Контроль бухгалтерского учета, а также иных сфер экономической деятельности должен осуществляться на всех без исключения коммерческих предприятиях.
При этом следует помнить о большом количестве самых разных особенностей подобных процедур. Они должны быть упорядочены, следовать друг за другом в определенном порядке.
Так как именно это является одной из причин отсутствия проблем самого разного рода при проведении проверок контролирующими органами.
Существенно упростить работу подобного рода позволяет специальный чек-лист. Его важность достаточно сложно переоценить. Существует множество вариаций форматов подобного документа.
По возможности необходимо заранее ознакомиться с его свойствами, нюансами составления. Так можно будет избежать множества сложностей в дальнейшем.
Данный документ содержит максимально подробную информацию о перечне вопросов по проводимому аудиту. Рассматриваемого типа лист не имеет установленного в законодательстве формата.
Но при этом обязательно следует соблюдать определенные правила при его формировании. Это позволит снизить вероятность осложнений в процессе проведения аудита.
Прежде, чем приступить к составлению подобного листа, необходимо рассмотреть следующие вопросы:
Сам чек-лист представляет собой особый документ, позволяющий одновременно решить достаточно большое количество различных задач.
Использоваться документ может различными учреждениями, контролирующими организациями и должностными лицами. Важно лишь помнить о правовых нормах, которые имеют место в случае составления документа данного вида.
Сам документ отражается следующие вопросы:
| Функционирование | А также соответствие – в случае проведения аудита системы менеджмента |
| Соответствие | Контрольный перечень вопросов применяется для реализации аудита предъявляемых требований к организации |
Использование подобного рода документов имеет как свои достоинства, так и недостатки. К основным минусам стоит отнести следующее:
| Перечень обозначенных в документе вопросов | Может быть чересчур узок, что приводит к проведения проверки недостаточно полномасштабной |
| Чек-лист может в некоторых случаях являться сдерживающим | Ограничивающим фактором для аудитора – за пределы поставленных вопросов выходить он попросту не будет |
| Документ не может заменить | Стандартный план проведения аудиторской проверки |
| У неопытного аудитора могут возникнуть некоторые сложности | С пониманием сформулированных в листе вопросов – он попросту не сможет доходчиво и понятно объяснить что же именно он разыскивает в конкретном случае |
| Документ должен быть максимально хорошо подготовлен | В случае дублирования вопросов может возникать серьезная путаница |
В большинстве случаев как достоинства, так и недостатки документа зависят от множества различного рода факторов.
В первую очередь это касается следующих моментов:
| Ограничения по времени | А также ресурсам при проведении аудиторской проверки данного типа |
| Потребности самого клиента | Для которого проводится аудит |
Чек-лист представляет собой универсальный инструмент для реализации задач, связанных с аудитом и некоторыми другими процедурами, которые регулярно должны осуществляться на предприятии.
Включать в себя подобные документы могут следующее:
| Перечень | Специально разработанных контрольных вопросов |
| План осуществления контроля | Выборочного или же полного |
| Бланки для записи различных данных | Свидетельства поддерживающего характера, результаты аудита, протоколы совещаний |
Пользователями документа данного вида сегодня могут быть:
| Организациям | Занимающимся проведение аудита различного формата |
| Учреждения | Проводящие регистрацию, проверку, сертификацию коммерческих и иных предприятий |
Данный лист позволяет одновременно или последовательно решать следующий перечень задач:
Также подобные документы нередко используются для решения иных задач. Стоит заблаговременно ознакомиться со всеми основными свойствами подобных документов. Это даст возможность избежать большого количества самых разных сложностей.
Про внутренний аудит системы менеджмента качества смотрите в статье: внутренний аудит. Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации в 2018 году, читайте здесь.
Основным законодательным актом, в соответствии с которым должен составляться документ данного вида, является Федеральный закон №307-ФЗ от 30.12.08 г. «Об аудиторской деятельности».
Включает данный нормативно-правовой документ следующие основные разделы:
| ст.№1 | Аудиторская деятельность |
| ст.№2 | Перечень основных НПД, которые также регулируют подобного рода деятельность |
| ст.№3 | Что такое аудиторская организация |
| ст.№4 | Что подразумевается под термином «аудитор» |
| ст.№5 | Что подразумевает под собой обязательный аудит |
| ст.№6 | Аудиторское заключение |
| ст.№7 | Перечень основных правил, стандартов действий, проводимых аудиторами |
| ст.№8 | Обозначает полную независимость различных аудиторских организаций |
| ст.№9 | Аудиторская тайна |
| ст.№10 | Как осуществляется контроль за качеством проведения проверки |
| ст.№11 | Квалификационный аттестат аудитора |
| ст.№12 | Порядок, а также основания для проведения аннулирования аттестата аудитора |
| ст.№22 | Проведение государственного контроля в рассматриваемой сфере деятельности предприятия |
По возможности стоит внимательно ознакомиться со всеми нюансами законодательства, регламентирующего аудиторскую деятельность. Так как именно эти нормативно-правовые документы должны в обязательном порядке соблюдаться.
Процесс составления рассматриваемого типа листа достаточно прост, но имеет свои нюансы. Существенно упростить подобного рода процедуру можно будет рассмотрев пример чек-листа внутреннего аудита СМК.
Непосредственно сам процесс составления может осуществлять различными способами. Прежде всего нужно будет рассмотреть следующие основополагающие вопросы:
Пример в Excel чек-листа для внутреннего аудита можно легко скачать в интернете. По возможности следует использовать только лишь хорошо себя зарекомендовавшие и проверенные ресурсы.
Сегодня существует достаточно большое количество частных учреждений, занимающихся проведением аудита. Бесплатно, в виде консультации такие предприятия могут представить образец данного документа. Или же за отдельную плату.
Сам порядок заполнения аудита в законодательстве не отражается. Но необходимо по возможности придерживаться следующего алгоритма:
| Определяется целевая аудитория | Для кого будет разрабатываться документ, основные задачи, которые нужно будет решить с его помощью |
| Формируется перечень вопросов | Которые требуется рассмотреть в случае проведения проверки на предприятии |
| Определяется сам формат | Составления документа |
Обычно в качестве основного формата используется именно лист Excel. Причиной тому является простота составления, а также распечатки. Достаточно часто чек-листы необходимы именно в бумажном формате.
При необходимости электронный документ без затруднений можно будет отправить через интернет. Следует помнить о некоторых важных нюансах формирования подобного рода листа.
Единственный верный способ избежать возникновения различного рода сложностей при составлении подобного документа – воспользоваться уже заполненным образцом.
Таким образом, также можно будет существенно ускорить процедуру проведения подобного рода процедур. Особенно это касается части составления вопросов. Нередко именно на этом этапе возникают всевозможные затруднения.
Сам чек-лист представляет собой таблицу, включающую шесть различных столбцов. Их перечень:
| Нумерация строки | — |
| Требование | Которые необходимо будет проверить |
| Вопросы уточняющего характера | По необходимости |
| Указывается способ осуществления оценки различного рода требований | Проводятся наблюдения, осуществляется проверка документации |
| Проставляется соответствующая отметка о выполнении | Или же невыполнении определенных стандартов по конкретному вопросу |
| Свидетельство о достоверности проведения аудита | Ставится запись, а также комментарий аудитора |
Основной перечень требований к аудиту, а также вопросам в рассматриваемом документе обозначается в ISO 9001. Рассмотрение этого стандарта необходимо во избежание большого количества самых разных затруднений.
Процесс составления документа этого вида дает возможность существенно сократить время, требуемое для осуществления аудиторской проверки.
Также чек-лист используется для решения большого количество самых разных иных задач. Перечень их обширен, в каждом случае строго индивидуален.
buhonline24.ru
Область потребности в контроле зависит от структуры и вида деятельности конкретной организации. Для правильной проверки работы компании необходимо регулярно проводить внутренний аудит. Эта процедура просто невозможна без корректно составленного чек-листа.
Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа.
Или позвоните нам по телефонам:
+7 (499) 450-01-33 (Москва)+7 (812) 490-76-58 (Санкт-Петербург) Это быстро и бесплатно!
Чек-лист по аудиту может потребоваться для проверки всей деятельности организации или какой-то одной отрасли, процесса или подразделения. Данный документ раньше заполняли в виде бумажного носителя, позже стали появляться электронные версии в Word и Excel. Сейчас существуют специализированные приложения для проведения внутреннего аудита, но предыдущие методы по-прежнему актуальны.
Стандартный бланк чек-листа по проведению аудита содержит 6 столбцов:
Для предотвращения путаницы в данных, рекомендуется делить проверку на части, используя для каждой области деятельности свой чек-лист.
Само понятие чек-лист дословно переводится как «контрольный список» и может применяться даже для аудита деятельности 1 сотрудника компании.
Согласно Федеральному закону от 30.12.2008 №307 «Об аудиторской проверке» регулируется составление чек-листов различных видов, но это касается внешнего аудита. Законодательно разрешено проводить внутренний аудит привлеченными компаниями. Руководство может пригласить сотрудника для проведения проверки, а не создавать комиссию из собственных работников.
Ст.19 Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 6 декабря 2011 обязывает проводить внутренний аудит. Это касается проверки бухгалтерской сферы, другие отрасли деятельности контролируется согласно личным предпочтениям организации.
Главными задачами чек-листа являются контроль и структурирование информации о текущих процессах какого-либо вида деятельности. Это своего рода контрольный список вопросов, позволяющий провести планомерный анализ и выявить недочеты в работе конкретного звена организации.
Помимо контролирующей функции на основе данных чек-листа возможно составление дальнейшего плана развития или изменения структуры компании. Также по результатам внутреннего аудита допустима оценка компетентности сотрудников проверяемого отдела компании или целого филиала.
Этапы заполнения чек-листа для внутреннего аудита СМК с примерами описаны ниже.
В процессе контроля структура чек-листа имеет важное значение. При его разработке необходимо учитывать логичную последовательной процедуры, исключающую постоянный возврат к уже рассмотренным аспектам. Это позволит выстроить корректную структуры не только самого контрольного списка, но и помочь в правильном его заполнении.
На самом деле заполнение грамотно составленного чек-листа очень простое.
Образец чек-листа для внутреннего аудита вы можете скачать здесь.
Образец чек-листа для внутреннего аудита
Само понятие чек-листа применяется не только для контроля за сотрудниками и организационными процессами. Эта форма проверки часто используется и для самоанализа своей деятельности, поэтому бланк контрольного списка способен принимать своеобразные виды. Чек-лист внутреннего аудита имеет определенные задачи, направленные на контроль за деятельностью компании. Заполнение чек-листа не вызывает особых сложностей, но его составление должно быть вдумчивым и последовательным. В этом случае внутренний аудит будет простым и результативным.
О кадровом аудите с применением чек-листа расскажет это видео:
Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:+7 (499) 450-01-33 (Москва)+7 (812) 490-76-58 (Санкт-Петербург)
Понравилась статья? Поделитесь с друзьями в социальных сетях:Вконтакте
Одноклассники
Google+
И подписывайтесь на обновления сайта в Контакте, Одноклассниках, Facebook, Google Plus или Twitter.uriston.com
Глава 8
Контрольные листы
ЦЕЛИ ЗАНЯТИЯ
На данном занятии перед участниками ставятся следующие цели:
- Понять назначение, преимущества и возможные ошибки использования контрольных листов.
- Освоить методику составления эффективного контрольного листа.
- Понять важность рассмотрения взаимодействия процессов при составлении контрольного листа.
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
Контрольный лист может стать одним наиболее полезных инструментов в работе аудитора, но только при условии его тщательной разработки для конкретного использования. При неправильном применении контрольный лист может лишь создать излишние сложности.
Цель контрольного листа – напомнить аудитору о той информации, которую необходимо получить и о тех фактах, подтверждение которым нужно найти. Не следует использовать его, как перечень вопросов, обращенных к проверяемой стороне, в котором нужно поставить «галочку». Разработка контрольных листов имеет и «оборотную сторону», поскольку может привести к созданию границ в работе аудитора и снижению эффективности общения. Не забывайте, что контрольные листы служат лишь руководством, и эффективный аудит основан не только на контрольных листах.
Незначительное преимущество возникает при применении так называемых «контрольных листов универсального характера», основанных на широко применяемых стандартах как, например, ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001. Они могут служить подсказкой неопытным аудиторам. Однако, опытные аудиторы, работающие в органах по сертификации, как правило, такими листами не пользуются, поскольку всестороннее знание стандарта позволяет аудиторам постоянно контролировать «ключевые моменты». Действительно эффективные контрольные листы разрабатываются с помощью методик и другой документации системы управления качеством, которая привлечет внимание аудитора к ключевым моментам.
Контрольные листы для проверки недокументированной системы менеджмента
Следует заметить, что даже самые опытные аудиторы занимаются разработкой подробных контрольных листов в тех случаях, если аудит проводится по критериям, отличающимся от тех, которые обычно используются аудиторами, а также при подготовке к проведению аудита неформальной системы. В последнем отсутствует структура, привязанная к стандартам, и, следовательно, даже самый опытный аудитор может растеряться при отсутствии контрольных листов. Контрольный лист для проведения аудита недокументированной системы может быть разработан на основе критериев аудита (по контракту, программе качества и т.п.) после получения достаточной информации о том, как в организации проводится работа (начальный аудит, связь между аудитами, предварительное знакомство), а также при помощи процедур, рабочих инструкций, должностных инструкций, форм или другой документации, имеющейся в наличии.
Разработка контрольных листов
Одним из методов разработки контрольных листов является изучение стандарта, процедуры или инструкции, на соответствие которым вы проводите аудит, и перефразирование утверждений в вопросы, например:
“Аудиты должны проводиться аудиторами, имеющими соответствующую подготовку»
можно перефразировать
«Какие требования выдвигаются к подготовке аудиторов?»
На практике, вопросы напомнят аудитору о той информации, которую необходимо получить. Утверждения следует рассматривать не как основу для обязательных вопросов, а как направляющие указания для понимания сути требований и ключевых моментов.
В контрольных листах следует предусмотреть место для регистрации аудитором полученной информации. Подробные сведения об опрошенных лицах, продукции, оборудовании, документации и т.п. необходимо зарегистрировать, сохраняя взаимосвязь между ними и, по возможности, прокомментировав соответствующим образом. Таким образом, контрольные листы могут стать протоколом аудита, позволяя положительным наблюдениям дополнять негативные моменты, требующие составления отчета о несоответствии. В таком виде контрольные листы могут заменить краткие заметки аудитора, выполняемые в ходе работы. Некоторым образом контрольные листы «организуют» процесс регистрации информации, превращая его в четкую систему для отчета об аудите. Многие организации требуют, чтобы заполненные контрольные листы составляли часть отчета о проведенном аудите.
Подробные контрольные листы со всеми аннотациями, выполненными в ходе аудита, могут стать крайне полезной информацией для планирования последующих аудитов на том же объекте. Контрольные листы ни в коем случае не следует рассматривать, как документы жестко установленной формы. Иначе это приведет лишь к формальному, поверхностному анализу. Напротив, аудиторы должны творчески подходить к использованию контрольных листов и вносить в них поправки, если возникает необходимость рассмотреть дополнительные области.
Другая цель контрольных листов – совершенствование временных затрат. Аудитор сможет отследить количество времени, затрачиваемого на решаемые вопросы и, таким образом, придерживаться графика работ. При разработке контрольных листов аудитор может предположить, сколько времени может понадобиться для анализа различных вопросов и указать это время в контрольных листах. Затем, в ходе аудита, регистрируется реально затраченное время, позволяя аудитору контролировать темпы работ и вносить поправки при необходимости. Со временем, контрольные листы позволят довольно точно планировать проведение аудита.
Помните: контрольный лист – это памятка, средство освежить память. Следует грамотно использовать контрольные листы, не позволяя им становиться ограничителями при проведении аудита.
Другой полезный подход – указать в контрольном листе соответствующие требования (пункты стандарта или Руководства), контрольную документацию и необходимые для регистрации данные (записи).
Контрольные листы для внутреннего аудита
Контрольные листы для проведения внутреннего аудита разрабатываются по тем же правилам, однако, сфера их распространения не столь широка. В зависимости от подхода к составлению графика внутренних аудитов (по процедурам или по отделам, контрольные листы в основном рассматривают виды деятельности в конкретном отделе или выполнение требований конкретной процедуры).
Пример контрольного листа:
| Компания: Пример ЛТД. | Отдел/деятельность: Склад | № отчета: | ||||||
| № п/п | Пункт ISO 14001 | Процедура | Задача | Замечания аудитора | Время | |||
| 4.4.5 | P.05 | Проверить наличие и состояние следующих процедур: - P.10.1 Управление внутренней документацией - P.13 Управление внешней документацией - P.15.1 Разработка технологических регламентов | 15 мин | |||||
| 4.4.2 | P.10.1 | Посмотреть процедуру подготовки кладовщиков – Р 12.1 Посмотреть записи по обучению | 15 мин | |||||
| 4.4.6 | P.10.1 | Проверить поддержание карт складирования и соблюдение параметр этих карт. | 15 мин | |||||
| Другие вопросы: | ||||||||
| Аудитор: | Дата: | Подпись: | ||||||
Дата добавления: 2015-10-28; просмотров: 226 | Нарушение авторских прав
mybiblioteka.su - 2015-2018 год. (0.056 сек.)mybiblioteka.su
Контрольный вопросник (чек-лист) - заранее составленный систематизированный перечень вопросов, ответы на которые позволяют аудитору непосредственно в ходе аудиторской проверки получать информацию, достаточную для оценки состояния объекта аудита.
Контрольный вопросник - своеобразная «шпаргалка» аудитора.
ПРИМЕРНАЯ ФОРМА КОНТРОЛЬНОГО ВОПРОСНИКА
| Объект проверки | Проверяемое подразделение | Критерии проверки | Должность и Ф.И.О. собеседника | Пометки аудитора |
| КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ | ||||
Вопросы, включаемые в контрольный вопросник, должны представлять возможность развернутых ответов. Вопросы должны строиться таким образом, чтобы ответы на них давали аудитору верное представление о проверяемом объекте.
Внимание! Аудитору следует избегать общих, недостаточно конкретных вопросов.
Пример неправильного вопроса:
Пример правильных вопросов:
По какому экологическому аспекту данный участок отнесен к категории опасных объектов?
Какие точки контроля на участке являются критическими?
Кто осуществляет контроль (мониторинг) данных точек?
Где фиксируются данные контроля (мониторинга)?
Каким образом анализируются данные контроля (мониторинга)?
Имеется ли на участке план по предотвращению аварий, локализации и ликвидации их последствий?
Назначены ли официально лица, ответственные за реализацию мероприятий данного плана?
Соответствует ли квалификация работников установленным требованиям?
Кто, когда и каким образом проводит учебно-тренировочные занятия с работниками участка? [5]
Обеспечены ли работники участка соответствующими рабочими инструкциями?
ПРИМЕР ВОЗМОЖНЫХ ВОПРОСОВ ПРИ ПРОВЕРКЕ
СОБЛЮДЕНИЯ ТРЕБОВАНИЙ ИСО 9001 К УПРАВЛЕНИЮ
ДОКУМЕНТАЦИЕЙ И ЗАПИСЯМИ
| Требования ИСО 9001 | Вопросы аудитора |
| п. 4.2.3. Управление документацией Должна быть установлена документированная процедура, предусматривающая: а) утверждение документов, подтверждающее их адекватность перед выпуском; в) анализ обновления документов; с) обеспечение идентификации изменений и статуса пересмотра документов до их использования; d) наличие документов на местах их использования; е) обеспечение идентификации внешних документов; g) предотвращение непреднамеренного использования устаревших документов и применения их для каких-либо целей. п. 4.2.4. Управление записями Записи должны быть установлены и поддерживаться для доказательства соответствия требованиям и эффективности функционирования СМК. Записи должны быть четкими, легко идентифицируемыми и доступными. Должна быть установлена документированная процедура управления идентификацией, хранением, защитой, поиском, сроками хранения и уничтожением записей. | - Предусмотрена ли проверка документов СМК до их утверждения? Если да, то кто это проводит? - Предусмотрены ли анализ и актуализация документов СМК? Если да, то когда и кто это осуществляет? - Фиксируется ли статус пересмотренных документов? - Каким образом обеспечена доступность документов для их пользователей? - Какими средствами обеспечивается управление документацией? - Имеется ли Перечень внешних документов, используемых в СМК? - Имеется ли Перечень внутренних ссылочных документов, используемых в документах СМК? - Как предотвращается использование устаревших документов СМК? - Каким образом определяется состав обязательных записей? Где он фиксируется? - Кто и когда разрабатывает формы для записей? - Определены ли ответственные за ведение записей? - Являются ли записи четкими и понятными для пользователей? - Каким образом осуществляются хранение и защита записей? - Устанавливается ли срок хранения записей? - Как осуществляется уничтожение записей? |
ПРИМЕР ПРОЦЕССООРИЕНТИРОВАННЫХ ВОПРОСОВ
АУДИТОРА
- Определены ли потребитель и поставщик процесса?
- Установлены ли документированные требования к входам и выходам процесса?
- Каким образом обеспечивается управляемость процесса?
- Достаточно ли полномочий и ресурсов у руководителя процесса для эффективных управленческих воздействий?
- Обеспечивает ли инфраструктура организации соответствие процесса установленным требованиям?
- Обеспечивают ли производственные условия соответствие процесса установленным требованиям?
- Имеются ли свидетельства оценивания улучшения процесса?
- Имеются ли свидетельства принятых мер по претензиям потребителя процесса?
- Проводится ли систематический анализ результативности и улучшения процесса?
- Каковы данные такого анализа?
В отличие от работы с опросным листом, работа с контрольным вопросником дает аудитору возможность:
разъяснять собеседнику в случае необходимости поставленные вопросы,
уточнять ответы собеседника путем дополнительных вопросов,
запросить подтверждения положительных ответов,
задать один и тот же вопрос нескольким собеседникам с целью повышения объективности полученной информации,
использовать полученные ответы для последующего анализа.
Заполненный и подписанный аудитором (и при необходимости его собеседником) контрольный вопросник, как и опросный лист, может рассматриваться в качестве официального документа аудиторской проверки.
Внимание! Контрольный вопросник - методический инструмент аудитора, особенно значимый на начальном этапе его работы. Использование контрольного вопросника не должно ограничивать объем действий по аудиторской проверке, который может изменяться в зависимости от информации, собранной в ходе аудиторской проверки.
Контрольные вопросники необходимо систематически обновлять, поскольку после внедрения систем менеджмента и проведения нескольких плановых внутренних проверок в соответствии с требованиями ИСО 9001 (ИСО 14001), последующие проверки перестают выявлять слабые места. Задаваемые аудиторами вопросы становятся рутинными. Сотрудники проверяемых подразделений заранее знают, какие вопросы им будут задавать. Такую ситуацию У. Фрей называет «феноменом усталости от аудита» [6].
studfiles.net
Аудит СМК — это систематический, независимый и документированный процесс получения свидетельств в форме наблюдений и их объективной оценки с целью определения степени выполнения требований ISO 9001:2008, государственных регламентов, внутренних стандартов предприятия, а также с целью оценки эффективности работы подразделения.
Целями аудита СМК являются:
Под несоответствиями в ходе аудита СМК следует понимать невыполнение требований ISO 9001:2008, государственных регламентов, а также внутренних стандартов предприятия. Несоответствия бывают существенные и несущественные. Под несущественными несоответствиями понимают небольшое отклонение от установленных требований. Под существенными несоответствиями понимают невыполнение любого из пунктов стандарта.
Найденные во время аудита СМК несоответствия являются потенциалом для улучшения системы с помощью корректирующих и предупреждающих действий.
Для проведения аудита СМК необходимо наличие следующих документов:
наименование подразделения,цель и задачи аудита,список аудиторской группы,
дата и место проведения аудита,перечень документов, на соответствие которым проводится аудит,
перечень контрольных вопросов,список должностных лиц, которым должны быть направлены копии отчета об аудите.
При проведении аудита СМК возможно использование фотоаппарата. Наличие фотоаппарата является преимуществом, так как только видеофиксация позволит нам довести масштаб «беспорядка» до конечного потребителя продукта аудита СМК (как правило, руководителя). Видеофиксация помогает также избежать фальсификации и субъективизма. Фотографии нарушений с комментариями вставляются в отчет обаудите СМК. При проведении повторного аудита СМК по результатам корректирующих мероприятий фотографии, расположенные в отчете, являются определяющим наглядным фактором.
Процесс проведения аудита СМК включает в себя три стадии:
Предварительная проверка документации
Системная документация по обеспечению качества, по возможности, проверяется в полном объеме. До проведения основного аудита аудитор может запросить основную документацию для предварительного изучения. Сертификационные аудиты всегда проводятся с запросом основных документов в электронном виде. При этом с аудитором подписывается соглашение о конфиденциальности.Проводится анализ результатов предшествующих аудитов. Основное внимание уделяется не только несоответствиям, но и корректирующим мерам и отметкам об их выполнении.
Рис. 3. Схема проведения аудита СМК
Проверка на месте включает в себя:
установление основных параметров состояния и деятельности аудитируемого подразделения;
качественная оценка факторов риска, уровня соответствия стандартам;
оценка возможности соблюдения технологических параметров;
оценка системы внутреннего контроля;оценка качества предоставления услуги.
основанная на фактах демонстрация различий между Руководством по качеству и связанными процедурами;
основанная на фактах демонстрация различий между стандартами и реальным выполнением процесса.
После реализации корректирующих действий, руководитель аудитируемого подразделения информирует главного аудитора для последующего инспекционного контроля, о чем делаются дополнительные отметки в протоколе о несоответствии (отчете по аудиту).
Рис. 4. Пример отчета по аудиту
Результаты аудита СМК (с учетом мер по устранению несоответствий) служат основой для регулярного анализа, оценки состояния и определения эффективности системы качества руководством организации. Сводная информация о результатах аудитов СМК, проведенных в течение года, попадает в ежегодный обзор системы управления на предприятии.
iso-management.com
Источник: автором статьи на английском языке является Марк Хаммар – сертифицированный в ASQ (American Society for Quality, — ред.) специалист по качеству и деловому совершенству. В сфере качества эксперт трудится с 1994 года. У него есть опыт работы в сфере аудитов, улучшения процессов, написания процедур для систем управления качеством и систем экологического менеджмента. Марк Хаммар – сертифицированный главный аудитор по стандартам ISO 9001, AS 9100, ISO 14001.
Внутренний аудит является самым важным инструментом проверки СМК (Система менеджмента качества, — ред.) или любой другой системы менеджмента. Из требований ISO 9001:2015 очень ясно, что внутренний аудит является ключевым элементом вашей системы. А коль уж вы заинтересованы в понимании того, как функционируют ваши процессы – еще и главное средство сбора информации. Однако о чек-листах в ISO 9001:2015 ничего не сказано. С другой стороны, их широко и давно используют, чтобы убедиться, что никакая фаза или составляющая процесса внутреннего аудита не упущена вами.
Ключ к пониманию всех «Как?» и «Зачем?», возникающих у вас в связи с чек-листами дает понимание требований ISO 9001:2015 к внутренним аудитам. В соответствии с Пунктом 9.2.1 норматива, внутренние аудиты в СМК преследуют две основные цели:
Задача с чек-листами, таким образом, сводится к тому, что нужно опираться при их подготовке на всю необходимую информацию, чтобы можно было гарантированно получить два только что упомянутых выхода из бизнес-процесса внутреннего аудита.
Внутренний аудит позволяет оценить выходы из процессов СМК путем анализа записей или прямого наблюдения аудиторов за работой сотрудников. Все это в итоге сличается с известными и подготовленными заранее планами по результатам работы. Как мы уже показали, есть два основных «комплекта» запланированных результатов, которые следует проверить: те, что подразумевает ISO 9001:2015 и те, что компания сама назначила для своих бизнес-процессов. К примеру, если вы аудитируете процесс закупок на соответствие требованиям стандарта ISO 9001:2015 (Пункт 8.4.1, — ред.), ваша задача будет заключаться в том, чтобы подтвердить, что внешние поставщики оцениваются, отбираются, в отношении их работы установлен мониторинг. Что применительно к ним действуют механизмы переоценки, в основу которых положена их способность поставлять продукты и услуги, соответствующие требованиям. Таковы требования стандарта в этом вопросе. Подтвердить выполнение соответствующих положений компания с системой качества может на базе проведения раз в три года аудита своих поставщиков. Тогда это будет установленным конкретным предприятием критерием эффективного функционирования процесса.
При таких «исходных» мы уже можем начать составление чек-листа для аудита. Чек-лист аудитора – это обычно список вопросов, которые он собирается задать, иногда – список операций, выполняемых работниками компании, которые он хочет наблюдать для получения свидетельств соответствия действий плану. Составляется чек-лист после анализа, во-первых, требований ISO 9001:2015, во-вторых, всех документированных и недокументированных процессов и процедур. Последнее нужно, чтобы аудитор знал, как процесс должен протекать в идеале и что должно получиться на выходе. Для примера с внешними поставщиками, рассмотренного нами выше, чек-лист может включать вопросы к поставщикам, а также сбор и оценку отчетов внутренних аудитов самих поставщиков. Такие данные в совокупности должны подтвердить соответствие СМК стандарту и реальных бизнес-процессов – требованиям СМК.
Чек-лист – это не только вопросы. В нем аудитор может записать выдержки из положений процедур, которые он наметил проверить. Помните, что чек-лист – инструмент аудитора. Его нельзя дать владельцам процессов, являющихся объектом аудита, чтобы они сами заполнили его. Это абсурд. Итак, подводя итоги, можно подчеркнуть, что формат чек-листа воспринимает любые вопросы и выдержки из документации СМК, которые могут быть полезны с точки зрения проверки работоспособности всех элементов системы.
Если вы хотите лучше понять процессный подход, вот вам неплохая статья по этому поводу «ISO 9001: важность процессного подхода».
Помните, мы выделили две части требований ISO 9001:2015 к внутренним аудитам. Только что мы в основном говорили о первой части. Практическую реализацию на предприятии остальных положений ISO 9001 проверить будет сложнее. Однако и эта задача по плечу любому. Зависит от специфики конкретного проверяемого процесса, конечно. Как известно, многие компании для оценки деятельности прибегают к ключевым показателям эффективности (KPI – Key Performance Indicators, — ред.), в том числе, когда добиваются соответствия ISO 9001:2015. Владельцы процессов выбирают один или несколько индикаторов, измеряя конкретный показатель которых можно с уверенностью делать выводы о состоянии процесса.
Я это говорю к тому, что если KPI у вас внедрены и поддерживаются владельцами процессов, то оценку эффективности СМК на основе имеющихся KPI можно включить в качестве одного из элементов чек-листа внутреннего аудита. Если KPI не включены в практику проверяемой компании, то хорошо будет включить в чек-лист вопрос к владельцу процесса: как он сам для себя определяет, что его процесс эффективен. Выяснив это, вы добьетесь большего от процесса внутреннего аудита.
Чтобы получить больше информации о ключевых показателях деятельности, посетите страницу «Как назначить ключевые показатели деятельности для вашей СМК на основе ISO 9001».
Да, безусловно, в стандарте ISO 9001:2015 отсутствует требование использовать чек-лист. Но это удобный способ оформления и организации вопросов, которых вы должны коснуться в ходе внутренней проверки. С чек-листом вы точно ничего не забудете проверить. Как и многие другие проверенные практики проведения внутренних аудитов, чек-лист дает возможность сэкономить время, избежать ошибок. Если только вы заинтересованы в создании экономичной, но, тем не менее, эффективной и результативной СМК, то для вас такое средство, как чек-лист – просто бесценно.
Перевод: сотрудник «Единый Стандарт» Валентин Рахманов.
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.
1cert.ru
