Тема 1.2. Этапы проведения инвентаризации. Инвентаризация это контрольное мероприятие


Инвентаризация - порядок и сроки проведения

Инвентаризация товаров – обязательная работа на любом предприятии. Это один из лучших методов для фактического контроля за наличием и сохранностью ТМЦ. В нашем материале мы кратко рассмотрим, как проходит данный процесс, в какие сроки проводят инвентаризацию и иные нюансы этой работы.

Для чего нужна инвентаризация и что можно проверять?

Инвентаризация проводится для проверки:

Проведение инвентаризации

Проведение инвентаризации

Также проводится и проверка документов, предметов бухучета, включая:

Главная цель инвентаризации – выявление нарушений, краж, сокрытий. Но также с помощью инвентаризации можно:

  1. Контроль производственного процесса.
  2. Поиск продукции с истекшим сроком годности для снятие с продажи.
  3. Выявление недобросовестности, нарушения распорядка и несоответствующее поведения сотрудникам принятых в организации норм и правил.

Общие советы по проведению инвентаризации

Все компании должны проводить инвентаризацию согласно ФЗ № 129, а порядок его проведения описан в методических указаниях, изложенных в приказах Минфина под номером № 49, который был утвержден в 1995 году.

Прежде чем проводить инвентаризацию, минимум за 10 дней до данного мероприятия нужно издать приказ по форме ИНВ-22, при этом его обязательно стоит зарегистрировать в журнале, в которой ведется учет и контроль такой документации.

В инвентаризации участвует специальная комиссия, созданная из сотрудников компании, которая может быть рабочей, постоянной и разовой. Задача постоянной – выполнение плановой, выборочной инвентаризации и проведение контрольных проверок. Если в компании есть большое количество ТМЦ, то в такие периоды можно проводить выборочную инвентаризацию – в этом случае решение о проведении нужно принимать в рабочем порядке.

Рабочие комиссии могут участвовать в плановых инвентаризациях и проводить выявление результатов. А вот в случае разовых инвентаризаций нужно утверждать вначале их состав, поскольку он может отличаться при проведении мероприятий.

Прежде чем начинать работы, следует проверить, как организована работы компании:

Проводить проверку (имущественную, документальную), есть ли товары и продукция в наличии, нужно в коллегиальной форме. При этом все участники комиссии должны участвовать в этом, в обратном случае результаты проверки могут быть признаны незаконными. Также при проведении инвентаризации должны присутствовать лица, которые несут матответственность.

При этом главной задачей руководства является создание условий, когда наличие продукции может быть проверено максимально точно и в заданное время.

Кроме того, руководитель должен предоставить все необходимые инструменты и измерительные приборы для проведения инвентаризации. А вот материально ответственные лица должны подготавливать товары, оформить документацию до проведения работ. Нужно подготовиться и самим членам комиссии: опломбировать склад, где расположены товары, проверить весы, получить документы от материально ответственных лиц, в которых подтверждается данные о товарах, их стоимости, их движении.

Инвентаризация может проводиться достаточно долго, и в этот процесс могут осуществлять отгрузки или приёмка товара. В таком случае на них составляет отдельная опись.

Также при проведении инвентаризации составляет приказ, в котором обязательно должны быть причислены товары, которые нужно проверит, причины проведения инвентаризации, сроки. Но также следует подготовить и другие документы:

Как проходит инвентаризация – пошаговое руководство

Первый шаг – подписание приказа о проведении работ, на основании которого создается комиссия, уполномоченная на проведения инвентаризации. Обычно в нее включаются товаровед, технолог и бухгалтер.

Дальше все проходит по следующей схеме:

  1. Комиссии передает учетные данные по ТМЦ из бухгалтерии.
  2. Проводится проверку измерительного и иного оборудования, которое будет применять при проведении работ, что минимизирует риск неточностей.
  3. Помещение опечатывают, чтобы у материально-ответственных лиц не было возможности спрятать лишний товар или возместить убыток.
  4. Проводятся все учетные документы, причем их подписывает руководитель компании.
  5. Снимается касса и проверяется выручка (если мы говорим про магазин).
  6. Ответственное лицо подписывает расписку, в которой указывает, что все готово к подсчетам остатков.
  7. Начинается процедура инвентаризации: продукция взвешивается, измеряется по количеству и объему.
  8. Полученные результаты сравниваются с фактическими документами, а итоги записывают в специальную ведомость.

При проведении работ посторонним нельзя находиться в помещении, а рабочий процесс приостанавливаются. Ночью или при уходе на обед руководитель комиссии должен опечатать помещение.

Инвентаризация – сроки проведения

Количество проводимых инвентаризаций, даты их проведения определяет руководитель компании (кроме случаев, когда инвентаризация является обязательной).

Но есть несколько правил. Так, если речь идет про проверку готового товара на складе, то она должна проводится не реже одного раза в год перед составлением отчетности. Нужно помнить, что подобные работы это не просто проверка, но и уточнение финансового состояния компании, которая позволит вовремя принять необходимые решения для улучшения работы компании.

Периодичность проведения инвентаризации на складах – также не менее раза в год. Магазины проверяют минимум дважды, но можно проводить проверку и чаще (тут все зависит от движения товаров).

Сроки, как и другая информация про инвентаризацию, записывается, записывается в приказе директора. В некоторых случаях (например, есть подозрения о кражах), руководитель может оформить внеплановую проверку. В этом случае ее нужно проводить в день приемке и передачи товара между матответственными лицами.

Акт инвентаризации ТМЦБолее подробно о составлении акта об инвентаризации ТМЦ мы расскажем в нашем материале.

Здесь вы узнаете, что такое бро технической инвентаризации и кто в нем работает.

Более подробно о проведении проверки вы узнаете тут.

Оформление товаров, поступивших при проведении проверки

Если в процессе проведения инвентаризации на предприятии поступили товар, то его должны принять материально-ответственные лица вместе с членами инвентаризационной комиссии, оформить по реестру либо по отчету. Затем данные о поступившей продукции заносят в опись «ТМЦ, поступившие при инвентаризации».

В документ обязательно должна быть следующая информация:

  1. Дата поступления продукции.
  2. Поставщик.
  3. Дата и номер приходного документа.
  4. Количество товара, наименование, стоимость.
  5. Общая сумма.

Одновременно с этим на приходных документу руководитель комиссии должен сделать отметку «После инвентаризации», записав ссылку на дату описи.

Facebook

Twitter

Вконтакте

Одноклассники

Google+

vesbiz.ru

Инвентаризация: шаг за шагом - ZakonRus.ru

Однако вне зависимости от принятой учетной политики, согласно пункту 2 статьи 12 Закона «О бухгалтерском учете», проведение инвентаризации является обязательным (см. врезку «Нормативные документы»).

В соответствии с пунктом 1.6 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств при коллективной (бригадной) материальной ответственности инвентаризации проводятся при смене руководителя коллектива (бригадира) или увольнении более 50% сотрудников бригады, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады).

Таким образом, в течение года на складе должна быть проведена как минимум одна инвентаризация – перед составлением годовой отчетности. Естественно, чем чаще проводятся инвентаризации, тем точнее данные учета и четче «фотография» имущественного положения предприятия. Тем не менее стоит иметь в виду, что процесс этот дорогостоящий, связанный с напряженной и монотонной работой большого количества сотрудников (и не только работников склада). Более того, зачастую проведение инвентаризации очень затрудняет, а то и вовсе парализует работу склада. Поэтому, хотя эффективность инвентаризации как инструмента товарного учета никем под сомнение не ставится, применять ее все же следует с осторожностью.

 

Обратите внимание!

* В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте. * Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

* Задайте вопрос через форму (внизу статьи), либо через онлайн-чат .

* Позвоните на горячую линию: Москва и Область - +7(499)350-80-34 Санкт-Петербург и область - +7(812)627-15-67

 

Помимо самой инвентаризации проводятся и контрольные проверки ее результатов. Необходимость в этой не менее сложной процедуре возникает, когда кто-то из заинтересованных лиц не согласен с результатами инвентаризации или когда инициатива проверки исходит со стороны (к примеру, по требованию головной организации холдинга).

Очень часто под инвентаризацией подразумевают оперативную, выборочную проверку товара, например, при разборе претензии клиента о недостаче при поставке. Такого рода инвентаризации – не менее интересная тема, требующая особого внимания. Однако в нашей статье нас будут интересовать только инвентаризации товара, которые проводятся по распоряжению руководителя, и проверки по результатам такой инвентаризации.

 

Подготовка к инвентаризации

 

В ходе организации инвентаризации и контрольных проверок запасов необходимо учитывать структуру складского хозяйства, поскольку склады подразделений предприятия могут быть самостоятельными учетными единицами или входить в состав других учетных единиц. Отнесение складов к самостоятельным учетным единицам определяется руководителем организации по представлению главного бухгалтера (или бухгалтера – при отсутствии в штате должности главного бухгалтера). В подразделениях, чьи склады не являются самостоятельными учетными единицами, инвентаризация на складах производится одновременно с инвентаризацией незавершенного производства.

 

 

Порядок проведения инвентаризаций в организации предполагает создание инвентаризационной комиссии в составе руководителя предприятия или его заместителя (председателя комиссии), главного бухгалтера, начальников структурных подразделений (служб), представителей общественности. Также в состав комиссии включаются представители службы безопасности, технологи (логистики) и другие специалисты. Как вариант, к проведению инвентаризации могут быть приглашены сотрудники службы внутреннего аудита предприятия либо же независимых аудиторских организаций. Отсутствие хотя бы одного члена инвентаризационной комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

Работает такая комиссия постоянно, в том числе и в межинвентаризационный период, обеспечивая полноту и точность отражения данных о фактических остатках основных средств, запасов, товаров, денежных средств, другого имущества и финансовых обязательств, внесенных в инвентаризационные описи и акты. В задачи комиссий входит и определение конкретных наименований, видов, групп запасов товаров, подлежащих проверке, а также сроки проведения проверки.

Персональный состав постоянно действующей инвентаризационной и рабочих (счетных) комиссий утверждает руководитель предприятия, о чем издается распорядительный документ по форме ИНВ-22 – Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации. Документ о составе комиссии (приказ, постановление, распоряжение) регистрируется в Журнале учета контроля над выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации по форме ИНВ-23.

На плечи руководителя организации также ложится обязанность создать условия для точного и полного подсчета фактического наличия товара в установленные сроки, предоставить в распоряжение комиссии сотрудников и технику для перевешивания, пересчета и перемещения товаров. Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором она была закончена, а результаты годовой инвентаризации – в годовой бухгалтерской отчетности.

 

Проведение инвентаризации

 

До начала проверки фактического наличия имущества комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении товара и денежных средств. Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентаризации на (дата)», что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков товара к началу инвентаризации по учетным данным.

 

Составляем сличительные ведомости

 

 

Согласно все тем же Методическим указаниям по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, материально-ответственные лица дают расписки в том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на товар сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и весь товар, поступивший на их ответственность, оприходован, а выбывшие ценности списаны в расход. Форма расписки должна быть приложена к формам описей. Проверка фактического наличия товара производится только при непосредственном участии материально-ответственных лиц.

При инвентаризации большого количества весовых товаров ведомости отвесов ведут раздельно один из членов рабочей (счетной) комиссии и материально-ответственное лицо (формы ИНВ-3 «Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей» или ИНВ-5 «Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение»). Описи заполняются чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток. Наименования инвентаризуемых товаров, их количество и срок годности указывают в описях по номенклатуре, причем в единицах измерения, принятых в учете.

Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над ними правильных. Все сделанные исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами счетной комиссии и материально-ответственными лицами. Обратите внимание, что в описях ни в коем случае нельзя оставлять незаполненные строки (на последних страницах такие строки прочеркиваются).

 

 

Описи подписывают все члены счетной комиссии и материально-ответственные лица. В конце описи материально-ответственные лица дают расписку в том, что они подтверждают:

·     проверку комиссией имущества;

·     отсутствие каких-либо претензий к членам комиссии;

·     принятие перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

Форма расписки должна быть приложена к формам описей.

Если инвентаризация товара проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранится товар, при уходе инвентаризационной или рабочей (счетной) комиссии должны быть опечатаны. Во время перерывов в работе инвентаризационных или счетных комиссий описи необходимо оставлять в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация. Если материально-ответственные лица обнаружат после инвентаризации ошибки в описях, они должны немедленно (до открытия склада) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. На основе этих заявлений будет проведена проверка указанных фактов и, в случае их подтверждения, производится исправление выявленных ошибок в установленном порядке.

 

 

Перемещение товара во время проведения инвентаризации

 

Во время проведения инвентаризации запрещается перемещать товар между складами и переставлять на другие ячейки хранения. Товарно-материальные ценности, поступающие в ходе работы комиссии, принимаются материально-ответственными лицами в присутствии членов этой комиссии и приходуются по реестру или товарному отчету после инвентаризации.

Такие товарно-материальные ценности заносятся в отдельную опись под наименованием «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации» (форма ИНВ-3 «Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей»). В этой описи указываются:

·     дата поступления;

·     наименование поставщика;

·     дата и номер приходного документа;

·     наименование товара, его количество, цена и общая сумма.

Одновременно на приходном документе за подписью председателя инвентаризационной комиссии (или по поручению председателя либо члена комиссии) делается отметка «после инвентаризации» со ссылкой на дату описи, в которую записаны эти ценности.

При длительном проведении инвентаризации в исключительных случаях и только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера компании в процессе проверки товар может отпускаться клиентам в присутствии членов комиссии. На этот товар должна быть заполнена форма ИНВ-2 «Инвентаризационный ярлык», в которой отмечается количество товара до и после отпуска. Более того, после отгрузки на отпущенный товар составляется форма ИНВ-4 «Акт инвентаризации товаров отгруженных». В расходных документах делается отметка за подписью председателя комиссии или, по его поручению, члена комиссии.

 

 

Для отгруженных, не оплаченных в срок, хранящихся на складах других компаний или находящихся в пути товаров составляются отдельные описи. В описях каждой отдельной отправки все еще «путешествующего» товара указываются наименование, количество и стоимость, дата отгрузки, а также перечень и номера документов, на основании которых эти ценности учтены на счетах бухгалтерского учета (форма ИНВ-6 «Акт инвентаризации материалов и товаров, находящихся в пути»). В описях на отгруженный и не оплаченный в срок товар по каждой отдельной отгрузке приводятся наименование покупателя, перечисление товарно-материальных ценностей, сумма, дата отгрузки, дата выписки и номер расчетного документа (форма ИНВ-4 «Акт инвентаризации товаров отгруженных»). Товары, хранящиеся на складах других организаций, заносятся в опись на основании документов, подтверждающих их сдачу на ответственное хранение. В описях на такие ТМЦ указываются наименования товаров, количество, сорта, стоимость (по данным учета), дата принятия груза на хранение, место хранения, номера и даты документов (ИНВ-5 «Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, сданных на ответственное хранение»).

Дмитрий Медведев

Ведущий специалист по анализу бизнес-процессов ЗАО «ЦВ “Протек”»

 

Оксана Абрамова

Менеджер департамента логистики и бизнес-технологий ООО «Сухаревка»

"Складские технологии" — практический журнал об управлении складом

 

См. комментарии к Методическим указаниям

по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утв. приказом Минфина РФ от 13 июня 1995 г. N 49)

zakonrus.ru

Тема 1.2. Этапы проведения инвентаризации — Мегаобучалка

Процедура проведения инвентаризации состоит из нескольких этапов.

Первый этап - подготовительный:

подготовка имущества (например, товарно-материальных ценностей) к проведению инвентаризации;

подготовка документов, необходимых для проведения инвентаризации; издание приказа (постановления, распоряжения) о проведении инвентаризации по форме N ИНВ-22;

формирование списка сотрудников для проведения инвентаризации;

определение сроков проведения и видов инвентаризируемого имущества;

распечатка инвентаризационных описей товарно-материальных ценностей (форма N ИНВ-3) отдельно на каждое материально ответственное лицо.

Инвентаризационная комиссия. Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации.

Основанием для проведения инвентаризации является приказ руководителя, который оформляется в соответствии с формой № ИНВ-22

Приказ (постановление, распоряжение) (форма N ИНВ-22) является письменным заданием, конкретизирующим содержание, объем, порядок и сроки проведения инвентаризации проверяемого объекта, а также персональный состав инвентаризационной комиссии. Приказ (постановление, распоряжение) подписывается руководителем организации и вручается председателю инвентаризационной комиссии. Приказ регистрируется в Журнале учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации (форма N ИНВ-23).

При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств создаются рабочие инвентаризационные комиссии.

При малом объеме работ и наличии в организации ревизионной комиссии проведение инвентаризаций допускается возлагать на нее.

В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты.

В состав инвентаризационной комиссии можно включать представителей службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций.

Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.

Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием "до инвентаризации на "..." (дата)", что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

Материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.

Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее, чем в двух экземплярах.

Инвентаризационная комиссия обеспечивает полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках основных средств, запасов, товаров, денежных средств, другого имущества и финансовых обязательств, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации.

Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера.

Руководитель организации должен создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества в установленные сроки (обеспечить рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов, технически исправным весовым хозяйством, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой).

Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц.

Нередко в результате инвентаризации могут быть выявлены реальные недостачи, что повлечет за собой санкции для материально ответственных лиц. Необходимо, чтобы эти лица уже заранее были готовы к тому, что их работу проверяют, чтобы, например, весь товар находился на вверенном им складе, был оприходован и проверен, т.е. они обязаны расписаться на заглавном листе инвентарной описи N ИНВ-3 и быть ознакомлены с приказом по форме N ИНВ-22.

Не следует приступать к выполнению второго этапа инвентаризации, пока не будет правильно оформлен первый этап.

Перед инвентаризацией следует проверить также наличие договоров о личной или коллективной материальной ответственности, сроки действия этих договоров.

Второй этап - собственно инвентаризация (т.е. выявление и проверка фактического наличия товаров, а также заполнение соответствующих граф в инвентаризационных описях). Фактическое наличие имущества при инвентаризации комиссия определяет путем его обязательного физического пересчета, взвешивания и перемеривания.

Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи, которые составляются в двух экземплярах. На выявленные при инвентаризации негодные или испорченные материалы и готовые изделия составляются соответствующие акты.

При автоматизированной обработке данных по учету результатов инвентаризации форма N ИНВ-3 выдается комиссии на бумажных или машинных носителях информации с заполненными графами с 1-й по 9-ю. В описи ответственные лица комиссии заполняют графу 10 о фактическом наличии товарно-материальных ценностей в количественном выражении. Графа 9 "Номер паспорта" заполняется на материальные ценности, содержащие драгоценные металлы и камни.

При выявлении материальных ценностей, не отраженных в учете, комиссия должна включить их в инвентаризационную опись.

Инвентаризационные описи могут быть заполнены как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и ручным способом.

Описи заполняются чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток.

Наименования инвентаризуемых ценностей и объектов, их количество указывают в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.

На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны.

Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются.

На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.

Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально ответственных лиц принявший имущество расписывается в описи в получении, а сдавший - в сдаче этого имущества.

На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи.

Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время перерывов в работе инвентаризационных комиссий (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

В тех случаях, когда материально ответственные лица обнаружат после инвентаризации ошибки в описях, они должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т.п.) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия осуществляет проверку указанных фактов и в случае их подтверждения производит исправление выявленных ошибок в установленном порядке.

Третий этап - это сопоставление данных инвентаризационных описей с данными бухгалтерского учета. На данном этапе выявляются расхождения в учете с фактическими остатками. Руководитель организации совместно с сотрудниками, проводившими инвентаризацию, определяет причины расхождений, при необходимости сверяется движение товарно-материальных ценностей за период с момента предыдущей инвентаризации. Сличительные ведомости (формы N N ИНВ-18, ИНВ-19) применяются для отражения результатов инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, готовой продукции и прочих материальных ценностей, по которым выявлены отклонения от данных учета.

В сличительных ведомостях отражаются результаты инвентаризации, т.е. расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей.

На ценности, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении или арендованные, полученные для переработки), составляются отдельные сличительные ведомости.

Сличительная ведомость составляется в двух экземплярах бухгалтером, один из которых хранится в бухгалтерии, второй передается материально ответственному(ым) лицу(ам).

Четвертый этап - оформление результатов инвентаризации. Документы по учету результатов проверок составляются с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц.

На этом этапе данные бухгалтерского учета приводятся в соответствие с результатами инвентаризации. Лица, виновные в неправильном учете имущества, привлекаются к административной ответственности, материально ответственные лица привлекаются к материальной ответственности согласно индивидуальному или коллективному договору о материальной ответственности.

Согласно Федеральному закону «О бухгалтерском учете № 402 – ФЗ от 06.12.2011 г., выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием объектов и данными регистров бухгалтерского учета подлежат регистрации в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация.

По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности проведения инвентаризации. Их следует проводить с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц обязательно до открытия склада, кладовой, секции и т.п., где проводилась инвентаризация.

Результаты контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций оформляются актом (форма ИНВ - 24) и регистрируются в книге учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций (форма ИНВ - 25).

В межинвентаризационный период в организациях с большой номенклатурой ценностей могут проводиться выборочные инвентаризации материальных ценностей в местах их хранения и переработки. Контрольные проверки правильности проведения инвентаризаций и выборочные инвентаризации, проводимые в межинвентаризационный период, осуществляются инвентаризационными комиссиями по распоряжению руководителя организации.

Унифицированные формы первичных учетных документов по инвентаризации

До начала инвентаризации члены рабочей комиссии готовят бланки инвентаризационных описей и актов инвентаризации (по видам имущества и обязательств). При проведении инвентаризации используются следующие унифицированные формы первичной документации, утверждены Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88 (в ред. от 27.03.2000)

ИНВ-1 "Инвентаризационная опись основных средств",

ИНВ-1а "Инвентаризационная опись нематериальных активов",

ИНВ-2 "Инвентаризационный ярлык",

ИНВ-3 "Инвентаризационная опись товарно - материальных ценностей",

N ИНВ-4 "Акт инвентаризации товарно - материальных ценностей отгруженных",

ИНВ-5 "Инвентаризационная опись товарно - материальных ценностей, принятых на ответственное хранение",

ИНВ-6 "Акт инвентаризации товарно - материальных ценностей, находящихся в пути",

ИНВ-8 "Акт инвентаризации драгоценных металлов и изделий из них",

ИНВ-8а "Инвентаризационная опись драгоценных металлов, содержащихся в деталях, полуфабрикатах, сборочных единицах (узлах), оборудовании, приборах и других изделиях",

ИНВ-9 "Акт инвентаризации драгоценных камней, природных алмазов и изделий из них",

ИНВ-10 "Акт инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств",

ИНВ-11 "Акт инвентаризации расходов будущих периодов",

ИНВ-15 "Акт инвентаризации наличных денежных средств",

ИНВ-16 "Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности",

ИНВ-17 "Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами",

Приложение к форме N ИНВ-17 "Справка к акту инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами",

ИНВ-18 "Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств",

ИНВ-19 "Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно - материальных ценностей",

ИНВ-22 "Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации",

ИНВ-23 "Журнал учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации",

ИНВ-24 "Акт о контрольной проверке правильности проведения инвентаризации ценностей",

ИНВ-25 "Журнал учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций",

ИНВ-26 "Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией". (отменена с 1 января 2001 года. - Постановление Госкомстата РФ от 27.03.2000 N 26)

Вопросы и задания для самоконтроля:

1.Каким нормативным документом определяется порядок проведения инвентаризации?

2.Кто входит в состав постоянно действующей инвентаризационной комиссии?

3.Назовите состав рабочей инвентаризационной комиссии.

4.Что входит в функции рабочей инвентаризационной комиссии?

5.Какой документ является основанием для проведения инвентаризации?

6.какой документ составляет материально-ответственное лицо до начала проведения инвентаризации?

6.Назовите основные этапы инвентаризации. Кратко охарактеризуйте.

megaobuchalka.ru

Виды инвентаризации в бухгалтерском учете. Что такое инвентаризация, основные цели, задачи и результаты :: BusinessMan.ru

Цель инвентаризации – выявление текущего положения дел в организации и установление соответствия реальной ситуации документам. Так как эта информация принципиально важна для принятия управленческих решений, сама инвентаризация становится незаменимым мероприятием. Проводить ее нужно регулярно. Бухгалтерия не просто должна знать, что такое инвентаризация, но и разбираться в различных разновидностях этой проверки, чтобы регулярно организовывать мероприятие эффективно и точно.

виды инвентаризации в бухгалтерском учете

Максимум внимания

Контроль деятельности предприятия может обеспечить только такой руководитель, который располагает представлением об обстановке дел. Информационную базу для этого предоставляют разнообразные внеплановые, плановые инвентаризации, регулярно организуемые в компании.

Различные мероприятия проводятся разным порядком, определяемым задачами, сформулированными руководством компании. При этом основываются на том, что бухгалтерия ведет документальный учет всего, что происходит внутри организации, то есть из бумажных источников можно получить общее представление о наличии, обороте средств, которыми располагает компания. При этом учитывают, что реальная ситуация может расходиться с той, которая следует из документов. Поэтому инвентаризация в 1С всегда сопряжена с реальным пересчетом ценностей, подлежащих проверке.

У медали несколько сторон

Различают довольно сильно отличающиеся друг от друга виды инвентаризации в бухгалтерском учете, но все они своей целью имеют одно и то же – установить, насколько сохранно имущество организации, соответствует ли оно базам данных, которыми располагают управляющие кадры фирмы. То есть фактически инвентаризация – это принятая в бухгалтерии методология учета, позволяющая контролировать ситуацию в отделах.

инвентаризация денежных средств

Если мероприятие позволяет найти расхождения с учетной информацией, тогда можно инициировать служебное расследование, чтобы выявить, какие работники организации неправильно вели себя. Под «прицелом» оказывается в первую очередь тот персонал, который несет официально материальную ответственность. В то же время результаты проведения инвентаризации могут показать такие расхождения, которые начальство имеет право посчитать незначимыми, и это не станет причиной преследования штата организации.

Что находим?

Так как цель инвентаризации – обнаружение отличий учетной информации и реального положения дел, в ходе такого мероприятия обычно обнаруживают, каких позиций не хватает, а что имеется в организации в избытке. При этом проведение инвентаризации позволяет выявить нахождение объемов ценностей, задолженностей.

Если документальная инвентаризация, ОС, финансов или прочая показала очень большие расхождения, речь, вероятно, идет об умышленном подлоге информации. В некоторых организациях обнаруживают огромные недостачи, исчисляемые миллионами, а в других находят долги на совершенно невозможные для организации суммы. Обычно это свидетельствует, что кто-то из работников фирмы вел противоправную деятельность. В ходе служебного расследования можно определить виновного. Корректное отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете позволяет держать ситуацию в организации под контролем, из чего следует, что мероприятие действительно важное, значимое, позволяющее предупреждать и своевременно выявлять преступления в компании.

Что и зачем?

Так как известны разные виды инвентаризации в бухгалтерском учете, в конкретной ситуации выбирают именно тот, который более всего отвечает условиям. В некоторых видах доминирует функция учета, в других – контроля, третьи направлены на обнаружение преступлений. В зависимости от того, на что настроено руководство компании, принимают решение в пользу формата мероприятия. Важно еще до начала проверки четко сформулировать преследуемые цели, а для этого руководящий состав должен представлять себе, что такое инвентаризация.

что такое инвентаризация

Теоретическая база

Инвентаризация – термин, которым обозначают проводимую внутри организации проверку, в ходе которой выявляют наличие имущества и сравнивают с данными, представленными в системе учета компании. Важно, чтобы все результаты инвентаризации были задокументированы в установленном порядке.

Задача проводящих инвентаризацию – найти различия реального положения дел и предполагаемого из документов. Как только обнаруживают расхождения, сразу начинают искать, по какой причине это произошло. Фактически именно инвентаризация – единственный оперативный, результативный, разумный метод контроля сохранности имущества организации. Как любое основополагающее для современной экономики понятие, инвентаризация подразделяется на группы, типы и подвиды. Классификация основывается как на целях, которые преследует инвентаризационная комиссия, так и на том, какие объекты в ходе мероприятия придется проверить и пересчитать. Скажем, инвентаризация ОС несколько отлична от учета финансовых остатков организации или складских запасов.

Инвентаризация: виды и подвиды

Простейшее разделение на типы:

Оно основано на том, насколько нужна проверка в текущий момент времени. Обязательные виды инвентаризации в бухгалтерском учете организуются, если этого требует закон. Инициативные происходят, когда руководитель компании принимает решение в пользу проверки. Для таких мероприятий частота ограничений не имеет.

Можно разграничивать виды инвентаризации в бухгалтерском учете, оценивая место организации мероприятия:

инвентаризация ОС

Разделение видов инвентаризации в бухгалтерском учете основано на объектах, применительно к которым организована проверка:

Наконец разделяют инвентаризацию на типы, оценивая предназначение мероприятия, объем проверки, метод установления точной информации по проверяемому объекту.

Инвентаризация: зачем?

Для чего проводится инвентаризация ОС или, к примеру, денег, товаров? Главная задача мероприятия – точно, достоверно сформулировать выводы о качестве учета внутри организации. В ходе мероприятия сравнивают результаты фактические и следующие из документации и принимают решение: нужно или нет совершенствовать систему? Чтобы получить достаточную базу для выводов, выбирают объекты, применительно к которым нужна проверка, изучают их: считают, измеряют вес, количество, качество. Полученную информацию сравнивают с установленной из учетной документации.

У инвентаризации есть ряд особенностей. Например, при проверке устанавливается, насколько в организации соблюдаются введённые руководством компании правила, а также выявляется, какие меры принимают, чтобы ценности сохранялись в порядке. Инвентаризация денежных средств позволяет понять, в сохранности, в безопасности ли лежат деньги фирмы. Также при инвентаризации находят позиции, у которых истек или скоро истечёт срок годности, испортившееся имущество.

Дополнительные эффекты

Правильно организованная инвентаризация позволяет выявить, есть ли у компании такое имущество, которое в рабочем процессе не задействовано. Если таковое удается найти, его можно продать или привлечь в работу, чтобы улучшить результативность производства. Впрочем, самое главное – это выявить такие виды имущества, которые не используются в работе, чтобы информацию о них сохранить и в будущем не повторять ошибок с лишними финансовыми затратами на покупку бесполезного товара.

цель инвентаризации

В ходе инвентаризация денежных средств, ОС и других ценностей, обязательств можно проверить корректность операций учета, найти расхождения, ошибочные данные, проконтролировать организацию хранения на предприятии и условия, в которых имущество обычно находится. Именно инвентаризация дает максимально точное представление о том, хорошо ли организован учет в организации, располагает ли бухгалтерия актуальными сведениями и отражает ли проводимые хозяйственные операции в централизованной учетной системе. Нужно помнить, если в учете есть ошибки, это становится причиной немалых потерь.

На что еще обратить внимание?

Как известно, в процессе хранения некоторые позиции, ценности меняются, их качества, свойства, особенности претерпевают корректировку. Как правило, это приводит к убыли товаров и запасов. Этот процесс должен находиться под контролем, и именно своевременная инвентаризация позволяет получать актуальную информацию о происходящем на складах организации.

Точный и актуальный контроль над имуществом компании – это один из наиболее точных методов выявления компетентности сотрудников, ответственных за проверяемые позиции. То есть проведение инвентаризации позволяет делать выводы не только о качестве учета, но и о соответствии работников организации занимаемым ими должностям. Регулярные плановые и незапланированные проверки позволяют таким образом откорректировать персонал организации, что он будет состоять только из специалистов своего дела, ведущих честную работу. А это – залог преуспевания фирмы в настоящем и будущем.

На что оглядываемся?

По правилам, инвентаризацию нужно проводить, учитывая действующие нормативы, а не как Бог на душу положит. Для стандартизации процесса проверки было введено несколько нормативов на федеральном уровне, а кроме них можно принять локальные нормативные акты внутри организации.

отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете

Самый значимый документ – это приказ министерства финансов, посвященный инвентаризации. Он был выпущен еще в 1995 году, с того момента регулярно дополняется, исправляется так, чтобы соответствовать реалиям экономической жизни страны в наши дни. Дополнительно к приказу были выпущены методические указания, где процесс инвентаризации описан подробно, по шагам, с учетом особенностей функционирования организаций разных форматов.

И как сделать?

На некоторых предприятиях инвентаризацию проводят ежегодно, на других организуют каждые 6 месяцев или даже четыре. Как правило, решает этот вопрос руководитель организации. Из законов страны следует, что перед сдачей бухгалтерской отчётности за год проведение инвентаризационной проверки – обязательное мероприятие, избежать его не получится. Если такую проверку на предприятии не организовывают, с точки зрения проверяющих органов, учредителей и других лиц внутри фирмы вовсе нет бухгалтерского учета.

К чему может привести такая халатность? К лицам, по должности ответственным за вопрос, можно применить административные санкции. Также к ответственности могут привлечь, если инвентаризация была организована, но ее итоги оформили неправильно, что провоцирует вероятность искаженной отчетности бухгалтерии.

Проверка по шагам

Проведение инвентаризации – последовательность, в ходе которой:

Все или не все?

По мере надобности в компании можно провести полную инвентаризацию. Тут изучают абсолютно все имущество, не делая исключений. Именно такую проверку нужно организовать в конце отчетного периода, когда бухгалтерия готовит документы по итогам года. Если в подобном масштабе необходимости нет, инициируют частичную проверку. Для ее проведения издают приказ внутри организации, назначают поименно и по должностям ответственных, входящих в инвентаризационную комиссию, официально прописывают, какие категории ценностей нужно проверить и сопоставить с бухгалтерской информацией. Можно вписать только одну категорию, можно упомянуть несколько. Можно проводить частичную инвентаризацию только в одном месте хранения, можно сразу в нескольких.

документальная инвентаризация

Сделаем сюрприз!

Как уже было упомянуто, в конце года необходимо провести инвентаризацию в обязательном порядке. Об этом в фирме всем ответственным лицам известно в любой момент времени. К проверке готовятся заранее. Это плановая инвентаризация. Но руководители фирмы, соблюдая интересы организации, могут сделать сюрприз своим работникам, объявив о внеплановой инвентаризации в любой момент, когда посчитают нужным организовать подобное мероприятие.

Чтобы отразить расхождения учетных данных и реальных, нужно оприходовать лишнее, зачислить финансовую оценку на счета финансовых результатов. Если предприятие бюджетное, тогда найденное направляется на увеличение финансирования. Если выявлено, что некоторого имущества не хватает, оно испортилось, то оценивают, в пределах ли это естественной убыли или превышает ее. В первом случае списывают разность на производственные издержки, во втором ищут виновных, с которых убыток взыскивается. Если найти таковых не удалось или судебное разбирательство показало, что взыскивать нельзя, тогда убытки также направляют в графу финансовых результатов.

businessman.ru


Смотрите также