Дипломная работа: Секретарь-референт. Его роль в офисе. Работа секретаря в офисе реферат

Реферат - Секретарь-референт. Его роль в офисе

СЦЕНАРИИ УРОКА

Раздел программы: Имидж и этикет современного делового человека

Тема: Секретарь-референт. Его роль в офисе

Класс: 10 класс

Время: 45 минут

Образовательные цели урока — учащиеся должны усвоить следующие знания:

1. Ознакомиться с ролью секретаря-референта в офисе.

2. Ознакомиться с профессиональными качествами секретаря-референта.

3. Ознакомиться с особенностями этикета телефонных разговоров с имиджем делового человека.

Развивающие цели урока — учащиеся должны развить умения и навыки:

1. Знать профессиональные качества секретаря-референта.

2. Знать особенности этикета телефонных разговоров с имиджем делового человека.

Воспитательные цели уроков — учащиеся должны овладеть следующими видами действии:

1. Уметь воспроизводить профессиональные качества секретаря-референта.

2. Уметь строить ответы на создаваемые вопросы.

Тип урока: урок изучения нового материала

Метод проведения урока: эвристическая беседа

Оборудование: наглядные пособия и плакаты

Литература:

1. Тищенко А.Т., Самородский П.С., Симоненко В.Д., Шипицын Н.П. Технология. Пробный учебник для мальчиков 10 класса / под ред. В.Д. Симоненко – Издательство Брянского пед. университета. – Брянск, 1995.

2. Подготовка учителя технологии к уроку. Учебно-методическое пособие. Автор-сост.: В.Г. Соловьянюк — Бирск, 2007.

Место проведения: Учебные мастерские

Ход урока

I . Организационный этап

Учитель: Здравствуйте! Садитесь! (Ученики стоят у своих мест и садятся после слов преподавателя). Дежурный кто сегодня отсутствует? (Дежурный класса сообщает об отсутствующих, если они есть).

II . Мотивационный этап

Учитель: Секретарь-референт — это лицо фирмы. От его про­фессионализма зависит во многом эффективность работы руководителя, имидж фирмы, взаимоотношения с контро­лирующими организациями и с партнерами.

III . Сообщение темы и цели урока

Учитель: Теперь запишите сегодняшнее число и тему урока: «Секретарь-референт. Его роль в офисе», ознакомимся с ролью секретаря-референта в офисе, выде­лим его профессиональные качества, поговорим об этикете телефонных разговоров,(ученики под диктовку записывают тему урока в тетради под диктовку, учитель контролирует, чтобы все записали).

IV . Изучение нового материала

Учитель: Пока что у нас нет учебных заведений, которые гото­вили бы специалистов, отвечающих тем требованиям, которые предъявляются к секретарям в цивилизованных странах. В Европе, Америке, Азии есть многоступенчатая подготовка секретарей. Там это престижная женская про­фессия, а значит, и хорошо оплачиваемая.

Учитель: В сложившейся практике труда секретаря можно выде­лить профессиональные качества, которыми он должен об­ладать для успешной работы.

Учитель: Квалифицированность подразумевает умение стеногра­фировать, печатать, пользоваться компьютером, знать ор­фографию и пунктуацию.

Учитель: Что такое инициативность?

Ученики: ???

Учитель: Инициативность — самостоятельность в пределах своей компетентности.

Учитель: Что такое инициативность?

Ученики: ???

Учитель: Организованность — умение рационально организовать свое рабочее место, планировать распределение обязаннос­тей по времени, обеспечить своевременное выполнение каждодневных операций.

Учитель: Что такое инициативность?

Ученики: ???

Учитель: Осведомленность — знание проблем и направление дея­тельности, в котором работает руководитель и организация в целом.

Ответственность — уметь самостоятельно и грамотно оформлять документы, расшифровывать стенограммы, диктограммы и четко выполнять поручения руководителя.

Пунктуальность — способность выполнять свою работу в установленное время, своевременно готовить документы для руководителя. Недопустимы опоздания на работу, на де­ловые встречи, совещания, заседания.

Дипломатичность, умение хранить служебную тайну, использовать только фактическую, строго проверенную информацию при подготовке документов, беседе с посети­телями и по телефону. Недопустимо разглашать не только секретную информацию, но и такую, которая может нане­сти ущерб делу или отдельным лицам. Нужно правильно хранить документы, не допуская свободного доступа к ним других сотрудников.

Хорошая память. Ее можно развить, как и любую свою способность, стараясь запоминать информацию, а также уметь использовать возможности оргтехники.

Секретарь находится в постоянном общении — непо­средственном диалоге со своим руководителем, сослужив­цами, посетителями офиса и опосредованном — с помощью телефона, факса, почтовой связи. И от его умения разгова­ривать зависит эффективность работы офиса. Секретарь должен соблюдать любезность, корректность, вежливость и доброжелательность. В общении он должен всегда прийти на помощь, в случае необходимости — пойти на некоторые личные неудобства ради общего дела. Профессиональный секретарь знает, что обстоятельства управляют поступками. Иногда следует действовать строго по этикету, а бывают случаи, когда здравый смысл — лучший советник. Хороший секретарь обладает чувством такта. Говорят, хорошие секретари умеют выбрать подходящее время и выражения для нейтрализации негативной ситуации. Тактичный сек­ретарь знает, кому из посетителей приемной надо оказать почет, кому любезность, когда «смягчить удары», получен­ные от грубого руководителя...

Учитель: В чем секрет личного обаяния секретаря? В приятной внешности, уме, модной одежде или дорогих украшениях?!

Ученики: ???

Учитель: Нет. Люди не любят, когда им демонстрируют свое превос­ходство. Они отдают предпочтение скромным и доброжела­тельным секретарям. Личное обаяние проявляется в манере поведения: в выражении глаз и лица, в позах и жестах, в тембре и тоне голоса. Владение языком жестов и интонаций помогает умному секретарю быстро и легко устанавливать личные контакты, выражать свое отношение, не прибегая к банальным фразам, понять человека, подметить неискрен­ность и хитрость.

Учитель: Манера поведения, стиль, имидж играют решающую роль при формировании первого впечатления, которое складывается у людей быстро и прочно. Руководитель офи­са и его секретарь должны это знать. Человек сначала видит (посетителя, гостя, покупателя...), а затем слышит, как он говорит, и лишь потом понимает, что он говорит. Психоло­ги утверждают, что первое впечатление примерно на 50% за­висит от внешности, одежды и манеры поведения, на 40% — от тона голоса и лишь на 10% — от содержания его сообще­ния. Надо всегда помнить, что у нас не будет второй возможности произвести первое впечатление.

Предприниматели и менеджеры любят повторять, что речь человека — это его судьба. Речь секретаря характеризу­ет уровень его культуры, образованность, компетентность, воспитанность… Секретарь никогда не скажет: «позвонит», «позвонишь», «позвоните», но непременно «позвонит», «позвонишь», «позвоните».

Секретарь, занимающийся текущими делами офиса, ведет переговоры по телефону. Его голос по телефону может быть первым впечатлением людей о фирме. Недооценка психологического фактора этой формы общения может привести к конфликтам, несостоявшемуся сотрудничеству и упущенной прибыли.

Учитель: Этикет телефонных разговоров. Быстро берите трубку звонящего телефона, это свидетельствует о вашей деловито­сти и расторопности.

Сняв трубку, представьтесь или назовите фирму: «Ива­нова слушает», «Фирма слушает Вас» и т.д. Не следует гово­рить «Алло», «Да», «Вас слушают» по служебному телефону.

Вежливо попросите звонящего представиться, если он не сделал этого: «Представьтесь, пожалуйста», или «С кем я говорю», или «Прежде чем ответить Вам, я должна знать, с кем говорю», или «В мои обязанности входит фиксировать, кто и с какой целью звонил». На вопросы: «А Вы кто?», «Кто Вы такой?», сказанные с грубой интонацией, обычно не от­вечают.

Тон голоса секретаря должен сочетать в себе спокойную доброжелательность и деловитую скромность одновременно. Запрещены в его тоне высокомерие, издевательство, крик, а также услужливость, подобострастие, унижение, страх.

Учитель: Если человек, которому звонят, отсутствует, следует спросить: «Что ему передать?», «Могу ли я чем-нибудь по­мочь?», «Позвоните, пожалуйста, в… часов».

Ученики: ???

Учитель: Если звонит постоянный клиент или деловой партнер фирмы и вы узнали его по голосу, обязательно покажите это и назовите его по имени и отчеству прежде, чем он предста­вится. Скажите ему что-нибудь приятное: «Рада Вам», «Как поживаете?» и т.д.

Будьте терпеливы и не грубите даже в ответ на грубость или когда не поняли вашего исчерпывающего ответа, или ошиблись номером. Не спешите класть трубку, если звоня­щий не договорил, скорее всего он позвонит снова и в более раздраженном состоянии. Заканчивает разговор тот, кто позвонил. Он же пере­званивает, если разговор был прерван по каким-либо при­чинам.

В заключение разговора также следует тепло попро­щаться: «Рада была слышать Вас», «Всегда Вам рада», «Ус­пехов Вам» и т.д.

Учитель: Если звоните вы, то:

— подготовьтесь к разговору, мысленно «проговорив» возможные его варианты и выбрав наилучший;

— не набирайте номер по памяти, ошибочное попада­ние может испортить вам настроение;

— прежде всего поздоровайтесь, затем уточните, куда вы попали;

— если попали не туда, не спрашивайте: «Какой это но­мер?», а сами назовите номер, какой набрали, и не забудьте извиниться;

— обязательно назовите себя (даже если звоните впер­вые и вас там никто не знает), отношение к вам будет лучше, и вы получите более исчерпывающую информацию;

— не говорите более 3 минут, если хотите пользоваться авторитетом делового человека;

— узнайте, с кем вы говорите: «Как Вас зовут?», «С кем имею честь?», «Как я могу к Вам обращаться?» и т.д.;

— спросите, удобно ли говорить вашему абоненту или лучше обсудить важный вопрос в другое, более подходящее для него время;

— звонить в учреждение по личным делам и домой по служебным можно лишь в исключительных случаях;

— звоните с 9 до 22 часов;

— старайтесь быть приятным собеседником, чтобы вам всегда были рады.

Учитель: В деловом общении неизбежно возникают эмоции, тре­бующие выхода. Что советуют по этому поводу психологи?

Ученики: ???

Учитель: Для пользы дела лучше говорить людям приятное, поддер­живать и подбадривать, восхищаться их успехами, чем уни­жать их достоинство.

Деловая культура секретаря. Современный секретарь-референт должен уметь читать быстро, избирательно, осмысленно и надолго запоминать прочитанное. В против­ном случае он не сможет поддерживать свой уровень компе­тентности. На базе достаточно высокого культурного уров­ня он должен знать:

— правовые основы управления: административное, трудовое и хозяйственное право;

— законодательно-нормативные акты, определяющие порядок работы организации того типа, где он работает;

— основы управления;

— отрасль, в которой он работает, ее взаимосвязи;

— функции, задачи, структуру организации, в которой он работает, ее связи по вертикали и горизонтали;

— основы менеджмента, общей и социальной психоло­гии, этику и эстетику, этикет;

— делопроизводство: методы создания и оформления документов, организацию работы с документами, бездоку­ментное обслуживание, архивное дело...

Учитель: Необходимым условием достижения эффективности работы секретаря является организация его рабочего места. Здесь следует иметь в виду следующее:

— рабочее место секретаря в приемной располагается рядом с кабинетом руководителя так, чтобы легко можно было видеть входящих;

— в приемной должны находиться только те предметы, которые непосредственно необходимы секретарю и другим работникам;

— мебель для посетителей должна находиться в зоне, хо­рошо просматриваемой секретарем.

Большую часть рабочего времени секретарь работает сидя, а это утомляет. Поэтому он должен иметь возмож­ность удобно вытянуть ноги, свободно встать, менять позу при работе на компьютере или пишущей машинке, чтении.

В комплект мебели для оборудования рабочего места секретаря обычно входят: канцелярский стол, вспомога­тельный стол или тумба для технических средств, стол для посетителей, стул или кресло подъемно-поворотное на колесиках, стулья для посетителей, шкафы или полки для хранения документов и дел, металлический сейф для хра­нения документов, штампов, бланков.

Учитель: Кроме профессиональных, у секретаря есть обязаннос­ти и светского характера. Успех деловых встреч, приема гостей и культурной программы зависит от умения и знания этикетных норм и имиджа секретаря.

Если в офис пригласили гостей, то секретарь заранее готовит встречу. Он подготавливает документы, образцы рекламной продукции, составляет варианты культурной программы. Встречает гостей, помогает раздеться и приглашает в комнату переговоров. В разговоре он сдер­жан, любезен, обменивается визитными карточками своей фирмы.

Посещая с гостями театр, секретарь должен помнить следующие правила. Если места в ложе, то гости занимают передние места. Передние места всегда предоставляются дамам, как бы ни был почтенен возраст мужчин и их поло­жение. В театре секретарь общается только с гостями.

Учитель: Если в офисе какое-либо торжество, то секретарь гото­вит пригласительные билеты, заранее их рассылает пригла­шенным или обзванивает их. Настаивать на приглашении можно с известным тактом и определенной долей настой­чивости. ( Настойчивость в приглашении иногда приятна для человека, так как она доказывает, что его обществом дорожат.)

Для больших собраний и заседаний секретарь также го­товит пригласительные билеты даже тем, кому было сдела­но личное приглашение. Приглашение вежливее рассылать с курьером, чем по почте.

Никогда не посылайте по почте визитные карточки на­чальству или почетному лицу: их относят лично.

Часто на секретаря возлагается обязанность по подбо­ру сувениров для гостей фирмы. В качестве сувениров можно использовать недорогие предметы: записные книжки, календари, авторучки, пепельницы, значки… На эти предметы наносится название фирмы, иногда адрес и телефон. Этикет предполагает, что во время первой встре­чи подарки преподносит хозяин, пригласивший гостей, а не гости. При последующих встречах обмен ими стано­вится обязательным. При выборе подарка нужно по­мнить, кому он будет вручен и что было подарено этому человеку ранее.

Отправляясь по делу, да и в повседневной работе необ­ходимо обратить особое внимание на костюм. Непозволи­тельно являться в старом изношенном платье, но в то же время оно не должно иметь ни малейшего следа роскоши. Секретарь одевается в стиле деловой женщины, только чуть скромнее.

Секретарь должен придерживаться правил светского разговора. Крайне невежливо прерывать собеседников. Если необходимо что-либо сообщить шефу, секретарь пода­ет ему, молча записку и ждет ответа или прерывает беседу словами: «Прошу извинить меня...».

Учитель: В разговоре не следует спорить. Главное — уметь слу­шать и слышать говорящего. Расспрашивать поменьше, рассказывать больше, но еще больше слушать. Иронии и насмешки следует избегать. Разговаривать следует не шепо­том и не крикливо (ибо обе эти крайности вульгарны).

Во многом успех работы секретаря зависит от личных контактов с руководителем. А это возможно только при условии взаимного доверия. Секретарь помогает в планиро­вании рабочего дня руководителя, выполнении намеченных мероприятий, освобождает его от вспомогательных техни­ческих операций, фильтрует потоки корреспонденции, телефонные вызовы посетителей...

Учитель: Профессия секретаря, несмотря на высокий уровень обязанностей, относится к разряду обслуживающих. Выбор личного помощника всегда за руководителем. Он должен доверить ему не только свои секреты, но и секреты фирмы, свои привычки, методы работы, круг общения… Он следит за событиями личной жизни руководителя, например забо­тится о цветах для специальных случаев, поздравлениях. Для оказания помощи руководителю секретарь должен уметь рационально планировать свое рабочее время. Для этого полезно вести специальный календарь-дневник работы руководителя и секретаря, куда вносить данные, которые могут быть интересны руководителю, уточнять во­просы у специалистов… Секретарь должен информировать о текущих вопросах и корреспонденции утром через 2 часа после начала работы и вечером за 2—3 часа до окончания рабочего дня.

Учитель: Конечно, круг обязанностей секретаря гораздо больше того, что перечислено в этой главе. Чтобы быть ассом в этом важном деле, надо многому учиться и много работать над собой, своим культурным уровнем, своей профессиональ­ной квалификацией, изучать и запоминать правила этикета. И, что может стать главным, обладать сильным характером.

Наверное, можно сделать вывод, что основные психо­логические черты секретаря, его умение и способность вести себя с людьми приемлемы для человека любой про­фессии и положения.

V . Подведение итогов урока, выставление и комментирование оценок .

Учитель : Сегодня вы познакомились с ролью секретаря-референта в офисе, выде­лим его профессиональные качества, поговорим об этикете телефонных разговоров.

VI . Задание домашнего задания

Учитель : Запишите домашнее задание: прочитать §20. Пожалуйста, ваши вопросы по сегодняшней теме?

Учитель : Урок закончен. Всем спасибо, до свидания!

СЦЕНАРИИ УРОКА

Раздел программы: Информационные технологии

Тема: Современная техника на рабочем месте сотрудника офиса

Класс: 10 класс

Время: 90 минут

Образовательные цели урока — учащиеся должны усвоить следующие знания:

1. Ознакомиться с техникой для телефонной связи и другимимобильными средствами связи.

2. Ознакомиться с понятиями об офисной оргтехнике.

3. Ознакомиться спериферийным оборудованием ПЭВМ.

Развивающие цели урока — учащиеся должны развить умения и навыки:

1. Знать понятиями о телефонной связи и другимимобильными средствами связи.

2. Знать основные понятия об офисной оргтехнике.

Воспитательные цели уроков — учащиеся должны овладеть следующими видами действии:

1. Уметь строить ответы на создаваемые вопросы.

Тип урока: урок изучения нового материала

Метод проведения урока: эвристическая беседа

Оборудование: наглядные пособия и плакаты

Литература:

1. Тищенко А.Т., Самородский П.С., Симоненко В.Д., Шипицын Н.П. Технология. Пробный учебник для мальчиков 10 класса / под ред. В.Д. Симоненко – Издательство Брянского пед. университета. – Брянск, 1995.

2. Подготовка учителя технологии к уроку. Учебно-методическое пособие. Автор-сост.: В.Г. Соловьянюк — Бирск, 2007.

Место проведения: Учебные мастерские

Ход урока

I . Организационный этап

Учитель: Здравствуйте! Садитесь! (Ученики стоят у своих мест и садятся после слов преподавателя). Дежурный кто сегодня отсутствует? (Дежурный класса сообщает об отсутствующих, если они есть).

II . Мотивационный этап

Учитель: Телефон уже давно вошел в нашу жизнь и стал ее неотъемлемым элементом, однако в последнее время изме­нилось не только значение телефона в жизни людей, но у этого замечательного средства передачи и приема информа­ции появились новые возможности.

III . Сообщение темы и цели урока

Учитель: Сегодня мы приступаем к изучению нового раздела – «Информационные технологии».

Учитель: Теперь запишите сегодняшнее число и тему урока: «Современная техника на рабочем месте сотрудника офиса», ознакомимся с техникой для телефонной связи, мобильными средствами связи, офисной оргтехникой и периферийным оборудованием ПЭВМ,(ученики под диктовку записывают тему урока в тетради под диктовку, учитель контролирует, чтобы все записали).

IV . Изучение нового материала

Учитель: Телефоны по принципу работы делятся на два основ­ных типа: аналоговые и цифровые. Аналоговые — это наи­более распространенные дисковые телефоны, работающие с электрическим сигналом. Цифровой телефонный аппарат содержит телефонный блок для цифровой обра­ботки информации, то есть информация из аудиосигнала преобразуется не в электрический, как в аналоговом аппа­рате, а в цифровой сигнал, для обработки микропроцессором. Такой телефон, даже подклю­ченный к аналоговой АТС, обладает значительным количеством полез­ных функций и возможностей.

Учитель: Функция SP-PHONE (спикерфон) позволяет вести раз­говор не только через телефонную трубку, но и используя встроенные в аппарат микрофон и динамик. В разговоре могут принимать участие все присутствующие у телефона, при этом руки остаются свободными. Включив спикерфон, можно набрать номер, не снимая трубки, этот режим назы­вается ON-HOOK-DIALING.

Функция (кнопка) REDIAL — с помощью этой функ­ции последний набираемый номер автоматически заносит­ся в активную память и сохраняется даже после того, как положена трубка. Для того чтобы снова вызвать того же абонента, достаточно нажать эту кнопку. В активной памя­ти телефонного аппарата хранится, как правило, только один номер.

AUTODIAL (автодозвон) — если вы затрудняетесь дозвониться до постоянно занятого абонента, телефон мож­но перевести в режим автоматического набора номера. Аппарат набирает указанный номер каждые полминуты-минуту в зависимости от модели. Когда на другом конце ли­нии снимут трубку, вы услышите голос через автоматически включенный встроенный динамик аппарата. FLASH — функция разрыва линии. Можно пользовать­ся ею вместо того, чтобы каждый раз нажимать на рычаг. Ес­ли аппарат подключен к современной цифровой АТС, то с помощью этой функции открываются дополнительные воз­можности по переадресованию звонков.

HOLD — функция удержания линии. Если нужно отой­ти от аппарата, то можно нажать эту кнопку и положить трубку, после того как вы ее поднимете, разговор автомати­чески возобновится.

PAUSE — функция, с помощью которой можно ввести паузу в набираемый номер. Например, при междугороднем звонке после цифры 8 нажимается эта кнопка, затем сразу набирается номер абонента.

MEMO — функция записи номера во временную память.

SAVE, AUTO, STORE, PROG — функции (кнопки), используемые для программирования памяти телефонного аппарата.

Учитель: Какие телефоны можно относятся к беспроводным?

Ученики: ???

Учитель: К беспроводным телефонам относятся бытовые радиотелефоны, работающие в среднем на расстоянии от 100 м до 1 км от точки подключения аппарата.

Учитель: В настоящее время в нашей стране используются бес­проводные телефоны четырех основных частотных диапа­зонов для радиосвязи между переносной телефонной труб­кой и самим телефонным аппаратом, называемым базой, а именно: 31-40 МГц, 46 — 49 МГц, 250 — 380 МГц и 900 МГц (хотя появляются и частотные диапазоны 1880 — 1900 МГц). Официально Министерством связи РФ разрешены к ис­пользованию только два частотных диапазона: 31 — 40 МГц и 900 МГц; два других диапазона не рекомендованы к ис­пользованию, так как на диапазоне 46 — 49 МГц происходит частичное пересечение с телевизионными каналами, в ре­зультате возникают помехи, а радиотелефоны, работающие на частоте 250 — 380 МГц, закрывают диапазоны, использу­емые в служебных целях. Радиотелефоны с частотами диа­пазона 900 МГц имеют больший радиус действия и более высокое качество приема сигналов по сравнению с телефо нами, работающими на частоте 35 — 40 МГц. Однако остает­ся спорным вопрос действия высокочастотных радиосигна­лов на здоровье человека.

Рассмотрим некоторые основные сервисные функции и возможности радиотелефонов.

Учитель: Что такое «пейджинг»?

Ученики: ???

Учитель: Пейджинг — вызов с базы переносной трубки, которая при этом начинает издавать звуковой сигнал (поиск поте­рянной трубки). С помощью двустороннего пейджинга можно также вызвать базовый блок с переносной трубки.

Учитель: Что такое «интерком»?

Ученики: ???

Учитель: Интерком — внутренняя связь между базой и перенос­ной трубкой. Обычно при работе этой функции внешняя телефонная линия остается свободной, и вам могут позво­нить.

Перевод разговора — возможность перевести текущий разговор с трубки на базовый блок (при наличии режима громкоговорящей связи), или наоборот.

В некоторых моделях беспроводных телефонов можно использовать несколько переносных трубок, например: на предприятии при наличии одного базового блока в цехе или на участке переносные трубки могут быть у сотрудников, которые находятся в различных местах на территории цеха, при этом возможен перевод телефонного звонка с одной трубки на другую.

Учитель: Режим конференции — при активизации этого режима с базы вызываются все переносные трубки, и возможно про­ведение совещания между всеми компонентами системы плюс внешний абонент.

Каждая переносная трубка имеет свой код идентифи­кации, по которому ее распознает базовый блок. Делается это во избежание путаницы при наличии в одном офисе нескольких радиотелефонов. Каждая база принимает сигналы только своей трубки. Так как база отвечает только на вызов «родной» трубки, то с посторонней трубки подсо­единиться к этой линии практически невозможно. Когда трубку кладут на свое место, на базе автоматически проис­ходит смена кода. Число кодов колеблется в разных моде­лях беспроводных телефонов от одной тысячи до несколь­ких миллионов. Кроме перечисленных основных сервисных функций радиотелефонов, существуют и другие, перечень которых постоянно расширяется. Перечислим лишь некоторые из них: возможность занесения в память до 25 телефонных но­меров и автоматического вызова любого из них, отключе­ние микрофона, функция программирования паузы, необ­ходимая при записи в память междугородного номера, автоматическая подсветка и звуковая индикация клавиш, шифровка разговора и др.

Учитель: Что Вы знаете о телефонах с автоответчиком?

Ученики: ???

Учитель: Это телефоны со встроенным магнитофоном, позволяющим записывать сообщения, которые передаются всеми, кто звонит на этот телефон, и сообщения, которые вы им оставите. Телефоны с автоответчиками могут выполнять те же функции, что и цифровые и беспроводные телефоны. Запись сообщения может проводиться на кассету (микро­кассету), как у магнитофона и диктофона, или непосредст­венно в микросхемы памяти цифрового автоответчика, что дает более качественную запись сообщений, избавляет от необходимости замены кассет и перемотки пленки, так как доступ к сообщениям прямой. В таких автоответчиках мож­но изменять и скорость воспроизведения записи. В некото­рых моделях телефонов с автоответчиками предусмотрены личные «почтовые ящики» с индивидуальным паролем, при этом звонящий абонент получает возможность оставить конфиденциальную информацию для конкретного лица. Открыть «почтовый ящик» и прослушать сообщение может только тот, кто знает его пароль. Такая система удобна в том случае, если у аппарата несколько независимых пользова­телей.

Учитель: Как устроены телефоны с автоматическим определителем номера (АОН)?

Ученики: ???

Учитель: Данные устройства используются для определения номера телефона, с которого идет текущий звонок, а также тех номеров, с которых поступал вызов в отсутствие хозя­ев. Существуют также устройства, которые блокируют определение номера, так называемые анти-АОН. Приме­нение телефонов с АОН и анти-АОН считается не всегда этичным.

Коммуникационные системы связи, офисные мини-АТС, цифровые гибридные системы

Эти электронные системы предназначены для предприятий, складов, офисов, фирм для создания допол­нительного количества внутренних и внешних телефонных линий без использования мощности основной телефонной станции.

Учитель: Большое разнообразие таких АТС не позволяет сделать описание подробным, но почти все они позволяют пере­ключать разговор от ответившего на звонок абонента на другого работника или подключать его к разговору, переад­ресовывать звонки на другой аппарат, вести разговор сразу с несколькими сотрудниками фирмы, позволяют руководи­телям осуществлять циркулярную связь (передавать сооб­щение сразу на все телефонные аппараты).

Каждый абонент такой мини-АТС имеет свой внутрен­ний номер, состоящий из одной-двух цифр, а для выхода на городскую АТС необходимо предварительно набрать неко­торую цифру, обычно 8, 9 или 0.

Для мобильной связи на больших расстояниях ис­пользуются сотовая телефонная связь и пейджинговая связь.

Во всех этих устройствах сигнал на пути от одного або­нента до другого проходит некоторое расстояние не по про­водам, а с помощью радиоволн. Поэтому расстояние, на котором возможна связь, зависит от множества факторов, влияющих на распространение радиоволн, таких, как расположение устройства на местности (во впадине или на холме), внутри железобетонного здания или среди многих „зданий, мешающих прохождению радиоволн. Связь ухуд­шается, если мобильное устройство связи оказывается рядом с высоковольтной линией, во время грозы и даже во время сильного дождя или снегопада.

Учитель: Что такое «пейджер»?

Ученики: ???

Учитель: Пейджер — это малогабаритный цифровой приемник информации с экраном для вывода принятых сообщений.

Работает пейджинговая связь следующим образом. Что­бы передать на пейджер сообщение, вы должны позвонить оператору фирмы, обеспечивающей пейджерную связь, и продиктовать ему сообщение и номер абонента (пейджера). Сообщение кодируется и передается в эфир. Этот радиосиг­нал принимается всеми пейджерами, находящимися в зоне обслуживания, то есть в радиусе до ста километров.

Каждый пейджер анализирует адресную часть принято­го сигнала и игнорирует сообщения, которые адресованы не ему. Если же сообщение адресовано этому пейджеру, он принимает его в память и звуковым сигналом информирует об этом владельца. Можно просмотреть сообщение на экра­не сразу или сделать это потом.

В памяти пейджера может храниться несколько сообщений, так что даже если вы не сможете прочитать сообщение сразу же, оно не будет затерто вновь посту­пившими.

Существуют информационные каналы, которые обес­печивают следующие виды услуг: прогноз погоды, курсы основных мировых валют, культурные новости, программы клубов и дискотек, информацию о пробках на дорогах и т.д.

В случае если владелец пейджера уезжает в другой го­род, то он может воспользоваться роумингом, предлагаемым обслуживающей его компанией.

Роуминг — возможность быстрого, в отдельных случаях автоматического, подключения к обслуживанию пейджин-говой связью в другом городе или регионе.

Учитель: В чем отличие сотового телефона от обычного?

Ученики: ???

Учитель: Основное отличие сотового телефона от обычного в том, что территория, обслуживаемая сотовой радиосвязью, разбивается на много небольших зон, распо­ложенных на незначительном расстоянии друг от друга,каждый из которых обслуживается своим пере­датчиком. Эти зоны на карте города напоминают рисунок пчелиных сотов, от чего и произошло название этого вида связи — сотовый телефонный аппарат (рис. 1).

При разговоре сотовый радиотелефон связы­вается с тем передатчиком, в зоне обслуживания которого он находится. Если во время разговора абонент пересечет границу между зонами, соеди­нение автоматически переключается на передат­чик, который находится ближе.

Вследствие небольшой мощности передат­чика, сотовые радиотелефоны, работающие на одной частоте, но в разных (несмежных) зонах, не созда­ют взаимных помех. Это позволяет при одном и том же числе каналов существенно увеличить число одновремен­но ведущихся разговоров и значительно увеличить число абонентов.

Абоненты могут выбрать тот или иной стандарт сото­вой связи. Существует несколько таких стандартов. Наи­более распространенными из них являются стандарт GSM-900, «Билайн», Московская сотовая связь, а также

Рисунок 1 региональные стандарты, введенные в отдельных областях страны.

Учитель: В оплату сотовой связи входит абонентская плата в месяц и плата за минуту разговора. Тарифы оплаты для разных стандартов могут быть различными в зависимости от объема предлагаемых услуг и времени суток, в которое осуществляется телефонный разговор. Так же, как и для пейджинговой связи, сотовая телефонная связь может осу­ществляться в других городах с помощью роуминга.

Учитель: Факсимильный аппарат (факс) — устройство для передачи текстовых и графических изображений по теле­фонным линиям.

Факс рассчитан на передачу с невысоким качеством изображений, выполненных на обычных листах бумаги. Будет ли это рисунок или деловое письмо, для факса безраз­лично. Что бы ни было изображено на листе, который в не­го вложили, факс будет рассматривать это как набор черных и белых точек.

Лист бумаги маленькими шажками протягивается ми­мо ряда светочувствительных элементов, расположенных поперек листа. На каждом шаге с них считывается инфор­мация о яркости соответствующего участка листа, которая затем специальным образом кодируется и передается на другой факс.

Факсы с термопечатающим устройством наиболее ши­роко распространены и сравнительно недороги, но могут использовать только дорогую термобумагу. Поэтому ряд фирм выпускает факсы, которые используют обычную бу­магу. Такие факсы заметно дороже, поскольку в них, как правило, используются более дорогие струйные или даже лазерные печатающие устройства.

Учитель: Копировальный аппарат (ксерокс) предназначен для раз­множения документов, иллюстраций и т.п. Они могут быть различных габаритов — от настольных, переносных для формата А4 до стационарных, позволяющих копировать документы любого формата, при этом по желанию пользо­вателя может изменяться масштаб изображения. Скорость копирования различных аппаратов тоже различна: от не­скольких единиц до нескольких десятков копий в минуту.

Учитель: Все задачи, с которыми сталкивается человек при обработке информации на компьютере, можно разделить на пять больших групп:

1. Ввод информации.

2. Отображение информации.

3. Обработка информации.

4. Хранение информации.

5. Передача информации.

Во всех пяти группах могут использоваться различные специальные устройства, однако мы рассмотрим только широко распространенные.

К средствам ввода относится клавиатура, мышь, ска­нер, модем, световое перо, джойстик, дигитайзер и др.

Для отображения информации используют мониторы (дисплеи), принтеры, графопостроители.

Для обработки информации используется центральный процессор компьютера. От его типа в основном зависит и производительность компьютера (скорость обработки ин­формации).

Для хранения информации используют постоянные и оперативные запоминающие устройства. Для длительного хранения и передачи информации широко используют маг­нитные ленты, магнитные диски, магнитооптические диски и лазерные диски.

Кроме этого, для передачи информации между компьюте­рами применяют модемы и различные устройства, объединя­ющие компьютеры в сеть, которые мы рассмотрим позднее.

Средствами ввода, отображения, хранения и передачи информации на ПЭВМ являются дополнительные устройства, подключаемые к компьютеру, которые назы­ваются периферийными. Из них наиболее часто использу­ются сканеры, модемы, принтеры и некоторые другие устройства.

Для ввода в компьютер графических изображений пользуются устройствами, называемыми сканерами.

Учитель: Слово сканер в переводе с английского означает «анализатор». Принцип дей­ствия сканера похож на принцип действия ксерокса, однако в нем нет печатающего устройства. Вместо это­го считанное изображение передает­ся в компьютер в цифровом виде. Таким образом, сканер в комплекте с лазерным принтером и промежуточным звеном — компью­тером — можно использовать в качестве ксерокса. Основ­ной отличительной особенностью этого комплекта являет­ся то, что вся информация от считывающего устройства до печатающего передается в цифровом виде. В ксероксе же эта информация имеет аналоговую форму. По внешнему исполнению сканеры можно разделить на ручные, план­шетные и барабанные.

Учитель: Для коммуникации компьютеров используют устрой­ство, называемое модемом. Без модема невозможно пред­ставить всемирную компьютерную сеть Internet. Бурное развитие компьютерных сетей связано как раз с развитием компьютерных коммуникаций. Модем преобразует (моду­лирует) цифровую информацию в аналоговые сигналы, которые можно передавать по некоторым каналам связи, например по телефонным линиям. Принимающий модем, наоборот, преобразует (демодулирует) аналоговый сигнал в цифровую форму, понятную для компьютера.

Основным показателем работы модема является ско­рость передачи данных. Скорость может измеряться в битах в секунду, что наиболее распростра­нено, и в бодах (число изменений сигнала в секунду), которое зависит от способа модуляции.

Скорости передачи первых моде­мов не превышали 300 бит в секунду. Современные устройства могут работать со скоростями до 57,6 Кбит/с. Большое влияние на скорость передачи данных оказывает качество канала связи.

Учитель: Схема связи выглядит следующим образом. Вначале передающий модем на максимальной скорости пытается послать данные. Если принимающий модем не может получить качественный сигнал, то скорость передачи авто­матически понижается до той, при которой происходит уверенный прием данных.

Учитель: Комплект мультимедийного оборудования в дополнение к основному комплекту компьютерной техники включает в себя средства ввода информации (микрофон), средства ото­бражения информации (монитор и звуковые колонки), средства обработки информации (звуковая плата и специальные мик­ропроцессоры), средства хранения больших объемов информации (ла­зерные диски и устройства для их чтения).

Появился термин «виртуальная реальность» — особое сочетание новейшей технологии и психологи­ческого состояния человека, когда человек полностью погружается в мир, отображаемый в виртуальном шлеме, и действует в нем. Для большего ощущения вирту­альной реальности в качестве устройства ввода информации применяют также специальные перчатки и сапоги.

В настоящее время используются также и другие уст­ройства, подключаемые к персональным компьютерам, од­нако широкого распространения они пока не получили. § 26. Печатающие устройства, подключаемые к компьютерам

Учитель: Что такое принтер?

Ученики: ???

Учитель: Принтер (от англ. print — печать) — печатающее уст­ройство, предназначенное для вывода информации на бумагу. Существует много типов различных принтеров, используемых в настоящее время, кроме того, имеются и такие принтеры, которые уже не применяются. К ним отно­сятся литерные принтеры, принтеры для печати на термо­бумаге, но рассматривать их здесь мы не будем.

Основными характеристиками принтеров являются: затраты на печать одного листа, скорость печати, емкость картриджа (количество печатных листов без замены крася­щего элемента), разрешение (качество печати), измеряемое в точках на дюйм (международное обозначение — dpi).

Самыми распространенными до последнего времени, соответственно и самыми дешевыми были матричные принтеры.

Принцип печати таких принтеров похож на принцип печати пишущих машинок. Печатающая головка, соверша­ющая горизонтальное движение, имеет вертикальный ряд игл, которые под действием магнитного тока ударяют по красящей ленте, и таким образом на бумаге остается после­довательный ряд точек, из которых складываются символы. Для печати на следующей строке подающий барабан пово­рачивается шаговым двигателем на определенную величину, зависящую от межстрочного интервала. При печати графики барабан поворачивается на общую высоту всех иголок, таким образом получается непрерывное изображение.

Учитель: Встречаются девятиигольчатые, восемнадцатиигольча­тые и двадцатичетырехигольчатые матричные принтеры. Разрешение таких принтеров, как правило, не превышает 240 dpi. Девятиигольчатые принтеры имеют более низкое разрешение. Матричные модели принтеров имеют до трех встроенных шрифтов, использующихся для быстрой печа­ти. Однако многие современные текстовые редакторы име­ют большое количество разнообразных шрифтов, поэтому для точного отображения таких шрифтов используют гра­фический режим печати, который значительно медленнее текстового.

К существенным недостаткам таких принтеров относит­ся низкая скорость печати, которая для высокопроизводи­тельных моделей может составлять до 380 знаков в секунду, низкое качество отпечатанных материалов, шум при работе принтера. К преимуществам таких принтеров относится низкая стоимость расходных материа­лов, возможность получения несколь­ких копий одновременно, невысокая требовательность к качеству бумаги.

Учитель: Почти все современные устройства этого класса ис­пользуют для печати пузырьковореактивный и пьезоэлект­рический эффекты. Печатающая головка, как и у матричных принтеров, движется только в горизонтальном направлении, однако вместо игл используется вертикальный ряд сопел.

Учитель: При использовании пузырькового эффекта применяется маленький нагревательный элемент, который под действи­ем тока за несколько микросекунд нагревается до 500 °С. При резком нагревании чернила вскипают, образуется чер­нильный паровой пузырь, и необходимая порция чернил под действием избыточного давления выбрасывается на бу­магу. При отключении тока нагревательный элемент быстро остывает, паровой пузырь уменьшается в размерах и подса­сывает в сопло новую порцию чернил.

Учитель: Пьезоэлектрический способ печати основан на действии диафрагмы, расположенной сбоку от сопла и связанной с пьезоэлектрическим элементом. Толчок диафрагмы приво­дит к выбрасыванию капельки чернил и приливу через входное отверстие новой порции краски.

Особенно привлекательны струйные принтеры для цветной печати. С точки зрения потребителя, это самый дешевый вид цветной печати с достаточно высокими харак­теристиками. Самыми высокими показателями качества печати обладают лазерные принтеры, обеспечивая качество печати до 1200 dpi. При этом у лазерных принтеров скорость печа­ти достигает 4—16 страниц формата А4 в минуту. Емкость картриджа также очень большая (более 2000 страниц). Но при всех положительных показателях стоимость красящего порошка для принтеров этого класса достаточно высокая, и сами лазерные принтеры сравнимы по стоимости с ком­пьютером.

Принцип печати лазерных принтеров похож на прин­цип печати копировальных аппаратов. Обычно лазерные принтеры оснащены памятью не менее 1 Мбайт. Изображе­ние всей страницы формируется в памяти принтера, затем лазерный луч освещает предварительно заряженный стати­ческим электричеством фотобарабан в тех местах, где долж­но быть изображение. С освещенных участков фотобарабана заряд стекает. Одноименно заряженные частицы красящего порошка (тонера) отталкиваются от заряженных мест, оста­ваясь лишь на незаряженных местах, предварительно осве­щенных лазерным лучом. Далее валик прокатывается по листу бумаги, таким образом тонер переносится на бумагу. Для закрепления краски бумага проходит через термовалик, при соприкосновении с которым красящий порошок расплавляется и плотно прилипает к бумаге.

Разновидностью лазерных принтеров являются принте­ры со светодиодной матрицей. Принцип печати таких принтеров точно такой же, только вместо лазерного луча статический заряд на фотобарабан передают световые лучи светодиодной матрицы. Качество печати таких принтеров зависит от числа установленных светодиодов на единицу длины и обычно бывает не хуже 300 dpi.

Для вывода компьютерных данных в виде рисунка или графика на бумагу кроме принтеров используют и графопо­строители, или плоттеры. По способу закрепления бумаги они подразделяются на фрикционные, планшетные и бара­банные. Различные модели плоттеров могут иметь как одно, так и несколько перьев различного цвета. Сами перья также могут быть различных типов. Технологии печати в плоттерах могут быть либо специальными, либо такими же, как и в принтерах. Наибольшее распространение получают струйные графопостроители. Почти все плоттеры могут работать и в режиме принтеров, основное же отличие их от принтеров заключается в возможности построения боль­ших чертежей до формата А1 и АО, поэтому в основном плоттеры применяют для систем автоматизированного проектирования (САПР).

V . Подведение итогов урока, выставление и комментирование оценок .

Учитель : Сегодня вы познакомились с техникой для телефонной связи, мобильными средствами связи, офисной оргтехникой и периферийным оборудованием ПЭВМ.

VI . Задание домашнего задания

Учитель : Запишите домашнее задание: прочитать параграфы начиная с 22 по 26. Пожалуйста, ваши вопросы по сегодняшней теме?

Учитель : Урок закончен. Всем спасибо, до свидания!

www.ronl.ru

Курсовая работа - Секретарь-референт. Его роль в офисе

СЦЕНАРИИ УРОКА

Раздел программы: Имидж и этикет современного делового человека

Тема: Секретарь-референт. Его роль в офисе

Класс: 10 класс

Время: 45 минут

Образовательные цели урока — учащиеся должны усвоить следующие знания:

1. Ознакомиться с ролью секретаря-референта в офисе.

2. Ознакомиться с профессиональными качествами секретаря-референта.

3. Ознакомиться с особенностями этикета телефонных разговоров с имиджем делового человека.

Развивающие цели урока — учащиеся должны развить умения и навыки:

1. Знать профессиональные качества секретаря-референта.

2. Знать особенности этикета телефонных разговоров с имиджем делового человека.

Воспитательные цели уроков — учащиеся должны овладеть следующими видами действии:

1. Уметь воспроизводить профессиональные качества секретаря-референта.

2. Уметь строить ответы на создаваемые вопросы.

Тип урока: урок изучения нового материала

Метод проведения урока: эвристическая беседа

Оборудование: наглядные пособия и плакаты

Литература:

1. Тищенко А.Т., Самородский П.С., Симоненко В.Д., Шипицын Н.П. Технология. Пробный учебник для мальчиков 10 класса / под ред. В.Д. Симоненко – Издательство Брянского пед. университета. – Брянск, 1995.

2. Подготовка учителя технологии к уроку. Учебно-методическое пособие. Автор-сост.: В.Г. Соловьянюк — Бирск, 2007.

Место проведения: Учебные мастерские

Ход урока

I . Организационный этап

Учитель: Здравствуйте! Садитесь! (Ученики стоят у своих мест и садятся после слов преподавателя). Дежурный кто сегодня отсутствует? (Дежурный класса сообщает об отсутствующих, если они есть).

II . Мотивационный этап

Учитель: Секретарь-референт — это лицо фирмы. От его про­фессионализма зависит во многом эффективность работы руководителя, имидж фирмы, взаимоотношения с контро­лирующими организациями и с партнерами.

III . Сообщение темы и цели урока

Учитель: Теперь запишите сегодняшнее число и тему урока: «Секретарь-референт. Его роль в офисе», ознакомимся с ролью секретаря-референта в офисе, выде­лим его профессиональные качества, поговорим об этикете телефонных разговоров,(ученики под диктовку записывают тему урока в тетради под диктовку, учитель контролирует, чтобы все записали).

IV . Изучение нового материала

Учитель: Пока что у нас нет учебных заведений, которые гото­вили бы специалистов, отвечающих тем требованиям, которые предъявляются к секретарям в цивилизованных странах. В Европе, Америке, Азии есть многоступенчатая подготовка секретарей. Там это престижная женская про­фессия, а значит, и хорошо оплачиваемая.

Учитель: В сложившейся практике труда секретаря можно выде­лить профессиональные качества, которыми он должен об­ладать для успешной работы.

Учитель: Квалифицированность подразумевает умение стеногра­фировать, печатать, пользоваться компьютером, знать ор­фографию и пунктуацию.

Учитель: Что такое инициативность?

Ученики: ???

Учитель: Инициативность — самостоятельность в пределах своей компетентности.

Учитель: Что такое инициативность?

Ученики: ???

Учитель: Организованность — умение рационально организовать свое рабочее место, планировать распределение обязаннос­тей по времени, обеспечить своевременное выполнение каждодневных операций.

Учитель: Что такое инициативность?

Ученики: ???

Учитель: Осведомленность — знание проблем и направление дея­тельности, в котором работает руководитель и организация в целом.

Ответственность — уметь самостоятельно и грамотно оформлять документы, расшифровывать стенограммы, диктограммы и четко выполнять поручения руководителя.

Пунктуальность — способность выполнять свою работу в установленное время, своевременно готовить документы для руководителя. Недопустимы опоздания на работу, на де­ловые встречи, совещания, заседания.

Дипломатичность, умение хранить служебную тайну, использовать только фактическую, строго проверенную информацию при подготовке документов, беседе с посети­телями и по телефону. Недопустимо разглашать не только секретную информацию, но и такую, которая может нане­сти ущерб делу или отдельным лицам. Нужно правильно хранить документы, не допуская свободного доступа к ним других сотрудников.

Хорошая память. Ее можно развить, как и любую свою способность, стараясь запоминать информацию, а также уметь использовать возможности оргтехники.

Секретарь находится в постоянном общении — непо­средственном диалоге со своим руководителем, сослужив­цами, посетителями офиса и опосредованном — с помощью телефона, факса, почтовой связи. И от его умения разгова­ривать зависит эффективность работы офиса. Секретарь должен соблюдать любезность, корректность, вежливость и доброжелательность. В общении он должен всегда прийти на помощь, в случае необходимости — пойти на некоторые личные неудобства ради общего дела. Профессиональный секретарь знает, что обстоятельства управляют поступками. Иногда следует действовать строго по этикету, а бывают случаи, когда здравый смысл — лучший советник. Хороший секретарь обладает чувством такта. Говорят, хорошие секретари умеют выбрать подходящее время и выражения для нейтрализации негативной ситуации. Тактичный сек­ретарь знает, кому из посетителей приемной надо оказать почет, кому любезность, когда «смягчить удары», получен­ные от грубого руководителя...

Учитель: В чем секрет личного обаяния секретаря? В приятной внешности, уме, модной одежде или дорогих украшениях?!

Ученики: ???

Учитель: Нет. Люди не любят, когда им демонстрируют свое превос­ходство. Они отдают предпочтение скромным и доброжела­тельным секретарям. Личное обаяние проявляется в манере поведения: в выражении глаз и лица, в позах и жестах, в тембре и тоне голоса. Владение языком жестов и интонаций помогает умному секретарю быстро и легко устанавливать личные контакты, выражать свое отношение, не прибегая к банальным фразам, понять человека, подметить неискрен­ность и хитрость.

Учитель: Манера поведения, стиль, имидж играют решающую роль при формировании первого впечатления, которое складывается у людей быстро и прочно. Руководитель офи­са и его секретарь должны это знать. Человек сначала видит (посетителя, гостя, покупателя...), а затем слышит, как он говорит, и лишь потом понимает, что он говорит. Психоло­ги утверждают, что первое впечатление примерно на 50% за­висит от внешности, одежды и манеры поведения, на 40% — от тона голоса и лишь на 10% — от содержания его сообще­ния. Надо всегда помнить, что у нас не будет второй возможности произвести первое впечатление.

Предприниматели и менеджеры любят повторять, что речь человека — это его судьба. Речь секретаря характеризу­ет уровень его культуры, образованность, компетентность, воспитанность… Секретарь никогда не скажет: «позвонит», «позвонишь», «позвоните», но непременно «позвонит», «позвонишь», «позвоните».

Секретарь, занимающийся текущими делами офиса, ведет переговоры по телефону. Его голос по телефону может быть первым впечатлением людей о фирме. Недооценка психологического фактора этой формы общения может привести к конфликтам, несостоявшемуся сотрудничеству и упущенной прибыли.

Учитель: Этикет телефонных разговоров. Быстро берите трубку звонящего телефона, это свидетельствует о вашей деловито­сти и расторопности.

Сняв трубку, представьтесь или назовите фирму: «Ива­нова слушает», «Фирма слушает Вас» и т.д. Не следует гово­рить «Алло», «Да», «Вас слушают» по служебному телефону.

Вежливо попросите звонящего представиться, если он не сделал этого: «Представьтесь, пожалуйста», или «С кем я говорю», или «Прежде чем ответить Вам, я должна знать, с кем говорю», или «В мои обязанности входит фиксировать, кто и с какой целью звонил». На вопросы: «А Вы кто?», «Кто Вы такой?», сказанные с грубой интонацией, обычно не от­вечают.

Тон голоса секретаря должен сочетать в себе спокойную доброжелательность и деловитую скромность одновременно. Запрещены в его тоне высокомерие, издевательство, крик, а также услужливость, подобострастие, унижение, страх.

Учитель: Если человек, которому звонят, отсутствует, следует спросить: «Что ему передать?», «Могу ли я чем-нибудь по­мочь?», «Позвоните, пожалуйста, в… часов».

Ученики: ???

Учитель: Если звонит постоянный клиент или деловой партнер фирмы и вы узнали его по голосу, обязательно покажите это и назовите его по имени и отчеству прежде, чем он предста­вится. Скажите ему что-нибудь приятное: «Рада Вам», «Как поживаете?» и т.д.

Будьте терпеливы и не грубите даже в ответ на грубость или когда не поняли вашего исчерпывающего ответа, или ошиблись номером. Не спешите класть трубку, если звоня­щий не договорил, скорее всего он позвонит снова и в более раздраженном состоянии. Заканчивает разговор тот, кто позвонил. Он же пере­званивает, если разговор был прерван по каким-либо при­чинам.

В заключение разговора также следует тепло попро­щаться: «Рада была слышать Вас», «Всегда Вам рада», «Ус­пехов Вам» и т.д.

Учитель: Если звоните вы, то:

— подготовьтесь к разговору, мысленно «проговорив» возможные его варианты и выбрав наилучший;

— не набирайте номер по памяти, ошибочное попада­ние может испортить вам настроение;

— прежде всего поздоровайтесь, затем уточните, куда вы попали;

— если попали не туда, не спрашивайте: «Какой это но­мер?», а сами назовите номер, какой набрали, и не забудьте извиниться;

— обязательно назовите себя (даже если звоните впер­вые и вас там никто не знает), отношение к вам будет лучше, и вы получите более исчерпывающую информацию;

— не говорите более 3 минут, если хотите пользоваться авторитетом делового человека;

— узнайте, с кем вы говорите: «Как Вас зовут?», «С кем имею честь?», «Как я могу к Вам обращаться?» и т.д.;

— спросите, удобно ли говорить вашему абоненту или лучше обсудить важный вопрос в другое, более подходящее для него время;

— звонить в учреждение по личным делам и домой по служебным можно лишь в исключительных случаях;

— звоните с 9 до 22 часов;

— старайтесь быть приятным собеседником, чтобы вам всегда были рады.

Учитель: В деловом общении неизбежно возникают эмоции, тре­бующие выхода. Что советуют по этому поводу психологи?

Ученики: ???

Учитель: Для пользы дела лучше говорить людям приятное, поддер­живать и подбадривать, восхищаться их успехами, чем уни­жать их достоинство.

Деловая культура секретаря. Современный секретарь-референт должен уметь читать быстро, избирательно, осмысленно и надолго запоминать прочитанное. В против­ном случае он не сможет поддерживать свой уровень компе­тентности. На базе достаточно высокого культурного уров­ня он должен знать:

— правовые основы управления: административное, трудовое и хозяйственное право;

— законодательно-нормативные акты, определяющие порядок работы организации того типа, где он работает;

— основы управления;

— отрасль, в которой он работает, ее взаимосвязи;

— функции, задачи, структуру организации, в которой он работает, ее связи по вертикали и горизонтали;

— основы менеджмента, общей и социальной психоло­гии, этику и эстетику, этикет;

— делопроизводство: методы создания и оформления документов, организацию работы с документами, бездоку­ментное обслуживание, архивное дело...

Учитель: Необходимым условием достижения эффективности работы секретаря является организация его рабочего места. Здесь следует иметь в виду следующее:

— рабочее место секретаря в приемной располагается рядом с кабинетом руководителя так, чтобы легко можно было видеть входящих;

— в приемной должны находиться только те предметы, которые непосредственно необходимы секретарю и другим работникам;

— мебель для посетителей должна находиться в зоне, хо­рошо просматриваемой секретарем.

Большую часть рабочего времени секретарь работает сидя, а это утомляет. Поэтому он должен иметь возмож­ность удобно вытянуть ноги, свободно встать, менять позу при работе на компьютере или пишущей машинке, чтении.

В комплект мебели для оборудования рабочего места секретаря обычно входят: канцелярский стол, вспомога­тельный стол или тумба для технических средств, стол для посетителей, стул или кресло подъемно-поворотное на колесиках, стулья для посетителей, шкафы или полки для хранения документов и дел, металлический сейф для хра­нения документов, штампов, бланков.

Учитель: Кроме профессиональных, у секретаря есть обязаннос­ти и светского характера. Успех деловых встреч, приема гостей и культурной программы зависит от умения и знания этикетных норм и имиджа секретаря.

Если в офис пригласили гостей, то секретарь заранее готовит встречу. Он подготавливает документы, образцы рекламной продукции, составляет варианты культурной программы. Встречает гостей, помогает раздеться и приглашает в комнату переговоров. В разговоре он сдер­жан, любезен, обменивается визитными карточками своей фирмы.

Посещая с гостями театр, секретарь должен помнить следующие правила. Если места в ложе, то гости занимают передние места. Передние места всегда предоставляются дамам, как бы ни был почтенен возраст мужчин и их поло­жение. В театре секретарь общается только с гостями.

Учитель: Если в офисе какое-либо торжество, то секретарь гото­вит пригласительные билеты, заранее их рассылает пригла­шенным или обзванивает их. Настаивать на приглашении можно с известным тактом и определенной долей настой­чивости. ( Настойчивость в приглашении иногда приятна для человека, так как она доказывает, что его обществом дорожат.)

Для больших собраний и заседаний секретарь также го­товит пригласительные билеты даже тем, кому было сдела­но личное приглашение. Приглашение вежливее рассылать с курьером, чем по почте.

Никогда не посылайте по почте визитные карточки на­чальству или почетному лицу: их относят лично.

Часто на секретаря возлагается обязанность по подбо­ру сувениров для гостей фирмы. В качестве сувениров можно использовать недорогие предметы: записные книжки, календари, авторучки, пепельницы, значки… На эти предметы наносится название фирмы, иногда адрес и телефон. Этикет предполагает, что во время первой встре­чи подарки преподносит хозяин, пригласивший гостей, а не гости. При последующих встречах обмен ими стано­вится обязательным. При выборе подарка нужно по­мнить, кому он будет вручен и что было подарено этому человеку ранее.

Отправляясь по делу, да и в повседневной работе необ­ходимо обратить особое внимание на костюм. Непозволи­тельно являться в старом изношенном платье, но в то же время оно не должно иметь ни малейшего следа роскоши. Секретарь одевается в стиле деловой женщины, только чуть скромнее.

Секретарь должен придерживаться правил светского разговора. Крайне невежливо прерывать собеседников. Если необходимо что-либо сообщить шефу, секретарь пода­ет ему, молча записку и ждет ответа или прерывает беседу словами: «Прошу извинить меня...».

Учитель: В разговоре не следует спорить. Главное — уметь слу­шать и слышать говорящего. Расспрашивать поменьше, рассказывать больше, но еще больше слушать. Иронии и насмешки следует избегать. Разговаривать следует не шепо­том и не крикливо (ибо обе эти крайности вульгарны).

Во многом успех работы секретаря зависит от личных контактов с руководителем. А это возможно только при условии взаимного доверия. Секретарь помогает в планиро­вании рабочего дня руководителя, выполнении намеченных мероприятий, освобождает его от вспомогательных техни­ческих операций, фильтрует потоки корреспонденции, телефонные вызовы посетителей...

Учитель: Профессия секретаря, несмотря на высокий уровень обязанностей, относится к разряду обслуживающих. Выбор личного помощника всегда за руководителем. Он должен доверить ему не только свои секреты, но и секреты фирмы, свои привычки, методы работы, круг общения… Он следит за событиями личной жизни руководителя, например забо­тится о цветах для специальных случаев, поздравлениях. Для оказания помощи руководителю секретарь должен уметь рационально планировать свое рабочее время. Для этого полезно вести специальный календарь-дневник работы руководителя и секретаря, куда вносить данные, которые могут быть интересны руководителю, уточнять во­просы у специалистов… Секретарь должен информировать о текущих вопросах и корреспонденции утром через 2 часа после начала работы и вечером за 2—3 часа до окончания рабочего дня.

Учитель: Конечно, круг обязанностей секретаря гораздо больше того, что перечислено в этой главе. Чтобы быть ассом в этом важном деле, надо многому учиться и много работать над собой, своим культурным уровнем, своей профессиональ­ной квалификацией, изучать и запоминать правила этикета. И, что может стать главным, обладать сильным характером.

Наверное, можно сделать вывод, что основные психо­логические черты секретаря, его умение и способность вести себя с людьми приемлемы для человека любой про­фессии и положения.

V . Подведение итогов урока, выставление и комментирование оценок .

Учитель : Сегодня вы познакомились с ролью секретаря-референта в офисе, выде­лим его профессиональные качества, поговорим об этикете телефонных разговоров.

VI . Задание домашнего задания

Учитель : Запишите домашнее задание: прочитать §20. Пожалуйста, ваши вопросы по сегодняшней теме?

Учитель : Урок закончен. Всем спасибо, до свидания!

СЦЕНАРИИ УРОКА

Раздел программы: Информационные технологии

Тема: Современная техника на рабочем месте сотрудника офиса

Класс: 10 класс

Время: 90 минут

Образовательные цели урока — учащиеся должны усвоить следующие знания:

1. Ознакомиться с техникой для телефонной связи и другимимобильными средствами связи.

2. Ознакомиться с понятиями об офисной оргтехнике.

3. Ознакомиться спериферийным оборудованием ПЭВМ.

Развивающие цели урока — учащиеся должны развить умения и навыки:

1. Знать понятиями о телефонной связи и другимимобильными средствами связи.

2. Знать основные понятия об офисной оргтехнике.

Воспитательные цели уроков — учащиеся должны овладеть следующими видами действии:

1. Уметь строить ответы на создаваемые вопросы.

Тип урока: урок изучения нового материала

Метод проведения урока: эвристическая беседа

Оборудование: наглядные пособия и плакаты

Литература:

1. Тищенко А.Т., Самородский П.С., Симоненко В.Д., Шипицын Н.П. Технология. Пробный учебник для мальчиков 10 класса / под ред. В.Д. Симоненко – Издательство Брянского пед. университета. – Брянск, 1995.

2. Подготовка учителя технологии к уроку. Учебно-методическое пособие. Автор-сост.: В.Г. Соловьянюк — Бирск, 2007.

Место проведения: Учебные мастерские

Ход урока

I . Организационный этап

Учитель: Здравствуйте! Садитесь! (Ученики стоят у своих мест и садятся после слов преподавателя). Дежурный кто сегодня отсутствует? (Дежурный класса сообщает об отсутствующих, если они есть).

II . Мотивационный этап

Учитель: Телефон уже давно вошел в нашу жизнь и стал ее неотъемлемым элементом, однако в последнее время изме­нилось не только значение телефона в жизни людей, но у этого замечательного средства передачи и приема информа­ции появились новые возможности.

III . Сообщение темы и цели урока

Учитель: Сегодня мы приступаем к изучению нового раздела – «Информационные технологии».

Учитель: Теперь запишите сегодняшнее число и тему урока: «Современная техника на рабочем месте сотрудника офиса», ознакомимся с техникой для телефонной связи, мобильными средствами связи, офисной оргтехникой и периферийным оборудованием ПЭВМ,(ученики под диктовку записывают тему урока в тетради под диктовку, учитель контролирует, чтобы все записали).

IV . Изучение нового материала

Учитель: Телефоны по принципу работы делятся на два основ­ных типа: аналоговые и цифровые. Аналоговые — это наи­более распространенные дисковые телефоны, работающие с электрическим сигналом. Цифровой телефонный аппарат содержит телефонный блок для цифровой обра­ботки информации, то есть информация из аудиосигнала преобразуется не в электрический, как в аналоговом аппа­рате, а в цифровой сигнал, для обработки микропроцессором. Такой телефон, даже подклю­ченный к аналоговой АТС, обладает значительным количеством полез­ных функций и возможностей.

Учитель: Функция SP-PHONE (спикерфон) позволяет вести раз­говор не только через телефонную трубку, но и используя встроенные в аппарат микрофон и динамик. В разговоре могут принимать участие все присутствующие у телефона, при этом руки остаются свободными. Включив спикерфон, можно набрать номер, не снимая трубки, этот режим назы­вается ON-HOOK-DIALING.

Функция (кнопка) REDIAL — с помощью этой функ­ции последний набираемый номер автоматически заносит­ся в активную память и сохраняется даже после того, как положена трубка. Для того чтобы снова вызвать того же абонента, достаточно нажать эту кнопку. В активной памя­ти телефонного аппарата хранится, как правило, только один номер.

AUTODIAL (автодозвон) — если вы затрудняетесь дозвониться до постоянно занятого абонента, телефон мож­но перевести в режим автоматического набора номера. Аппарат набирает указанный номер каждые полминуты-минуту в зависимости от модели. Когда на другом конце ли­нии снимут трубку, вы услышите голос через автоматически включенный встроенный динамик аппарата. FLASH — функция разрыва линии. Можно пользовать­ся ею вместо того, чтобы каждый раз нажимать на рычаг. Ес­ли аппарат подключен к современной цифровой АТС, то с помощью этой функции открываются дополнительные воз­можности по переадресованию звонков.

HOLD — функция удержания линии. Если нужно отой­ти от аппарата, то можно нажать эту кнопку и положить трубку, после того как вы ее поднимете, разговор автомати­чески возобновится.

PAUSE — функция, с помощью которой можно ввести паузу в набираемый номер. Например, при междугороднем звонке после цифры 8 нажимается эта кнопка, затем сразу набирается номер абонента.

MEMO — функция записи номера во временную память.

SAVE, AUTO, STORE, PROG — функции (кнопки), используемые для программирования памяти телефонного аппарата.

Учитель: Какие телефоны можно относятся к беспроводным?

Ученики: ???

Учитель: К беспроводным телефонам относятся бытовые радиотелефоны, работающие в среднем на расстоянии от 100 м до 1 км от точки подключения аппарата.

Учитель: В настоящее время в нашей стране используются бес­проводные телефоны четырех основных частотных диапа­зонов для радиосвязи между переносной телефонной труб­кой и самим телефонным аппаратом, называемым базой, а именно: 31-40 МГц, 46 — 49 МГц, 250 — 380 МГц и 900 МГц (хотя появляются и частотные диапазоны 1880 — 1900 МГц). Официально Министерством связи РФ разрешены к ис­пользованию только два частотных диапазона: 31 — 40 МГц и 900 МГц; два других диапазона не рекомендованы к ис­пользованию, так как на диапазоне 46 — 49 МГц происходит частичное пересечение с телевизионными каналами, в ре­зультате возникают помехи, а радиотелефоны, работающие на частоте 250 — 380 МГц, закрывают диапазоны, использу­емые в служебных целях. Радиотелефоны с частотами диа­пазона 900 МГц имеют больший радиус действия и более высокое качество приема сигналов по сравнению с телефо нами, работающими на частоте 35 — 40 МГц. Однако остает­ся спорным вопрос действия высокочастотных радиосигна­лов на здоровье человека.

Рассмотрим некоторые основные сервисные функции и возможности радиотелефонов.

Учитель: Что такое «пейджинг»?

Ученики: ???

Учитель: Пейджинг — вызов с базы переносной трубки, которая при этом начинает издавать звуковой сигнал (поиск поте­рянной трубки). С помощью двустороннего пейджинга можно также вызвать базовый блок с переносной трубки.

Учитель: Что такое «интерком»?

Ученики: ???

Учитель: Интерком — внутренняя связь между базой и перенос­ной трубкой. Обычно при работе этой функции внешняя телефонная линия остается свободной, и вам могут позво­нить.

Перевод разговора — возможность перевести текущий разговор с трубки на базовый блок (при наличии режима громкоговорящей связи), или наоборот.

В некоторых моделях беспроводных телефонов можно использовать несколько переносных трубок, например: на предприятии при наличии одного базового блока в цехе или на участке переносные трубки могут быть у сотрудников, которые находятся в различных местах на территории цеха, при этом возможен перевод телефонного звонка с одной трубки на другую.

Учитель: Режим конференции — при активизации этого режима с базы вызываются все переносные трубки, и возможно про­ведение совещания между всеми компонентами системы плюс внешний абонент.

Каждая переносная трубка имеет свой код идентифи­кации, по которому ее распознает базовый блок. Делается это во избежание путаницы при наличии в одном офисе нескольких радиотелефонов. Каждая база принимает сигналы только своей трубки. Так как база отвечает только на вызов «родной» трубки, то с посторонней трубки подсо­единиться к этой линии практически невозможно. Когда трубку кладут на свое место, на базе автоматически проис­ходит смена кода. Число кодов колеблется в разных моде­лях беспроводных телефонов от одной тысячи до несколь­ких миллионов. Кроме перечисленных основных сервисных функций радиотелефонов, существуют и другие, перечень которых постоянно расширяется. Перечислим лишь некоторые из них: возможность занесения в память до 25 телефонных но­меров и автоматического вызова любого из них, отключе­ние микрофона, функция программирования паузы, необ­ходимая при записи в память междугородного номера, автоматическая подсветка и звуковая индикация клавиш, шифровка разговора и др.

Учитель: Что Вы знаете о телефонах с автоответчиком?

Ученики: ???

Учитель: Это телефоны со встроенным магнитофоном, позволяющим записывать сообщения, которые передаются всеми, кто звонит на этот телефон, и сообщения, которые вы им оставите. Телефоны с автоответчиками могут выполнять те же функции, что и цифровые и беспроводные телефоны. Запись сообщения может проводиться на кассету (микро­кассету), как у магнитофона и диктофона, или непосредст­венно в микросхемы памяти цифрового автоответчика, что дает более качественную запись сообщений, избавляет от необходимости замены кассет и перемотки пленки, так как доступ к сообщениям прямой. В таких автоответчиках мож­но изменять и скорость воспроизведения записи. В некото­рых моделях телефонов с автоответчиками предусмотрены личные «почтовые ящики» с индивидуальным паролем, при этом звонящий абонент получает возможность оставить конфиденциальную информацию для конкретного лица. Открыть «почтовый ящик» и прослушать сообщение может только тот, кто знает его пароль. Такая система удобна в том случае, если у аппарата несколько независимых пользова­телей.

Учитель: Как устроены телефоны с автоматическим определителем номера (АОН)?

Ученики: ???

Учитель: Данные устройства используются для определения номера телефона, с которого идет текущий звонок, а также тех номеров, с которых поступал вызов в отсутствие хозя­ев. Существуют также устройства, которые блокируют определение номера, так называемые анти-АОН. Приме­нение телефонов с АОН и анти-АОН считается не всегда этичным.

Коммуникационные системы связи, офисные мини-АТС, цифровые гибридные системы

Эти электронные системы предназначены для предприятий, складов, офисов, фирм для создания допол­нительного количества внутренних и внешних телефонных линий без использования мощности основной телефонной станции.

Учитель: Большое разнообразие таких АТС не позволяет сделать описание подробным, но почти все они позволяют пере­ключать разговор от ответившего на звонок абонента на другого работника или подключать его к разговору, переад­ресовывать звонки на другой аппарат, вести разговор сразу с несколькими сотрудниками фирмы, позволяют руководи­телям осуществлять циркулярную связь (передавать сооб­щение сразу на все телефонные аппараты).

Каждый абонент такой мини-АТС имеет свой внутрен­ний номер, состоящий из одной-двух цифр, а для выхода на городскую АТС необходимо предварительно набрать неко­торую цифру, обычно 8, 9 или 0.

Для мобильной связи на больших расстояниях ис­пользуются сотовая телефонная связь и пейджинговая связь.

Во всех этих устройствах сигнал на пути от одного або­нента до другого проходит некоторое расстояние не по про­водам, а с помощью радиоволн. Поэтому расстояние, на котором возможна связь, зависит от множества факторов, влияющих на распространение радиоволн, таких, как расположение устройства на местности (во впадине или на холме), внутри железобетонного здания или среди многих „зданий, мешающих прохождению радиоволн. Связь ухуд­шается, если мобильное устройство связи оказывается рядом с высоковольтной линией, во время грозы и даже во время сильного дождя или снегопада.

Учитель: Что такое «пейджер»?

Ученики: ???

Учитель: Пейджер — это малогабаритный цифровой приемник информации с экраном для вывода принятых сообщений.

Работает пейджинговая связь следующим образом. Что­бы передать на пейджер сообщение, вы должны позвонить оператору фирмы, обеспечивающей пейджерную связь, и продиктовать ему сообщение и номер абонента (пейджера). Сообщение кодируется и передается в эфир. Этот радиосиг­нал принимается всеми пейджерами, находящимися в зоне обслуживания, то есть в радиусе до ста километров.

Каждый пейджер анализирует адресную часть принято­го сигнала и игнорирует сообщения, которые адресованы не ему. Если же сообщение адресовано этому пейджеру, он принимает его в память и звуковым сигналом информирует об этом владельца. Можно просмотреть сообщение на экра­не сразу или сделать это потом.

В памяти пейджера может храниться несколько сообщений, так что даже если вы не сможете прочитать сообщение сразу же, оно не будет затерто вновь посту­пившими.

Существуют информационные каналы, которые обес­печивают следующие виды услуг: прогноз погоды, курсы основных мировых валют, культурные новости, программы клубов и дискотек, информацию о пробках на дорогах и т.д.

В случае если владелец пейджера уезжает в другой го­род, то он может воспользоваться роумингом, предлагаемым обслуживающей его компанией.

Роуминг — возможность быстрого, в отдельных случаях автоматического, подключения к обслуживанию пейджин-говой связью в другом городе или регионе.

Учитель: В чем отличие сотового телефона от обычного?

Ученики: ???

Учитель: Основное отличие сотового телефона от обычного в том, что территория, обслуживаемая сотовой радиосвязью, разбивается на много небольших зон, распо­ложенных на незначительном расстоянии друг от друга,каждый из которых обслуживается своим пере­датчиком. Эти зоны на карте города напоминают рисунок пчелиных сотов, от чего и произошло название этого вида связи — сотовый телефонный аппарат (рис. 1).

При разговоре сотовый радиотелефон связы­вается с тем передатчиком, в зоне обслуживания которого он находится. Если во время разговора абонент пересечет границу между зонами, соеди­нение автоматически переключается на передат­чик, который находится ближе.

Вследствие небольшой мощности передат­чика, сотовые радиотелефоны, работающие на одной частоте, но в разных (несмежных) зонах, не созда­ют взаимных помех. Это позволяет при одном и том же числе каналов существенно увеличить число одновремен­но ведущихся разговоров и значительно увеличить число абонентов.

Абоненты могут выбрать тот или иной стандарт сото­вой связи. Существует несколько таких стандартов. Наи­более распространенными из них являются стандарт GSM-900, «Билайн», Московская сотовая связь, а также

Рисунок 1 региональные стандарты, введенные в отдельных областях страны.

Учитель: В оплату сотовой связи входит абонентская плата в месяц и плата за минуту разговора. Тарифы оплаты для разных стандартов могут быть различными в зависимости от объема предлагаемых услуг и времени суток, в которое осуществляется телефонный разговор. Так же, как и для пейджинговой связи, сотовая телефонная связь может осу­ществляться в других городах с помощью роуминга.

Учитель: Факсимильный аппарат (факс) — устройство для передачи текстовых и графических изображений по теле­фонным линиям.

Факс рассчитан на передачу с невысоким качеством изображений, выполненных на обычных листах бумаги. Будет ли это рисунок или деловое письмо, для факса безраз­лично. Что бы ни было изображено на листе, который в не­го вложили, факс будет рассматривать это как набор черных и белых точек.

Лист бумаги маленькими шажками протягивается ми­мо ряда светочувствительных элементов, расположенных поперек листа. На каждом шаге с них считывается инфор­мация о яркости соответствующего участка листа, которая затем специальным образом кодируется и передается на другой факс.

Факсы с термопечатающим устройством наиболее ши­роко распространены и сравнительно недороги, но могут использовать только дорогую термобумагу. Поэтому ряд фирм выпускает факсы, которые используют обычную бу­магу. Такие факсы заметно дороже, поскольку в них, как правило, используются более дорогие струйные или даже лазерные печатающие устройства.

Учитель: Копировальный аппарат (ксерокс) предназначен для раз­множения документов, иллюстраций и т.п. Они могут быть различных габаритов — от настольных, переносных для формата А4 до стационарных, позволяющих копировать документы любого формата, при этом по желанию пользо­вателя может изменяться масштаб изображения. Скорость копирования различных аппаратов тоже различна: от не­скольких единиц до нескольких десятков копий в минуту.

Учитель: Все задачи, с которыми сталкивается человек при обработке информации на компьютере, можно разделить на пять больших групп:

1. Ввод информации.

2. Отображение информации.

3. Обработка информации.

4. Хранение информации.

5. Передача информации.

Во всех пяти группах могут использоваться различные специальные устройства, однако мы рассмотрим только широко распространенные.

К средствам ввода относится клавиатура, мышь, ска­нер, модем, световое перо, джойстик, дигитайзер и др.

Для отображения информации используют мониторы (дисплеи), принтеры, графопостроители.

Для обработки информации используется центральный процессор компьютера. От его типа в основном зависит и производительность компьютера (скорость обработки ин­формации).

Для хранения информации используют постоянные и оперативные запоминающие устройства. Для длительного хранения и передачи информации широко используют маг­нитные ленты, магнитные диски, магнитооптические диски и лазерные диски.

Кроме этого, для передачи информации между компьюте­рами применяют модемы и различные устройства, объединя­ющие компьютеры в сеть, которые мы рассмотрим позднее.

Средствами ввода, отображения, хранения и передачи информации на ПЭВМ являются дополнительные устройства, подключаемые к компьютеру, которые назы­ваются периферийными. Из них наиболее часто использу­ются сканеры, модемы, принтеры и некоторые другие устройства.

Для ввода в компьютер графических изображений пользуются устройствами, называемыми сканерами.

Учитель: Слово сканер в переводе с английского означает «анализатор». Принцип дей­ствия сканера похож на принцип действия ксерокса, однако в нем нет печатающего устройства. Вместо это­го считанное изображение передает­ся в компьютер в цифровом виде. Таким образом, сканер в комплекте с лазерным принтером и промежуточным звеном — компью­тером — можно использовать в качестве ксерокса. Основ­ной отличительной особенностью этого комплекта являет­ся то, что вся информация от считывающего устройства до печатающего передается в цифровом виде. В ксероксе же эта информация имеет аналоговую форму. По внешнему исполнению сканеры можно разделить на ручные, план­шетные и барабанные.

Учитель: Для коммуникации компьютеров используют устрой­ство, называемое модемом. Без модема невозможно пред­ставить всемирную компьютерную сеть Internet. Бурное развитие компьютерных сетей связано как раз с развитием компьютерных коммуникаций. Модем преобразует (моду­лирует) цифровую информацию в аналоговые сигналы, которые можно передавать по некоторым каналам связи, например по телефонным линиям. Принимающий модем, наоборот, преобразует (демодулирует) аналоговый сигнал в цифровую форму, понятную для компьютера.

Основным показателем работы модема является ско­рость передачи данных. Скорость может измеряться в битах в секунду, что наиболее распростра­нено, и в бодах (число изменений сигнала в секунду), которое зависит от способа модуляции.

Скорости передачи первых моде­мов не превышали 300 бит в секунду. Современные устройства могут работать со скоростями до 57,6 Кбит/с. Большое влияние на скорость передачи данных оказывает качество канала связи.

Учитель: Схема связи выглядит следующим образом. Вначале передающий модем на максимальной скорости пытается послать данные. Если принимающий модем не может получить качественный сигнал, то скорость передачи авто­матически понижается до той, при которой происходит уверенный прием данных.

Учитель: Комплект мультимедийного оборудования в дополнение к основному комплекту компьютерной техники включает в себя средства ввода информации (микрофон), средства ото­бражения информации (монитор и звуковые колонки), средства обработки информации (звуковая плата и специальные мик­ропроцессоры), средства хранения больших объемов информации (ла­зерные диски и устройства для их чтения).

Появился термин «виртуальная реальность» — особое сочетание новейшей технологии и психологи­ческого состояния человека, когда человек полностью погружается в мир, отображаемый в виртуальном шлеме, и действует в нем. Для большего ощущения вирту­альной реальности в качестве устройства ввода информации применяют также специальные перчатки и сапоги.

В настоящее время используются также и другие уст­ройства, подключаемые к персональным компьютерам, од­нако широкого распространения они пока не получили. § 26. Печатающие устройства, подключаемые к компьютерам

Учитель: Что такое принтер?

Ученики: ???

Учитель: Принтер (от англ. print — печать) — печатающее уст­ройство, предназначенное для вывода информации на бумагу. Существует много типов различных принтеров, используемых в настоящее время, кроме того, имеются и такие принтеры, которые уже не применяются. К ним отно­сятся литерные принтеры, принтеры для печати на термо­бумаге, но рассматривать их здесь мы не будем.

Основными характеристиками принтеров являются: затраты на печать одного листа, скорость печати, емкость картриджа (количество печатных листов без замены крася­щего элемента), разрешение (качество печати), измеряемое в точках на дюйм (международное обозначение — dpi).

Самыми распространенными до последнего времени, соответственно и самыми дешевыми были матричные принтеры.

Принцип печати таких принтеров похож на принцип печати пишущих машинок. Печатающая головка, соверша­ющая горизонтальное движение, имеет вертикальный ряд игл, которые под действием магнитного тока ударяют по красящей ленте, и таким образом на бумаге остается после­довательный ряд точек, из которых складываются символы. Для печати на следующей строке подающий барабан пово­рачивается шаговым двигателем на определенную величину, зависящую от межстрочного интервала. При печати графики барабан поворачивается на общую высоту всех иголок, таким образом получается непрерывное изображение.

Учитель: Встречаются девятиигольчатые, восемнадцатиигольча­тые и двадцатичетырехигольчатые матричные принтеры. Разрешение таких принтеров, как правило, не превышает 240 dpi. Девятиигольчатые принтеры имеют более низкое разрешение. Матричные модели принтеров имеют до трех встроенных шрифтов, использующихся для быстрой печа­ти. Однако многие современные текстовые редакторы име­ют большое количество разнообразных шрифтов, поэтому для точного отображения таких шрифтов используют гра­фический режим печати, который значительно медленнее текстового.

К существенным недостаткам таких принтеров относит­ся низкая скорость печати, которая для высокопроизводи­тельных моделей может составлять до 380 знаков в секунду, низкое качество отпечатанных материалов, шум при работе принтера. К преимуществам таких принтеров относится низкая стоимость расходных материа­лов, возможность получения несколь­ких копий одновременно, невысокая требовательность к качеству бумаги.

Учитель: Почти все современные устройства этого класса ис­пользуют для печати пузырьковореактивный и пьезоэлект­рический эффекты. Печатающая головка, как и у матричных принтеров, движется только в горизонтальном направлении, однако вместо игл используется вертикальный ряд сопел.

Учитель: При использовании пузырькового эффекта применяется маленький нагревательный элемент, который под действи­ем тока за несколько микросекунд нагревается до 500 °С. При резком нагревании чернила вскипают, образуется чер­нильный паровой пузырь, и необходимая порция чернил под действием избыточного давления выбрасывается на бу­магу. При отключении тока нагревательный элемент быстро остывает, паровой пузырь уменьшается в размерах и подса­сывает в сопло новую порцию чернил.

Учитель: Пьезоэлектрический способ печати основан на действии диафрагмы, расположенной сбоку от сопла и связанной с пьезоэлектрическим элементом. Толчок диафрагмы приво­дит к выбрасыванию капельки чернил и приливу через входное отверстие новой порции краски.

Особенно привлекательны струйные принтеры для цветной печати. С точки зрения потребителя, это самый дешевый вид цветной печати с достаточно высокими харак­теристиками. Самыми высокими показателями качества печати обладают лазерные принтеры, обеспечивая качество печати до 1200 dpi. При этом у лазерных принтеров скорость печа­ти достигает 4—16 страниц формата А4 в минуту. Емкость картриджа также очень большая (более 2000 страниц). Но при всех положительных показателях стоимость красящего порошка для принтеров этого класса достаточно высокая, и сами лазерные принтеры сравнимы по стоимости с ком­пьютером.

Принцип печати лазерных принтеров похож на прин­цип печати копировальных аппаратов. Обычно лазерные принтеры оснащены памятью не менее 1 Мбайт. Изображе­ние всей страницы формируется в памяти принтера, затем лазерный луч освещает предварительно заряженный стати­ческим электричеством фотобарабан в тех местах, где долж­но быть изображение. С освещенных участков фотобарабана заряд стекает. Одноименно заряженные частицы красящего порошка (тонера) отталкиваются от заряженных мест, оста­ваясь лишь на незаряженных местах, предварительно осве­щенных лазерным лучом. Далее валик прокатывается по листу бумаги, таким образом тонер переносится на бумагу. Для закрепления краски бумага проходит через термовалик, при соприкосновении с которым красящий порошок расплавляется и плотно прилипает к бумаге.

Разновидностью лазерных принтеров являются принте­ры со светодиодной матрицей. Принцип печати таких принтеров точно такой же, только вместо лазерного луча статический заряд на фотобарабан передают световые лучи светодиодной матрицы. Качество печати таких принтеров зависит от числа установленных светодиодов на единицу длины и обычно бывает не хуже 300 dpi.

Для вывода компьютерных данных в виде рисунка или графика на бумагу кроме принтеров используют и графопо­строители, или плоттеры. По способу закрепления бумаги они подразделяются на фрикционные, планшетные и бара­банные. Различные модели плоттеров могут иметь как одно, так и несколько перьев различного цвета. Сами перья также могут быть различных типов. Технологии печати в плоттерах могут быть либо специальными, либо такими же, как и в принтерах. Наибольшее распространение получают струйные графопостроители. Почти все плоттеры могут работать и в режиме принтеров, основное же отличие их от принтеров заключается в возможности построения боль­ших чертежей до формата А1 и АО, поэтому в основном плоттеры применяют для систем автоматизированного проектирования (САПР).

V . Подведение итогов урока, выставление и комментирование оценок .

Учитель : Сегодня вы познакомились с техникой для телефонной связи, мобильными средствами связи, офисной оргтехникой и периферийным оборудованием ПЭВМ.

VI . Задание домашнего задания

Учитель : Запишите домашнее задание: прочитать параграфы начиная с 22 по 26. Пожалуйста, ваши вопросы по сегодняшней теме?

Учитель : Урок закончен. Всем спасибо, до свидания!

www.ronl.ru

Контрольная работа - Секретарь-референт. Его роль в офисе

СЦЕНАРИИ УРОКА

Раздел программы: Имидж и этикет современного делового человека

Тема: Секретарь-референт. Его роль в офисе

Класс: 10 класс

Время: 45 минут

Образовательные цели урока — учащиеся должны усвоить следующие знания:

1. Ознакомиться с ролью секретаря-референта в офисе.

2. Ознакомиться с профессиональными качествами секретаря-референта.

3. Ознакомиться с особенностями этикета телефонных разговоров с имиджем делового человека.

Развивающие цели урока — учащиеся должны развить умения и навыки:

1. Знать профессиональные качества секретаря-референта.

2. Знать особенности этикета телефонных разговоров с имиджем делового человека.

Воспитательные цели уроков — учащиеся должны овладеть следующими видами действии:

1. Уметь воспроизводить профессиональные качества секретаря-референта.

2. Уметь строить ответы на создаваемые вопросы.

Тип урока: урок изучения нового материала

Метод проведения урока: эвристическая беседа

Оборудование: наглядные пособия и плакаты

Литература:

1. Тищенко А.Т., Самородский П.С., Симоненко В.Д., Шипицын Н.П. Технология. Пробный учебник для мальчиков 10 класса / под ред. В.Д. Симоненко – Издательство Брянского пед. университета. – Брянск, 1995.

2. Подготовка учителя технологии к уроку. Учебно-методическое пособие. Автор-сост.: В.Г. Соловьянюк — Бирск, 2007.

Место проведения: Учебные мастерские

Ход урока

I . Организационный этап

Учитель: Здравствуйте! Садитесь! (Ученики стоят у своих мест и садятся после слов преподавателя). Дежурный кто сегодня отсутствует? (Дежурный класса сообщает об отсутствующих, если они есть).

II . Мотивационный этап

Учитель: Секретарь-референт — это лицо фирмы. От его про­фессионализма зависит во многом эффективность работы руководителя, имидж фирмы, взаимоотношения с контро­лирующими организациями и с партнерами.

III . Сообщение темы и цели урока

Учитель: Теперь запишите сегодняшнее число и тему урока: «Секретарь-референт. Его роль в офисе», ознакомимся с ролью секретаря-референта в офисе, выде­лим его профессиональные качества, поговорим об этикете телефонных разговоров,(ученики под диктовку записывают тему урока в тетради под диктовку, учитель контролирует, чтобы все записали).

IV . Изучение нового материала

Учитель: Пока что у нас нет учебных заведений, которые гото­вили бы специалистов, отвечающих тем требованиям, которые предъявляются к секретарям в цивилизованных странах. В Европе, Америке, Азии есть многоступенчатая подготовка секретарей. Там это престижная женская про­фессия, а значит, и хорошо оплачиваемая.

Учитель: В сложившейся практике труда секретаря можно выде­лить профессиональные качества, которыми он должен об­ладать для успешной работы.

Учитель: Квалифицированность подразумевает умение стеногра­фировать, печатать, пользоваться компьютером, знать ор­фографию и пунктуацию.

Учитель: Что такое инициативность?

Ученики: ???

Учитель: Инициативность — самостоятельность в пределах своей компетентности.

Учитель: Что такое инициативность?

Ученики: ???

Учитель: Организованность — умение рационально организовать свое рабочее место, планировать распределение обязаннос­тей по времени, обеспечить своевременное выполнение каждодневных операций.

Учитель: Что такое инициативность?

Ученики: ???

Учитель: Осведомленность — знание проблем и направление дея­тельности, в котором работает руководитель и организация в целом.

Ответственность — уметь самостоятельно и грамотно оформлять документы, расшифровывать стенограммы, диктограммы и четко выполнять поручения руководителя.

Пунктуальность — способность выполнять свою работу в установленное время, своевременно готовить документы для руководителя. Недопустимы опоздания на работу, на де­ловые встречи, совещания, заседания.

Дипломатичность, умение хранить служебную тайну, использовать только фактическую, строго проверенную информацию при подготовке документов, беседе с посети­телями и по телефону. Недопустимо разглашать не только секретную информацию, но и такую, которая может нане­сти ущерб делу или отдельным лицам. Нужно правильно хранить документы, не допуская свободного доступа к ним других сотрудников.

Хорошая память. Ее можно развить, как и любую свою способность, стараясь запоминать информацию, а также уметь использовать возможности оргтехники.

Секретарь находится в постоянном общении — непо­средственном диалоге со своим руководителем, сослужив­цами, посетителями офиса и опосредованном — с помощью телефона, факса, почтовой связи. И от его умения разгова­ривать зависит эффективность работы офиса. Секретарь должен соблюдать любезность, корректность, вежливость и доброжелательность. В общении он должен всегда прийти на помощь, в случае необходимости — пойти на некоторые личные неудобства ради общего дела. Профессиональный секретарь знает, что обстоятельства управляют поступками. Иногда следует действовать строго по этикету, а бывают случаи, когда здравый смысл — лучший советник. Хороший секретарь обладает чувством такта. Говорят, хорошие секретари умеют выбрать подходящее время и выражения для нейтрализации негативной ситуации. Тактичный сек­ретарь знает, кому из посетителей приемной надо оказать почет, кому любезность, когда «смягчить удары», получен­ные от грубого руководителя...

Учитель: В чем секрет личного обаяния секретаря? В приятной внешности, уме, модной одежде или дорогих украшениях?!

Ученики: ???

Учитель: Нет. Люди не любят, когда им демонстрируют свое превос­ходство. Они отдают предпочтение скромным и доброжела­тельным секретарям. Личное обаяние проявляется в манере поведения: в выражении глаз и лица, в позах и жестах, в тембре и тоне голоса. Владение языком жестов и интонаций помогает умному секретарю быстро и легко устанавливать личные контакты, выражать свое отношение, не прибегая к банальным фразам, понять человека, подметить неискрен­ность и хитрость.

Учитель: Манера поведения, стиль, имидж играют решающую роль при формировании первого впечатления, которое складывается у людей быстро и прочно. Руководитель офи­са и его секретарь должны это знать. Человек сначала видит (посетителя, гостя, покупателя...), а затем слышит, как он говорит, и лишь потом понимает, что он говорит. Психоло­ги утверждают, что первое впечатление примерно на 50% за­висит от внешности, одежды и манеры поведения, на 40% — от тона голоса и лишь на 10% — от содержания его сообще­ния. Надо всегда помнить, что у нас не будет второй возможности произвести первое впечатление.

Предприниматели и менеджеры любят повторять, что речь человека — это его судьба. Речь секретаря характеризу­ет уровень его культуры, образованность, компетентность, воспитанность… Секретарь никогда не скажет: «позвонит», «позвонишь», «позвоните», но непременно «позвонит», «позвонишь», «позвоните».

Секретарь, занимающийся текущими делами офиса, ведет переговоры по телефону. Его голос по телефону может быть первым впечатлением людей о фирме. Недооценка психологического фактора этой формы общения может привести к конфликтам, несостоявшемуся сотрудничеству и упущенной прибыли.

Учитель: Этикет телефонных разговоров. Быстро берите трубку звонящего телефона, это свидетельствует о вашей деловито­сти и расторопности.

Сняв трубку, представьтесь или назовите фирму: «Ива­нова слушает», «Фирма слушает Вас» и т.д. Не следует гово­рить «Алло», «Да», «Вас слушают» по служебному телефону.

Вежливо попросите звонящего представиться, если он не сделал этого: «Представьтесь, пожалуйста», или «С кем я говорю», или «Прежде чем ответить Вам, я должна знать, с кем говорю», или «В мои обязанности входит фиксировать, кто и с какой целью звонил». На вопросы: «А Вы кто?», «Кто Вы такой?», сказанные с грубой интонацией, обычно не от­вечают.

Тон голоса секретаря должен сочетать в себе спокойную доброжелательность и деловитую скромность одновременно. Запрещены в его тоне высокомерие, издевательство, крик, а также услужливость, подобострастие, унижение, страх.

Учитель: Если человек, которому звонят, отсутствует, следует спросить: «Что ему передать?», «Могу ли я чем-нибудь по­мочь?», «Позвоните, пожалуйста, в… часов».

Ученики: ???

Учитель: Если звонит постоянный клиент или деловой партнер фирмы и вы узнали его по голосу, обязательно покажите это и назовите его по имени и отчеству прежде, чем он предста­вится. Скажите ему что-нибудь приятное: «Рада Вам», «Как поживаете?» и т.д.

Будьте терпеливы и не грубите даже в ответ на грубость или когда не поняли вашего исчерпывающего ответа, или ошиблись номером. Не спешите класть трубку, если звоня­щий не договорил, скорее всего он позвонит снова и в более раздраженном состоянии. Заканчивает разговор тот, кто позвонил. Он же пере­званивает, если разговор был прерван по каким-либо при­чинам.

В заключение разговора также следует тепло попро­щаться: «Рада была слышать Вас», «Всегда Вам рада», «Ус­пехов Вам» и т.д.

Учитель: Если звоните вы, то:

— подготовьтесь к разговору, мысленно «проговорив» возможные его варианты и выбрав наилучший;

— не набирайте номер по памяти, ошибочное попада­ние может испортить вам настроение;

— прежде всего поздоровайтесь, затем уточните, куда вы попали;

— если попали не туда, не спрашивайте: «Какой это но­мер?», а сами назовите номер, какой набрали, и не забудьте извиниться;

— обязательно назовите себя (даже если звоните впер­вые и вас там никто не знает), отношение к вам будет лучше, и вы получите более исчерпывающую информацию;

— не говорите более 3 минут, если хотите пользоваться авторитетом делового человека;

— узнайте, с кем вы говорите: «Как Вас зовут?», «С кем имею честь?», «Как я могу к Вам обращаться?» и т.д.;

— спросите, удобно ли говорить вашему абоненту или лучше обсудить важный вопрос в другое, более подходящее для него время;

— звонить в учреждение по личным делам и домой по служебным можно лишь в исключительных случаях;

— звоните с 9 до 22 часов;

— старайтесь быть приятным собеседником, чтобы вам всегда были рады.

Учитель: В деловом общении неизбежно возникают эмоции, тре­бующие выхода. Что советуют по этому поводу психологи?

Ученики: ???

Учитель: Для пользы дела лучше говорить людям приятное, поддер­живать и подбадривать, восхищаться их успехами, чем уни­жать их достоинство.

Деловая культура секретаря. Современный секретарь-референт должен уметь читать быстро, избирательно, осмысленно и надолго запоминать прочитанное. В против­ном случае он не сможет поддерживать свой уровень компе­тентности. На базе достаточно высокого культурного уров­ня он должен знать:

— правовые основы управления: административное, трудовое и хозяйственное право;

— законодательно-нормативные акты, определяющие порядок работы организации того типа, где он работает;

— основы управления;

— отрасль, в которой он работает, ее взаимосвязи;

— функции, задачи, структуру организации, в которой он работает, ее связи по вертикали и горизонтали;

— основы менеджмента, общей и социальной психоло­гии, этику и эстетику, этикет;

— делопроизводство: методы создания и оформления документов, организацию работы с документами, бездоку­ментное обслуживание, архивное дело...

Учитель: Необходимым условием достижения эффективности работы секретаря является организация его рабочего места. Здесь следует иметь в виду следующее:

— рабочее место секретаря в приемной располагается рядом с кабинетом руководителя так, чтобы легко можно было видеть входящих;

— в приемной должны находиться только те предметы, которые непосредственно необходимы секретарю и другим работникам;

— мебель для посетителей должна находиться в зоне, хо­рошо просматриваемой секретарем.

Большую часть рабочего времени секретарь работает сидя, а это утомляет. Поэтому он должен иметь возмож­ность удобно вытянуть ноги, свободно встать, менять позу при работе на компьютере или пишущей машинке, чтении.

В комплект мебели для оборудования рабочего места секретаря обычно входят: канцелярский стол, вспомога­тельный стол или тумба для технических средств, стол для посетителей, стул или кресло подъемно-поворотное на колесиках, стулья для посетителей, шкафы или полки для хранения документов и дел, металлический сейф для хра­нения документов, штампов, бланков.

Учитель: Кроме профессиональных, у секретаря есть обязаннос­ти и светского характера. Успех деловых встреч, приема гостей и культурной программы зависит от умения и знания этикетных норм и имиджа секретаря.

Если в офис пригласили гостей, то секретарь заранее готовит встречу. Он подготавливает документы, образцы рекламной продукции, составляет варианты культурной программы. Встречает гостей, помогает раздеться и приглашает в комнату переговоров. В разговоре он сдер­жан, любезен, обменивается визитными карточками своей фирмы.

Посещая с гостями театр, секретарь должен помнить следующие правила. Если места в ложе, то гости занимают передние места. Передние места всегда предоставляются дамам, как бы ни был почтенен возраст мужчин и их поло­жение. В театре секретарь общается только с гостями.

Учитель: Если в офисе какое-либо торжество, то секретарь гото­вит пригласительные билеты, заранее их рассылает пригла­шенным или обзванивает их. Настаивать на приглашении можно с известным тактом и определенной долей настой­чивости. ( Настойчивость в приглашении иногда приятна для человека, так как она доказывает, что его обществом дорожат.)

Для больших собраний и заседаний секретарь также го­товит пригласительные билеты даже тем, кому было сдела­но личное приглашение. Приглашение вежливее рассылать с курьером, чем по почте.

Никогда не посылайте по почте визитные карточки на­чальству или почетному лицу: их относят лично.

Часто на секретаря возлагается обязанность по подбо­ру сувениров для гостей фирмы. В качестве сувениров можно использовать недорогие предметы: записные книжки, календари, авторучки, пепельницы, значки… На эти предметы наносится название фирмы, иногда адрес и телефон. Этикет предполагает, что во время первой встре­чи подарки преподносит хозяин, пригласивший гостей, а не гости. При последующих встречах обмен ими стано­вится обязательным. При выборе подарка нужно по­мнить, кому он будет вручен и что было подарено этому человеку ранее.

Отправляясь по делу, да и в повседневной работе необ­ходимо обратить особое внимание на костюм. Непозволи­тельно являться в старом изношенном платье, но в то же время оно не должно иметь ни малейшего следа роскоши. Секретарь одевается в стиле деловой женщины, только чуть скромнее.

Секретарь должен придерживаться правил светского разговора. Крайне невежливо прерывать собеседников. Если необходимо что-либо сообщить шефу, секретарь пода­ет ему, молча записку и ждет ответа или прерывает беседу словами: «Прошу извинить меня...».

Учитель: В разговоре не следует спорить. Главное — уметь слу­шать и слышать говорящего. Расспрашивать поменьше, рассказывать больше, но еще больше слушать. Иронии и насмешки следует избегать. Разговаривать следует не шепо­том и не крикливо (ибо обе эти крайности вульгарны).

Во многом успех работы секретаря зависит от личных контактов с руководителем. А это возможно только при условии взаимного доверия. Секретарь помогает в планиро­вании рабочего дня руководителя, выполнении намеченных мероприятий, освобождает его от вспомогательных техни­ческих операций, фильтрует потоки корреспонденции, телефонные вызовы посетителей...

Учитель: Профессия секретаря, несмотря на высокий уровень обязанностей, относится к разряду обслуживающих. Выбор личного помощника всегда за руководителем. Он должен доверить ему не только свои секреты, но и секреты фирмы, свои привычки, методы работы, круг общения… Он следит за событиями личной жизни руководителя, например забо­тится о цветах для специальных случаев, поздравлениях. Для оказания помощи руководителю секретарь должен уметь рационально планировать свое рабочее время. Для этого полезно вести специальный календарь-дневник работы руководителя и секретаря, куда вносить данные, которые могут быть интересны руководителю, уточнять во­просы у специалистов… Секретарь должен информировать о текущих вопросах и корреспонденции утром через 2 часа после начала работы и вечером за 2—3 часа до окончания рабочего дня.

Учитель: Конечно, круг обязанностей секретаря гораздо больше того, что перечислено в этой главе. Чтобы быть ассом в этом важном деле, надо многому учиться и много работать над собой, своим культурным уровнем, своей профессиональ­ной квалификацией, изучать и запоминать правила этикета. И, что может стать главным, обладать сильным характером.

Наверное, можно сделать вывод, что основные психо­логические черты секретаря, его умение и способность вести себя с людьми приемлемы для человека любой про­фессии и положения.

V . Подведение итогов урока, выставление и комментирование оценок .

Учитель : Сегодня вы познакомились с ролью секретаря-референта в офисе, выде­лим его профессиональные качества, поговорим об этикете телефонных разговоров.

VI . Задание домашнего задания

Учитель : Запишите домашнее задание: прочитать §20. Пожалуйста, ваши вопросы по сегодняшней теме?

Учитель : Урок закончен. Всем спасибо, до свидания!

СЦЕНАРИИ УРОКА

Раздел программы: Информационные технологии

Тема: Современная техника на рабочем месте сотрудника офиса

Класс: 10 класс

Время: 90 минут

Образовательные цели урока — учащиеся должны усвоить следующие знания:

1. Ознакомиться с техникой для телефонной связи и другимимобильными средствами связи.

2. Ознакомиться с понятиями об офисной оргтехнике.

3. Ознакомиться спериферийным оборудованием ПЭВМ.

Развивающие цели урока — учащиеся должны развить умения и навыки:

1. Знать понятиями о телефонной связи и другимимобильными средствами связи.

2. Знать основные понятия об офисной оргтехнике.

Воспитательные цели уроков — учащиеся должны овладеть следующими видами действии:

1. Уметь строить ответы на создаваемые вопросы.

Тип урока: урок изучения нового материала

Метод проведения урока: эвристическая беседа

Оборудование: наглядные пособия и плакаты

Литература:

1. Тищенко А.Т., Самородский П.С., Симоненко В.Д., Шипицын Н.П. Технология. Пробный учебник для мальчиков 10 класса / под ред. В.Д. Симоненко – Издательство Брянского пед. университета. – Брянск, 1995.

2. Подготовка учителя технологии к уроку. Учебно-методическое пособие. Автор-сост.: В.Г. Соловьянюк — Бирск, 2007.

Место проведения: Учебные мастерские

Ход урока

I . Организационный этап

Учитель: Здравствуйте! Садитесь! (Ученики стоят у своих мест и садятся после слов преподавателя). Дежурный кто сегодня отсутствует? (Дежурный класса сообщает об отсутствующих, если они есть).

II . Мотивационный этап

Учитель: Телефон уже давно вошел в нашу жизнь и стал ее неотъемлемым элементом, однако в последнее время изме­нилось не только значение телефона в жизни людей, но у этого замечательного средства передачи и приема информа­ции появились новые возможности.

III . Сообщение темы и цели урока

Учитель: Сегодня мы приступаем к изучению нового раздела – «Информационные технологии».

Учитель: Теперь запишите сегодняшнее число и тему урока: «Современная техника на рабочем месте сотрудника офиса», ознакомимся с техникой для телефонной связи, мобильными средствами связи, офисной оргтехникой и периферийным оборудованием ПЭВМ,(ученики под диктовку записывают тему урока в тетради под диктовку, учитель контролирует, чтобы все записали).

IV . Изучение нового материала

Учитель: Телефоны по принципу работы делятся на два основ­ных типа: аналоговые и цифровые. Аналоговые — это наи­более распространенные дисковые телефоны, работающие с электрическим сигналом. Цифровой телефонный аппарат содержит телефонный блок для цифровой обра­ботки информации, то есть информация из аудиосигнала преобразуется не в электрический, как в аналоговом аппа­рате, а в цифровой сигнал, для обработки микропроцессором. Такой телефон, даже подклю­ченный к аналоговой АТС, обладает значительным количеством полез­ных функций и возможностей.

Учитель: Функция SP-PHONE (спикерфон) позволяет вести раз­говор не только через телефонную трубку, но и используя встроенные в аппарат микрофон и динамик. В разговоре могут принимать участие все присутствующие у телефона, при этом руки остаются свободными. Включив спикерфон, можно набрать номер, не снимая трубки, этот режим назы­вается ON-HOOK-DIALING.

Функция (кнопка) REDIAL — с помощью этой функ­ции последний набираемый номер автоматически заносит­ся в активную память и сохраняется даже после того, как положена трубка. Для того чтобы снова вызвать того же абонента, достаточно нажать эту кнопку. В активной памя­ти телефонного аппарата хранится, как правило, только один номер.

AUTODIAL (автодозвон) — если вы затрудняетесь дозвониться до постоянно занятого абонента, телефон мож­но перевести в режим автоматического набора номера. Аппарат набирает указанный номер каждые полминуты-минуту в зависимости от модели. Когда на другом конце ли­нии снимут трубку, вы услышите голос через автоматически включенный встроенный динамик аппарата. FLASH — функция разрыва линии. Можно пользовать­ся ею вместо того, чтобы каждый раз нажимать на рычаг. Ес­ли аппарат подключен к современной цифровой АТС, то с помощью этой функции открываются дополнительные воз­можности по переадресованию звонков.

HOLD — функция удержания линии. Если нужно отой­ти от аппарата, то можно нажать эту кнопку и положить трубку, после того как вы ее поднимете, разговор автомати­чески возобновится.

PAUSE — функция, с помощью которой можно ввести паузу в набираемый номер. Например, при междугороднем звонке после цифры 8 нажимается эта кнопка, затем сразу набирается номер абонента.

MEMO — функция записи номера во временную память.

SAVE, AUTO, STORE, PROG — функции (кнопки), используемые для программирования памяти телефонного аппарата.

Учитель: Какие телефоны можно относятся к беспроводным?

Ученики: ???

Учитель: К беспроводным телефонам относятся бытовые радиотелефоны, работающие в среднем на расстоянии от 100 м до 1 км от точки подключения аппарата.

Учитель: В настоящее время в нашей стране используются бес­проводные телефоны четырех основных частотных диапа­зонов для радиосвязи между переносной телефонной труб­кой и самим телефонным аппаратом, называемым базой, а именно: 31-40 МГц, 46 — 49 МГц, 250 — 380 МГц и 900 МГц (хотя появляются и частотные диапазоны 1880 — 1900 МГц). Официально Министерством связи РФ разрешены к ис­пользованию только два частотных диапазона: 31 — 40 МГц и 900 МГц; два других диапазона не рекомендованы к ис­пользованию, так как на диапазоне 46 — 49 МГц происходит частичное пересечение с телевизионными каналами, в ре­зультате возникают помехи, а радиотелефоны, работающие на частоте 250 — 380 МГц, закрывают диапазоны, использу­емые в служебных целях. Радиотелефоны с частотами диа­пазона 900 МГц имеют больший радиус действия и более высокое качество приема сигналов по сравнению с телефо нами, работающими на частоте 35 — 40 МГц. Однако остает­ся спорным вопрос действия высокочастотных радиосигна­лов на здоровье человека.

Рассмотрим некоторые основные сервисные функции и возможности радиотелефонов.

Учитель: Что такое «пейджинг»?

Ученики: ???

Учитель: Пейджинг — вызов с базы переносной трубки, которая при этом начинает издавать звуковой сигнал (поиск поте­рянной трубки). С помощью двустороннего пейджинга можно также вызвать базовый блок с переносной трубки.

Учитель: Что такое «интерком»?

Ученики: ???

Учитель: Интерком — внутренняя связь между базой и перенос­ной трубкой. Обычно при работе этой функции внешняя телефонная линия остается свободной, и вам могут позво­нить.

Перевод разговора — возможность перевести текущий разговор с трубки на базовый блок (при наличии режима громкоговорящей связи), или наоборот.

В некоторых моделях беспроводных телефонов можно использовать несколько переносных трубок, например: на предприятии при наличии одного базового блока в цехе или на участке переносные трубки могут быть у сотрудников, которые находятся в различных местах на территории цеха, при этом возможен перевод телефонного звонка с одной трубки на другую.

Учитель: Режим конференции — при активизации этого режима с базы вызываются все переносные трубки, и возможно про­ведение совещания между всеми компонентами системы плюс внешний абонент.

Каждая переносная трубка имеет свой код идентифи­кации, по которому ее распознает базовый блок. Делается это во избежание путаницы при наличии в одном офисе нескольких радиотелефонов. Каждая база принимает сигналы только своей трубки. Так как база отвечает только на вызов «родной» трубки, то с посторонней трубки подсо­единиться к этой линии практически невозможно. Когда трубку кладут на свое место, на базе автоматически проис­ходит смена кода. Число кодов колеблется в разных моде­лях беспроводных телефонов от одной тысячи до несколь­ких миллионов. Кроме перечисленных основных сервисных функций радиотелефонов, существуют и другие, перечень которых постоянно расширяется. Перечислим лишь некоторые из них: возможность занесения в память до 25 телефонных но­меров и автоматического вызова любого из них, отключе­ние микрофона, функция программирования паузы, необ­ходимая при записи в память междугородного номера, автоматическая подсветка и звуковая индикация клавиш, шифровка разговора и др.

Учитель: Что Вы знаете о телефонах с автоответчиком?

Ученики: ???

Учитель: Это телефоны со встроенным магнитофоном, позволяющим записывать сообщения, которые передаются всеми, кто звонит на этот телефон, и сообщения, которые вы им оставите. Телефоны с автоответчиками могут выполнять те же функции, что и цифровые и беспроводные телефоны. Запись сообщения может проводиться на кассету (микро­кассету), как у магнитофона и диктофона, или непосредст­венно в микросхемы памяти цифрового автоответчика, что дает более качественную запись сообщений, избавляет от необходимости замены кассет и перемотки пленки, так как доступ к сообщениям прямой. В таких автоответчиках мож­но изменять и скорость воспроизведения записи. В некото­рых моделях телефонов с автоответчиками предусмотрены личные «почтовые ящики» с индивидуальным паролем, при этом звонящий абонент получает возможность оставить конфиденциальную информацию для конкретного лица. Открыть «почтовый ящик» и прослушать сообщение может только тот, кто знает его пароль. Такая система удобна в том случае, если у аппарата несколько независимых пользова­телей.

Учитель: Как устроены телефоны с автоматическим определителем номера (АОН)?

Ученики: ???

Учитель: Данные устройства используются для определения номера телефона, с которого идет текущий звонок, а также тех номеров, с которых поступал вызов в отсутствие хозя­ев. Существуют также устройства, которые блокируют определение номера, так называемые анти-АОН. Приме­нение телефонов с АОН и анти-АОН считается не всегда этичным.

Коммуникационные системы связи, офисные мини-АТС, цифровые гибридные системы

Эти электронные системы предназначены для предприятий, складов, офисов, фирм для создания допол­нительного количества внутренних и внешних телефонных линий без использования мощности основной телефонной станции.

Учитель: Большое разнообразие таких АТС не позволяет сделать описание подробным, но почти все они позволяют пере­ключать разговор от ответившего на звонок абонента на другого работника или подключать его к разговору, переад­ресовывать звонки на другой аппарат, вести разговор сразу с несколькими сотрудниками фирмы, позволяют руководи­телям осуществлять циркулярную связь (передавать сооб­щение сразу на все телефонные аппараты).

Каждый абонент такой мини-АТС имеет свой внутрен­ний номер, состоящий из одной-двух цифр, а для выхода на городскую АТС необходимо предварительно набрать неко­торую цифру, обычно 8, 9 или 0.

Для мобильной связи на больших расстояниях ис­пользуются сотовая телефонная связь и пейджинговая связь.

Во всех этих устройствах сигнал на пути от одного або­нента до другого проходит некоторое расстояние не по про­водам, а с помощью радиоволн. Поэтому расстояние, на котором возможна связь, зависит от множества факторов, влияющих на распространение радиоволн, таких, как расположение устройства на местности (во впадине или на холме), внутри железобетонного здания или среди многих „зданий, мешающих прохождению радиоволн. Связь ухуд­шается, если мобильное устройство связи оказывается рядом с высоковольтной линией, во время грозы и даже во время сильного дождя или снегопада.

Учитель: Что такое «пейджер»?

Ученики: ???

Учитель: Пейджер — это малогабаритный цифровой приемник информации с экраном для вывода принятых сообщений.

Работает пейджинговая связь следующим образом. Что­бы передать на пейджер сообщение, вы должны позвонить оператору фирмы, обеспечивающей пейджерную связь, и продиктовать ему сообщение и номер абонента (пейджера). Сообщение кодируется и передается в эфир. Этот радиосиг­нал принимается всеми пейджерами, находящимися в зоне обслуживания, то есть в радиусе до ста километров.

Каждый пейджер анализирует адресную часть принято­го сигнала и игнорирует сообщения, которые адресованы не ему. Если же сообщение адресовано этому пейджеру, он принимает его в память и звуковым сигналом информирует об этом владельца. Можно просмотреть сообщение на экра­не сразу или сделать это потом.

В памяти пейджера может храниться несколько сообщений, так что даже если вы не сможете прочитать сообщение сразу же, оно не будет затерто вновь посту­пившими.

Существуют информационные каналы, которые обес­печивают следующие виды услуг: прогноз погоды, курсы основных мировых валют, культурные новости, программы клубов и дискотек, информацию о пробках на дорогах и т.д.

В случае если владелец пейджера уезжает в другой го­род, то он может воспользоваться роумингом, предлагаемым обслуживающей его компанией.

Роуминг — возможность быстрого, в отдельных случаях автоматического, подключения к обслуживанию пейджин-говой связью в другом городе или регионе.

Учитель: В чем отличие сотового телефона от обычного?

Ученики: ???

Учитель: Основное отличие сотового телефона от обычного в том, что территория, обслуживаемая сотовой радиосвязью, разбивается на много небольших зон, распо­ложенных на незначительном расстоянии друг от друга,каждый из которых обслуживается своим пере­датчиком. Эти зоны на карте города напоминают рисунок пчелиных сотов, от чего и произошло название этого вида связи — сотовый телефонный аппарат (рис. 1).

При разговоре сотовый радиотелефон связы­вается с тем передатчиком, в зоне обслуживания которого он находится. Если во время разговора абонент пересечет границу между зонами, соеди­нение автоматически переключается на передат­чик, который находится ближе.

Вследствие небольшой мощности передат­чика, сотовые радиотелефоны, работающие на одной частоте, но в разных (несмежных) зонах, не созда­ют взаимных помех. Это позволяет при одном и том же числе каналов существенно увеличить число одновремен­но ведущихся разговоров и значительно увеличить число абонентов.

Абоненты могут выбрать тот или иной стандарт сото­вой связи. Существует несколько таких стандартов. Наи­более распространенными из них являются стандарт GSM-900, «Билайн», Московская сотовая связь, а также

Рисунок 1 региональные стандарты, введенные в отдельных областях страны.

Учитель: В оплату сотовой связи входит абонентская плата в месяц и плата за минуту разговора. Тарифы оплаты для разных стандартов могут быть различными в зависимости от объема предлагаемых услуг и времени суток, в которое осуществляется телефонный разговор. Так же, как и для пейджинговой связи, сотовая телефонная связь может осу­ществляться в других городах с помощью роуминга.

Учитель: Факсимильный аппарат (факс) — устройство для передачи текстовых и графических изображений по теле­фонным линиям.

Факс рассчитан на передачу с невысоким качеством изображений, выполненных на обычных листах бумаги. Будет ли это рисунок или деловое письмо, для факса безраз­лично. Что бы ни было изображено на листе, который в не­го вложили, факс будет рассматривать это как набор черных и белых точек.

Лист бумаги маленькими шажками протягивается ми­мо ряда светочувствительных элементов, расположенных поперек листа. На каждом шаге с них считывается инфор­мация о яркости соответствующего участка листа, которая затем специальным образом кодируется и передается на другой факс.

Факсы с термопечатающим устройством наиболее ши­роко распространены и сравнительно недороги, но могут использовать только дорогую термобумагу. Поэтому ряд фирм выпускает факсы, которые используют обычную бу­магу. Такие факсы заметно дороже, поскольку в них, как правило, используются более дорогие струйные или даже лазерные печатающие устройства.

Учитель: Копировальный аппарат (ксерокс) предназначен для раз­множения документов, иллюстраций и т.п. Они могут быть различных габаритов — от настольных, переносных для формата А4 до стационарных, позволяющих копировать документы любого формата, при этом по желанию пользо­вателя может изменяться масштаб изображения. Скорость копирования различных аппаратов тоже различна: от не­скольких единиц до нескольких десятков копий в минуту.

Учитель: Все задачи, с которыми сталкивается человек при обработке информации на компьютере, можно разделить на пять больших групп:

1. Ввод информации.

2. Отображение информации.

3. Обработка информации.

4. Хранение информации.

5. Передача информации.

Во всех пяти группах могут использоваться различные специальные устройства, однако мы рассмотрим только широко распространенные.

К средствам ввода относится клавиатура, мышь, ска­нер, модем, световое перо, джойстик, дигитайзер и др.

Для отображения информации используют мониторы (дисплеи), принтеры, графопостроители.

Для обработки информации используется центральный процессор компьютера. От его типа в основном зависит и производительность компьютера (скорость обработки ин­формации).

Для хранения информации используют постоянные и оперативные запоминающие устройства. Для длительного хранения и передачи информации широко используют маг­нитные ленты, магнитные диски, магнитооптические диски и лазерные диски.

Кроме этого, для передачи информации между компьюте­рами применяют модемы и различные устройства, объединя­ющие компьютеры в сеть, которые мы рассмотрим позднее.

Средствами ввода, отображения, хранения и передачи информации на ПЭВМ являются дополнительные устройства, подключаемые к компьютеру, которые назы­ваются периферийными. Из них наиболее часто использу­ются сканеры, модемы, принтеры и некоторые другие устройства.

Для ввода в компьютер графических изображений пользуются устройствами, называемыми сканерами.

Учитель: Слово сканер в переводе с английского означает «анализатор». Принцип дей­ствия сканера похож на принцип действия ксерокса, однако в нем нет печатающего устройства. Вместо это­го считанное изображение передает­ся в компьютер в цифровом виде. Таким образом, сканер в комплекте с лазерным принтером и промежуточным звеном — компью­тером — можно использовать в качестве ксерокса. Основ­ной отличительной особенностью этого комплекта являет­ся то, что вся информация от считывающего устройства до печатающего передается в цифровом виде. В ксероксе же эта информация имеет аналоговую форму. По внешнему исполнению сканеры можно разделить на ручные, план­шетные и барабанные.

Учитель: Для коммуникации компьютеров используют устрой­ство, называемое модемом. Без модема невозможно пред­ставить всемирную компьютерную сеть Internet. Бурное развитие компьютерных сетей связано как раз с развитием компьютерных коммуникаций. Модем преобразует (моду­лирует) цифровую информацию в аналоговые сигналы, которые можно передавать по некоторым каналам связи, например по телефонным линиям. Принимающий модем, наоборот, преобразует (демодулирует) аналоговый сигнал в цифровую форму, понятную для компьютера.

Основным показателем работы модема является ско­рость передачи данных. Скорость может измеряться в битах в секунду, что наиболее распростра­нено, и в бодах (число изменений сигнала в секунду), которое зависит от способа модуляции.

Скорости передачи первых моде­мов не превышали 300 бит в секунду. Современные устройства могут работать со скоростями до 57,6 Кбит/с. Большое влияние на скорость передачи данных оказывает качество канала связи.

Учитель: Схема связи выглядит следующим образом. Вначале передающий модем на максимальной скорости пытается послать данные. Если принимающий модем не может получить качественный сигнал, то скорость передачи авто­матически понижается до той, при которой происходит уверенный прием данных.

Учитель: Комплект мультимедийного оборудования в дополнение к основному комплекту компьютерной техники включает в себя средства ввода информации (микрофон), средства ото­бражения информации (монитор и звуковые колонки), средства обработки информации (звуковая плата и специальные мик­ропроцессоры), средства хранения больших объемов информации (ла­зерные диски и устройства для их чтения).

Появился термин «виртуальная реальность» — особое сочетание новейшей технологии и психологи­ческого состояния человека, когда человек полностью погружается в мир, отображаемый в виртуальном шлеме, и действует в нем. Для большего ощущения вирту­альной реальности в качестве устройства ввода информации применяют также специальные перчатки и сапоги.

В настоящее время используются также и другие уст­ройства, подключаемые к персональным компьютерам, од­нако широкого распространения они пока не получили. § 26. Печатающие устройства, подключаемые к компьютерам

Учитель: Что такое принтер?

Ученики: ???

Учитель: Принтер (от англ. print — печать) — печатающее уст­ройство, предназначенное для вывода информации на бумагу. Существует много типов различных принтеров, используемых в настоящее время, кроме того, имеются и такие принтеры, которые уже не применяются. К ним отно­сятся литерные принтеры, принтеры для печати на термо­бумаге, но рассматривать их здесь мы не будем.

Основными характеристиками принтеров являются: затраты на печать одного листа, скорость печати, емкость картриджа (количество печатных листов без замены крася­щего элемента), разрешение (качество печати), измеряемое в точках на дюйм (международное обозначение — dpi).

Самыми распространенными до последнего времени, соответственно и самыми дешевыми были матричные принтеры.

Принцип печати таких принтеров похож на принцип печати пишущих машинок. Печатающая головка, соверша­ющая горизонтальное движение, имеет вертикальный ряд игл, которые под действием магнитного тока ударяют по красящей ленте, и таким образом на бумаге остается после­довательный ряд точек, из которых складываются символы. Для печати на следующей строке подающий барабан пово­рачивается шаговым двигателем на определенную величину, зависящую от межстрочного интервала. При печати графики барабан поворачивается на общую высоту всех иголок, таким образом получается непрерывное изображение.

Учитель: Встречаются девятиигольчатые, восемнадцатиигольча­тые и двадцатичетырехигольчатые матричные принтеры. Разрешение таких принтеров, как правило, не превышает 240 dpi. Девятиигольчатые принтеры имеют более низкое разрешение. Матричные модели принтеров имеют до трех встроенных шрифтов, использующихся для быстрой печа­ти. Однако многие современные текстовые редакторы име­ют большое количество разнообразных шрифтов, поэтому для точного отображения таких шрифтов используют гра­фический режим печати, который значительно медленнее текстового.

К существенным недостаткам таких принтеров относит­ся низкая скорость печати, которая для высокопроизводи­тельных моделей может составлять до 380 знаков в секунду, низкое качество отпечатанных материалов, шум при работе принтера. К преимуществам таких принтеров относится низкая стоимость расходных материа­лов, возможность получения несколь­ких копий одновременно, невысокая требовательность к качеству бумаги.

Учитель: Почти все современные устройства этого класса ис­пользуют для печати пузырьковореактивный и пьезоэлект­рический эффекты. Печатающая головка, как и у матричных принтеров, движется только в горизонтальном направлении, однако вместо игл используется вертикальный ряд сопел.

Учитель: При использовании пузырькового эффекта применяется маленький нагревательный элемент, который под действи­ем тока за несколько микросекунд нагревается до 500 °С. При резком нагревании чернила вскипают, образуется чер­нильный паровой пузырь, и необходимая порция чернил под действием избыточного давления выбрасывается на бу­магу. При отключении тока нагревательный элемент быстро остывает, паровой пузырь уменьшается в размерах и подса­сывает в сопло новую порцию чернил.

Учитель: Пьезоэлектрический способ печати основан на действии диафрагмы, расположенной сбоку от сопла и связанной с пьезоэлектрическим элементом. Толчок диафрагмы приво­дит к выбрасыванию капельки чернил и приливу через входное отверстие новой порции краски.

Особенно привлекательны струйные принтеры для цветной печати. С точки зрения потребителя, это самый дешевый вид цветной печати с достаточно высокими харак­теристиками. Самыми высокими показателями качества печати обладают лазерные принтеры, обеспечивая качество печати до 1200 dpi. При этом у лазерных принтеров скорость печа­ти достигает 4—16 страниц формата А4 в минуту. Емкость картриджа также очень большая (более 2000 страниц). Но при всех положительных показателях стоимость красящего порошка для принтеров этого класса достаточно высокая, и сами лазерные принтеры сравнимы по стоимости с ком­пьютером.

Принцип печати лазерных принтеров похож на прин­цип печати копировальных аппаратов. Обычно лазерные принтеры оснащены памятью не менее 1 Мбайт. Изображе­ние всей страницы формируется в памяти принтера, затем лазерный луч освещает предварительно заряженный стати­ческим электричеством фотобарабан в тех местах, где долж­но быть изображение. С освещенных участков фотобарабана заряд стекает. Одноименно заряженные частицы красящего порошка (тонера) отталкиваются от заряженных мест, оста­ваясь лишь на незаряженных местах, предварительно осве­щенных лазерным лучом. Далее валик прокатывается по листу бумаги, таким образом тонер переносится на бумагу. Для закрепления краски бумага проходит через термовалик, при соприкосновении с которым красящий порошок расплавляется и плотно прилипает к бумаге.

Разновидностью лазерных принтеров являются принте­ры со светодиодной матрицей. Принцип печати таких принтеров точно такой же, только вместо лазерного луча статический заряд на фотобарабан передают световые лучи светодиодной матрицы. Качество печати таких принтеров зависит от числа установленных светодиодов на единицу длины и обычно бывает не хуже 300 dpi.

Для вывода компьютерных данных в виде рисунка или графика на бумагу кроме принтеров используют и графопо­строители, или плоттеры. По способу закрепления бумаги они подразделяются на фрикционные, планшетные и бара­банные. Различные модели плоттеров могут иметь как одно, так и несколько перьев различного цвета. Сами перья также могут быть различных типов. Технологии печати в плоттерах могут быть либо специальными, либо такими же, как и в принтерах. Наибольшее распространение получают струйные графопостроители. Почти все плоттеры могут работать и в режиме принтеров, основное же отличие их от принтеров заключается в возможности построения боль­ших чертежей до формата А1 и АО, поэтому в основном плоттеры применяют для систем автоматизированного проектирования (САПР).

V . Подведение итогов урока, выставление и комментирование оценок .

Учитель : Сегодня вы познакомились с техникой для телефонной связи, мобильными средствами связи, офисной оргтехникой и периферийным оборудованием ПЭВМ.

VI . Задание домашнего задания

Учитель : Запишите домашнее задание: прочитать параграфы начиная с 22 по 26. Пожалуйста, ваши вопросы по сегодняшней теме?

Учитель : Урок закончен. Всем спасибо, до свидания!

www.ronl.ru

Дипломная работа - Секретарь-референт. Его роль в офисе

СЦЕНАРИИ УРОКА

Раздел программы: Имидж и этикет современного делового человека

Тема: Секретарь-референт. Его роль в офисе

Класс: 10 класс

Время: 45 минут

Образовательные цели урока — учащиеся должны усвоить следующие знания:

1. Ознакомиться с ролью секретаря-референта в офисе.

2. Ознакомиться с профессиональными качествами секретаря-референта.

3. Ознакомиться с особенностями этикета телефонных разговоров с имиджем делового человека.

Развивающие цели урока — учащиеся должны развить умения и навыки:

1. Знать профессиональные качества секретаря-референта.

2. Знать особенности этикета телефонных разговоров с имиджем делового человека.

Воспитательные цели уроков — учащиеся должны овладеть следующими видами действии:

1. Уметь воспроизводить профессиональные качества секретаря-референта.

2. Уметь строить ответы на создаваемые вопросы.

Тип урока: урок изучения нового материала

Метод проведения урока: эвристическая беседа

Оборудование: наглядные пособия и плакаты

Литература:

1. Тищенко А.Т., Самородский П.С., Симоненко В.Д., Шипицын Н.П. Технология. Пробный учебник для мальчиков 10 класса / под ред. В.Д. Симоненко – Издательство Брянского пед. университета. – Брянск, 1995.

2. Подготовка учителя технологии к уроку. Учебно-методическое пособие. Автор-сост.: В.Г. Соловьянюк — Бирск, 2007.

Место проведения: Учебные мастерские

Ход урока

I . Организационный этап

Учитель: Здравствуйте! Садитесь! (Ученики стоят у своих мест и садятся после слов преподавателя). Дежурный кто сегодня отсутствует? (Дежурный класса сообщает об отсутствующих, если они есть).

II . Мотивационный этап

Учитель: Секретарь-референт — это лицо фирмы. От его про­фессионализма зависит во многом эффективность работы руководителя, имидж фирмы, взаимоотношения с контро­лирующими организациями и с партнерами.

III . Сообщение темы и цели урока

Учитель: Теперь запишите сегодняшнее число и тему урока: «Секретарь-референт. Его роль в офисе», ознакомимся с ролью секретаря-референта в офисе, выде­лим его профессиональные качества, поговорим об этикете телефонных разговоров,(ученики под диктовку записывают тему урока в тетради под диктовку, учитель контролирует, чтобы все записали).

IV . Изучение нового материала

Учитель: Пока что у нас нет учебных заведений, которые гото­вили бы специалистов, отвечающих тем требованиям, которые предъявляются к секретарям в цивилизованных странах. В Европе, Америке, Азии есть многоступенчатая подготовка секретарей. Там это престижная женская про­фессия, а значит, и хорошо оплачиваемая.

Учитель: В сложившейся практике труда секретаря можно выде­лить профессиональные качества, которыми он должен об­ладать для успешной работы.

Учитель: Квалифицированность подразумевает умение стеногра­фировать, печатать, пользоваться компьютером, знать ор­фографию и пунктуацию.

Учитель: Что такое инициативность?

Ученики: ???

Учитель: Инициативность — самостоятельность в пределах своей компетентности.

Учитель: Что такое инициативность?

Ученики: ???

Учитель: Организованность — умение рационально организовать свое рабочее место, планировать распределение обязаннос­тей по времени, обеспечить своевременное выполнение каждодневных операций.

Учитель: Что такое инициативность?

Ученики: ???

Учитель: Осведомленность — знание проблем и направление дея­тельности, в котором работает руководитель и организация в целом.

Ответственность — уметь самостоятельно и грамотно оформлять документы, расшифровывать стенограммы, диктограммы и четко выполнять поручения руководителя.

Пунктуальность — способность выполнять свою работу в установленное время, своевременно готовить документы для руководителя. Недопустимы опоздания на работу, на де­ловые встречи, совещания, заседания.

Дипломатичность, умение хранить служебную тайну, использовать только фактическую, строго проверенную информацию при подготовке документов, беседе с посети­телями и по телефону. Недопустимо разглашать не только секретную информацию, но и такую, которая может нане­сти ущерб делу или отдельным лицам. Нужно правильно хранить документы, не допуская свободного доступа к ним других сотрудников.

Хорошая память. Ее можно развить, как и любую свою способность, стараясь запоминать информацию, а также уметь использовать возможности оргтехники.

Секретарь находится в постоянном общении — непо­средственном диалоге со своим руководителем, сослужив­цами, посетителями офиса и опосредованном — с помощью телефона, факса, почтовой связи. И от его умения разгова­ривать зависит эффективность работы офиса. Секретарь должен соблюдать любезность, корректность, вежливость и доброжелательность. В общении он должен всегда прийти на помощь, в случае необходимости — пойти на некоторые личные неудобства ради общего дела. Профессиональный секретарь знает, что обстоятельства управляют поступками. Иногда следует действовать строго по этикету, а бывают случаи, когда здравый смысл — лучший советник. Хороший секретарь обладает чувством такта. Говорят, хорошие секретари умеют выбрать подходящее время и выражения для нейтрализации негативной ситуации. Тактичный сек­ретарь знает, кому из посетителей приемной надо оказать почет, кому любезность, когда «смягчить удары», получен­ные от грубого руководителя...

Учитель: В чем секрет личного обаяния секретаря? В приятной внешности, уме, модной одежде или дорогих украшениях?!

Ученики: ???

Учитель: Нет. Люди не любят, когда им демонстрируют свое превос­ходство. Они отдают предпочтение скромным и доброжела­тельным секретарям. Личное обаяние проявляется в манере поведения: в выражении глаз и лица, в позах и жестах, в тембре и тоне голоса. Владение языком жестов и интонаций помогает умному секретарю быстро и легко устанавливать личные контакты, выражать свое отношение, не прибегая к банальным фразам, понять человека, подметить неискрен­ность и хитрость.

Учитель: Манера поведения, стиль, имидж играют решающую роль при формировании первого впечатления, которое складывается у людей быстро и прочно. Руководитель офи­са и его секретарь должны это знать. Человек сначала видит (посетителя, гостя, покупателя...), а затем слышит, как он говорит, и лишь потом понимает, что он говорит. Психоло­ги утверждают, что первое впечатление примерно на 50% за­висит от внешности, одежды и манеры поведения, на 40% — от тона голоса и лишь на 10% — от содержания его сообще­ния. Надо всегда помнить, что у нас не будет второй возможности произвести первое впечатление.

Предприниматели и менеджеры любят повторять, что речь человека — это его судьба. Речь секретаря характеризу­ет уровень его культуры, образованность, компетентность, воспитанность… Секретарь никогда не скажет: «позвонит», «позвонишь», «позвоните», но непременно «позвонит», «позвонишь», «позвоните».

Секретарь, занимающийся текущими делами офиса, ведет переговоры по телефону. Его голос по телефону может быть первым впечатлением людей о фирме. Недооценка психологического фактора этой формы общения может привести к конфликтам, несостоявшемуся сотрудничеству и упущенной прибыли.

Учитель: Этикет телефонных разговоров. Быстро берите трубку звонящего телефона, это свидетельствует о вашей деловито­сти и расторопности.

Сняв трубку, представьтесь или назовите фирму: «Ива­нова слушает», «Фирма слушает Вас» и т.д. Не следует гово­рить «Алло», «Да», «Вас слушают» по служебному телефону.

Вежливо попросите звонящего представиться, если он не сделал этого: «Представьтесь, пожалуйста», или «С кем я говорю», или «Прежде чем ответить Вам, я должна знать, с кем говорю», или «В мои обязанности входит фиксировать, кто и с какой целью звонил». На вопросы: «А Вы кто?», «Кто Вы такой?», сказанные с грубой интонацией, обычно не от­вечают.

Тон голоса секретаря должен сочетать в себе спокойную доброжелательность и деловитую скромность одновременно. Запрещены в его тоне высокомерие, издевательство, крик, а также услужливость, подобострастие, унижение, страх.

Учитель: Если человек, которому звонят, отсутствует, следует спросить: «Что ему передать?», «Могу ли я чем-нибудь по­мочь?», «Позвоните, пожалуйста, в… часов».

Ученики: ???

Учитель: Если звонит постоянный клиент или деловой партнер фирмы и вы узнали его по голосу, обязательно покажите это и назовите его по имени и отчеству прежде, чем он предста­вится. Скажите ему что-нибудь приятное: «Рада Вам», «Как поживаете?» и т.д.

Будьте терпеливы и не грубите даже в ответ на грубость или когда не поняли вашего исчерпывающего ответа, или ошиблись номером. Не спешите класть трубку, если звоня­щий не договорил, скорее всего он позвонит снова и в более раздраженном состоянии. Заканчивает разговор тот, кто позвонил. Он же пере­званивает, если разговор был прерван по каким-либо при­чинам.

В заключение разговора также следует тепло попро­щаться: «Рада была слышать Вас», «Всегда Вам рада», «Ус­пехов Вам» и т.д.

Учитель: Если звоните вы, то:

— подготовьтесь к разговору, мысленно «проговорив» возможные его варианты и выбрав наилучший;

— не набирайте номер по памяти, ошибочное попада­ние может испортить вам настроение;

— прежде всего поздоровайтесь, затем уточните, куда вы попали;

— если попали не туда, не спрашивайте: «Какой это но­мер?», а сами назовите номер, какой набрали, и не забудьте извиниться;

— обязательно назовите себя (даже если звоните впер­вые и вас там никто не знает), отношение к вам будет лучше, и вы получите более исчерпывающую информацию;

— не говорите более 3 минут, если хотите пользоваться авторитетом делового человека;

— узнайте, с кем вы говорите: «Как Вас зовут?», «С кем имею честь?», «Как я могу к Вам обращаться?» и т.д.;

— спросите, удобно ли говорить вашему абоненту или лучше обсудить важный вопрос в другое, более подходящее для него время;

— звонить в учреждение по личным делам и домой по служебным можно лишь в исключительных случаях;

— звоните с 9 до 22 часов;

— старайтесь быть приятным собеседником, чтобы вам всегда были рады.

Учитель: В деловом общении неизбежно возникают эмоции, тре­бующие выхода. Что советуют по этому поводу психологи?

Ученики: ???

Учитель: Для пользы дела лучше говорить людям приятное, поддер­живать и подбадривать, восхищаться их успехами, чем уни­жать их достоинство.

Деловая культура секретаря. Современный секретарь-референт должен уметь читать быстро, избирательно, осмысленно и надолго запоминать прочитанное. В против­ном случае он не сможет поддерживать свой уровень компе­тентности. На базе достаточно высокого культурного уров­ня он должен знать:

— правовые основы управления: административное, трудовое и хозяйственное право;

— законодательно-нормативные акты, определяющие порядок работы организации того типа, где он работает;

— основы управления;

— отрасль, в которой он работает, ее взаимосвязи;

— функции, задачи, структуру организации, в которой он работает, ее связи по вертикали и горизонтали;

— основы менеджмента, общей и социальной психоло­гии, этику и эстетику, этикет;

— делопроизводство: методы создания и оформления документов, организацию работы с документами, бездоку­ментное обслуживание, архивное дело...

Учитель: Необходимым условием достижения эффективности работы секретаря является организация его рабочего места. Здесь следует иметь в виду следующее:

— рабочее место секретаря в приемной располагается рядом с кабинетом руководителя так, чтобы легко можно было видеть входящих;

— в приемной должны находиться только те предметы, которые непосредственно необходимы секретарю и другим работникам;

— мебель для посетителей должна находиться в зоне, хо­рошо просматриваемой секретарем.

Большую часть рабочего времени секретарь работает сидя, а это утомляет. Поэтому он должен иметь возмож­ность удобно вытянуть ноги, свободно встать, менять позу при работе на компьютере или пишущей машинке, чтении.

В комплект мебели для оборудования рабочего места секретаря обычно входят: канцелярский стол, вспомога­тельный стол или тумба для технических средств, стол для посетителей, стул или кресло подъемно-поворотное на колесиках, стулья для посетителей, шкафы или полки для хранения документов и дел, металлический сейф для хра­нения документов, штампов, бланков.

Учитель: Кроме профессиональных, у секретаря есть обязаннос­ти и светского характера. Успех деловых встреч, приема гостей и культурной программы зависит от умения и знания этикетных норм и имиджа секретаря.

Если в офис пригласили гостей, то секретарь заранее готовит встречу. Он подготавливает документы, образцы рекламной продукции, составляет варианты культурной программы. Встречает гостей, помогает раздеться и приглашает в комнату переговоров. В разговоре он сдер­жан, любезен, обменивается визитными карточками своей фирмы.

Посещая с гостями театр, секретарь должен помнить следующие правила. Если места в ложе, то гости занимают передние места. Передние места всегда предоставляются дамам, как бы ни был почтенен возраст мужчин и их поло­жение. В театре секретарь общается только с гостями.

Учитель: Если в офисе какое-либо торжество, то секретарь гото­вит пригласительные билеты, заранее их рассылает пригла­шенным или обзванивает их. Настаивать на приглашении можно с известным тактом и определенной долей настой­чивости. ( Настойчивость в приглашении иногда приятна для человека, так как она доказывает, что его обществом дорожат.)

Для больших собраний и заседаний секретарь также го­товит пригласительные билеты даже тем, кому было сдела­но личное приглашение. Приглашение вежливее рассылать с курьером, чем по почте.

Никогда не посылайте по почте визитные карточки на­чальству или почетному лицу: их относят лично.

Часто на секретаря возлагается обязанность по подбо­ру сувениров для гостей фирмы. В качестве сувениров можно использовать недорогие предметы: записные книжки, календари, авторучки, пепельницы, значки… На эти предметы наносится название фирмы, иногда адрес и телефон. Этикет предполагает, что во время первой встре­чи подарки преподносит хозяин, пригласивший гостей, а не гости. При последующих встречах обмен ими стано­вится обязательным. При выборе подарка нужно по­мнить, кому он будет вручен и что было подарено этому человеку ранее.

Отправляясь по делу, да и в повседневной работе необ­ходимо обратить особое внимание на костюм. Непозволи­тельно являться в старом изношенном платье, но в то же время оно не должно иметь ни малейшего следа роскоши. Секретарь одевается в стиле деловой женщины, только чуть скромнее.

Секретарь должен придерживаться правил светского разговора. Крайне невежливо прерывать собеседников. Если необходимо что-либо сообщить шефу, секретарь пода­ет ему, молча записку и ждет ответа или прерывает беседу словами: «Прошу извинить меня...».

Учитель: В разговоре не следует спорить. Главное — уметь слу­шать и слышать говорящего. Расспрашивать поменьше, рассказывать больше, но еще больше слушать. Иронии и насмешки следует избегать. Разговаривать следует не шепо­том и не крикливо (ибо обе эти крайности вульгарны).

Во многом успех работы секретаря зависит от личных контактов с руководителем. А это возможно только при условии взаимного доверия. Секретарь помогает в планиро­вании рабочего дня руководителя, выполнении намеченных мероприятий, освобождает его от вспомогательных техни­ческих операций, фильтрует потоки корреспонденции, телефонные вызовы посетителей...

Учитель: Профессия секретаря, несмотря на высокий уровень обязанностей, относится к разряду обслуживающих. Выбор личного помощника всегда за руководителем. Он должен доверить ему не только свои секреты, но и секреты фирмы, свои привычки, методы работы, круг общения… Он следит за событиями личной жизни руководителя, например забо­тится о цветах для специальных случаев, поздравлениях. Для оказания помощи руководителю секретарь должен уметь рационально планировать свое рабочее время. Для этого полезно вести специальный календарь-дневник работы руководителя и секретаря, куда вносить данные, которые могут быть интересны руководителю, уточнять во­просы у специалистов… Секретарь должен информировать о текущих вопросах и корреспонденции утром через 2 часа после начала работы и вечером за 2—3 часа до окончания рабочего дня.

Учитель: Конечно, круг обязанностей секретаря гораздо больше того, что перечислено в этой главе. Чтобы быть ассом в этом важном деле, надо многому учиться и много работать над собой, своим культурным уровнем, своей профессиональ­ной квалификацией, изучать и запоминать правила этикета. И, что может стать главным, обладать сильным характером.

Наверное, можно сделать вывод, что основные психо­логические черты секретаря, его умение и способность вести себя с людьми приемлемы для человека любой про­фессии и положения.

V . Подведение итогов урока, выставление и комментирование оценок .

Учитель : Сегодня вы познакомились с ролью секретаря-референта в офисе, выде­лим его профессиональные качества, поговорим об этикете телефонных разговоров.

VI . Задание домашнего задания

Учитель : Запишите домашнее задание: прочитать §20. Пожалуйста, ваши вопросы по сегодняшней теме?

Учитель : Урок закончен. Всем спасибо, до свидания!

СЦЕНАРИИ УРОКА

Раздел программы: Информационные технологии

Тема: Современная техника на рабочем месте сотрудника офиса

Класс: 10 класс

Время: 90 минут

Образовательные цели урока — учащиеся должны усвоить следующие знания:

1. Ознакомиться с техникой для телефонной связи и другимимобильными средствами связи.

2. Ознакомиться с понятиями об офисной оргтехнике.

3. Ознакомиться спериферийным оборудованием ПЭВМ.

Развивающие цели урока — учащиеся должны развить умения и навыки:

1. Знать понятиями о телефонной связи и другимимобильными средствами связи.

2. Знать основные понятия об офисной оргтехнике.

Воспитательные цели уроков — учащиеся должны овладеть следующими видами действии:

1. Уметь строить ответы на создаваемые вопросы.

Тип урока: урок изучения нового материала

Метод проведения урока: эвристическая беседа

Оборудование: наглядные пособия и плакаты

Литература:

1. Тищенко А.Т., Самородский П.С., Симоненко В.Д., Шипицын Н.П. Технология. Пробный учебник для мальчиков 10 класса / под ред. В.Д. Симоненко – Издательство Брянского пед. университета. – Брянск, 1995.

2. Подготовка учителя технологии к уроку. Учебно-методическое пособие. Автор-сост.: В.Г. Соловьянюк — Бирск, 2007.

Место проведения: Учебные мастерские

Ход урока

I . Организационный этап

Учитель: Здравствуйте! Садитесь! (Ученики стоят у своих мест и садятся после слов преподавателя). Дежурный кто сегодня отсутствует? (Дежурный класса сообщает об отсутствующих, если они есть).

II . Мотивационный этап

Учитель: Телефон уже давно вошел в нашу жизнь и стал ее неотъемлемым элементом, однако в последнее время изме­нилось не только значение телефона в жизни людей, но у этого замечательного средства передачи и приема информа­ции появились новые возможности.

III . Сообщение темы и цели урока

Учитель: Сегодня мы приступаем к изучению нового раздела – «Информационные технологии».

Учитель: Теперь запишите сегодняшнее число и тему урока: «Современная техника на рабочем месте сотрудника офиса», ознакомимся с техникой для телефонной связи, мобильными средствами связи, офисной оргтехникой и периферийным оборудованием ПЭВМ,(ученики под диктовку записывают тему урока в тетради под диктовку, учитель контролирует, чтобы все записали).

IV . Изучение нового материала

Учитель: Телефоны по принципу работы делятся на два основ­ных типа: аналоговые и цифровые. Аналоговые — это наи­более распространенные дисковые телефоны, работающие с электрическим сигналом. Цифровой телефонный аппарат содержит телефонный блок для цифровой обра­ботки информации, то есть информация из аудиосигнала преобразуется не в электрический, как в аналоговом аппа­рате, а в цифровой сигнал, для обработки микропроцессором. Такой телефон, даже подклю­ченный к аналоговой АТС, обладает значительным количеством полез­ных функций и возможностей.

Учитель: Функция SP-PHONE (спикерфон) позволяет вести раз­говор не только через телефонную трубку, но и используя встроенные в аппарат микрофон и динамик. В разговоре могут принимать участие все присутствующие у телефона, при этом руки остаются свободными. Включив спикерфон, можно набрать номер, не снимая трубки, этот режим назы­вается ON-HOOK-DIALING.

Функция (кнопка) REDIAL — с помощью этой функ­ции последний набираемый номер автоматически заносит­ся в активную память и сохраняется даже после того, как положена трубка. Для того чтобы снова вызвать того же абонента, достаточно нажать эту кнопку. В активной памя­ти телефонного аппарата хранится, как правило, только один номер.

AUTODIAL (автодозвон) — если вы затрудняетесь дозвониться до постоянно занятого абонента, телефон мож­но перевести в режим автоматического набора номера. Аппарат набирает указанный номер каждые полминуты-минуту в зависимости от модели. Когда на другом конце ли­нии снимут трубку, вы услышите голос через автоматически включенный встроенный динамик аппарата. FLASH — функция разрыва линии. Можно пользовать­ся ею вместо того, чтобы каждый раз нажимать на рычаг. Ес­ли аппарат подключен к современной цифровой АТС, то с помощью этой функции открываются дополнительные воз­можности по переадресованию звонков.

HOLD — функция удержания линии. Если нужно отой­ти от аппарата, то можно нажать эту кнопку и положить трубку, после того как вы ее поднимете, разговор автомати­чески возобновится.

PAUSE — функция, с помощью которой можно ввести паузу в набираемый номер. Например, при междугороднем звонке после цифры 8 нажимается эта кнопка, затем сразу набирается номер абонента.

MEMO — функция записи номера во временную память.

SAVE, AUTO, STORE, PROG — функции (кнопки), используемые для программирования памяти телефонного аппарата.

Учитель: Какие телефоны можно относятся к беспроводным?

Ученики: ???

Учитель: К беспроводным телефонам относятся бытовые радиотелефоны, работающие в среднем на расстоянии от 100 м до 1 км от точки подключения аппарата.

Учитель: В настоящее время в нашей стране используются бес­проводные телефоны четырех основных частотных диапа­зонов для радиосвязи между переносной телефонной труб­кой и самим телефонным аппаратом, называемым базой, а именно: 31-40 МГц, 46 — 49 МГц, 250 — 380 МГц и 900 МГц (хотя появляются и частотные диапазоны 1880 — 1900 МГц). Официально Министерством связи РФ разрешены к ис­пользованию только два частотных диапазона: 31 — 40 МГц и 900 МГц; два других диапазона не рекомендованы к ис­пользованию, так как на диапазоне 46 — 49 МГц происходит частичное пересечение с телевизионными каналами, в ре­зультате возникают помехи, а радиотелефоны, работающие на частоте 250 — 380 МГц, закрывают диапазоны, использу­емые в служебных целях. Радиотелефоны с частотами диа­пазона 900 МГц имеют больший радиус действия и более высокое качество приема сигналов по сравнению с телефо нами, работающими на частоте 35 — 40 МГц. Однако остает­ся спорным вопрос действия высокочастотных радиосигна­лов на здоровье человека.

Рассмотрим некоторые основные сервисные функции и возможности радиотелефонов.

Учитель: Что такое «пейджинг»?

Ученики: ???

Учитель: Пейджинг — вызов с базы переносной трубки, которая при этом начинает издавать звуковой сигнал (поиск поте­рянной трубки). С помощью двустороннего пейджинга можно также вызвать базовый блок с переносной трубки.

Учитель: Что такое «интерком»?

Ученики: ???

Учитель: Интерком — внутренняя связь между базой и перенос­ной трубкой. Обычно при работе этой функции внешняя телефонная линия остается свободной, и вам могут позво­нить.

Перевод разговора — возможность перевести текущий разговор с трубки на базовый блок (при наличии режима громкоговорящей связи), или наоборот.

В некоторых моделях беспроводных телефонов можно использовать несколько переносных трубок, например: на предприятии при наличии одного базового блока в цехе или на участке переносные трубки могут быть у сотрудников, которые находятся в различных местах на территории цеха, при этом возможен перевод телефонного звонка с одной трубки на другую.

Учитель: Режим конференции — при активизации этого режима с базы вызываются все переносные трубки, и возможно про­ведение совещания между всеми компонентами системы плюс внешний абонент.

Каждая переносная трубка имеет свой код идентифи­кации, по которому ее распознает базовый блок. Делается это во избежание путаницы при наличии в одном офисе нескольких радиотелефонов. Каждая база принимает сигналы только своей трубки. Так как база отвечает только на вызов «родной» трубки, то с посторонней трубки подсо­единиться к этой линии практически невозможно. Когда трубку кладут на свое место, на базе автоматически проис­ходит смена кода. Число кодов колеблется в разных моде­лях беспроводных телефонов от одной тысячи до несколь­ких миллионов. Кроме перечисленных основных сервисных функций радиотелефонов, существуют и другие, перечень которых постоянно расширяется. Перечислим лишь некоторые из них: возможность занесения в память до 25 телефонных но­меров и автоматического вызова любого из них, отключе­ние микрофона, функция программирования паузы, необ­ходимая при записи в память междугородного номера, автоматическая подсветка и звуковая индикация клавиш, шифровка разговора и др.

Учитель: Что Вы знаете о телефонах с автоответчиком?

Ученики: ???

Учитель: Это телефоны со встроенным магнитофоном, позволяющим записывать сообщения, которые передаются всеми, кто звонит на этот телефон, и сообщения, которые вы им оставите. Телефоны с автоответчиками могут выполнять те же функции, что и цифровые и беспроводные телефоны. Запись сообщения может проводиться на кассету (микро­кассету), как у магнитофона и диктофона, или непосредст­венно в микросхемы памяти цифрового автоответчика, что дает более качественную запись сообщений, избавляет от необходимости замены кассет и перемотки пленки, так как доступ к сообщениям прямой. В таких автоответчиках мож­но изменять и скорость воспроизведения записи. В некото­рых моделях телефонов с автоответчиками предусмотрены личные «почтовые ящики» с индивидуальным паролем, при этом звонящий абонент получает возможность оставить конфиденциальную информацию для конкретного лица. Открыть «почтовый ящик» и прослушать сообщение может только тот, кто знает его пароль. Такая система удобна в том случае, если у аппарата несколько независимых пользова­телей.

Учитель: Как устроены телефоны с автоматическим определителем номера (АОН)?

Ученики: ???

Учитель: Данные устройства используются для определения номера телефона, с которого идет текущий звонок, а также тех номеров, с которых поступал вызов в отсутствие хозя­ев. Существуют также устройства, которые блокируют определение номера, так называемые анти-АОН. Приме­нение телефонов с АОН и анти-АОН считается не всегда этичным.

Коммуникационные системы связи, офисные мини-АТС, цифровые гибридные системы

Эти электронные системы предназначены для предприятий, складов, офисов, фирм для создания допол­нительного количества внутренних и внешних телефонных линий без использования мощности основной телефонной станции.

Учитель: Большое разнообразие таких АТС не позволяет сделать описание подробным, но почти все они позволяют пере­ключать разговор от ответившего на звонок абонента на другого работника или подключать его к разговору, переад­ресовывать звонки на другой аппарат, вести разговор сразу с несколькими сотрудниками фирмы, позволяют руководи­телям осуществлять циркулярную связь (передавать сооб­щение сразу на все телефонные аппараты).

Каждый абонент такой мини-АТС имеет свой внутрен­ний номер, состоящий из одной-двух цифр, а для выхода на городскую АТС необходимо предварительно набрать неко­торую цифру, обычно 8, 9 или 0.

Для мобильной связи на больших расстояниях ис­пользуются сотовая телефонная связь и пейджинговая связь.

Во всех этих устройствах сигнал на пути от одного або­нента до другого проходит некоторое расстояние не по про­водам, а с помощью радиоволн. Поэтому расстояние, на котором возможна связь, зависит от множества факторов, влияющих на распространение радиоволн, таких, как расположение устройства на местности (во впадине или на холме), внутри железобетонного здания или среди многих „зданий, мешающих прохождению радиоволн. Связь ухуд­шается, если мобильное устройство связи оказывается рядом с высоковольтной линией, во время грозы и даже во время сильного дождя или снегопада.

Учитель: Что такое «пейджер»?

Ученики: ???

Учитель: Пейджер — это малогабаритный цифровой приемник информации с экраном для вывода принятых сообщений.

Работает пейджинговая связь следующим образом. Что­бы передать на пейджер сообщение, вы должны позвонить оператору фирмы, обеспечивающей пейджерную связь, и продиктовать ему сообщение и номер абонента (пейджера). Сообщение кодируется и передается в эфир. Этот радиосиг­нал принимается всеми пейджерами, находящимися в зоне обслуживания, то есть в радиусе до ста километров.

Каждый пейджер анализирует адресную часть принято­го сигнала и игнорирует сообщения, которые адресованы не ему. Если же сообщение адресовано этому пейджеру, он принимает его в память и звуковым сигналом информирует об этом владельца. Можно просмотреть сообщение на экра­не сразу или сделать это потом.

В памяти пейджера может храниться несколько сообщений, так что даже если вы не сможете прочитать сообщение сразу же, оно не будет затерто вновь посту­пившими.

Существуют информационные каналы, которые обес­печивают следующие виды услуг: прогноз погоды, курсы основных мировых валют, культурные новости, программы клубов и дискотек, информацию о пробках на дорогах и т.д.

В случае если владелец пейджера уезжает в другой го­род, то он может воспользоваться роумингом, предлагаемым обслуживающей его компанией.

Роуминг — возможность быстрого, в отдельных случаях автоматического, подключения к обслуживанию пейджин-говой связью в другом городе или регионе.

Учитель: В чем отличие сотового телефона от обычного?

Ученики: ???

Учитель: Основное отличие сотового телефона от обычного в том, что территория, обслуживаемая сотовой радиосвязью, разбивается на много небольших зон, распо­ложенных на незначительном расстоянии друг от друга,каждый из которых обслуживается своим пере­датчиком. Эти зоны на карте города напоминают рисунок пчелиных сотов, от чего и произошло название этого вида связи — сотовый телефонный аппарат (рис. 1).

При разговоре сотовый радиотелефон связы­вается с тем передатчиком, в зоне обслуживания которого он находится. Если во время разговора абонент пересечет границу между зонами, соеди­нение автоматически переключается на передат­чик, который находится ближе.

Вследствие небольшой мощности передат­чика, сотовые радиотелефоны, работающие на одной частоте, но в разных (несмежных) зонах, не созда­ют взаимных помех. Это позволяет при одном и том же числе каналов существенно увеличить число одновремен­но ведущихся разговоров и значительно увеличить число абонентов.

Абоненты могут выбрать тот или иной стандарт сото­вой связи. Существует несколько таких стандартов. Наи­более распространенными из них являются стандарт GSM-900, «Билайн», Московская сотовая связь, а также

Рисунок 1 региональные стандарты, введенные в отдельных областях страны.

Учитель: В оплату сотовой связи входит абонентская плата в месяц и плата за минуту разговора. Тарифы оплаты для разных стандартов могут быть различными в зависимости от объема предлагаемых услуг и времени суток, в которое осуществляется телефонный разговор. Так же, как и для пейджинговой связи, сотовая телефонная связь может осу­ществляться в других городах с помощью роуминга.

Учитель: Факсимильный аппарат (факс) — устройство для передачи текстовых и графических изображений по теле­фонным линиям.

Факс рассчитан на передачу с невысоким качеством изображений, выполненных на обычных листах бумаги. Будет ли это рисунок или деловое письмо, для факса безраз­лично. Что бы ни было изображено на листе, который в не­го вложили, факс будет рассматривать это как набор черных и белых точек.

Лист бумаги маленькими шажками протягивается ми­мо ряда светочувствительных элементов, расположенных поперек листа. На каждом шаге с них считывается инфор­мация о яркости соответствующего участка листа, которая затем специальным образом кодируется и передается на другой факс.

Факсы с термопечатающим устройством наиболее ши­роко распространены и сравнительно недороги, но могут использовать только дорогую термобумагу. Поэтому ряд фирм выпускает факсы, которые используют обычную бу­магу. Такие факсы заметно дороже, поскольку в них, как правило, используются более дорогие струйные или даже лазерные печатающие устройства.

Учитель: Копировальный аппарат (ксерокс) предназначен для раз­множения документов, иллюстраций и т.п. Они могут быть различных габаритов — от настольных, переносных для формата А4 до стационарных, позволяющих копировать документы любого формата, при этом по желанию пользо­вателя может изменяться масштаб изображения. Скорость копирования различных аппаратов тоже различна: от не­скольких единиц до нескольких десятков копий в минуту.

Учитель: Все задачи, с которыми сталкивается человек при обработке информации на компьютере, можно разделить на пять больших групп:

1. Ввод информации.

2. Отображение информации.

3. Обработка информации.

4. Хранение информации.

5. Передача информации.

Во всех пяти группах могут использоваться различные специальные устройства, однако мы рассмотрим только широко распространенные.

К средствам ввода относится клавиатура, мышь, ска­нер, модем, световое перо, джойстик, дигитайзер и др.

Для отображения информации используют мониторы (дисплеи), принтеры, графопостроители.

Для обработки информации используется центральный процессор компьютера. От его типа в основном зависит и производительность компьютера (скорость обработки ин­формации).

Для хранения информации используют постоянные и оперативные запоминающие устройства. Для длительного хранения и передачи информации широко используют маг­нитные ленты, магнитные диски, магнитооптические диски и лазерные диски.

Кроме этого, для передачи информации между компьюте­рами применяют модемы и различные устройства, объединя­ющие компьютеры в сеть, которые мы рассмотрим позднее.

Средствами ввода, отображения, хранения и передачи информации на ПЭВМ являются дополнительные устройства, подключаемые к компьютеру, которые назы­ваются периферийными. Из них наиболее часто использу­ются сканеры, модемы, принтеры и некоторые другие устройства.

Для ввода в компьютер графических изображений пользуются устройствами, называемыми сканерами.

Учитель: Слово сканер в переводе с английского означает «анализатор». Принцип дей­ствия сканера похож на принцип действия ксерокса, однако в нем нет печатающего устройства. Вместо это­го считанное изображение передает­ся в компьютер в цифровом виде. Таким образом, сканер в комплекте с лазерным принтером и промежуточным звеном — компью­тером — можно использовать в качестве ксерокса. Основ­ной отличительной особенностью этого комплекта являет­ся то, что вся информация от считывающего устройства до печатающего передается в цифровом виде. В ксероксе же эта информация имеет аналоговую форму. По внешнему исполнению сканеры можно разделить на ручные, план­шетные и барабанные.

Учитель: Для коммуникации компьютеров используют устрой­ство, называемое модемом. Без модема невозможно пред­ставить всемирную компьютерную сеть Internet. Бурное развитие компьютерных сетей связано как раз с развитием компьютерных коммуникаций. Модем преобразует (моду­лирует) цифровую информацию в аналоговые сигналы, которые можно передавать по некоторым каналам связи, например по телефонным линиям. Принимающий модем, наоборот, преобразует (демодулирует) аналоговый сигнал в цифровую форму, понятную для компьютера.

Основным показателем работы модема является ско­рость передачи данных. Скорость может измеряться в битах в секунду, что наиболее распростра­нено, и в бодах (число изменений сигнала в секунду), которое зависит от способа модуляции.

Скорости передачи первых моде­мов не превышали 300 бит в секунду. Современные устройства могут работать со скоростями до 57,6 Кбит/с. Большое влияние на скорость передачи данных оказывает качество канала связи.

Учитель: Схема связи выглядит следующим образом. Вначале передающий модем на максимальной скорости пытается послать данные. Если принимающий модем не может получить качественный сигнал, то скорость передачи авто­матически понижается до той, при которой происходит уверенный прием данных.

Учитель: Комплект мультимедийного оборудования в дополнение к основному комплекту компьютерной техники включает в себя средства ввода информации (микрофон), средства ото­бражения информации (монитор и звуковые колонки), средства обработки информации (звуковая плата и специальные мик­ропроцессоры), средства хранения больших объемов информации (ла­зерные диски и устройства для их чтения).

Появился термин «виртуальная реальность» — особое сочетание новейшей технологии и психологи­ческого состояния человека, когда человек полностью погружается в мир, отображаемый в виртуальном шлеме, и действует в нем. Для большего ощущения вирту­альной реальности в качестве устройства ввода информации применяют также специальные перчатки и сапоги.

В настоящее время используются также и другие уст­ройства, подключаемые к персональным компьютерам, од­нако широкого распространения они пока не получили. § 26. Печатающие устройства, подключаемые к компьютерам

Учитель: Что такое принтер?

Ученики: ???

Учитель: Принтер (от англ. print — печать) — печатающее уст­ройство, предназначенное для вывода информации на бумагу. Существует много типов различных принтеров, используемых в настоящее время, кроме того, имеются и такие принтеры, которые уже не применяются. К ним отно­сятся литерные принтеры, принтеры для печати на термо­бумаге, но рассматривать их здесь мы не будем.

Основными характеристиками принтеров являются: затраты на печать одного листа, скорость печати, емкость картриджа (количество печатных листов без замены крася­щего элемента), разрешение (качество печати), измеряемое в точках на дюйм (международное обозначение — dpi).

Самыми распространенными до последнего времени, соответственно и самыми дешевыми были матричные принтеры.

Принцип печати таких принтеров похож на принцип печати пишущих машинок. Печатающая головка, соверша­ющая горизонтальное движение, имеет вертикальный ряд игл, которые под действием магнитного тока ударяют по красящей ленте, и таким образом на бумаге остается после­довательный ряд точек, из которых складываются символы. Для печати на следующей строке подающий барабан пово­рачивается шаговым двигателем на определенную величину, зависящую от межстрочного интервала. При печати графики барабан поворачивается на общую высоту всех иголок, таким образом получается непрерывное изображение.

Учитель: Встречаются девятиигольчатые, восемнадцатиигольча­тые и двадцатичетырехигольчатые матричные принтеры. Разрешение таких принтеров, как правило, не превышает 240 dpi. Девятиигольчатые принтеры имеют более низкое разрешение. Матричные модели принтеров имеют до трех встроенных шрифтов, использующихся для быстрой печа­ти. Однако многие современные текстовые редакторы име­ют большое количество разнообразных шрифтов, поэтому для точного отображения таких шрифтов используют гра­фический режим печати, который значительно медленнее текстового.

К существенным недостаткам таких принтеров относит­ся низкая скорость печати, которая для высокопроизводи­тельных моделей может составлять до 380 знаков в секунду, низкое качество отпечатанных материалов, шум при работе принтера. К преимуществам таких принтеров относится низкая стоимость расходных материа­лов, возможность получения несколь­ких копий одновременно, невысокая требовательность к качеству бумаги.

Учитель: Почти все современные устройства этого класса ис­пользуют для печати пузырьковореактивный и пьезоэлект­рический эффекты. Печатающая головка, как и у матричных принтеров, движется только в горизонтальном направлении, однако вместо игл используется вертикальный ряд сопел.

Учитель: При использовании пузырькового эффекта применяется маленький нагревательный элемент, который под действи­ем тока за несколько микросекунд нагревается до 500 °С. При резком нагревании чернила вскипают, образуется чер­нильный паровой пузырь, и необходимая порция чернил под действием избыточного давления выбрасывается на бу­магу. При отключении тока нагревательный элемент быстро остывает, паровой пузырь уменьшается в размерах и подса­сывает в сопло новую порцию чернил.

Учитель: Пьезоэлектрический способ печати основан на действии диафрагмы, расположенной сбоку от сопла и связанной с пьезоэлектрическим элементом. Толчок диафрагмы приво­дит к выбрасыванию капельки чернил и приливу через входное отверстие новой порции краски.

Особенно привлекательны струйные принтеры для цветной печати. С точки зрения потребителя, это самый дешевый вид цветной печати с достаточно высокими харак­теристиками. Самыми высокими показателями качества печати обладают лазерные принтеры, обеспечивая качество печати до 1200 dpi. При этом у лазерных принтеров скорость печа­ти достигает 4—16 страниц формата А4 в минуту. Емкость картриджа также очень большая (более 2000 страниц). Но при всех положительных показателях стоимость красящего порошка для принтеров этого класса достаточно высокая, и сами лазерные принтеры сравнимы по стоимости с ком­пьютером.

Принцип печати лазерных принтеров похож на прин­цип печати копировальных аппаратов. Обычно лазерные принтеры оснащены памятью не менее 1 Мбайт. Изображе­ние всей страницы формируется в памяти принтера, затем лазерный луч освещает предварительно заряженный стати­ческим электричеством фотобарабан в тех местах, где долж­но быть изображение. С освещенных участков фотобарабана заряд стекает. Одноименно заряженные частицы красящего порошка (тонера) отталкиваются от заряженных мест, оста­ваясь лишь на незаряженных местах, предварительно осве­щенных лазерным лучом. Далее валик прокатывается по листу бумаги, таким образом тонер переносится на бумагу. Для закрепления краски бумага проходит через термовалик, при соприкосновении с которым красящий порошок расплавляется и плотно прилипает к бумаге.

Разновидностью лазерных принтеров являются принте­ры со светодиодной матрицей. Принцип печати таких принтеров точно такой же, только вместо лазерного луча статический заряд на фотобарабан передают световые лучи светодиодной матрицы. Качество печати таких принтеров зависит от числа установленных светодиодов на единицу длины и обычно бывает не хуже 300 dpi.

Для вывода компьютерных данных в виде рисунка или графика на бумагу кроме принтеров используют и графопо­строители, или плоттеры. По способу закрепления бумаги они подразделяются на фрикционные, планшетные и бара­банные. Различные модели плоттеров могут иметь как одно, так и несколько перьев различного цвета. Сами перья также могут быть различных типов. Технологии печати в плоттерах могут быть либо специальными, либо такими же, как и в принтерах. Наибольшее распространение получают струйные графопостроители. Почти все плоттеры могут работать и в режиме принтеров, основное же отличие их от принтеров заключается в возможности построения боль­ших чертежей до формата А1 и АО, поэтому в основном плоттеры применяют для систем автоматизированного проектирования (САПР).

V . Подведение итогов урока, выставление и комментирование оценок .

Учитель : Сегодня вы познакомились с техникой для телефонной связи, мобильными средствами связи, офисной оргтехникой и периферийным оборудованием ПЭВМ.

VI . Задание домашнего задания

Учитель : Запишите домашнее задание: прочитать параграфы начиная с 22 по 26. Пожалуйста, ваши вопросы по сегодняшней теме?

Учитель : Урок закончен. Всем спасибо, до свидания!

www.ronl.ru

Доклад - Секретарь-референт. Его роль в офисе

СЦЕНАРИИ УРОКА

Раздел программы: Имидж и этикет современного делового человека

Тема: Секретарь-референт. Его роль в офисе

Класс: 10 класс

Время: 45 минут

Образовательные цели урока — учащиеся должны усвоить следующие знания:

1. Ознакомиться с ролью секретаря-референта в офисе.

2. Ознакомиться с профессиональными качествами секретаря-референта.

3. Ознакомиться с особенностями этикета телефонных разговоров с имиджем делового человека.

Развивающие цели урока — учащиеся должны развить умения и навыки:

1. Знать профессиональные качества секретаря-референта.

2. Знать особенности этикета телефонных разговоров с имиджем делового человека.

Воспитательные цели уроков — учащиеся должны овладеть следующими видами действии:

1. Уметь воспроизводить профессиональные качества секретаря-референта.

2. Уметь строить ответы на создаваемые вопросы.

Тип урока: урок изучения нового материала

Метод проведения урока: эвристическая беседа

Оборудование: наглядные пособия и плакаты

Литература:

1. Тищенко А.Т., Самородский П.С., Симоненко В.Д., Шипицын Н.П. Технология. Пробный учебник для мальчиков 10 класса / под ред. В.Д. Симоненко – Издательство Брянского пед. университета. – Брянск, 1995.

2. Подготовка учителя технологии к уроку. Учебно-методическое пособие. Автор-сост.: В.Г. Соловьянюк — Бирск, 2007.

Место проведения: Учебные мастерские

Ход урока

I . Организационный этап

Учитель: Здравствуйте! Садитесь! (Ученики стоят у своих мест и садятся после слов преподавателя). Дежурный кто сегодня отсутствует? (Дежурный класса сообщает об отсутствующих, если они есть).

II . Мотивационный этап

Учитель: Секретарь-референт — это лицо фирмы. От его про­фессионализма зависит во многом эффективность работы руководителя, имидж фирмы, взаимоотношения с контро­лирующими организациями и с партнерами.

III . Сообщение темы и цели урока

Учитель: Теперь запишите сегодняшнее число и тему урока: «Секретарь-референт. Его роль в офисе», ознакомимся с ролью секретаря-референта в офисе, выде­лим его профессиональные качества, поговорим об этикете телефонных разговоров,(ученики под диктовку записывают тему урока в тетради под диктовку, учитель контролирует, чтобы все записали).

IV . Изучение нового материала

Учитель: Пока что у нас нет учебных заведений, которые гото­вили бы специалистов, отвечающих тем требованиям, которые предъявляются к секретарям в цивилизованных странах. В Европе, Америке, Азии есть многоступенчатая подготовка секретарей. Там это престижная женская про­фессия, а значит, и хорошо оплачиваемая.

Учитель: В сложившейся практике труда секретаря можно выде­лить профессиональные качества, которыми он должен об­ладать для успешной работы.

Учитель: Квалифицированность подразумевает умение стеногра­фировать, печатать, пользоваться компьютером, знать ор­фографию и пунктуацию.

Учитель: Что такое инициативность?

Ученики: ???

Учитель: Инициативность — самостоятельность в пределах своей компетентности.

Учитель: Что такое инициативность?

Ученики: ???

Учитель: Организованность — умение рационально организовать свое рабочее место, планировать распределение обязаннос­тей по времени, обеспечить своевременное выполнение каждодневных операций.

Учитель: Что такое инициативность?

Ученики: ???

Учитель: Осведомленность — знание проблем и направление дея­тельности, в котором работает руководитель и организация в целом.

Ответственность — уметь самостоятельно и грамотно оформлять документы, расшифровывать стенограммы, диктограммы и четко выполнять поручения руководителя.

Пунктуальность — способность выполнять свою работу в установленное время, своевременно готовить документы для руководителя. Недопустимы опоздания на работу, на де­ловые встречи, совещания, заседания.

Дипломатичность, умение хранить служебную тайну, использовать только фактическую, строго проверенную информацию при подготовке документов, беседе с посети­телями и по телефону. Недопустимо разглашать не только секретную информацию, но и такую, которая может нане­сти ущерб делу или отдельным лицам. Нужно правильно хранить документы, не допуская свободного доступа к ним других сотрудников.

Хорошая память. Ее можно развить, как и любую свою способность, стараясь запоминать информацию, а также уметь использовать возможности оргтехники.

Секретарь находится в постоянном общении — непо­средственном диалоге со своим руководителем, сослужив­цами, посетителями офиса и опосредованном — с помощью телефона, факса, почтовой связи. И от его умения разгова­ривать зависит эффективность работы офиса. Секретарь должен соблюдать любезность, корректность, вежливость и доброжелательность. В общении он должен всегда прийти на помощь, в случае необходимости — пойти на некоторые личные неудобства ради общего дела. Профессиональный секретарь знает, что обстоятельства управляют поступками. Иногда следует действовать строго по этикету, а бывают случаи, когда здравый смысл — лучший советник. Хороший секретарь обладает чувством такта. Говорят, хорошие секретари умеют выбрать подходящее время и выражения для нейтрализации негативной ситуации. Тактичный сек­ретарь знает, кому из посетителей приемной надо оказать почет, кому любезность, когда «смягчить удары», получен­ные от грубого руководителя...

Учитель: В чем секрет личного обаяния секретаря? В приятной внешности, уме, модной одежде или дорогих украшениях?!

Ученики: ???

Учитель: Нет. Люди не любят, когда им демонстрируют свое превос­ходство. Они отдают предпочтение скромным и доброжела­тельным секретарям. Личное обаяние проявляется в манере поведения: в выражении глаз и лица, в позах и жестах, в тембре и тоне голоса. Владение языком жестов и интонаций помогает умному секретарю быстро и легко устанавливать личные контакты, выражать свое отношение, не прибегая к банальным фразам, понять человека, подметить неискрен­ность и хитрость.

Учитель: Манера поведения, стиль, имидж играют решающую роль при формировании первого впечатления, которое складывается у людей быстро и прочно. Руководитель офи­са и его секретарь должны это знать. Человек сначала видит (посетителя, гостя, покупателя...), а затем слышит, как он говорит, и лишь потом понимает, что он говорит. Психоло­ги утверждают, что первое впечатление примерно на 50% за­висит от внешности, одежды и манеры поведения, на 40% — от тона голоса и лишь на 10% — от содержания его сообще­ния. Надо всегда помнить, что у нас не будет второй возможности произвести первое впечатление.

Предприниматели и менеджеры любят повторять, что речь человека — это его судьба. Речь секретаря характеризу­ет уровень его культуры, образованность, компетентность, воспитанность… Секретарь никогда не скажет: «позвонит», «позвонишь», «позвоните», но непременно «позвонит», «позвонишь», «позвоните».

Секретарь, занимающийся текущими делами офиса, ведет переговоры по телефону. Его голос по телефону может быть первым впечатлением людей о фирме. Недооценка психологического фактора этой формы общения может привести к конфликтам, несостоявшемуся сотрудничеству и упущенной прибыли.

Учитель: Этикет телефонных разговоров. Быстро берите трубку звонящего телефона, это свидетельствует о вашей деловито­сти и расторопности.

Сняв трубку, представьтесь или назовите фирму: «Ива­нова слушает», «Фирма слушает Вас» и т.д. Не следует гово­рить «Алло», «Да», «Вас слушают» по служебному телефону.

Вежливо попросите звонящего представиться, если он не сделал этого: «Представьтесь, пожалуйста», или «С кем я говорю», или «Прежде чем ответить Вам, я должна знать, с кем говорю», или «В мои обязанности входит фиксировать, кто и с какой целью звонил». На вопросы: «А Вы кто?», «Кто Вы такой?», сказанные с грубой интонацией, обычно не от­вечают.

Тон голоса секретаря должен сочетать в себе спокойную доброжелательность и деловитую скромность одновременно. Запрещены в его тоне высокомерие, издевательство, крик, а также услужливость, подобострастие, унижение, страх.

Учитель: Если человек, которому звонят, отсутствует, следует спросить: «Что ему передать?», «Могу ли я чем-нибудь по­мочь?», «Позвоните, пожалуйста, в… часов».

Ученики: ???

Учитель: Если звонит постоянный клиент или деловой партнер фирмы и вы узнали его по голосу, обязательно покажите это и назовите его по имени и отчеству прежде, чем он предста­вится. Скажите ему что-нибудь приятное: «Рада Вам», «Как поживаете?» и т.д.

Будьте терпеливы и не грубите даже в ответ на грубость или когда не поняли вашего исчерпывающего ответа, или ошиблись номером. Не спешите класть трубку, если звоня­щий не договорил, скорее всего он позвонит снова и в более раздраженном состоянии. Заканчивает разговор тот, кто позвонил. Он же пере­званивает, если разговор был прерван по каким-либо при­чинам.

В заключение разговора также следует тепло попро­щаться: «Рада была слышать Вас», «Всегда Вам рада», «Ус­пехов Вам» и т.д.

Учитель: Если звоните вы, то:

— подготовьтесь к разговору, мысленно «проговорив» возможные его варианты и выбрав наилучший;

— не набирайте номер по памяти, ошибочное попада­ние может испортить вам настроение;

— прежде всего поздоровайтесь, затем уточните, куда вы попали;

— если попали не туда, не спрашивайте: «Какой это но­мер?», а сами назовите номер, какой набрали, и не забудьте извиниться;

— обязательно назовите себя (даже если звоните впер­вые и вас там никто не знает), отношение к вам будет лучше, и вы получите более исчерпывающую информацию;

— не говорите более 3 минут, если хотите пользоваться авторитетом делового человека;

— узнайте, с кем вы говорите: «Как Вас зовут?», «С кем имею честь?», «Как я могу к Вам обращаться?» и т.д.;

— спросите, удобно ли говорить вашему абоненту или лучше обсудить важный вопрос в другое, более подходящее для него время;

— звонить в учреждение по личным делам и домой по служебным можно лишь в исключительных случаях;

— звоните с 9 до 22 часов;

— старайтесь быть приятным собеседником, чтобы вам всегда были рады.

Учитель: В деловом общении неизбежно возникают эмоции, тре­бующие выхода. Что советуют по этому поводу психологи?

Ученики: ???

Учитель: Для пользы дела лучше говорить людям приятное, поддер­живать и подбадривать, восхищаться их успехами, чем уни­жать их достоинство.

Деловая культура секретаря. Современный секретарь-референт должен уметь читать быстро, избирательно, осмысленно и надолго запоминать прочитанное. В против­ном случае он не сможет поддерживать свой уровень компе­тентности. На базе достаточно высокого культурного уров­ня он должен знать:

— правовые основы управления: административное, трудовое и хозяйственное право;

— законодательно-нормативные акты, определяющие порядок работы организации того типа, где он работает;

— основы управления;

— отрасль, в которой он работает, ее взаимосвязи;

— функции, задачи, структуру организации, в которой он работает, ее связи по вертикали и горизонтали;

— основы менеджмента, общей и социальной психоло­гии, этику и эстетику, этикет;

— делопроизводство: методы создания и оформления документов, организацию работы с документами, бездоку­ментное обслуживание, архивное дело...

Учитель: Необходимым условием достижения эффективности работы секретаря является организация его рабочего места. Здесь следует иметь в виду следующее:

— рабочее место секретаря в приемной располагается рядом с кабинетом руководителя так, чтобы легко можно было видеть входящих;

— в приемной должны находиться только те предметы, которые непосредственно необходимы секретарю и другим работникам;

— мебель для посетителей должна находиться в зоне, хо­рошо просматриваемой секретарем.

Большую часть рабочего времени секретарь работает сидя, а это утомляет. Поэтому он должен иметь возмож­ность удобно вытянуть ноги, свободно встать, менять позу при работе на компьютере или пишущей машинке, чтении.

В комплект мебели для оборудования рабочего места секретаря обычно входят: канцелярский стол, вспомога­тельный стол или тумба для технических средств, стол для посетителей, стул или кресло подъемно-поворотное на колесиках, стулья для посетителей, шкафы или полки для хранения документов и дел, металлический сейф для хра­нения документов, штампов, бланков.

Учитель: Кроме профессиональных, у секретаря есть обязаннос­ти и светского характера. Успех деловых встреч, приема гостей и культурной программы зависит от умения и знания этикетных норм и имиджа секретаря.

Если в офис пригласили гостей, то секретарь заранее готовит встречу. Он подготавливает документы, образцы рекламной продукции, составляет варианты культурной программы. Встречает гостей, помогает раздеться и приглашает в комнату переговоров. В разговоре он сдер­жан, любезен, обменивается визитными карточками своей фирмы.

Посещая с гостями театр, секретарь должен помнить следующие правила. Если места в ложе, то гости занимают передние места. Передние места всегда предоставляются дамам, как бы ни был почтенен возраст мужчин и их поло­жение. В театре секретарь общается только с гостями.

Учитель: Если в офисе какое-либо торжество, то секретарь гото­вит пригласительные билеты, заранее их рассылает пригла­шенным или обзванивает их. Настаивать на приглашении можно с известным тактом и определенной долей настой­чивости. ( Настойчивость в приглашении иногда приятна для человека, так как она доказывает, что его обществом дорожат.)

Для больших собраний и заседаний секретарь также го­товит пригласительные билеты даже тем, кому было сдела­но личное приглашение. Приглашение вежливее рассылать с курьером, чем по почте.

Никогда не посылайте по почте визитные карточки на­чальству или почетному лицу: их относят лично.

Часто на секретаря возлагается обязанность по подбо­ру сувениров для гостей фирмы. В качестве сувениров можно использовать недорогие предметы: записные книжки, календари, авторучки, пепельницы, значки… На эти предметы наносится название фирмы, иногда адрес и телефон. Этикет предполагает, что во время первой встре­чи подарки преподносит хозяин, пригласивший гостей, а не гости. При последующих встречах обмен ими стано­вится обязательным. При выборе подарка нужно по­мнить, кому он будет вручен и что было подарено этому человеку ранее.

Отправляясь по делу, да и в повседневной работе необ­ходимо обратить особое внимание на костюм. Непозволи­тельно являться в старом изношенном платье, но в то же время оно не должно иметь ни малейшего следа роскоши. Секретарь одевается в стиле деловой женщины, только чуть скромнее.

Секретарь должен придерживаться правил светского разговора. Крайне невежливо прерывать собеседников. Если необходимо что-либо сообщить шефу, секретарь пода­ет ему, молча записку и ждет ответа или прерывает беседу словами: «Прошу извинить меня...».

Учитель: В разговоре не следует спорить. Главное — уметь слу­шать и слышать говорящего. Расспрашивать поменьше, рассказывать больше, но еще больше слушать. Иронии и насмешки следует избегать. Разговаривать следует не шепо­том и не крикливо (ибо обе эти крайности вульгарны).

Во многом успех работы секретаря зависит от личных контактов с руководителем. А это возможно только при условии взаимного доверия. Секретарь помогает в планиро­вании рабочего дня руководителя, выполнении намеченных мероприятий, освобождает его от вспомогательных техни­ческих операций, фильтрует потоки корреспонденции, телефонные вызовы посетителей...

Учитель: Профессия секретаря, несмотря на высокий уровень обязанностей, относится к разряду обслуживающих. Выбор личного помощника всегда за руководителем. Он должен доверить ему не только свои секреты, но и секреты фирмы, свои привычки, методы работы, круг общения… Он следит за событиями личной жизни руководителя, например забо­тится о цветах для специальных случаев, поздравлениях. Для оказания помощи руководителю секретарь должен уметь рационально планировать свое рабочее время. Для этого полезно вести специальный календарь-дневник работы руководителя и секретаря, куда вносить данные, которые могут быть интересны руководителю, уточнять во­просы у специалистов… Секретарь должен информировать о текущих вопросах и корреспонденции утром через 2 часа после начала работы и вечером за 2—3 часа до окончания рабочего дня.

Учитель: Конечно, круг обязанностей секретаря гораздо больше того, что перечислено в этой главе. Чтобы быть ассом в этом важном деле, надо многому учиться и много работать над собой, своим культурным уровнем, своей профессиональ­ной квалификацией, изучать и запоминать правила этикета. И, что может стать главным, обладать сильным характером.

Наверное, можно сделать вывод, что основные психо­логические черты секретаря, его умение и способность вести себя с людьми приемлемы для человека любой про­фессии и положения.

V . Подведение итогов урока, выставление и комментирование оценок .

Учитель : Сегодня вы познакомились с ролью секретаря-референта в офисе, выде­лим его профессиональные качества, поговорим об этикете телефонных разговоров.

VI . Задание домашнего задания

Учитель : Запишите домашнее задание: прочитать §20. Пожалуйста, ваши вопросы по сегодняшней теме?

Учитель : Урок закончен. Всем спасибо, до свидания!

СЦЕНАРИИ УРОКА

Раздел программы: Информационные технологии

Тема: Современная техника на рабочем месте сотрудника офиса

Класс: 10 класс

Время: 90 минут

Образовательные цели урока — учащиеся должны усвоить следующие знания:

1. Ознакомиться с техникой для телефонной связи и другимимобильными средствами связи.

2. Ознакомиться с понятиями об офисной оргтехнике.

3. Ознакомиться спериферийным оборудованием ПЭВМ.

Развивающие цели урока — учащиеся должны развить умения и навыки:

1. Знать понятиями о телефонной связи и другимимобильными средствами связи.

2. Знать основные понятия об офисной оргтехнике.

Воспитательные цели уроков — учащиеся должны овладеть следующими видами действии:

1. Уметь строить ответы на создаваемые вопросы.

Тип урока: урок изучения нового материала

Метод проведения урока: эвристическая беседа

Оборудование: наглядные пособия и плакаты

Литература:

1. Тищенко А.Т., Самородский П.С., Симоненко В.Д., Шипицын Н.П. Технология. Пробный учебник для мальчиков 10 класса / под ред. В.Д. Симоненко – Издательство Брянского пед. университета. – Брянск, 1995.

2. Подготовка учителя технологии к уроку. Учебно-методическое пособие. Автор-сост.: В.Г. Соловьянюк — Бирск, 2007.

Место проведения: Учебные мастерские

Ход урока

I . Организационный этап

Учитель: Здравствуйте! Садитесь! (Ученики стоят у своих мест и садятся после слов преподавателя). Дежурный кто сегодня отсутствует? (Дежурный класса сообщает об отсутствующих, если они есть).

II . Мотивационный этап

Учитель: Телефон уже давно вошел в нашу жизнь и стал ее неотъемлемым элементом, однако в последнее время изме­нилось не только значение телефона в жизни людей, но у этого замечательного средства передачи и приема информа­ции появились новые возможности.

III . Сообщение темы и цели урока

Учитель: Сегодня мы приступаем к изучению нового раздела – «Информационные технологии».

Учитель: Теперь запишите сегодняшнее число и тему урока: «Современная техника на рабочем месте сотрудника офиса», ознакомимся с техникой для телефонной связи, мобильными средствами связи, офисной оргтехникой и периферийным оборудованием ПЭВМ,(ученики под диктовку записывают тему урока в тетради под диктовку, учитель контролирует, чтобы все записали).

IV . Изучение нового материала

Учитель: Телефоны по принципу работы делятся на два основ­ных типа: аналоговые и цифровые. Аналоговые — это наи­более распространенные дисковые телефоны, работающие с электрическим сигналом. Цифровой телефонный аппарат содержит телефонный блок для цифровой обра­ботки информации, то есть информация из аудиосигнала преобразуется не в электрический, как в аналоговом аппа­рате, а в цифровой сигнал, для обработки микропроцессором. Такой телефон, даже подклю­ченный к аналоговой АТС, обладает значительным количеством полез­ных функций и возможностей.

Учитель: Функция SP-PHONE (спикерфон) позволяет вести раз­говор не только через телефонную трубку, но и используя встроенные в аппарат микрофон и динамик. В разговоре могут принимать участие все присутствующие у телефона, при этом руки остаются свободными. Включив спикерфон, можно набрать номер, не снимая трубки, этот режим назы­вается ON-HOOK-DIALING.

Функция (кнопка) REDIAL — с помощью этой функ­ции последний набираемый номер автоматически заносит­ся в активную память и сохраняется даже после того, как положена трубка. Для того чтобы снова вызвать того же абонента, достаточно нажать эту кнопку. В активной памя­ти телефонного аппарата хранится, как правило, только один номер.

AUTODIAL (автодозвон) — если вы затрудняетесь дозвониться до постоянно занятого абонента, телефон мож­но перевести в режим автоматического набора номера. Аппарат набирает указанный номер каждые полминуты-минуту в зависимости от модели. Когда на другом конце ли­нии снимут трубку, вы услышите голос через автоматически включенный встроенный динамик аппарата. FLASH — функция разрыва линии. Можно пользовать­ся ею вместо того, чтобы каждый раз нажимать на рычаг. Ес­ли аппарат подключен к современной цифровой АТС, то с помощью этой функции открываются дополнительные воз­можности по переадресованию звонков.

HOLD — функция удержания линии. Если нужно отой­ти от аппарата, то можно нажать эту кнопку и положить трубку, после того как вы ее поднимете, разговор автомати­чески возобновится.

PAUSE — функция, с помощью которой можно ввести паузу в набираемый номер. Например, при междугороднем звонке после цифры 8 нажимается эта кнопка, затем сразу набирается номер абонента.

MEMO — функция записи номера во временную память.

SAVE, AUTO, STORE, PROG — функции (кнопки), используемые для программирования памяти телефонного аппарата.

Учитель: Какие телефоны можно относятся к беспроводным?

Ученики: ???

Учитель: К беспроводным телефонам относятся бытовые радиотелефоны, работающие в среднем на расстоянии от 100 м до 1 км от точки подключения аппарата.

Учитель: В настоящее время в нашей стране используются бес­проводные телефоны четырех основных частотных диапа­зонов для радиосвязи между переносной телефонной труб­кой и самим телефонным аппаратом, называемым базой, а именно: 31-40 МГц, 46 — 49 МГц, 250 — 380 МГц и 900 МГц (хотя появляются и частотные диапазоны 1880 — 1900 МГц). Официально Министерством связи РФ разрешены к ис­пользованию только два частотных диапазона: 31 — 40 МГц и 900 МГц; два других диапазона не рекомендованы к ис­пользованию, так как на диапазоне 46 — 49 МГц происходит частичное пересечение с телевизионными каналами, в ре­зультате возникают помехи, а радиотелефоны, работающие на частоте 250 — 380 МГц, закрывают диапазоны, использу­емые в служебных целях. Радиотелефоны с частотами диа­пазона 900 МГц имеют больший радиус действия и более высокое качество приема сигналов по сравнению с телефо нами, работающими на частоте 35 — 40 МГц. Однако остает­ся спорным вопрос действия высокочастотных радиосигна­лов на здоровье человека.

Рассмотрим некоторые основные сервисные функции и возможности радиотелефонов.

Учитель: Что такое «пейджинг»?

Ученики: ???

Учитель: Пейджинг — вызов с базы переносной трубки, которая при этом начинает издавать звуковой сигнал (поиск поте­рянной трубки). С помощью двустороннего пейджинга можно также вызвать базовый блок с переносной трубки.

Учитель: Что такое «интерком»?

Ученики: ???

Учитель: Интерком — внутренняя связь между базой и перенос­ной трубкой. Обычно при работе этой функции внешняя телефонная линия остается свободной, и вам могут позво­нить.

Перевод разговора — возможность перевести текущий разговор с трубки на базовый блок (при наличии режима громкоговорящей связи), или наоборот.

В некоторых моделях беспроводных телефонов можно использовать несколько переносных трубок, например: на предприятии при наличии одного базового блока в цехе или на участке переносные трубки могут быть у сотрудников, которые находятся в различных местах на территории цеха, при этом возможен перевод телефонного звонка с одной трубки на другую.

Учитель: Режим конференции — при активизации этого режима с базы вызываются все переносные трубки, и возможно про­ведение совещания между всеми компонентами системы плюс внешний абонент.

Каждая переносная трубка имеет свой код идентифи­кации, по которому ее распознает базовый блок. Делается это во избежание путаницы при наличии в одном офисе нескольких радиотелефонов. Каждая база принимает сигналы только своей трубки. Так как база отвечает только на вызов «родной» трубки, то с посторонней трубки подсо­единиться к этой линии практически невозможно. Когда трубку кладут на свое место, на базе автоматически проис­ходит смена кода. Число кодов колеблется в разных моде­лях беспроводных телефонов от одной тысячи до несколь­ких миллионов. Кроме перечисленных основных сервисных функций радиотелефонов, существуют и другие, перечень которых постоянно расширяется. Перечислим лишь некоторые из них: возможность занесения в память до 25 телефонных но­меров и автоматического вызова любого из них, отключе­ние микрофона, функция программирования паузы, необ­ходимая при записи в память междугородного номера, автоматическая подсветка и звуковая индикация клавиш, шифровка разговора и др.

Учитель: Что Вы знаете о телефонах с автоответчиком?

Ученики: ???

Учитель: Это телефоны со встроенным магнитофоном, позволяющим записывать сообщения, которые передаются всеми, кто звонит на этот телефон, и сообщения, которые вы им оставите. Телефоны с автоответчиками могут выполнять те же функции, что и цифровые и беспроводные телефоны. Запись сообщения может проводиться на кассету (микро­кассету), как у магнитофона и диктофона, или непосредст­венно в микросхемы памяти цифрового автоответчика, что дает более качественную запись сообщений, избавляет от необходимости замены кассет и перемотки пленки, так как доступ к сообщениям прямой. В таких автоответчиках мож­но изменять и скорость воспроизведения записи. В некото­рых моделях телефонов с автоответчиками предусмотрены личные «почтовые ящики» с индивидуальным паролем, при этом звонящий абонент получает возможность оставить конфиденциальную информацию для конкретного лица. Открыть «почтовый ящик» и прослушать сообщение может только тот, кто знает его пароль. Такая система удобна в том случае, если у аппарата несколько независимых пользова­телей.

Учитель: Как устроены телефоны с автоматическим определителем номера (АОН)?

Ученики: ???

Учитель: Данные устройства используются для определения номера телефона, с которого идет текущий звонок, а также тех номеров, с которых поступал вызов в отсутствие хозя­ев. Существуют также устройства, которые блокируют определение номера, так называемые анти-АОН. Приме­нение телефонов с АОН и анти-АОН считается не всегда этичным.

Коммуникационные системы связи, офисные мини-АТС, цифровые гибридные системы

Эти электронные системы предназначены для предприятий, складов, офисов, фирм для создания допол­нительного количества внутренних и внешних телефонных линий без использования мощности основной телефонной станции.

Учитель: Большое разнообразие таких АТС не позволяет сделать описание подробным, но почти все они позволяют пере­ключать разговор от ответившего на звонок абонента на другого работника или подключать его к разговору, переад­ресовывать звонки на другой аппарат, вести разговор сразу с несколькими сотрудниками фирмы, позволяют руководи­телям осуществлять циркулярную связь (передавать сооб­щение сразу на все телефонные аппараты).

Каждый абонент такой мини-АТС имеет свой внутрен­ний номер, состоящий из одной-двух цифр, а для выхода на городскую АТС необходимо предварительно набрать неко­торую цифру, обычно 8, 9 или 0.

Для мобильной связи на больших расстояниях ис­пользуются сотовая телефонная связь и пейджинговая связь.

Во всех этих устройствах сигнал на пути от одного або­нента до другого проходит некоторое расстояние не по про­водам, а с помощью радиоволн. Поэтому расстояние, на котором возможна связь, зависит от множества факторов, влияющих на распространение радиоволн, таких, как расположение устройства на местности (во впадине или на холме), внутри железобетонного здания или среди многих „зданий, мешающих прохождению радиоволн. Связь ухуд­шается, если мобильное устройство связи оказывается рядом с высоковольтной линией, во время грозы и даже во время сильного дождя или снегопада.

Учитель: Что такое «пейджер»?

Ученики: ???

Учитель: Пейджер — это малогабаритный цифровой приемник информации с экраном для вывода принятых сообщений.

Работает пейджинговая связь следующим образом. Что­бы передать на пейджер сообщение, вы должны позвонить оператору фирмы, обеспечивающей пейджерную связь, и продиктовать ему сообщение и номер абонента (пейджера). Сообщение кодируется и передается в эфир. Этот радиосиг­нал принимается всеми пейджерами, находящимися в зоне обслуживания, то есть в радиусе до ста километров.

Каждый пейджер анализирует адресную часть принято­го сигнала и игнорирует сообщения, которые адресованы не ему. Если же сообщение адресовано этому пейджеру, он принимает его в память и звуковым сигналом информирует об этом владельца. Можно просмотреть сообщение на экра­не сразу или сделать это потом.

В памяти пейджера может храниться несколько сообщений, так что даже если вы не сможете прочитать сообщение сразу же, оно не будет затерто вновь посту­пившими.

Существуют информационные каналы, которые обес­печивают следующие виды услуг: прогноз погоды, курсы основных мировых валют, культурные новости, программы клубов и дискотек, информацию о пробках на дорогах и т.д.

В случае если владелец пейджера уезжает в другой го­род, то он может воспользоваться роумингом, предлагаемым обслуживающей его компанией.

Роуминг — возможность быстрого, в отдельных случаях автоматического, подключения к обслуживанию пейджин-говой связью в другом городе или регионе.

Учитель: В чем отличие сотового телефона от обычного?

Ученики: ???

Учитель: Основное отличие сотового телефона от обычного в том, что территория, обслуживаемая сотовой радиосвязью, разбивается на много небольших зон, распо­ложенных на незначительном расстоянии друг от друга,каждый из которых обслуживается своим пере­датчиком. Эти зоны на карте города напоминают рисунок пчелиных сотов, от чего и произошло название этого вида связи — сотовый телефонный аппарат (рис. 1).

При разговоре сотовый радиотелефон связы­вается с тем передатчиком, в зоне обслуживания которого он находится. Если во время разговора абонент пересечет границу между зонами, соеди­нение автоматически переключается на передат­чик, который находится ближе.

Вследствие небольшой мощности передат­чика, сотовые радиотелефоны, работающие на одной частоте, но в разных (несмежных) зонах, не созда­ют взаимных помех. Это позволяет при одном и том же числе каналов существенно увеличить число одновремен­но ведущихся разговоров и значительно увеличить число абонентов.

Абоненты могут выбрать тот или иной стандарт сото­вой связи. Существует несколько таких стандартов. Наи­более распространенными из них являются стандарт GSM-900, «Билайн», Московская сотовая связь, а также

Рисунок 1 региональные стандарты, введенные в отдельных областях страны.

Учитель: В оплату сотовой связи входит абонентская плата в месяц и плата за минуту разговора. Тарифы оплаты для разных стандартов могут быть различными в зависимости от объема предлагаемых услуг и времени суток, в которое осуществляется телефонный разговор. Так же, как и для пейджинговой связи, сотовая телефонная связь может осу­ществляться в других городах с помощью роуминга.

Учитель: Факсимильный аппарат (факс) — устройство для передачи текстовых и графических изображений по теле­фонным линиям.

Факс рассчитан на передачу с невысоким качеством изображений, выполненных на обычных листах бумаги. Будет ли это рисунок или деловое письмо, для факса безраз­лично. Что бы ни было изображено на листе, который в не­го вложили, факс будет рассматривать это как набор черных и белых точек.

Лист бумаги маленькими шажками протягивается ми­мо ряда светочувствительных элементов, расположенных поперек листа. На каждом шаге с них считывается инфор­мация о яркости соответствующего участка листа, которая затем специальным образом кодируется и передается на другой факс.

Факсы с термопечатающим устройством наиболее ши­роко распространены и сравнительно недороги, но могут использовать только дорогую термобумагу. Поэтому ряд фирм выпускает факсы, которые используют обычную бу­магу. Такие факсы заметно дороже, поскольку в них, как правило, используются более дорогие струйные или даже лазерные печатающие устройства.

Учитель: Копировальный аппарат (ксерокс) предназначен для раз­множения документов, иллюстраций и т.п. Они могут быть различных габаритов — от настольных, переносных для формата А4 до стационарных, позволяющих копировать документы любого формата, при этом по желанию пользо­вателя может изменяться масштаб изображения. Скорость копирования различных аппаратов тоже различна: от не­скольких единиц до нескольких десятков копий в минуту.

Учитель: Все задачи, с которыми сталкивается человек при обработке информации на компьютере, можно разделить на пять больших групп:

1. Ввод информации.

2. Отображение информации.

3. Обработка информации.

4. Хранение информации.

5. Передача информации.

Во всех пяти группах могут использоваться различные специальные устройства, однако мы рассмотрим только широко распространенные.

К средствам ввода относится клавиатура, мышь, ска­нер, модем, световое перо, джойстик, дигитайзер и др.

Для отображения информации используют мониторы (дисплеи), принтеры, графопостроители.

Для обработки информации используется центральный процессор компьютера. От его типа в основном зависит и производительность компьютера (скорость обработки ин­формации).

Для хранения информации используют постоянные и оперативные запоминающие устройства. Для длительного хранения и передачи информации широко используют маг­нитные ленты, магнитные диски, магнитооптические диски и лазерные диски.

Кроме этого, для передачи информации между компьюте­рами применяют модемы и различные устройства, объединя­ющие компьютеры в сеть, которые мы рассмотрим позднее.

Средствами ввода, отображения, хранения и передачи информации на ПЭВМ являются дополнительные устройства, подключаемые к компьютеру, которые назы­ваются периферийными. Из них наиболее часто использу­ются сканеры, модемы, принтеры и некоторые другие устройства.

Для ввода в компьютер графических изображений пользуются устройствами, называемыми сканерами.

Учитель: Слово сканер в переводе с английского означает «анализатор». Принцип дей­ствия сканера похож на принцип действия ксерокса, однако в нем нет печатающего устройства. Вместо это­го считанное изображение передает­ся в компьютер в цифровом виде. Таким образом, сканер в комплекте с лазерным принтером и промежуточным звеном — компью­тером — можно использовать в качестве ксерокса. Основ­ной отличительной особенностью этого комплекта являет­ся то, что вся информация от считывающего устройства до печатающего передается в цифровом виде. В ксероксе же эта информация имеет аналоговую форму. По внешнему исполнению сканеры можно разделить на ручные, план­шетные и барабанные.

Учитель: Для коммуникации компьютеров используют устрой­ство, называемое модемом. Без модема невозможно пред­ставить всемирную компьютерную сеть Internet. Бурное развитие компьютерных сетей связано как раз с развитием компьютерных коммуникаций. Модем преобразует (моду­лирует) цифровую информацию в аналоговые сигналы, которые можно передавать по некоторым каналам связи, например по телефонным линиям. Принимающий модем, наоборот, преобразует (демодулирует) аналоговый сигнал в цифровую форму, понятную для компьютера.

Основным показателем работы модема является ско­рость передачи данных. Скорость может измеряться в битах в секунду, что наиболее распростра­нено, и в бодах (число изменений сигнала в секунду), которое зависит от способа модуляции.

Скорости передачи первых моде­мов не превышали 300 бит в секунду. Современные устройства могут работать со скоростями до 57,6 Кбит/с. Большое влияние на скорость передачи данных оказывает качество канала связи.

Учитель: Схема связи выглядит следующим образом. Вначале передающий модем на максимальной скорости пытается послать данные. Если принимающий модем не может получить качественный сигнал, то скорость передачи авто­матически понижается до той, при которой происходит уверенный прием данных.

Учитель: Комплект мультимедийного оборудования в дополнение к основному комплекту компьютерной техники включает в себя средства ввода информации (микрофон), средства ото­бражения информации (монитор и звуковые колонки), средства обработки информации (звуковая плата и специальные мик­ропроцессоры), средства хранения больших объемов информации (ла­зерные диски и устройства для их чтения).

Появился термин «виртуальная реальность» — особое сочетание новейшей технологии и психологи­ческого состояния человека, когда человек полностью погружается в мир, отображаемый в виртуальном шлеме, и действует в нем. Для большего ощущения вирту­альной реальности в качестве устройства ввода информации применяют также специальные перчатки и сапоги.

В настоящее время используются также и другие уст­ройства, подключаемые к персональным компьютерам, од­нако широкого распространения они пока не получили. § 26. Печатающие устройства, подключаемые к компьютерам

Учитель: Что такое принтер?

Ученики: ???

Учитель: Принтер (от англ. print — печать) — печатающее уст­ройство, предназначенное для вывода информации на бумагу. Существует много типов различных принтеров, используемых в настоящее время, кроме того, имеются и такие принтеры, которые уже не применяются. К ним отно­сятся литерные принтеры, принтеры для печати на термо­бумаге, но рассматривать их здесь мы не будем.

Основными характеристиками принтеров являются: затраты на печать одного листа, скорость печати, емкость картриджа (количество печатных листов без замены крася­щего элемента), разрешение (качество печати), измеряемое в точках на дюйм (международное обозначение — dpi).

Самыми распространенными до последнего времени, соответственно и самыми дешевыми были матричные принтеры.

Принцип печати таких принтеров похож на принцип печати пишущих машинок. Печатающая головка, соверша­ющая горизонтальное движение, имеет вертикальный ряд игл, которые под действием магнитного тока ударяют по красящей ленте, и таким образом на бумаге остается после­довательный ряд точек, из которых складываются символы. Для печати на следующей строке подающий барабан пово­рачивается шаговым двигателем на определенную величину, зависящую от межстрочного интервала. При печати графики барабан поворачивается на общую высоту всех иголок, таким образом получается непрерывное изображение.

Учитель: Встречаются девятиигольчатые, восемнадцатиигольча­тые и двадцатичетырехигольчатые матричные принтеры. Разрешение таких принтеров, как правило, не превышает 240 dpi. Девятиигольчатые принтеры имеют более низкое разрешение. Матричные модели принтеров имеют до трех встроенных шрифтов, использующихся для быстрой печа­ти. Однако многие современные текстовые редакторы име­ют большое количество разнообразных шрифтов, поэтому для точного отображения таких шрифтов используют гра­фический режим печати, который значительно медленнее текстового.

К существенным недостаткам таких принтеров относит­ся низкая скорость печати, которая для высокопроизводи­тельных моделей может составлять до 380 знаков в секунду, низкое качество отпечатанных материалов, шум при работе принтера. К преимуществам таких принтеров относится низкая стоимость расходных материа­лов, возможность получения несколь­ких копий одновременно, невысокая требовательность к качеству бумаги.

Учитель: Почти все современные устройства этого класса ис­пользуют для печати пузырьковореактивный и пьезоэлект­рический эффекты. Печатающая головка, как и у матричных принтеров, движется только в горизонтальном направлении, однако вместо игл используется вертикальный ряд сопел.

Учитель: При использовании пузырькового эффекта применяется маленький нагревательный элемент, который под действи­ем тока за несколько микросекунд нагревается до 500 °С. При резком нагревании чернила вскипают, образуется чер­нильный паровой пузырь, и необходимая порция чернил под действием избыточного давления выбрасывается на бу­магу. При отключении тока нагревательный элемент быстро остывает, паровой пузырь уменьшается в размерах и подса­сывает в сопло новую порцию чернил.

Учитель: Пьезоэлектрический способ печати основан на действии диафрагмы, расположенной сбоку от сопла и связанной с пьезоэлектрическим элементом. Толчок диафрагмы приво­дит к выбрасыванию капельки чернил и приливу через входное отверстие новой порции краски.

Особенно привлекательны струйные принтеры для цветной печати. С точки зрения потребителя, это самый дешевый вид цветной печати с достаточно высокими харак­теристиками. Самыми высокими показателями качества печати обладают лазерные принтеры, обеспечивая качество печати до 1200 dpi. При этом у лазерных принтеров скорость печа­ти достигает 4—16 страниц формата А4 в минуту. Емкость картриджа также очень большая (более 2000 страниц). Но при всех положительных показателях стоимость красящего порошка для принтеров этого класса достаточно высокая, и сами лазерные принтеры сравнимы по стоимости с ком­пьютером.

Принцип печати лазерных принтеров похож на прин­цип печати копировальных аппаратов. Обычно лазерные принтеры оснащены памятью не менее 1 Мбайт. Изображе­ние всей страницы формируется в памяти принтера, затем лазерный луч освещает предварительно заряженный стати­ческим электричеством фотобарабан в тех местах, где долж­но быть изображение. С освещенных участков фотобарабана заряд стекает. Одноименно заряженные частицы красящего порошка (тонера) отталкиваются от заряженных мест, оста­ваясь лишь на незаряженных местах, предварительно осве­щенных лазерным лучом. Далее валик прокатывается по листу бумаги, таким образом тонер переносится на бумагу. Для закрепления краски бумага проходит через термовалик, при соприкосновении с которым красящий порошок расплавляется и плотно прилипает к бумаге.

Разновидностью лазерных принтеров являются принте­ры со светодиодной матрицей. Принцип печати таких принтеров точно такой же, только вместо лазерного луча статический заряд на фотобарабан передают световые лучи светодиодной матрицы. Качество печати таких принтеров зависит от числа установленных светодиодов на единицу длины и обычно бывает не хуже 300 dpi.

Для вывода компьютерных данных в виде рисунка или графика на бумагу кроме принтеров используют и графопо­строители, или плоттеры. По способу закрепления бумаги они подразделяются на фрикционные, планшетные и бара­банные. Различные модели плоттеров могут иметь как одно, так и несколько перьев различного цвета. Сами перья также могут быть различных типов. Технологии печати в плоттерах могут быть либо специальными, либо такими же, как и в принтерах. Наибольшее распространение получают струйные графопостроители. Почти все плоттеры могут работать и в режиме принтеров, основное же отличие их от принтеров заключается в возможности построения боль­ших чертежей до формата А1 и АО, поэтому в основном плоттеры применяют для систем автоматизированного проектирования (САПР).

V . Подведение итогов урока, выставление и комментирование оценок .

Учитель : Сегодня вы познакомились с техникой для телефонной связи, мобильными средствами связи, офисной оргтехникой и периферийным оборудованием ПЭВМ.

VI . Задание домашнего задания

Учитель : Запишите домашнее задание: прочитать параграфы начиная с 22 по 26. Пожалуйста, ваши вопросы по сегодняшней теме?

Учитель : Урок закончен. Всем спасибо, до свидания!

www.ronl.ru

Сочинение - Секретарь-референт. Его роль в офисе

СЦЕНАРИИ УРОКА

Раздел программы: Имидж и этикет современного делового человека

Тема: Секретарь-референт. Его роль в офисе

Класс: 10 класс

Время: 45 минут

Образовательные цели урока — учащиеся должны усвоить следующие знания:

1. Ознакомиться с ролью секретаря-референта в офисе.

2. Ознакомиться с профессиональными качествами секретаря-референта.

3. Ознакомиться с особенностями этикета телефонных разговоров с имиджем делового человека.

Развивающие цели урока — учащиеся должны развить умения и навыки:

1. Знать профессиональные качества секретаря-референта.

2. Знать особенности этикета телефонных разговоров с имиджем делового человека.

Воспитательные цели уроков — учащиеся должны овладеть следующими видами действии:

1. Уметь воспроизводить профессиональные качества секретаря-референта.

2. Уметь строить ответы на создаваемые вопросы.

Тип урока: урок изучения нового материала

Метод проведения урока: эвристическая беседа

Оборудование: наглядные пособия и плакаты

Литература:

1. Тищенко А.Т., Самородский П.С., Симоненко В.Д., Шипицын Н.П. Технология. Пробный учебник для мальчиков 10 класса / под ред. В.Д. Симоненко – Издательство Брянского пед. университета. – Брянск, 1995.

2. Подготовка учителя технологии к уроку. Учебно-методическое пособие. Автор-сост.: В.Г. Соловьянюк — Бирск, 2007.

Место проведения: Учебные мастерские

Ход урока

I . Организационный этап

Учитель: Здравствуйте! Садитесь! (Ученики стоят у своих мест и садятся после слов преподавателя). Дежурный кто сегодня отсутствует? (Дежурный класса сообщает об отсутствующих, если они есть).

II . Мотивационный этап

Учитель: Секретарь-референт — это лицо фирмы. От его про­фессионализма зависит во многом эффективность работы руководителя, имидж фирмы, взаимоотношения с контро­лирующими организациями и с партнерами.

III . Сообщение темы и цели урока

Учитель: Теперь запишите сегодняшнее число и тему урока: «Секретарь-референт. Его роль в офисе», ознакомимся с ролью секретаря-референта в офисе, выде­лим его профессиональные качества, поговорим об этикете телефонных разговоров,(ученики под диктовку записывают тему урока в тетради под диктовку, учитель контролирует, чтобы все записали).

IV . Изучение нового материала

Учитель: Пока что у нас нет учебных заведений, которые гото­вили бы специалистов, отвечающих тем требованиям, которые предъявляются к секретарям в цивилизованных странах. В Европе, Америке, Азии есть многоступенчатая подготовка секретарей. Там это престижная женская про­фессия, а значит, и хорошо оплачиваемая.

Учитель: В сложившейся практике труда секретаря можно выде­лить профессиональные качества, которыми он должен об­ладать для успешной работы.

Учитель: Квалифицированность подразумевает умение стеногра­фировать, печатать, пользоваться компьютером, знать ор­фографию и пунктуацию.

Учитель: Что такое инициативность?

Ученики: ???

Учитель: Инициативность — самостоятельность в пределах своей компетентности.

Учитель: Что такое инициативность?

Ученики: ???

Учитель: Организованность — умение рационально организовать свое рабочее место, планировать распределение обязаннос­тей по времени, обеспечить своевременное выполнение каждодневных операций.

Учитель: Что такое инициативность?

Ученики: ???

Учитель: Осведомленность — знание проблем и направление дея­тельности, в котором работает руководитель и организация в целом.

Ответственность — уметь самостоятельно и грамотно оформлять документы, расшифровывать стенограммы, диктограммы и четко выполнять поручения руководителя.

Пунктуальность — способность выполнять свою работу в установленное время, своевременно готовить документы для руководителя. Недопустимы опоздания на работу, на де­ловые встречи, совещания, заседания.

Дипломатичность, умение хранить служебную тайну, использовать только фактическую, строго проверенную информацию при подготовке документов, беседе с посети­телями и по телефону. Недопустимо разглашать не только секретную информацию, но и такую, которая может нане­сти ущерб делу или отдельным лицам. Нужно правильно хранить документы, не допуская свободного доступа к ним других сотрудников.

Хорошая память. Ее можно развить, как и любую свою способность, стараясь запоминать информацию, а также уметь использовать возможности оргтехники.

Секретарь находится в постоянном общении — непо­средственном диалоге со своим руководителем, сослужив­цами, посетителями офиса и опосредованном — с помощью телефона, факса, почтовой связи. И от его умения разгова­ривать зависит эффективность работы офиса. Секретарь должен соблюдать любезность, корректность, вежливость и доброжелательность. В общении он должен всегда прийти на помощь, в случае необходимости — пойти на некоторые личные неудобства ради общего дела. Профессиональный секретарь знает, что обстоятельства управляют поступками. Иногда следует действовать строго по этикету, а бывают случаи, когда здравый смысл — лучший советник. Хороший секретарь обладает чувством такта. Говорят, хорошие секретари умеют выбрать подходящее время и выражения для нейтрализации негативной ситуации. Тактичный сек­ретарь знает, кому из посетителей приемной надо оказать почет, кому любезность, когда «смягчить удары», получен­ные от грубого руководителя...

Учитель: В чем секрет личного обаяния секретаря? В приятной внешности, уме, модной одежде или дорогих украшениях?!

Ученики: ???

Учитель: Нет. Люди не любят, когда им демонстрируют свое превос­ходство. Они отдают предпочтение скромным и доброжела­тельным секретарям. Личное обаяние проявляется в манере поведения: в выражении глаз и лица, в позах и жестах, в тембре и тоне голоса. Владение языком жестов и интонаций помогает умному секретарю быстро и легко устанавливать личные контакты, выражать свое отношение, не прибегая к банальным фразам, понять человека, подметить неискрен­ность и хитрость.

Учитель: Манера поведения, стиль, имидж играют решающую роль при формировании первого впечатления, которое складывается у людей быстро и прочно. Руководитель офи­са и его секретарь должны это знать. Человек сначала видит (посетителя, гостя, покупателя...), а затем слышит, как он говорит, и лишь потом понимает, что он говорит. Психоло­ги утверждают, что первое впечатление примерно на 50% за­висит от внешности, одежды и манеры поведения, на 40% — от тона голоса и лишь на 10% — от содержания его сообще­ния. Надо всегда помнить, что у нас не будет второй возможности произвести первое впечатление.

Предприниматели и менеджеры любят повторять, что речь человека — это его судьба. Речь секретаря характеризу­ет уровень его культуры, образованность, компетентность, воспитанность… Секретарь никогда не скажет: «позвонит», «позвонишь», «позвоните», но непременно «позвонит», «позвонишь», «позвоните».

Секретарь, занимающийся текущими делами офиса, ведет переговоры по телефону. Его голос по телефону может быть первым впечатлением людей о фирме. Недооценка психологического фактора этой формы общения может привести к конфликтам, несостоявшемуся сотрудничеству и упущенной прибыли.

Учитель: Этикет телефонных разговоров. Быстро берите трубку звонящего телефона, это свидетельствует о вашей деловито­сти и расторопности.

Сняв трубку, представьтесь или назовите фирму: «Ива­нова слушает», «Фирма слушает Вас» и т.д. Не следует гово­рить «Алло», «Да», «Вас слушают» по служебному телефону.

Вежливо попросите звонящего представиться, если он не сделал этого: «Представьтесь, пожалуйста», или «С кем я говорю», или «Прежде чем ответить Вам, я должна знать, с кем говорю», или «В мои обязанности входит фиксировать, кто и с какой целью звонил». На вопросы: «А Вы кто?», «Кто Вы такой?», сказанные с грубой интонацией, обычно не от­вечают.

Тон голоса секретаря должен сочетать в себе спокойную доброжелательность и деловитую скромность одновременно. Запрещены в его тоне высокомерие, издевательство, крик, а также услужливость, подобострастие, унижение, страх.

Учитель: Если человек, которому звонят, отсутствует, следует спросить: «Что ему передать?», «Могу ли я чем-нибудь по­мочь?», «Позвоните, пожалуйста, в… часов».

Ученики: ???

Учитель: Если звонит постоянный клиент или деловой партнер фирмы и вы узнали его по голосу, обязательно покажите это и назовите его по имени и отчеству прежде, чем он предста­вится. Скажите ему что-нибудь приятное: «Рада Вам», «Как поживаете?» и т.д.

Будьте терпеливы и не грубите даже в ответ на грубость или когда не поняли вашего исчерпывающего ответа, или ошиблись номером. Не спешите класть трубку, если звоня­щий не договорил, скорее всего он позвонит снова и в более раздраженном состоянии. Заканчивает разговор тот, кто позвонил. Он же пере­званивает, если разговор был прерван по каким-либо при­чинам.

В заключение разговора также следует тепло попро­щаться: «Рада была слышать Вас», «Всегда Вам рада», «Ус­пехов Вам» и т.д.

Учитель: Если звоните вы, то:

— подготовьтесь к разговору, мысленно «проговорив» возможные его варианты и выбрав наилучший;

— не набирайте номер по памяти, ошибочное попада­ние может испортить вам настроение;

— прежде всего поздоровайтесь, затем уточните, куда вы попали;

— если попали не туда, не спрашивайте: «Какой это но­мер?», а сами назовите номер, какой набрали, и не забудьте извиниться;

— обязательно назовите себя (даже если звоните впер­вые и вас там никто не знает), отношение к вам будет лучше, и вы получите более исчерпывающую информацию;

— не говорите более 3 минут, если хотите пользоваться авторитетом делового человека;

— узнайте, с кем вы говорите: «Как Вас зовут?», «С кем имею честь?», «Как я могу к Вам обращаться?» и т.д.;

— спросите, удобно ли говорить вашему абоненту или лучше обсудить важный вопрос в другое, более подходящее для него время;

— звонить в учреждение по личным делам и домой по служебным можно лишь в исключительных случаях;

— звоните с 9 до 22 часов;

— старайтесь быть приятным собеседником, чтобы вам всегда были рады.

Учитель: В деловом общении неизбежно возникают эмоции, тре­бующие выхода. Что советуют по этому поводу психологи?

Ученики: ???

Учитель: Для пользы дела лучше говорить людям приятное, поддер­живать и подбадривать, восхищаться их успехами, чем уни­жать их достоинство.

Деловая культура секретаря. Современный секретарь-референт должен уметь читать быстро, избирательно, осмысленно и надолго запоминать прочитанное. В против­ном случае он не сможет поддерживать свой уровень компе­тентности. На базе достаточно высокого культурного уров­ня он должен знать:

— правовые основы управления: административное, трудовое и хозяйственное право;

— законодательно-нормативные акты, определяющие порядок работы организации того типа, где он работает;

— основы управления;

— отрасль, в которой он работает, ее взаимосвязи;

— функции, задачи, структуру организации, в которой он работает, ее связи по вертикали и горизонтали;

— основы менеджмента, общей и социальной психоло­гии, этику и эстетику, этикет;

— делопроизводство: методы создания и оформления документов, организацию работы с документами, бездоку­ментное обслуживание, архивное дело...

Учитель: Необходимым условием достижения эффективности работы секретаря является организация его рабочего места. Здесь следует иметь в виду следующее:

— рабочее место секретаря в приемной располагается рядом с кабинетом руководителя так, чтобы легко можно было видеть входящих;

— в приемной должны находиться только те предметы, которые непосредственно необходимы секретарю и другим работникам;

— мебель для посетителей должна находиться в зоне, хо­рошо просматриваемой секретарем.

Большую часть рабочего времени секретарь работает сидя, а это утомляет. Поэтому он должен иметь возмож­ность удобно вытянуть ноги, свободно встать, менять позу при работе на компьютере или пишущей машинке, чтении.

В комплект мебели для оборудования рабочего места секретаря обычно входят: канцелярский стол, вспомога­тельный стол или тумба для технических средств, стол для посетителей, стул или кресло подъемно-поворотное на колесиках, стулья для посетителей, шкафы или полки для хранения документов и дел, металлический сейф для хра­нения документов, штампов, бланков.

Учитель: Кроме профессиональных, у секретаря есть обязаннос­ти и светского характера. Успех деловых встреч, приема гостей и культурной программы зависит от умения и знания этикетных норм и имиджа секретаря.

Если в офис пригласили гостей, то секретарь заранее готовит встречу. Он подготавливает документы, образцы рекламной продукции, составляет варианты культурной программы. Встречает гостей, помогает раздеться и приглашает в комнату переговоров. В разговоре он сдер­жан, любезен, обменивается визитными карточками своей фирмы.

Посещая с гостями театр, секретарь должен помнить следующие правила. Если места в ложе, то гости занимают передние места. Передние места всегда предоставляются дамам, как бы ни был почтенен возраст мужчин и их поло­жение. В театре секретарь общается только с гостями.

Учитель: Если в офисе какое-либо торжество, то секретарь гото­вит пригласительные билеты, заранее их рассылает пригла­шенным или обзванивает их. Настаивать на приглашении можно с известным тактом и определенной долей настой­чивости. ( Настойчивость в приглашении иногда приятна для человека, так как она доказывает, что его обществом дорожат.)

Для больших собраний и заседаний секретарь также го­товит пригласительные билеты даже тем, кому было сдела­но личное приглашение. Приглашение вежливее рассылать с курьером, чем по почте.

Никогда не посылайте по почте визитные карточки на­чальству или почетному лицу: их относят лично.

Часто на секретаря возлагается обязанность по подбо­ру сувениров для гостей фирмы. В качестве сувениров можно использовать недорогие предметы: записные книжки, календари, авторучки, пепельницы, значки… На эти предметы наносится название фирмы, иногда адрес и телефон. Этикет предполагает, что во время первой встре­чи подарки преподносит хозяин, пригласивший гостей, а не гости. При последующих встречах обмен ими стано­вится обязательным. При выборе подарка нужно по­мнить, кому он будет вручен и что было подарено этому человеку ранее.

Отправляясь по делу, да и в повседневной работе необ­ходимо обратить особое внимание на костюм. Непозволи­тельно являться в старом изношенном платье, но в то же время оно не должно иметь ни малейшего следа роскоши. Секретарь одевается в стиле деловой женщины, только чуть скромнее.

Секретарь должен придерживаться правил светского разговора. Крайне невежливо прерывать собеседников. Если необходимо что-либо сообщить шефу, секретарь пода­ет ему, молча записку и ждет ответа или прерывает беседу словами: «Прошу извинить меня...».

Учитель: В разговоре не следует спорить. Главное — уметь слу­шать и слышать говорящего. Расспрашивать поменьше, рассказывать больше, но еще больше слушать. Иронии и насмешки следует избегать. Разговаривать следует не шепо­том и не крикливо (ибо обе эти крайности вульгарны).

Во многом успех работы секретаря зависит от личных контактов с руководителем. А это возможно только при условии взаимного доверия. Секретарь помогает в планиро­вании рабочего дня руководителя, выполнении намеченных мероприятий, освобождает его от вспомогательных техни­ческих операций, фильтрует потоки корреспонденции, телефонные вызовы посетителей...

Учитель: Профессия секретаря, несмотря на высокий уровень обязанностей, относится к разряду обслуживающих. Выбор личного помощника всегда за руководителем. Он должен доверить ему не только свои секреты, но и секреты фирмы, свои привычки, методы работы, круг общения… Он следит за событиями личной жизни руководителя, например забо­тится о цветах для специальных случаев, поздравлениях. Для оказания помощи руководителю секретарь должен уметь рационально планировать свое рабочее время. Для этого полезно вести специальный календарь-дневник работы руководителя и секретаря, куда вносить данные, которые могут быть интересны руководителю, уточнять во­просы у специалистов… Секретарь должен информировать о текущих вопросах и корреспонденции утром через 2 часа после начала работы и вечером за 2—3 часа до окончания рабочего дня.

Учитель: Конечно, круг обязанностей секретаря гораздо больше того, что перечислено в этой главе. Чтобы быть ассом в этом важном деле, надо многому учиться и много работать над собой, своим культурным уровнем, своей профессиональ­ной квалификацией, изучать и запоминать правила этикета. И, что может стать главным, обладать сильным характером.

Наверное, можно сделать вывод, что основные психо­логические черты секретаря, его умение и способность вести себя с людьми приемлемы для человека любой про­фессии и положения.

V . Подведение итогов урока, выставление и комментирование оценок .

Учитель : Сегодня вы познакомились с ролью секретаря-референта в офисе, выде­лим его профессиональные качества, поговорим об этикете телефонных разговоров.

VI . Задание домашнего задания

Учитель : Запишите домашнее задание: прочитать §20. Пожалуйста, ваши вопросы по сегодняшней теме?

Учитель : Урок закончен. Всем спасибо, до свидания!

СЦЕНАРИИ УРОКА

Раздел программы: Информационные технологии

Тема: Современная техника на рабочем месте сотрудника офиса

Класс: 10 класс

Время: 90 минут

Образовательные цели урока — учащиеся должны усвоить следующие знания:

1. Ознакомиться с техникой для телефонной связи и другимимобильными средствами связи.

2. Ознакомиться с понятиями об офисной оргтехнике.

3. Ознакомиться спериферийным оборудованием ПЭВМ.

Развивающие цели урока — учащиеся должны развить умения и навыки:

1. Знать понятиями о телефонной связи и другимимобильными средствами связи.

2. Знать основные понятия об офисной оргтехнике.

Воспитательные цели уроков — учащиеся должны овладеть следующими видами действии:

1. Уметь строить ответы на создаваемые вопросы.

Тип урока: урок изучения нового материала

Метод проведения урока: эвристическая беседа

Оборудование: наглядные пособия и плакаты

Литература:

1. Тищенко А.Т., Самородский П.С., Симоненко В.Д., Шипицын Н.П. Технология. Пробный учебник для мальчиков 10 класса / под ред. В.Д. Симоненко – Издательство Брянского пед. университета. – Брянск, 1995.

2. Подготовка учителя технологии к уроку. Учебно-методическое пособие. Автор-сост.: В.Г. Соловьянюк — Бирск, 2007.

Место проведения: Учебные мастерские

Ход урока

I . Организационный этап

Учитель: Здравствуйте! Садитесь! (Ученики стоят у своих мест и садятся после слов преподавателя). Дежурный кто сегодня отсутствует? (Дежурный класса сообщает об отсутствующих, если они есть).

II . Мотивационный этап

Учитель: Телефон уже давно вошел в нашу жизнь и стал ее неотъемлемым элементом, однако в последнее время изме­нилось не только значение телефона в жизни людей, но у этого замечательного средства передачи и приема информа­ции появились новые возможности.

III . Сообщение темы и цели урока

Учитель: Сегодня мы приступаем к изучению нового раздела – «Информационные технологии».

Учитель: Теперь запишите сегодняшнее число и тему урока: «Современная техника на рабочем месте сотрудника офиса», ознакомимся с техникой для телефонной связи, мобильными средствами связи, офисной оргтехникой и периферийным оборудованием ПЭВМ,(ученики под диктовку записывают тему урока в тетради под диктовку, учитель контролирует, чтобы все записали).

IV . Изучение нового материала

Учитель: Телефоны по принципу работы делятся на два основ­ных типа: аналоговые и цифровые. Аналоговые — это наи­более распространенные дисковые телефоны, работающие с электрическим сигналом. Цифровой телефонный аппарат содержит телефонный блок для цифровой обра­ботки информации, то есть информация из аудиосигнала преобразуется не в электрический, как в аналоговом аппа­рате, а в цифровой сигнал, для обработки микропроцессором. Такой телефон, даже подклю­ченный к аналоговой АТС, обладает значительным количеством полез­ных функций и возможностей.

Учитель: Функция SP-PHONE (спикерфон) позволяет вести раз­говор не только через телефонную трубку, но и используя встроенные в аппарат микрофон и динамик. В разговоре могут принимать участие все присутствующие у телефона, при этом руки остаются свободными. Включив спикерфон, можно набрать номер, не снимая трубки, этот режим назы­вается ON-HOOK-DIALING.

Функция (кнопка) REDIAL — с помощью этой функ­ции последний набираемый номер автоматически заносит­ся в активную память и сохраняется даже после того, как положена трубка. Для того чтобы снова вызвать того же абонента, достаточно нажать эту кнопку. В активной памя­ти телефонного аппарата хранится, как правило, только один номер.

AUTODIAL (автодозвон) — если вы затрудняетесь дозвониться до постоянно занятого абонента, телефон мож­но перевести в режим автоматического набора номера. Аппарат набирает указанный номер каждые полминуты-минуту в зависимости от модели. Когда на другом конце ли­нии снимут трубку, вы услышите голос через автоматически включенный встроенный динамик аппарата. FLASH — функция разрыва линии. Можно пользовать­ся ею вместо того, чтобы каждый раз нажимать на рычаг. Ес­ли аппарат подключен к современной цифровой АТС, то с помощью этой функции открываются дополнительные воз­можности по переадресованию звонков.

HOLD — функция удержания линии. Если нужно отой­ти от аппарата, то можно нажать эту кнопку и положить трубку, после того как вы ее поднимете, разговор автомати­чески возобновится.

PAUSE — функция, с помощью которой можно ввести паузу в набираемый номер. Например, при междугороднем звонке после цифры 8 нажимается эта кнопка, затем сразу набирается номер абонента.

MEMO — функция записи номера во временную память.

SAVE, AUTO, STORE, PROG — функции (кнопки), используемые для программирования памяти телефонного аппарата.

Учитель: Какие телефоны можно относятся к беспроводным?

Ученики: ???

Учитель: К беспроводным телефонам относятся бытовые радиотелефоны, работающие в среднем на расстоянии от 100 м до 1 км от точки подключения аппарата.

Учитель: В настоящее время в нашей стране используются бес­проводные телефоны четырех основных частотных диапа­зонов для радиосвязи между переносной телефонной труб­кой и самим телефонным аппаратом, называемым базой, а именно: 31-40 МГц, 46 — 49 МГц, 250 — 380 МГц и 900 МГц (хотя появляются и частотные диапазоны 1880 — 1900 МГц). Официально Министерством связи РФ разрешены к ис­пользованию только два частотных диапазона: 31 — 40 МГц и 900 МГц; два других диапазона не рекомендованы к ис­пользованию, так как на диапазоне 46 — 49 МГц происходит частичное пересечение с телевизионными каналами, в ре­зультате возникают помехи, а радиотелефоны, работающие на частоте 250 — 380 МГц, закрывают диапазоны, использу­емые в служебных целях. Радиотелефоны с частотами диа­пазона 900 МГц имеют больший радиус действия и более высокое качество приема сигналов по сравнению с телефо нами, работающими на частоте 35 — 40 МГц. Однако остает­ся спорным вопрос действия высокочастотных радиосигна­лов на здоровье человека.

Рассмотрим некоторые основные сервисные функции и возможности радиотелефонов.

Учитель: Что такое «пейджинг»?

Ученики: ???

Учитель: Пейджинг — вызов с базы переносной трубки, которая при этом начинает издавать звуковой сигнал (поиск поте­рянной трубки). С помощью двустороннего пейджинга можно также вызвать базовый блок с переносной трубки.

Учитель: Что такое «интерком»?

Ученики: ???

Учитель: Интерком — внутренняя связь между базой и перенос­ной трубкой. Обычно при работе этой функции внешняя телефонная линия остается свободной, и вам могут позво­нить.

Перевод разговора — возможность перевести текущий разговор с трубки на базовый блок (при наличии режима громкоговорящей связи), или наоборот.

В некоторых моделях беспроводных телефонов можно использовать несколько переносных трубок, например: на предприятии при наличии одного базового блока в цехе или на участке переносные трубки могут быть у сотрудников, которые находятся в различных местах на территории цеха, при этом возможен перевод телефонного звонка с одной трубки на другую.

Учитель: Режим конференции — при активизации этого режима с базы вызываются все переносные трубки, и возможно про­ведение совещания между всеми компонентами системы плюс внешний абонент.

Каждая переносная трубка имеет свой код идентифи­кации, по которому ее распознает базовый блок. Делается это во избежание путаницы при наличии в одном офисе нескольких радиотелефонов. Каждая база принимает сигналы только своей трубки. Так как база отвечает только на вызов «родной» трубки, то с посторонней трубки подсо­единиться к этой линии практически невозможно. Когда трубку кладут на свое место, на базе автоматически проис­ходит смена кода. Число кодов колеблется в разных моде­лях беспроводных телефонов от одной тысячи до несколь­ких миллионов. Кроме перечисленных основных сервисных функций радиотелефонов, существуют и другие, перечень которых постоянно расширяется. Перечислим лишь некоторые из них: возможность занесения в память до 25 телефонных но­меров и автоматического вызова любого из них, отключе­ние микрофона, функция программирования паузы, необ­ходимая при записи в память междугородного номера, автоматическая подсветка и звуковая индикация клавиш, шифровка разговора и др.

Учитель: Что Вы знаете о телефонах с автоответчиком?

Ученики: ???

Учитель: Это телефоны со встроенным магнитофоном, позволяющим записывать сообщения, которые передаются всеми, кто звонит на этот телефон, и сообщения, которые вы им оставите. Телефоны с автоответчиками могут выполнять те же функции, что и цифровые и беспроводные телефоны. Запись сообщения может проводиться на кассету (микро­кассету), как у магнитофона и диктофона, или непосредст­венно в микросхемы памяти цифрового автоответчика, что дает более качественную запись сообщений, избавляет от необходимости замены кассет и перемотки пленки, так как доступ к сообщениям прямой. В таких автоответчиках мож­но изменять и скорость воспроизведения записи. В некото­рых моделях телефонов с автоответчиками предусмотрены личные «почтовые ящики» с индивидуальным паролем, при этом звонящий абонент получает возможность оставить конфиденциальную информацию для конкретного лица. Открыть «почтовый ящик» и прослушать сообщение может только тот, кто знает его пароль. Такая система удобна в том случае, если у аппарата несколько независимых пользова­телей.

Учитель: Как устроены телефоны с автоматическим определителем номера (АОН)?

Ученики: ???

Учитель: Данные устройства используются для определения номера телефона, с которого идет текущий звонок, а также тех номеров, с которых поступал вызов в отсутствие хозя­ев. Существуют также устройства, которые блокируют определение номера, так называемые анти-АОН. Приме­нение телефонов с АОН и анти-АОН считается не всегда этичным.

Коммуникационные системы связи, офисные мини-АТС, цифровые гибридные системы

Эти электронные системы предназначены для предприятий, складов, офисов, фирм для создания допол­нительного количества внутренних и внешних телефонных линий без использования мощности основной телефонной станции.

Учитель: Большое разнообразие таких АТС не позволяет сделать описание подробным, но почти все они позволяют пере­ключать разговор от ответившего на звонок абонента на другого работника или подключать его к разговору, переад­ресовывать звонки на другой аппарат, вести разговор сразу с несколькими сотрудниками фирмы, позволяют руководи­телям осуществлять циркулярную связь (передавать сооб­щение сразу на все телефонные аппараты).

Каждый абонент такой мини-АТС имеет свой внутрен­ний номер, состоящий из одной-двух цифр, а для выхода на городскую АТС необходимо предварительно набрать неко­торую цифру, обычно 8, 9 или 0.

Для мобильной связи на больших расстояниях ис­пользуются сотовая телефонная связь и пейджинговая связь.

Во всех этих устройствах сигнал на пути от одного або­нента до другого проходит некоторое расстояние не по про­водам, а с помощью радиоволн. Поэтому расстояние, на котором возможна связь, зависит от множества факторов, влияющих на распространение радиоволн, таких, как расположение устройства на местности (во впадине или на холме), внутри железобетонного здания или среди многих „зданий, мешающих прохождению радиоволн. Связь ухуд­шается, если мобильное устройство связи оказывается рядом с высоковольтной линией, во время грозы и даже во время сильного дождя или снегопада.

Учитель: Что такое «пейджер»?

Ученики: ???

Учитель: Пейджер — это малогабаритный цифровой приемник информации с экраном для вывода принятых сообщений.

Работает пейджинговая связь следующим образом. Что­бы передать на пейджер сообщение, вы должны позвонить оператору фирмы, обеспечивающей пейджерную связь, и продиктовать ему сообщение и номер абонента (пейджера). Сообщение кодируется и передается в эфир. Этот радиосиг­нал принимается всеми пейджерами, находящимися в зоне обслуживания, то есть в радиусе до ста километров.

Каждый пейджер анализирует адресную часть принято­го сигнала и игнорирует сообщения, которые адресованы не ему. Если же сообщение адресовано этому пейджеру, он принимает его в память и звуковым сигналом информирует об этом владельца. Можно просмотреть сообщение на экра­не сразу или сделать это потом.

В памяти пейджера может храниться несколько сообщений, так что даже если вы не сможете прочитать сообщение сразу же, оно не будет затерто вновь посту­пившими.

Существуют информационные каналы, которые обес­печивают следующие виды услуг: прогноз погоды, курсы основных мировых валют, культурные новости, программы клубов и дискотек, информацию о пробках на дорогах и т.д.

В случае если владелец пейджера уезжает в другой го­род, то он может воспользоваться роумингом, предлагаемым обслуживающей его компанией.

Роуминг — возможность быстрого, в отдельных случаях автоматического, подключения к обслуживанию пейджин-говой связью в другом городе или регионе.

Учитель: В чем отличие сотового телефона от обычного?

Ученики: ???

Учитель: Основное отличие сотового телефона от обычного в том, что территория, обслуживаемая сотовой радиосвязью, разбивается на много небольших зон, распо­ложенных на незначительном расстоянии друг от друга,каждый из которых обслуживается своим пере­датчиком. Эти зоны на карте города напоминают рисунок пчелиных сотов, от чего и произошло название этого вида связи — сотовый телефонный аппарат (рис. 1).

При разговоре сотовый радиотелефон связы­вается с тем передатчиком, в зоне обслуживания которого он находится. Если во время разговора абонент пересечет границу между зонами, соеди­нение автоматически переключается на передат­чик, который находится ближе.

Вследствие небольшой мощности передат­чика, сотовые радиотелефоны, работающие на одной частоте, но в разных (несмежных) зонах, не созда­ют взаимных помех. Это позволяет при одном и том же числе каналов существенно увеличить число одновремен­но ведущихся разговоров и значительно увеличить число абонентов.

Абоненты могут выбрать тот или иной стандарт сото­вой связи. Существует несколько таких стандартов. Наи­более распространенными из них являются стандарт GSM-900, «Билайн», Московская сотовая связь, а также

Рисунок 1 региональные стандарты, введенные в отдельных областях страны.

Учитель: В оплату сотовой связи входит абонентская плата в месяц и плата за минуту разговора. Тарифы оплаты для разных стандартов могут быть различными в зависимости от объема предлагаемых услуг и времени суток, в которое осуществляется телефонный разговор. Так же, как и для пейджинговой связи, сотовая телефонная связь может осу­ществляться в других городах с помощью роуминга.

Учитель: Факсимильный аппарат (факс) — устройство для передачи текстовых и графических изображений по теле­фонным линиям.

Факс рассчитан на передачу с невысоким качеством изображений, выполненных на обычных листах бумаги. Будет ли это рисунок или деловое письмо, для факса безраз­лично. Что бы ни было изображено на листе, который в не­го вложили, факс будет рассматривать это как набор черных и белых точек.

Лист бумаги маленькими шажками протягивается ми­мо ряда светочувствительных элементов, расположенных поперек листа. На каждом шаге с них считывается инфор­мация о яркости соответствующего участка листа, которая затем специальным образом кодируется и передается на другой факс.

Факсы с термопечатающим устройством наиболее ши­роко распространены и сравнительно недороги, но могут использовать только дорогую термобумагу. Поэтому ряд фирм выпускает факсы, которые используют обычную бу­магу. Такие факсы заметно дороже, поскольку в них, как правило, используются более дорогие струйные или даже лазерные печатающие устройства.

Учитель: Копировальный аппарат (ксерокс) предназначен для раз­множения документов, иллюстраций и т.п. Они могут быть различных габаритов — от настольных, переносных для формата А4 до стационарных, позволяющих копировать документы любого формата, при этом по желанию пользо­вателя может изменяться масштаб изображения. Скорость копирования различных аппаратов тоже различна: от не­скольких единиц до нескольких десятков копий в минуту.

Учитель: Все задачи, с которыми сталкивается человек при обработке информации на компьютере, можно разделить на пять больших групп:

1. Ввод информации.

2. Отображение информации.

3. Обработка информации.

4. Хранение информации.

5. Передача информации.

Во всех пяти группах могут использоваться различные специальные устройства, однако мы рассмотрим только широко распространенные.

К средствам ввода относится клавиатура, мышь, ска­нер, модем, световое перо, джойстик, дигитайзер и др.

Для отображения информации используют мониторы (дисплеи), принтеры, графопостроители.

Для обработки информации используется центральный процессор компьютера. От его типа в основном зависит и производительность компьютера (скорость обработки ин­формации).

Для хранения информации используют постоянные и оперативные запоминающие устройства. Для длительного хранения и передачи информации широко используют маг­нитные ленты, магнитные диски, магнитооптические диски и лазерные диски.

Кроме этого, для передачи информации между компьюте­рами применяют модемы и различные устройства, объединя­ющие компьютеры в сеть, которые мы рассмотрим позднее.

Средствами ввода, отображения, хранения и передачи информации на ПЭВМ являются дополнительные устройства, подключаемые к компьютеру, которые назы­ваются периферийными. Из них наиболее часто использу­ются сканеры, модемы, принтеры и некоторые другие устройства.

Для ввода в компьютер графических изображений пользуются устройствами, называемыми сканерами.

Учитель: Слово сканер в переводе с английского означает «анализатор». Принцип дей­ствия сканера похож на принцип действия ксерокса, однако в нем нет печатающего устройства. Вместо это­го считанное изображение передает­ся в компьютер в цифровом виде. Таким образом, сканер в комплекте с лазерным принтером и промежуточным звеном — компью­тером — можно использовать в качестве ксерокса. Основ­ной отличительной особенностью этого комплекта являет­ся то, что вся информация от считывающего устройства до печатающего передается в цифровом виде. В ксероксе же эта информация имеет аналоговую форму. По внешнему исполнению сканеры можно разделить на ручные, план­шетные и барабанные.

Учитель: Для коммуникации компьютеров используют устрой­ство, называемое модемом. Без модема невозможно пред­ставить всемирную компьютерную сеть Internet. Бурное развитие компьютерных сетей связано как раз с развитием компьютерных коммуникаций. Модем преобразует (моду­лирует) цифровую информацию в аналоговые сигналы, которые можно передавать по некоторым каналам связи, например по телефонным линиям. Принимающий модем, наоборот, преобразует (демодулирует) аналоговый сигнал в цифровую форму, понятную для компьютера.

Основным показателем работы модема является ско­рость передачи данных. Скорость может измеряться в битах в секунду, что наиболее распростра­нено, и в бодах (число изменений сигнала в секунду), которое зависит от способа модуляции.

Скорости передачи первых моде­мов не превышали 300 бит в секунду. Современные устройства могут работать со скоростями до 57,6 Кбит/с. Большое влияние на скорость передачи данных оказывает качество канала связи.

Учитель: Схема связи выглядит следующим образом. Вначале передающий модем на максимальной скорости пытается послать данные. Если принимающий модем не может получить качественный сигнал, то скорость передачи авто­матически понижается до той, при которой происходит уверенный прием данных.

Учитель: Комплект мультимедийного оборудования в дополнение к основному комплекту компьютерной техники включает в себя средства ввода информации (микрофон), средства ото­бражения информации (монитор и звуковые колонки), средства обработки информации (звуковая плата и специальные мик­ропроцессоры), средства хранения больших объемов информации (ла­зерные диски и устройства для их чтения).

Появился термин «виртуальная реальность» — особое сочетание новейшей технологии и психологи­ческого состояния человека, когда человек полностью погружается в мир, отображаемый в виртуальном шлеме, и действует в нем. Для большего ощущения вирту­альной реальности в качестве устройства ввода информации применяют также специальные перчатки и сапоги.

В настоящее время используются также и другие уст­ройства, подключаемые к персональным компьютерам, од­нако широкого распространения они пока не получили. § 26. Печатающие устройства, подключаемые к компьютерам

Учитель: Что такое принтер?

Ученики: ???

Учитель: Принтер (от англ. print — печать) — печатающее уст­ройство, предназначенное для вывода информации на бумагу. Существует много типов различных принтеров, используемых в настоящее время, кроме того, имеются и такие принтеры, которые уже не применяются. К ним отно­сятся литерные принтеры, принтеры для печати на термо­бумаге, но рассматривать их здесь мы не будем.

Основными характеристиками принтеров являются: затраты на печать одного листа, скорость печати, емкость картриджа (количество печатных листов без замены крася­щего элемента), разрешение (качество печати), измеряемое в точках на дюйм (международное обозначение — dpi).

Самыми распространенными до последнего времени, соответственно и самыми дешевыми были матричные принтеры.

Принцип печати таких принтеров похож на принцип печати пишущих машинок. Печатающая головка, соверша­ющая горизонтальное движение, имеет вертикальный ряд игл, которые под действием магнитного тока ударяют по красящей ленте, и таким образом на бумаге остается после­довательный ряд точек, из которых складываются символы. Для печати на следующей строке подающий барабан пово­рачивается шаговым двигателем на определенную величину, зависящую от межстрочного интервала. При печати графики барабан поворачивается на общую высоту всех иголок, таким образом получается непрерывное изображение.

Учитель: Встречаются девятиигольчатые, восемнадцатиигольча­тые и двадцатичетырехигольчатые матричные принтеры. Разрешение таких принтеров, как правило, не превышает 240 dpi. Девятиигольчатые принтеры имеют более низкое разрешение. Матричные модели принтеров имеют до трех встроенных шрифтов, использующихся для быстрой печа­ти. Однако многие современные текстовые редакторы име­ют большое количество разнообразных шрифтов, поэтому для точного отображения таких шрифтов используют гра­фический режим печати, который значительно медленнее текстового.

К существенным недостаткам таких принтеров относит­ся низкая скорость печати, которая для высокопроизводи­тельных моделей может составлять до 380 знаков в секунду, низкое качество отпечатанных материалов, шум при работе принтера. К преимуществам таких принтеров относится низкая стоимость расходных материа­лов, возможность получения несколь­ких копий одновременно, невысокая требовательность к качеству бумаги.

Учитель: Почти все современные устройства этого класса ис­пользуют для печати пузырьковореактивный и пьезоэлект­рический эффекты. Печатающая головка, как и у матричных принтеров, движется только в горизонтальном направлении, однако вместо игл используется вертикальный ряд сопел.

Учитель: При использовании пузырькового эффекта применяется маленький нагревательный элемент, который под действи­ем тока за несколько микросекунд нагревается до 500 °С. При резком нагревании чернила вскипают, образуется чер­нильный паровой пузырь, и необходимая порция чернил под действием избыточного давления выбрасывается на бу­магу. При отключении тока нагревательный элемент быстро остывает, паровой пузырь уменьшается в размерах и подса­сывает в сопло новую порцию чернил.

Учитель: Пьезоэлектрический способ печати основан на действии диафрагмы, расположенной сбоку от сопла и связанной с пьезоэлектрическим элементом. Толчок диафрагмы приво­дит к выбрасыванию капельки чернил и приливу через входное отверстие новой порции краски.

Особенно привлекательны струйные принтеры для цветной печати. С точки зрения потребителя, это самый дешевый вид цветной печати с достаточно высокими харак­теристиками. Самыми высокими показателями качества печати обладают лазерные принтеры, обеспечивая качество печати до 1200 dpi. При этом у лазерных принтеров скорость печа­ти достигает 4—16 страниц формата А4 в минуту. Емкость картриджа также очень большая (более 2000 страниц). Но при всех положительных показателях стоимость красящего порошка для принтеров этого класса достаточно высокая, и сами лазерные принтеры сравнимы по стоимости с ком­пьютером.

Принцип печати лазерных принтеров похож на прин­цип печати копировальных аппаратов. Обычно лазерные принтеры оснащены памятью не менее 1 Мбайт. Изображе­ние всей страницы формируется в памяти принтера, затем лазерный луч освещает предварительно заряженный стати­ческим электричеством фотобарабан в тех местах, где долж­но быть изображение. С освещенных участков фотобарабана заряд стекает. Одноименно заряженные частицы красящего порошка (тонера) отталкиваются от заряженных мест, оста­ваясь лишь на незаряженных местах, предварительно осве­щенных лазерным лучом. Далее валик прокатывается по листу бумаги, таким образом тонер переносится на бумагу. Для закрепления краски бумага проходит через термовалик, при соприкосновении с которым красящий порошок расплавляется и плотно прилипает к бумаге.

Разновидностью лазерных принтеров являются принте­ры со светодиодной матрицей. Принцип печати таких принтеров точно такой же, только вместо лазерного луча статический заряд на фотобарабан передают световые лучи светодиодной матрицы. Качество печати таких принтеров зависит от числа установленных светодиодов на единицу длины и обычно бывает не хуже 300 dpi.

Для вывода компьютерных данных в виде рисунка или графика на бумагу кроме принтеров используют и графопо­строители, или плоттеры. По способу закрепления бумаги они подразделяются на фрикционные, планшетные и бара­банные. Различные модели плоттеров могут иметь как одно, так и несколько перьев различного цвета. Сами перья также могут быть различных типов. Технологии печати в плоттерах могут быть либо специальными, либо такими же, как и в принтерах. Наибольшее распространение получают струйные графопостроители. Почти все плоттеры могут работать и в режиме принтеров, основное же отличие их от принтеров заключается в возможности построения боль­ших чертежей до формата А1 и АО, поэтому в основном плоттеры применяют для систем автоматизированного проектирования (САПР).

V . Подведение итогов урока, выставление и комментирование оценок .

Учитель : Сегодня вы познакомились с техникой для телефонной связи, мобильными средствами связи, офисной оргтехникой и периферийным оборудованием ПЭВМ.

VI . Задание домашнего задания

Учитель : Запишите домашнее задание: прочитать параграфы начиная с 22 по 26. Пожалуйста, ваши вопросы по сегодняшней теме?

Учитель : Урок закончен. Всем спасибо, до свидания!

www.ronl.ru

Смотрите также

• 
  Я хочу стать судьей реферат
• 
  Реферат праздник как феномен культуры
• 
  Реферат на тему индийская музыка
• 
  Праздник как феномен культуры реферат
• 
  Искусственное освещение реферат по бжд
• 
  Evolution of operating systems реферат
• 
  Стретчинг методика занятий стретчингом реферат
• 
  Неотложная помощь в офтальмологии реферат
• 
  Реферат неотложная помощь в офтальмологии
• 
  Михаил васильевич ломоносов реферат қазақша
• 
  Реферат крестовоздвиженская община сестер милосердия