Технические документы
Еще одним средством товарной информации являются технические документы . Они содержат различную информацию о товарах. Подразделяются на следующие группы: товарно-сопроводительные, эксплуатационные.
Товаросопроводительные документы (ТСД) – документы, содержащие необходимую и достаточную информацию для идентификации товарных партий на всем пути их товародвижения. ТСД предназначены для изготовителей и продавцов, поэтому относятся к коммерческой информации. ТСД в зависимости от характеристик товара подразделяются на виды: количественные, качественные, расчетные и комплексные.
Количественные ТСД – технические документы, предназначенные для передачи и хранения информации о количественных характеристиках товаров: отвесы, заборные листы, упаковочные листы, спецификации, акты об установленном расхождении в количестве товаров, коммерческие акты, акты отбора проб. Кроме размерных характеристик, в них обязательно содержатся сведения идентифицирующие товар, к которому эти характеристики относятся.
Акты об установленном расхождении в количестве товаров составляют в тех случаях, когда фактическое количество товаров при приемке не совпадает с количеством, указанным в документах. Наиболее часто такие акты составляют для товарных партий импортных товаров. Составляют их в присутствии материально-ответственного лица предприятия-получателя, представителя иностранного поставщика, а при его отсутствии и согласии – эксперта Торгово-промышленной палаты или компетентного представителя незаинтересованной организации.
Коммерческий акт составляют при обнаружении количественных расхождений между фактическими и документальными данными при приемке товарных партий от органов ж/д транспорта, представитель которых обязательно должен присутствовать. Указанные документы предназначены для передачи поставщику сведений о количественных потерях при транспортировании, обнаруженных при приемке.
Качественные ТСД – документы, предназначенные для хранения и передачи информации и качестве товаров, их значениях, градациях качества, а также наименованиях товаров, их изготовителях, датах выработки и др.
Они подразделяются на необязательные и обязательные (сертификаты соответствия, качественные удостоверения, гигиенический, фитосанитарный сертификаты и др).
Качественные удостоверения предназначены для информации о градациях качества и идентифицирующих партию данных. Перечень сведений, которые должны содержаться в них, устанавливается в стандартах. Эти сведения включают: номер и дату выдачи документа, регистрационный и учетный номера сертификата, срок его действия, номер партии для упакованной продукции, наименование и адрес отправителя, получателя, наименование продукции и сорта, номер партии, результаты определения качества по действующим стандартам, количество упаковочных единиц, номер и вид транспортного средства, обозначения действующего стандарта.
Заявления-декларации – документы, подтверждающие под персональную ответственность изготовителя соответствие установленным требованиям. Может быть составлено для товаров, не вошедших в номенклатуру продукции, подлежащей обязательной сертификации. Этот документ служит основанием для выдачи сертификатов соответствия по форме с использованием заявлений-деклараций. Тогда на его основании выдается сертификат, с которым товар поступает в торговлю.
Акты списания – предназначены для передачи, хранения и учета информации о недоброкачественной продукции. Кроме работников торговли в их составлении должны принимать участие представители органов санитарно-эпидемиологического надзора. Они являются основанием для вывоза опасных товаров на свалку и их уничтожения, а также для списания отходов как актируемых качественных потерь.
Расчетные ТСД – документы, предназначенные для документального оформления соглашения о ценах, оплате транспортных расходов, совместном (или одностороннем) покрытии расходов, в том числе транспортных, других издержек, если в составленном договоре купли-продажи (или поставки) эти сведения были не предусмотрены.
К расчетным ТСД относятся протокол согласования цен, счет-фактура, счет или иные документы о ценах.
Основным назначениям счетов является информация о цене и стоимости товара для его оплаты. Сведения о количестве товаров, упаковке также присутствуют, но они не являются основными.
Счет-фактура составляется поставщиком для документального сопровождения партий товара, следующих без оформления накладной. Он является основанием для оплаты поступившего товара по безналичному расчету с оформлением платежного поручения. Счет-фактура является обязательным документом.
Счет содержит аналогичные данные, но в нем могут быть и дополнительные сведения об оказываемых услугах.
Комплексные ТСД – это документы, предназначенные для передачи, хранения информации о количественных, качественных и стоимостных характеристиках товарных партий, а также для количественного учета их в процессе товародвижения. К ним относят накладные: приходно-расходные, товарно-транспортные, железнодорожные.
ТСД такого типа являются наиболее распространенным документом при передаче товаров от изготовителя продавцу, от одного посредника другому или органам транспорта.
В приходно-расходной накладной содержится следующая основная информация: наименование и другие идентифицирующие признаки товара (сорт, артикул и т.д.), его количество (в единицах), а также цена, общая сумма (с учетом НДС и спецналога) отпуска товара. Накладную подписывают МОЛ, сдавшие и принявшие товар, и заверяют круглыми печатями поставщика и получателя.
Товарно-транспортная накладная – первичный приходный документ, заполняемый поставщиком и предназначенный для информации получателя о комплексе характеристик товара. ТТН имеет два раздела: товарный и транспортный.
В товарном разделе содержатся сведения, позволяющие идентифицировать товар (наименование, адрес и банковские реквизиты поставщика и плательщика, сведения о товаре и таре, кроме того, могут быть указаны суммы НДС и должны быть подписи ответственных лиц, разрешивших отпуск товара, отпустивших и принявших его.).
Транспортный раздел (сведения о грузе) заполняется в ходе доставки товара и содержит информацию о дате отправки, номере автомобиля и путевого листа, наименовании и адресе заказчика, грузоотправителя и грузополучателя, пункте погрузки и разгрузки, грузе, а также документах, следующих с грузом, виде упаковки, количестве мест.
Железнодорожная накладная оформляется при отправке груза ж/д транспортом. По назначению и содержанию она аналогична ТТН, но имеет незначительные отличия (например, данные о номере вагона). Транспортный раздел заполняется при перевозке и осуществлении погрузочно-разгрузочных работ.
К эксплуатационным документам относят: руководство по эксплуатации, паспорт, этикетки.
Эксплуатационные документы (ЭД) – документы, предназначенные для передачи и хранения информации о правилах эксплуатации сложнотехнических товаров.
Они рассчитаны на использование и обслуживание этих товаров, лицами, не прошедшими специальной подготовки.
В отличие от ТСД, предназначенных в основном для продавцов, ЭД выступают как носители потребительской информации, хотя ее могут использовать и продавцы.
Паспорт — эксплуатационный документ, удостоверяющий гарантированные изготовителем основные параметры и характеристики изделия.
Разделы ПС: общие указания, технические данные, комплект поставки, свидетельство о приемке, гарантийные обязательства, цена.
В нем указывают основные сведения о товаре, указывают фирму изготовителя, комплектность, инструкцию по сборке товара, меры предосторожности прочую информацию.
Руководство по эксплуатации — эксплуатационный документ, предназначенный для обеспечения потребителя всеми сведениями, необходимыми для правильного использования и обслуживания изделия.
РЭ содержит описание конструкции изделия, принципы действия, сведения, необходимые для правильной эксплуатации (использования, хранения) и технического обслуживания, а также основные параметры и характеристики, гарантированные предприятием-изготовителем. Описание работ и операций, проводимых при эксплуатации изделий, указывает в технологической последовательности порядок их выполнения. РЭ содержит следующие разделы: общие указания, технические данные, комплект поставки, требования по технике безопасности, устройство изделия, подготовка к работе, порядок работы, техническое обслуживание, правила хранения, возможные неисправности и методы их устранения, свидетельства о приемке, гарантийные обязательства, цена, приложения
www.ronl.ru
Технические документы
Еще одним средством товарной информации являются технические документы . Они содержат различную информацию о товарах. Подразделяются на следующие группы: товарно-сопроводительные, эксплуатационные.
Товаросопроводительные документы (ТСД) – документы, содержащие необходимую и достаточную информацию для идентификации товарных партий на всем пути их товародвижения. ТСД предназначены для изготовителей и продавцов, поэтому относятся к коммерческой информации. ТСД в зависимости от характеристик товара подразделяются на виды: количественные, качественные, расчетные и комплексные.
Количественные ТСД – технические документы, предназначенные для передачи и хранения информации о количественных характеристиках товаров: отвесы, заборные листы, упаковочные листы, спецификации, акты об установленном расхождении в количестве товаров, коммерческие акты, акты отбора проб. Кроме размерных характеристик, в них обязательно содержатся сведения идентифицирующие товар, к которому эти характеристики относятся.
Акты об установленном расхождении в количестве товаров составляют в тех случаях, когда фактическое количество товаров при приемке не совпадает с количеством, указанным в документах. Наиболее часто такие акты составляют для товарных партий импортных товаров. Составляют их в присутствии материально-ответственного лица предприятия-получателя, представителя иностранного поставщика, а при его отсутствии и согласии – эксперта Торгово-промышленной палаты или компетентного представителя незаинтересованной организации.
Коммерческий акт составляют при обнаружении количественных расхождений между фактическими и документальными данными при приемке товарных партий от органов ж/д транспорта, представитель которых обязательно должен присутствовать. Указанные документы предназначены для передачи поставщику сведений о количественных потерях при транспортировании, обнаруженных при приемке.
Качественные ТСД – документы, предназначенные для хранения и передачи информации и качестве товаров, их значениях, градациях качества, а также наименованиях товаров, их изготовителях, датах выработки и др.
Они подразделяются на необязательные и обязательные (сертификаты соответствия, качественные удостоверения, гигиенический, фитосанитарный сертификаты и др).
Качественные удостоверения предназначены для информации о градациях качества и идентифицирующих партию данных. Перечень сведений, которые должны содержаться в них, устанавливается в стандартах. Эти сведения включают: номер и дату выдачи документа, регистрационный и учетный номера сертификата, срок его действия, номер партии для упакованной продукции, наименование и адрес отправителя, получателя, наименование продукции и сорта, номер партии, результаты определения качества по действующим стандартам, количество упаковочных единиц, номер и вид транспортного средства, обозначения действующего стандарта.
Заявления-декларации – документы, подтверждающие под персональную ответственность изготовителя соответствие установленным требованиям. Может быть составлено для товаров, не вошедших в номенклатуру продукции, подлежащей обязательной сертификации. Этот документ служит основанием для выдачи сертификатов соответствия по форме с использованием заявлений-деклараций. Тогда на его основании выдается сертификат, с которым товар поступает в торговлю.
Акты списания – предназначены для передачи, хранения и учета информации о недоброкачественной продукции. Кроме работников торговли в их составлении должны принимать участие представители органов санитарно-эпидемиологического надзора. Они являются основанием для вывоза опасных товаров на свалку и их уничтожения, а также для списания отходов как актируемых качественных потерь.
Расчетные ТСД – документы, предназначенные для документального оформления соглашения о ценах, оплате транспортных расходов, совместном (или одностороннем) покрытии расходов, в том числе транспортных, других издержек, если в составленном договоре купли-продажи (или поставки) эти сведения были не предусмотрены.
К расчетным ТСД относятся протокол согласования цен, счет-фактура, счет или иные документы о ценах.
Основным назначениям счетов является информация о цене и стоимости товара для его оплаты. Сведения о количестве товаров, упаковке также присутствуют, но они не являются основными.
Счет-фактура составляется поставщиком для документального сопровождения партий товара, следующих без оформления накладной. Он является основанием для оплаты поступившего товара по безналичному расчету с оформлением платежного поручения. Счет-фактура является обязательным документом.
Счет содержит аналогичные данные, но в нем могут быть и дополнительные сведения об оказываемых услугах.
Комплексные ТСД – это документы, предназначенные для передачи, хранения информации о количественных, качественных и стоимостных характеристиках товарных партий, а также для количественного учета их в процессе товародвижения. К ним относят накладные: приходно-расходные, товарно-транспортные, железнодорожные.
ТСД такого типа являются наиболее распространенным документом при передаче товаров от изготовителя продавцу, от одного посредника другому или органам транспорта.
В приходно-расходной накладной содержится следующая основная информация: наименование и другие идентифицирующие признаки товара (сорт, артикул и т.д.), его количество (в единицах), а также цена, общая сумма (с учетом НДС и спецналога) отпуска товара. Накладную подписывают МОЛ, сдавшие и принявшие товар, и заверяют круглыми печатями поставщика и получателя.
Товарно-транспортная накладная – первичный приходный документ, заполняемый поставщиком и предназначенный для информации получателя о комплексе характеристик товара. ТТН имеет два раздела: товарный и транспортный.
В товарном разделе содержатся сведения, позволяющие идентифицировать товар (наименование, адрес и банковские реквизиты поставщика и плательщика, сведения о товаре и таре, кроме того, могут быть указаны суммы НДС и должны быть подписи ответственных лиц, разрешивших отпуск товара, отпустивших и принявших его.).
Транспортный раздел (сведения о грузе) заполняется в ходе доставки товара и содержит информацию о дате отправки, номере автомобиля и путевого листа, наименовании и адресе заказчика, грузоотправителя и грузополучателя, пункте погрузки и разгрузки, грузе, а также документах, следующих с грузом, виде упаковки, количестве мест.
Железнодорожная накладная оформляется при отправке груза ж/д транспортом. По назначению и содержанию она аналогична ТТН, но имеет незначительные отличия (например, данные о номере вагона). Транспортный раздел заполняется при перевозке и осуществлении погрузочно-разгрузочных работ.
К эксплуатационным документам относят: руководство по эксплуатации, паспорт, этикетки.
Эксплуатационные документы (ЭД) – документы, предназначенные для передачи и хранения информации о правилах эксплуатации сложнотехнических товаров.
Они рассчитаны на использование и обслуживание этих товаров, лицами, не прошедшими специальной подготовки.
В отличие от ТСД, предназначенных в основном для продавцов, ЭД выступают как носители потребительской информации, хотя ее могут использовать и продавцы.
Паспорт — эксплуатационный документ, удостоверяющий гарантированные изготовителем основные параметры и характеристики изделия.
Разделы ПС: общие указания, технические данные, комплект поставки, свидетельство о приемке, гарантийные обязательства, цена.
В нем указывают основные сведения о товаре, указывают фирму изготовителя, комплектность, инструкцию по сборке товара, меры предосторожности прочую информацию.
Руководство по эксплуатации — эксплуатационный документ, предназначенный для обеспечения потребителя всеми сведениями, необходимыми для правильного использования и обслуживания изделия.
РЭ содержит описание конструкции изделия, принципы действия, сведения, необходимые для правильной эксплуатации (использования, хранения) и технического обслуживания, а также основные параметры и характеристики, гарантированные предприятием-изготовителем. Описание работ и операций, проводимых при эксплуатации изделий, указывает в технологической последовательности порядок их выполнения. РЭ содержит следующие разделы: общие указания, технические данные, комплект поставки, требования по технике безопасности, устройство изделия, подготовка к работе, порядок работы, техническое обслуживание, правила хранения, возможные неисправности и методы их устранения, свидетельства о приемке, гарантийные обязательства, цена, приложения
www.ronl.ru
Когда формируется концепция грузоперевозки между регионами или из страны в страну, необходимо оформление ряда документов, без которых это действие осуществить невозможно. В них вносятся сведения о характере и количественном составляющем грузов, а также информация о грузоотправителе и грузополучателе. Все сведения в целом называются товаросопроводительными документами.
Данные документы имеют несколько групп:
Содержание статьи
Транспортная накладная — главный документ для законной перевозки товара на любом транспортном средстве. В зависимости от того, какое средство передвижения использовано, меняется вид и форма данного документа. Отдельно оформляются транспортные накладные для возможности перевозки груза на самолете, на поезде или по морскому пути. Чаще всего оформляются накладные для перевозки грузов автотранспортом. Она заполняется на бланке Приложения № 4 к «Правилам перевозок грузов автомобильным транспортом». Оригинал данного документа заполняется минимум в 3 экземплярах. Точное количество и форму нужно узнавать у работников уполномоченной организации.
Все 3 экземпляра остаются тому, кто заполняет заявление. Первый остается отправителю, второй получателю, а третий обязательно должен присутствовать у перевозчика на все время сопровождения товара. Когда необходимо перевезти груз, который является чьей-либо собственностью, например, при работе транспортной компании, перевозчик имеет право оформить данную накладную.
Перевозчик и отправитель груза обязаны подписать и заверить собственными печатями транспортную накладную. Когда груз принимает новый водитель, необходима и его подпись, подтверждающая приемку товара. В накладной всегда содержится информация о массе груза и количестве мест, которые он занимает. Данные вносятся грузоотправителем. Дополнительно указывается информация о состоянии груза, а также вносится подтверждение или опровержение опломбирования. В накладную вносятся названия документов, которые также прилагаются к грузу. Это различные сертификаты, подтверждения качества, дополнительные инструкции к продукции и различные разрешения.
Коммерческие счета за товары обычно частично формируются по готовым данным, но количественные данные заполняются в присутствии водителя. Счет-фактура — самая распространенная коммерческая составляющая документов на поставляемую продукцию. Она необходима при отправке любого груза. В нем указывается точная денежная сумма, которая будет указываться в стоимости товара. Ее можно предоставлять, когда требуется товарная накладная. Это сертификат, указывающий на происхождение товара.
В счет-фактуру включаются нижеперечисленные данные:
Это один из основных товаросопроводительных документов, если отправляется большая группа товаров. В нем перечисляются виды и сорта товаров. Отчет предоставляется за каждое товарное место. Обычно данный документ опускается в специально отведенную емкость на боковой стороне коробки.
В нем указана такая информация:
Консульские счета-фактуры — дословный перевод счета-фактуры на язык, который на государственном уровне поддерживается страной транзита. Обычно данный документ необходим при экспорте в страну, которая отличается наречием иной языковой группы, отличающейся от всех принятых языков на законодательном уровне у страны импорта. Чтобы не было придирок со стороны работников служб контроля качества продукции и на границе. Теоретически, работники пограничных служб каждой страны могут потребовать предъявить переводы счет-фактур на язык страны ввоза, при этом проверяется подлинность и точность заполнения документов, поэтому необходимо каждый раз уделять переводу должное внимание при заполнение и производить проверку качества.
Если заполняются консульские счета-фактуры, то по законам любой страны импорта их нужно сначала предъявить в консульский отдел государства экспортера для прохождения процедуры санкционирования. Обычно продавцы или перекупщики затрачивают большую денежную сумму на оформление данного документа, так как консульство каждой страны запрашивает за подтверждение подлинности счета-фактуры определенный процент от всего перевозимого товара.
Счет-проформа является предварительным счетом, который необходим при поставках продукции в несколько частей или тогда, когда оплата товара происходит только после того, как он в полном составе прибыл к покупателю или перекупщику. В этом случае только после приемки товара формируется счет-фактура, на основании которой производится окончательный расчет.
Упаковочный лист прикладывается к упаковке в том случае, если в ней находятся различные наименования товаров. Он прилагается к счет-фактуре, так как указанные в этих документах данные перекликаются. Если есть различия в массе товаров, то этот аспект также перечисляется. Упаковочный лист может повторять любую информацию, указанную в счет-фактуре, однако в нем не указывается стоимость товара.
Сертификат подлинности товара заполняется и предоставляется только в тех ситуациях, когда осуществляются международные перевозки, а между странами экспорта и импорта есть подписанное соглашение о наложении льготных налогов. Страной происхождения называют то государства, в котором товар производился или том место, где осуществлялась комплексная или полная переработка продукции. Чтобы получить данный документ, необходимо обратиться в Торговую палату.
Сертификат о качестве товара формируется для каждой отдельной партии продукции. Обычно он необходим только для товаров, которые человек использует по прямому назначению для себя. Это продовольственные товары, косметические средства.
Фитосанитарный сертификат предоставляется уполномоченными государственными органами по карантину или на основании необходимости защиты определенных растений или животных, что регламентируется страной экспорта. Данный сертификат предоставляют при проверке всех товаросопроводительных документов.
Фумигационный сертификат необходим для подтверждения полного очищения ввозимого товара от различных вредных микроорганизмов или насекомых. Он необходим только для продуктов питания. В нем стандартно указываются следующие данные:
Гигиенический сертификат предоставляется на проверку для товаров, которые способны оказать вредное воздействие на здоровье человека. Полный перечень данной продукции предоставляет каждая страна. Кроме гигиенического сертификата, требуется информация о различных анализах, проводимых химическим, физическим или микробиологическим способом.
Ветеринарный сертификат необходим при перевозе животных или любых товаров, которые касаются этих существ. Чтобы ввезти продукцию животного происхождения или предназначения придется пройти специальные контрольные пункты, которые заботятся о фитосанитарной обстановке.
Данный сертификат содержит такие параметры:
Сертификат на опасные грузы одновременно является свидетельством, который выдается транспортной организацией, предоставляющей машины для перевозки грузов, о том, что опасные грузы перевозятся в надлежащем виде и без риска проявления их негативных свойств. Этот сертификат является подтверждением таких данных:
Грузовой манифест — документ, где указывается перечисление всех товаров, которые перевозятся на конкретном транспортном средстве или их группой. Данный документ содержит сведения о товаре:
Отгрузочная спецификация представляет перечень всех разновидностей и сортов товара. для каждого грузового места осуществляется перечисление количества продукции. Если предпринимается проверка качества товара и соответствия фактического перечня продукции к заявленному, то в первую очередь предоставляется данный документ.
Бордеро является аналогом отгрузочной спецификации. Необходим при осуществлении автомобильных перевозок. В нем указывается полный перечень грузов. Также добавляется ссылка на CMR, чтобы была возможность сверить информацию с накладной.
Документы доставки грузов предоставляются от лица переводчика, который является сотрудником официальной организации. При необходимости их выдает таможенный орган, что является гарантией доставки грузов по назначению.
Комплектовочная ведомость необходима для внесения описания основных характеристик транспортного средства, которое служит для перевозки груза, а также для перечисления и внесения характеристик на каждое грузовое место.
На протяжении полного пути перевозки груза все товаросопроводительные документы в обязательном порядке должны сопровождать его. Часто они находятся у водителя транспортного средства или у отдельного экспедитора. Если перевозку осуществляет транспортно-логистическая компания, то специалисты данной организации самостоятельно подготавливают все необходимые документы.
mirblankov.ru
