Автоматическая нумерация заголовков
Word в состоянии иерархически пронумеровать заголовки в соответствии с назначенными им стилями. Необходимым условием корректной нумерации является использование для заголовков стилей Заголовок 1… Заголовок 9.
Аналогичным способом можно пронумеровать структурированные списки. В случае списков используемые стили не играют роли, производится нумерация абзацев выделенной области. В случае заголовков выполняется нумерация всех заголовков во всем документе или в текущем разделе.
Процедура. Нумерация заголовков
Нумерация заголовков может выполняться не только в режиме структуры, но и в обычном режиме и режиме разметки страницы.
Выполните команду Формат/Нумерация заголовков. Выберите нужный формат. Предлагается шесть различных форматов нумерации, которые при необходимости могут быть изменены.
2. Запустите процесс нумерации, нажимая ОК.
Выбранный вариант нумерации сохраняется в документе. Заголовки, которые добавляются в документ после проведения нумерации, при назначении им стиля автоматически нумеруются, так что процедуру нумерации повторно выполнять не требуется.
Номера заголовков, поставленные им в соответствие в рамках процедуры нумерации, нельзя выделить и отредактировать. Формат номеров следует определить в диалоговом окне Изменение нумерации заголовков.
Выполнение команды Формат/Нумерация заголовков для уже пронумерованного текста приведет к открытию диалогового окна Нумерация заголовков, в котором выбранный тип нумерации будет представлен выделенным (если он не изменялся).
Процедура. Удаление нумерации
1. Выполните команду Формат/Нумерация заголовков. Или: Из контекстного меню заголовка выберите команду Нумерация заголовков. Появляется диалоговое окно Нумерация заголовков.
2. Нажмите командную кнопку Удалить. Нумерация заголовков удаляется.
Процедура. Изменение нумерации
Если необходимо пронумеровать заголовки способом, отличным от предложенных в окне Нумерация заголовков, можно изменить один из предлагаемых типов нумерации для получения требуемого формата.
1. Выполните команду Формат/Нумерация заголовков. Или: Из контекстного меню заголовка выберите команду Нумерация заголовков. Появляется диалоговое окно Нумерация заголовков. Выберите ближайший к требуемому формат и нажмите командную кнопку Изменить. Открывается диалоговое окно Изменение нумерации заголовков. В поле списка, расположенном справа над полем просмотра Образец, определите изменяемый уровень. Используя полосу прокрутки, выберите нужный уровень. Название поля списка показывает выбранный уровень. Допускаются уровни от 1 до 9. Определите формат нумерации.
В поле Текст перед можно ввести текст, который должен появиться перед номером заголовка.
В поле Маркер или номер выберите нужный вариант нумерации.
Поле Текст после содержит текст, который должен стоять после номера. В качестве такого текста могут выступать такие символы, как точка, запятая или скобка.
Поле Начать с определяет стартовый номер нумерации.
В поле Включить из предыдущего уровня можно выбрать, что следует принять из предыдущего уровня: Числа или Числа и положение. Если нумерация данного уровня выполняется независимо от предыдущей, в этом списке следует выбрать Ничего. С помощью командной кнопки Шрифт определите шрифт нумерации. После нажатия кнопки Шрифт появляется то же диалоговое окно, что и после вызова команды Формат/Шрифт.
Определите позицию номеров.
В поле Выравнивание текста списка выберите, в какой позиций должен стоять номер. Позиция выбирается внутри абзацного отступа данного уровня.
По левому краю размещает символ нумерации на левом краю отступа.
По правому краю размещает символ нумерации на правом краю отступа.
По центру устанавливает символ нумерации по центру интервала отступа.
Поле Отступ задает отступ заголовка данного уровня относительно более высокого уровня.
Поле От номера до текста определяет расстояние между номером и текстом заголовка.
С помощью контрольного индикатора Выступ определяется расположение второй и следующих строк абзаца относительно первой его строки.
Для документа, состоящего из нескольких разделов, обратите внимание на флажок Начинать нумерацию в каждом разделе заново. Если это флажок сброшен, то нумерация заголовков во всем документе выполняется непрерывно, а если установлен, то выполняется независимая нумерация в каждом разделе.
Нажимая ОК, примените измененный формат нумерации к документу.
Если определенные уровни заголовков не следует нумеровать, в поле Маркер или номер для таких уровней следует выбрать опцию (нет).
Создание оглавлений и других указателей
С помощью команды Вставка/Оглавление и указатели можно создать для документа оглавление или разнообразные указатели, включающие номера страниц отдельных элементов. В качестве основы создания оглавления/указателя может использоваться совокупность заголовков, серия названий или элементы оглавления/указателя, объявленные с помощью кодов полей.
Обзор
Указатели создаются для элементов, помеченных в тексте специальными кодами полей. Вставить код поля элемента указателя можно так же, как и любой другой код поля командой Вставка/Поле. Но этот код можно также вставить с помощью кнопок окна Оглавление и указатели. При создании указателя Word осуществляет постраничную разбивку документа. Каждый элемент указателя может (но не обязательно должен) быть снабжен номером страницы. Вместо номера страницы может фигурировать некоторый текст. Если в документе заголовки сформатированы с помощью стандартных заголовочных стилей (Заголовок 1… Заголовок9), то на основании этих заголовков можно построить оглавление. Для форматирования указателей Word использует специальные стили: Указатель 1… Указатель 9.
Каждый текстовой фрагмент, который должен появиться в указателе, следует пометить. В документе может быть создано несколько указателей, например, оглавление, список таблиц, список иллюстраций и т.п. Элементы различных списков различаются посредством ключа.
Процедура. Создание оглавления на основе стилей заголовков
1. Сформатируйте заголовки документа с помощью стилей Заголовок 1… Заголовок9.
2. Поместите курсор в ту позицию, где должно быть вставлено оглавление.
3. Выполните команду Вставка/Оглавление и указатели и выберите вкладку Оглавление. По умолчанию в качестве выносимых в оглавление элементов выступают заголовки.
В поле Уровни определите предельный уровень включаемых в оглавление заголовков (до 9). В поле Форматы выберите нужный формат оглавления. В поле просмотра Образец отображается выбранный формат. В соответствии с выбранным форматом Word формирует стили абзацев Оглавление N, которые используются для оформления оглавления. После выбора формата Из шаблона с помощью командной кнопки Изменить стили Оглавление N можно изменить по своему вкусу. С помощью флажка Показать номера страниц определите, нужно вставить в оглавление номера страниц или нет. Используя флажок Номера страниц по правому краю, определите позицию номеров страниц. Если данный флажок установлен, Word помещает между элементом и номером страницы символ табуляции. В поле Заполнитель можно выбрать символ для заполнения промежутка между элементом и номером страницы. Нажатием ОК или [Enter] запустите процесс создания оглавления. Word выполняет разбивку документа на страницы, анализирует расположение заголовков на страницах и создает оглавление. Если включен режим отображения кодов полей, то вместо оглавления на экране отображается только код поля: {ТОС \о} или {ТОС \о «n-m»} если было задано отображение только определенных уровней иерархии заголовков.
Процедура. Обновление оглавления
Если оглавление создано в начале документа, то после завершения процедуры его создания происходит изменение номеров страниц элементов оглавления за счет того, что вставленное в начале документа оглавление сдвигает весь текст документа! Такое оглавление подлежит обновлению.
Выделите оглавление или поместите в него текстовой курсор.
Нажмите [F9]. Появляется диалоговое окно Обновление оглавления. Если элементы оглавления остались прежними, а изменились только номера страниц, выберите опцию Обновить только номера страниц. Если изменения претерпели элементы оглавления, выберите опцию Обновить целиком. Нажмите ОК, чтобы выполнить обновление.
www.ronl.ru
Реферат
по информатике на тему:
«Microsoft Word 2007».
Выполнил: Петренко Елена
Проверил: Милютин Н.С.
Иркутск 2007
Содержание:
Введение. 3
Начало начал. 4
Дополнительные возможности. 6
Ответы на важные вопросы. 8
Заключение: 10
Список литературы: 11
Введение.
Создатели Microsoft создали новую версию Microsoft Office 2007, которая заметно отличается от предыдущих версий данной программы. Но чтобы понять, как ей пользоваться, нужно что-то почитать. Я сама, в первый раз открыв новую версию Word, не знала с чего начать и что делать. Пришлось искать в интернете, как же пользоваться этой версией. Теперь хочу предложить информацию, которая помогла мне быстро освоиться, вам.
Начало начал.
Да, знакомые программы Microsoft Office сильно изменились. Но приятно отметить, что команды и другие необходимые инструменты теперь на виду и готовы к использованию.
Вместо поддержки около 30 невидимых панелей инструментов и команд, спрятанных глубоко в меню или в диалоговых окнах, сейчас имеется один центр управления, который объединяет основные элементы и держит их на виду.
Лента состоит из трех основных элементов.
Вкладки расположены вдоль верхней линии ленты. На каждой из них представлены инструменты для решения основных задач в данной программе.
Группы представляют собой наборы родственных команд, отображенных на вкладках. В них включены все команды, которые могут понадобиться для выполнения определенного типа задач, и они остаются на экране и готовы к использованию, предоставляя визуальную помощь.
Команды собраны в группы. Командой может быть кнопка, строка меню или поле, в которое вводятся данные.
Как начать работу? Начните с первой вкладки.
Например, первой вкладкой в программе Word 2007 является вкладка Главная. Основной задачей, выполняемой в Word, является создание текстов, поэтому команды на вкладке Главная используются наиболее часто при написании документов: команды для форматирования шрифта (в группе Шрифт ), настройки абзаца (в группе Абзац ) и стили текста (в группе Стили ).
Команды Вставить, Вырезать и Копировать в программе Word. Они часто используются, поэтому помещены на вкладке «Главная», первой вкладке ленты.
Команды организованы в соответствии с тем, как они используются. Исследования компании Майкрософт показали, что люди, использующие Microsoft Office, предпочитают иметь базовый набор команд, которые они намерены постоянно использовать. Эти базовые команды теперь видны лучше всего.
Например, команда Вставить. Это одна из самых часто используемых команд. Почему бы в окне не выставить ее вперед вместе с родственными ей командами Вырезать и Копировать?
Команды, которые часто используются, не должны больше делить пространство в меню или на панели инструментов с множеством не относящихся к делу команд. Если они используются часто, то должны находиться под рукой.
Команды, используемые не очень часто, не так заметны на ленте. Например, многие используют команду Специальная вставка не так часто, как Вставить. Поэтому, чтобы добраться до команды Специальная вставка сначала щелкните стрелку на кнопке Вставить .
Дополнительные возможности.
Команды, используемые часто, находятся на ленте и всегда готовы к работе. Некоторые другие команды появляются только, когда они необходимы в ответ на произведенные действия.
Например, если документ Word не содержит рисунка, команды для работы с рисунками не нужны.
Но после вставки рисунка в документ Word появляется вкладка Работа с рисунками вместе с вкладкой Формат, содержащей команды, необходимые для работы с рисунком. После завершения работы с рисунком вкладка «Работа с рисунками» исчезает.
Если снова нужно поработать с рисунком, просто щелкните его и эта вкладка со всеми необходимыми командами появится снова. Word знает, какие действия производятся и предоставляет необходимые инструменты. Лента откликается на действие пользователя.
Поэтому не стоит беспокоиться, если постоянно не видны все команды. Начните работу и необходимые команды будут под рукой.
Щелкните стрелку внизу группы, чтобы отобразить дополнительные параметры, если они нужны.
Щелкните стрелку в группе Шрифт .
Откроется диалоговое окно Шрифт .
Если видна маленькая стрелка в нижнем правом углу группы, это значит, что в группе имеются дополнительные возможности. Щелкните эту стрелку (которая называется кнопкой вызова диалогового окна ) и появится диалоговое окно или область задач с другими командами.
Например, в PowerPoint на вкладке Главная группа Шрифт содержит все команды, которые чаще всего используются для изменения шрифта: команды для изменения начертания и размера шрифта, а также для превращения шрифта в полужирный, курсив или подчеркнутый.
Но если необходимо вызвать редко используемую возможность, такую как верхний индекс, нажмите стрелку в группе Шрифт, чтобы открыть диалоговое окно Шрифт, в котором есть верхний индекс и другие возможности, относящиеся к шрифтам.
А приходилось ли вам тратить время на проведение одних и тех же операций: сделал-отменил? Пользователь выбирает шрифт, цвет или стиль или изменяет рисунок. Но оказывается, что выбранный вариант не тот, который нужен, поэтому приходится отменять операцию и пробовать снова и, возможно, снова, до тех пор, пока не получится то, что задумано.
Теперь можно увидеть «живой» предварительный просмотр выбранного варианта перед тем, как принять решение. Лучшие результаты можно получить, выбирая необходимые варианты с первого раза. Нет необходимости отменять действие и пробовать снова.
Ответы на важные вопросы.
Новой является кнопка Microsoft Office . Она располагается на месте меню «Файл» в нескольких программах пакета Office. Она обеспечивает дополнительные возможности, для удобства собранные вместе.
Кнопка Microsoft Office отображается в верхнем левом углу окна в нескольких программах Microsoft Office. Она содержит те же основные команды, которые были прежде в меню «Файл» и позволяли открывать, сохранять и печатать документы.
Но эта кнопка содержит больше команд, чем было в меню «Файл». Например, здесь поддерживается проверка того, что файлы в Word, Excel и PowerPoint не содержат конфиденциальных сведений или примечаний.
Кнопка Microsoft Office также предоставляет доступ к настройкам программ, которые управляют такими функциями, как настройки проверки правописания.
Нажмите кнопку Параметры Word и т. д. внизу меню и затем выберите любую из категорий в списке слева. Выберите пункт Правописание, чтобы включить или выключить проверку правописания при вводе текста.
В предыдущих версиях пакета Office можно было настраивать параметры в диалоговом окне Параметры, открывавшемся из меню Сервис. Многие из этих параметров сейчас можно найти, нажав кнопку Microsoft Office, здесь они более заметны и удобно находятся под рукой, когда начинается работа со старыми или новыми файлами.
Если команду невозможно найти, воспользуйтесь справкой.
В приложениях Word 2007, Excel 2007 и PowerPoint 2007 имеется визуальное, интерактивное справочное руководство, в котором можно быстро научиться отыскивать нужные элементы. Ссылки на эти руководства можно найти в кратком справочнике в конце этого курса.
Для использования интерактивного справочного руководства, наведите курсор на искомую команду в программе Office 2003, чтобы увидеть, где находится та же команда в новой программе. Например, чтобы найти команду Вставить таблицу в Word, в руководстве можно остановить курсор на команде Вставить в Word 2003. Затем щелкнуть ее и посмотреть анимацию о расположении команды в Word 2007. (Она находится на вкладке Вставка в группе Таблицы ).
Кроме предоставления быстрой справки, руководства служат также средством обучения, помогающим ознакомиться с расположением конкретных команд.
В Word 2007, Excel 2007 и PowerPoint 2007 появились новые форматы файлов. Зачем? Есть много причин. Например, чтобы повысить безопасность файлов, уменьшить риск их повреждения, уменьшить размер файла и получить новые
Еще немного о новом формате Word
Совместное использование документов в выпуске 2007 системы Microsoft Office и в более ранних версиях Office.
Может быть вы первый человек в своем коллективе, установивший выпуск 2007 системы Microsoft Office. Или может быть вы работаете с некоторыми отделами, которые должны использовать документы Office, сохраненные в прежнем формате. По-прежнему можно обмениваться документами друг с другом. Посмотрим, как это сделать.
Можно открыть файл, созданный в прежних версиях Office, начиная с Office 95 и до Office 2003. Просто откройте файл, как обычно. После работы с этим файлом в версии 2007 может возникнуть необходимость сохранить его. По умолчанию в диалоговом окне Сохранение документа файл, созданный в предыдущей версии, сохраняется в той же версии. В процессе сохранения выполняется проверка совместимости и пользователь уведомляется о том, что определенные новые возможности, добавленные в документ, будут отключены или преобразованы как можно точнее. [1]
Заключение:
Вот и все о «Начале начал» в работе с Word 2007. Надеюсь, что эта информация поможет Вам успешно работать в новой версии этой программы. Желаю удачи!
Список литературы:
1. office.microsoft.com/training/training.aspx?AssetID=RC101482291049
www.ronl.ru
Министерство образования РФ
НАБЕРЕЖНОЧЕЛНИНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ПЕДАГОГИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ
Курсовая работа на тему
Автоматизация работы в Microsoft Word
Выполнил(а):
Студент(ка)
С.Б. Левакова
2002
Содержание
Глава I. Введение
Глава II. Автоматизация ввода и редактирования
§1 Автотекст
§2 Автозамена
§3 Автоформат
§4 Проверочные средства Microsoft Word
Глава III. Форматирование документа
§1 Использование стилей
§2 Шаблоны
§3. Структура документа
Глава IV. Оформление документа
§1. Оглавление
§2. Сноски
§3. Перекрестные ссылки
Глава V. Большие документы
§1. Главный документ
§2. Вложенные документы
§3. Оформление большого документа
Глава VI. Макросы
Глава VII. Практическое применение
§1. Анализ различных версий Microsoft Word
§2. Разработка методического пособия
§3 Апробация и анализ результатов
Заключение
Список использованной литературы
Приложения.
Приложение I
Приложение II
Приложение III
В современных условиях, когда процесс информатизации и компьютеризации все больше внедряется в сферу образования, учебные заведения требуют выполнения рефератов, научных работ, курсовых и дипломных проектов средствами компьютера. В связи с чем возникла проблема не только технического характера или вопрос овладения первичными навыками работы в текстовом процессоре, но проблема облегчения и ускорения выполнения технической стороны создания проекта. Поэтому была предложена тема курсовой работы «Автоматизация работы в Microsoft Word».
Данная тема актуальна для тех людей, которые проводят много времени над созданием каких-то текстовых документов реферативного или творческого характера. Особенно, когда постоянно приходится отвлекаться на оформительскую сторону работы, требующую скорее времени и навыков работы в соответствующем приложении, чем творческих сил. В числе таких людей находятся прежде всего студенты.
Таким образом, объектом исследования становится текстовый процессор Microsoft Word пакета прикладных программ Microsoft Office. А соответственно, предметом изучения являются инструменты данного приложения, позволяющие автоматизировать процесс выполнения некоторых операций.
Цель курсовой работы: Исследовать функции автоматизации работы в Word и разработать методическое пособие «Автоматизация работы в Microsoft Word» в виде серии лабораторных работ, позволяющих овладеть основными навыками использования этих функций в программе Microsoft Word.
Хотя в настоящее время издано и издается довольно много, учебников и статей в периодическом издании по данной теме, методическое пособие может стать ценным источником для преподавателей и студентов, благодаря тому, что в нем сконцентрирована специализированная практического характера.
Для достижения поставленной цели выделены следующие задачи :
1. Изучить имеющуюся литературу по приложению Microsoft Word.
2. Выделить и исследовать основные функции автоматизации в данной программе.
3. Освоить те из них, которые явились новыми, и углубить знания по уже знакомым инструментальным средствам автоматизации в Word.
4. Создать методическое пособие по определенной выше тематике.
5. Апробировать его в условиях учебного заведения, сделать выводы, устранить недостатки.
6. Оформить процесс и результаты проделанной работы с использованием текстового процессора.
В содержании данной курсовой работы можно выделить теоретическую часть, дающую представление о выделенных функциях автоматизации их назначении, объясняющую специфические особенности и возможности, и практическую часть, которая содержит методическое пособие, его апробацию и результаты, а также выводы, сделанные в ходе анализа литературы и различных версий программ.
Структура настоящего проекта построена в соответствии с содержанием.
Защите подлежит разработанное методическое пособие по теме «Автоматизация работы в Microsoft Word».
Глава I . Автоматизация ввода и редактирования
Когда часто приходится вводить в документы одни и те же длинные названия компаний или использовать для оформления документов стандартные объекты (логотип компании, стандартный заголовок делового письма и т.д.), эту процедуру можно упростить с помощью средства, называемого автотекстом. Автотекст позволяет быстро вставить в документ требуемые объекты и гарантирует правильность при повторном вводе текста. Эта функция позволяет сохранять часто используемые фрагменты текста (или рисунка) и при необходимости быстро вставлять в текст.
В качестве элементов автотекста можно определить текст, графику, таблицы и другие элементы оформления документа.
В результате вызова функции открывается окно диалога «Автотекст», предоставляя наиболее широкие возможности по работе с элементами автотекста. Из верхнего списка можно выбрать элемент автотекста и просмотреть на его содержимое.
Рис. 1. Диалоговое окно создания Автотекста
В полеИмя элемента отображается имя, предлагаемое по умолчанию MicrosoftWord. Это имя можно оставить без изменения или ввести имя элемента, наиболее уместное с точки зрения пользователя. Длина имени ограничивается 32 символами, включая пробелы.
Можно сохранить в элементе автотекста часть фразы, тогда нужно вставить после нее пробел. В этом случае не придется добавлять пробел при вставке этой фразу в предложение. Если фраза является стандартной частью предложения, целесообразно добавить знаки пунктуации.
В случае необходимости в элемент автотекста можно внести изменения. Если какой-либо из элементов автотекста станет не нужен, его можно удалить. Существующий элемент автотекста можно заменить. Эти операции выполняются с помощью вкладки Автотекст диалогового окна Автозамена.
Здесь можно Добавить новый элемент, Удалить ненужный, Вставить один из имеющихся.
Автозамена — средство для автоматической коррекции опечаток, вставки в документ фрагментов текста, графики, таблиц и т.п.
Средство автозамены может исправлять часто встречающиеся ошибки (например, ввод «дял» вместо «для»). Дело в том, что при беглом печатании двумя руками иногда одна рука опережает другую, при этом, как правило, пользователь не смотрит на клавиатуру. Учитывая возможные типы ошибок подобного рода, Microsoft Word предусматривает около 400 вариантов замен различных часто встречающихся опечаток. Можно дополнять этот список своими заменами.
Автозамена предусматривает исправление ошибочно введенных двух прописных букв подряд, исправление первой строчной буквы и ошибочного нажатия клавиши Caps Lock.
Средство автозамены можно использовать для расшифровки аббревиатур. То есть можно печатать аббревиатуру, а средство автозамены каждый раз будет вводить ее расшифровку. Особенно это удобно при вводе часто встречающихся иностранных слов. Например, при вводе «цшт» («цшт» — это «win», набранное на русской раскладке клавиатуры) Microsoft Word расшифровывает ее с помощью средства автозамены и приводит в виде «Windows». В этом случае не придется каждый раз изменять раскладку для ввода нужного слова.
Рис. 2. Диалоговое окно Автозамена
Окно диалога «Автозамена» представлено на Рис. 2. Ниже приведен список опции окна диалога «Автозамена»:
| Опция | Назначение |
| Исправлять две прописные буквы в начале слова | При вводе двух прописных букв подряд в одном слове, вторая прописная буква заменяется на строчную |
| Делать первые буквы предложения прописными | Делает первую букву каждого предложения прописной |
| Устранять последствия случайного нажатия CapsLock | Если случайно начали вводить текст с нажатой клавишей Caps Lock , Microsoft Word заменяет текст набранный прописными буквами на строчные |
| Заменять при вводе | Автоматически исправляет текст в процессе ввода |
| Обычный текст | Заменяет введенный текст в любом формате на обычный |
| Форматированный текст | Заменяет обычный текст на форматированный |
| Заменить | Отображает имя элемента автозамены — (сокращение или слово, которое нужно автоматически заменять в процессе ввода). Слова, первоначально содержащиеся в этом списке, являются элементами автозамены по умолчанию |
| На | Отображает текст или графику, которыми следует заменить слово или сокращение, приведенное в полеЗаменить |
Это средство в некоторых случаях более удобно для вставки длинных слов, формул, рисунков по сравнению с автотекстом.
Автозамена позволяет создавать элементы, заменяющие большие фрагменты текста с сохранением исходного формата.
Microsoft Word позволяет манипулировать существующими элементами автозамены. Можно переименовать элемент автозамены, изменять его содержимое и удалять элементы, в которых отпала необходимость.
Как следует из названия, автоформат может форматировать документ без участия пользователя. Microsoft Word самостоятельно решает проблемы, связанные с форматированием. Microsoft Word производит анализ документа, идентифицирует отдельные элементы, а затем форматирует текст, применяя стили подключенного шаблона.
Автоформатирование можно производить как по мере ввода текста, так и после его ввода. При этом пользователь оставляет за собой право принять или отвергнуть форматирование произведенное с помощью Автоформата. Кроме того, можно частично принять, а от части внесенных изменений — отказаться.
Автоформатирование в процессе ввода, пожалуй одно из наиболее удачных средств, облегчающих создание документа. ( Рис. 3).
При автоматическом форматировании документа, в зависимости от установок, сделанных на вкладке «Автоформат», Microsoft Word производит следующие изменения:
-К каждому абзацу применяется стиль
-Удаляются лишние маркеры абзацев
-Отступы, сделанные с помощью клавиши Tab, заменяются на отступы абзацев
-Вместо звездочек (*), дефисов (-) или аналогичных символов, используемых для обозначения маркированных списков, вставляются символы бюллетеня
-Символы (С), (R) и (ТМ) заменяются на символы из установленного шрифта символ авторского права, символ зарегистрированного товарного знака и символ товарного знака ã, â и ™
Рис. 3. Диалоговое окно Автоформат при вводе
КомандаАвтоформат осуществляет автоматическое форматирование под контролем пользователя. Можно просмотреть замены форматирования, предлагаемые Microsoft Word, оставляя те, которые устраивают, и отклоняя неудачные.
После автоформатирования текст будет размечен различными маркерами:
-Элементы, подлежащие удалению, зачеркнуты красным.
-Элементы, вставленные в процессе автоформатирования, подчеркнуты синим.
-Места вставки и удаления помечены вертикальной чертой в левом поле.
Если не удовлетворительны замены, произведенные в процессе автоматического форматирования, можно самостоятельно заменить на более подходящие.
Если все внесенные автоформатом изменения не устраивают, можно выбрать третий вариант— Библиотека стилей[1] . Приступая к автоформатированию готового документа, рекомендуется создать копию документа. Копия позволит восстановить исходный документ наиболее простым образом, если параметры, установленные в результате автоматического форматирования не понравятся.
Обязательным требованием, предъявляемым к мощным современным текстовым редакторам является наличие средства проверки орфографии. Процесс проверки орфографии сводится к поиску слова в словаре. Microsoft Word имеет основной словарь и вспомогательные.
Для того чтобы словарь мог быть использован в ходе проверки орфографии, его нужно подключить. Это можно сделать с помощью вкладки «Правописание».
Одновременно может быть открыто не более десяти вспомогательных словарей. Однако чем больше открыто словарей одновременно, тем медленнее идет проверка. Поэтому для ускорения проверки, выберите только нужные в данный момент словари, а остальные закройте.
Для закрытия словарь достаточно снять соответствующий флажок. При проверке текста на иностранном языке указать язык словаря пользователя в полеЯзык.
В ходе проверки орфографии можно добавлять слова в словари пользователя.
Существующие словари могут содержать тысячи слов. Однако они не могут предусмотреть всех сфер деятельности человека. Для того чтобы Microsoft Word воспринимал нужные слова, их следует внести в пользовательский словарь.
Однако, чем больше словарь, тем дольше Microsoft Word будет производить проверку. Поэтому особенно увлекаться дополнением существующих словарей не стоит. К тому же Microsoft Word дает возможность создавать собственные словари по различным тематикам.
По умолчанию словарь будет сохранен в папке \Windows\MsApps\Proof. В случае необходимости можно указать другую папку, в которой Microsoft Word должен охранить словарь.
Рис. 4. Диалоговое окно Вспомогательные словари
Если для проверки орфографии не достаточно одного пользовательского словаря, можно подключить другие. Осуществляется этот процесс добавлением выбранного словаря в список используемых словарей. С помощью специальных кнопок в окне диалога «Вспомогательные словари» можно добавлять, изменять и удалять вспомогательные словари. Как уже говорилось выше, одновременно может быть открыто до десяти различных словарей.
Если нужный словарь отсутствует в списке, нужно выбрать другой диск или папку, где расположен нужный файл.
Если словарь уже больше не нужен, его можно удалить.
Microsoft Word предоставляет возможность редактирования пользовательского словаря. Необходимость в этом может возникнуть, если случайно было внесено в словарь ошибочно написанное слово.
Если при работе в Microsoft Word с любым из иностранных языков потребуется проверить орфографию на этом языке, нужно установить словарь соответствующего языка. Приобрести словарь для проверки любого языка можно в местных филиалах компании Microsoft или у дилеров компьютерной продукции. Когда соответствующий словарь установлен, можно проверить орфографию текста.
С точки зрения читабельности документа важно, чтобы в рядом стоящих предложениях не повторялись одни и те же слова. В этом случае можно использовать командуТезаурус, подбирающую слово близкое по смыслу — синоним. Здесь, как и в случае проверки орфографии, Microsoft Word, использует словарь, но на этот раз словарь синонимов. Если слово, для которого нужно подобрать синоним, отсутствует в этом словаре, синоним подобран не будет. Кроме синонимов, эта функция позволяет подобрать антонимы и связанные (однокоренные) слова.
Рис. 5. Диалоговое окно Тезарус
Перенос слов целесообразно выполнять на завершающей стадии редактирования. Благодаря переносу слов, можно получить более компактный текст. Если перенос не используется, то при выравнивании по ширине производится, так называемая, разгонка строк. Это портит внешний вид текста, поскольку некоторые из строк оказываются мало заполненными, и слова в них расположены с большим интервалом.
При переносе слова разбиваются по слогам, и в них вставляются скрытые символы мягкого переноса (так называемые, необязательные дефисы). Когда возникает необходимость переноса, один из символов мягкого переноса разбивает слово на части с учетом максимально возможного заполнения строки. Таким образом, использование переноса позволяет более плотно компоновать текст на странице. Разделение слов для переноса в документе может осуществляться автоматически или вручную.
Рис. 6. Автоматическая расстановка переносов
Если для какого-то фрагмента текста не нужно установки автоматического переноса слов, то для этого фрагмента режим можно отменить. Для этого достаточно воспользоваться командой Абзац меню Формат и на вкладке Положение на странице установить флажок на Запрет автоматической расстановки переносов.
Недостатком автоматического переноса является то, что нельзя контролировать перенос слов. При подготовке важных моментов целесообразно проконтролировать выполнение переноса. Принудительный перенос позволяет осуществить контроль, предлагая на усмотрение пользователя варианты для переноса и предоставляя ему возможность самостоятельно решить, где именно будет выполнен перенос слова.
Рис. 7. Принудительная расстановка переносов
В полеВариант отображается слово, в котором Microsoft Word предполагает выполнить перенос. С помощью дефисов предлагаются варианты возможного переноса, и наиболее рациональный, с точки зрения Microsoft Word, будет выделен вертикальной чертой. Можно выбрать устраивающий вариант, установив в нужном месте курсор.
Глава II. Подбор синонимов
Стиль — это совокупность параметров форматирования, имеющая свое название.
Документ, отформатированный одним шрифтом, без отступов, табуляций, заголовков, трудно читать. Для того чтобы превратить этот текст в читабельный потребуется выделить заголовок, оформить подзаголовки в соответствии с их уровнем, выполнить надписи к рисункам и таблицам, выделить новые термины, примечания, установить колонтитулы, и т.д. Можно отформатировать каждый из элементов вручную. Если документ имеет достаточно большой объем, задача становится неразрешимой при условии, что все элементы одного типа, например, подписи и заголовки соответствующих уровней) должны быть оформлены единообразно.
С помощью стилей можно установить несколько параметров форматирования за один шаг. При этом для каждого из элементов оформления можно установить собственный стиль, который будет иметь уникальное наименование. Использование стилей позволяет повысить эффективность и ускорить выполнение работы. Форматирование с помощью стилей сводится к выделению нужныхфрагментов текста и выбору из списка требуемого стиля для данного фрагмента.
В Microsoft Word стиль может быть применен как к целому абзацу, так и к нескольким символам. Принципиальное отличие заключается в том, что абзац, благодаря знаку конца абзаца, можно не выделять, достаточно установить в нем курсор, а стиль символов можно применить к фрагменту текста любой величины, но без знака абзаца, поэтому требуемый фрагмент обязательно должен быть выделен.
В качестве основного стиля, установленного по умолчанию используется стиль «Нормальный». Этот стиль применяется для основного текста любого документа и служит основой для создания других стилей. В случае необходимости можно изменить параметры нормального стиля.
Таким образом, форматируя абзацы соответственно представлению пользователя о том, как должен выглядеть тот или иной элемент текста, не забывая при этом дать название новому виду форматирования, можно создать различные стили для разных целей.
Собственно назначение стилей состоит в удобстве их применения. Дело в том, что при наличии различных стилей не придется тратить время на
форматирование отдельных элементов текста, достаточно установить курсор в пределах абзаца, стиль которого требуется поменять, открыть список стилей стандартной панели инструментов и выбрать нужный вам стиль из предложенного списка. В результате фрагмент будет оформлен соответствующим образом.
Любой шаблон[2], включая «Обычный», содержит предопределенные стили. Microsoft Word содержит несколько десятков встроенных стилей, а также пять основных или, как их еще иногда называют, базовых стилей:Нормальный, Заголовок1, Заголовок 2,Заголовок 3 и Шрифт абзаца по умолчанию. Стили, используемые в текущем документе, представлены в спискеСтиль на панели инструментов «Форматирование». Весь список встроенных стилей можно увидеть в окне диалога «Стиль» при установке в полеСписок опцииВсех стилей .
В ряде случаев Microsoft Word автоматически назначает встроенные стили. Это происходит при использовании командПримечание, Название, Оглавление и указатели и Сноска из менюВставка, а также |Сервис | Конверты и наклейки и Вид |Колонтитулы,
В таблице приведены встроенные стили, автоматически используемые Microsoft Word при применении ряда команд:
| Команда | Встроенный стиль |
| Команды меню Вставка | |
| Номера страниц | «Номера страниц» |
| Примечание | «Текст примечания», «Знак примечания» |
Оглавление и указатели | «Оглавление 1-9>, «Указатели 1-9», «Указатели заголовков», «Заголовок ТС», «Таблица ссылок», «Список рисунков» |
Сноска | «Текст сноски», «Знак сноски», «Текст концевой сноски», «Знак концевой сноски» |
| Название | «Название» |
| Команды меню Вид | |
| Структура Колонтитулы | «Заголовок I»«Верхний колонтитул» и «Нижний колонтитул» |
| Другие команды | |
Файл | Параметры страницы, вкладка «Макет» Сервис| Конверты и наклейки | «Номер строки» «Адрес», «Обратный адрес» |
Наиболее широкие возможности по работе со стилями предоставляет окно диалога «Стиль».
Рис. 8. Диалоговое окно Стиль
В поле «Образец абзаца» появится фрагмент документа с установленным стилем в уменьшенном виде, а поле «Образец символов» — пример выбранного стиля в применении символов к одному слову предложения. В нижнем разделе «Описание» отображается описание параметров форматирования используемого стиля.
Назначение окна диалога «Стиль» значительно шире, чем просто установить выбранный стиль. С его помощью можно изменять существующие стили, создавать новые стили, удалять ставшие ненужными пользовательские стили, копировать требуемые стили из одного шаблона в другой.
ПолеСтиль указывает, к какому стилю (абзаца или символа) относится выбранный стиль. При изменении стиля это поле является недоступным.
ПолеОписание содержит параметры форматирования стиля, выбранного для изменения.
В полеОснован на стиле указан стиль, на котором основан изменяемый стиль. В случае необходимости можно изменить базовый стиль.
В полеСтиль следующего абзаца указан стиль, который установлен для следующего абзаца.
Создание стилей отличается от изменений стиля тем, что при создании стиля ему нужно присвоить новое имя. Наиболее просто создавать стиль, основываясь на одном из существующих стилей.
Для создания нового стиля предназначено окно диалога «Создание стиля», приведенное на Рис. 9.
Рис. 9. Создание стиля
Если не нужно, чтобы на какой-либо из стилей влияли изменения параметров базового стиля или замена базового, то при создании такого стиля следует выбрать из спискаОснован на стиле значениеНет.
Кнопка «Клавиша» предназначена для назначения клавишных команд создаваемым или уже существующим стилям. Можно самостоятельно назначить клавишные команды для наиболее часто используемых вами стилей.
В случае необходимости можно удалить ставшие ненужными пользовательские стили. Если удалить стиль, который использован для оформления текста, Microsoft Word применит к соответствующим фрагментам параметры базового стиля.
Можно удалить только пользовательские стили. Удалить встроенный стиль невозможно. При выборе одного из встроенных стилей, кнопка Удалить становится недоступной.
Если требуется удалить сразу несколько стилей, необходимо воспользоваться окном диалога «Организатор».
Рис. 10. Диалоговое окно Организатор стилей
Стиль можно сделать доступным во всех документах или документах, основанных на конкретном шаблоне[3] .
Стиль можно копировать из шаблона, в котором он сохранен в другой шаблон или документ, основанный на другом шаблоне. Нет смысла создавать уже существующий стиль, когда можно его скопировать.
Если в существующем документе или шаблоне уже имеется стиль с таким же именем, как и копируемый, Microsoft Word потребует подтверждения замены параметров существующего стиля на параметры копируемого стиля.
Для удобства использования стили, доступные во всех шаблонах, сведены в Библиотеку стилей, которая доступна через одноименное окно диалога. Данное средство предоставляет возможность не только выбрать, но и визуально оценить, как будет выглядеть документ, если воспользоваться тем или иным шаблоном. Все это можно сделать, не покидая окна диалога «Библиотека стилей». Любой из встроенных шаблонов можно применить к документу и увидеть образец измененного текста. Подобрав устраивающий шаблон, следует нажатьОК, в результате чего в документ будет перенесены элементы формата выбранного шаблона. Сам же шаблон останется без изменений. Библиотека стилей — очень удобное средство, с помощью которого также, как и с помощью окна диалога «Организатор» можно скопировать стили любых шаблонов.
Рис. 11. Библиотека стилей
Деятельность любого учреждения невозможна без канцелярской работы, которая всегда, даже при наличии компьютерной техники, существенно облегчающей канцелярский труд, сопровождается огромным количеством формуляров, справок, служебных записок и т.д. Все эти формы создаются по определенным правилам, имеют свои особенности. Создать любую нужную форму не составит труда, если вы имеете шаблон этой формы.
Шаблон — это совокупность параметров документа, предназначенная для многократного использования. В состав шаблона входят:
-Форматы текста (стили)
-Форматы страницы (поля, отступы, колонтитулы и т.д.)
-Специальные панели инструментов
-Элементы главного окна Microsoft Word (вертикальная и горизонтальная линейки, полосы прокрутки, меню
-Элементы автотекста
-Макросы
-Дополнительные кнопки для макросов и команды меню, запускающие их
По умолчанию все документы основаны на обычном шаблоне, который содержит определенный набор установок: стандартная настройка меню, клавиатуры, панелей инструментов, стандартные встроенные стили. Он не содержит макросов, элементов автотекста. Со временем, он может видоизменяться по мере ввода в него различных установок. Шаблон «Обычный» является общим шаблоном, так как он лежит в основе не только любого документа, но и любого шаблона. Создав документ, внеся в него установки форматирования, элементы автоматизации, в дальнейшем можно сделать его шаблоном. Создавая документы на основе разработанного шаблона, пользователь получает возможность использовать все сделанные ранее установки. Их не нужно выполнять заново, они успешно будут работать в новом документе так же, как и в предыдущем документе, который был сделан шаблоном.
Для того чтобы предоставить возможность видоизменить специальный шаблон, а также созданные на его основе документы, в Microsoft Word установлены следующие приоритеты:
-Специальный шаблон имеет приоритет над общим
-Документ имеет приоритет над специальным шаблоном
То есть установки в документе блокируют сделанные ранее установки в шаблоне, на основе которого создан документ, а установки специального шаблона блокируют установки шаблона «Обычный». Это значит, что можно видоизменять шаблон, не опасаясь, что он в итоге примет установки шаблона «Обычный».
Если созданный шаблон использовать для какого-то определенного типа документов (например, только для создания определенных форм), то такой шаблон называется специальным. Как правило, специальные шаблоны имеют определенное форматирование текста, страницы, а также могут иметь элементы автоматизации, настройки меню, панелей.
Обратимся к элементам, информация о которых хранится в шаблоне. Эти элементы становятся доступными во всех документах, основанных на конкретном шаблоне:
· Надписи и рисунки, колонтитулы, поля для вставки даты, времени и сведений об авторе, стандартный текст, эмблемы компаний, название документа и т.д.
· Поля страницы и другие параметры макета страницы, которые устанавливаются в окне диалога «Параметры страницы»
· Стили
· Макросы
· Текст и рисунки, сохраненные в качестве элементов списка автотекста
· Специальные панели инструментов, меню и сочетания клавиш
Можно перенести нужные элементы из одного шаблона в другой. Причем, если эти элементы находятся в специальном шаблоне, то удобнее скопировать их в общий шаблон например, «Обычный», чтобы можно было использовать их в других шаблонах основанных на «Обычном». Можно также сделать элементы, хранящиеся в другом шаблоне, временно доступными в любом документе, если загрузить шаблон в Microsoft Word в качестве общего шаблона.
По умолчанию в Microsoft Word при работе с документом используются только элементы, принадлежащие шаблону, присоединенному к этому документу, или шаблону «Обычный» (автотекст, макросы и специальные панели инструментов, настройки меню и оперативные клавиши). После загрузки шаблона все хранящиеся в нем элементы становятся доступными для любого документа, открытого во время текущего сеанса работы в Microsoft Word.
Надстройки — это дополнительные программы, расширяющие возможности Microsoft Word, предоставляя в распоряжение пользователя дополнительные специальные команды и новые функции.
Для загрузки надстройки или шаблона при каждом запуске Microsoft Word, необходимо скопировать надстройку или шаблон в папку автозагрузки, указанную на вкладке «Расположение» окна диалога «Параметры» меню Сервис.
Для того чтобы шаблоны и надстройки загружались автоматически при открытии Microsoft Word, их следует скопировать и сохранить в папке автозагрузки Microsoft Word. После этого Microsoft Word будет открывать шаблоны, сохраненные в папке автозагрузки, в качестве общих. Кроме того, загрузка шаблона в качестве общего дает возможность использовать его сразу в нескольких документах.
Для создания документа на основе готового шаблона достаточно выбрать команду Создать меню Файл и указать в списке нужный шаблон.
Но можно создать новый шаблон. Условно можно предложить два способа создания шаблона:
· Изменить документ, созданный на основании какого-то шаблона, и сохранить его в качестве нового шаблона
· Создать документ, основанный изначально на шаблоне «Обычный», внести в него все возможные установки (элементы шаблона) и сохранить в качестве нового шаблона
Последний способ безусловно чрезвычайно трудоемкий, но если среди имеющихся встроенных шаблонов нет ничего, что соответствовало бы определенным требованиям, предъявляемым к нужному документу, другого выхода нет. Однако в этом способе есть некоторое осложнение опять же связанное с макросами и элементами автотекста. Дело в том, что если шаблон строится на обычном шаблоне, то макрос и автотекст записываются в шаблон «Обычный», а созданный шаблон не будет содержать этих элементов. Перед тем как создавать макрос или элемент автотекста следует сохранить шаблон, тогда он будет восприниматься Microsoft Word как специальный. Затем можно создать макрос и элементы автотекста.
Процедура внесения изменений в шаблон через документ была уже описана в §1 данной главы, «Использование стилей». Смысл этой процедуры сводится к изменению параметров форматирования документа, при этом также можно пользоваться окном диалога «Организатор» для копирования стилей из других шаблонов. Для внесения изменений непосредственно в автотекст, макрос, специальные панели инструментов и т.д. используются общие команды меню. В заключение документ сохраняется в качестве шаблона, после чего внесенные изменения будут доступны во всех документах, которые будут создаваться в дальнейшем на его основе.
Режим структуры документа предусмотрен в качестве специального режима, в котором заголовки различных уровней связаны с подзаголовками и текстом. Для работы в этом режиме обязательно должны быть использованы стандартные стили заголовков различного уровня, принятые для обычного режима. В структуре могут быть использованы все девять видов встроенных заголовков различного уровня от первого до девятого. При этом для всех уровней заголовков используется один уровень текста.
Использование режима структуры обеспечивает следующие удобства при работе над документом:
-Если установить сворачивание документа до уровня заголовков с выведением первой строки раздела, можно, использовать режим структуры для быстрого просмотра больших документов
-Можно легко перемещаться по документу, сворачивая и разворачивая отдельные разделы
-Режим структуры удобно использовать для редактирования. Выделяя отдельные заголовки и используя кнопки панели структуры, их можно перемещать вместе со связанным с ними текстом
-Структура документа может использоваться для создания нумерованных заголовков
Режим структуры документа по сравнению с обычным режимом имеет следующие особенности:
-На месте линейки расположена панель «Структура»
-Отформатированные заголовки и текст имеют различные отступы, соответствующие их уровню
-Слева от каждого заголовка имеется значок плюс или минус
Работая в режиме структуры документа можно устанавливать уровни просмотра заголовков:
-Просмотр всех уровней заголовков без текста
-Просмотр всех уровней с первой строкой текста
-Просмотр отельных уровней
Можно изменять назначенный уровень заголовка, повышая или понижая его до следующего уровня или до уровня текста.
Рис. 12. Панель инструментов Структура
Характерная для режима структуры панель инструментов «Структура» позволяет осуществлять преобразование структуры документа.
В режиме структуры рядом с заголовками расположены знаки плюс или минус. Знак плюс (+) означает, что с заголовком связаны заголовки более низкого уровня и простой текст. Знак минус (-) означает, что у этого заголовка нет подзаголовков и текста.
Формат заголовков каждого уровня определяется стилями. Первому уровню заголовка соответствует стиль Заголовок 1, второму уровню — Заголовок 2, и так далее до заголовка 9. Собственно тексту соответствует нормальный стиль. Стили заголовков и нормальный стиль являются предопределенными стилями, но с помощью окна диалога «Стиль» можно переопределить любой из стандартных стилей.
Конечно, структурировать документ можно и в обычном режиме или в режиме разметки страницы. Обычно так и поступают при работе с документом: вводят текст и назначают заголовкам определенные уровни. Однако, переключившись в режим структуры, можно сразу увидеть смысловую ошибку в назначении заголовку того или иного уровня. Повышая или понижая уровень заголовка с помощью кнопок панели инструментов «Структура», можно легко изменить уровень на соответствующий его содержанию.
Поэтому, для создания заголовков различного уровня удобно применять режим структуры документа.
Работа со свернутой до определенного уровня заголовков структурой упрощает следующие процедуры:
-Просмотр примерного содержания большого документа
-Перемещение в требуемый раздел большого документа
-Перемещение любого фрагмента документа, свернутого до заголовка определенного уровня, вместе со связанным с ним текстом
-Создание нумерованных заголовков
При свертывании документа исчезает текст, остаются только заголовки указанных уровней. Для изменения уровня отображаемых заголовков используются кнопкиЗаголовки 1 – 8 панели инструментов «Структура».
КнопкиСвернуть и Развернуть работают только применительно к выделенному фрагменту или заголовку, в котором установлен курсор.
Для того чтобы полностью свернуть/развернуть весь документ, нужно нажать кнопкуВсе. Если при этом будет выделен один из заголовков или фрагментов, в результате нажатия кнопкиВсе весь документ будет свернут полностью.
Можно установить режим просмотра свернутого документа с несколькими развернутыми строками после каждого заголовка. Для вывода на экран заголовков всех уровней и первой строки каждого раздела нажать кнопкуВсе, чтобы документ снова был развернут, а затем нажать расположенную рядом кнопкуПоказать первую строку.
При работе в режиме структуры можно достаточно просто перемещать как отдельные фрагменты текста, так и озаглавленные разделы. Для этих целей используются кнопкиПереместить вверх и Переместить вниз.
Для перемещения фрагмента текста, его даже не нужно выделять, достаточно установить в нем курсор и нажать кнопку, соответственно перемещение вверх или вниз, соответственно. Фрагмент переместится на один абзац. Если требуется переместить целый раздел, достаточно свернуть документ любым из описанных выше способов (например, нажатием кнопкиВсе), установить в нем курсор и нажать соответствующую кнопку для перемещения вверх или вниз. Заголовок вместе со связанным с ним текстом переместится в выбранном направлении. Перемещение заголовков осуществляется аналогичным образом, то есть при каждом нажатии на кнопкуПереместить вверх илиПереместить вниз заголовок перемещается на одну позицию в структуре документа. Существует другой способ перемещения, аналогичный способу изменения уровня заголовка.
Оглавление документа — это список заголовков указанных уровней с соответствующими номерами страниц.
Рис. 13. Оглавление документа
Фактически оглавление представляет собой таблицу, состоящую из двух столбцов. В левом столбце отображаются заголовки разделов, в правом — номера страниц. При составлении оглавления Microsoft Word позволяет использовать как стандартные, так и нестандартные стили заголовков документа.
Наиболее простой способ подготовки документа к сборке оглавлениязаключается в том, чтобы использовать стандартные стили заголовков. Стандартные заголовки включают текст «Заголовок» и уровень (от 1 до 9).
Перед тем как приступать непосредственно к созданию оглавления, необходимо установить для заголовков стандартные стили. Разумеется, это относится к тем заголовкам, которые предполагается включить в оглавление.
Кроме того, можно установить требуемые стили при вводе текста документа. Убедившись в том, что заголовки, которые следует включить в оглавление, имеют соответствующие стили, можно переходить непосредственно к созданию оглавления.
Рис. 14. Установка параметров оглавления
При работаете с многоуровневым документом необходимо находиться в главном документе.[4]
Сноски и концевые сноски применяются для объяснений, комментариев или организации ссылок на первоисточники в документе. В одном и том же документе можно одновременно использовать как сноски, так и концевые сноски, (например, сноски применять для подробных комментариев, а концевые сноски — для ссылок на первоисточники).
Обычные сноски располагаются в нижней части страницы под чертой, отделяющей их от основного текста. Концевые сноски располагаются в конце документа.
Сноска любого вида состоит из двух частей: маркера ссылки на сноску и соответствующего ему текста сноски. Поэтому вставка сносок выполняется в два этапа:
· Обозначается место, к которому относится сноска. В этом месте устанавливается маркер сноски (как правило — это просто порядковый номер сноски)
· Вводится текст сноски
·
Рис. 15. Создание сноски
Можно использовать автоматическую нумерацию сносок или создавать собственные маркеры сносок. В режиме автоматической нумерации маркеры сносок изменяются всякий раз при вставке, удалении или перемещении текста сноски.
При вставке сноски можно настроить по своему усмотрению маркеры сносок, а также выбрать тип разделительной линии и формат нумерации сносок.
При вводе текста сносок объем текста на странице и количество страниц в документе регулируются автоматически.
Можно задать собственный символ для маркера сноски. Для этого выбрать переключательДругая и ввести в поле требуемый маркер. В качестве альтернативного способа нажать кнопкуСимвол и выбрать символ (например, *), после чего нажать кнопку ОК. Созданные таким образом маркеры сносок невозможно обновить или перенумеровать.
Для того чтобы быстро перейти от текста сноски к соответствующему маркеру сноски в документе, нужно дважды нажать на маркере сноски слева от текста сноски. Курсор переместится обратно в окно документа к соответствующему маркеру сноски. В обычном режиме просмотра окно сносок закроется автоматически.
При работе со сносками можно использовать все средства редактирования и форматирования текста Microsoft Word) (команды, панели инструментов и т.д.).
Текст сносок отделяется от основного текста документа короткой горизонтальной чертой — разделителем сносок. По умолчанию длина разделителя равна 5 см. Если сноска продолжается на следующей странице, основной текст документа отделяется от продолжения сноски более длинной линией, называемойразделителем продолженной сноски. По умолчанию разделитель продолженной сноски имеет длину от левого до правого поля. Его можно удалить или изменить, добавляя рамки, текст или графические объекты. Кроме того, можно использовать разные виды разделителей для сносок и концевых сносок.
Перекрестная ссылка — это ссылка на элемент, который находится в другой части документа, например, «См. Рис. 1 на стр. 3». Можно создавать перекрестные ссылки на заголовки, сноски, закладки, названия, нумерованные абзацы и т.п.
При последующем изменении, удалении или перемещении элемента, на который имеется перекрестная ссылка, можно легко обновить все перекрестные ссылки одновременно.
Чтобы обновить определенное название или перекрестную ссылку, нужно выделить ее. Чтобы обновить все названия и перекрестные ссылки, нужно выделить весь документ. Затем щелкнув выделенный фрагмент правой кнопкой мыши и выбрав в контекстном меню команду Обновить поле, можно увидеть, что ссылки изменились в соответствии с изменением объектов.
Перекрестные ссылки удобно использовать при создании различных сносок.
Перекрестные ссылки можно создавать только в одном документе. Чтобы создать перекрестную ссылку на другой документ, нужно сначала вставить вложенные документы в главный документ[5] .
В списке Тип ссылки выбрать тип элемента, на который следует сослаться, например заголовок главы.
В списке Вставить ссылку на выбрать данные, которые следует вставить в документ, например текст заголовка.
В списке Для какого/какой выбрать элемент, на который следует сослаться, например заголовок главы 6.
Рис. 16. Вставка перекрестной ссылки
Для организации перехода к элементу ссылки установите флажок Вставить как гиперссылку .
Если доступен флажок Добавить слово «выше» или «ниже», то, установив его, можно добавить сведения об относительном положении элемента ссылки.
Чтобы изменить вступительный текст в перекрестной ссылке, достаточно внести необходимые изменения непосредственно в документе.
Если же необходимо изменить объект ссылки, нужно выделить перекрестную ссылку (но не вступительный текст), например Рисунок 1, и вызвать команду Вставка | Перекрестная ссылка.
При работе с большими документами, публикациями, проектами, состоящими из многих глав, часто возникают разного рода сложности, особенно при подготовке такого документа группой исполнителей. Поэтому вопрос о работе с большими документами отнюдь не праздный. В Microsoft Word предусмотрено специальное средство для работы над большими документами — Главный документ.
С помощью главного документа можно легко работать вместе с соавторами, когда каждый из авторов отвечает за свою часть работы. Причем, можно знакомить соавторов со своей частью работы и ознакомиться с их главами, но внести изменения в чужие главы нельзя без соответствующих установок авторов. Это средство позволяет соблюдать единый стиль оформления в большом документе, части которого готовятся разными людьми. Работая таким образом, можно избежать повторов и прочих накладок, возможных при групповой работе.
Кроме того, средство Главный документ может оказаться полезным и в индивидуальной работе. Оно поможет придерживаться заранее установленного плана, который, конечно, можно изменить в процессе работы. Удобство состоит и в том, что, работая с отдельными частями, главами, можно распечатать каждую главу отдельно, но при этом так же легко можете получить документ целиком. Но самое ощутимое удобство — это возможность создания сквозных списков: нумерации страниц, перекрестных ссылок и указателей.
Итак, средство Главный документ предназначено для облегчения работы над большими документами, публикациями, состоящими из нескольких или многих частей (глав). С его помощью можно работать как со всем большим документом, так и с отдельными его частями.
Главный документ в режиме структуры имеет специальную панель главного документа, которой удобно использовать для создания или добавления частей или для изменения структуры документа.
Рис. 17. Панель Главный документ
С помощью средства Главный документ можно осуществить:
· Быстрый поиск и перемещение к любой части документа
· Изменение структуры документа с помощью перемещения заголовков
· Просмотр последних изменений в документе без необходимости открывать отдельные его части
· Создание сквозных перекрестных ссылок по всему документу
· Компилирование указателя, оглавления и прочих подобных списков по всему документу целиком
· Печать документа целиком, без необходимости открыватьи перестраивать каждый раз отдельные файлы документов.
При работе в режиме главного документа каждая глава большого документа представляет собой главный документ или вложенный документ. Любой документ может быть либо главным, либо вложенным в него. Каждый вложенный документ храниться в отдельном файле. В него можно вносить изменения, которые после сохранения автоматически переносятся в последнюю версию главного документа. Вложенный документ можно разбить на несколько частей, объединить их, перемещать содержимое вложенных документов между собой, внутри главного документа, выделять часть, создавая новый вложенный документ.
Для работы в режиме главного документа можно создать и использовать шаблоны, определять стили и применять их к различным частям главного и вложенных документов. Можно оформить главный документ точно так же, как и любой другой документ, то есть используя все средства форматирования.
Создавать главный документ можно двумя способами:
· Можно организовать главный документ «с нуля»
· Можно создать главный документ из уже существующего документа.
Принимаясь за создание главного документа, нужно тщательно продумать структуру документа и содержание его частей.
Для добавления вложенных других файлов нужно нажать кнопкуСоздать вложенный документ на панели инструментов «Главный документ».
Каждый вложенный документ будет заключен в отдельное окно со значком вложенного документа в верхнем левом углу окна.
Каждый вложенный документ будет записан в отдельный файл. Для назначения имен вложенным документам Microsoft Word использует первые символы заголовка вложенного документа.
Для открытия вложенного документа установить указатель мыши на значок вложенного документа. Дважды нажать кнопку мыши.
Если теперь добавить дополнительный вложенный документ в созданный главный, то возможно два варианта:
· Создание пустого вложенного документа с дальнейшим его заполнением
· Вставка существующего документа для преобразования его во вложенный
Создав ряд вложенных документов, можно произвести с ними следующие действия:
· Перемещение и копирование
· Объединение нескольких вложенных документов в один
· Разбиение одного вложенного документа на несколько
· Удаление вложенного документа
· Оформление вложенных документов
Однако при этом следует учесть, что некоторые действия с вложенными документами можно производить только из главного документа.
Для перемещения, переименования, удаления вложенных документов ни в коем случае нельзя прибегать к средствам Microsoft Word (Проводник, средства окна диалога «Открытие файла») и командам MS-DOS, в противном случае связь между главным документом и вложенными документами будет нарушена.
С вложенным документом можно работать как из главного документа, так и автономно.
При работе с вложенным документом внутри главного нет необходимости запоминать название и местонахождение вложенного документа и следить за соответствием его стилевого оформления.
При открытии вложенного документа из главного документа (двойным нажатием мышью на пиктограмме требуемого вложенного документа), он появляется в отдельном окне. С ним можно работать, редактировать и сохранять точно так же, как и любые другие документы.
После завершения работы нужно сохранить вложенный документ. Изменения, внесенные во вложенный документ, обновляются автоматически в главном документе.
Структуру главного документа можно изменить, перемещая внутри него вложенные документы или заголовки. Изменение структуры вложенных документов аналогично работе с заголовками в режиме структуры документа.
Необходимость в разбиении вложенного документа на части возникает в случае, если вложенный документ сильно разросся в процессе работы, или если возникла необходимость работы разных авторов над его частями.
Разбиение вложенного документа на части можно производить только внутри главного документа, иначе информация о появившихся новых вложенных документах будет утеряна.При этом создается новый вложенный документ, которому назначается имя, основанное на первых символах заголовка нового вложенного документа.
Если возникает необходимость упростить структуру главного документа, можно объединить несколько вложенных документов.
Если возникает необходимость сократить объем документа, то можно удалить главного документа все лишние вложенные документы вместе с их содержимым. В то же время можно изменять структуру главного документа, помещая вложенные документы в качестве части главного документа. Этот процесс тоже будет считаться удалением вложенного документа, так как он перестанет существовать как самостоятельный файл.
Шаблон главного документа имеет приоритет над шаблонами вложенных документов. Благодаря этому свойству соблюдается единообразие стилей.
При создании главного документа Microsoft Word всегда использует шаблон «Обычный». Если вам потребуется применить специальный шаблон, он может использоваться только при автономном открытии файла вложенного документа.
Каждый вложенный документ внутри главного документа является самостоятельным разделом, в оформление которого входят такие компоненты, как колонтитулы, размер текстовой области, размер и ориентация страниц, способ и вид нумерации страниц. Можно установить уникальное оформление для каждого вложенного документа и вставить дополнительные разделы. Для оформления в одном стиле вложенных документов нужно делать установки этих элементов оформления в главном документе. Для оформления вложенного документа в уникальном стиле можно устанавливать параметры оформления этого элемента, используя способ автономного открытия вложенного документа из окна диалога «Открытие документа».
Параметры оформления раздела для вложенного документа при помещении его в главный документ не изменяются.
Единственный способ поддерживать актуальные перекрестные ссылки, расположенные в разных документах — это использование главного документа. Это средство объединяет информацию, разнесенную по разным документам, и дает возможность автоматически создавать сквозные перекрестные ссылки по всем вложенным документам, входящим в состав главного документа.[6]
Оглавление, собираемое внутри главного документа, строится по уровням заголовков каждого вложенного документа. Для формирования оглавления нет необходимости объединять отдельные документы в один или использовать поля оглавления для передачи информации.[7]
Глава III . Макросы
Поработав некоторое время в Microsoft Word, обнаруживаешь, что большую часть времени приходится тратить на одни и те же стандартные процедуры (создание нового документа, вставка рисунков, таблиц и т.д.). Даже при открытии документа, с которым уже работали, обычно уходит время на поиск места, где остановились. Таких действий можно перечислить множество. И все их можно автоматизировать, и присвоить каждому из них клавишную команду или кнопку. Это можно сделать с помощью макросов.
Макросы Microsoft Word для Windows записываются с помощью языка VisualBasic. Для записи макроса не обязательно знать этот язык. Достаточно правильно организовать запись операции.
Прежде чем приступать к записи макроса целесообразно познакомиться с порядком действий. Это избавит от необходимости повторной переписи макроса.
1. Выполнить процедуру, записываемую в макрос, установить порядок следования команд.
2. Открыть документ, для которого создается макрос. Если создается макрос, применимый ко всем документам, то открываемый документ должен быть основан на обычном шаблоне.
3. Привести документ в то состояние, в котором обычно начинают вручную выполнять процедуру, автоматизируемую с помощью макроса.
4. Определить удобный способ выделения текста и перемещения по нему в процессе записи макроса.
В процессе записи макроса использование мыши ограничено. С помощью мыши можно выбирать команды меню, но нельзя перемещаться по документу и выделять его части. Выделять текст или перемещаться по документу можно только с помощью команд и клавиатуры.
Ниже приведены наиболее распространенные способы перемещения по документу и выделения его частей при записи макроса:
-Перед записью можно пометить рабочую область закладкой с помощью командыПравка | Закладка. В процессе записи переход к ней осуществляется выбором командыПравка | Перейти
-Для перехода к месту последней выполненной правки нажмите Shift+ F5. Для перехода к началу документа нажмите Ctrl+ Home. Для перехода к концу документа нажмите Ctrl+ End.
-Для выделения всего документа выберите командуПравка | Выделить все или нажмите комбинацию клавиш Ctrl+ A.
Для начала записи макросов надо выбрать команду Макрос | Начать запись меню Сервис.
Рис. 18. Диалоговое окно Запись макроса
В окне диалога «Запись макроса» можно назначить создаваемому макросу кнопку на панели инструментов, клавишную команду или команду меню. Эту процедуру можно выполнить и после записи макроса.
Кроме того, в окне диалога «Запись макроса» можно установить для каких документов или шаблонов будет доступен создаваемый макрос и ввести описание в полеОписание (например, для каких целей предназначен макрос). И если не вводить короткое описание макроса, то можно скоро запутаться в них.
Итак, начинается собственно запись макроса. В это время на экране появляются панель инструментов «Запись», содержащая всего две кнопки —Остановить запись (кнопка слева) иПауза (справа). Яркая окраска индикатораЗАП в строке состояния свидетельствует о записи макроса.
Для запуска макроса можно создать клавишное сочетание, команду меню или кнопку на панели инструментов.
Макросы можно удалить, переименовывать и копировать. Вместе с макросом автоматически удаляется кнопка, команда меню или клавишная команда, запускающая его.
Для переименования и копирования макроса используется командаСервис | Макрос | Организатор.
В данной работе рассмотрены средства автоматизации текстового процессора Microsoft Word 2000, но являющиеся общими для всех версий этого приложения, начиная с версии 7. Естественно, каждая версия имеет свои специфические особенности, в более новых версиях функции получили свое развитие.
Версия Word 2000 была выбрана по следующим причинам. Во-первых, это один из самых последних модификаций, не считая Word 2002, который не получил пока широкого распространения (на момент написания курсовой работы источники информации по ней практически отсутствовали). Во-вторых, рассмотрение предыдущих версий не целесообразно в связи с их устареванием и более ранним выходом из употребления. Однако это не обязывает пользователей применять указанную версию в своей работе. Поэтому в настоящем параграфе будут рассмотрены некоторые отличия разных версий Microsoft Word.
Одно из отличий состоит в том, что выше описанные команды имеют различное расположение в меню приложения, а некоторые пункты меню обладают отличным от указанного названием.
Например, чтобы поработать со словарем, в Word 7 и Word 97 надо воспользоваться командой Сервис | Параметры вкладка Орфография, в версии же Word 2000 вкладка Орфография имеет название Правописание.
Другим примером, может служить функция Автотекст. В Word 7 она расположена в пункте меню Правка, в версии же Word 2000 ее можно найти в меню Вставка, а также на одноименной вкладке команды Сервис | Автозамена.
Такое различие в версиях может привести к вопросам и ошибкам при выполнении лабораторных работ[8] в приложениях Microsoft Word версии, отличной от указанной.
Другой специфической чертой является модификация инструментов в более поздних версиях. Для работающих в этих приложениях пользователей это станет положительной чертой, так как им достаточно разобраться в действии описанных функций автоматизации. Для обладателей ранних версий это может стать камнем преткновения, так как выполнение операций может потребовать дополнительных знаний, а следовательно и использование дополнительной литературы по рассматриваемому вопросу.
Например, для средства Автозамены в Word 2000 расширен словарь неправильно написанных слов, кроме того, с целью сокращения числа возможных ошибок для каждого языка ведется отдельный список, который выбирается автоматически в соответствии с языковым форматированием текущего текстового документа в момент выполнения команды.
При составлении оглавления в предыдущих версиях можно использовать только заголовки, оформленные стандартными стилями, Word 2000 позволяет применять как стандартные стили, так и стили, созданные пользователем.
Отметим еще одно отличие — новые версии имеют дополнительные функции автоматизации. Хотя они не рассмотрены в данной работе, однако это не умаляет их значимости. Весьма полезным средством многоязычной поддержки Word 2000 является автоматическое определение языка. При работе с документами программа сама определяет, на каком языке пользователь вводит текст, устанавливает для него соответствующий признак и использует нужные настройки при проверке орфографии, грамматики, автозамены и т.д. Проверка производится после ввода или изменения каждого предложения; если открывается документ, который ни разу не подвергался данной операции, то проверяется каждое предложение.
Новой функцией в Word 2002 пакета MicrosoftOfficeXP, является автоматическая верстка документа в виде брошюры, которой так не хватало в предыдущих версиях. Брошюра представляет собой документ формата А5, печатаемого на листах А4 так, чтобы потом листы могли быть переплетены в книжку.
Кроме того, программа проверки правописания в новой вервии Word одновременно является учебником грамматики русского языка.
Это основные отличительные особенности рассматриваемой версии Word 2000 и таких версий как Word 7, Word 97, Word 2002.
По рассмотренной теме разработано методическое пособие[9]. Оно предназначено для студентов высших учебных заведений и учащихся средних учебных заведений с углубленным изучением информатики. К последним учреждениям чаще всего относятся специализированные школы, лицеи, колледжи и т.п.
Разработка данного пособия обусловлена практической целью. В последние годы процесс информатизации охватил все общество. Компьютер можно встретить не только в учреждениях города и деревни, но и во многих домах. Это влечет за собой информатизацию всего учебного процесса. Особенно сильно она сказывается на требовании учебных заведений представлять рефераты, курсовые, дипломные, научные проекты в печатном виде. Конечно, программа общеобразовательного курса информатики включает овладение навыками работы в текстовом процессоре. И этих знаний может быть достаточно для написания работ. Но функции автоматизации, в основном не рассматривающиеся в обычном курсе, помогут облегчить, ускорить и эстетизировать выполнение многих операций.
Пособие включает восемь лабораторных заданий, каждое из которых рассчитано на два часа учебного времени. Такой выбор деления основан на нескольких причинах. Во-первых, каждая лабораторная работа представляет собой самостоятельный этап. Более мелкое деление не позволит создать целостность и законченность представления о проделанной работе. Во-вторых, это объясняется назначением пособия. Так как оно предлагается студентам ВУЗов и учащимся школ с углубленным изучением информатики (более чем 136 часов), продолжительность одного занятия которых составляет два учебных часа.
Вместе с тем, несмотря на «законченность» каждой лабораторной работы, все они взаимосвязаны. В последующих заданиях используются параметры, заданные в предыдущем. Это имеет свои положительные и отрицательные стороны. К первым относится то, что по завершении серии работ можно увидеть результат всех тех преобразований, которые включались в данную тему. С другой стороны, практически нельзя поменять порядок следования лабораторных работ, включиться в работу в любой момент.
Данное пособие отражает не все возможности рассмотренных функций автоматизации, но в них продемонстрированы те из них, которые имеют наибольшую практическую значимость и используемость. Кроме того, лабораторная работа №6-7 является как бы завершающей цикл всех лабораторных работ. Она не только позволяет познакомиться с новыми инструментами Microsoft Word и использует в своем ходе результаты действий предыдущих работ, но и актуализирует навыки, полученные на предыдущих занятиях и в курсе общей информатики.
Лабораторная работа №8 выделяется из общей картины практических работ и не является обязательной. Хотя запись макроса не является сложной процедурой, но необходимо выработать большой навык написания макрокоманд и знания возможностей и структуры организации работы Microsoft Word, чтобы было возможно использовать их не локально, а в любом из документов данного приложения независимо от его особенностей. Кроме того, приобретенный умения не помогут редактировать записанные операции, т.к. они написаны на языке VisualBasic, не рассматриваемом в данной теме.
Каждая лабораторная работа имеют строгую структуру:
1. Тема лабораторной работы.
2. Цель именно данного занятия.
3. Задание, конкретизирующее цель.
4. Ход работы
1) Начало работы.
2) Функция 1.
3) Функция 2.
4) …
5) Задания для самостоятельной работы.
6) Окончание работы.
5. Текст задания, используемый в данной работе.
Технология выполнения каждого задания представлена алгоритмом, сопровождается пояснительными рисунками и таблицами, что облегчает процесс выполнения работы за счет визуализации действия.
В конец пособия рекомендованы методическиеуказания и список дополнительной литературы для пользователя.
Данные лабораторные работы разработаны не с целью развивать навыки скоропечатания, поэтому в последующих занятиях используется тексты, созданные на предыдущих, а также задания для самостоятельной работы являются как бы продолжением основного задания практической работы, т.е. они написаны в стиле «…выполните аналогичные операции для таких-то объектов…».
Так как методическое пособие разработано с целью выработать умения использования функций автоматизации, то для проверки обучаемых не было разработано тестирующей или другой контролирующей программы. В этом качестве может выступить задание о написании реферата по одной из тем предмета Информатика со сдачей бумажной и электронной копий.
Представленное методическое пособие было апробировано в экономическом лицее «Эколис» г. Набережные Челны среди 22 учащихся десятых классов.
В этом учебном заведении изучение информатики введется в течение пяти лет по авторской программе. Для изучения предмета Информатика в данных классах отводится 4 часа в неделю, что позволяет не только хорошо овладеть навыками, определенными обязательным минимумом содержания среднего общего образования по информатике, но и познакомить с дополнительными возможностями различных приложений. Все это позволило апробировать методическое пособие по теме «Автоматизация работы в Microsoft Word» при изучении темы «Издательское дело в среде текстового процессора Microsoft Word».
В ходе проведения уроков выявлено:
Во-первых, у некоторых учащихся вызывает затруднения нахождение месторасположения команд. Это объясняется тем, что, как уже было отмечено, методическое пособие было разработано для версии Word 2000, тогда как в компьютерном классе лицея установлен пакет программ Microsoft Office 97, где некоторые функции имеют другие команды.[10]
Во-вторых, особую сложность выполнения представляют такие пункты, как «Создание оглавления» (процесс форматирования) и «Организация больших документов» (из-за сложности структуры). Поэтому при проведении соответствующих лабораторных работ следует уделить особое внимание этим вопросам.
В-третьих, при создании макросов следует предварительно тщательно продумать порядок записи макроса и отработать его. В качестве творческого задания можно попросить учащихся самостоятельно придумать и создать значок на кнопку для макроса.
В остальном же проведение занятий по теме, определенной в настоящей курсовой работе, не вызвали затруднений. Основные цели по выработке умений и навыков использования возможностей автоматизации были достигнуты.
Результаты проведения исследования предоставлены в приложении.
В данной курсовой работе были изучены функции автоматизации работы в текстовом процессоре Microsoft Word. Среди них выделены функции автоматизации ввода и редактирования (автотекст, автозамена, автоформат, проверка орфографии и грамматики, автоматического определения языка), автоматизации форматирование документа (стили, шаблоны, большие документы), автоматизации оформления (нумерация страниц, оглавления и указатели, сноски, ссылки, гиперссылки, названия объектов), макросы.
Подробно были исследованы только те из них, которые имеют практическую значимость для студентов при написании различных проектов средствами текстового процессора и не изучаются в общем курсе Информационные технологии или Информатика. А именно, автотекст, автозамена, автоформат, создание словарей, тезарус (подбор синонимов, антонимов, связанных слов), стили, шаблоны, оглавления, сноски и ссылки, большие документы, макросы. Особую сложность для изучения и усвоения здесь представляют последние два раздела: создание больших документов (т.е. состоящих из нескольких вложенных, записанных в отдельных файлах) и создание макросов (особенно редактирование).
Теоретическая часть знакомит с понятиями этих операций, их назначением, основными возможностями и специфическими чертами. В ней не отражены команды, используемые для вывода этих функций, но все функции сопровождены иллюстрациями диалоговых окон и пояснениями к ним.
Таким образом, теоретический раздел может оказать реальную помощь преподавателю при подготовке к занятиям по теме «Текстовый процессор Word» или более узкой тематике «Автоматизация работы в Microsoft Word».
Практическую часть условно можно разделить на два логических компонента. Во-первых, это краткий сравнительный анализ (выделение основных отличий) работы изучаемых функций автоматизации в различных версиях Microsoft Word, начиная с 7.0 и заканчивая XP. Здесь выделено три основных типа отличий, тесно связанных между собой и зависящих от одних и тех же причин). Точнее сказать, это разница в названиях команд, разница в их возможностях и наконец, появление новых функций автоматизации в последних версиях Microsoft Word.
Во-вторых, она включает разработку методического пособия по определенной выше теме, содержащее серию лабораторных работ практического характера. В ней представлена алгоритмы выполнения некоторых возможностей всех исследуемых инструментальных средств автоматизации. Эта часть представляет наибольший интерес и значимость, так как является главной целью данной работы. Ее малый размер объясняется тем, что само методическое пособие не включено в содержание, а вынесено в приложение в виде брошюры для удобства создания, проверки и применения. В основную же часть введены рассмотрение структуры разработанного пособия и результаты его апробации в реальных условиях учебного заведения (в данном конкретном случае, среднего учебного заведения — лицея). По итогам анализа проведенных уроков и уровня полученных знаний можно сделать вывод, что было разработано довольно-таки полноценное и удобное пособие для изучения поставленной темы.
Таким образом, все задачи данной курсовой работы выполнены. Можно сказать, что ее цель достигнута, т.е. создано методическое пособие для студентов и учащихся, позволяющее приобрести навыки использования некоторых автоматизированных функций, которые в последствии можно применить при написании научных и творческих работ средствами текстового процессора Microsoft Word.
1. Берлинер Э.М. Office 2000: 5 книг в 1: Самоучитель. — М.: Бином, 2000.
2. Голубина О. Индивидуальный подход: Новые возможности приложений Microsoft Office 2000 // Бухгалтер и компьютер. — 2001, №2 (17). — с. 28-33.
3. Джойс Д., Мун М. MicrosoftWord 97: наглядно и конкретно. — М.: Изд. отдел «Русская редакция» ТОО «ChannelTradingLtd.», 1997.
4. Журин А.А., Журина И.П. Word 7.0 для школьников. — М.: Аквариум, 1997.
5. Зайден М. Ворд: Word 2000: Легко, наглядно, понятно, быстро. — М.: Лаборатория Базовых Знаний, 1999.
6. Ильина М.М. Работа в Word 7 на примерах. — М.: Восточная Книжная Компания, 1996.
7. Кулин Роберт Н. Учимся мастерству. Microsoft Word для Windows 95. — М.: СК Пресс, 1997.
8. Орлов А. OfficeXP. Интеллектуальный Word 2002 // Мир ПК. — 2001, №9. — с. 53.
9. Хэлворсон М., Янг М. Эффективная работа с Microsoft Office 2000. — СПб: Питер, 2001.
Основные команды исследованных функций автоматизации текстового процессора Microsoft Word 2000.
| Операция | Команда в меню | Кнопка на панели инструментов | Оперативная клавиша |
| Функции ввода и редактирования | |||
| Автотекст | Вставка | Автотекст | Alt+F3 (создание), F3 (вставка) | |
| Автозамена | Сервис | Автозамена | ||
| Автоформат | Формат | Автоформат | ||
| Правописание | Сервис | Правописание | F7 | |
| Тезарус | Сервис | Язык | Тезарус | Shift+F7 | |
| Расстановка переносов | Сервис | Язык | Расстановка переносов | ||
| Словари | Сервис | Параметры | Правописание | Cловари | ||
| Функции форматирования | |||
| Стиль | Формат | Стиль | ||
| Библиотека стилей | Формат | Тема | Библиотека стилей | ||
| Загрузить другой шаблон | Файл | Создать | ||
| Создать шаблон | Файл | Сохранить как | ||
| Режим структуры | Вид | Структура | ||
| Функции оформления | |||
| Оглавление | Вставка | Оглавления и указатели | Оглавление | ||
| Сноски | Вставка | Сноска | ||
| Ссылки | Вставка | Перекрестные ссылки | ||
| Режим главного документа | |||
| Главный документ | |||
| Вставить вложенный документ | |||
| Создать вложенный документ | |||
| Макрос | |||
| Макрос | Сервис | Макрос | Макросы | Alt+F8 | |
| Создать макрос | Макрос | Начать запись | ||
| Создать кнопку для макроса | Сервис | Настройка | Команды |
Результаты апробирования методического пособия в экономическом лицее «Эколис»
| Фамилия Имя | № лабораторной работы | ||||||
| 10 А | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6-7 | 8 |
| Галимова Венера | |||||||
| Галимов Роберт | |||||||
| Галаутдинов Артур | |||||||
| Калинин Денис | |||||||
| Любушкина Юля | |||||||
| Мольков Павел | |||||||
| Терентьева Ира | |||||||
| Трубачева Наташа | |||||||
| Хубулашвили Давид | |||||||
| Фаткулин Анвар | |||||||
| Якупов Рим | |||||||
| 10 Б | |||||||
| Глушков Антон | |||||||
| Гильманшина Женя | |||||||
| Дурягина Юля | |||||||
| Зарипов Адель | |||||||
| Коваленко Костя | |||||||
| Косинов Артур | |||||||
| Кошкин Кирилл | |||||||
| Сусляева Катя | |||||||
| Шангараева Лиля | |||||||
| Сайфутдинов Ленар | |||||||
| Кривых Ира |
Условные обозначения:
| Задания не вызвали затруднений |
| Задания вызвали небольшое затруднение |
| Задания вызвали большие затруднения |
Эти результаты представлены в виде диаграммы
[1] См. Глава II.§1 Использование стилей
[2] См. Глава II.§2 Шаблоны
[3] См. Глава II.§2 Шаблоны
[4] См. Глава IV.§3 Оформление большого документа
[5] См. Глава IV Большие документы
[6] См. Глава III.§3Перекрестные ссылки
[7] См. Глава III.§1 Оглавление
[8] См. Глава VI.§2 Разработка методического пособия
[9] Методическое пособие «Автоматизация работы в Microsoft Word» в виде брошюры см. Приложение III.
[10] См. Глава VI.§1 Анализ различных версий Microsoft Word
www.ronl.ru
Чтение и восприятие документа в огромной степени зависит от того, какие шрифты применялись для его оформления и каким стилем они поданы. Один и тот же шрифт Word может выдавать в нескольких вариантах, то есть стилях.
Очень часто Word используют при окончательной подготовке материалов, включая верстку издания, для печати в типографии. То есть Word выполняет не свойственные ему функции настольной издательской системы. Поскольку Microsoft Corporation явно не планировала использовать свое детище для подобных целей, то имеются разночтения в терминологии полиграфистов и той, что использована в Word. Впрочем, возможно, что Microsoft Corporation и не причем, а то, что мы имеем, — это творчество переводчиков. Но, как бы то ни было, для устранения возможных неясностей сначала разберемся, что под термином шрифт имеют в виду полиграфисты.
Шрифт с точки зрения полиграфистов
В полиграфической терминологии шрифт — это набор символов определенного рисунка и размера. Шрифты объединяются в гарнитуры.
Гарнитура — это художественное решение шрифта, которое отличает его от других. Гарнитура имеет свое имя и состоит из нескольких шрифтов. Например, гарнитура Arial включает в себя шрифты Arial, Arial Black, Arial Narrow
Начертание — это один из вариантов шрифта в гарнитуре. Начертания шрифтов включают в себя насыщенность, наклон, пропорциональность и кегль (размер).
Насыщенность шрифта характеризует толщину линий литер и имеет стандартизированные названия — это нормальная или обычная (normal), полужирная (semibold) и жирная (bold).
Наклонный шрифт именуется курсив (Italic).
Пропорциональность — это относительная ширина знаков шрифта. То есть каждый тип букв (литер) шрифта имеет свою ширину, например, буквы “Ж” и “П”. Для более точного определения пропорциональности обычно выбирается соотношение ширины и высоты литеры “М”. По этому признаку различают сверхузкое, узкое, нормальное и широкое начертания. Пропорциональные шрифты в докомпьютерную эру применялись только в типографиях. На привычных пишущих машинках абсолютно все буквы имели одинаковую ширину. Такие шрифты называются моноширинными.
Кегль — вертикальный размер шрифта в пунктах с учетом верхних и нижних (или надстрочных и подстрочных
Создатели Word напрямую использовали только одну из полиграфических единиц для обозначения размера (кегля) шрифта и отступов (отбивки) абзаца — Перед (Before) и После (After). Эта единица называется пункт (point или pt):
1 дюйм (inch) = 25,4 мм = 72 пункта (points)
1 пункт (point) = 1/72 дюйма (inch) = 0,353 мм
Если речь идет о шрифте размером 12, то это высота (кегль) шрифта в пунктах. Причем, это не величина букв, а высота строки с текстом. В понятие высота строки входит высота букв плюс верхние и нижние выносные элементы — такие, как в буквах “б” и “у”.
Если набрать текст различными шрифтами одинакового кегля, то высота букв в разных шрифтах будет разная.
Высота и остальные размеры отдельных букв задаются автором (художником) шрифта из расчета гармоничного восприятия текста в целом. Обычно величина кегля соответствует ширине прописной буквы М. Однако бывают и исключения.
А еще есть пики (picas). Пика равна 4,236 мм или 1/6 дюйма (точнее 1/6 дюйма равна 4,233 мм, но значение пики чаще округляют до 1/6 дюйма).
1 дюйм (inch) = 25,4 мм = 72 пункта (points, pt) = 6 пик (picas)
1 пика = 12 пунктов
В пиках полиграфисты измеряют ширину и высоту полос и колонок.
Разумеется, этими двумя единицами дело не ограничивается. Но нам и их достаточно для того, чтобы с пониманием подходить к форматированию наших документов. О других полиграфических единицах, а их — приличное количество, необходимо знать, только если вы займетесь версткой с использованием настольных издательских систем типа Page Maker или Ventura Publisher.
Шрифты в Word
В любой версии Word шрифты различаются по трем признакам:
название,
размер,
начертание.
С названием все ясно. Под размером шрифта понимается то же самое, что в полиграфии обозначается термином кегль. А вот с термином начертание в Word вышла некоторая неувязка с полиграфией.
В пику полиграфистам (надо же отличаться) Word различает четыре вида начертания шрифта, которые здесь называются стилями:
нормальный (normal),
полужирный (bold),
курсив (italic),
подчеркнутый (underline).
Именно для стиля шрифта определены специальные кнопки на инструментальной панели Форматирование (Formatting) и введены “горячие клавиши”:
Что такое междустрочный интервал
Теперь, когда мы определились с терминологией, можно четко охарактеризовать смысл понятия междустрочный интервал, который определяет расстояние по вертикали между строками текста. По умолчанию в Word используется одинарный интервал. Выбранный междустрочный интервал появится между всеми строками текста в выделенном абзаце или в абзаце, на котором стоит текстовый курсор.
Интервалы отсчитываются от базовой линии шрифта. Величина одинарного междустрочного интервала соответствует шрифту наибольшего размера, используемому в строке. Можно с достаточной точностью утверждать, что
значение междустрочного интервала равно расстоянию между базовыми линиями двух соседних строк.
То есть для кегля номер 10 одинарный интервал также равен 10 пунктам.
Полуторный и двойной междустрочные интервалы превышают одинарный в соответствующее число раз.
Все эти стили можно применять в произвольном наборе. Например, можно одновременно назначить шрифту три вида стиля: полужирный, курсив, подчеркнутый и получить следующий >> Стиль шрифта.
В стандартном варианте поставки Windows (и Word, разумеется) русских шрифтов немного. Обычно присутствуют Arial, Courier New и Times New Roman. В этих шрифтах, кроме букв латинского алфавита (латиницы), присутствуют и русские (кириллица). Есть также специальный шрифт, каждый символ которого представляет собой какую-либо картинку — Wingdings Однако сейчас уже существует огромное количество русских шрифтов, которые вы можете подключить и использовать в своей работе.
Как назначить шрифт
В Word разработчики из Microsoft Corporation, видимо ориентируясь на конкурентов, внесли удобный сервисный элемент в процедуру выбора необходимого шрифта. Теперь уже не надо помнить, как выглядят те или иные шрифты. При раскрытии списка Шрифт (Font) на панели Форматирование (Formatting) каждый шрифт выводится в своем оригинальном виде.
Чтобы назначить какому-либо фрагменту текста тот или иной шрифт, сначала надо его выделить. Далее есть несколько способов.
Нажимаем клавиши и переходим в поле Шрифт (Font) на панели Форматирование (Formatting).
Клавишами или раскрываем список доступных шрифтов и выбираем нужный.
Этот же список раскрывается и щелчком левой кнопки мыши на списке Шрифт (Font) на панели Форматирование (Standard).
Если, не раскрывая список, повторно нажать клавиши, откроется диалог Шрифт (Font) Если в данный момент панели Форматирование (Formatting) на экране нет, то диалог Шрифт (Font) открывается после первого же нажатия клавиш.
Список и диалог можно вызвать с помощью мышки:
Выберите в меню Формат | Шрифт (Format | Font) или щелкните правой кнопкой мыши в любом месте текстового поля и в контекстном меню выберите Шрифт (Font). Диалог Шрифт (Font) позволит не только установить вид шрифта, но и его размер, стиль и другие характеристики.
Если текст не выделен, то вновь назначенный шрифт будет действовать:
для вновь вводимых символов, если курсор стоит вне слова;
на все слово, внутри которого стоит курсор.
По сравнению со списком на инструментальной панели Форматирование (Format) диалог Шрифт (Font) предоставляет гораздо большие возможности для управления шрифтами. Рассмотрим их по порядку.
www.ronl.ru
Интерфейс и работа в приложении Microsoft Word 2007
Оглавление
Введение. 2
1Интерфейс MicrosoftWord 2007. 2
1.1Лента. 2
1.2Вкладки. 2
1.3Элементы управления. 2
1.4Кнопка «Office». 2
1.5Панель быстрого доступа. 2
1.6Мини-панель инструментов. 2
2Работа с файлами. 2
2.1О файлах Microsoft Office Word 2007. 2
2.2Открытие файлов. 2
2.3Создание документов. 2
2.4Сохранение файлов. 2
2.4.1Сохранение изменений в существующем файле. 2
2.4.2Сохранение изменений в виде нового файла. 2
2.4.3Сохранение файла в другом формате. 2
2.4.4Особенности сохранения файлов предыдущих версий Word в формате Word 20072
2.4.5Преобразование файлов предыдущих версий Word в формат Word 20072
2.5Закрытие файлов. 2
3Работа с документом. 2
3.1Выбор режима просмотра документа. 2
3.2Изменение масштаба отображения документа. 2
Заключение. 2
Использованная литература. 2
При создании системы Microsoft Office 2007, разработчиками была поставлена задача сделать основные приложения MicrosoftOffice удобнее в работе. В результате был создан пользовательский интерфейс Microsoft Office Fluent , который упрощает для пользователей работу с приложениями MicrosoftOffice и дает возможность быстрее получать лучшие результаты.
В предыдущих выпусках приложений MicrosoftOffice пользователям предоставлялась система меню, панелей инструментов, диалоговых окон. Такой интерфейс работал хорошо, пока в приложениях было ограниченное число команд. Теперь, когда программы выполняют намного больше функций, пользователям становится нелегко работать со старой системой: слишком много программных возможностей, и их трудно найти.
В OfficeFluent дизайн пользовательского интерфейса был переработан, чтобы упростить процедуры поиска и использования всего диапазона возможностей, предоставляемых этими приложениями. Кроме того, предполагалось предотвратить загромождение рабочей области — ради того, чтобы пользователи меньше отвлекались на поиск и могли больше времени и энергии тратить на свою работу.
Главный элемент пользовательского интерфейса Microsoft Word 2007 представляет собой ленту, которая идет вдоль верхней части окна каждого приложения, вместо традиционных меню и панелей инструментов (рис. 1).
Рис. 1 Лента
С помощью ленты можно быстро находить необходимые команды (элементы управления: кнопки, раскрывающиеся списки, счетчики, флажки и т.п.). Команды упорядочены в логические группы, собранные на вкладках.
| Рис. 2 Сворачивание ленты |
Заменить ленту панелями инструментов или меню предыдущих версий приложения MicrosoftWord нельзя.
Удалить ленту также нельзя. Однако чтобы увеличить рабочую область, ленту можно скрыть (свернуть):
1 Нажать кнопку Настройка панели быстрого доступа (рис. 2).
2 В меню выбрать команду Свернуть ленту.
3 Лента будет скрыта, названия вкладок останутся (рис. 3).
Для использования ленты в свернутом состоянии нужно щелкнуть по названию нужной вкладки, а затем выбрать параметр или команду, которую следует использовать. Например, при свернутой вкладке можно выделить текст в документе Word, щелкнуть вкладку Главная и в группе Шрифт выбрать нужный размер шрифта. После выбора размера шрифта лента снова свернется.
Рис. 3 Окно со свернутой лентой
Чтобы быстро свернуть ленту, нужно дважды щелкнуть имя активной вкладки. Для восстановления ленты нужно дважды щелкнуть вкладку.
Содержание ленты для каждой вкладки постоянно и неизменно. Нельзя ни добавить какой-либо элемент на вкладку, ни удалить его оттуда.
По умолчанию в окне отображается семь постоянных вкладок: Главная, Вставка, Разметка страницы, Ссылки, Рассылки, Рецензирование, Вид. Для перехода к нужной вкладке достаточно щелкнуть по ее названию (имени).
Каждая вкладка связана с видом выполняемого действия. Например, вкладка Главная, которая открывается по умолчанию после запуска, содержит элементы, которые могут понадобиться на начальном этапе работы, когда необходимо набрать, отредактировать и отформатировать текст. Вкладка Разметка страницы предназначена для установки параметров страниц документов. Вкладка Вставка предназначена для вставки в документы различных объектов. И так далее.
Стандартный набор вкладок заменяется при переходе из режима создания документа в другой режим, например, Предварительный просмотр (рис. 4).
Рис. 4 Вкладка Предварительный просмотр
Помимо постоянных, имеется целый ряд контекстных вкладок, например, для работы с таблицами, рисунками, диаграммами и т.п., которые появляются автоматически при переходе в соответствующий режим либо при выделении объекта или установке на него курсора.
Например, при создании колонтитулов появляется соответствующая вкладка (рис. 5).
Рис. 5 Контекстная вкладка Работа с колонтитулами/Конструктор
В некоторых случаях появляется сразу несколько вкладок, например, при работе с таблицами появляются вкладки Конструктор и Макет (рис. 6).
При снятии выделения или перемещения курсора контекстная вкладка автоматически скрывается.
Не существует способов принудительного отображения контекстных вкладок.
Рис. 6 Контекстные вкладки для работы с таблицами
Элементы управления на лентах и вкладках объединены в группы, связанные с видом выполняемого действия. Например, на вкладке Главная имеются группы для работы с буфером обмена, установки параметров шрифта, установки параметров абзацев, работы со стилями и редактирования (см. рис. 1).
Элементами управления являются обычные кнопки, раскрывающиеся кнопки, списки, раскрывающиеся списки, счетчики, кнопки с меню, флажки, значки (кнопки) группы.
Кнопки используются для выполнения какого-либо действия. Например, кнопка Полужирный группы Шрифт вкладки Главная устанавливает полужирное начертание шрифта. Чтобы нажать кнопку, надо щелкнуть по ней мышью (рис. 7).
Рис. 7. Использование обычной кнопки
В некоторых случаях после нажатия кнопки появляется диалоговое окно.
| Рис. 8 Использование раскрывающейся кнопки |
Раскрывающиеся кнопки имеют стрелку в правой или нижней части. При щелчке по стрелке открывается меню или палитра, в которой можно выбрать необходимое действие или параметр. Выбранное действие или параметр запоминаются на кнопке, и для повторного применения не требуется открывать кнопку. Например, можно щелкнуть по стрелке кнопки Подчеркнутый группы Шрифт вкладки Главная и выбрать способ подчеркивания (рис. 8). Чтобы еще раз назначить такое же подчеркивание, не нужно щелкать по стрелке, достаточно щелкнуть по самой кнопке.
В списке можно выбрать для применения какой-либо параметр. Для этого надо щелкнуть по нему мышью. Например, в списке Стили таблиц вкладки Конструктор можно выбрать вариант оформления таблицы (рис. 9).
Рис. 9 Использование списка
Для просмотра списка в пределах ленты можно пользоваться кнопками Вперед и Назад. Но обычно список разворачивают, для чего надо щелкнуть по кнопке Дополнительные параметры (см. рис. 9).
В нижней части развернутого списка могут отображаются соответствующие команды меню (рис. 10).
Рис. 10 Развернутый список
При использовании раскрывающегося списка надо щелкнуть по стрелке списка и выбрать требуемый параметр. Например, в раскрывающемся списке Размер шрифта группы Шрифт вкладки Главная можно выбрать размер шрифта.
В большинстве случаев можно, не открывая списка, щелкнуть мышью в поле раскрывающегося списка, ввести значение требуемого параметра с клавиатуры и нажать клавишу Enter .
Счетчики применяют для установки числовых значений каких-либо параметров. Для изменения значения пользуются кнопками счетчика Больше (Вверх ) и Меньше (Вниз ). Например, в счетчике Интервал группы Абзац вкладки Разметка страницы можно установить значение величины интервала после абзаца (рис. 12).
Рис. 12 Использование счетчиков
Также значение в поле счетчика можно ввести с клавиатуры и нажать клавишу Enter .
В некоторых случаях выбор команды меню кнопки вызывает диалоговое окно.
Флажки используются для применения какого-либо параметра. Например, флажки группы Показать или скрыть вкладки Вид (рис. 13) определяют особенности отображения окна.
Рис. 13 Использование флажков
Для установки или снятия флажка достаточно щелкнуть по нему мышью.
Значок (кнопка) группы – маленький квадрат в правом нижнем углу группы элементов во вкладке. Щелчок по значку открывает соответствующее этой группе диалоговое окно или область задач для расширения функциональных возможностей. Например, значок группы Шрифт вкладки Главная открывает диалоговое окно Шрифт (рис. 14).
Рис. 14 Использование значка группы
Не каждая группа имеет значок.
Для каждого элемента управления можно отобразить всплывающую подсказку с информацией о назначении этого элемента — достаточно навести на него и на некоторое время зафиксировать указатель мыши. Пример на рис. 15.
Рис. 15 Всплывающая подсказка для элемента управления
Иногда в подсказке имеется текст «Для получения дополнительных сведений нажмите клавишу F1». В этом случае при нажатии клавиши F1 появляется окно справочной системы со справкой, относящейся непосредственно к выбранному элементу.
| Рис. 16 Кнопка и меню «Office» |
Кнопка «Office» расположена в левом верхнем углу окна. При нажатии кнопки отображается меню основных команд для работы с файлами, список последних документов, а также команда для настройки параметров приложения (например, Параметры Word ) (рис. 16).
Некоторые из команд меню кнопки «Office» имеют подчиненные меню.
Панель быстрого доступа по умолчанию расположена в верхней части окна Word и предназначена для быстрого доступа к наиболее часто используемым функциям.
По умолчанию панель содержит всего три кнопки: Сохранить, Отменить, Вернуть (Повторить ). Панель быстрого доступа можно настраивать, добавляя в нее новые элементы или удаляя существующие:
1 Нажать кнопку Настройка панели быстрого доступа.
2 В меню выбрать наименование необходимого элемента (рис. 17). Элементы, отмеченные галочкой, уже присутствуют на панели.
| Рис. 17 Настройка панели быстрого доступа |
3 Для добавления элемента, отсутствующего в списке, выбрать команду Другие команды… (см. рис. 17).
4 В разделе Настройка окна Параметры Word в раскрывающемся списке Выбрать команды из: выбрать вкладку, в которой расположен добавляемый элемент, затем выделить элемент в списке и нажать кнопку Добавить (рис. 18).
Рис. 18 Настройка панели быстрого доступа
Для добавления на панель любого элемента из любой вкладки можно также щелкнуть по этому элементу правой кнопкой мыши и в контекстном меню выбрать команду Добавить на панель быстрого доступа .
Для удаления элемента из панели достаточно щелкнуть по нему правой кнопкой мыши и в контекстном меню выбрать команду Удалить с панели быстрого доступа .
| Рис. 19 Полупрозрачная мини-панель инструментов Рис. 20 Мини-панель инструментов |
Мини-панель инструментов содержит основные наиболее часто используемые элементы для оформления текста документа.
Мини-панель появляется автоматически при выделении фрагмента документа. Первоначально отображается полупрозрачная мини-панель (рис. 19).
Мини-панель станет яркой, как только на нее будет наведен указатель мыши (рис. 20). Чтобы использовать мини-панель, нужно щелкнуть любую из доступных команд.
Состав элементов мини-панели инструментов – постоянный и неизменный.
В MicrosoftOffice 2007 введен новый формат файлов, основанный на языке XML. По умолчанию документы, создаваемые в Word 2007, сохраняются с новым расширением имени файла, которое получается путем добавления суффикса "x " или "m " к привычному расширению. Суффикс "x " указывает на то, что XML-файл не содержит макросов, а суффикс "m " – что XML-файл макросы содержит. Таким образом, имена обычных файлов Word 2007 имеют расширение docx, а не doc .
Файлы автоматически сжимаются, и в некоторых случаях их размер может сокращаться на 75 процентов по сравнению с предыдущими версиями Word.
Формат обеспечивает улучшенное восстановление поврежденных файлов. Файлы построены по модульному принципу, при котором разные компоненты данных хранятся отдельно друг от друга. Это позволяет открывать файлы даже при разрушении или повреждении какого-либо компонента (например, диаграммы или таблицы).
Следует отметить, что с файлами новых форматов невозможно работать в предыдущих версиях Word.
Для открытия файла нужно выполнить следующие действия:
1 Нажать кнопку Office и выбрать команду Открыть (рис. 21).
Рис. 21 Открытие файла
2 В окне Открытие документа (рис. 22) перейти к папке, содержащей нужный файл, и щелкнуть два раза по значку открываемого файла или выделите этот файл и нажать кнопку Открыть .
При необходимости можно открыть сразу несколько файлов одной папки – выделить значки требуемых файлов и нажать кнопку Открыть .
Рис. 22 Выбор открываемого файла
Для открытия недавно открывавшегося файла можно выбрать его в списке Последние документы меню Office (см. рис. 21).
При открытии в Word 2007 документа, созданного в Word 2003, Word 2002 или Word 2000, автоматически включается режим совместимости, а в строке заголовка окна документа отображается надпись Режим ограниченной функциональности. Включение режима совместимости гарантирует, что при работе с документом не будут использоваться новые и расширенные возможности Word 2007 и пользователи более ранних версий Microsoft Word смогут редактировать любую часть этого документа.
Новый документ создается автоматически сразу после запуска Word.
Новый пустой документ или документ на основе шаблона можно создать в процессе работы:
1 Нажать кнопку Office и выбрать команду Создать (рис. 21).
2 В окне Создание документа (рис. 23) для создания пустого документа выбрать группу шаблонов Пустые и последние и дважды щелкнуть по значку Новый документ.
3 Для создания документа на основе шаблона выбрать группу Установленные шаблоны. Прокручивая список выбрать нужный шаблон и дважды щелкнуть по его значку.
Рис. 23 Создание нового пустого документа
Для сохранения изменений в существующем файле достаточно нажать кнопку Сохранить панели быстрого доступа.
Для сохранения нового документа в виде файла или существующего документа в виде нового файла (с другим именем и/или в другой папке) нужно выполнить следующие действия:
1 Нажать кнопку Office и выбрать команду Сохранить как (рис. 21).
2 В окне Сохранение документа (рис. 24) перейти к нужной папке.
3 В поле Имя файла ввести (при необходимости) имя файла (расширение имени вводить не следует) и нажать кнопку Сохранить .
Рис. 24 Окно сохранения файла
По умолчанию все файлы сохраняются в том же формате, в котором были открыты. Новые документы и файлы Word 2007 сохраняются в формате Документ Word, файлы предыдущих версий – в формате Документ Word 97-2003, файлы RTF – как Текст в формате RTF и т.д.
При сохранении можно изменить формат файла. Для этого в окне Сохранение документа нужно щелкнуть по кнопке с указанием типа файла и в появившемся меню выбрать необходимый тип.
При сохранении файлов Word 97, Word 2000, Word 2002, Word 2003 в формате Документ Word 2007 можно включить режим совместимости с предыдущими версиями, т.е. отключить новые возможности Word 2007. Это необходимо сделать в том случае, если файл в последующем будет сохраняться для пользователей, не имеющих Word 2007. Для отключения новых возможностей в окне Сохранение документа (рис. 25) нужно установить флажок Поддерживать совместимость с Word 97-2003.
Рис. 25 Отключение новых возможностей Word 2007 при сохранении документа
Когда файл, созданный в одной из предыдущих версий Word, сохраняется в файл Word 2007, появляется новый файл, а исходный файл остается в той же папке. Вместо этого можно преобразовать файл таким образом, чтобы файл формата Word 2007 заменил старый файл: нажать кнопку Office и выбрать команду Преобразовать (рис. 26).
Рис. 26 Преобразование файлов предыдущих версий Word в формат Word 2007
Для закрытия файла нужно нажать кнопку Закрыть в строке названия окна Word 2007.
Для закрытия единственного открытого файла без завершения работы с Word 2007 нужно нажать кнопку Office и выбрать команду Закрыть .
| Рис. 27 Ярлыки выбора режима просмотра документа |
Выбрать режим просмотра документа можно при работе в любой вкладке Word 2007. Ярлыки режимов просмотра документа расположены в правой части строки состояния (рис. 27). Если ярлыки не отображаются, нужно щелнуть правой кнопкой мыши в любом месте строки состояния и в появившемся контекстном меню выбрать команду Ярлыки режимов просмотра .
Несколько удобнее переключаться между режимами просмотра документа во вкладке Вид. Группа Режимы просмотра документа содержит кнопки для выбора основных режимов (рис. 28).
| Рис. 28 Кнопки выбора режима просмотра документа |
Наиболее часто используемый режим просмотра документа – Разметка страницы. В этом режиме положение текста, таблиц, рисунков и других элементов отображается так, как они будут размещаться на печатной странице. Режим разметки удобно использовать и при создании документа, и для окончательного оформления документа, в том числе, для изменения колонтитулов и полей, а также работы с колонками текста и графическими объектами. Именно этот режим устанавливается по умолчанию в Word 2007.
Режим Черновик (рис. 29) удобен для ввода, редактирования и оформления текста. В этом режиме форматирование текста отображается полностью, а разметка страницы – в упрощенном виде, что ускоряет ввод и редактирование текста. Границы страниц, колонтитулы, сноски, фон, а также графические объекты, для которых не установлено обтекание В тексте, в этом режиме не показываются.
Рис.29 Отображение документа в режиме Черновик
Режим чтения (рис. 30) предназначен для чтения документа на экране компьютера. Впрочем, в этом режиме можно также отображать документ в том виде, в каком он будет выведен на печать. Здесь можно и редактировать текст, делать пометки, добавлять примечания, работать в режиме записи исправлений, хотя все это используется редко.
Рис. 30 Отображение документа в режиме чтения
Для выхода из режима чтения нужно нажать кнопку Закрыть в правом верхнем углу окна или клавишу Esc .
Режим Веб-документ обеспечивает представление документа в том виде, который он будет иметь при просмотре в Web-обозревателе, а также для отображения электронных документов, предназначенных только для просмотра на экране. В этом режиме отображается фон, текст переносится по границе окна, а рисунки занимают те же позиции, что и в окне Web-обозревателя.
Структура (рис. 31) – один из самых редко используемых режимов отображения документа, хотя он обладает многими возможностями, которые отсутствуют в других режимах. Здесь можно свернуть документ, оставив только основные заголовки, или развернуть его, отобразив все заголовки и основной текст, можно перемещать и копировать текст, перетаскивая заголовки. Кроме того, в режиме структуры удобно работать с главными документами, включающими несколько частей. Однако в этом режиме не отображаются границы страниц, колонтитулы, рисунки, фон и многие другие элементы оформления документа. В режиме структуры документа появляется новая вкладка – Структура, упрощающая работу с заголовками, главным и вложенными документами. В других режимах эту вкладку вывести невозможно, но она там и не нужна.
Рис. 31 Отображение документа в режиме Структура
| Рис. 32 Изменение масштаба отображения документа |
Изменить масштаб отображения документа можно при работе в любой вкладке Word 2007, щелкнув по кнопке со знаком "+" (плюс) для увеличения масштаба или по кнопке со знаком "-" (минус) для уменьшения (рис. 32). Масштаб можно также изменять перетаскиванием ползунка линейки масштаба. Если линейка масштаба не отображается, нужно щелкнуть правой кнопкой мыши в любом месте строки состояния и в появившемся контекстном меню выберите команду Масштаб .
| Рис. 33 Изменение масштаба во вкладке Вид |
Масштаб отображения документа можно изменять также во вкладке Вид. В группе Масштаб нажмите нужную кнопку: 100%, Одна страница, Две страницы или Ширина страницы (рис. 33).
Нажав кнопку Масштаб (см. рис. 33) в диалоговом окне Масштаб (рис. 34), можно установить требуемый масштаб отображения документа.
Рис. 34 Диалоговое окно Масштаб
Microsoft Office Word – основной, в настоящее время, редактор, применяемый для создания текстовых документов самого разного рода: от простых писем и записок до многотомных отчетов и рекламных буклетов. Вышедшая в 2007 году версия Microsoft Office Word, помимо новых возможностей, отличается еще и новым интерфейсом, а, следовательно, и новыми методами и приемами работы.
1 Учебный курс – Работа в Microsoft Word 2007, www.INTUIT.ru.
2 Справочная система Microsoft Word 2007.
www.ronl.ru
