Тема работы: Основные возможности Microsoft Оffice Outlook. Microsoft outlook реферат

Реферат - Microsoft Outlook - Информатика, программирование

Содержание

Введение 2

MS Outlook_ 3

Заключение 13

Литература 14

Microsoft Outlook представляет собой программу управления данными для настольного компьютера. Она помогает удобно организовать данные на вашем компьютере, предоставлять ее для совместного пользования и поддерживать связь с другими пользователями.

В данной работе рассмотрим основные характеристики программы MSOutlook, приведем примеры и области ее использования.

Включить программу MS Outlook можно с помощью кнопки «Пуск» или нажав на ярлык программы в Панели MS Office.

После запуска программы откроется окно, примерный вид которого представлен ниже:

Использование Outlook для управления личными и служебными данными

Outlook содержит следующие средства управления данными личного и служебного характера.

– Папка «Входящие». Помогает отправлять и получать сообщения, когда вы находитесь на работе, дома или в дороге. Перед открытием сообщений их можно просмотреть, а также отметить, если они требуют проведения дополнительных мероприятий.

– Календарь. Контролирует ваше расписание и планирует встречи с другими людьми. С помощью календарика можно быстро найти нужное место в расписании и отобразить его на экране. С помощью имеющейся панели задач, где показаны задачи на конкретный день, можно спланировать работу над ними.

– Контакты. Хранит и постоянно обновляет сведения о ваших личных и деловых контактах. Эти сведения можно быстро находить и сортировать любым способом, указывая для каждого контакта несколько почтовых адресов, номеров телефонов или адресов электронной почты. Можно сразу перейти в страницу Web любого контакта.

– Задачи. Содержит список дел личного и служебного характера, которые необходимо выполнить. Задачи можно расставлять по приоритетам, назначать другим пользователям.

– Дневник. Регистрирует связи с некоторыми контактами, важные элементы Outlook (например, сообщения электронной почты) и файлы, а также ведет учет различных действий, отслеживая их выполнение.

– Заметки. Позволяет производить на скорую руку записи на память; например, вопросы, ценные мысли, указания, а также тексты, которые планируется использовать позднее в другом месте, и многое другое.

– Файлы. В Outlook можно открывать, просматривать и коллективно использовать файлы других приложений Office.

– Общие инструментальные средства. В составе Outlook предусмотрен ряд инструментов, повышающих эффективность работы.

Использование Outlook для организации коллективного доступа к данным в группе

Являясь членом рабочей группы, с помощью Outlook вы можете более эффективно общаться с другими членами группы и организовывать планомерное использование общедоступных данных. Для этих целей Outlook представляет следующие возможности:

Настраиваемые представления. Позволяют создавать собственные представления с нужными параметрами группировки, сортировки и параметрами столбцов, обеспечивающими стандартный режим просмотра данных членами рабочей группы.

Список участников. Показывает перечень участников собрания, на которое вы приглашены.

Автонабор и отслеживание звонков. Автоматический набор номера телефона контакта, если есть модем. Отслеживание длительности телефонного разговора, сохранение заметок, сделанных во время разговора.

Передача прав доступа и разрешение на работу в папке. Позволяет передавать другому лицу права доступа в ваши папки Outlook и права на отправку почты от вашего имени, или предоставлять коллеге права чтения, изменения или создания элементов в ваших общих и личных папках на сервере MicrosoftExchange.

Электронная почта. Позволяет вести переписку с другими пользователями при помощи компьютера, посылать им файлы-вложения, отвечать на приглашения на собрания и на запросы с предложением задач.

Планирование групп. Позволяет планировать собрания и резервировать для них помещение и необходимое оборудование. Расписание составляется с помощью анализа интервалов занятости приглашенных на собрание и требуемых ресурсов.

Общие папки. Применяются для сбора, организации и совместного использования файлов и элементов Outlook в рамках рабочей группы или всей организации. Обеспечивают участие в публичных оперативных обсуждениях с привлечением множества пользователей. Позволяют совместно использовать в группе один список контактов или задач.

Совместимость с Schedule+. Обеспечивает возможность обмена приглашениями на собрания и сведениями о занятости с пользователями Schedule+. Позволяет использовать Schedule+ 95 в качестве личного календаря и инструмента составления расписаний групп, оставив в ведении Outlook связь по почте и другие функции. Таким образом можно пользоваться одним расписанием совместно со всеми членами группы, включая тех, у которых Outlook не установлен.

Назначение задачи. Позволяет передать запрос с задачей коллеге, который вправе принять задачу, отклонить или переназначить. После принятия задачи Outlook будет отслеживать состояние задачи и обновлять его в вашем списке задач.

Голосование. Позволяет проводить опрос, посылая в почтовом сообщении вопрос с несколькими вариантами ответа и подсчитывая результаты ответов.

Формы Outlook. Позволяет создавать любые формы, в которых можно задавать и показывать различные данные.

Для разработчиков – библиотека объектов автоматизации. Позволяет разрабатывать дополнительные программы для чтения и записи данных Outlook. Обеспечивает интеграцию в Outlook макрокоманд и приложений языка Visual Basic Scripting Edition.

Использование Outlook совместно с другими приложениями Office

Если вы знакомы с какими-либо приложениями пакета Microsoft Office, с Microsoft Exchange или Schedule+, вам будут понятны многие команды и инструменты Outlook.

Вложения. Позволяет включать файлы Office в такие элементы Outlook, как почтовые сообщения, встречи, контакты, задачи и дневниковые записи.

Автодневник. Автоматическая запись создаваемых или открываемых документов Office.

Проводник по документам. Позволяет просматривать и отыскивать в Outlook файлы Office. Свойства документов. Параметры поиска, сортировки, группировки и частичного отображения содержимого файлов Office в Outlook.

Редактирование методом «перенести и оставить». Позволяет копировать данные непосредственно из Outlook в другие приложения Office и обратно.

Мастер импорта и экспорта. Помогает импортировать и экспортировать файлы Microsoft Excel, Microsoft Access и других форматов.

Слияние почты совместно с Word. Позволяет создавать конверты, наклейки и письма на основе списка контактов Outlook.

Помощник Office. Предлагает помощь при работе в Outlook. Дает справки о мастерах, показывает советы и сообщения.

Панель Office. Позволяет быстро отправить сообщение, организовать встречу, создать задачу, контакт, запись в дневнике или заметку, даже если Outlook не запущен. Панель Office можно настроить, включив в нее кнопки для часто используемых файлов. В пакете Office 03 при обычном варианте установки панель Office не формируется, если она не была установлена в составе Office 97. Для создания панели Office повторно выполните программу установки Office.

Шаблоны Office. Используются при создании в Outlook новых документов по шаблонам Office.

Связи задач. Позволяют создать задачу Outlook в приложении Office и впоследствии проследить за ней в Outlook.

Мастер письма Word. Позволяет написать в Word новое письмо, предназначенное члену списка контактов Outlook.

WordMail 03. Позволяет использовать Word в качестве текстового редактора сообщений электронной почты.

Файлы Office в качестве форм Outlook. Позволяет использовать файлы Office в качестве форм Outlook при создании нестандартных элементов.

Использование Outlook в Интернете

Если вы пользуетесь сетью Интернет, при помощи Outlook можно посылать по сети Интернет электронную почту. Кроме того, Outlook позволяет организовывать ваши личные адреса Web и предоставлять их другим пользователям.

Автопроверка имен. Автоматически ищет в адресной книге имена или адреса Интернет, набираемые в полях Кому, Копия и СК сообщения, затем проверяет соответствие имен или адресов содержимому адресной книги.

Доступ к странице Web контакта. Позволяет хранить адрес Web-страницы контакта для быстрого перехода в нее.

Гиперссылки в почтовых сообщениях. Позволяет ввести или скопировать адрес гиперссылки в текстовое поле сообщения и автоматически создать гиперссылку на текст. Получатель, щелкнув гиперссылку, может сразу перейти в Web-страницу или на файл-сервер.

Internet Mail и приглашения на собрания. Используется для отправления и получения почтовых сообщений и приглашений на собрания передачи через поставщика сервиса Интернет или через порт Internet Mail на сервере Microsoft Exchange.

Организация Web-страниц в общей папке. Позволяет собирать Web-страницы для совместного использования в группе и отслеживать частоту их использования при обновлении, их принадлежность кому-либо и т.п.

Папка Избранное. Позволяет при помощи программы просмотра Web переходить в интересующие вас Web-страницы из папки Избранное на панели Outlook. Адреса Web-страниц можно хранить в общих папках в целях их доступности для всей группы.

Папка «Входящие»

Автоматическая проверка имен. Автоматически ищет в адресной книге имена, набираемые в полях Кому, Копия и СК сообщения, затем проверяет соответствие имен содержимому адресной книги.

Автопросмотр. Позволяет читать несколько первых строк сообщения, не открывая его.

Автоподпись. Автоматически добавляет к отправляемым почтовым сообщениям личную подпись или какой-либо текст, а также вставляет их в любые элементы.

Цифровая защита. Подписывает сообщение цифровой подписью во избежание внесения изменений посторонними. Зашифровывает сообщение (включая вложения) для обеспечения его просмотра только указанными адресатами.

Доступ к вложениям. Позволяет открывать и просматривать вложения для быстрого просмотра нужных сведений, не касаясь самого сообщения.

Поиск всех однотипных сообщений и всех сообщений от данного отправителя. Ищет в активной папке все сообщения на одну тему или все сообщения, полученные от конкретного отправителя.

Гиперссылки. Позволяют включать в почтовое сообщение прямую ссылку на сервер или страницу Web.

Срок действия сообщения и отложенная доставка. Указывает в сообщении определенный момент его удаления после истечения срока действия. Сообщение отправляется немедленно, но доставляется адресатам позже, в указанное время.

Отзыв сообщения. Отзывает непрочитанные сообщения у получателей и при необходимости заменяет их новыми.

Отслеживание сообщения. Позволяет отследить время приема или открытия сообщения получателем. Все уведомления о доставке, чтении, отзыве и голосовании сводятся воедино в первоначальном сообщении.

Отметка сообщения. Определяет действия, которые необходимо выполнить в связи с данным сообщением.

Удаленная почта. Позволяет работать с сообщениями электронной почты в удаленном режиме и подключаться к оперативной службе для загрузки только определенных сообщений, нужных в данный момент. При этом экономится время и место на диске.

Примечания к ответу. Помечает вашим именем изменения, внесенные в текст при ответе на сообщение, для удобства обнаружения вашей правки.

Голосование. Позволяет проводить опрос, посылая в сообщении вопрос с несколькими вариантами ответа и подсчитывая результаты. Итоги голосования сводятся в первоначальном сообщении.

Календарь

События на целый день и на несколько дней. Позволяет планировать такие события, как дни рождения и семинары, а также помечать соответствующее время в расписании как свободное или занятое.

Просмотр по дням, неделям или месяцам, сокращение выходных дней. Позволяет просматривать в календаре только интересующее вас время.

Календарик. Позволяет быстро выбрать в календаре один или несколько дней, в том числе вразброс, и перенести мероприятие на другой день. Даты, выделенные полужирным шрифтом, обозначают дни назначенных встреч.

Первая неделя года. Позволяет контролировать нумерацию недель. В качестве первой недели можно задать неделю, на которую приходится 1 января, или первую полную неделю года, или неделю, содержащую четыре дня нового года.

Время занятости и отсутствия на службе. Позволяет объявлять ваше свободное время, время занятости или условной занятости, время отсутствия на работе. Эти сведения используются другими людьми, планирующими встречи с вами.

Предупреждение о совпадении времени собраний или встреч. Выдает уведомление, если новые собрания или встречи накладываются на ранее запланированные или примыкают к ним.

Планировщик собраний. Помогает найти время для проведения собрания, анализируя интервалы занятости всех приглашенных участников.

Обработка приглашений на собрания. Поддерживает актуальность расписания. Outlook, автоматически показывает в календаре поступающие приглашения на собрания.

Повторяющиеся собрания. Позволяет однократно запланировать собрание, которое будет повторяться с регулярными интервалами.

Смена часового пояса. Переключает время на другой часовой пояс в ходе путешествия, продолжая показывать прежнее время.

Печать в три колонки. Печатает ежедневный и еженедельный календарь и список задач, формируя план работы на бумаге.

Праздники. Позволяет включать в календарь национальные и международные праздники.

Работа в Outlook позволяет использовать перечисленные ниже возможности.

– Управлять данными личного и служебного характера, например, сообщениями электронной почты, файлами, сведениями о встречах, контактах и задачах, а также следить за ходом работы.

– Организовывать коллективное использование данных в рамках группы при помощи электронной почты, планирование работы группы, общих папок и т.п.

– Пользоваться данными совместно с другими приложениями Office, просматривать и искать файлы Office в Outlook.

– Подключаться к службе Web и пользоваться ее услугами.

– Настраивать Outlook программными методами (для разработчиков).

1. Ваграменко Я.А., Компьютерные сети: отечественные и зарубежные. – М., 2001.

2. Климеко С.В., Уразметов В. Internet. Среда обитания информационного общества. – Протвино, 2007.

3. Крол Эд. Всё об INTERNET. Руководство и каталог. – Киев, 2000.

4. Петраков А.В. Введение в электронную почту. – М., 2003.

5. Якубайтис Ч.Л. Информационные сети и системы. Справочная книга. – М.: 2006

www.ronl.ru

Реферат - Microsoft Outlook - Информатика

Содержание

Введение

MS Outlook

Заключение

Литература

Введение

Microsoft Outlook представляет собой программу управления данными для настольного компьютера. Она помогает удобно организовать данные на вашем компьютере, предоставлять ее для совместного пользования и поддерживать связь с другими пользователями.

В данной работе рассмотрим основные характеристики программы MS Outlook, приведем примеры и области ее использования.

MS Outlook

Включить программу MS Outlook можно с помощью кнопки «Пуск» или нажав на ярлык программы в Панели MS Office.

После запуска программы откроется окно, примерный вид которого представлен ниже:

/>

Использование Outlook для управления личными и служебными данными

Outlook содержит следующие средства управления данными личного и служебного характера.

– Папка «Входящие». Помогает отправлять и получать сообщения, когда вы находитесь на работе, дома или в дороге. Перед открытием сообщений их можно просмотреть, а также отметить, если они требуют проведения дополнительных мероприятий.

– Календарь. Контролирует ваше расписание и планирует встречи с другими людьми. С помощью календарика можно быстро найти нужное место в расписании и отобразить его на экране. С помощью имеющейся панели задач, где показаны задачи на конкретный день, можно спланировать работу над ними.

– Контакты. Хранит и постоянно обновляет сведения о ваших личных и деловых контактах. Эти сведения можно быстро находить и сортировать любым способом, указывая для каждого контакта несколько почтовых адресов, номеров телефонов или адресов электронной почты. Можно сразу перейти в страницу Web любого контакта.

– Задачи. Содержит список дел личного и служебного характера, которые необходимо выполнить. Задачи можно расставлять по приоритетам, назначать другим пользователям.

– Дневник. Регистрирует связи с некоторыми контактами, важные элементы Outlook (например, сообщения электронной почты) и файлы, а также ведет учет различных действий, отслеживая их выполнение.

– Заметки. Позволяет производить на скорую руку записи на память; например, вопросы, ценные мысли, указания, а также тексты, которые планируется использовать позднее в другом месте, и многое другое.

– Файлы. В Outlook можно открывать, просматривать и коллективно использовать файлы других приложений Office.

– Общие инструментальные средства. В составе Outlook предусмотрен ряд инструментов, повышающих эффективность работы.

Использование Outlook для организации коллективного доступа к данным в группе

Являясь членом рабочей группы, с помощью Outlook вы можете более эффективно общаться с другими членами группы и организовывать планомерное использование общедоступных данных. Для этих целей Outlook представляет следующие возможности:

Настраиваемые представления. Позволяют создавать собственные представления с нужными параметрами группировки, сортировки и параметрами столбцов, обеспечивающими стандартный режим просмотра данных членами рабочей группы.

Список участников. Показывает перечень участников собрания, на которое вы приглашены.

Автонабор и отслеживание звонков. Автоматический набор номера телефона контакта, если есть модем. Отслеживание длительности телефонного разговора, сохранение заметок, сделанных во время разговора.

Передача прав доступа и разрешение на работу в папке. Позволяет передавать другому лицу права доступа в ваши папки Outlook и права на отправку почты от вашего имени, или предоставлять коллеге права чтения, изменения или создания элементов в ваших общих и личных папках на сервере Microsoft Exchange.

Электронная почта. Позволяет вести переписку с другими пользователями при помощи компьютера, посылать им файлы-вложения, отвечать на приглашения на собрания и на запросы с предложением задач.

Планирование групп. Позволяет планировать собрания и резервировать для них помещение и необходимое оборудование. Расписание составляется с помощью анализа интервалов занятости приглашенных на собрание и требуемых ресурсов.

Общие папки. Применяются для сбора, организации и совместного использования файлов и элементов Outlook в рамках рабочей группы или всей организации. Обеспечивают участие в публичных оперативных обсуждениях с привлечением множества пользователей. Позволяют совместно использовать в группе один список контактов или задач.

Совместимость с Schedule+. Обеспечивает возможность обмена приглашениями на собрания и сведениями о занятости с пользователями Schedule+. Позволяет использовать Schedule+ 95 в качестве личного календаря и инструмента составления расписаний групп, оставив в ведении Outlook связь по почте и другие функции. Таким образом можно пользоваться одним расписанием совместно со всеми членами группы, включая тех, у которых Outlook не установлен.

Назначение задачи. Позволяет передать запрос с задачей коллеге, который вправе принять задачу, отклонить или переназначить. После принятия задачи Outlook будет отслеживать состояние задачи и обновлять его в вашем списке задач.

Голосование. Позволяет проводить опрос, посылая в почтовом сообщении вопрос с несколькими вариантами ответа и подсчитывая результаты ответов.

Формы Outlook. Позволяет создавать любые формы, в которых можно задавать и показывать различные данные.

Для разработчиков – библиотека объектов автоматизации. Позволяет разрабатывать дополнительные программы для чтения и записи данных Outlook. Обеспечивает интеграцию в Outlook макрокоманд и приложений языка Visual Basic Scripting Edition.

Использование Outlook совместно с другими приложениями Office

Если вы знакомы с какими-либо приложениями пакета Microsoft Office, с Microsoft Exchange или Schedule+, вам будут понятны многие команды и инструменты Outlook.

Вложения. Позволяет включать файлы Office в такие элементы Outlook, как почтовые сообщения, встречи, контакты, задачи и дневниковые записи.

Автодневник. Автоматическая запись создаваемых или открываемых документов Office.

Проводник по документам. Позволяет просматривать и отыскивать в Outlook файлы Office. Свойства документов. Параметры поиска, сортировки, группировки и частичного отображения содержимого файлов Office в Outlook.

Редактирование методом «перенести и оставить». Позволяет копировать данные непосредственно из Outlook в другие приложения Office и обратно.

Мастер импорта и экспорта. Помогает импортировать и экспортировать файлы Microsoft Excel, Microsoft Access и других форматов.

Слияние почты совместно с Word. Позволяет создавать конверты, наклейки и письма на основе списка контактов Outlook.

Помощник Office. Предлагает помощь при работе в Outlook. Дает справки о мастерах, показывает советы и сообщения.

Панель Office. Позволяет быстро отправить сообщение, организовать встречу, создать задачу, контакт, запись в дневнике или заметку, даже если Outlook не запущен. Панель Office можно настроить, включив в нее кнопки для часто используемых файлов. В пакете Office 03 при обычном варианте установки панель Office не формируется, если она не была установлена в составе Office 97. Для создания панели Office повторно выполните программу установки Office.

Шаблоны Office. Используются при создании в Outlook новых документов по шаблонам Office.

Связи задач. Позволяют создать задачу Outlook в приложении Office и впоследствии проследить за ней в Outlook.

Мастер письма Word. Позволяет написать в Word новое письмо, предназначенное члену списка контактов Outlook.

WordMail 03. Позволяет использовать Word в качестве текстового редактора сообщений электронной почты.

Файлы Office в качестве форм Outlook. Позволяет использовать файлы Office в качестве форм Outlook при создании нестандартных элементов.

Использование Outlook в Интернете

Если вы пользуетесь сетью Интернет, при помощи Outlook можно посылать по сети Интернет электронную почту. Кроме того, Outlook позволяет организовывать ваши личные адреса Web и предоставлять их другим пользователям.

Автопроверка имен. Автоматически ищет в адресной книге имена или адреса Интернет, набираемые в полях Кому, Копия и СК сообщения, затем проверяет соответствие имен или адресов содержимому адресной книги.

Доступ к странице Web контакта. Позволяет хранить адрес Web-страницы контакта для быстрого перехода в нее.

Гиперссылки в почтовых сообщениях. Позволяет ввести или скопировать адрес гиперссылки в текстовое поле сообщения и автоматически создать гиперссылку на текст. Получатель, щелкнув гиперссылку, может сразу перейти в Web-страницу или на файл-сервер.

Internet Mail и приглашения на собрания. Используется для отправления и получения почтовых сообщений и приглашений на собрания передачи через поставщика сервиса Интернет или через порт Internet Mail на сервере Microsoft Exchange.

Организация Web-страниц в общей папке. Позволяет собирать Web-страницы для совместного использования в группе и отслеживать частоту их использования при обновлении, их принадлежность кому-либо и т.п.

Папка Избранное. Позволяет при помощи программы просмотра Web переходить в интересующие вас Web-страницы из папки Избранное на панели Outlook. Адреса Web-страниц можно хранить в общих папках в целях их доступности для всей группы.

Папка «Входящие»

/>

Автоматическая проверка имен. Автоматически ищет в адресной книге имена, набираемые в полях Кому, Копия и СК сообщения, затем проверяет соответствие имен содержимому адресной книги.

Автопросмотр. Позволяет читать несколько первых строк сообщения, не открывая его.

Автоподпись. Автоматически добавляет к отправляемым почтовым сообщениям личную подпись или какой-либо текст, а также вставляет их в любые элементы.

Цифровая защита. Подписывает сообщение цифровой подписью во избежание внесения изменений посторонними. Зашифровывает сообщение (включая вложения) для обеспечения его просмотра только указанными адресатами.

Доступ к вложениям. Позволяет открывать и просматривать вложения для быстрого просмотра нужных сведений, не касаясь самого сообщения.

Поиск всех однотипных сообщений и всех сообщений от данного отправителя. Ищет в активной папке все сообщения на одну тему или все сообщения, полученные от конкретного отправителя.

Гиперссылки. Позволяют включать в почтовое сообщение прямую ссылку на сервер или страницу Web.

Срок действия сообщения и отложенная доставка. Указывает в сообщении определенный момент его удаления после истечения срока действия. Сообщение отправляется немедленно, но доставляется адресатам позже, в указанное время.

Отзыв сообщения. Отзывает непрочитанные сообщения у получателей и при необходимости заменяет их новыми.

Отслеживание сообщения. Позволяет отследить время приема или открытия сообщения получателем. Все уведомления о доставке, чтении, отзыве и голосовании сводятся воедино в первоначальном сообщении.

Отметка сообщения. Определяет действия, которые необходимо выполнить в связи с данным сообщением.

Удаленная почта. Позволяет работать с сообщениями электронной почты в удаленном режиме и подключаться к оперативной службе для загрузки только определенных сообщений, нужных в данный момент. При этом экономится время и место на диске.

Примечания к ответу. Помечает вашим именем изменения, внесенные в текст при ответе на сообщение, для удобства обнаружения вашей правки.

Голосование. Позволяет проводить опрос, посылая в сообщении вопрос с несколькими вариантами ответа и подсчитывая результаты. Итоги голосования сводятся в первоначальном сообщении.

Календарь

/>

События на целый день и на несколько дней. Позволяет планировать такие события, как дни рождения и семинары, а также помечать соответствующее время в расписании как свободное или занятое.

Просмотр по дням, неделям или месяцам, сокращение выходных дней. Позволяет просматривать в календаре только интересующее вас время.

Календарик. Позволяет быстро выбрать в календаре один или несколько дней, в том числе вразброс, и перенести мероприятие на другой день. Даты, выделенные полужирным шрифтом, обозначают дни назначенных встреч.

Первая неделя года. Позволяет контролировать нумерацию недель. В качестве первой недели можно задать неделю, на которую приходится 1 января, или первую полную неделю года, или неделю, содержащую четыре дня нового года.

Время занятости и отсутствия на службе. Позволяет объявлять ваше свободное время, время занятости или условной занятости, время отсутствия на работе. Эти сведения используются другими людьми, планирующими встречи с вами.

Предупреждение о совпадении времени собраний или встреч. Выдает уведомление, если новые собрания или встречи накладываются на ранее запланированные или примыкают к ним.

Планировщик собраний. Помогает найти время для проведения собрания, анализируя интервалы занятости всех приглашенных участников.

Обработка приглашений на собрания. Поддерживает актуальность расписания. Outlook, автоматически показывает в календаре поступающие приглашения на собрания.

Повторяющиеся собрания. Позволяет однократно запланировать собрание, которое будет повторяться с регулярными интервалами.

Смена часового пояса. Переключает время на другой часовой пояс в ходе путешествия, продолжая показывать прежнее время.

Печать в три колонки. Печатает ежедневный и еженедельный календарь и список задач, формируя план работы на бумаге.

Праздники. Позволяет включать в календарь национальные и международные праздники.

Заключение

Работа в Outlook позволяет использовать перечисленные ниже возможности.

– Управлять данными личного и служебного характера, например, сообщениями электронной почты, файлами, сведениями о встречах, контактах и задачах, а также следить за ходом работы.

– Организовывать коллективное использование данных в рамках группы при помощи электронной почты, планирование работы группы, общих папок и т.п.

– Пользоваться данными совместно с другими приложениями Office, просматривать и искать файлы Office в Outlook.

– Подключаться к службе Web и пользоваться ее услугами.

– Настраивать Outlook программными методами (для разработчиков).

Литература

Ваграменко Я.А., Компьютерные сети: отечественные и зарубежные. – М., 2001.

Климеко С.В., Уразметов В. Internet. Среда обитания информационного общества. – Протвино, 2007.

Крол Эд. Всё об INTERNET. Руководство и каталог. – Киев, 2000.

Петраков А.В. Введение в электронную почту. – М., 2003.

Якубайтис Ч.Л. Информационные сети и системы. Справочная книга. – М.: 2006

www.ronl.ru

microsoft outlook

Содержание

Введение

MS Outlook

Заключение

Литература

Введение

Microsoft Outlook представляет собой программу управления данными для настольного компьютера. Она помогает удобно организовать данные на вашем компьютере, предоставлять ее для совместного пользования и поддерживать связь с другими пользователями.

В данной работе рассмотрим основные характеристики программы MS Outlook, приведем примеры и области ее использования.

MS Outlook

Включить программу MS Outlook можно с помощью кнопки «Пуск» или нажав на ярлык программы в Панели MS Office.

После запуска программы откроется окно, примерный вид которого представлен ниже:

Использование Outlook для управления личными и служебными данными

Outlook содержит следующие средства управления данными личного и служебного характера.

– Папка «Входящие». Помогает отправлять и получать сообщения, когда вы находитесь на работе, дома или в дороге. Перед открытием сообщений их можно просмотреть, а также отметить, если они требуют проведения дополнительных мероприятий.

– Календарь. Контролирует ваше расписание и планирует встречи с другими людьми. С помощью календарика можно быстро найти нужное место в расписании и отобразить его на экране. С помощью имеющейся панели задач, где показаны задачи на конкретный день, можно спланировать работу над ними.

– Контакты. Хранит и постоянно обновляет сведения о ваших личных и деловых контактах. Эти сведения можно быстро находить и сортировать любым способом, указывая для каждого контакта несколько почтовых адресов, номеров телефонов или адресов электронной почты. Можно сразу перейти в страницу Web любого контакта.

– Задачи. Содержит список дел личного и служебного характера, которые необходимо выполнить. Задачи можно расставлять по приоритетам, назначать другим пользователям.

– Дневник. Регистрирует связи с некоторыми контактами, важные элементы Outlook (например, сообщения электронной почты) и файлы, а также ведет учет различных действий, отслеживая их выполнение.

– Заметки. Позволяет производить на скорую руку записи на память; например, вопросы, ценные мысли, указания, а также тексты, которые планируется использовать позднее в другом месте, и многое другое.

– Файлы. В Outlook можно открывать, просматривать и коллективно использовать файлы других приложений Office.

– Общие инструментальные средства. В составе Outlook предусмотрен ряд инструментов, повышающих эффективность работы.

Использование Outlook для организации коллективного доступа к данным в группе

Являясь членом рабочей группы, с помощью Outlook вы можете более эффективно общаться с другими членами группы и организовывать планомерное использование общедоступных данных. Для этих целей Outlook представляет следующие возможности:

Настраиваемые представления. Позволяют создавать собственные представления с нужными параметрами группировки, сортировки и параметрами столбцов, обеспечивающими стандартный режим просмотра данных членами рабочей группы.

Список участников. Показывает перечень участников собрания, на которое вы приглашены.

Автонабор и отслеживание звонков. Автоматический набор номера телефона контакта, если есть модем. Отслеживание длительности телефонного разговора, сохранение заметок, сделанных во время разговора.

Передача прав доступа и разрешение на работу в папке. Позволяет передавать другому лицу права доступа в ваши папки Outlook и права на отправку почты от вашего имени, или предоставлять коллеге права чтения, изменения или создания элементов в ваших общих и личных папках на сервере Microsoft Exchange.

Электронная почта. Позволяет вести переписку с другими пользователями при помощи компьютера, посылать им файлы-вложения, отвечать на приглашения на собрания и на запросы с предложением задач.

Планирование групп. Позволяет планировать собрания и резервировать для них помещение и необходимое оборудование. Расписание составляется с помощью анализа интервалов занятости приглашенных на собрание и требуемых ресурсов.

Общие папки. Применяются для сбора, организации и совместного использования файлов и элементов Outlook в рамках рабочей группы или всей организации. Обеспечивают участие в публичных оперативных обсуждениях с привлечением множества пользователей. Позволяют совместно использовать в группе один список контактов или задач.

Совместимость с Schedule+. Обеспечивает возможность обмена приглашениями на собрания и сведениями о занятости с пользователями Schedule+. Позволяет использовать Schedule+ 95 в качестве личного календаря и инструмента составления расписаний групп, оставив в ведении Outlook связь по почте и другие функции. Таким образом можно пользоваться одним расписанием совместно со всеми членами группы, включая тех, у которых Outlook не установлен.

Назначение задачи. Позволяет передать запрос с задачей коллеге, который вправе принять задачу, отклонить или переназначить. После принятия задачи Outlook будет отслеживать состояние задачи и обновлять его в вашем списке задач.

Голосование. Позволяет проводить опрос, посылая в почтовом сообщении вопрос с несколькими вариантами ответа и подсчитывая результаты ответов.

Формы Outlook. Позволяет создавать любые формы, в которых можно задавать и показывать различные данные.

Для разработчиков – библиотека объектов автоматизации. Позволяет разрабатывать дополнительные программы для чтения и записи данных Outlook. Обеспечивает интеграцию в Outlook макрокоманд и приложений языка Visual Basic Scripting Edition.

Использование Outlook совместно с другими приложениями Office

Если вы знакомы с какими-либо приложениями пакета Microsoft Office, с Microsoft Exchange или Schedule+, вам будут понятны многие команды и инструменты Outlook.

Вложения. Позволяет включать файлы Office в такие элементы Outlook, как почтовые сообщения, встречи, контакты, задачи и дневниковые записи.

Автодневник. Автоматическая запись создаваемых или открываемых документов Office.

Проводник по документам. Позволяет просматривать и отыскивать в Outlook файлы Office. Свойства документов. Параметры поиска, сортировки, группировки и частичного отображения содержимого файлов Office в Outlook.

Редактирование методом «перенести и оставить». Позволяет копировать данные непосредственно из Outlook в другие приложения Office и обратно.

Мастер импорта и экспорта. Помогает импортировать и экспортировать файлы Microsoft Excel, Microsoft Access и других форматов.

Слияние почты совместно с Word. Позволяет создавать конверты, наклейки и письма на основе списка контактов Outlook.

Помощник Office. Предлагает помощь при работе в Outlook. Дает справки о мастерах, показывает советы и сообщения.

Панель Office. Позволяет быстро отправить сообщение, организовать встречу, создать задачу, контакт, запись в дневнике или заметку, даже если Outlook не запущен. Панель Office можно настроить, включив в нее кнопки для часто используемых файлов. В пакете Office 03 при обычном варианте установки панель Office не формируется, если она не была установлена в составе Office 97. Для создания панели Office повторно выполните программу установки Office.

Шаблоны Office. Используются при создании в Outlook новых документов по шаблонам Office.

Связи задач. Позволяют создать задачу Outlook в приложении Office и впоследствии проследить за ней в Outlook.

Мастер письма Word. Позволяет написать в Word новое письмо, предназначенное члену списка контактов Outlook.

WordMail 03. Позволяет использовать Word в качестве текстового редактора сообщений электронной почты.

Файлы Office в качестве форм Outlook. Позволяет использовать файлы Office в качестве форм Outlook при создании нестандартных элементов.

Использование Outlook в Интернете

Если вы пользуетесь сетью Интернет, при помощи Outlook можно посылать по сети Интернет электронную почту. Кроме того, Outlook позволяет организовывать ваши личные адреса Web и предоставлять их другим пользователям.

Автопроверка имен. Автоматически ищет в адресной книге имена или адреса Интернет, набираемые в полях Кому, Копия и СК сообщения, затем проверяет соответствие имен или адресов содержимому адресной книги.

Доступ к странице Web контакта. Позволяет хранить адрес Web-страницы контакта для быстрого перехода в нее.

Гиперссылки в почтовых сообщениях. Позволяет ввести или скопировать адрес гиперссылки в текстовое поле сообщения и автоматически создать гиперссылку на текст. Получатель, щелкнув гиперссылку, может сразу перейти в Web-страницу или на файл-сервер.

Internet Mail и приглашения на собрания. Используется для отправления и получения почтовых сообщений и приглашений на собрания передачи через поставщика сервиса Интернет или через порт Internet Mail на сервере Microsoft Exchange.

Организация Web-страниц в общей папке. Позволяет собирать Web-страницы для совместного использования в группе и отслеживать частоту их использования при обновлении, их принадлежность кому-либо и т.п.

Папка Избранное. Позволяет при помощи программы просмотра Web переходить в интересующие вас Web-страницы из папки Избранное на панели Outlook. Адреса Web-страниц можно хранить в общих папках в целях их доступности для всей группы.

Папка «Входящие»

Автоматическая проверка имен. Автоматически ищет в адресной книге имена, набираемые в полях Кому, Копия и СК сообщения, затем проверяет соответствие имен содержимому адресной книги.

www.coolreferat.com

Microsoft Outlook - Реферат | Litsoch.ru

Содержание

Введение 2

MS Outlook_ 3

Заключение 13

Литература 14

Microsoft Outlook представляет собой программу управления данными для настольного компьютера. Она помогает удобно организовать данные на вашем компьютере, предоставлять ее для совместного пользования и поддерживать связь с другими пользователями.

В данной работе рассмотрим основные характеристики программы MSOutlook, приведем примеры и области ее использования.

Включить программу MS Outlook можно с помощью кнопки «Пуск» или нажав на ярлык программы в Панели MS Office.

После запуска программы откроется окно, примерный вид которого представлен ниже:

Использование Outlook для управления личными и служебными данными

Outlook содержит следующие средства управления данными личного и служебного характера.

– Папка «Входящие». Помогает отправлять и получать сообщения, когда вы находитесь на работе, дома или в дороге. Перед открытием сообщений их можно просмотреть, а также отметить, если они требуют проведения дополнительных мероприятий.

– Календарь. Контролирует ваше расписание и планирует встречи с другими людьми. С помощью календарика можно быстро найти нужное место в расписании и отобразить его на экране. С помощью имеющейся панели задач, где показаны задачи на конкретный день, можно спланировать работу над ними.

– Контакты. Хранит и постоянно обновляет сведения о ваших личных и деловых контактах. Эти сведения можно быстро находить и сортировать любым способом, указывая для каждого контакта несколько почтовых адресов, номеров телефонов или адресов электронной почты. Можно сразу перейти в страницу Web любого контакта.

– Задачи. Содержит список дел личного и служебного характера, которые необходимо выполнить. Задачи можно расставлять по приоритетам, назначать другим пользователям.

– Дневник. Регистрирует связи с некоторыми контактами, важные элементы Outlook (например, сообщения электронной почты) и файлы, а также ведет учет различных действий, отслеживая их выполнение.

– Заметки. Позволяет производить на скорую руку записи на память; например, вопросы, ценные мысли, указания, а также тексты, которые планируется использовать позднее в другом месте, и многое другое.

– Файлы. В Outlook можно открывать, просматривать и коллективно использовать файлы других приложений Office.

– Общие инструментальные средства. В составе Outlook предусмотрен ряд инструментов, повышающих эффективность работы.

Использование Outlook для организации коллективного доступа к данным в группе

Являясь членом рабочей группы, с помощью Outlook вы можете более эффективно общаться с другими членами группы и организовывать планомерное использование общедоступных данных. Для этих целей Outlook представляет следующие возможности:

Настраиваемые представления. Позволяют создавать собственные представления с нужными параметрами группировки, сортировки и параметрами столбцов, обеспечивающими стандартный режим просмотра данных членами рабочей группы.

Список участников. Показывает перечень участников собрания, на которое вы приглашены.

Автонабор и отслеживание звонков. Автоматический набор номера телефона контакта, если есть модем. Отслеживание длительности телефонного разговора, сохранение заметок, сделанных во время разговора.

Передача прав доступа и разрешение на работу в папке. Позволяет передавать другому лицу права доступа в ваши папки Outlook и права на отправку почты от вашего имени, или предоставлять коллеге права чтения, изменения или создания элементов в ваших общих и личных папках на сервере MicrosoftExchange.

Электронная почта. Позволяет вести переписку с другими пользователями при помощи компьютера, посылать им файлы-вложения, отвечать на приглашения на собрания и на запросы с предложением задач.

Планирование групп. Позволяет планировать собрания и резервировать для них помещение и необходимое оборудование. Расписание составляется с помощью анализа интервалов занятости приглашенных на собрание и требуемых ресурсов.

Общие папки. Применяются для сбора, организации и совместного использования файлов и элементов Outlook в рамках рабочей группы или всей организации. Обеспечивают участие в публичных оперативных обсуждениях с привлечением множества пользователей. Позволяют совместно использовать в группе один список контактов или задач.

Совместимость с Schedule+. Обеспечивает возможность обмена приглашениями на собрания и сведениями о занятости с пользователями Schedule+. Позволяет использовать Schedule+ 95 в качестве личного календаря и инструмента составления расписаний групп, оставив в ведении Outlook связь по почте и другие функции. Таким образом можно пользоваться одним расписанием совместно со всеми членами группы, включая тех, у которых Outlook не установлен.

Назначение задачи. Позволяет передать запрос с задачей коллеге, который вправе принять задачу, отклонить или переназначить. После принятия задачи Outlook будет отслеживать состояние задачи и обновлять его в вашем списке задач.

Голосование. Позволяет проводить опрос, посылая в почтовом сообщении вопрос с несколькими вариантами ответа и подсчитывая результаты ответов.

Формы Outlook. Позволяет создавать любые формы, в которых можно задавать и показывать различные данные.

Для разработчиков – библиотека объектов автоматизации. Позволяет разрабатывать дополнительные программы для чтения и записи данных Outlook. Обеспечивает интеграцию в Outlook макрокоманд и приложений языка Visual Basic Scripting Edition.

Использование Outlook совместно с другими приложениями Office

Если вы знакомы с какими-либо приложениями пакета Microsoft Office, с Microsoft Exchange или Schedule+, вам будут понятны многие команды и инструменты Outlook.

Вложения. Позволяет включать файлы Office в такие элементы Outlook, как почтовые сообщения, встречи, контакты, задачи и дневниковые записи.

Автодневник. Автоматическая запись создаваемых или открываемых документов Office.

Проводник по документам. Позволяет просматривать и отыскивать в Outlook файлы Office. Свойства документов. Параметры поиска, сортировки, группировки и частичного отображения содержимого файлов Office в Outlook.

Редактирование методом «перенести и оставить». Позволяет копировать данные непосредственно из Outlook в другие приложения Office и обратно.

Мастер импорта и экспорта. Помогает импортировать и экспортировать файлы Microsoft Excel, Microsoft Access и других форматов.

Слияние почты совместно с Word. Позволяет создавать конверты, наклейки и письма на основе списка контактов Outlook.

Помощник Office. Предлагает помощь при работе в Outlook. Дает справки о мастерах, показывает советы и сообщения.

Панель Office. Позволяет быстро отправить сообщение, организовать встречу, создать задачу, контакт, запись в дневнике или заметку, даже если Outlook не запущен. Панель Office можно настроить, включив в нее кнопки для часто используемых файлов. В пакете Office 03 при обычном варианте установки панель Office не формируется, если она не была установлена в составе Office 97. Для создания панели Office повторно выполните программу установки Office.

Шаблоны Office. Используются при создании в Outlook новых документов по шаблонам Office.

Связи задач. Позволяют создать

Мастер письма Word. Позволяет написать в Word новое письмо, предназначенное члену списка контактов Outlook.

WordMail 03. Позволяет использовать Word в качестве текстового редактора сообщений электронной почты.

Файлы Office в качестве форм Outlook. Позволяет использовать файлы Office в качестве форм Outlook при создании нестандартных элементов.

Использование Outlook в Интернете

Если вы пользуетесь сетью Интернет, при помощи Outlook можно посылать по сети Интернет электронную почту. Кроме того, Outlook позволяет организовывать ваши личные адреса Web и предоставлять их другим пользователям.

Автопроверка имен. Автоматически ищет в адресной книге имена или адреса Интернет, набираемые в полях Кому, Копия и СК сообщения, затем проверяет соответствие имен или адресов содержимому адресной книги.

Доступ к странице Web контакта. Позволяет хранить адрес Web-страницы контакта для быстрого перехода в нее.

Гиперссылки в почтовых сообщениях. Позволяет ввести или скопировать адрес гиперссылки в текстовое поле сообщения и автоматически создать гиперссылку на текст. Получатель, щелкнув гиперссылку, может сразу перейти в Web-страницу или на файл-сервер.

Internet Mail и приглашения на собрания. Используется для отправления и получения почтовых сообщений и приглашений на собрания передачи через поставщика сервиса Интернет или через порт Internet Mail на сервере Microsoft Exchange.

Организация Web-страниц в общей папке. Позволяет собирать Web-страницы для совместного использования в группе и отслеживать частоту их использования при обновлении, их принадлежность кому-либо и т.п.

Папка Избранное. Позволяет при помощи программы просмотра Web переходить в интересующие вас Web-страницы из папки Избранное на панели Outlook. Адреса Web-страниц можно хранить в общих папках в целях их доступности для всей группы.

Папка «Входящие»

Автоматическая проверка имен. Автоматически ищет в адресной книге имена, набираемые в полях Кому, Копия и СК сообщения, затем проверяет соответствие имен содержимому адресной книги.

Автопросмотр. Позволяет читать несколько первых строк сообщения, не открывая его.

Автоподпись. Автоматически добавляет к отправляемым почтовым сообщениям личную подпись или какой-либо текст, а также вставляет их в любые элементы.

Цифровая защита. Подписывает сообщение цифровой подписью во избежание внесения изменений посторонними. Зашифровывает сообщение (включая вложения) для обеспечения его просмотра только указанными адресатами.

Доступ к вложениям. Позволяет открывать и просматривать вложения для быстрого просмотра нужных сведений, не касаясь самого сообщения.

Поиск всех однотипных сообщений и всех сообщений от данного отправителя. Ищет в активной папке все сообщения на одну тему или все сообщения, полученные от конкретного отправителя.

Гиперссылки. Позволяют включать в почтовое сообщение прямую ссылку на сервер или страницу Web.

Срок действия сообщения и отложенная доставка. Указывает в сообщении определенный момент его удаления после истечения срока действия. Сообщение отправляется немедленно, но доставляется адресатам позже, в указанное время.

Отзыв сообщения. Отзывает непрочитанные сообщения у получателей и при необходимости заменяет их новыми.

Отслеживание сообщения. Позволяет отследить время приема или открытия сообщения получателем. Все уведомления о доставке, чтении, отзыве и голосовании сводятся воедино в первоначальном сообщении.

Отметка сообщения. Определяет действия, которые необходимо выполнить в связи с данным сообщением.

Удаленная почта. Позволяет работать с сообщениями электронной почты в удаленном режиме и подключаться к оперативной службе для загрузки только определенных сообщений, нужных в данный момент. При этом экономится время и место на диске.

Примечания к ответу. Помечает вашим именем изменения, внесенные в текст при ответе на сообщение, для удобства обнаружения вашей правки.

Голосование. Позволяет проводить опрос, посылая в сообщении вопрос с несколькими вариантами ответа и подсчитывая результаты. Итоги голосования сводятся в первоначальном сообщении.

Календарь

События на целый день и на несколько дней. Позволяет планировать такие события, как дни рождения и семинары, а также помечать соответствующее время в расписании как свободное или занятое.

Просмотр по дням, неделям или месяцам, сокращение выходных дней. Позволяет просматривать в календаре только интересующее вас время.

Календарик. Позволяет быстро выбрать в календаре один или несколько дней, в том числе вразброс, и перенести мероприятие на другой день. Даты, выделенные полужирным шрифтом, обозначают дни назначенных встреч.

Первая неделя года. Позволяет контролировать нумерацию недель. В качестве первой недели можно задать неделю, на которую приходится 1 января, или первую полную неделю года, или неделю, содержащую четыре дня нового года.

Время занятости и отсутствия на службе. Позволяет объявлять ваше свободное время, время занятости или условной занятости, время отсутствия на работе. Эти сведения используются другими людьми, планирующими встречи с вами.

Предупреждение о совпадении времени собраний или встреч. Выдает уведомление, если новые собрания или встречи накладываются на ранее запланированные или примыкают к ним.

Планировщик собраний. Помогает найти время для проведения собрания, анализируя интервалы занятости всех приглашенных участников.

Обработка приглашений на собрания. Поддерживает актуальность расписания. Outlook, автоматически показывает в календаре поступающие приглашения на собрания.

Повторяющиеся собрания. Позволяет однократно запланировать собрание, которое будет повторяться с регулярными интервалами.

Смена часового пояса. Переключает время на другой часовой пояс в ходе путешествия, продолжая показывать прежнее время.

Печать в три колонки. Печатает ежедневный и еженедельный календарь и список задач, формируя план работы на бумаге.

Праздники. Позволяет включать в календарь национальные и международные праздники.

Работа в Outlook позволяет использовать перечисленные ниже возможности.

– Управлять данными личного и служебного характера, например, сообщениями электронной почты, файлами, сведениями о встречах, контактах и задачах, а также следить за ходом работы.

– Организовывать коллективное использование данных в рамках группы при помощи электронной почты, планирование работы группы, общих папок и т.п.

– Пользоваться данными совместно с другими приложениями Office, просматривать и искать файлы Office в Outlook.

– Подключаться к службе Web и пользоваться ее услугами.

– Настраивать Outlook программными методами (для разработчиков).

1. Ваграменко Я.А., Компьютерные сети: отечественные и зарубежные. – М., 2001.

2. Климеко С.В., Уразметов В. Internet. Среда обитания информационного общества. – Протвино, 2007.

3. Крол Эд. Всё об INTERNET. Руководство и каталог. – Киев, 2000.

4. Петраков А.В. Введение в электронную почту. – М., 2003.

5. Якубайтис Ч.Л. Информационные сети и системы. Справочная книга. – М.: 2006

www.litsoch.ru

Реферат - Microsoft Outlook Express - установка и использование

Дело в том, что электроннаяпочта уже стала настолько неотъемлемым средством делового и личного общения,что многие не представляют, как без нее жить. Это особенно актуально для нашейстраны, в которой удручающе низкое качество обычной почтовой связи давно сталопритчей во языцах, а тарифы на междугородные телефонные разговоры слишкомвысоки. В этой ситуации на выручку приходит электронная почта.

С самогоначала развития Internet электронная почта была наиболее популярным приложениемВсемирной сети. Ситуация не изменилась и с появлением системы Web. Результатыопросов пользователей Internet подтверждают, что свыше 90% из них обмениваютсяпочтовыми сообщениями по Всемирной сети. Более того, статистическиеисследования, проведенные в США показали, что 55% пользователей Internetприбегают к услугам электронной почты чаще, чем междугородной телефонной связи,а 33% — чаще, чем местной телефонной связи. В настоящее время к Internetподключено 153,5 млн человек (по данным организации Nua) и практически все ониприменяют электронную почту.

Раньше почтовые программывыполняли лишь одно простое задание — обмен электронными письмами черезInternet или корпоративную почтовую систему. Однако с развитием средствкоммуникации круг решаемых задач расширился и почтовые программы сталиприменяться для управления всеми сообщениями, находящимися в почтовом ящике.Чем же заполнен почтовый ящик современного пользователя Internet? Чего тамтолько нет! Личные и деловые письма, дайджесты новостей, уведомления о новыхверсиях программ, сообщения, доставляемые по спискам рассылки. Но это еще невсе. В последнее время пользователей электронной почты постигло страшноебедствие под названием «спэм» (от английского spam). Это — потокненужных рекламных объявлений, которые рассылаются по Internet в огромныхколичествах и переполняют почтовые ящики. Бороться с этим явлением нелегко.

Еще одна отличительная чертасовременных пользователей электронной почты — наличие нескольких учетныхзаписей у разных провайдеров. Для одновременного использования большогоколичества учетных записей нужны специальные средства. К счастью, последниеверсии почтовых программ могут решить все эти задачи. В результате современныепочтовые программы превратились из простого средства коммуникации в приложения дляповышения производительности труда, которые помогают и на работе, и дома.

Одной из таких программявляется Outlook Express фирмы Microsoft.На сегодняшний день вышлаверсия 5.0 этого продукта, уже русифицированная. Благодаря тому, чтопрограмма встроена в самое распространенное программное обеспечение для персональныхкомпьютеров Internet Explorer (с версии 4.0) и Windows 98, она получила широкое распространение во всем мире.Большинство пользователей начинают свое знакомство с электронной почтой именно сэтого продукта. А то, что она обладает к тому же достаточной функциональностьюкак для домашних пользователей, так и для офисного применения, сделало этотпродукт лидером на рынке программ работы с электронной почтой.

Outlook Express поддерживаетпочту в html-формате и предлагает новые удобные функции: объединениеэлектронной почты с конференциями Usenet и поиск больших справочниковпользователей Internet, доступных по сети (так называемые «Белыестраницы»). Программа может фильтровать электронную почту и собиратьсообщения от многих поставщиков услуг Internet.

Более подробно мы рассмотрим  этифункции в следующем разделе.

Если вы ранее уженастраивали на своем компьютере доступ к Интернету для работы с броузером, топрограмма «Мастер подключения к Интернету» уже запрашиваланеобходимые для работы Outlook Express сведения, и если вы их ввели, тоэлектронная почта сейчас должна быть готова к действию. В этом случае вы можетеперейти к следующему разделу, в котором мы рассмотрим пользовательскийинтерфейс Outlook Express и затем далее. А если вы пропустили этап настройкипочты и новостей при прежнем запуске Мастера, то необходимые для этого действияможно проделать прямо сейчас.

Итак, чтобы начать настройкуOutlook Express, достаточно щелкнуть по значку «Запустить OutlookExpress» (Launch Outlook Express) на панели задач Windows 98. Иначепрограмму Outlook Express можно вызвать с помощью последовательности меню Пуск->Программы-InternetExplo->Outlook Express.

Собственно начальный процесснастройки Outlook Express, необходимый для функционирования сервиса электроннойпочты, предельно прост, — при первом вызове программы Outlook Express еще раззапускается Мастер подключения к Интернету, который запросит у вас необходимыеданные о почтовых серверах и адресе электронной почты, которые вы должны былиполучить от провайдера.

В самом первом окне надобудет ввести ваше имя как абонента электронной почты, которое будет появлятьсяв заголовке ваших писем, когда они придут к адресатам. Обычно пользователиуказывают свое настоящее имя, но здесь можно проявить гибкость, и если вы покане планируете использовать свой адрес для деловой корреспонденции, то можнообойтись и псевдонимом. Кроме того, можно настоятельно рекомендовать записыватьсвое имя латинским шрифтом, чтобы как избежать проблем неправильногоотображения заголовков с русским шрифтом в ряде программ электронной почты(которые могут стоять у ваших коллег по переписке), так и не создавать лишнихпроблем вашим возможным зарубежным адресатам. Впоследствии, кстати, указанное вэтом окне имя можно будет легко изменить с псевдонима на настоящее имя инаоборот, — если в этом возникнет необходимость.

В следующем окне вам надобудет ввести ваш адрес электронной почты. Как правило, адрес E-mail состоит извашего имени и доменного имени провайдера, соединенных с помощью знака @. Кпримеру, это может быть адрес вида [email protected]. Когда вы будете называтьсвой адрес кому-либо вслух, то знак @ произносится как словосочетание«ат», хотя русские пользователи чаще называют его сленговым термином«собака» (считается, что этот сленговый термин для знака @ ведет своюисторию со времен самых первых компьютерных игр).

Далее Мастер запросит у вастип сервера входящей почты и доменные имена почтовых серверов провайдера, предназначенных, соответственно, длявходящей (РОР3) и исходящей почты (SMTP). Введите эти адреса. В случаеgодключения через Parasang Plus ricc.kz или 194.87.112.4 и ricc.kz или194.87.112.4, соответственно. Данные адреса могут не совпадать. Наличие разныхпочтовых серверов связано с тем, что сообщения электронной почты пересылаютсямежду узлами Интернета (узлами различных провайдеров) по протоколу SMTP (SimpleMail Transfer Protocol), а на последнем отрезке между узлом вашего провайдера ивашим компьютером — по РОР (Post Office Protocol). Введите в соответствующихполях диалогового окна те адреса почтовых серверов, которые получены вами отпровайдера при заключении договора. Что касается типа сервера входящей почты,то если ваш провайдер специально не указал данный параметр, то по умолчаниюоставьте РОР3.

Теперь в новом окне укажитесведения об учетной записи вашего соединения — имя пользователя и пароль. Этоте же самые сведения, которые вы обычно используете для подключения кИнтернету. В данном случае эти сведения нужны для того, чтобы программа OutlookExpress могла автоматически дозваниваться до провайдера и устанавливатьсоединение для отправки и приема электронных писем. В следующем окне предлагаетсяввести «дружественное имя» для данной учетной записи почты. Можетеввести что-нибудь типа «Моя почта на Parasang Plus» или оставить тузапись, которая предлагается по умолчанию.

В очередном окне укажите типвашего соединения, — для нашего случая это соединение по модему, хотя если выприменяете Outlook Express в офисе, то там можно использовать и подключениечерез локальную сеть. Эти соединения будут устанавливаться автоматически, номожно выбрать и третье значение переключателя, предлагающее вручную соединитьсяс провайдером перед каждым сеансом работы с электронной почты (на взглядавтора, это ненужные хлопоты).

Теперь остались два самыхпоследних окна — в одном надо выбрать учетную запись (если у вас всего одинпровайдер, то и выбор, соответственно, будет невелик), но сегодня нередкаситуация, когда пользователь имеет учетные записи у нескольких провайдеров иплюс учетную запись для модемного доступа к локальной сети своей компании. Инаконец, осталось то окно, где нужно подтвердить данные, введенные в предыдущихокнах, щелкнув по кнопке Готово (Finish). После нажатия кнопки Готово Мастерподключения к Интернету завершит процесс настройки Outlook Express. В принципе,уже можно приступать к обмену почтовыми сообщениями с другими пользователями Интернета.Однако не стоит спешить: поскольку вы только что настроили почту, то для васвряд ли есть какие-либо сообщения (кроме стандартного поздравления, обычнорассылаемого провайдерами в таких случаях). Поэтому будет лучше, если выуделите еще некоторое время изучению интерфейса программы и дополнительнойнастройке почтовой службы Outlook Express. Чуть позже, через раздел, мыпоучимся получать и отправлять письма. Далее мы укажем на ряд дополнительныхтем по работе с электронной почтой, с которыми вам можно порекомендоватьпознакомиться самостоятельно, а завершит это пособие небольшие разделы, вкотором вы узнаете, как завести себе адрес с бесплатной почтой и расшифровыватьповрежденные сообщения e-mail.

Теперь, когда программа Outlook Express настроена на вашего провайдера,пора познакомиться с ее пользовательским интерфейсом. Давайте познакомимся синтерфейсом Outlook Express, обратившись к нижеследующему рисунку.

<img src="/cache/referats/3477/image001.gif" v:shapes="_x0000_s1029">

Строка заголовка (title bar) содержит стандартные элементы окнаWindows-приложения (кнопки Свернуть, Восстановить и Закрыть). В этой строкетакже указано название приложения (Outlook Express).

Строка меню (menu bar) содержит заголовки меню,  предоставляющие доступ ко всем функциям,необходимым для работы с Outlook Express. С помощью меню вы можете формироватьновые сообщения, отправлять и получать почту, пересылать письма другимпользователям, настраивать интерфейс Outlook Express и т.д. Кроме того, вывстретите в меню множество обычных пунктов, характерных для всех приложенийWindows — печать, справка и т.д. Из строки меню вы так же можете вызватьInternet Explorer 4 и загружать для просмотра страницы Web.

Панель инструментов (toolbar) предназначена для быстрого доступа кнекоторым наиболее часто используемым командам Outlook Express. В зависимостиот того, в каком режиме работает Outlook Express (почта или новости), числокнопок и их назначение автоматически изменяются. Кроме того, в начальный моментпосле загрузки Outlook Express устанавливается в общий режим (когда еще невыбран нужный режим — почта или новости). В таком общем режиме кнопки панелиинструментов выполняют следующие функции:

Создать сообщение (Compose message) открывает окно для формированиянового письма.

Доставить почту (Send and Receive) — с помощью этой кнопки вы можетебыстро и легко подключиться к провайдеру, чтобы проверить и доставить входящуюпочту, а так же отправить вашу собственную.

Адресная книга (Address Book) — открывает доступ к адресной книге, кудавы записываете для хранения адреса e-mail ваших друзей, коллег по работе и т.д.

Соединить (Connect) — нажатие на эту кнопку вызывает активизируетпроцесс соединения с провайдером.

Разорвать соединение (Hang Up) — разрывает соединение с провайдеромИнтернета.

Панель «Папки» (Folders) позволяет вывести на экран спискиписем и их содержимое, хранящихся в одной из 4-х стандартных папок OutlookExpress: Входящие (Inbox), Исходящие (Outbox), Отправленные (Sent Items),Удаленные (Deleted Items) и Черновики (Drafts). Outlook Express позволяетзавести новые дополнительные папки пользователя и они так же будут доступны изэтой панели. После того, как вы настроите доступ к серверам новостей, то в этойпанели появятся и имена соответствующих серверов новостей.

Область просмотра Outlook Express при работе с электронной почтой илиновостями  разделена на две части: вверхувы видите список сообщений электронной почты из текущей папки, а в нижней частиокна показывается содержимое отмеченного письма. Содержимое письма можнопосмотреть и в отдельном окне, если сделать двойной щелчок по строке свыбранным письмом. Область просмотра может быть разделена или по горизонтали,или по вертикали, — если такой способ организации интерфейса покажется вамболее удобным. Что касается порядка показа писем, то по умолчанию все письма впапках располагаются в соответствии с алфавитном порядком имен отправителей, ноих можно отсортировать и иначе — например, по дате поступления письма.Несколько слов о том, как интерпретируются значки с различными изображениями конвертав области просмотра:

Открытый конверт отмечает уже прочитанное вами письмо

Закрытый конверт плюс жирный шрифт отмечает письмо, которое вы еще нечитали

Скрепка у письма говорит о том, что в письмо вложен отдельный файл(например, документ в формате Word, графический файл и т. д.). Если выделитьтакое письмо, и щелкнуть по изображению скрепки в правом углу нижней частиокна, то будет показано имя файла. Двойной щелчок по имени вложенного файлапозволит просмотреть его содержимое с помощью соответствующей программы.

Строка состояния (status bar) используется для двух целей. Обычно в нейOutlook Express указывает общее число сообщений в данной папке и отдельно — число непрочитанных сообщений. В правой части строки состояния при проверкепоступления новой почты появляется надпись, информирующая о приходе илинаоборот, отсутствии новых писем. Кроме того, при работе Outlook Express тампоявляются значки, характеризующие режим работы этого приложения в данныймомент времени (например, зачеркнутый значок сетевого диска означает, что вэтот момент нет соединения с Интернетом).

Совет. Изначально интерфейс и область просмотра Outlook Express выглядяточень нарядно, но для эффективной работы стоит немного пожертвоватьпривлекательностью во имя функциональности. Во-первых, чтобы сберечь место наэкране, можно посоветовать сразу же отключить две панели — самую левую колонкусо значками папок (т.к. ее содержимое повторяется левее) и серую строку снадписью Outlook Express над областью просмотра (как не несущую функциональнойнагрузки). Для этого выберите в меню Вид (View) пункт Раскладка. Повторныйвыбор этого пункта меню восстанавливает эти панели. Что еще можно посоветовать,так это установить в нижней части области просмотра Outlook Express флажокПереходить в папку «Входящие» при запуске (When starting, go directlyto my Inbox folder). Тогда сразу после запуска Outlook Express будет переходитьк папке «Входящие», что позволит вам быстрее приступить к чтениюновых писем.

Хотя названия почтовых папок Outlook Express во многом говорят сами засебя, но если вы не имеете опыта работы с почтовыми программами, все же стоитпознакомиться с их назначением:

Входящие (Inbox). Сюда по умолчанию поступает вся новая почта и здесьхранятся все пришедшие сообщения. Впоследствии вы можете создать дополнительныепапки (например, посвященные разным проектам или письмам от постоянныхадресатов) и настроить Outlook Express таким образом, чтобы при поступленииновых писем вся почта автоматически разбиралась и складывалась в отдельныепапки.

Исходящие (Outbox). Это папка предназначена для временного храненияотправляемых писем. Зачем это нужно? Представьте, что вы подготавливаетенесколько писем друг за другом. Чтобы не соединяться каждый раз с Интернетомдля отправки очередного письма, письма временно накапливаются в этой папке.Затем при нажатии на кнопку Доставить почту (Send and Reseive) они разом уходятна почтовый сервер провайдера и далее — к своим адресатам. Именно такой режимотправки писем устанавливается в Outlook Express по умолчанию.

Отправленные (Sent Items). Здесь по умолчанию хранятся копииотправленных сообщений, и вы всегда сможете вспомнить, — что, кому и когда выотсылали.

Удаленные (Deleted Items). Если вы решите удалить ненужные сообщения, тоони временно помещаются на хранение в эту папку (на случай, если вы передумаетеих удалять). Если вы решите насовсем удалить сообщения из этой папки, сделайтеправый щелчок по значку папки и из выпавшего меню выберите пункт Очистить папку(Empty folder).

Черновики (Drafts). Если вы готовите новое письмо, но в процессе работынад ним решите дописать письмо позже, то выберите в меню Файл (File) пунктСохранить (Save). Такое «недописанное» письмо временно сохраняется впапке Черновики (Drafts). Чтобы продолжить впоследствии работу над письмом изэтой папки, просто откройте эту папку и дважды щелкните по черновику письма.Затем, если письмо готово, то его можно отправить и оно будет помещено в папкуИсходящие (Outbox). Если же письмо по-прежнему не готово к отправке, то егоопять можно сохранить в папке черновиков.

Получение входящей почты — это, наверно, самое простое действие из всегоспектра работ с Outlook Express, вся функциональность которого состоит в том,что надо установить соединение с почтовым сервером провайдера. Поэтомудостаточно запустить программу Outlook Expess, которая по умолчанию сразупреложит вам соединиться с сервером провайдера. Если соединение с провайдеромуже настроено, то достаточно, выбрав название соединения, нажать кнопку ОК.Иначе появится дополнительное окно, где надо будет ввести ваше имя пользователяи пароль. В любом случае итог будет один, — компьютер начнет устанавливатьсоединение с почтовым сервером провайдера.

Соединитьсяс почтовым сервером провайдера можно легко и просто в любой момент времени-достаточно нажать кнопку Доставить почту (Send and Reseive) на панелиинструментов Outlook Express.

 После того как ваш модемосуществит соединение, появится окно, в котором Outlook Express будет проверятьналичие пришедших писем и осуществлять их загрузку на ваш компьютер. Послезавершения этого действия почтовая программа проверит, нет ли у вас в папкеИсходящие (Outbox) готовых писем для отправки, и если есть, то в свою очередь,перешлет их на почтовый сервер провайдера, откуда они уже уйдут адресатам (см.рис.).

<img src="/cache/referats/3477/image002.gif" align=«left» hspace=«12» v:shapes="_x0000_s1035">Outlook Express позволяет устанавливать сеанс связи с провайдером толькона время доставки писем (получения пришедших писем и отправки своих), сразу жеотключаясь от Интернета по завершению передачи. Чтобы включить эту опцию, нужноустановить флажок Разорвать соединение по завершению доставки (Disconnect...)на вкладке Удаленная связь (Connection) окна свойств или прямо в окне доставки(см. рисунок).

При поступлении новой почты в правом углу строки состояния Windows 98 (атакже в самой программе Outlook Express) будет выведен значок с изображениемконверта. Это служит удобным напоминанием о пришедших письмах в том случае,когда вы работаете с почтой в фоновом режиме, и Outlook Express периодическипроверяет наличие новых писем на сервере провайдера.

Как мы уже говорили, по умолчанию все пришедшая почта помещается в папкуВходящие и сортируется там по дате поступления. Письма, которые вы еще нечитали, помечаются жирным шрифтом и значком закрытого конверта. Если рядом списьмом есть значок с изображением скрепки, то это говорит о том, что в письмовложен отдельный файл (например, документ в формате Word, графический файл и т.д.). Кроме того, слева от заголовка письма может стоять значок в видевосклицательного знака, который говорит, что адресат пометил данное письмо каксообщение повышенной важности. Если же стоит значок в виде направленной внизсиней стрелки, то наоборот, содержимое письма отправитель пометил как второстепеннойважности.

Познакомиться с содержимым письма совсем просто — нужно выделить его,сделав однократный левый щелчок мышью по заголовку письма. Тогда в нижней частиокна просмотра Outlook Express появится содержимое письма. Письмо можнопосмотреть и в отдельном окне, которое раскроется.

Чтобы быстрее разобрать почту, удобнее всего вначале раскрыватьпришедшие сообщения одинарным щелчком. Тогда даже беглого взгляда достаточно,достойно ли это сообщение вашего дальнейшего внимания. Если да, то лучшераскрыть это сообщение двойным щелчком в отдельном окне.

В окне с пришедшим письмом вы найдете ряд новых элементов интерфейса,наиболее важными из них являются следующие кнопки:

Ответить отправителю (Reply to Author) открывает окно дляформирования  ответного письма. Текстисходного письма может быть автоматически помещен в это окно. Знаки, отмечающиеначало строк цитируемого текста, определяются там же, на закладке Отправка.

Ответить всем (Reply to All) — эта кнопка панели инструментов действуетсовершенно аналогично предыдущей кнопке Ответить отправителю. Исключениесостоит в том, что ваше ответное письмо рассылается не только первоначальномуавтору, но и всем иным адресатам, которым этим автором было послано аналогичноеписьмо (которые были включено в поле Копия исходного сообщения). Таким образом,эта функция имеет смысл лишь в бизнес-переписке, когда вы организуете такимобразом что-то вроде дискуссии. Однако вы должны быть уверены, что все адресатыбудут согласны на получения вашего письма. Добавим, что традиция электроннойпереписки запрещает «веерную рассылку» посланий незнакомым людям,особенно содержащих рекламу (так называемый «Spam», — сленговоесловечко для непрошеной почты, дословно переводимое как «фарш») и пр.

Переслать (Forward) — эта кнопка позволяет перенаправить(переадресовать) полученное письмо другому пользователю, если вы считаете, чтоему(ей) оно будет более интересно, чем вам. Данная функция очень частоиспользуется в бизнес-переписке. В разговорной речи среди пользователей почтыдля этой функции часто используется транслитерированный сленговый термин«форварднуть».

Удалить (Delete) — нажатие на эту кнопку удаляет сообщение из текущейпапки и помещает его в папку Удаленные. Впоследствии вы можете очистить папкуУдаленные вручную или сообщения будут удаляться из нее автоматически.

Печать (Print) — кнопка с изображением принтера посылает текст письма напринтер. Обратите внимание, что при этом печатается только текст письма, — еслиписьмо содержит вложенные файлы, то для их печати надо открыть соответствующуюпрограмму просмотра и выполнить печать уже из данной программы. Теперь осталосьдобавить, что если в письмо вложены отдельные файлы, то двойной щелчок поярлыку каждого вложенного файла позволит просмотреть его содержимое с помощьюсоответствующей программы. При попытке открыть вложенный файл системабезопасности Outlook Express выдаст на экран стандартное предупреждение, и есливы не уверены в том, что пришедший файл абсолютно безопасен для компьютера, толучше его вначале сохранить на дискету, затем проверить антивируснойпрограммой, и уже затем только открыть для просмотра.

Давайте познакомимся теперь с порядком подготовки и отправки сообщенияпо электронной почте с помощью Outlook Express. В целом эта операция совершенноаналогична для случаев, когда вы подготавливаете собственное сообщение иотправляете его «с нуля», или же отвечаете на пришедшее письмо (илитретий вариант — пересылаете письмо далее другому человеку). Во всех этих случаяхна экране появится одно и то же окно (окно с одним и тем же интерфейсом).Конечно, при ответе на чужое письмо или его переадресации другому пользователюотличие будет состоять в том, что Outlook Express автоматически помещает вответное письмо тот текст, который поступил к вам от адресата. При этом вначале каждой строки исходного письма ставится знак угловой скобки">", чтобы отличить ее таким образом от текста вашего ответа. Еслитекст «пропутешествовал» несколько раз между вами и вашим адресатом,то количество угловых скобок в начале каждой строки будет соответствоватьколичеству «ходок» вашего письма туда и обратно.

Если вы отвечаете на деловое письмо, то принято полностью оставлять вконце вашего ответного письма тот текст, что пришел от адресата. Таким образомсохраняется нить переписки и всегда можно выяснить, кто и что написал. Если жевы пишете друзьям, то в традициях Интернета можно оставить лишь те строкиисходного текста (цитаты), на которые вы конкретно отвечаете. Важно помнить:если в пришедшее к вам письмо были вложены какие-либо файлы, то по умолчаниюпочтовые программы их обратно адресату не пересылают.

Для создания нового сообщения нажмите на кнопку Создать сообщение(Compose Message) на панели инструментов Outlook Express, что вызовет отдельноеокно (см. рис. ниже).

<img src="/cache/referats/3477/image003.gif" align=«left» hspace=«12» v:shapes="_x0000_s1030">

Работу с новым письмом следует начать с заполнения заголовка письма,который содержащий поля: Кому: (To:), Копия:(Cc:), Скрытая: (Bcc:), Тема:(Subject:). Заметим, что по понятным причинам обязательным является заполнениетолько поля Кому: (To:), — иначе письмо просто не найдет своего адресата.Рассмотрим подробнее элементы заголовка:

Кому: (To:) — так же, как и на обычном конверте, в этом поле вы должныввести адрес — в данном случае адрес электронной почты вашего адресата. Выможете не вводить адрес вручную, а выбрать его из адресной книги, если занеслиего туда заранее (см. далее раздел «Адресная книга»).

Копия: (Cc:) — если вы хотите, чтобы аналогичное письмо пришло и другимадресатам, введите нужные адреса в данном поле, разделяя их с помощью знака";" (точка с запятой). Словосочетание «Сс» — это сокращениеот английского «канцелярского» термина Carbon Copy (по-русски — «копирка»). Все люди, к которым пришло данное письмо, легко смогутузнать из заголовка, кому вы еще послали данное письмо. Эта строка также м.б.заполнена из адресной книги.

Скрытая: (Bcc:) — если вы хотите, чтобы аналогичное письмо пришло идругим адресатам, но они не знали, кому еще вы отослали данное письмо, товведите нужные адреса в данном поле, разделяя их с помощью знака ";"(точка с запятой). Словосочетание «Всс» — это сокращение отанглийского Blind Carbon Copy (по-русски можно было бы перевести как«слепая копирка»). Эта строка также м.б. заполнена из адресной книги.

Тема: (Subject:) — здесь следует вписать несколько слов, характеризующихтему сообщения. Заголовок лучше писать по-английски, если вы не уверены, чтопочтовая программа вашего адресата поддерживает 8-битовую кодировку заголовкови на его машине инсталлированы русские шрифты. Кроме того, для русскихзаголовков часто повреждается их тип кодировки при пересылке между разнымипровайдерами.

Далее уже можно приступать к самому письму, для чего щелкните курсороммыши в поле письма и введите нужный текст. При необходимости вы можете«вложить» в письмо файл любого формата (см. далее раздел о пересылкефайлов по E-mail"). По традиции, завершает письмо вставка подписи, длячего следует нажать кнопку с изображением авторучки на панели инструментов(оригинальная и остроумная подпись — одна из традиций Интернета). Если у васеще не создана подпись, то создать ее можно, выбрав в меню Сервис (Tools) пунктБланк сообщений (Stationary) и далее — нажав на кнопку Подпись (Signature).Созданную таким образом подпись можно потом многократно использовать. Впринципе, «интернетовская» подпись — вещь необязательная и вы можетеподписать письмо вручную, напечатав обычные слова, подходящие к данному случаю- например, «Искренне ваш...» и т. п.

Обратите еще внимание на изображение логотипа Internet Explorer(стилизованной буквы е) в правой верхней части нового сообщения. Лого являетсяидентификатором «важности» отправляемого сообщения. В меню Сервис(Tools) имеется пункт выбора важности сообщений, при нажатии на который будетвыведен список возможных опций важности сообщений (Высокая, Обычная и Низкая).Важно знать: это не влияет на скорость доставки, а всего лишь управляетналичием изображения с соответствующим значком у вашего письма по приходуписьма к адресату. Так, многие почтовые программы маркируют важные сообщения,пришедшие на компьютер, помещая восклицательный знак рядом с заголовком. Теперьдело за адресатом, обратит ли он на это внимание. Поэтому можете не увлекатьсяустановкой этих параметров в ваших письмах.

Теперь осталось лишь нажать на кнопку отправки письма (самая леваякнопка на панели инструментов этого окна с изображением летящего конверта инадписью Отправить) и ваше письмо — на пути к адресату. Если установлен флажокОтправлять сообщения немедленно (Send messages immediately...) на вкладкеОтправка в окне Параметры (см. меню Сервис), то Outlook Express сразу жепроизведет соединение с провайдером и отправит письмо. Если же флажок снят,ваши письма будут временно помещаться в папку Исходящие (Outbox), где они будутнакапливаться перед отправкой. В последнем случае на экран будет выведеносообщение о помещении письма в папку Исходящие. Когда вы завершите составлениевсех писем, нажмите на кнопку Доставить почту (Send and Receive) на панелиинструментов основного окна Outlook Express, и далее процесс соединения спровайдером пойдет совершенно аналогично тому, как мы рассмотрели в предыдущемразделе.

Возможность отправить по электронной почте файл любого формата — одно изсамых полезных качеств E-mail. Тем самым вы можете направить своим адресатам идокумент Word, и файл с нужным изображением, звуковое или видео-приветствие илюбые другие файлы. Единственное условие — не посылайте очень большие файлы,если вы не уверены в том, что ваш адресат обладает выделенным каналом вИнтернет, а возможно работает по обычной телефонной линии. Для таких случаевфайл размером 200-300 Кб считается обычно пределом «приличий». Такжеимейте ввиду, что многие почтовые серверы провайдеров просто возвращают назадпочту, если ее размер более определенного предела (чаще всего — при размерепочты более 1 Мб).

 Итак, для вложения файла вписьмо, разместив курсор в окне для ввода письма, нажмите кнопку с изображениемскрепки на панели инструментов. В ответ на экран будет выведено стандартноедиалоговое окно с изображением файловой структуры вашего компьютера. Когда вынайдете на диске нужный файл, выделите его и нажмите кнопку Вложить (Attach).Outlook Express вставит файл в ваше электронное письмо, и ниже тела письмапоявится дополнительное окно со значком вставленного файла (см. рис.).

<img src="/cache/referats/3477/image004.gif" align=«left» hspace=«12» v:shapes="_x0000_s1031">Стоит напомнить, что аналогичным образом выглядят и пришедшие к вамписьма, которые содержат вложенные файлы. Достаточно дважды щелкнуть на значкес вложенным файлом, как благодаря механизму OLE (Object Linking and Embedding)операционной системы Windows будет запущено соответствующее приложение дляпросмотра этого файла.

Совет. Некоторые форматы файлов настолько «пухлые», чтозанимают многие сотни килобайт (характерный пример таких файлов, — рисунки вформате .bmp). Для снижения размера больших вложенных файлов используйтепредварительно какую-нибудь программу-архиватор (например, WinZip), ивкладывайте в электронные письма уже сжатые файлы. Также, если вам надоотослать нескольких вложенных файлов в одном письме, «скрутитевместе» нужные файлы программой-архиватором и отправьте в письме ужеединственный архивный файл.

Как и многие другие почтовые программы, Outlook Express позволяет ответитьна письмо, автоматически открыв новое окно с уже заполненным адресом абонента вполе Кому: (To:), и разместив первоначальный текст в этом окне для цитирования.

Рассмотрим последовательность действий по ответу на пришедшее письмо:Выберите (пометьте) письмо, на которое хотите ответить, и нажмите на кнопкуОтветить  отправителю (Reply to Author) восновном окне Outlook Express. Если это письмо уже было открыто в отдельномокне, то там также присутствует кнопка Ответить отправителю. Нажатие на даннуюкнопку вызовет появление нового окна для ответного сообщения с заполненнымполем Кому: (To:) и текстом первоначального письма. В поле Тема: (Subject:)будет приведена тема первоначального письма с пометкой «Re:» в началестроки. По этой пометке ваш адресат поймет, что вы прислали ему ответ на письмопо конкретной теме.

Если вы пишете друзьям и хотите, чтобы ваше письмо выглядело «втрадициях Интернета», то отредактируйте текст первоначального сообщения,оставив только те строки, которые важны для понимания вашего ответа (цитаты).После обычных приветствий и вступительных слов напечатайте под каждой такойцитатой ваш ответ на данное предложение или вопрос.

Если же это ответ на деловое письмо, то оставьте весь прежний текст безизменений, а сверху напишите свой ответ.

Завершите письмо как обычно и нажмите на кнопку отправки письма (самаялевая кнопка на панели инструментов с изображением летящего конверта). Если вашадресат разослал такие же письма, как и вам, другим людям, и вы хотите всехпознакомить со своим ответом (разослать ваш ответ всем), то вместо кнопкиОтветить отправителю (Reply to Author) выберите на панели инструментов OutlookExpress кнопку Ответить всем (Reply to All). В остальном процесс ответасовершенно аналогичен.

Когда же вы считаете, что пришедшее письмо было бы интересно вашемуколлеге (например, по фирме), то вы можете переадресовать данное письмосоответствующему лицу, нажав на кнопку Переслать (Forward). В этом случае вполе Кому: (To:) следует ввести адрес нового получателя. Вы можете ввести адрескак вручную, так и использовать адресную книгу (если нужный адрес внесен вкнигу). Обратите внимание на то, что тема первоначального письма будетприведена с пометкой «Fw:» в начале строки. По ней ваш коллегаузнает, что это письмо пришло не напрямую, а было переадресовано от вас.

Перед пересылкой вы можете отредактировать текст первоначального письмаи добавить вначале письма свои комментарии, если считаете это необходимым.Стоит заметить, что в электронной переписке следует придерживаться таких же правилприличия, как и в обычной жизни. Поэтому не принято переадресовыватьконфиденциальные письма, которые содержат информац

www.ronl.ru

Основные возможности Microsoft Оffice Outlook

Главная » Рефераты » Текст работы «Основные возможности Microsoft Оffice Outlook - Программирование, компьютеры и кибернетика»

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

г. Волгоград 2009г.

Содержание

- В в е д е н и е -

1. Время и информация под контролем

referatwork.ru

Смотрите также

• 
  Реферат казахстанские врачи
• 
  Экология узбекистана реферат
• 
  Уильям оккам реферат
• 
  Туберкулез кишечника реферат
• 
  Созвездие пегас реферат
• 
  Реферат чума заключение
• 
  Реферат физиология микробов
• 
  Реферат теория струн
• 
  Реферат изобретение велосипеда
• 
  Реферат вариантная анатомия
• 
  Промышленная водоподготовка реферат