Московский государственный университет культуры и искусств.
Институт: масс-медиа.
Кафедра: журналистики.
Группа 235 "з"
Реферат
Дисциплина: технология самоменеджмента.
Тема: правила личной организованности и самодисциплины.
Студентка 2-го курса
Крахалева М. М.
Научный преподаватель: кандидат исторических наук, профессор.
Акимова Е. М. ка
Москва 2014
Самоменеджмент – это целенаправленное и последовательное применение испытанных наукой и практикой методов и приемов менеджмента в повседневной жизнедеятельности для того, чтобы наилучшим образом использовать свое время и собственные способности, сознательно управлять течением своей жизни, умело преодолевать внешние обстоятельства, как на работе, так и в личной жизни.
Система самоорганизации дает наибольший эффект тому, кто считает ее неотъемлемой частью своей работы. Для того чтобы стать высокоорганизованным человеком, необходимо иметь волю и упорство, обладать четкой системой самоуправления.
Организация личного труда руководителя не может не учитывать индивидуальные особенности людей. И наряду с этим наука и практика управления свидетельствуют о возможности эффективной организации труда менеджера. Это обуславливается тем, что в деятельности преуспевающих менеджеров имеются общие правила и принципы работы.
Современный менеджер должен владеть искусством и наукой управления своей деятельностью, освоить приемы персонального менеджмента.
Основными задачами дисциплины «Персональный менеджмент» является овладение студентами приемами и методами самоуправления, рационализации собственного труда, техникой убеждения, навыками повышения своей работоспособности. Овладение этими приемами позволит быстрее достигнуть профессиональных жизненных целей, получить высокие результаты труда и удовлетворение от выполняемой работы, эффективно организовать личный труд и труд подчиненных.
Одним их необходимых качеств менеджера является личная организованность, основными критериями которой следует считать системный подход, умение эффективно использовать время, сосредоточенность на главном, умение все делать по порядку и анализ затрат времени.
Время является ценностью особого рода. Его нельзя накапливать и сберегать, оно течет беспрерывно и ежесекундно ускользает от нас. Неиспользованное время уходит безвозвратно. Чтобы успевать делать больше дел за меньшее время, жить интереснее, а также испытывать удовлетворение от жизни, требуются всего два качества: организованность и самодисциплина. Вот некоторые правила, которые помогут вам развить эти навыки.
Самодисциплина – способность предпринимать действия независимо от желания и эмоционального состояния человека.
Личная организованность – это способность человека организовать свой рабочий день и выполнить все намеченное личное качество, которые выражается в умении придерживаться составленного плана и сконцентрироваться на поставленной задаче. Другими словами, это подчинение своего «хочу» объективному «надо».
Пошагово расписав все задания на текущую неделю, Вы облегчите все свои действия, точно зная, когда и что нужно сделать без траты времени на лишнюю суету.
Не будет принципа “Гуляем по крыше с закрытыми глазами”.
Переход к такой системе похож на школу. Если можно так сказать — привычному ранее расписанию…
«Если хочешь, чтобы у тебя было мало времени, ничего не делай» — таков шутливый тезис А.П. Чехова. Видный теоретик управления П.М. Керженцев подчеркивал, что время является ценностью особого рода. Его нельзя накапливать и сберегать, оно течет беспрерывно и ежесекундно ускользает от нас. Неиспользованное время уходит безвозвратно.
Например, работа во многих учреждениях часто начинается лишь после 30-минутной «раскачки». Много времени уходит на перекуры, личные телефонные разговоры. Заседания и совещания нередко начинаются и заканчиваются с запозданием. Таковы некоторые реалии организации труда во многих фирмах. Однако можно организовать и использовать свое время более эффективно, нужно только стараться избегать достаточно типичных ошибок в организации личного труда.
1. Перенос принятия решения на завтра. Это самая распространенная ошибка. Главные причины такой ситуации — несобранность, нерешительность, неуверенность. Проблему необходимо по возможности решать сразу, не откладывая ее на потом. Самое трудное здесь — начать, преодолеть сомнения, боязнь перед безотлагательным решением. Как правило, руководители-женщины прибегают к оттягиванию решения в том случае, когда стоящие перед ними задачи, проблемы или цели туманны, если у них нет ясного представления о том, чего же они хотят добиться. Почти всегда в такой ситуации помогает:
•письменная формулировка ближайших задач, определение сути проблемы. Письменное изложение помогает сформулировать свои мысли и более отчетливо увидеть проблему;
•построение «дерева целей».
2. Выполнение работы не до конца. С точки зрения результативности труда и охраны собственной нервной системы куда полезнее ограничиться окончательным решением только нескольких проблем, чем одновременно начинать множество дел, которые все равно не удастся довести до конца. К тому же нерешенные проблемы тяжелым грузом ложатся на психику. Зато каждое законченное дело дает чувство удовлетворения и душевной свободы.
3. Стремление сделать все сразу. Попытки одновременно решать несколько проблем — путь к стрессам и неврозам. У многих руководителей-женщин стол завален папками с бумагами. На столе должно находиться лишь то, что непосредственно относится к рассматриваемому вопросу. Если имеете дело с трудной, многогранной проблемой, то очень полезно написать на специальной карточке главную цель, к которой вы должны стремиться. Такая карточка должна постоянно находиться на столе руководителя на самом видном месте. Это позволит сконцентрировать свои усилия на решении главного вопроса.
4. Желание сделать все самой. Очень часто руководители тратят время и силы на выполнение той работы, которую они вполне могли бы поручить своим подчиненным. Из-за этого неизбежно затягивается решение проблемы, которая требует компетентности и участия самого руководителя. Задача руководителя состоит не в том, чтобы загрузить себя работой, а в том, чтобы планировать, организовывать, координировать, направлять и контролировать работу других, обеспечить на этой основе решение главных задач.
5. Неумение правильно разграничить функции между подчиненными. Отсутствие четкого разграничения задач, ответственности и служебных функций, беспорядок в системе управления отрицательно сказываются на работе организации. В результате не только затрудняется решение многих проблем, но и возникает ненужное личное соперничество. Самым эффективным средством борьбы с дублированием функций является наличие четких и детализированных должностных инструкций, увязанных со структурной схемой организации и меняющимися целями ее деятельности. Такие инструкции должны однозначно определять права, обязанности и ответственность каждой службы и каждого работника в организации.
6. Желание в случае неудачи переложить вину на подчиненных. Ценная энергия руководителя в этом случае направляется в прошлое, хотя исправить уже практически ничего нельзя. Куда полезнее вместо всего этого нацелить свою деятельность в будущее — на то, что необходимо сделать незамедлительно. Задача руководителя — установить объективные причины неудачи, а не искать виновного.
7. Полное пренебрежение к вопросам организации и планирования личной работы. Эта ошибка, возможно, самая основная. Причина ее в том, что многие руководители считают, что эффективная организация своего личного времени в принципе невозможна, так как руководитель зависит не от себя, а от других людей и обстоятельств. Главная же задача — не управление собственно временем, а управление собой. Планируются не действия и время, а достижение результатов. Другими словами, руководителям необходимо не только пытаться быть более организованными и лучше распределять время, но и следует начать по-новому мыслить о времени.
Правила личной организованности и самодисциплины
Чтобы успевать делать больше дел за меньшее время, жить интереснее, а также испытывать удовлетворение от жизни, требуются всего два качества: организованность и самодисциплина. Вот некоторые правила, которые помогут вам развить эти навыки.
1. Точно определите свою цель. Зачастую руководители попусту тратят время и энергию из-за того, что отчетливо не представляют себе, что же они собираются делать. Не зная точно, к чему они идут, они сбиваются еще на старте, теряют дорогу, падают духом и сворачивают на тропинку. Необходимо определить с самого начала хотя бы «пункт назначения», и уже поэтому можно достичь его гораздо быстрее. Это — решающее условие.
2. Составьте план достижения цели. Помните слова Сенеки: «Кто не знает, в какую гавань он плывет, для того нет попутного ветра». План помогает четко знать, когда произойдут те или иные события. В конце рабочего дня составьте список дел на будущий день. Сделайте такой список и для дома. Он освобождает от необходимости запоминать мелочи, позволяет заниматься наиболее важными делами.
3. Сосредоточьтесь на главном. Запишите на листке в порядке убывания важности самые срочные дела. Завтра примитесь за дело № 1 и не отступайте от него, пока не закончите. Затем так же поступите с делом № 2, далее с делом № 3 и т.д. (конечно, речь идет о делах, которые целиком зависят лишь от вас). Не переживайте, если к концу дня вы разделаетесь только с одним или двумя делами, завтра вы снова сосредоточитесь на самом главном.
4. Придумывайте себе стимулы. Мы лучше делаем то, что нам хочется делать. Такие дела мы, как правило, выдвигаем вперед тех, которые нам необходимо сделать. Отсюда задача — превратить свои занятия из «надо» в «хочется», и продуктивность нашей деятельности повысится почти автоматически.
5. Установите твердые сроки. Один из способов связать себя обязательством — назначить для выполнения определенного задания твердый срок. Но здесь есть два момента: а) сроки должны быть реальными. Иначе вам не удастся выполнить свои обязательства; б) твердо держитесь срока. Будьте непреклонны к себе, как были бы непреклонны к тому подчиненному, который пообещал что-то сделать к определенному дню.
6. Научитесь быть решительной. Не откладывайте дело со дня на день. Располагая определенными фактами, основаниями для принятия решений, решайте и действуйте. Если вы что-то сделали, то не теряйте времени на бесплодные размышления о мудрости принятого решения. Двигайтесь дальше.
7. Научитесь говорить «нет», соизмерять свои дела и цели. Если вы не научитесь этому, то окажетесь вовлеченной в такие дела, которыми никогда не занялись бы по своей воле. Часть вашей программы самодисциплины и экономии времени именно и должна состоять из того, чтобы отделять второстепенное от главного.
8. Приобретите привычку пользоваться записной книжкой. Возьмите за правило записывать все предстоящие дела, яркие мимолетные мысли, номера телефонов и т.д. Можно размещать заметки на письменном столе, у зеркала, за автомобильным козырьком от солнца и т.п. Они помогут вам всегда быть наготове относительно всяких мелких дел, о которых можно забыть. Карандаш с бумагой может сберечь даже время, затрачиваемое на обдумывание проблем. Надо что-то решить? Набросайте относящиеся к этому данные, и перед вами раскроются разнообразные возможные решения.
9. Ликвидируйте досадные помехи. Добрые друзья и коллеги по работе, любящие поболтать, могут начисто провалить самые лучшие ваши намерения выдержать сроки. Вы можете сохранить их дружбу (и ваш график), тактично дав понять, что вы в цейтноте.
10. Учитесь слушать. Вы избежите серьезных ошибок, повторений и переделок, если с первого раза будете стремиться получить исчерпывающие указания и сведения. Являясь на совещание к 14.30, когда оно на самом деле назначено на три часа, вы потеряете ценное время. Поэтому, прежде чем что-то сделать, уточните: где, когда, как, что, почему? Если что-то останется неясным, сразу же выясните.
11. Откажитесь от шаблона. Любое дело можно сделать лучше. Выполняя работу одним определенным образом, руководители подчас считают, что это-то и есть самый лучший из возможных способов. Между тем всякую работу можно усовершенствовать, стоит только немного подумать. Можно передать другим часть простейших функций, не требующих особой квалификации. Можно воспользоваться какой-либо оргтехникой, чтобы сберечь время. Следует поинтересоваться, как другие экономят время.
12. Не упускайте из вида мелочи. Можно избежать небольших, но растрачивающих время задержек, стремясь по возможности предупреждать наступление внезапных мелких кризисов. Это означает, что необходимо всегда иметь под рукой достаточный запас предметов, наиболее часто употребляемых в вашей работе, в быту: какие-то запасные детали или канцелярские принадлежности, мелкие предметы туалета или даже денежная мелочь. Если надо, приобретите вторые ключи, очки, перчатки, зонт. Решайте с вечера, что наденете утром.
13. Приступайте к делу сразу же. Прежде чем приступить к работе, можно привести в порядок свой стол, починить все карандаши, задумчиво поглядеть в окно, выпить чашку кофе и т.п., а потом удивиться — куда девалось время? Раз вы знаете, что надо делать, беритесь за дело сразу же. Никто, кроме вас самих, не сможет помочь вам избавиться от вредной привычки тянуть с делами. Принимайтесь за них сразу же!
14. Используйте время полностью. Всегда есть возможность немного увеличить свое производительное время, полнее используя его. Это значит, что время поездок, ожиданий, завтрака можно занять такими делами, как планирование своего дня, обдумывание предстоящих задач, просматривание записок, которые пригодятся в дальнейшей работе.
myunivercity.ru
Время является ценностью особого рода. Его нельзя накапливать и сберегать, оно течет беспрерывно и ежесекундно ускользает от нас. Неиспользованное время уходит безвозвратно. Чтобы успевать делать больше дел за меньшее время, жить интереснее, а также испытывать удовлетворение от жизни, требуются всего два качества: организованность и самодисциплина. Вот некоторые правила, которые помогут вам развить эти навыки.
«Если хочешь, чтобы у тебя было мало времени, ничего не делай» — таков шутливый тезис А.П. Чехова. Видный теоретик управления П.М. Керженцев подчеркивал, что время является ценностью особого рода. Его нельзя накапливать и сберегать, оно течет беспрерывно и ежесекундно ускользает от нас. Неиспользованное время уходит безвозвратно.Например, работа во многих учреждениях часто начинается лишь после 30-минутной «раскачки». Много времени уходит на перекуры, личные телефонные разговоры. Заседания и совещания нередко начинаются и заканчиваются с запозданием. Таковы некоторые реалии организации труда во многих фирмах. Однако можно организовать и использовать свое время более эффективно, нужно только стараться избегать достаточно типичных ошибок в организации личного труда.
1. Перенос принятия решения на завтра. Это самая распространенная ошибка. Главные причины такой ситуации — несобранность, нерешительность, неуверенность. Проблему необходимо по возможности решать сразу, не откладывая ее на потом. Самое трудное здесь — начать, преодолеть сомнения, боязнь перед безотлагательным решением. Как правило, руководители-женщины прибегают к оттягиванию решения в том случае, когда стоящие перед ними задачи, проблемы или цели туманны, если у них нет ясного представления о том, чего же они хотят добиться. Почти всегда в такой ситуации помогает:
2. Выполнение работы не до конца. С точки зрения результативности труда и охраны собственной нервной системы куда полезнее ограничиться окончательным решением только нескольких проблем, чем одновременно начинать множество дел, которые все равно не удастся довести до конца. К тому же нерешенные проблемы тяжелым грузом ложатся на психику. Зато каждое законченное дело дает чувство удовлетворения и душевной свободы.
3. Стремление сделать все сразу. Попытки одновременно решать несколько проблем — путь к стрессам и неврозам. У многих руководителей-женщин стол завален папками с бумагами. На столе должно находиться лишь то, что непосредственно относится к рассматриваемому вопросу. Если имеете дело с трудной, многогранной проблемой, то очень полезно написать на специальной карточке главную цель, к которой вы должны стремиться. Такая карточка должна постоянно находиться на столе руководителя на самом видном месте. Это позволит сконцентрировать свои усилия на решении главного вопроса.
4. Желание сделать все самой. Очень часто руководители тратят время и силы на выполнение той работы, которую они вполне могли бы поручить своим подчиненным. Из-за этого неизбежно затягивается решение проблемы, которая требует компетентности и участия самого руководителя. Задача руководителя состоит не в том, чтобы загрузить себя работой, а в том, чтобы планировать, организовывать, координировать, направлять и контролировать работу других, обеспечить на этой основе решение главных задач.
5. Неумение правильно разграничить функции между подчиненными. Отсутствие четкого разграничения задач, ответственности и служебных функций, беспорядок в системе управления отрицательно сказываются на работе организации. В результате не только затрудняется решение многих проблем, но и возникает ненужное личное соперничество. Самым эффективным средством борьбы с дублированием функций является наличие четких и детализированных должностных инструкций, увязанных со структурной схемой организации и меняющимися целями ее деятельности. Такие инструкции должны однозначно определять права, обязанности и ответственность каждой службы и каждого работника в организации.
6. Желание в случае неудачи переложить вину на подчиненных. Ценная энергия руководителя в этом случае направляется в прошлое, хотя исправить уже практически ничего нельзя. Куда полезнее вместо всего этого нацелить свою деятельность в будущее — на то, что необходимо сделать незамедлительно. Задача руководителя — установить объективные причины неудачи, а не искать виновного.
7. Полное пренебрежение к вопросам организации и планирования личной работы. Эта ошибка, возможно, самая основная. Причина ее в том, что многие руководители считают, что эффективная организация своего личного времени в принципе невозможна, так как руководитель зависит не от себя, а от других людей и обстоятельств. Главная же задача — не управление собственно временем, а управление собой. Планируются не действия и время, а достижение результатов. Другими словами, руководителям необходимо не только пытаться быть более организованными и лучше распределять время, но и следует начать по-новому мыслить о времени.
Чтобы успевать делать больше дел за меньшее время, жить интереснее, а также испытывать удовлетворение от жизни, требуются всего два качества: организованность и самодисциплина. Вот некоторые правила, которые помогут вам развить эти навыки.
1. Точно определите свою цель. Зачастую руководители попусту тратят время и энергию из-за того, что отчетливо не представляют себе, что же они собираются делать. Не зная точно, к чему они идут, они сбиваются еще на старте, теряют дорогу, падают духом и сворачивают на тропинку. Необходимо определить с самого начала хотя бы «пункт назначения», и уже поэтому можно достичь его гораздо быстрее. Это — решающее условие.
2. Составьте план достижения цели. Помните слова Сенеки: «Кто не знает, в какую гавань он плывет, для того нет попутного ветра». План помогает четко знать, когда произойдут те или иные события. В конце рабочего дня составьте список дел на будущий день. Сделайте такой список и для дома. Он освобождает от необходимости запоминать мелочи, позволяет заниматься наиболее важными делами.
3. Сосредоточьтесь на главном. Запишите на листке в порядке убывания важности самые срочные дела. Завтра примитесь за дело № 1 и не отступайте от него, пока не закончите. Затем так же поступите с делом № 2, далее с делом № 3 и т.д. (конечно, речь идет о делах, которые целиком зависят лишь от вас). Не переживайте, если к концу дня вы разделаетесь только с одним или двумя делами, завтра вы снова сосредоточитесь на самом главном.
4. Придумывайте себе стимулы. Мы лучше делаем то, что нам хочется делать. Такие дела мы, как правило, выдвигаем вперед тех, которые нам необходимо сделать. Отсюда задача — превратить свои занятия из «надо» в «хочется», и продуктивность нашей деятельности повысится почти автоматически.
5. Установите твердые сроки. Один из способов связать себя обязательством — назначить для выполнения определенного задания твердый срок. Но здесь есть два момента: а) сроки должны быть реальными. Иначе вам не удастся выполнить свои обязательства; б) твердо держитесь срока. Будьте непреклонны к себе, как были бы непреклонны к тому подчиненному, который пообещал что-то сделать к определенному дню.
6. Научитесь быть решительной. Не откладывайте дело со дня на день. Располагая определенными фактами, основаниями для принятия решений, решайте и действуйте. Если вы что-то сделали, то не теряйте времени на бесплодные размышления о мудрости принятого решения. Двигайтесь дальше.
7. Научитесь говорить «нет», соизмерять свои дела и цели. Если вы не научитесь этому, то окажетесь вовлеченной в такие дела, которыми никогда не занялись бы по своей воле. Часть вашей программы самодисциплины и экономии времени именно и должна состоять из того, чтобы отделять второстепенное от главного.
8. Приобретите привычку пользоваться записной книжкой. Возьмите за правило записывать все предстоящие дела, яркие мимолетные мысли, номера телефонов и т.д. Можно размещать заметки на письменном столе, у зеркала, за автомобильным козырьком от солнца и т.п. Они помогут вам всегда быть наготове относительно всяких мелких дел, о которых можно забыть. Карандаш с бумагой может сберечь даже время, затрачиваемое на обдумывание проблем. Надо что-то решить? Набросайте относящиеся к этому данные, и перед вами раскроются разнообразные возможные решения.
9. Ликвидируйте досадные помехи. Добрые друзья и коллеги по работе, любящие поболтать, могут начисто провалить самые лучшие ваши намерения выдержать сроки. Вы можете сохранить их дружбу (и ваш график), тактично дав понять, что вы в цейтноте.
10. Учитесь слушать. Вы избежите серьезных ошибок, повторений и переделок, если с первого раза будете стремиться получить исчерпывающие указания и сведения. Являясь на совещание к 14.30, когда оно на самом деле назначено на три часа, вы потеряете ценное время. Поэтому, прежде чем что-то сделать, уточните: где, когда, как, что, почему? Если что-то останется неясным, сразу же выясните.
11. Откажитесь от шаблона. Любое дело можно сделать лучше. Выполняя работу одним определенным образом, руководители подчас считают, что это-то и есть самый лучший из возможных способов. Между тем всякую работу можно усовершенствовать, стоит только немного подумать. Можно передать другим часть простейших функций, не требующих особой квалификации. Можно воспользоваться какой-либо оргтехникой, чтобы сберечь время. Следует поинтересоваться, как другие экономят время.
12. Не упускайте из вида мелочи. Можно избежать небольших, но растрачивающих время задержек, стремясь по возможности предупреждать наступление внезапных мелких кризисов. Это означает, что необходимо всегда иметь под рукой достаточный запас предметов, наиболее часто употребляемых в вашей работе, в быту: какие-то запасные детали или канцелярские принадлежности, мелкие предметы туалета или даже денежная мелочь. Если надо, приобретите вторые ключи, очки, перчатки, зонт. Решайте с вечера, что наденете утром.
13. Приступайте к делу сразу же. Прежде чем приступить к работе, можно привести в порядок свой стол, починить все карандаши, задумчиво поглядеть в окно, выпить чашку кофе и т.п., а потом удивиться — куда девалось время? Раз вы знаете, что надо делать, беритесь за дело сразу же. Никто, кроме вас самих, не сможет помочь вам избавиться от вредной привычки тянуть с делами. Принимайтесь за них сразу же!
14. Используйте время полностью. Всегда есть возможность немного увеличить свое производительное время, полнее используя его. Это значит, что время поездок, ожиданий, завтрака можно занять такими делами, как планирование своего дня, обдумывание предстоящих задач, просматривание записок, которые пригодятся в дальнейшей работе.
15. Меняйте занятия. Наше тело никогда не устает все сразу. Обыкновенно устают лишь отдельные группы мышц. Меняя занятия, вы сможете побороть ощущение усталости и сделать больше. Так, если несколько часов вы работали сидя, переключитесь на работу, которую можно сделать стоя или при выполнении которой надо двигаться. Вы весь день на ногах? Займитесь сидячей работой. Вы не только увидите, что ваш организм способен на большее, но такая перемена сделает вас бодрее, более заинтересованной в работе.
16. Начинайте раньше. Начиная день всего на 15-20 мин раньше того, к чему вы обычно привыкли, вы зададите тон всему дню.
17. Ежедневно контролируйте выполнение намеченных дел. Сначала подведите итоги тому, что сделано за день, а затем составьте список дел на очередной день.
18. Воспитывайте уважение к своему времени. Приобретите привычку мысленно давать вашему времени какую-то оценку, и вы станете по-новому относиться к нему. Такой подход поможет вам судить о том, стоит ли именно вам заниматься не очень важными делами, которые, может быть, появляются в ваше рабочее время. Существует немало способов делать больше в имеющееся у вас время.
Свeтлaна Никoлaeвна Макapoва — кандидат экономических наук, доцент Пензeнcкого госудapcтвенного университета аpxитектуры и стpoительства, эксперт центра дистанционного образования «Элитариум»delovoymir.biz
Время является ценностью особого рода. Его нельзя накапливать и сберегать, оно течет беспрерывно и ежесекундно ускользает от нас. Неиспользованное время уходит безвозвратно. Чтобы успевать делать больше дел за меньшее время, жить интереснее, а также испытывать удовлетворение от жизни, требуются всего два качества: организованность и самодисциплина. Вот некоторые правила, которые помогут вам развить эти навыки.
Автор:
Свeтлaна Никoлaeвна Макapoва, кандидат экономических наук, доцент Пензeнcкого госудapcтвенного университета аpxитектуры и стpoительства.
«Если хочешь, чтобы у тебя было мало времени, ничего не делай» — таков шутливый тезис А.П. Чехова. Видный теоретик управления П.М. Керженцев подчеркивал, что время является ценностью особого рода. Его нельзя накапливать и сберегать, оно течет беспрерывно и ежесекундно ускользает от нас. Неиспользованное время уходит безвозвратно.
Например, работа во многих учреждениях часто начинается лишь после 30-минутной «раскачки». Много времени уходит на перекуры, личные телефонные разговоры. Заседания и совещания нередко начинаются и заканчиваются с запозданием. Таковы некоторые реалии организации труда во многих фирмах. Однако можно организовать и использовать свое время более эффективно, нужно только стараться избегать достаточно типичных ошибок в организации личного труда.
1. Перенос принятия решения на завтра. Это самая распространенная ошибка. Главные причины такой ситуации — несобранность, нерешительность, неуверенность. Проблему необходимо по возможности решать сразу, не откладывая ее на потом. Самое трудное здесь — начать, преодолеть сомнения, боязнь перед безотлагательным решением. Как правило, руководители-женщины прибегают к оттягиванию решения в том случае, когда стоящие перед ними задачи, проблемы или цели туманны, если у них нет ясного представления о том, чего же они хотят добиться. Почти всегда в такой ситуации помогает:
2. Выполнение работы не до конца. С точки зрения результативности труда и охраны собственной нервной системы куда полезнее ограничиться окончательным решением только нескольких проблем, чем одновременно начинать множество дел, которые все равно не удастся довести до конца. К тому же нерешенные проблемы тяжелым грузом ложатся на психику. Зато каждое законченное дело дает чувство удовлетворения и душевной свободы.
3. Стремление сделать все сразу. Попытки одновременно решать несколько проблем — путь к стрессам и неврозам. У многих руководителей-женщин стол завален папками с бумагами. На столе должно находиться лишь то, что непосредственно относится к рассматриваемому вопросу. Если имеете дело с трудной, многогранной проблемой, то очень полезно написать на специальной карточке главную цель, к которой вы должны стремиться. Такая карточка должна постоянно находиться на столе руководителя на самом видном месте. Это позволит сконцентрировать свои усилия на решении главного вопроса.
4. Желание сделать все самой. Очень часто руководители тратят время и силы на выполнение той работы, которую они вполне могли бы поручить своим подчиненным. Из-за этого неизбежно затягивается решение проблемы, которая требует компетентности и участия самого руководителя. Задача руководителя состоит не в том, чтобы загрузить себя работой, а в том, чтобы планировать, организовывать, координировать, направлять и контролировать работу других, обеспечить на этой основе решение главных задач.
5. Неумение правильно разграничить функции между подчиненными. Отсутствие четкого разграничения задач, ответственности и служебных функций, беспорядок в системе управления отрицательно сказываются на работе организации. В результате не только затрудняется решение многих проблем, но и возникает ненужное личное соперничество. Самым эффективным средством борьбы с дублированием функций является наличие четких и детализированных должностных инструкций, увязанных со структурной схемой организации и меняющимися целями ее деятельности. Такие инструкции должны однозначно определять права, обязанности и ответственность каждой службы и каждого работника в организации.
6. Желание в случае неудачи переложить вину на подчиненных. Ценная энергия руководителя в этом случае направляется в прошлое, хотя исправить уже практически ничего нельзя. Куда полезнее вместо всего этого нацелить свою деятельность в будущее — на то, что необходимо сделать незамедлительно. Задача руководителя — установить объективные причины неудачи, а не искать виновного.
7. Полное пренебрежение к вопросам организации и планирования личной работы. Эта ошибка, возможно, самая основная. Причина ее в том, что многие руководители считают, что эффективная организация своего личного времени в принципе невозможна, так как руководитель зависит не от себя, а от других людей и обстоятельств. Главная же задача — не управление собственно временем, а управление собой. Планируются не действия и время, а достижение результатов. Другими словами, руководителям необходимо не только пытаться быть более организованными и лучше распределять время, но и следует начать по-новому мыслить о времени.
Правила личной организованности и самодисциплины
Чтобы успевать делать больше дел за меньшее время, жить интереснее, а также испытывать удовлетворение от жизни, требуются всего два качества: организованность и самодисциплина. Вот некоторые правила, которые помогут вам развить эти навыки.
1. Точно определите свою цель. Зачастую руководители попусту тратят время и энергию из-за того, что отчетливо не представляют себе, что же они собираются делать. Не зная точно, к чему они идут, они сбиваются еще на старте, теряют дорогу, падают духом и сворачивают на тропинку. Необходимо определить с самого начала хотя бы «пункт назначения», и уже поэтому можно достичь его гораздо быстрее. Это — решающее условие.
2. Составьте план достижения цели. Помните слова Сенеки: «Кто не знает, в какую гавань он плывет, для того нет попутного ветра». План помогает четко знать, когда произойдут те или иные события. В конце рабочего дня составьте список дел на будущий день. Сделайте такой список и для дома. Он освобождает от необходимости запоминать мелочи, позволяет заниматься наиболее важными делами.
3. Сосредоточьтесь на главном. Запишите на листке в порядке убывания важности самые срочные дела. Завтра примитесь за дело № 1 и не отступайте от него, пока не закончите. Затем так же поступите с делом № 2, далее с делом № 3 и т.д. (конечно, речь идет о делах, которые целиком зависят лишь от вас). Не переживайте, если к концу дня вы разделаетесь только с одним или двумя делами, завтра вы снова сосредоточитесь на самом главном.
4. Придумывайте себе стимулы. Мы лучше делаем то, что нам хочется делать. Такие дела мы, как правило, выдвигаем вперед тех, которые нам необходимо сделать. Отсюда задача — превратить свои занятия из «надо» в «хочется», и продуктивность нашей деятельности повысится почти автоматически.
5. Установите твердые сроки. Один из способов связать себя обязательством — назначить для выполнения определенного задания твердый срок. Но здесь есть два момента: а) сроки должны быть реальными. Иначе вам не удастся выполнить свои обязательства; б) твердо держитесь срока. Будьте непреклонны к себе, как были бы непреклонны к тому подчиненному, который пообещал что-то сделать к определенному дню.
6. Научитесь быть решительной. Не откладывайте дело со дня на день. Располагая определенными фактами, основаниями для принятия решений, решайте и действуйте. Если вы что-то сделали, то не теряйте времени на бесплодные размышления о мудрости принятого решения. Двигайтесь дальше.
7. Научитесь говорить «нет», соизмерять свои дела и цели. Если вы не научитесь этому, то окажетесь вовлеченной в такие дела, которыми никогда не занялись бы по своей воле. Часть вашей программы самодисциплины и экономии времени именно и должна состоять из того, чтобы отделять второстепенное от главного.
8. Приобретите привычку пользоваться записной книжкой. Возьмите за правило записывать все предстоящие дела, яркие мимолетные мысли, номера телефонов и т.д. Можно размещать заметки на письменном столе, у зеркала, за автомобильным козырьком от солнца и т.п. Они помогут вам всегда быть наготове относительно всяких мелких дел, о которых можно забыть. Карандаш с бумагой может сберечь даже время, затрачиваемое на обдумывание проблем. Надо что-то решить? Набросайте относящиеся к этому данные, и перед вами раскроются разнообразные возможные решения.
9. Ликвидируйте досадные помехи. Добрые друзья и коллеги по работе, любящие поболтать, могут начисто провалить самые лучшие ваши намерения выдержать сроки. Вы можете сохранить их дружбу (и ваш график), тактично дав понять, что вы в цейтноте.
10. Учитесь слушать. Вы избежите серьезных ошибок, повторений и переделок, если с первого раза будете стремиться получить исчерпывающие указания и сведения. Являясь на совещание к 14.30, когда оно на самом деле назначено на три часа, вы потеряете ценное время. Поэтому, прежде чем что-то сделать, уточните: где, когда, как, что, почему? Если что-то останется неясным, сразу же выясните.
11. Откажитесь от шаблона. Любое дело можно сделать лучше. Выполняя работу одним определенным образом, руководители подчас считают, что это-то и есть самый лучший из возможных способов. Между тем всякую работу можно усовершенствовать, стоит только немного подумать. Можно передать другим часть простейших функций, не требующих особой квалификации. Можно воспользоваться какой-либо оргтехникой, чтобы сберечь время. Следует поинтересоваться, как другие экономят время.
12. Не упускайте из вида мелочи. Можно избежать небольших, но растрачивающих время задержек, стремясь по возможности предупреждать наступление внезапных мелких кризисов. Это означает, что необходимо всегда иметь под рукой достаточный запас предметов, наиболее часто употребляемых в вашей работе, в быту: какие-то запасные детали или канцелярские принадлежности, мелкие предметы туалета или даже денежная мелочь. Если надо, приобретите вторые ключи, очки, перчатки, зонт. Решайте с вечера, что наденете утром.
13. Приступайте к делу сразу же. Прежде чем приступить к работе, можно привести в порядок свой стол, починить все карандаши, задумчиво поглядеть в окно, выпить чашку кофе и т.п., а потом удивиться — куда девалось время? Раз вы знаете, что надо делать, беритесь за дело сразу же. Никто, кроме вас самих, не сможет помочь вам избавиться от вредной привычки тянуть с делами. Принимайтесь за них сразу же!
14. Используйте время полностью. Всегда есть возможность немного увеличить свое производительное время, полнее используя его. Это значит, что время поездок, ожиданий, завтрака можно занять такими делами, как планирование своего дня, обдумывание предстоящих задач, просматривание записок, которые пригодятся в дальнейшей работе.
15. Меняйте занятия. Наше тело никогда не устает все сразу. Обыкновенно устают лишь отдельные группы мышц. Меняя занятия, вы сможете побороть ощущение усталости и сделать больше. Так, если несколько часов вы работали сидя, переключитесь на работу, которую можно сделать стоя или при выполнении которой надо двигаться. Вы весь день на ногах? Займитесь сидячей работой. Вы не только увидите, что ваш организм способен на большее, но такая перемена сделает вас бодрее, более заинтересованной в работе.
16. Начинайте раньше. Начиная день всего на 15-20 мин раньше того, к чему вы обычно привыкли, вы зададите тон всему дню.
17. Ежедневно контролируйте выполнение намеченных дел. Сначала подведите итоги тому, что сделано за день, а затем составьте список дел на очередной день.
18. Воспитывайте уважение к своему времени. Приобретите привычку мысленно давать вашему времени какую-то оценку, и вы станете по-новому относиться к нему. Такой подход поможет вам судить о том, стоит ли именно вам заниматься не очень важными делами, которые, может быть, появляются в ваше рабочее время. Существует немало способов делать больше в имеющееся у вас время.
Повысить эффективность ваших действий и решений вы можете изучив любые интересующие вас навыки самоменеджмента, мотивации, личной и профессиональной эффективности, составив свой учебный план из любых курсов нашего каталога, при обучении по индивидуальной программе. Вы можете учиться в удобном для себя темпе, продолжая свою профессиональную деятельность.
www.elitarium.ru
Не задерживаетесь ли вы в постели перед тем, как встать, не тратите ли на завтрак лишнее время, не прекращаете ли работу чуть раньше, не ловите ли себя на том, что смотрите телепередачу даже тогда, когда она вам не доставляет никакой радости? Не удручает ли перед выходным днем то, как мало было сделано за неделю, не удивляет ли, что вам никогда не хватает времени? Если эти вопросы попали в точку, значит, вы транжирите свое время. Тот, кто встает в конце рабочего дня с ощущением, что ничего не успел сделать, хогя весь день работал, обязан подвергнуть себя строгой самокритике и признать, что работу свою организовал неправильно. Вместе с тем, чтобы повысить результативность своего управленческого труда, нужно исходить из того, что многое здесь зависит от нас самих. Представим себе, что нам хочется перестать чувствовать себя в постоянном долгу перед прошедшими днями, что мы искренне стремимся успевать делать больше дел за меньшее время. Чтобы жить таким образом, требуются всего два качества: организованность и самодисциплина, иными словами, нужно уметь «держать себя в руках». Вот некоторые правила, которые помогут этого добиться. Точно определите свою цель Множество людей попусту тратят свое время и энергию на какое-нибудь дело, поскольку отчетливо не представляют себе,
а что, собственно, они собираются делать. Не зная точно, к чему идут, они сбиваются еще на старте, теряют дорогу, падают духом и сворачивают на тропинку. Определите с самого начала хотя бы «пункт назначения», и уже поэтому мы достигнем его гораздо быстрее. Это — решающее условие. Составь план операции Подкрепим этот тезис словами Сенеки: «Кто не знает, в какую гавань он плывет, для того нет попутного ветра». План заставляет нас добиваться тех или иных событий, а не ожидать, пока они произойдут и мы начнем на них реагировать. В конце рабочего дня составьте список ваших дел на будущий день. Сделайте то же самое и для дома. Список не только гарантирует от забывчивости, но и освобождает от необходимости запоминать мелочи, позволяет заниматься наиболее важными делами. Ведь самые бледные чернила лучше самой яркой памяти. Сосредоточьтесь на главном Запишите на листке в порядке важности самые срочные дела. Назавтра примитесь за дело № 1 и не отступайте от него, пока не закончите. Затем также поступите с делом № 2, потом с делом № 3 и т.д. (естественно, речь идет о делах, которые зависят целиком лишь от вас). Не тревожьтесь, если к концу дня вы разделаетесь только с одним или двумя делами, назавтра вы снова сосредоточитесь на самом главном. Специалисты неустанно повторяют, что большинство деловых людей тратят 80% своего времени на маловажные дела. Как правило, 80% наших результатов обеспечиваются 20% затраченных усилий. Так, из 10 заданий выполнение двух дает 80% результата. Важно найти эти два задания, придать им наивысший приоритет и прежде всего выполнять их. Устанавливая очередность, мы должны отличать «более важное» от «более спешного», преодолевая возможную склонность действовать по срочности. Придумывайте себе стимулы Мы лучше делаем то, что нам хочется делать. Такие дела мы, как правило, выдвигаем впереди тех, которые нам нужно сделать. Отсюда задача — как-то превратить свои занятия из «надо» в «хочется», и продуктивность нашей деятельности повысится почти автоматически.Устанавливайте твердые сроки Один из способов связать себя обязательством (да и не только себя) — назначить для выполнения определенного задания твердый срок. Одно дело сказать себе: «Я отвечу на письмо при первой возможности» и совсем другое — решить: «Я отвечу на ' письмо, а потом пойду обедать». В первом случае вы даете себе возможность оправдания, во втором — ставите себя в определенные рамки. Но здесь есть два момента: а) сроки должны быть реальными. Иначе вам не удастся выполнить свои обязательства, вы остынете и откажетесь от самого дела; б) твердо держитесь срока. Не расслабляйтесь и не балуйтесь рассуждениями о том, что вы не можете выполнить работу в срок и его можно перенести. Наоборот, будьте непреклонны к себе, как были бы непреклонны к тому подчиненному, который пообещал что-то сделать к определенному дню. Научитесь быть решительным Не откладывайте дело со дня на день. Говорят, что успех состоит в том, чтобы поступать правильно по крайней мере в 51% случаев. Поэтому, располагая определенными фактами, основаниями для принятия решений, решайте и действуйте. И уж если вы что-то сделали, то не теряйте время на бесплодные размышления о мудрости принятого решения. Двигайтесь дальше. Научитесь говорить «нет», соизмерять свои дела и цели Если вы не научитесь этому, то окажетесь вовлеченным в такие дела, которыми никогда не занялись бы по своей воле. Часть вашей программы самодисциплины и экономии времени именно и должна состоять из того, чтобы отделять плевелы от пшеницы, второстепенное от главного. Конечно, если вам захочется размяться, отвлечься отдел, сходите поиграть в теннис или волейбол, в бассейн или посидите над шахматной партией — это зависит от ваших интересов, но избегайте бесцельных обстоятельств, если в другом месте время можно провести с большей пользой. Не увязайте в телефонных разговорах Ничто не может соперничать с телефоном как средством экономии времени, когда надо получить какие-то данные, сделать заказ, выяснить недоразумение, отдать указания или условитьсяо свидании. Однако всегда есть искушение просто поболтать по телефону. Оберегайте себя от этого, заранее определяя, ради чего вы снимаете трубку и с кем собираетесь говорить. А затем ведите разговор на деловом уровне. Многие люди из чувства такта не смеют прервать собеседника, не умеют быстро сориентироваться и позвать подчиненного, который с не меньшим успехом может дать ту или иную справку. «Первая линия обороны» возлагается на хорошего секретаря, который в состоянии ответить на половину вопросов, обращенных к руководителю, а телефонный разговор можно прервать, сославшись на плохую слышимость и, воспользовавшись паузой, продолжение этого разговора поручить кому-либо из подчиненных. Приобретите привычку к записной книжке Всякий, кто хотя бы раз испытывал муки, вспоминая, что еще ему надо сделать, поручится за справедливость правила — записывать все предстоящие дела, а также яркие, мимолетные мысли, номера телефонов и т.д. Целесообразно размещать пометки на письменном столе, у зеркала, за автомобильным козырьком от солнца и т.п. Они помогут вам всегда быть наготове относительно всяких мелких дел, о которых иначе можно было бы совсем забыть. Карандаш с бумагой может сберечь даже время, затрачиваемое на обдумывание проблем. Надо что-то решить? Набросайте относящиеся к этому данные и перед вами раскроются разнообразные возможные решения. Выбирайте! Сберегайте время, затрачиваемое на справки, а потому держите в порядке списки часто требующихся адресов и телефонов. Одним словом, не загружайте память там, где это не нужно. Ликвидируйте досадные доспехи Добрые друзья и товарищи по работе, любящие поболтать, могут начисто провалить самые лучшие ваши намерения выдержать сроки. Вы можете сохранить их дружбу (и ваш график), тактично дав понять, что вы в цейтноте. Если в вашу комнату ходит много народу, попробуйте расположить свое рабочее место так, чтобы сидеть лицом к стене. Другие переносят время обеденного перерыва и остаются работать, когда коллеги уходят обедать. А как освободиться от разговорчивого подчиненного, который зашел к вам в самое неподходящее время? Конечно, хорошо воспитанные люди не показывают коллеге на дверь с просьбой оставить их в покое. Преобладает чувство
обязанности поговорить с такого рода визитером, даже если он пришел просто «поразмяться». А как же быть в таком случае с драгоценным временем и личными планами? Один начальник большого отдела, например, распорядился вынести из кабинета все стулья (естественно, кроме своего). После этого разговоры стали намного короче. А вот еще один рецепт для назойливых визитеров из его практики. Допустим, что кто-то из заходящих без дела подчиненных входит в ваш кабинет. Немедленно подайте ему особую папку и скажите: «Коль уж ты здесь, то не будешь ли столь любезен, помочь мне в срочном деле?» Затем поручите ему рассортировать, скажем по датам, собранные в папки газетные вырезки. Здесь могут быть два результата: либо посетитель действительно окажет помощь, либо его визиты станут намного реже, а то и прекратятся вообще. Учитесь слушать Вы избежите серьезных ошибок, повторений и переделок, если с первого раза будете стремиться получить исчерпывающие указания и сведения. Явитесь на совещание к 14:30, когда оно на самом деле назначено на 15:00, и Вы потеряете ценное время. Поэтому, прежде чем что-то сделать, уточните, где, когда, как, что, почему? Если что-то останется неясным, сразу же спросите. Откажитесь от шаблона (Любое дело можно сделать лучше) Многие из нас становятся жертвами шаблонного мышления. Только потому, что мы всегда выполняли что-то одним определенным образом, мы подчас считаем, что это-то и есть самый лучший из возможных способов. Между тем всякую работу можно усовершенствовать, стоит только немного подумать. Если вы делаете что-то в последовательности АБВГ, попробуйте порядок АВБГ, может быть, получится быстрее. Не передать ли другим часть простейших функций, не требующих особой квалификации? Нельзя ли воспользоваться какими-нибудь канцелярскими машинами, чтобы сберечь время? Не следует ли интересоваться, как другие экономят время? Не упускайте из вида мелочи Вы можете избежать небольших, но растрачивающих время задержек, если будете по возможности предупреждать наступление внезапных мелких кризисов. Это означает, что надо всегда иметь под рукой достаточный запас предметов, наиболее частоупотребляемых в вашей работе, вашем быту, — будь это какие-то запасные детали или канцелярские принадлежности, мелкие предметы туалета или даже денежная мелочь. Если надо, приобретите вторые ключи, очки, зонт, бритвенные лезвия. Решайте с вечера, что наденете утром. Приступайте к делу сразу же Прежде чем приступить к работе, множество людей приводят в порядок свои столы, чинят все карандаши, какие только попадаются на глаза, глядят в окна, погружаются в газетный кроссворд, выпивают чашку кофе, пробегают глазами спортивный отчет, а потом удивляются, куда девалось время? Раз вы знаете, что надо делать, беритесь за дело сразу же. Тут нельзя дать никаких советов. Никто, кроме вас самого, не сможет помочь вам избавиться от вредной привычки тянуть с делами. Принимайтесь за них! Принимайтесь сразу же! Используйте меня полностью Всегда есть возможность немного увеличить свое производительное время, полнее используя его. Это значит, что время поездок. ожиданий, завтрака можно занять такими делами, как планирование своего дня, обдумывание предстоящих задач, просматривание записок, которые пригодятся в дальнейшей работе. Следите за тем, на что тратите свободное время Если игра в мяч вместе с друзьями или рыбалка помогают Вам отдохнуть и освежиться — прекрасно! Но не предавайтесь таким занятиям только потому, что так делают другие. Мы могли сберечь многие часы, если бы были чуть разборчивей при выборе кинокартин и телепередач, которые смотрим, книг и журналов, которые читаем. Меняйте занятия Почти никогда тело не устает все сразу. Обыкновенно устают лишь отдельные группы мышц. Меняя род занятий, вы сможете побороть ощущение усталости и сделать больше. Так, если несколько часов вы работали сидя, переключитесь на работу, которую можно сделать стоя или при которой надо двигаться. Вы весь день на ногах? Займитесь сидячей работой. Вы не только увидите, что ваш организм способен на большее, но такая перемена сделает вас бодрее, более заинтересованным в работе.Начинайте раньше Начиная день всего па 15—20 минут раньше того, к чему вы обычно привыкли, вы зададите тон всему дню. Ежедневно контролируйте выполнение намеченных дел Сначала подведите итоги тому, что сделано за день, а уж потом составьте список дел на очередной день. Обязательно перенесите на другой день то, что не успели сделать сегодня Воспитывайте уважение к своему времени Приобретите привычку мысленно давать вашему времени какую-то оценку, и вы станете по-новому относиться к нему. Такой подход поможет вам судить о том, стоит ли именно вам заниматься теми небольшими делами, которые, может быть, пробиваются в ваше рабочее время. Ведь не станете же вы покупать теннисные мячи только для того, чтобы сразу выбрасывать их? Почему же с меньшим уважением относиться к невосполнимому времени? Итак, существует немало способов делать больше в имеющееся у вас время. Отнеситесь к ним со вниманием. Испытайте, чего они стоят, и вы окажетесь совсем в ином мире, в том, в котором время перестанет быть вашим постоянным противником.
megaobuchalka.ru
Время является ценностью особого рода. Его нельзя накапливать и сберегать, оно течет беспрерывно и ежесекундно ускользает от нас. Неиспользованное время уходит безвозвратно. Чтобы успевать делать больше дел за меньшее время, жить интереснее, а также испытывать удовлетворение от жизни, требуются всего два качества: организованность и самодисциплина. Вот некоторые правила, которые помогут вам развить эти навыки.
«Если хочешь, чтобы у тебя было мало времени, ничего не делай» — таков шутливый тезис А.П. Чехова. Видный теоретик управления П.М. Керженцев подчеркивал, что время является ценностью особого рода. Его нельзя накапливать и сберегать, оно течет беспрерывно и ежесекундно ускользает от нас. Неиспользованное время уходит безвозвратно.
Например, работа во многих учреждениях часто начинается лишь после 30-минутной «раскачки». Много времени уходит на перекуры, личные телефонные разговоры. Заседания и совещания нередко начинаются и заканчиваются с запозданием. Таковы некоторые реалии организации труда во многих фирмах. Однако можно организовать и использовать свое время более эффективно, нужно только стараться избегать достаточно типичных ошибок в организации личного труда.
1. Перенос принятия решения на завтра. Это самая распространенная ошибка. Главные причины такой ситуации — несобранность, нерешительность, неуверенность. Проблему необходимо по возможности решать сразу, не откладывая ее на потом. Самое трудное здесь — начать, преодолеть сомнения, боязнь перед безотлагательным решением. Как правило, руководители-женщины прибегают к оттягиванию решения в том случае, когда стоящие перед ними задачи, проблемы или цели туманны, если у них нет ясного представления о том, чего же они хотят добиться. Почти всегда в такой ситуации помогает:
2. Выполнение работы не до конца. С точки зрения результативности труда и охраны собственной нервной системы куда полезнее ограничиться окончательным решением только нескольких проблем, чем одновременно начинать множество дел, которые все равно не удастся довести до конца. К тому же нерешенные проблемы тяжелым грузом ложатся на психику. Зато каждое законченное дело дает чувство удовлетворения и душевной свободы.
3. Стремление сделать все сразу. Попытки одновременно решать несколько проблем — путь к стрессам и неврозам. У многих руководителей-женщин стол завален папками с бумагами. На столе должно находиться лишь то, что непосредственно относится к рассматриваемому вопросу. Если имеете дело с трудной, многогранной проблемой, то очень полезно написать на специальной карточке главную цель, к которой вы должны стремиться. Такая карточка должна постоянно находиться на столе руководителя на самом видном месте. Это позволит сконцентрировать свои усилия на решении главного вопроса.
4. Желание сделать все самой. Очень часто руководители тратят время и силы на выполнение той работы, которую они вполне могли бы поручить своим подчиненным. Из-за этого неизбежно затягивается решение проблемы, которая требует компетентности и участия самого руководителя. Задача руководителя состоит не в том, чтобы загрузить себя работой, а в том, чтобы планировать, организовывать, координировать, направлять и контролировать работу других, обеспечить на этой основе решение главных задач.
5. Неумение правильно разграничить функции между подчиненными. Отсутствие четкого разграничения задач, ответственности и служебных функций, беспорядок в системе управления отрицательно сказываются на работе организации. В результате не только затрудняется решение многих проблем, но и возникает ненужное личное соперничество. Самым эффективным средством борьбы с дублированием функций является наличие четких и детализированных должностных инструкций, увязанных со структурной схемой организации и меняющимися целями ее деятельности. Такие инструкции должны однозначно определять права, обязанности и ответственность каждой службы и каждого работника в организации.
6. Желание в случае неудачи переложить вину на подчиненных. Ценная энергия руководителя в этом случае направляется в прошлое, хотя исправить уже практически ничего нельзя. Куда полезнее вместо всего этого нацелить свою деятельность в будущее — на то, что необходимо сделать незамедлительно. Задача руководителя — установить объективные причины неудачи, а не искать виновного.
7. Полное пренебрежение к вопросам организации и планирования личной работы. Эта ошибка, возможно, самая основная. Причина ее в том, что многие руководители считают, что эффективная организация своего личного времени в принципе невозможна, так как руководитель зависит не от себя, а от других людей и обстоятельств. Главная же задача — не управление собственно временем, а управление собой. Планируются не действия и время, а достижение результатов. Другими словами, руководителям необходимо не только пытаться быть более организованными и лучше распределять время, но и следует начать по-новому мыслить о времени.
Правила личной организованности и самодисциплины
Чтобы успевать делать больше дел за меньшее время, жить интереснее, а также испытывать удовлетворение от жизни, требуются всего два качества: организованность и самодисциплина. Вот некоторые правила, которые помогут вам развить эти навыки.
1. Точно определите свою цель. Зачастую руководители попусту тратят время и энергию из-за того, что отчетливо не представляют себе, что же они собираются делать. Не зная точно, к чему они идут, они сбиваются еще на старте, теряют дорогу, падают духом и сворачивают на тропинку. Необходимо определить с самого начала хотя бы «пункт назначения», и уже поэтому можно достичь его гораздо быстрее. Это — решающее условие.
2. Составьте план достижения цели. Помните слова Сенеки: «Кто не знает, в какую гавань он плывет, для того нет попутного ветра». План помогает четко знать, когда произойдут те или иные события. В конце рабочего дня составьте список дел на будущий день. Сделайте такой список и для дома. Он освобождает от необходимости запоминать мелочи, позволяет заниматься наиболее важными делами.
3. Сосредоточьтесь на главном. Запишите на листке в порядке убывания важности самые срочные дела. Завтра примитесь за дело № 1 и не отступайте от него, пока не закончите. Затем так же поступите с делом № 2, далее с делом № 3 и т.д. (конечно, речь идет о делах, которые целиком зависят лишь от вас). Не переживайте, если к концу дня вы разделаетесь только с одним или двумя делами, завтра вы снова сосредоточитесь на самом главном.
4. Придумывайте себе стимулы. Мы лучше делаем то, что нам хочется делать. Такие дела мы, как правило, выдвигаем вперед тех, которые нам необходимо сделать. Отсюда задача — превратить свои занятия из «надо» в «хочется», и продуктивность нашей деятельности повысится почти автоматически.
5. Установите твердые сроки. Один из способов связать себя обязательством — назначить для выполнения определенного задания твердый срок. Но здесь есть два момента: а) сроки должны быть реальными. Иначе вам не удастся выполнить свои обязательства; б) твердо держитесь срока. Будьте непреклонны к себе, как были бы непреклонны к тому подчиненному, который пообещал что-то сделать к определенному дню.
6. Научитесь быть решительной. Не откладывайте дело со дня на день. Располагая определенными фактами, основаниями для принятия решений, решайте и действуйте. Если вы что-то сделали, то не теряйте времени на бесплодные размышления о мудрости принятого решения. Двигайтесь дальше.
7. Научитесь говорить «нет», соизмерять свои дела и цели. Если вы не научитесь этому, то окажетесь вовлеченной в такие дела, которыми никогда не занялись бы по своей воле. Часть вашей программы самодисциплины и экономии времени именно и должна состоять из того, чтобы отделять второстепенное от главного.
8. Приобретите привычку пользоваться записной книжкой. Возьмите за правило записывать все предстоящие дела, яркие мимолетные мысли, номера телефонов и т.д. Можно размещать заметки на письменном столе, у зеркала, за автомобильным козырьком от солнца и т.п. Они помогут вам всегда быть наготове относительно всяких мелких дел, о которых можно забыть. Карандаш с бумагой может сберечь даже время, затрачиваемое на обдумывание проблем. Надо что-то решить? Набросайте относящиеся к этому данные, и перед вами раскроются разнообразные возможные решения.
9. Ликвидируйте досадные помехи. Добрые друзья и коллеги по работе, любящие поболтать, могут начисто провалить самые лучшие ваши намерения выдержать сроки. Вы можете сохранить их дружбу (и ваш график), тактично дав понять, что вы в цейтноте.
10. Учитесь слушать. Вы избежите серьезных ошибок, повторений и переделок, если с первого раза будете стремиться получить исчерпывающие указания и сведения. Являясь на совещание к 14.30, когда оно на самом деле назначено на три часа, вы потеряете ценное время. Поэтому, прежде чем что-то сделать, уточните: где, когда, как, что, почему? Если что-то останется неясным, сразу же выясните.
11. Откажитесь от шаблона. Любое дело можно сделать лучше. Выполняя работу одним определенным образом, руководители подчас считают, что это-то и есть самый лучший из возможных способов. Между тем всякую работу можно усовершенствовать, стоит только немного подумать. Можно передать другим часть простейших функций, не требующих особой квалификации. Можно воспользоваться какой-либо оргтехникой, чтобы сберечь время. Следует поинтересоваться, как другие экономят время.
12. Не упускайте из вида мелочи. Можно избежать небольших, но растрачивающих время задержек, стремясь по возможности предупреждать наступление внезапных мелких кризисов. Это означает, что необходимо всегда иметь под рукой достаточный запас предметов, наиболее часто употребляемых в вашей работе, в быту: какие-то запасные детали или канцелярские принадлежности, мелкие предметы туалета или даже денежная мелочь. Если надо, приобретите вторые ключи, очки, перчатки, зонт. Решайте с вечера, что наденете утром.
13. Приступайте к делу сразу же. Прежде чем приступить к работе, можно привести в порядок свой стол, починить все карандаши, задумчиво поглядеть в окно, выпить чашку кофе и т.п., а потом удивиться — куда девалось время? Раз вы знаете, что надо делать, беритесь за дело сразу же. Никто, кроме вас самих, не сможет помочь вам избавиться от вредной привычки тянуть с делами. Принимайтесь за них сразу же!
14. Используйте время полностью. Всегда есть возможность немного увеличить свое производительное время, полнее используя его. Это значит, что время поездок, ожиданий, завтрака можно занять такими делами, как планирование своего дня, обдумывание предстоящих задач, просматривание записок, которые пригодятся в дальнейшей работе.
15. Меняйте занятия. Наше тело никогда не устает все сразу. Обыкновенно устают лишь отдельные группы мышц. Меняя занятия, вы сможете побороть ощущение усталости и сделать больше. Так, если несколько часов вы работали сидя, переключитесь на работу, которую можно сделать стоя или при выполнении которой надо двигаться. Вы весь день на ногах? Займитесь сидячей работой. Вы не только увидите, что ваш организм способен на большее, но такая перемена сделает вас бодрее, более заинтересованной в работе.
16. Начинайте раньше. Начиная день всего на 15-20 мин раньше того, к чему вы обычно привыкли, вы зададите тон всему дню.
17. Ежедневно контролируйте выполнение намеченных дел. Сначала подведите итоги тому, что сделано за день, а затем составьте список дел на очередной день.
18. Воспитывайте уважение к своему времени. Приобретите привычку мысленно давать вашему времени какую-то оценку, и вы станете по-новому относиться к нему. Такой подход поможет вам судить о том, стоит ли именно вам заниматься не очень важными делами, которые, может быть, появляются в ваше рабочее время. Существует немало способов делать больше в имеющееся у вас время.
Свeтлaна Никoлaeвна Макapoва — кандидат экономических наук, доцент Пензeнcкого госудapcтвенного университета аpxитектуры и стpoительства, эксперт центра дистанционного образования «Элитариум»
hr-portal.ru
Время является ценностью особого рода. Его нельзя накапливать и сберегать, оно течет беспрерывно и ежесекундно ускользает от нас. Неиспользованное время уходит безвозвратно. Чтобы успевать делать больше дел за меньшее время, жить интереснее, а также испытывать удовлетворение от жизни, требуются всего два качества: организованность и самодисциплина. Вот некоторые правила, которые помогут вам развить эти навыки.
Автор: Свeтлaна Никoлaeвна Макapoва, кандидат экономических наук, доцент Пензeнcкого госудapcтвенного университета аpxитектуры и стpoительства.
«Если хочешь, чтобы у тебя было мало времени, ничего не делай» — таков шутливый тезис А.П. Чехова. Видный теоретик управления П.М. Керженцев подчеркивал, что время является ценностью особого рода. Его нельзя накапливать и сберегать, оно течет беспрерывно и ежесекундно ускользает от нас. Неиспользованное время уходит безвозвратно.
Например, работа во многих учреждениях часто начинается лишь после 30-минутной «раскачки». Много времени уходит на перекуры, личные телефонные разговоры. Заседания и совещания нередко начинаются и заканчиваются с запозданием. Таковы некоторые реалии организации труда во многих фирмах. Однако можно организовать и использовать свое время более эффективно, нужно только стараться избегать достаточно типичных ошибок в организации личного труда.
1. Перенос принятия решения на завтра. Это самая распространенная ошибка. Главные причины такой ситуации — несобранность, нерешительность, неуверенность. Проблему необходимо по возможности решать сразу, не откладывая ее на потом. Самое трудное здесь — начать, преодолеть сомнения, боязнь перед безотлагательным решением. Как правило, руководители-женщины прибегают к оттягиванию решения в том случае, когда стоящие перед ними задачи, проблемы или цели туманны, если у них нет ясного представления о том, чего же они хотят добиться. Почти всегда в такой ситуации помогает:
2. Выполнение работы не до конца. С точки зрения результативности труда и охраны собственной нервной системы куда полезнее ограничиться окончательным решением только нескольких проблем, чем одновременно начинать множество дел, которые все равно не удастся довести до конца. К тому же нерешенные проблемы тяжелым грузом ложатся на психику. Зато каждое законченное дело дает чувство удовлетворения и душевной свободы.
3. Стремление сделать все сразу. Попытки одновременно решать несколько проблем — путь к стрессам и неврозам. У многих руководителей-женщин стол завален папками с бумагами. На столе должно находиться лишь то, что непосредственно относится к рассматриваемому вопросу. Если имеете дело с трудной, многогранной проблемой, то очень полезно написать на специальной карточке главную цель, к которой вы должны стремиться. Такая карточка должна постоянно находиться на столе руководителя на самом видном месте. Это позволит сконцентрировать свои усилия на решении главного вопроса.
4. Желание сделать все самой. Очень часто руководители тратят время и силы на выполнение той работы, которую они вполне могли бы поручить своим подчиненным. Из-за этого неизбежно затягивается решение проблемы, которая требует компетентности и участия самого руководителя. Задача руководителя состоит не в том, чтобы загрузить себя работой, а в том, чтобы планировать, организовывать, координировать, направлять и контролировать работу других, обеспечить на этой основе решение главных задач.
5. Неумение правильно разграничить функции между подчиненными.Отсутствие четкого разграничения задач, ответственности и служебных функций, беспорядок в системе управления отрицательно сказываются на работе организации. В результате не только затрудняется решение многих проблем, но и возникает ненужное личное соперничество. Самым эффективным средством борьбы с дублированием функций является наличие четких и детализированных должностных инструкций, увязанных со структурной схемой организации и меняющимися целями ее деятельности. Такие инструкции должны однозначно определять права, обязанности и ответственность каждой службы и каждого работника в организации.
6. Желание в случае неудачи переложить вину на подчиненных. Ценная энергия руководителя в этом случае направляется в прошлое, хотя исправить уже практически ничего нельзя. Куда полезнее вместо всего этого нацелить свою деятельность в будущее — на то, что необходимо сделать незамедлительно. Задача руководителя — установить объективные причины неудачи, а не искать виновного.
7. Полное пренебрежение к вопросам организации и планирования личной работы. Эта ошибка, возможно, самая основная. Причина ее в том, что многие руководители считают, что эффективная организация своего личного времени в принципе невозможна, так как руководитель зависит не от себя, а от других людей и обстоятельств. Главная же задача — не управление собственно временем, а управление собой. Планируются не действия и время, а достижение результатов. Другими словами, руководителям необходимо не только пытаться быть более организованными и лучше распределять время, но и следует начать по-новому мыслить о времени.
Чтобы успевать делать больше дел за меньшее время, жить интереснее, а также испытывать удовлетворение от жизни, требуются всего два качества: организованность и самодисциплина. Вот некоторые правила, которые помогут вам развить эти навыки.
1. Точно определите свою цель. Зачастую руководители попусту тратят время и энергию из-за того, что отчетливо не представляют себе, что же они собираются делать. Не зная точно, к чему они идут, они сбиваются еще на старте, теряют дорогу, падают духом и сворачивают на тропинку. Необходимо определить с самого начала хотя бы «пункт назначения», и уже поэтому можно достичь его гораздо быстрее. Это — решающее условие.
2. Составьте план достижения цели. Помните слова Сенеки: «Кто не знает, в какую гавань он плывет, для того нет попутного ветра». План помогает четко знать, когда произойдут те или иные события. В конце рабочего дня составьте список дел на будущий день. Сделайте такой список и для дома. Он освобождает от необходимости запоминать мелочи, позволяет заниматься наиболее важными делами.
3. Сосредоточьтесь на главном. Запишите на листке в порядке убывания важности самые срочные дела. Завтра примитесь за дело № 1 и не отступайте от него, пока не закончите. Затем так же поступите с делом № 2, далее с делом № 3 и т.д. (конечно, речь идет о делах, которые целиком зависят лишь от вас). Не переживайте, если к концу дня вы разделаетесь только с одним или двумя делами, завтра вы снова сосредоточитесь на самом главном.
4. Придумывайте себе стимулы. Мы лучше делаем то, что нам хочется делать. Такие дела мы, как правило, выдвигаем вперед тех, которые нам необходимо сделать. Отсюда задача — превратить свои занятия из «надо» в «хочется», и продуктивность нашей деятельности повысится почти автоматически.
5. Установите твердые сроки. Один из способов связать себя обязательством — назначить для выполнения определенного задания твердый срок. Но здесь есть два момента: а) сроки должны быть реальными. Иначе вам не удастся выполнить свои обязательства; б) твердо держитесь срока. Будьте непреклонны к себе, как были бы непреклонны к тому подчиненному, который пообещал что-то сделать к определенному дню.
6. Научитесь быть решительной. Не откладывайте дело со дня на день. Располагая определенными фактами, основаниями для принятия решений, решайте и действуйте. Если вы что-то сделали, то не теряйте времени на бесплодные размышления о мудрости принятого решения. Двигайтесь дальше.
7. Научитесь говорить «нет», соизмерять свои дела и цели. Если вы не научитесь этому, то окажетесь вовлеченной в такие дела, которыми никогда не занялись бы по своей воле. Часть вашей программы самодисциплины и экономии времени именно и должна состоять из того, чтобы отделять второстепенное от главного.
8. Приобретите привычку пользоваться записной книжкой. Возьмите за правило записывать все предстоящие дела, яркие мимолетные мысли, номера телефонов и т.д. Можно размещать заметки на письменном столе, у зеркала, за автомобильным козырьком от солнца и т.п. Они помогут вам всегда быть наготове относительно всяких мелких дел, о которых можно забыть. Карандаш с бумагой может сберечь даже время, затрачиваемое на обдумывание проблем. Надо что-то решить? Набросайте относящиеся к этому данные, и перед вами раскроются разнообразные возможные решения.
9. Ликвидируйте досадные помехи. Добрые друзья и коллеги по работе, любящие поболтать, могут начисто провалить самые лучшие ваши намерения выдержать сроки. Вы можете сохранить их дружбу (и ваш график), тактично дав понять, что вы в цейтноте.
10. Учитесь слушать. Вы избежите серьезных ошибок, повторений и переделок, если с первого раза будете стремиться получить исчерпывающие указания и сведения. Являясь на совещание к 14.30, когда оно на самом деле назначено на три часа, вы потеряете ценное время. Поэтому, прежде чем что-то сделать, уточните: где, когда, как, что, почему? Если что-то останется неясным, сразу же выясните.
11. Откажитесь от шаблона. Любое дело можно сделать лучше. Выполняя работу одним определенным образом, руководители подчас считают, что это-то и есть самый лучший из возможных способов. Между тем всякую работу можно усовершенствовать, стоит только немного подумать. Можно передать другим часть простейших функций, не требующих особой квалификации. Можно воспользоваться какой-либо оргтехникой, чтобы сберечь время. Следует поинтересоваться, как другие экономят время.
12. Не упускайте из вида мелочи. Можно избежать небольших, но растрачивающих время задержек, стремясь по возможности предупреждать наступление внезапных мелких кризисов. Это означает, что необходимо всегда иметь под рукой достаточный запас предметов, наиболее часто употребляемых в вашей работе, в быту: какие-то запасные детали или канцелярские принадлежности, мелкие предметы туалета или даже денежная мелочь. Если надо, приобретите вторые ключи, очки, перчатки, зонт. Решайте с вечера, что наденете утром.
13. Приступайте к делу сразу же. Прежде чем приступить к работе, можно привести в порядок свой стол, починить все карандаши, задумчиво поглядеть в окно, выпить чашку кофе и т.п., а потом удивиться — куда девалось время? Раз вы знаете, что надо делать, беритесь за дело сразу же. Никто, кроме вас самих, не сможет помочь вам избавиться от вредной привычки тянуть с делами. Принимайтесь за них сразу же!
14. Используйте время полностью. Всегда есть возможность немного увеличить свое производительное время, полнее используя его. Это значит, что время поездок, ожиданий, завтрака можно занять такими делами, как планирование своего дня, обдумывание предстоящих задач, просматривание записок, которые пригодятся в дальнейшей работе.
15. Меняйте занятия. Наше тело никогда не устает все сразу. Обыкновенно устают лишь отдельные группы мышц. Меняя занятия, вы сможете побороть ощущение усталости и сделать больше. Так, если несколько часов вы работали сидя, переключитесь на работу, которую можно сделать стоя или при выполнении которой надо двигаться. Вы весь день на ногах? Займитесь сидячей работой. Вы не только увидите, что ваш организм способен на большее, но такая перемена сделает вас бодрее, более заинтересованной в работе.
16. Начинайте раньше. Начиная день всего на 15-20 мин раньше того, к чему вы обычно привыкли, вы зададите тон всему дню.
17. Ежедневно контролируйте выполнение намеченных дел. Сначала подведите итоги тому, что сделано за день, а затем составьте список дел на очередной день.
18. Воспитывайте уважение к своему времени. Приобретите привычку мысленно давать вашему времени какую-то оценку, и вы станете по-новому относиться к нему. Такой подход поможет вам судить о том, стоит ли именно вам заниматься не очень важными делами, которые, может быть, появляются в ваше рабочее время. Существует немало способов делать больше в имеющееся у вас время.
bishelp.ru
Время является ценностью особого рода. Его нельзя накапливать и сберегать, оно течет беспрерывно и ежесекундно ускользает от нас. Неиспользованное время уходит безвозвратно. Чтобы успевать делать больше дел за меньшее время, жить интереснее, а также испытывать удовлетворение от жизни, требуются всего два качества: организованность и самодисциплина. Вот некоторые правила, которые помогут вам развить эти навыки.
«Если хочешь, чтобы у тебя было мало времени, ничего не делай» — таков шутливый тезис А.П. Чехова. Видный теоретик управления П.М. Керженцев подчеркивал, что время является ценностью особого рода. Его нельзя накапливать и сберегать, оно течет беспрерывно и ежесекундно ускользает от нас. Неиспользованное время уходит безвозвратно.
Например, работа во многих учреждениях часто начинается лишь после 30-минутной «раскачки». Много времени уходит на перекуры, личные телефонные разговоры. Заседания и совещания нередко начинаются и заканчиваются с запозданием. Таковы некоторые реалии организации труда во многих фирмах. Однако можно организовать и использовать свое время более эффективно, нужно только стараться избегать достаточно типичных ошибок в организации личного труда.
1. Перенос принятия решения на завтра. Это самая распространенная ошибка. Главные причины такой ситуации — несобранность, нерешительность, неуверенность. Проблему необходимо по возможности решать сразу, не откладывая ее на потом. Самое трудное здесь — начать, преодолеть сомнения, боязнь перед безотлагательным решением. Как правило, руководители-женщины прибегают к оттягиванию решения в том случае, когда стоящие перед ними задачи, проблемы или цели туманны, если у них нет ясного представления о том, чего же они хотят добиться. Почти всегда в такой ситуации помогает:
письменная формулировка ближайших задач, определение сути проблемы. Письменное изложение помогает сформулировать свои мысли и более отчетливо увидеть проблему; построение «дерева целей».2. Выполнение работы не до конца. С точки зрения результативности труда и охраны собственной нервной системы куда полезнее ограничиться окончательным решением только нескольких проблем, чем одновременно начинать множество дел, которые все равно не удастся довести до конца. К тому же нерешенные проблемы тяжелым грузом ложатся на психику. Зато каждое законченное дело дает чувство удовлетворения и душевной свободы.
3. Стремление сделать все сразу. Попытки одновременно решать несколько проблем — путь к стрессам и неврозам. У многих руководителей-женщин стол завален папками с бумагами. На столе должно находиться лишь то, что непосредственно относится к рассматриваемому вопросу Если имеете дело с трудной, многогранной проблемой, то очень полезно написать на специальной карточке главную цель, к которой вы должны стремиться. Такая карточка должна постоянно находиться на столе руководителя на самом видном месте. Это позволит сконцентрировать свои усилия на решении главного вопроса.
4. Желание сделать все самой. Очень часто руководители тратят время и силы на выполнение той работы, которую они вполне могли бы поручить своим подчиненным. Из-за этого неизбежно затягивается решение проблемы, которая требует компетентности и участия самого руководителя. Задача руководителя состоит не в том, чтобы загрузить себя работой, а в том, чтобы планировать, организовывать, координировать, направлять и контролировать работу других, обеспечить на этой основе решение главных задач.
5. Неумение правильно разграничить функции между подчиненными.Отсутствие четкого разграничения задач, ответственности и служебных функций, беспорядок в системе управления отрицательно сказываются на работе организации. В результате не только затрудняется решение многих проблем, но и возникает ненужное личное соперничество. Самым эффективным средством борьбы с дублированием функций является наличие четких и детализированных должностных инструкций, увязанных со структурной схемой организации и меняющимися целями ее деятельности. Такие инструкции должны однозначно определять права, обязанности и ответственность каждой службы и каждого работника в организации.
6. Желание в случае неудачи переложить вину на подчиненных. Ценная энергия руководителя в этом случае направляется в прошлое, хотя исправить уже практически ничего нельзя. Куда полезнее вместо всего этого нацелить свою деятельность в будущее — на то, что необходимо сделать незамедлительно. Задача руководителя — установить объективные причины неудачи, а не искать виновного.
7. Полное пренебрежение к вопросам организации и планирования личной работы. Эта ошибка, возможно, самая основная. Причина ее в том, что многие руководители считают, что эффективная организация своего личного времени в принципе невозможна, так как руководитель зависит не от себя, а от других людей и обстоятельств. Главная же задача — не управление собственно временем, а управление собой. Планируются не действия и время, а достижение результатов. Другими словами, руководителям необходимо не только пытаться быть более организованными и лучше распределять время, но и следует начать по-новому мыслить о времени.
Правила личной организованности и самодисциплиныЧтобы успевать делать больше дел за меньшее время, жить интереснее, а также испытывать удовлетворение от жизни, требуются всего два качества: организованность и самодисциплина. Вот некоторые правила, которые помогут вам развить эти навыки.
1. Точно определите свою цель. Зачастую руководители попусту тратят время и энергию из-за того, что отчетливо не представляют себе, что же они собираются делать. Не зная точно, к чему они идут, они сбиваются еще на старте, теряют дорогу, падают духом и сворачивают на тропинку. Необходимо определить с самого начала хотя бы «пункт назначения», и уже поэтому можно достичь его гораздо быстрее. Это — решающее условие.
2. Составьте план достижения цели. Помните слова Сенеки: «Кто не знает, в какую гавань он плывет, для того нет попутного ветра». План помогает четко знать, когда произойдут те или иные события. В конце рабочего дня составьте список дел на будущий день. Сделайте такой список и для дома. Он освобождает от необходимости запоминать мелочи, позволяет заниматься наиболее важными делами.
3. Сосредоточьтесь на главном. Запишите на листке в порядке убывания важности самые срочные дела. Завтра примитесь за дело № 1 и не отступайте от него, пока не закончите. Затем так же поступите с делом № 2, далее с делом № 3 и т.д. (конечно, речь идет о делах, которые целиком зависят лишь от вас). Не переживайте, если к концу дня вы разделаетесь только с одним или двумя делами, завтра вы снова сосредоточитесь на самом главном.
4. Придумывайте себе стимулы. Мы лучше делаем то, что нам хочется делать. Такие дела мы, как правило, выдвигаем вперед тех, которые нам необходимо сделать. Отсюда задача — превратить свои занятия из «надо» в «хочется», и продуктивность нашей деятельности повысится почти автоматически.
5. Установите твердые сроки. Один из способов связать себя обязательством — назначить для выполнения определенного задания твердый срок. Но здесь есть два момента: а) сроки должны быть реальными. Иначе вам не удастся выполнить свои обязательства; б) твердо держитесь срока. Будьте непреклонны к себе, как были бы непреклонны к тому подчиненному, который пообещал что-то сделать к определенному дню.
6. Научитесь быть решительной. Не откладывайте дело со дня на день. Располагая определенными фактами, основаниями для принятия решений, решайте и действуйте. Если вы что-то сделали, то не теряйте времени на бесплодные размышления о мудрости принятого решения. Двигайтесь дальше.
7. Научитесь говорить «нет», соизмерять свои дела и цели. Если вы не научитесь этому, то окажетесь вовлеченной в такие дела, которыми никогда не занялись бы по своей воле. Часть вашей программы самодисциплины и экономии времени именно и должна состоять из того, чтобы отделять второстепенное от главного.
8. Приобретите привычку пользоваться записной книжкой. Возьмите за правило записывать все предстоящие дела, яркие мимолетные мысли, номера телефонов и т.д. Можно размещать заметки на письменном столе, у зеркала, за автомобильным козырьком от солнца и т.п. Они помогут вам всегда быть наготове относительно всяких мелких дел, о которых можно забыть. Карандаш с бумагой может сберечь даже время, затрачиваемое на обдумывание проблем. Надо что-то решить? Набросайте относящиеся к этому данные, и перед вами раскроются разнообразные возможные решения.
9. Ликвидируйте досадные помехи. Добрые друзья и коллеги по работе, любящие поболтать, могут начисто провалить самые лучшие ваши намерения выдержать сроки. Вы можете сохранить их дружбу (и ваш график), тактично дав понять, что вы в цейтноте.
10. Учитесь слушать. Вы избежите серьезных ошибок, повторений и переделок, если с первого раза будете стремиться получить исчерпывающие указания и сведения. Являясь на совещание к 14.30, когда оно на самом деле назначено на три часа, вы потеряете ценное время. Поэтому, прежде чем что-то сделать, уточните: где, когда, как, что, почему? Если что-то останется неясным, сразу же выясните.
11. Откажитесь от шаблона. Любое дело можно сделать лучше. Выполняя работу одним определенным образом, руководители подчас считают, что это-то и есть самый лучший из возможных способов. Между тем всякую работу можно усовершенствовать, стоит только немного подумать. Можно передать другим часть простейших функций, не требующих особой квалификации. Можно воспользоваться какой-либо оргтехникой, чтобы сберечь время. Следует поинтересоваться, как другие экономят время.
12. Не упускайте из вида мелочи. Можно избежать небольших, но растрачивающих время задержек, стремясь по возможности предупреждать наступление внезапных мелких кризисов. Это означает, что необходимо всегда иметь под рукой достаточный запас предметов, наиболее часто употребляемых в вашей работе, в быту: какие-то запасные детали или канцелярские принадлежности, мелкие предметы туалета или даже денежная мелочь. Если надо, приобретите вторые ключи очки, перчатки, зонт. Решайте с вечера, что наденете утром.
13. Приступайте к делу сразу же. Прежде чем приступить к работе, можно привести в порядок свой стол, починить все карандаши, задумчиво поглядеть в окно, выпить чашку кофе и т.п., а потом удивиться — куда девалось время? Раз вы знаете, что надо делать, беритесь за дело сразу же. Никто, кроме вас самих, не сможет помочь вам избавиться от вредной привычки тянуть с делами. Принимайтесь за них сразу же!
14. Используйте время полностью. Всегда есть возможность немного увеличить свое производительное время, полнее используя его. Это значит, что время поездок, ожиданий, завтрака можно занять такими делами, как планирование своего дня, обдумывание предстоящих задач, просматривание записок, которые пригодятся в дальнейшей работе.
15. Меняйте занятия. Наше тело никогда не устает все сразу. Обыкновенно устают лишь отдельные группы мышц. Меняя занятия, вы сможете побороть ощущение усталости и сделать больше. Так, если несколько часов вы работали сидя, переключитесь на работу, которую можно сделать стоя или при выполнении которой надо двигаться. Вы весь день на ногах? Займитесь сидячей работой. Вы не только увидите, что ваш организм способен на большее, но такая перемена сделает вас бодрее, более заинтересованной в работе.
16. Начинайте раньше. Начиная день всего на 15-20 мин раньше того, к чему вы обычно привыкли, вы зададите тон всему дню.
17. Ежедневно контролируйте выполнение намеченных дел. Сначала подведите итоги тому, что сделано за день, а затем составьте список дел на очередной день.
18. Воспитывайте уважение к своему времени. Приобретите привычку мысленно давать вашему времени какую-то оценку, и вы станете по-новому относиться к нему. Такой подход поможет вам судить о том, стоит ли именно вам заниматься не очень важными делами, которые, может быть, появляются в ваше рабочее время. Существует немало способов делать больше в имеющееся у вас время.
otchetonline.ru
