройка секретариата", объединяются в корпоративную "Книгу секретариата". Она содержит лучший опыт и все ключевые регламенты, помогающие передать нужные знания новым сотрудникам.
Г.Архангельский
К. э. н.,
генеральный директор
компании "Организация Времени",
руководитель проектов внедрения
тайм-менеджмента в компаниях
РУСАЛ, РАО "ЕЭС", "Северсталь",
Pricewaterhouse Coopers и др.
Подписано в печать
11.11.2008
hr-portal.ru
Системы для управления поручениями на предприятиями. Организация контроля исполнения заданий и поручений руководителя.
2013. Компания А2Б выпустила новую версию модуля Поручения
В онлайн-системе управления бизнесом А2Б полностью обновлен модуль "Поручения". Кроме нового интерфейса, был добавлен новый функционал. Теперь работать с поручениями стало удобнее: вся информация на одном экране. В новой версии добавлена роль наблюдателя, отображается динамика по исполнению поручения, добавлен быстрый поиск. Теперь авторы и исполнители поручений смогут эффективнее работать с задачами: обсуждать, прикладывать файлы, отчитываться и согласовывать одним кликом. Вся история работы с поручением фиксируется в журнале. Все шаги по делегированию задачи в целом или ее части также будут отображаться в карточке поручения. Кроме этого, поручение можно выдавать из проекта или документа. Основание поручения также отображается в его карточке.
2011. КОРУС Ревизор - система контроля поручений на базе Alfresco
КОРУС Консалтинг разработал решение КОРУС Ревизор на базе open-source платформы управления контентом Alfresco ECM. Система разработана, в первую очередь, для территориально-распределенных компаний с большим количеством подразделений и филиалов. С помощью Ревизора руководство предприятия сможет мгновенно доносить до руководителей подразделений задачи, проекты, распоряжения, а также в режиме реального времени контролировать их выполнение. Система также помогает наглядно представить организационную структуру компании. В ближайшей перспективе компания планирует представить на рынке систему документооборота на основе Alfresco, которая будет доступна в нескольких вариантах: как платформа для индивидуального внедрения, как сервис по модели SaaS и как «коробочная» поставка типового приложения для сектора SMB.
2011. SAP интегрировал StreamWork с Google Docs
SaaS сервис для коллективного принятия решений SAP StreamWork предполагает активное использование документов в процессе совместной работы. Поэтому интеграция с различными хранилищами документов - для него очень важна. Ранее SteamWork уже интегрировали с Box.net и сервисом заметок Evernote. Теперь, по многочисленным пожеланиям трудящихся, добавили возможность открывать и редактировать документы из Google Docs. Обновление документов будет происходить в обе стороны. При внесения изменений в Google Docs документы будут обновляться в SAP StreamWork и наоборот. Кроме того, разработчики SAP StreamWork реализовали возможность быстро находить экспертов и связываться с сотрудниками внутри компании – новая кнопка People в верхней части окна SAP. StreamWork помогает искать людей в сети и связываться с теми, кто может поделиться идеями и информацией либо другим способом повысить ценность проекта или процесса принятия решений.
2010. iDecide - iPad клиент для Directum
Компания Намип представила решение iDecide, которое предоставляет мобильный доступ к ECM системе Directum с планешта iPad. iDecide состоит из серверной части, интегрируемой с Directum и приложения для iPad. Приложение предназначено для руководителей (именно они чаще всего являются счастливыми обладателями iPad) и нацелено на поддержку быстрого принятия управленческих решений. Кстати, каждому покупателю iDecide, планшет iPad дарится бесплатно. iDecide предоставляет эргономичный интерфейс и позволяет легко находить и редактировать документы, помечать маркером важные фрагменты, добавлять голосовые комментарии к любой части документа. Решение также включает в себя модули документооборота и управления поручениями. iPad приложение iDecide может работать в офлайн режиме (без подключения к сети, с последующей синхронизацией).
2009. Вышал новая версия 1С-Битрикс: Корпоративный портал 8.0
Основные обновления портала – это новые инструменты коллективной работы, групповое планирование рабочего времени, встреч и собраний, индикатор присутствия в офисе, двусторонняя интеграция с Microsoft Office Outlook (синхронизация календаря, контактов и задач), встроенный сервер обмена мгновенными сообщениями (XMPP/JABBER-сервер), персональный «рабочий стол» и ряд дополнительных инструментов. Важным нововведением является функционал постановки и контроля исполнения задач/поручений, являющийся ключевым для коллективной работы. Двунаправленная интеграция с задачами и поручениями в MS Office Outlook делает работу сотрудников привычной и эффективной. Менеджер может ставить задачу сотрудникам непосредственно из MS Office Outlook. Задачи и процесс их исполнения из MS Office Outlook немедленно отображаются на корпоративном портале.
www.livemanagement.ru
Россия управляется непосредственно Господом Богом. Иначе невозможно представить, как это государство до сих пор существует.
Бурхард-Христоф Миних
Если вы работали в российских министерствах, ведомствах или управляющих компаниях крупных федеральных холдингов, то скорее всего встречали систему управления по поручениям. Данная система предельно проста и легка в использовании, ее можно сравнить с автоматом Калашникова, который прост и одновременно эффективен. И именно за данный подход систему управления по поручениям любят и применяют в России множество управленцев.
Для тех, кто не в курсе, как работает система управления, по поручениям, описываю. Все поступающие в компанию документы, задачи, информация, а также проблемы с «нижних этажей» организации анализируются высшим руководством. После этого принимаются те или иные решения, которые оформляются в виде поручений, регистрируются и контролируются по срокам исполнения. Может быть вариант, когда поручения формируются на совещании, и тогда в протоколе указывается перечень поставленных поручений, которые регистрируются, доводятся до исполнителей и ставятся на контроль.
Если для выполнения поставленного поручения необходимо участие представителей нескольких подразделений, то поручение назначается им всем. При этом один из руководителей назначается ответственным за исполнение данного поручения, и именно он должен представить результаты совместной работы.
Незаменимым атрибутом поручения является срок его исполнения, и именно при наступлении данного срока требуется предъявить руководителю результаты его выполнения. На практике поручение не исполняется руководителями его получившими, а передается вниз по управленческой иерархии: «расписывается» на исполнение тем сотрудникам, которые и будут выполнять предусмотренные поручением задачи. Через некоторое время в результате такой «росписи» все, кто должен участвовать в исполнении поручения, получают от своих руководителей задачи и срок их исполнения.
Правда есть нюанс, связанный с тем, что поскольку при такой «росписи» поручений участвуют ключевые руководители компании, затраченное на «роспись» время может быть значительным. В крупных организациях оно может достигать нескольких дней, что уменьшает срок, оставшийся для исполнения самого поручения. При этом руководители, назначая задачу своему подчиненному, уменьшают срок исполнения. Ведь нужно еще проверить полученный результат самому, дать замечания, а также оставить время на переработку результата исполнителем.
В результате, при высокой иерархической структуре, когда поручение попадает к исполнителю, срок его исполнения оказывается в лучшем случае – «завтра», а чаще всего «вчера». И поэтому исполнитель старается выполнить поручение максимально быстро, часто по формальным признакам, чтобы перекинуть его обратно руководителю.
Намного сложнее исполнять поручение, если в качестве соисполнителей поставлены сотрудники других подразделений. Тогда придется работать вместе с ними, а затем согласовывать результаты со всеми заинтересованными лицами. Такое масштабное согласование с учетом интересов различных подразделений может занять достаточно длительный промежуток времени и потребовать проведения множества совещаний. И после того, как все соисполнители придут к единому мнению, результат будет продемонстрирован руководителю компании, который выдал поручение. Если руководителю не понравится результат, цикл повторится, правда, уже с большей скоростью, ведь исполнители уже назначены.
Система управления по поручениям имеет свои преимущества: в первую очередь это простота и понятность для руководителей и исполнителей, прозрачность ответственности за исполнение, простота регулярного контроля сроков исполнения поручений. При этом, если вспомнить прошлое, то для управления по поручениям хватало бумажных документов для формализации поручений, ручки для их «росписи» и журналов регистрации, где фиксировались поручение, срок исполнения и ответственный.
Система контроля исполнения поручений, позволяет легко найти крайнего за срыв сроков или некачественное исполнение. Ведь все поручения зафиксированы, и можно определить, на какой стадии находится исполнение каждого из них. Затем можно позвонить ответственному или исполнителю и ускорить выполнение поставленного поручения.
В тоже время из-за своей простоты управление по поручениям имеет некоторые недостатки, которые необходимо нивелировать при использовании данной системы на практике.
На практике часто встречается недостаточно подробное описание поставленного поручения, что вскрывается только при поступлении поручения к исполнителю на нижнем уровне иерархии, так как руководители на вышестоящих уровнях управления, часто лишь маршрутизируют задачу, без уточнения ее деталей. При этом из-за иерархических барьеров в больших компаниях, уточнить у инициатора поручения, что конкретно нужно сделать по задаче, уже невозможно. Ведь задать вопрос «наверх» через столько уровней управленческой иерархии исполнителю просто нереально.
Пример из практики. В одной крупнейшей российской компании состоялось совещание, в результате которого было рождено множество поручений, распределенных по профильным функциональным подразделениями. Одно из подразделений, получив поручение, не смогло понять из написанного текста, что же все-таки нужно делать, и набравшись организационной смелости, попросило уточнить это у руководителя управленческой иерархии. Ответ заслуживает публикации: «У нас времени не хватает писать поручения, не то что их уточнять. Вы профессионалы! Должны сделать в срок, что сказано!».
Пример из практики. Как-то раз руководителю IT-подразделения одной крупной государственной компании поручили купить географическую карту России для размещения на стене в кабинете генерального директора. При этом на вопрос, какая конкретно карта нужна, руководитель, принесший поручение с верхнего этажа власти, ответить не смог, а беспокоить генерального директора «глупыми» вопросами не позволил. В результате руководитель IT-подразделения, исполняя поручения, принес две карты: одну бумажную, вторую на экране огромного планшета. Однако он не угадал ни в том, ни в другом случае. Оказывается генеральный директор хотел объемную карту из пластика, на которой был бы виден российский рельеф в разных регионах.
Рекомендация 1. При постановке поручения ключевым фактором успеха является детализация задачи для того, чтобы исполнитель смог четко понять, что ему необходимо сделать. Для этого можно использовать разные техники и вопросы, например: «Кто? Когда? В каком формате? Что должен сделать? С кем согласовать? Кому представить?».
Длительные сроки «росписи» поручений от руководителей до исполнителей, сложность сбора мнений соисполнителей и конфликтность процедуры согласования результатов приводит к тому, что на исполнение тратится в разы меньше времени, чем на маршрутизацию и согласование. В результате большинство поручений исполняется формально. И основная задача исполнителя — закрыть поручение по формальному признаку или на крайний случай сдвинуть его срок, так как для получения качественного результата исполнителю не хватает ни сроков, ни ресурсов, ни полномочий.
Пример из практики. В одной крупной российской организации для маршрутизации одного из документов «сверху-вниз», уходило от пяти до семи дней. На обратный путь от исполнителя к руководителю через всю иерархию — еще пять-семь дней. При этом в результате всех этих действий документ приобретал лишь пару вписанных фамилий и печать, которые вносились исполнителем за час на самом нижнем этаже иерархии. Руководители лишь писали: «К исполнению», — поскольку в самом документе менять было нечего, форма его была закреплена нормативным актом. В результате более десяти дней документ гулял по управленческой иерархии, а отрабатывался всего за час, причем самым низкооплачиваемым исполнителем.
Рекомендация 2. При назначении поручений наиболее эффективно его назначать через управленческие слои, как можно ближе к исполнителю. Однако для этого необходимо, чтобы канцелярия или руководитель, маршрутизирующие поручение, точно знали, в каком из подразделений компании находится специалист по тому или иному вопросу, и при назначении уведомляли его руководителя о задаче.
Руководители, «расписывая» поручения часто добавляют в качестве соисполнителей нескольких руководителей подчиненных подразделений. Те, в свою очередь, еще добавляют несколько своих подчиненных. И в результате к исполнению поручения привлекается множество сотрудников, без которых можно было-бы вполне обойтись. Из-за большого количества участников возрастают трудозатраты, а главное — возникает множество противоположных позиций, которые необходимо сводить при исполнении поручения. Все это не только затягивает получение результата, но и в разы увеличивает затраты на его получение.
Пример из практики. В одной крупной российской компании количество участников при исполнении различных поручений часто превышало пятьдесят, что приводило к множеству совещаний, и огромному количеству документов и мнений. В результате даже простейшее поручение, такое как ответ потенциальному контрагенту на рекламное письмо, занимало в этой компании минимум две-три недели. При этом, сам ответ, как правило, заключался в дежурной фразе: «Большое спасибо за приглашение. Если мы будем проводить тендер по данной тематике, будем рады участию вашей компании».
Рекомендация 3. При назначении исполнителей нужно стараться придерживаться принципа «необходимости и достаточности», чтобы не добавлять лишних сотрудников к исполнению поручения.
Руководители часто используют систему управления поручениями не только для контроля исполнения ключевых задач, но и для регулярной деятельности, фактически забирая инициативу с уровня менеджмента и исполнителей, тем самым концентрируя принятие всех управленческих решений на верхнем уровне. Такой подход приводит к тому, что сотрудники организации перестают работать самостоятельно и начинают работать только при поступлении поручения. В данном случае, вся власть концентрируется на верхних уровнях управления, и все решения принимаются только там. Теперь сотрудники работают, только когда поручение есть. А когда его нет, они занимают выжидательную позицию, сосредотачиваясь на любимом хобби или просто ничего не делают.
Пример из практики. В одной российской компании количество поручений перевалило за тысячу, при этом любая активность оформлялась в виде поручения и контролировалась. На нижнем уровне сотрудники старались исполнить поручение по формальным признакам максимально быстро. Ведь над ними несколько уровней иерархии, и результат там будет не раз переделан. Затем они переходили к своим «любимым занятиям»: кто-то учил английский, а кто-то просто играл в Lines на компьютере, в ожидании конца рабочего дня.
Рекомендация 4. Систему управления по поручениям необходимо использовать только для критически важных задач, требующих участия топ-менеджеров и жесткого контроля сроков. Тогда как основной поток задач лучше пускать по регулярному бизнес-процессу, контролируя исполнителей и руководителей по операционной отчетности или через финансовые показатели.
В случае, если при исполнении поручения необходима совместная работа представителей двух функциональных подразделений, то нередко случается, что ответственный не может добиться должного результата от своего соисполнителя, поскольку соисполнитель не заинтересован в том, чтобы помочь «соседу». В этом случае возможно воздействовать через верхние уровни управления, жалуясь, общему для вас с «соседом» руководителю. Однако в данном случае высший руководитель скорее всего будет недоволен, что вы эскалировали задачу на него. Да и тот «сосед», кого вы «принудили к сотрудничеству» не забудет вам отдать долг впоследствии, как только представится возможность. Можно решить данную задачу на неформальном уровне по принципу помогай другим, и они помогут тебе. Однако с приходом нового руководителя все неформальные связи рушатся, и приходится выстраивать неформальные отношения заново.
Пример из практики. В одной из компаний подразделения не сотрудничали друг с другом при выполнении поручений. В результате исполнялись только те поручения, в которых участвовало одно подразделение. А как только в исполнении поручения участвовали несколько подразделений, то срывались сроки исполнения поручений, либо наказывался ответственный и поручение перекладывалось на другого. При этом горизонтальные связи нарушались из-за постоянной ротации руководителей.
Рекомендация 5. Для исполнения кросс-функциональных поручений необходимо разрешить формальный способ постановки подзадач «соседним» подразделениям на основании полученного поручения. И в случае срыва сроков исполнения подзадач необходимо наказывать руководителя «соседнего» подразделения, которое являлось соисполнителем поручения. Второй вариант, который можно использовать для масштабных поручений, это формирование проектной группы со всеми артефактами проектного управления и назначением руководителя проекта, обладающего соответствующими полномочиями и регулярно контролирующего сроки и результаты этапов проекта.
Простота системы управления по поручениям и менталитет российского менеджмента позволили данной системе распространиться среди российских организаций. Однако на практике присущие данной системе недостатки часто превышают достоинства.
Поэтому организациям необходимо в регулярном режиме совершенствовать данную систему, повышая ее эффективность. Ведь оптимальной систему управления по поручениям делают руководители или их секретариат, которые должны понимать, как быстрее исполнить то или иное поручение без их массовой рассылки по всей структуре множеству исполнителей. Они должны правильно маршрутизировать поручения по исполнителям, не допускать формального исполнения, обеспечивать горизонтальное взаимодействие между исполнителями, а также контролировать в системе только критически важные поручения, не регистрируя в ней все задачи подряд.
www.e-xecutive.ru
