Оглавление
Церковные документы 2
Отбор документов на постоянное хранение или уничтожение 3
Научно-справочный аппарат архивов 7
Подготовка кадров архивистов 10
Деятельность Национальной комиссии по публикации 13
исторических источников.
Общество американских архивистов 16
Бизнес-архивы в США 17
Организация доступа к архивным документам в США 26
Свобода информации о деятельности исполнительной власти 32
федерального уровня в США: правовой аспект
Заключение 38
Церковные документы
Церковные документы, как один из основных источников по ранней истории США, в течение долгого времени разыскивались местными историческими обществами и хранилищами рукописей. Многие самые большие коллекции церковных документов находятся в время в этих организациях. В некоторых случаях эти исторические общества и хранилища рукописей были признаны религиозными общинами официальными хранилищами своих вышедших из активного справочного обращения документов. Другие религиозные общины считают официальным местом хранения своих документов теологические семинарии. Несколько религиозных общин учредили свои собственные исторические общества или комиссии, которые одновременно выполняют работу архивного учреждения, исторического музея, библиотеки и издательства. Происхождение многих американских колледжей и университетом связано с тем или иным вероисповеданием, и их библиотеки также служили архивохранилищами документов некоторых религиозных учреждений.
Менее развита архивная практика в промышленных предприятиях, профессиональных союзах и других организациях. Опрос, проведенный в 1969 г. в более 500 самых крупных американских промышленных кооперация, показа, что менее 10% из них имеют свои архивы, большинство и которых были организованные после второй мировой войны (33).Около половины компания, имеющих архивы, заняты в области обрабатывающей промышленности, транспорта, коммунальных услуг, страхования и др.
Документы частных промышленных компаний также собираются историческими обществами штатов, университетскими библиотеками и другими исследовательскими учреждениями. Сохранение самых ранних документов частных компаний является заслугой эти учреждений. Профсоюзы и другие рабочие организации в СЩА еще не разработали никаких своих собственных архивных программ.
В начале этого обзора говорилось о сильном влиянии библиотековедения на организацию архивов в США. Более чем за 100 лет до создания первого архивного ведомства на уровне штата было организовано первое историческое общество, в течение 19 в. их было уже свыше 200. С самого начала своего создания члены этих обществ стали собирать то, что
обычно называется «рукописями», - документы личного происхождения, государственные документы, документы местных органов власти, церквей, частных фирм и других учреждений и организаций. Примерно с середины 19 в к собирательной деятельности исторических обществ присоединились местные публичные библиотеки, к концу века – библиотеки колледжей и университетов, и, прежде всего, Библиотека конгресса, которая является национальной библиотекой. Только к этому времени стала создаваться система архивных ведомств, государственных и частных. Не удивительно, что до сих пор историческое общество порой служит официальным архивохранилищем штата, официальным хранилищем документов определенных религиозных общин, рабочих союзов штата и т.д. (33).
^
Архивисты, специализирующиеся в области оценки документов, должны удовлетворять требования исследователей о скорейшем решении судьбы документов, вышедших из справочного обращения в ведомствах, где они были созданы. Но архивисты должны также быть уверены в том, что в результате поспешных решений об определении судьбы документов не будут потеряны те из них, которые должны храниться постоянно и непременно потребуются исследователям будущего.
В 1966 г. известных американский архивист-теоретик Теодор Р.Шелленберг установил стандарты на оценку документов, которые до настоящего времени в основном определяют систему оценки документов в Национальном архиве. Шелленберг предложил, чтобы для хранения отбирались документы в соответствии с их «очевидной» или «информационной» ценностью. Совершенно очевидную ценность представляют те документы, которые содержат сведения об «организации, функциях, политике, решениях, процессах работы и основных операциях и другой деятельности правительства» (35). Для того чтобы судить об очевидной ценности документа, архивисты должны знать о месте каждого структурного подразделения в составе ведомства, историю ведомства, функции каждого его подразделения. Документы, которые должны храниться в соответствии с рекомендациями архивистов, относятся к истории ведомства и соответствующих отраслей управления.
Документы, не отвечающие указанным требованиям, могут тем не менее быть оставлены на хранение в силу своей информационной ценности, Шелленберг отстаивал также те точку зрения, что документы должны оставляться на хранение, если информация, в них содержащаяся, является уникальной и преподносится в легко используемой форме. В целом очевидная ценность документов определяется легко, информационная же – является предметом диспутов. Отсюда необходимо, чтобы архивисты знали историческую методологию. Шелленберг делает заключение, что архивисты должны выступать в роли арбитра между учеными, желающими сохранить документы, и служащими, стремящимися уничтожить материалы, вышедшие из активного обращения, в целях экономии денежных средств и площади хранения (35). Теодор Р.Шелленберг в книге «Современные архивы, принципы и методы работы» посвящает целую главу (12) вопросу критериев ценности документальных материалов. Он говорит о двоякой ценности документов: «первичной» и «вторичной».Под «первичной» автор понимает ценность, которую представляют документы для фондообразователя. «Вторичную» ценность приобретает документы для исследователей, после того как он теряет свое первоначальное значение для учреждения-фондообрзователя и не используется в текущей работе. Однако наибольший интерес представляют выводы, сделанные Шелленбергом по вопросу экспертизы: «1. При определении ценности документов необходимо помнить, что нельзя ограничиваться рамками определенных норм. Наши нормы могут быть не чем иным, как общими принципами… 2. Так как принципы определения ценности не могут быть безупречными, то их безусловное использование не обязательно. Архивисты могут иметь различные точки зрения на оценку документов, созданных в различные периоды времени. То, что являлось актуальным в прошлом, может не быть таковым в настоящее время… Это относится и к оценке одинаковых по типу архивных материалов архивистами разных по профилю архивов. То, что подлежит хранению в одном архиве, для другого архива может не представить никакой ценности. 3. Принципы оценки документов не могут быть абсолютными, поэтому они должны использоваться разумно. 4. Оценка документальных материалов не должна основываться на интуиции и догадках; она должна базироваться на тщательном анализе документов. Анализ является основой определения ценности документа…» (35).
С целью уменьшения объема документов Шелленберг предложил два метода выбора образцов: статистические, которы предполагает сохранение образца документа, типичного для большой серии документов, и метода
специального выбора, которые предполагает сохранение наиболее важных дел из серии документов, предназначенных на уничтожение. В 1957 г. коллега Шелленберга Поль Левинсон опубликовал более подробное объяснение методов выбора образцов, указав при этом, что они являются особенно ценными при решении вопроса о том, какие дела следует сохранять, - отражающие отдельные аспекты или информирующие о деятельности ведомства в целом. Обычно выбор образцов документов с целью определения их очевидной ценности требует использования статистического метода, а сохранение документов, имеющих информационную ценность, - метода специального выбора.
Принципы Шелленберга, основывающиеся на очевидной и информационной ценности документов, применяются до сего времени как основы оценки документов, а предложения Левинсона, касающиеся методов отбора образцов документов, являются основой современного порядка отбора документов. На оценку документов влияет также необходимость снижения стоимости их хранения.
Порядок проведения экспертизы документов федеральных учреждений США определяется Законом от 7 июля 1943 г. и основан на применении перечней с указанием сроков хранения документов. Перечни документов, предназначенных к уничтожению, с указанием сроков хранения составляются в каждом федеральном учреждении и передаются на утверждение в НАРС. Акт о федеральных документах 1950 г. обязал каждое правительственное учреждение составлять план распоряжения своими материалами, в котором предусматривается как уничтожение документов, так и передача наиболее ценных из них в архив. Кроме того, составляются перечни видов документов, подлежащих уничтожению после определенного срока хранения и списки уничтожаемых документов.
К 1968 г. НАРС создал 136 перечней документов на хранение или уничтожение. Специалисты по проведению оценки документов считают, что необходимо всегда сверять существующие планы с тем, какие изменения произошли в структуре учреждения, какие новые виды документов были в нем созданы. Поэтому порой невозможно определить, какие документов этого года пригодятся исследователям в будущем. Ни один из этих планов не может быть окончательным, их следует периодически пересматривать. Осуществление работы по оценке документов в федеральных учреждениях состоит из двух частей: 1) сначала определяется класс и вид документа,
подлежащего хранению Это осуществляет персонал архива при консультации с архивистом ведомства или, если такового нет, - с должностным лицом, ответственным за работу с документами. Затем указывается размещение и дается название отдельным сериям или их частям. В практике применения такой работы возникли некоторые проблемы, связанные с непрерывно растущим числом ведомств и сравнительно небольшим количеством опытных архивистов, а также в тем, что персоналу ведомств очень трудно определить серии или их части, содержащие определенные виды информации или подтверждающие функции, описанные в первой части плана. В настоящее время продолжаются поиски решения этих проблем. Вот уже несколько лет при проведении оценки документов приглашают консультантов со стороны, дающих советы о ценности документов механографического исполнения. Архивисты внимательно изучают советы консультантов, хотя они и не имеются обязательной силы.
Наиболее слабым звеном отбора документов на хранение в США, по мнению американских архивистов, является «отсутствие диалога между теми, кто проводит экспертизу, с одной стороны, и управляющими документацией и специалистами по электронной обработке данных – с другой.
Как указывает американская архивоведческая литература, принципы отбора документов на постоянное хранение или уничтожение еще недостаточно разработаны. Перед архивистами, специалистами в области оценки документов, стоит очень сложная задача – экономить миллионы долларов государственного бюджета, идущие на обеспечение хранения материалов, и сохранять относящиеся к истории нации документы, подлежащие перманентному хранению.
В 1973 г. фонды правительственных документов достигли 30 млн. куб. футоы.Главное бюджетно-контрольное управление обвинило Национальных архив и службу докментации в отсутствии должного контроля за передачей правительственных документов в центры без определения точной даты их хранения. Национальный архив быстро перестроил свою работу для решения этой проблемы. Внутри отделения оценки документов была создана группа по уничтожению документов для срочного сокращения объема фондов правительственных документов с целью снижения стоимости их хранения. По новому порядке эта группа первой получает от ведомств запросы на уничтожение документов. Три подразделения Национального архива сами
проводят оценку материалов – отделения картографических архивных материалов, аудиовизуальных источников информации и сектор машинных документов.
^
В течение второй мировой войны количество документов в Национальном архиве увеличилось вдвое, в связи с чем необходимо было провести систематизацию документов. Во второй половине 40-х гг. началась работа по систематизации документов. За единицу систематизации была принята архивная группа, которая частично совпадает с понятием фонда. Типичная архивная группа документов состоит из документов одного или нескольких учреждений или даже их структурных подразделений, имеющих значение для истории определенных правительственных ведомств и учреждений; «группу» может образовать и коллекция документов и бумаги личного происхождения.
В архивах США виды справочного аппарата на одни и те же документы могут быть весьма разнообразны, в результате чего в целях облегчения справочной и информационной работы в архивных учреждениях создаются специальные перечни справочных пособий. Так, в Национальном архиве составляются перечни справочных пособий на каждую архивную группу документов. Имеется также общий перечень справочных пособий, относящихся к нескольким архивным группам.
Создание информационных справочных средств – путеводителей, описей, указателей и т.п. преследует две основные цели. Одна – эффективное обслуживание исследователей, вторая – ознакомление правительственных служащих и других официальных лиц с существующими документами, содержащими необходимую для них информацию, а также обеспечение Архивиста США и служащих НАРС информаций о документах, необходимых для их административной деятельности.
Целью программы по описанию документов НАРС является установление эффективного контроля за огромной массой правительственных документов, хранящихся в Национальном архиве. Этот
контроль предусматривает: 1) возможность немедленного использования информации, которую несут документы; 2) наличие «под рукой» самой необходимой информацию
Программа создания справочных средств НАРС состоит из трех этапов. Вначале составляются справки на группы документов с описанием краткой истории учреждений-фондообразователей, кратким обзором состава и сведений о поступлениях документов, условиях доступа. Затем составляется предварительная инвентарная опись на каждую группу с перечислением серий, которая дополняется и публикуется как окончательная опись. Третий этап – подготовка указателей предметов и имен (индексом) – применяется до сих пор не в широких масштабах и не всеми архивами. Основным видом научно-справочного аппарата в архивах США по-прежнему является предварительная опись.
Очень часто в роли указателя выступает карточный каталог, представляющий собой излишне подробное описание небольшого объема материалов. Создание карточного каталога на небольшой объем материалов идет в ущерб основной задаче, стоящей перед НСА – быстрому вводу в русло информационных сведений данных о составе и содержании документов архива. По мнению некоторых американских архивистов – теоретиков, такой каталог не отвечает требованиям описания собрания, поэтому следует изменить практику его составления.
Ряд архивов США составляют еще один вид справочного пособия, неизвестного практике советского архивного дела. Это календарь, который включает извлечения из наиболее ценных документов.
К концу 19 – началу 20 в. относятся первые попытки создания путеводителей. Путеводитель по документам американского правительства был издан в 1904 г. под редакцией Уолдо Дж.Лилэнда. Этот путеводитель долго являлся единственным справочным пособием по документам федеральных учреждений США. В 1935 г. был создан ряд комиссий с целью подготовки справочных пособий к материалам местных архивов. В результате огромное количество документов в федеральных и местных учреждениях было приведено в относительный порядок. К 1942 г. было издано свыше 2 тыс. справочных пособий. Путеводитель по материалам Национального архива был издан в 1940 г. В 1948 г. вышло его переработанное и дополненное издание. Материалы архива были описаны по группам (всего их было выделено 249), перед каждой группой приводилась
историческая справка об учреждении-фондообразователе. Помимо путеводителя, Национальный архив опубликовал брошюру «Документы Вашего правительства в Национальном архиве», в которой в краткой и популярной форме были описаны документы объемом свыше 700 тыс. куб футов.
В 1961 г. был издан единый справочник по всем архивам и рукописным собраниям страны.
В 1974 г. вышло новое издание «Путеводителя по НАРС», который содержит сведения об 1 млн. куб футов документов, включая более 1,5 млн. карт, 201 тыс. рулонов микрофильмов, свыше 43 тыс. рулонов кинопленки, свыше 4 млн. фотографий, 2,4 млн. аэрофотоснимков и 66500 звуковых документов. В основе описания путеводителя лежит группа документов. Путеводитель содержит сведения о 409 группах документов.
14 архивов штатов опубликовали общие путеводители по своим фондам (большинство появилось лишь в последнее десятилетие). Часть архивов составляют каталоги своих фондов на карточках, часть опубликовала календари выборочных документов, другие же время от времени публикуют брошюры или путеводители, но большинство из них не имеет возможности одновременно готовить описи, публикации и справочные средства.
Тот факт, что современные поступления документальной информации, особенно 20 в., значительно отличаются от более ранних собраний, заставляет американских архивистов подумать о новых способах описания документов.
Учитывая интересы и нужды исследователей, НАРС в последние годы стал применять новую технику для разработки научно-справочного аппарата. Так, указатель к новому путеводителю по картографическим материалам был составлен с помощью электронной программы СПИНДЕКС 11, разработанной специальным комитетом по вопросам автоматизации Общества американских архивистов. Отделом рукописей Библиотеки конгресса США составлен Национальный объединенный каталог коллекций рукописей.
^
На развитие архивного образования в США повлиял ряд факторов, важнейшим из которых является федеральная система управления страны, при которой управление архивами федерального правительства не связано с архивами штатов. Архивное образование в основном остается вне компетенции федерального правительства, в результате чего обучение в колледжах и университетах значительно различается по своим программам.
Другим фактором, несомненно наносящим вред развитию архивного образования, является принятая система комплектования штата сотрудников архивов. Как уже упоминалось, на работу в архивы нередко принимаются лица, не имеющие специальной подготовки. Существует общее мнение, что для архивиста достаточно знание американской истории.
Впервые систематическое обучение профессии архивиста было предложено в 1909 г. Уолдо Дж. Лилэндом, чье имя американские архивисты связывают с началом и развитием архивного дела в США. Лилэнд утверждал, что архивист должен получить специальное образование, обязан прекрасно знать историю, административное право и принципы управления, чтобы суметь правильно классифицировать хранящиеся материалы. Возможно, нет необходимости, говорил Лилэнд, иметь в США нечто подобное французской Школе хартий, так как американские архивисты не будут нуждаться в глубоком знании хронологии, дипломатии или палеографии, но несомненно, они должны пройти специальную подготовку, прежде чем занять свой пост. Свои соображения Лилэнд высказал на конференции американских архивистов. Прошло почти 30 лет, прежде чем Общество американских архивистов создало специальную комиссию по вопросам подготовки архивных кадров. Комиссия внимательно изучила систему обучения архивистов в европейских странах, а также практику работы ряда зарубежных архивов и предложила создать объемный курс по истории и технике архивного дела.
В 1938/39 учебном году директор отдела публикаций Колумбийского университета Солон Дж.Бак взял на себя обязанность прочесть первый курс, предназначенный для будущих архивистов США. Курс был озаглавлен «Архивы и исторические рукописи», и в нем рассматривались история архивного дела в ряде стран, а также вопросы организации архивов,
классификация и описания архивных материалов, строительство зданий и оборудование хранилищ. Этот курс стал ядром архивного образования в США.
Не легко было определить содержание и объем архивного образования в целом для архивистов страны. Предполагалось, что архивистам следует изучить правила библиотечной работы, ибо библиотеки, предшественницы архивных учреждений, сыграли большую роль в охране архивных материалов и исторических рукописей. Архивные материалы в силу своей природы и уникальности требуют иной обработки, и, хотя методы библиотечной работы могут быть полезным дополнением к профессиональным знаниям архивиста, они не должны быть обязательной частью архивного образования.
Если в программу образования архивистов европейских стран иногда входил курс организации делопроизводства, то в США плоть до 1940 г. организацией материалов в стадии их доархивного периода совершенно пренебрегали. Старейшим университетом, включающим наиболее широкуюпрограмму обучения архивному делу, является Американский университет в Вашингтоне, который первым, с середины 50-х гг., составил курс лекций по организации делопроизводства: «Управление правительственными документами», «Роль документации в управлении», и «Обработка материалов в управлении делами».
С давних времен дает архивное образование и университет в Денвере. Здесь изучаются следующие дисциплины: исторические архивы, архивные и рукописные коллекции – организация, административное управление и др. Денверская программа обучения включает криптографию, сфрагистику и ряд других дисциплин.
В течение академического учебного года читается курс лекций по архивному делу в Уэйнском государственном университете в Детройте. Лекции рассчитаны только на студентов университета, которые вначале изучают историю создания архивов и рукописных материалов, а затем – технику архивной работы – методы оценки и систематизации документов, составление описей. Практика в архивах для студентов обязательна.
С1949 г. существуют курсы для старших и младших сотрудников, специализирующихся в области истории, в университете штата Северная Каролина в г. Роли. С 1966/67 учебного года введена расширенная программа
обучения, предложенная архивистом штата Северная Каролина, профессором истории данного университета Х.Г.Джонсом. На первом семестре читается курс «Управление архивами и коллекциями рукописей: история, виды документов, теория и практика», который в значительной мере охватывает область управления государственными документами, личными коллекциями документов и отдельными видами документов. Ко второму семестру допускаются студенты, успешно сдавшие экзамен за первый семестр. Помимо методов архивной работы, студенты второго семестра изучают организацию и принципы работы с документами.
Архивные курсы в Вашингтонском, Денверском, Уэйнском университетах штата Северная Каролина являются единственными в США, действующими в течение всего академического года. В ряде других колледжей и университетов читаются курсы по значительно сокращенной программе, охватывающей семестр, три летних месяца или несколько недель. Следует заметить, что из четырех названных университетов только университет в Вашингтоне охватывает относительно полно аспекты архивного дела и организации делопроизводства. Профессиональные архивисты для работы в Национальном архиве набираются по конкурсу, объявляемому Управлением служб общего назначения. Основным требованием конкурса является окончание исторического факультета или других гуманитарных факультетов университета. Непосредственное обучение архивному делу происходит уже в самом архивохранилище. Зимние и летние курсы при НАРС включают вводные лекции по вопросам управления архивами. Среди слушателей курсов – профессиональные архивисты небольших хранилищ, библиотекари, кураторы музеев и другие лица, чья профессия требует знания архивных методов работы. По окончании курсов выдаются специальные удостоверения.
К 1972 г. Национальный архив США разработал двухгодичную программу подготовки архивных кадров в основном для сотрудников НАРС и президентских библиотек. Поступающие на курсы (обычно они имеют степень бакалавра или магистра) в течение первого года обучения – занятия проводятся раз в неделю – получают общую подготовку. Второй год носит специализированный характер, для слушателей проводятся практические занятия по различным областям деятельности архивов.
Деятельность Национальной комиссии по публикации исторических источников.
Первые правительственные публикации 19 в. были посвящены внешней политике США 1776 – 1789 гг. В 19 в были опубликованы 38 томов серии «Государственные документы США», 130 томов серии «Война против мятежа; собрание официальных документов Севера и Юга», 30 томов документов об участии военно-морского флота в гражданской войне в США. Всего за период с 1817 по 1950 гг. было издано свыше 50 различных по сериям многотомных публикаций.
Однако с конца 19 в. публикационная деятельность сократилась. К этому времени относится рост числа историков и библиотекарей, настойчиво выступавших за создание постоянной комиссии, ответственной за публикацию правительственных документов. Национальная комиссия по публикации исторических источников была создана в 1908 г. под руководством уже упоминавшегося нами видного историка США Джона Франклина Джеймсона. Она сразу же предложила публиковать документы, относящиеся к ратификации федеральной конституции штатов. До 1938 г., когда комиссия вошла в состав Национального архива, она не имела четкого плана публикаций, выбор материалов из хранилищ носил случайных характер, имело место и дублирование. Для того, чтобы комиссия стала действующим органом, необходимо было утвердить федеральный акт о документах, что и произошло в 1950 г. Новый закон расширил полномочия комиссии, предоставив ей право поддерживать деятельность федеральных ведомств и ведомств штатов, а также неправительственных учреждений, обществ и отдельных лиц в области сбора, хранения и издания документов выдающихся деятелей США и других документов, которые могут оказаться важными для понимания и оценки истории Соединенных Штатов.
«Согласно Акту о федеральных документах, Национальная комиссия по публикации исторических источников впервые получила право «назначать … исполнительно директора и такой штат служащих, который комиссия посчитает необходимым».
В состав Национальной комиссии по публикации исторических источников, председателем которой является Архивист США, входят представители федерального правительства, учебных заведений и
общественных организаций. Задача комиссии состоит в координации и планировании работы по сбору и особенно публикации документов частных архивов руководителей государства и других исторических документов США. Эта программа осуществляется в тесном сотрудничестве с федеральными и региональными архивами и неправительственными учреждениями. Комиссия контролирует также предоставление субсидий на публикацию исторических источников.
В 1951 г. комиссия определила себя как «ведомство федерального правительства, ответственное за планирование и разработку рекомендаций к национальным программам сбора, хранения и публикации архивных и других рукописных материалов, а также за поддержку и обеспечение возможностей выполнения этих программ соответствующими государственными и частными учреждениями». Время было неблагоприятным для публикации документальных источников. Длительная экономическая депрессия приостановила деятельность комиссии.
В начале 60-х гг. издание правительственных документов получило толчок. Президент Кеннеди рассмотрел доклад комиссии «о существующих и ожидаемых в последующие десять лет трудностях по выполнению программы сбора, хранения и публикации документальных источников по американской истории». Президент Кеннеди поддержал просьбу комиссии с энтузиазмом. Он охарактеризовал программу публикаций как «большие усилия по возвращению американскому народу его исторического наследия… Документы являются первоначальными источниками истории, они являются средством, через которое последующие поколения смогут приблизиться к историческим событиям, узнать мысли, мечты и надежды прошлых поколений».
Получив после трагической смерти президента Кеннеди поддержку президента Линдона Б.Джонсона, комиссия по законоположению от 28 июля 1964 г. добилась возможности проводить сбор, описание и публикацию (включая микрофильмирование и другие виды репродуцирования) документальных источников, имеющих значение для истории США. Ей были отпущены 500 тыс. долл. Ежегодно. Следует заметить, однако, что комиссия никогда не финансировалась в том объеме, как это было задумано.
Фактически деятельность комиссии протекает по трем направлениям; она публикует справочники по федеральным документам, библиографические работы и исторические документы нации.
В 1961 г. был издан уже упоминавшийся нами «Путеводитель по архивам и хранилищам рукописей США», подготовленный членами комиссии. Подобного справочника никогда до этого времени в США не было. Очень скоро он превратился в основное справочное средство по американским архивам. Комиссия также несет ответственность за издание томов «Документов по американской истории».Это стандартные библиографические справочные серии, которые стали незаменимым пособием для всех, кто интересуется историей США. К настоящему времени изданы 11 томов, охватывающие 1948 – 1958 гг., два тома за 1959 – 1960 гг. и один за 1961 г.
Ввиду высокой стоимости публикаций документов типографским способом, НАРС совместно с комиссией в 1972 г. пересмотрел программу публикаций исторических источников периода колонизации Северной Америки европейцами. Результаты изменения программы были тщательно изучены данной комиссией и разработаны новые проекты публикаций копий (путем микрофильмирования) документов о видных политических деятелях страны и документов по определенным проблемам.
Национальная комиссия по публикации исторических источников является связующим звеном между НАРС и исследователями, изучающими архивные материалы. С этой целью комиссия предложила начать издавать новый журнал НАРС в основном для исследователей.
Весной 1969 г. НАРС приступил к изданию журнала «Пролог». В задачи журнала, изложенные в передовой статье Архивистом США Джеймсом Роудзом, входит знакомить широкий круг исследователей с планами работы архивов, информировать их о возностях архивов в предоставлении документов для исследователей, проводить дискуссии по основным проблемам, информировать об организационных изменениях в управлении Национального архива, сообщать о новых поступлениях в Национальный архив.
Общество американских архивистов
Для объединения всех архивистов, библиотекарей, хранителей рукописей в библиотеках и музеях, управляющих документацией и историков в США в 1936 г. было создано Общество американских архивистов – добровольная профессиональная организация из граждан США и Канады, призванная стимулировать деятельность архивистов и историков всей страны, способствовать подъему общественного признаний роли архивов и ценности архивных собраний и введению единых принципов и стандартов всеми ведомствами, государственными и частными, ответственными за сохранность документов.
В 1937 г. в Вашингтоне состоялось первое ежегодное совещание членов Общества американских, на котором рассматривалась проблема оценки федеральных документов как наиболее важная для архивистов.
Через два года после своего создания общество опубликовало первый номер журнала «Американский архивист», (выходит четыре раза в год). На страницах журнала ежегодно, публикуются отчеты президента общества, освещаются теоретических и практические вопросы американского архивного дела, результаты исследований лаборатории Барроу, изучающей стабильность и прочность бумаги, время ее сохранности и ряд других вопросов, печатается библиографии по архивоведческим и делопроизводственным вопросам.
В составе общества имеются постоянные комитеты по членству, библиографии, делопроизводству и оборудованию архивов, международным отношениям и т.д.
В ближайшее время общество намечает создать путеводители по архивам США и Канады, наладить организацию документов городских архивов и решить ряд других проблем.
Сотрудничая в Международном совете архивов, журнале «Архивум» и других изданиях МСА, участвуя в международных конгрессах и заседаниях «Круглого стола», работе различных комитетов МСА, американские архивисты делятся своим опытои и учатся у своих коллег из разных стран.
Скачать файл (79 kb.)gendocs.ru
Государственное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ГУМАНИТАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ
Историко-архивный институтФакультет архивного дела
Кафедра истории и организации архивного дела
Научный руководитель:
к.и.н. Волкова Т.С.Москва 2007
Введение
В отличие от архивных систем в странах Европы, базирующихся на принципах централизованного управления, архивная система в Соединенных Штатах Америки является в значительной степени децентрализованной, что обусловлено в первую очередь спецификой развитого федеративного устройства и позднего структурирования архивов, которая началась чуть более ста лет назад, в 1899 г., когда при Американской исторической ассоциации была основана Архивная комиссия для изучения архивов отдельных штатов.
Однако процесс создания государственных архивных структур продвигался медленно и занял почти треть века: закон о создании Национального архива США в качестве центрального хранилища документов федерального значения был утвержден президентом Ф.Д. Рузвельтом лишь в 1934 г. Администрация архива, находившееся в подчинении Конгресса, была сформирована таким образом, что наряду с ее главой – архивистом США – ключевой инстанцией был Государственный архивный совет, получивший право отбора документов на хранение. Тем не менее, юрисдикция нового учреждения была ограниченной: в него не попадали документы президентской канцелярии, которые до 1978 г. считались личной собственностью главы государства.
Наряду с Национальным архивом в начале 1940-х гг. была создана система промежуточных центров федеральной документации, что привело в 1949–1950 гг. к реорганизации всей архивной системы, в результате которой Национальный архив и служба документации были переданы в подчинение Администрации служб общего назначения. В конце 1960-х гг. в крупнейших городах страны были учреждены региональные отделения Национального архива. В 1984 г. под давлением научной общественности президент Р. Рейган восстановил его самостоятельность.
Задолго до создания этого административного органа, еще в последней четверти XIX в., Конгресс США предпринимал попытки регламентировать отбор документов. Интересно то, как быстро эволюционировала его утилитаристская точка зрения: от запрета на уничтожение документов федерального значения в 1877 г., мотивированного тем, что “Каждая бумага, которая когда-либо стоила того, чтобы ее записали и поместили среди гражданских дел, может иметь в будущем ценность в смысле историческом, биографическом или финансовом для граждан нашей страны”, к частичному разрешению уничтожения документов три года спустя и созданию специального комитета для отбора документов в 1889 г.
В результате этого процесса сто лет спустя на постоянное хранение в федеральные архивохранилища поступали только до 4% документации, однако это ограничение не могло сократить приток документов, хотя первый закон, регулирующий отбор документов на уничтожение был принят в 1943 г., в соответствии с которым все хранящиеся материалы были условно разделены на “документы” и “недокументы”.
Так к первой категории были отнесены “книги, бумаги, карты, фотографии, машинопечатные материалы или другие документальные материалы независимо от физической формы и характеристик, созданные или полученные учреждением правительства Соединенных Штатов по федеральному законодательству или в связи с осуществлением бизнеса”. Во вторую категорию были включены библиотечные и музейные материалы “для справочных или демонстрационных целей”, причем последняя категория периодически то расширялась, то сокращалась.
Еще один закон по управлению федеральной документацией был принят в 1976 г., Он, в частности, предусматривал установление механизма по предотвращению создания излишней документации. Поскольку все эти трудности явились следствием децентрализованного бюрократизма, один из последних законопроектов, принятый в 1987 г., несколько расширял компетенцию Национального архива за счет Администрации служб общего назначения.
К анализу “документов” применяется процедура экспертизы ценности, разработанная в 1950-х гг. теоретиком американского архивоведения Т. Шелленбергом на базе европейского архивоведческого опыта. По Шелленбергу существует первичная и вторичная ценность документов, которая определяется чисто прагматическими соображениями: первичную ценность представляют документы, находящиеся в делопроизводственном обороте, вторичную ценность представляют документы, вышедшие из делопроизводства – т.е. имеющие собственно архивную (или по американской терминологии “доказательную”) ценность.
Т. Шелленберг разработал также критерии “информативной ценности”, определяемой тремя ключевыми понятиями – уникальность, форма, содержание. Под “уникальностью” он подразумевал объем дублирующей информации, что предполагало высокую степень квалификации архивиста. Понятие “форма” определяло как степень информативной концентрации, так и физическое описание документа. Оценка содержания документа должна была производиться в первую очередь исходя из потребностей правительства, и лишь затем – из научных соображений. Эти критерии отбора документации распространялись на федеральные документы после 1861 г.
Хотя американское архивоведение развивается в рамках сформулированной Шелленбергом теоретической концепции, которая отвечает практическим целям правительственного делопроизводства, в 1980-х гг. были предприняты попытки пересмотра основных ее положений (Л. Раппорт, Дж. Хэм), в сторону более дифференцированного отбора документов, мотивированные тем, что к тому времени, в целях сокращения бумажных носителей информации в архивоведении США широко использовалось микрофильмирование документов, а позднее электронные носители.2. ^
Составной частью федеральной архивной системы США является система президентских библиотек, в которых хранятся документы, посвященные работе администрации того или иного президента. Это обусловлено в первую очередь децентрализованным состоянием архивного дела и особенностями американского законодательства, которое долгое время рассматривало официальные документы как частную собственность. Вследствие этого архивы некоторых президентов США XIX столетия оказались утраченными.
Документы двадцати двух президентов, занимавших президентский пост в 1881–1929 гг. аккумулировались в отделе рукописей библиотеки Конгресса США. Институт президентских библиотек был введен Ф.Д. Рузвельтом, который построил первую библиотеку в своем имении Гайд-Парк на общественные средства и еще в 1943 г. передал ее государству – она была открыта для общественного пользования в 1949 г.
В 1955 г. был принят первый законодательный акт о президентских библиотеках, который распространял это правило на библиотеки всех последующих президентов.
С середины 50-х гг. начался строительный бум, в результате которого мемориальными библиотеками-хранилищами в различных штатах США обзавелись все хозяева Белого дома, начиная с Г. Гувера (1929–1933). Последней президентской библиотекой, открытой в 2004 г. в штате Арканзас, стала библиотека Б. Клинтона, насчитывающая около 80 млн. страниц документов.
Строго говоря, президентские библиотеки нельзя назвать ни библиотеками, ни архивохранилищами в традиционном смысле этого слова – скорее это своеобразный гибрид архива и музея, расположенного на территории какого-либо университетского центра и выполняющего научно-исследовательскую функцию, каждый из которых, тем не менее, является неотъемлемой частью федеральной архивной системы.
Любопытно, что документальные ресурсы передаются в президентские библиотеки из Национального архива, что иллюстрирует внутренние противоречия американской архивной системы: выступая с одной стороны за централизацию архивного управления, Национальный архив с другой стороны способствует рассредоточению огромного количества ценных документов в президентских мемориалах по всей стране.
Подобная практика вызывает критику со стороны ряда исследователей. Как остроумно заметил Е.В. Старостин: “Президентские архивы Соединенных Штатов имеют ту же природу, что пирамиды в Древнем Египте, коронные архивы в Средневековой Европе, мавзолеи в Турции и СССР, бесчисленные при жизни поставленные памятники великому кормчему в Китае”.
В 1978 г. был принят специальный акт, согласно которому все президентские документы были признаны государственной собственностью, однако доступ к ним мог контролироваться на протяжении 12 лет, при этом их научную опись следовало осуществлять лишь через 5 лет с момента поступления в архив. С 1981 г. документы президентской администрации по истечении срока ее полномочий были объявлены собственностью Национального архива, однако бывший глава государства сохранял право собственности на документы личного содержания, которые могли быть изъяты из архива по его усмотрению.
Хотя доступ к документации американских архивов разрешен по истечении 30 лет с момента ее принятия на хранение, фонды президентских библиотек нередко представляют исключение из этого правила (например, архив Дж. Ф. Кеннеди), хотя доступ к некоторым категориям секретных документов разрешен в определенных случаях не только административным, но и общественным организациям.
Здесь мы подошли к проблеме доступа к архивной документации в США, которая в 1970–1980-х гг. широко дискутировалась в советской архивоведческой литературе, но в настоящий момент утратила свою актуальность, поскольку значительная часть документации федеральных и региональных архивов в начале XXI в. стала доступна англоязычной и испаноязычной общественности через Интернет-ресурсы.
Заключение
Рассмотрев ключевые стадии развития архивного дела в Соединенных Штатах Америки во второй половине XX в., можно сказать, что американское архивоведение вряд ли можно признать безупречным или образцовым, напротив оно находится в длительной стадии становления, на пути отхода от примитивной утилитарно-прагматической модели к более научным классификациям документов.
Прогресс во внедрении новых электронных технологий, обеспечивающий широкий доступ к документации, сочетается здесь с пережитками буржуазного права в отношении правительственных документов, постепенная ликвидация которых началась лишь в последние полстолетия.
Нельзя не отметить как парадокс в американском архивоведении стремления к укреплению централизованной архивной системы во главе с Национальным архивом, и создания во многом автономной системы президентских библиотек.
Таким образом, исторический и структурный опыт современного американского архивоведения вполне обоснованно представляется в отечественной историографии весьма своеобразным.^
Безбородова И.В. Теория и методика современного архивоведения в США. М. 1990.
Гармаш В.Н. Архивное дело в Соединенных Штатах Америки. М. 1976.
Кабочкина Т.С. Акулиничева С.Д. Координация архивной деятельности в США в послевоенный период // Отечественные архивы, 1994 №1.
Старостин Е.В. Зарубежное архивоведение: проблемы истории, теории и методологии. М. 1997.
Старостин Е.В., Кабочкина Т.С. Президентские архивы в системе федеральной архивной службы США // Советские архивы, 1978 №6.
Старостин Е.В., Чудиновских В.А. Архивы и архивное дело в зарубежных странах. Свердловск, 1991.
Скачать файл (57 kb.)gendocs.ru
Федеральное агентство по образованию (Рособразование)
Южно – Сахалинский промышленно – экономический техникум
КУРСОВАЯ РАБОТА
По дисциплине « Архивоведение»
тема: « Зарубежный опыт организации архивного дела»__
г. Южно – Сахалинск
2006г.
План:
Введение.
I. Архивы за рубежом.
1. Федеральные центры США.
2. История современный опыт.
II. Американский архивный журнал ‘‘The Record’’
III. Сотрудничество Новогородских и советских архивов.
IV. Международные конференции оринтов.
V. Сотрудничество Российских и Югославских архивов.
VI. Основные проблемы архивоведения в Украине.
Заключение.
Введение.
Архивы – самостоятельные учреждения или отделы в учреждениях, организациях, на предприятиях, хранящие документ, материалы а также совокупность документов образовавшихся в результате деятельности учреждений, обществ и отдельных лиц.
Археологические раскопки обнаружили существование архива в государствах Древнего мира. Самым крупным архивом раннего средневековья в Западной Европе был архив римских пап ( Ватиканский ), возникший около 4 века, (этот архив и поныне один из ценнейших по истории средневековья Европы). В средние века существовали архивы феодальных княжеств, отдельных монастырей, вотчин, городские архивы. С процессом государственной централизации постепенно возросло значение королевских архивов, которые становились главными архивами государства. Однако к концу средневековья, несмотря на элементы централизации, в каждой стране существовало множество не связанных между собой архивов.
Изучение зарубежного законодательства, особенно тех стран, чей исторический путь развития наиболее близок нашей стране, позволяет не только глубже понять причинно-следственные связи отдельных процессов в архивном деле, но и избежать возможных просчетов при совершенствовании отечественного архивного законодательства.
I. Архивы за рубежом
Федеральные центры документации США.
История, современный опыт.
Одним из важнейших направлений развития архивного делопроизводства в США, в послевоенный период является постановление и обеспечение эффективного архивного контроля в области управления документацией. Это существенно отличает США, как от их собственного предшествующего опыта, так и от временной европейской практики. Американская позиция в этом вопросе оспаривается частью европейских архивистов, некоторыми нашими специалистами в теоретических дискуссиях о приоритетах «административных» или «научных» функций архивов. Между тем, как то упускается из виду, что одним из ключевых звеньев такого контроля в США стало осуществление определенной, весьма рациональной государственной программы в отношении документов, вышедших из текущего активного оборота, в делопроизводственных учреждениях, до их передачи на постоянное государственное хранение или уничтожение. Обязательными условиями такой программы на всех уровнях государственного управления являются соответствующее законодательное обеспечение и определенная система организационных мер.
Федеральным правительством США создана и успешно действует альтернативная с переменным составом документов и практически вытеснившая их система так называемых федеральных центров документации – хранилищ, организационно входящих в структуру правительственного архивного и документационного органа – Администрации Национальных архивов и документации (NARA).
В американской истории проблема федеральных центров документации, их роль и значение как одного из ведущих направлений NARA изучены достаточно всесторонне. В отечественных исследованиях архивного дела в США эти центры как государственные архивы до сих пор не являлись предметом самостоятельного рассмотрения, однако некоторое представление о них можно получить из опубликованных работ. Автор данной статьи также не впервые обращается к изучению федеральных центров документации. И все же собранный и проанализированный им к настоящему времени материал, опыт личного знакомства с устройством и работой такого центра в Сан-Франциско позволяют сделать вывод о явной недостаточности освещения этой проблемы в нашей литературе, неясности всей ее специфики и отдельных нюансов. Между тем такое освещение представляется отношение документов вышедших из текущего активного оборота в делопроизводственных учреждениях, до их передачи на постоянное государственное хранение или уничтожение. Обязательными условиями такой программы на всех уровнях государственного управления являются соответствующие законодательное обеспечение и определенная система организационных мер.
Федеральным правительством США создана и успешно действует альтернативная ведомственным архивом с переменным составом документов и практически вытеснившая их система так называемых федеральных центров документации – хранилищ, организационно входящих в структуру правительственного архивного и документационного органа – Администрации Национальных архивов и документации (NARA).
В американской истории проблема федеральных центров документации, их роль и значение как одного из ведущих направлений NARA изучены достаточно всесторонне. В отечественных исследованиях архивного дела в США эти центры как государственные архивы до сих пор не являлись предметом самостоятельного рассмотрения, однако некоторое представление о них можно получить из опубликованных работ. Автор данной статьи также не впервые обращается к изучению федеральных центров документации. И все же собранный и проанализированный им к настоящему времени материал, опыт личного знакомства с устройством работой такого центра в Сан – Франциско позволяют сделать вывод о явной недостаточности освещения этой проблемы в нашей литературе, неясности всей ее специфики и отдельных нюансов. Между тем такое освещение представляется сейчас крайне необходимым, как возможный материал для размышления и практического использования при разработке российской концепции промежуточного хранения архивных документов – одно из наиболее слабых звеньев отечественного архивоведения со всеми его ведомственными, межведомственными архивами, издержки которого нам так хорошо известны.
Конкретный и подробный анализ истории формирования системы федеральных центров Документации, их современного состояния и деятельности поможет, на наш взгляд, прояснить мотивы столь тщательного внимания американских архивистов к данному звену в программе архивного контроля над управлением документацией, выявить аргументы в пользу применяемого ими способа, обозначить конкретные результаты этой политики избавляющей их от принятия время от времени никакого и ни к чему не обязывающих решений типа « О мерах по дальнейшему улучшению …», базирующихся на бесконечной констатации бедственного положения в области ведомственного хранения.
Подобное положение было хорошо знакомо и американскими архивами и к моменту начала реализации программы федеральных центров документации, поскольку за предшествующие 150 лет развития американской государственности ведомственные архивы продемонстрировали свою полную несостоятельность.
1940-е годы можно считать первым этапом в развитии реорганизации. Именно в этот период важнейшие оборонные ведомства – департаменты ВМС и армии при поддержке национального архива стали осуществлять программы сравнительно дешового хранения неактивных или редко использованных документов, путем их концентрации, в штат которых были привлечены профессиональные архивисты.
К середине 50-х годов федеральное правительство уже располагало целой системой из десяти центров, созданных по региональному принципу для промежуточного хранения архивных документов местных федеральных учреждений: в Нью-Йорке, Александрии, Чикаго, Атланте и др. Штат служащих в 500 человек обеспечивал хранение около 2,5 млн. куб. футов документов, переданных федеральными законодательствами, судебными учреждениями.
Федеральные центры документации с постоянным сроком хранения, приток которых значительно увеличился после принятия а 1957 году закона, устанавливающего предельный 50-летний срок, на те ведомства, которые могли задерживать архивные материалы, но для хранения которых предполагали теперь избирать центры. Деятельность центров была положительно оценена второй комиссией Гувера, проверявшей федеральный исполнительный аппарат в 1953-1955 г.г. По ее рекомендации в частности, в структуре NARS был образован отдел федеральных центров документации (в составе Управления документацией), на базе которого в 1964 г. создается уже самостоятельное отраслевое Управление федеральных центров документации.
К середине 60-х годов программа центров набрала полную силу. Все меньшее число правительственных учреждений прибегало к ведомственному способу промежуточного хранения документов. Состав центров положения созданным в 1966 г. Национальным центром документации, предназначенным для региона федерального округа Колумбия, то есть обслуживания центральных федеральных ведомств. Центры не только обеспечивали экономическое промежуточное хранение документов, но и проводили экспертизу, передавали материалы на постоянное хранение или уничтожали макулатуру, осуществляли справочное обслуживание учреждений.
В 1966 году комитет конгресса, установил, что за период с 1957 года их деятельность сэкономила федеральному правительству 250 млн. долларов. Если в начальный период создания системы в существовавших множественных ведомственных архивах или центрах документации было накоплено 20 млн. куб. футов документов, то через двадцать лет в федеральных центрах было сконцентрировано 28 млн. куб. футов документов, а ведь ежегодное производство документов аппаратом практически удвоилось.
II. Американский архивный журнал « The Record»
В.Н. Гармаш
В сентябре 1994 года вышел первый номер архивного журнала « The Record », что в переводе означает «Документ», к изданию которого приступил Национальный архив и управление документацией (НАРА) США. В год выхода журнала НАРА отметил свое 60-летие с момента основания (1934). Журнал регулярно ихдается пять раз в год: в январе, марте, мае, сентябре и ноябре.
Касаясь целей нового издания, и.о. Архивиста США Т.Х. Петерсон подчеркнула, что архивисты США в настоящее время ищут пути более тесного сотрудничества друг с другом и с обществом, чтобы решить стоящие перед ними задачи – объединить усилия для сохранения документального наследия и подготовки его к использованию.
В журнале следующие разделы и рубрики:
Перспективы развития архивов с точки зрения архивиста или историка.
Здесь помещаются статьи по вопросам теории и практики архивной работы, а также отношений архива с общественностью, учеными и другими категориями пользователей документов. Обсуждаются проблемы доступа к архивным документам, создания справочных средств, высказываются мнения и роли архивистов, их сотрудничестве с историками в реализации проектов по исторической тематике и др.
Развитие электронной документации. В разделе публикуются материалы по обеспечению сохранности и доступа к документам на электронных носителях. Приводятся мнения и взгляды фондообразователей, пользователей, управляющих и архивистов.
‘‘Он - Лайн’’. В этом разделе можно получить информацию о всех доступных правительственных документах в режиме ‘‘он - лайн ’’. Публикуются также статьи о том , как и с чего начинать всем, кто хочет иметь быстрый и легкий доступ к таким документам. Ведомства федерального правительства создают, собирают и распространяют огромное количество информации. Для того, чтобы в ней не запутаться и найти именно то, что нужно, в 1994 г. была создана база данных GILS ( Government Information Locator Service). GILS служит как бы ‘‘виртуальным карточным каталогом’’, призванным помочь пользователю искать требуемую информацию в Интернете, даже если он не знает, какое федеральное ведомство эту информацию создало. Все федеральные ведомства обязаны описывать свои информационные источники с использованием стандартов GILS.
stud24.ru
