17.3. Требования к оформлению переменных реквизитов заголовочнгй части документа. Понятие реквизит постоянные и переменные реквизиты реферат

16.1. Понятие «реквизит» документа. Постоянные и переменные реквизиты, обязательные реквизиты документа

Каждый документ состоит из отдельных составляющих его информационных элементов, которые называются реквизитами (от лат. requisitum– требуемое, необходимое).В государственном стандарте (ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения») дается такое определение слову «реквизит»: «обязательный элемент оформления официального документа» (1).Поэтому в определении термина «документ» слово «реквизит» является одним из центральных.

Реквизиты могут быть графическими(герб, печать, эмблема), но в основном являютсятекстовыми(наименование организации, наименование вида документа, адресат, заголовок к тексту документа, отметка о наличии приложение и др.). Текстовые реквизиты могут состоять из одного-двух слов или включать в себя несколько достаточно самостоятельных частей.

Реквизиты документа устанавливаются стандартом или положением. Так, в государственном стандарте (ГОСТ Р 6.30-2003. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов») определен максимальный набор реквизитов управленческого документа. Таких реквизитов в стандарте - 30. Однако не все они используются при оформлении конкретного документа.

Обязательными для всех видов документа являются реквизиты, обеспечивающие его юридическую силу, - наименование организации (автора документа), дата документа, текст, подпись должностного лица (2).

Для отдельных групп документов обязательными могут стать и другие реквизиты, например, Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания),

Состав дополнительных обязательных реквизитовформуляра-образца определяется в нормативных документах, разработанных или согласованных министерствами (ведомствами) - разработчиками унифицированных систем документации.

Так, в число дополнительных обязательных реквизитов для всех документов, кроме писем, входит наименование документа; а в регламенте и других организационных документах обязательным является проставление грифа утверждения.

Регистрационный номер документа как обязательный реквизит проставляется в документах, указанных в соответствующем перечне. Реквизиты «Справочные данные об организации», «Основной регистрационный номер (ОГРН) юридического лица» и «Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)» являются обязательными только для исходящих документов.

Кроме того, некоторые реквизиты могут стать обязательными лишь в конкретной ситуации. Так, в бланках внутренних документов организации, в наименовании которой отсутствует указание на ее местонахождение, обязательным реквизитом является «место составления или издания». Если в самом наименовании организации имеется указание на ее географическое положение, то данный реквизит не используется.

Таким образом, количество обязательных реквизитов, как и их состав, зависят, прежде всего, от вида документа и системы документации, а также от цели создания документа, его назначения, содержания и формы, способа документирования (3).

Часть реквизитов носит достаточно длительный характер и может быть заранее внесена в бланк документа типографским способом. Это постоянные реквизиты:государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской федерации, эмблема или товарный знак (знак обслуживания) организации, наименование организации (автора документа), юридический или фактический адрес организации, место составления или издания документа, код организации, код формы документа, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (4).

Другие реквизиты вносятся в процессе работы с конкретным документом. Это переменные реквизиты,например: дата, регистрационный номер документа, адресат, резолюция, ссылка на дату и регистрационный номер входящего документа, заголовок к тексту, отметка о контроле, отметка о поступлении документа в организацию, отметка об исполнении документа и др. Они вписываются от руки, печатаются на компьютере или проставляются специальными штемпелями (штампами).

Реквизиты в официальном документе, как правило, расположены всегда в одном и том же месте, в определенной последовательности. Это помогает быстро найти нужные данные при ознакомлении с документом, применить метод однократной записи.

В практике работы с документами появляется необходимость проставления таких отметок, которые реквизитами не являются. Например: подлежит возврату,взамен разосланногои др.

studfiles.net

Тема 21. Система распорядительной документации

Основное назначение распорядительных документов. Классификация распорядительных документов с точки зрения сферы их действия, порядка разрешения вопроса, юридической силы.

Коллегиальный и единоначальный принципы управления. Фиксация управленческих решений в распорядительных документах. Распорядительные документы, издаваемые в условиях коллегиальности в условиях единоличного принятия решений.

Этапы подготовки проекта распорядительных документов. Процедура издания распорядительных документов на основе коллегиальности. Процедура подготовки распорядительных документов, изданных на основе единоначалия.

Структура текста распорядительного документа. Согласование и подписание распорядительного документа.

Правила составления и оформления распорядительных документов: постановления, решения, распоряжения, приказа, указания.

Тема 22. Система информационно-справочной документации

Назначение и состав информационно-справочной документации в управленческой деятельности. Особая роль информационно-справочных документов в процессе принятия управленческих решений.

Подготовка, составление и оформление докладных, объяснительных и служебных записок, предложений, представлений, справок, сводок, перечней, списков, заключений.

Служебная переписка. Классификация служебных писем. Правила их составления и оформления

Оперативные информационно-справочные документы: телеграмма, телефонограмма, факсограмма, электронное сообщение. Правила их составления и оформления.

Акт, протокол, их разновидности, правила составления и оформления.

Тема 23. Документы личного характера

Назначение и состав документов личного характера.

Правила составления и оформления личного заявления, автобиографии, резюме, личной доверенности, расписки.

Правила составления и оформления характеристики, отзыва, рекомендации, ходатайства.

3. Структура дисциплины

studfiles.net

Реквизиты документов. Постоянные и переменные — реферат

При наличии у визирующего замечаний  или возражений по содержанию документа  виза включает в себя указание на это.

24. Реквизит «Печать». Воспроизведение на печати Государственного герба Российской Федерации свидетельствует о принадлежности организации к органам государственной власти или государственного управления и регламентируется положением «О Государственном гербе Российской Федерации».

25. Реквизит «Отметка о заверении копии».

Копия документа - документ, полностью  воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние  признаки или часть их, не имеющий  юридической силы. Должностные лица копии документов не подписывают. Для  придания копии юридической силы оформляется «Отметка о заверении копии».

Состав реквизита: надпись Верно, проставляемая от границы левого поля от руки или специальным штампом, должность лица, заверившего копию, его личная подпись, расшифровка  подписи, дата заверения.

26. Реквизит «Отметка об исполнителе» проставляется от границы левого поля в нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа и включает в себя фамилию (или фамилию, имя, отчество) автора текста и номер его служебного телефона8. Допускается указывать номер факса.

27. Реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» включает в себя ссылку на дату и регистрационный номер документа, свидетельствующего об исполнении или краткие сведения о бездокументном исполнении, слова В дело, номер дела, в котором будет храниться документ, дату решения вопроса и личную подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.

28. Реквизит «Отметка о поступлении документа в организацию» проставляется в середине нижней части лицевой стороны первого листа документа от руки или специальным штампом. В оттиск штампа может быть включено наименование организации, получившей документ.

Реквизит всегда включает в себя дату поступления и порядковый регистрационный номер в том случае, если документ будет зарегистрирован.

29. Реквизит «Отметка для автоматического поиска документа» проставляется в момент оформления документа. Включает в себя данные, необходимые для оперативного поиска информации (диск, каталог, имя файла и т.п.).

Если документ оформлен на двух и  более листах, они должны быть пронумерованы  арабскими цифрами в середине верхнего поля, начиная со второго  листа с цифры 2.

ПОСТОЯННЫЕ РЕКВИЗИТЫ. ИХ ОФОРМЛЕНИЕ

01. Воспроизведение на документе Государственного герба Российской Федерации свидетельствует о принадлежности организации к органам государственной власти или государственного управления и регламентируется положением «О Государственном гербе Российской Федерации». Частная коммерческая структура воспроизводить Государственный герб на своих документах не имеет права.

02. Герб субъекта Российской Федерации размещается на документах органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации. Использование герба регламентируется соответствующими нормативными актами (законами, уставами, конституциями и т.д.) субъектов Федерации. Частная коммерческая структура воспроизводить герб субъекта Федерации на своих документах не имеет права.

03. Эмблема организации - зарегистрированное в соответствии с законом Российской Федерации «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров» символическое графическое изображение, которое позволяет идентифицировать (определить, установить) товаропроизводителя. Эмблема может состоять из графически оформленных начальных букв названия фирмы, либо из рисунка, отражающего направления ее деятельности.

04. Код организации проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) или по Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ). Любое зарегистрированное в установленном порядке предприятие имеет код ОКПО (восемь арабских цифр) или код ОКОГУ.

05. Код формы документа проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Код формы документа служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения возможных ошибок и является элементом идентификации документа.

Код ОКУД проставляется только на унифицированных2 документах, название форм которых включено в классификатор управленческой документации. Например: 0221052 - должностная инструкция; 0222152 -штатное расписание; 0276030 - график отпусков.

06. Реквизит «Наименование организации» является собирательным обозначением автора документа. Автором могут быть организация, ее структурное подразделение, должностное лицо.

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, если оно закреплено в учредительных документах. Сокращенное наименование помещают ниже полного в скобках или без них. При существовании вышестоящей организации над наименованием организации указывают сокращенное или полное наименование вышестоящей организации, если оно имеется.

Наименование структурного подразделения  указывают в том случае, если оно  является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

07. Реквизит «Справочные данные об организации» включает в себя почтовый адрес, указанный в соответствии с территориально-административным делением страны и почтовыми Правилами, и номера телефонов. Другие сведения указываются по усмотрению организации (номера факсов, телексов, адрес электронной почты, адрес в Internet, банковские реквизиты и др.).

08. Наименование вида документа указывается в случае, если оформляется любой вид ОРД, кроме письма. Вид документа «письмо» не указывается.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Федеральный закон от 20.02.95 № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации»//«Российская газета», № 39, 22 февраля 1995 г

2. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные  системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М.: ИПК Издательство стандартов. М., 2003

3. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство  и архивное дело. Термины и  определения». Утвержден постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 года № 28

4. Постановление Правительства  Российской Федерации от 27 декабря  1995 г. № 1268 «Об упорядочении  изготовления, использования, хранения  и уничтожения печатей и бланков  с воспроизведением Государственного  герба Российской Федерации»

5. Андреева В.И. Делопроизводство. Изд. 6-е, перераб. и доп. -- М.: ЗАО  «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000

6. Документы и делопроизводство: Справочное пособие /Т.В. Кузне-цова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум, А.В.  Соколов: Сост. М.Т. Ли-хачев. -- М.: Экономика, 2001

yaneuch.ru

17.3. Требования к оформлению переменных реквизитов заголовочнгй части документа

Реквизит 11 «Дата документа» - обязательный реквизит, наделяющий документ юридической силой.

При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года. Дата проставляется должностным лицом, подписывающим документ. Проставить дату подписания документа может также работник службы делопроизводства при условии, что регистрация документа и, соответственно, датирование его осуществляется в день подписания. Поскольку проставление конкретной даты оформляется, как правило, рукописным способом, то необходимо, чтобы запись была сделана разборчиво, четко.

Дата может быть оформлена двумя способами: цифровым и словесно-цифровым. При цифровом обозначении используются арабские цифры, расположенные в одной строке в следующей последовательности: день месяца (число), порядковый номер месяца, год. В конце даты точка и сокращенное или полное обозначение слова «год» не ставится. Например, дату 7 января 2008 г. следует оформить так: 07.01.2008. Замена арабских цифр при обозначении месяца римскими цифрами недопустима (7).

При словесно-цифровом способе оформления даты используются: цифровое обозначение числа, словесное обозначение месяца, цифровое (4 знака) обозначение года и сокращение слова «год» - г.: 07 января 2008 г.

Дата письма указывается в верхней заголовочной части листа ниже реквизитов «Справочные данные об организации», ОГРН, ИНН/КПП от границы левого поля, без кавычек и без предлога от.

Место для проставления даты документа обозначено, как правило, в бланке документа. Дата всегда предшествуетрегистрационному номеру документа.

ул. Пушкарская, д. 18, оф. 18

Санкт-Петербург, 1960790

тел/факс 234-30-29, 234-22-50

E-mail: TRILONI @vesso/spb/ru/

ОКПО ОКУД

ОГРН 1234567890123

ИНН/КПП 1234567890/123456789

05.09.2008 № 162

Реквизит 12 «Регистрационный номер документа»- условное, как правило, цифровое обозначение, под которым документ вводят в информационно-поисковую систему организации. Регистрация служебных документов облегчает последующую работу с ними.

Регистрационный номер проставляется от руки или машинописным способом справа от даты регистрации документа. При рукописном способе проставления регистрационного номера необходимо, чтобы все цифры были хорошо читаемы.

Порядковый номер проставляется в течение календарного года (с января по декабрь) с возрастающей последовательностью, в учебных заведениях - в течение учебного года.

По усмотрению организации цифровой номер может дополняться буквами: № 15-р (распоряжение), № 12-л/с (приказ по личному составу).

На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные номера авторов проставляются через косую линию в порядке указания авторов на документе (слева направо), например: № 606/209/453.

Реквизит 13 «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» используется только в ответных письмах. Сведения о регистрационном номере и дате переносятся с поступившего документа и в текст ответного письма не включаются.

На бланках для служебных писем этот реквизит располагается на второй строке под обозначением даты и регистрационного номера исходящего документа. В бланке обычно печатают На № (затем проставляется цифровое обозначение номера входящего документа) и предлогот(после которого указывается дата). Например: На № 3-11/813 от 11.08.2008.

Реквизит 15 «Адресат» - обязательный реквизит служебных писем, направляемых в другие организации, их структурные подразделения, должностным или физическим лицам. На внутренних документах данный реквизит может быть проставлен в том случае, когда документ предназначен для передачи руководству, например, на заявлениях, докладной и объяснительной записках.

Реквизит «Адресат» печатается в правом верхнем углу документа. В бланке с угловым расположением заголовочных реквизитов адресат находится на одном уровне с наименованием организации - автора документа на расстоянии 40 печатных знаков от границы левого поля.

Реквизит состоит из набора элементов. В пределах каждого элемента адресата текст печатается через один межстрочный интервал, а составные части адресата - через 1,5 - 2 межстрочных интервала.

Каждая составная часть реквизита начинается с новой строки. Перенос частей слова на другую строку не рекомендуется. Строка не должна заканчиваться предлогом или союзом. В конце строки точка не ставится.

Состав элементов реквизита и их оформление зависит от того, кому направлен документ.

1) При адресовании документа конкретному должностному лицу, кроме руководителей предприятия или их заместителей, элементы адресата располагаются в следующей последовательности:

• наименование предприятия-получателя в именительном падеже;

• наименование должности в дательном падеже;

• инициалы и фамилия должностного лица в дательном падеже.

Наименование должности пишется полностью, без сокращений. Инициалы указываются перед фамилией.

Перед фамилией должностного лица, которому направляется документ, при необходимости допускается указывать его ученую степень, звания. Сокращения типа т. (тов.), гр., г-ну, г-жепри оформлении реквизита «Адресат» использовать не рекомендуется.

При названии организации не рекомендуется использовать сокращения, условные символы или какие-либо знаки вместо полного их наименования, кроме общепринятых, например: АОО, АОЗТ, УВД, Ленгазтеплострой, НИИ, ЗАО, ТОО и др.

АОЗТ «Русские самоцветы»

Начальнику отдела делопроизводства

М.И. Косареву

2) Если документ адресуется руководителям предприятий или их заместителям, то наименование предприятий включаются в наименование их должностей в дательном падеже.

3) Если документ адресуется на имя организации или структурного подразделения, то эти наименования ставятся в именительном падеже.

При адресовании документа в организацию почтовый адрес (при необходимости) указывают ниже наименования организации.

Почтовый адрес не проставляют на письмах, адресованных в правительственные организации или постоянным корреспондентам.

4) Если документ направляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их названия указываются обобщенно в форме множественного числа: названия организаций - в именительном падеже, а наименование должностей - в дательном падеже.

5) Если документ направляется в несколько разнородных организаций или нескольким лицам, то все адресаты указываются в той последовательности, которая признается целесообразной. В случае, когда документ является ответным, первым (основным) адресатом указывают автора инициативного документа, на который дается ответ, а затем указываются другие организации или лица, которым он направляется для сведения. Слово «копия» перед вторым, третьим и четвертым адресом не указывается.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Они указываются в документе (один под другим), через два интервала. При бОльшем количестве адресатов составляют список рассылки, а на каждом документе указывают только один адресат.

6) При адресовании служебного письма физическому лицу вначале указывают его фамилию и инициалы, а затем почтовый адрес.

Шаповаловой О.П.

Кондратьевский пр., д. 20, кв. 2

Санкт-Петербург, 195197 (9)

Элементы адресата располагают флаговым способом - выравнивают строчки по левой стороне. Выравнивание строк по правой стороне не рекомендуется.

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке.

Реквизит 16 «Гриф утверждения» является особым способом введения документа в действие, когда одной только подписи для придания ему юридической силы недостаточно.В инструкции по делопроизводству организации содержится перечень документов, подлежащих утверждению. В числе таких документов указывают: акты (проверок, ревизий, передачи дел и т. п.), расписания (штатное, учебное), договоры, инструкции, отчеты, планы, положения, сметы, номенклатуру дел, некоторые разновидности протоколов и т.п. (10)

Утверждение документа производится после его подписания, санкционирует содержание документа или распространяет его действие на определенный круг организаций.

Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу документа. Устанавливаются два способа утверждения документов, имеющие одинаковую юридическую силу:

1. утверждение документа должностным лицом, к компетенции которого относится содержание документа;

2. утверждение документа правовым актом (постановлением, приказом, протоколом) (11).

1) При утверждении документа должностным лицом гриф состоит из слова УТВЕРЖДАЮ; наименования должности лица (с прописной буквы), утверждающего документ; его подписи, расшифровки подписи и даты утверждения (перед датой предлог от не ставится).

При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагаются на одном горизонтальном уровне, в пределах зоны, отведенной для размещения реквизита «Наименование организации». В этом случае рекомендуется оформлять документы не на бланке, а на чистых листах бумаги.

В грифе утверждения документа должны указываться наименование должности и расшифровка подписи лица, фактически утвердившего документ. Внесение изменений в сведения о лице, фактически утвердившем документ, в заранее оформленный гриф утверждения производится так же, как и в реквизите «Подпись» (См.)

2) При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом реквизит состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНЫ), наименования утверждающего документа в творительном падеже (со строчной буквы), его даты и номера. Слово, производное от глагола «утверждать», согласуется в роде и числе с наименованием утверждаемого документа, например:

• акт, устав, регламент - УТВЕРЖДЕН,

• инструкция - УТВЕРЖДЕНА,

• положение, штатное расписание - УТВЕРЖДЕНО,

• правила - УТВЕРЖДЕНЫ (12).

Элементы реквизита располагают флаговым способом (выравнивают по левой стороне) или центрируют каждую строку по отношению к самой длинной строке реквизита.

Слово УТВЕРЖДАЮ (УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ) печатается прописными буквами, без кавычек, без подчеркивания и без двоеточия после слова. Дата в грифе утверждения проставляется цифровым способом, перед датой необходим предлог от.

Реквизит 17 «Резолюция»оформляется соответствующим должностным лицом и содержит указания по исполнению данного документа. В состав реквизита должны входить следующие элементы: фамилия и инициалы исполнителя (исполнителей) в дательном падеже, содержание поручения, срок исполнения, подпись автора резолюции и дата резолюции.

Васильевой Е. В.

Прошу рассмотреть

и дать свои предложения

к 20.02.2008

Личная подпись

10.02.2008

Если исполнителей несколько, то ответственным за исполнение документа является лицо, указанное в резолюции первым.

Резолюция проставляется обычно от руки в правой верхней части листа (или на свободном от текста месте) на первом листе подлинника документа.

Многие руководители по различным причинам предпочитают оформлять резолюцию на дополнительном листе формата А6, прикрепляя его к документу. Это придает документу более эстетичный вид, но, с другой стороны, плохо обеспечивает сохранность резолюции (лист с резолюцией может открепиться от документа, а при сдаче дел в архив скрепка изымается и лист с резолюцией подшивается как отдельный документ).

Все части резолюции оформляются в соответствии с определенными требованиями:

1) Входящий документ должен направляться тому лицу, которое непосредственно участвует в его исполнении; нежелательно переадресование документа от одного лица другому.

2) В резолюции руководитель может выразить свое решение по затронутым вопросам.

3) Поручение должно быть конкретным, выполнимым. Недопустимы формулировки заданий типа: Прошу рассмотреть; Для решения; На рассмотрениеи т.д. Такие резолюции свидетельствуют о том, что руководитель не решает вопроса по существу, а лишь знакомится с содержащейся в документе информацией и переадресовывает её решение. Чаще всего причиной формального характера резолюции является перегрузка руководителей высшего ранга входящей документацией, которая не «фильтруется» до поступления к руководителю.

4) В резолюции должен быть указан конкретный срок исполнения.

5) Поскольку резолюция исполняется рукописным способом, большую роль играет почерк, т.е. разборчивое письмо. Резолюция должна восприниматься с первого прочтения, а не «расшифровываться».

На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора резолюции и дата.

Реквизит 19 «Отметка о контроле»проставляется на тех документах, исполнение которых взято на особый контроль по поручению руководителя. Отметку о контроле располагают в правом верхнем углу бланка. Отметку проставляют от руки цветным карандашом или фломастером (буква К) или соответствующим штампом (слово Контроль) (13).Срок исполнения документа может быть указан в резолюции руководителя или в самом документе. Если такого указания нет, то срок контрольного документа определяется нормативно-правовым актом.

studfiles.net

Смотрите также

• 
  Угрозы безопасности информации в компьютерных системах реферат
• 
  Реферат сестринский процесс при ишемической болезни сердца
• 
  Реферат политический кризис в россии 1993 года
• 
  Проектирование рациональных режимов труда и отдыха реферат
• 
  Акклиматизация человека в различных климатических условиях реферат
• 
  Реферат здоровье и эмоции факты и комментарии
• 
  Реферат на тему котлета по киевски история
• 
  Экологический след и индекс человеческого развития реферат
• 
  Реферат по физкультуре лыжный спорт перспективы развития
• 
  Реферат на тему обработка древесины 6 класс
• 
  Реферат на тему если хочешь быть здоров