Реферат: Табличный процессор Microsoft Excel. Табличный процессор excel реферат

Реферат - Табличный процессор Excel

Министерство образования украины

украинская академия банковского дела

кафедра высшей математики и экономико математических методов

Контрольная работа

на тему:

«Табличный процессор

Microsoft Excel »

студента группы ЗФ-81

Рыкуновой Т.А.

Сдала: Рыкунова Т.А.

Проверил: Доцент, кандидат

технических наук Куыцев С. В.

Сумы 1999 г.

«Тот кто владеет информацией -владеет Миром»

Введение

Общество не стоит на месте. Вчерашний стереотип бухгалтера или экономиста — нарукавники, счёты и толстенные книги учета, канул в лету. На смену счётам пришли сначала «железный Феликс», затем калькулятор, счетные машины и компьютер.

Трудно себе представить, что «вчерашняя» амбарная книга, (та, что мы называем бухгалтерской) которую вел для себя полуграмотный купец, этак лет 70 назад, смогла превратиться в «распределенную базу данных» или т.н. «транснациональную главную бухгалтерскую книгу» которую могут одновременно вести тысячи сотрудников компании, филиалы которой разбросаны по всей планете.

Чтобы преуспевать в любом бизнесе необходимо четкое планирование. Для правильного планирования нужно иметь точную, самую свежую и удобочитаемую информацию.

Приведем очень простой пример для торговли. В магазине торгуют спичками лампочками и карандашами. Со склада ежедневно завозят одинаковое их количество. Лампочки и карандаши раскупаются а спички остаются. В этой ситуации выгоднее было бы сократить закупку спичек и перераспределить средства на ходовой товар. Но если бухгалтерия в магазине ведется обычным способом, значит известно об этом станет лишь в конце месяца, после составления баланса. В следующем месяце картина продаж может измениться. В этой ситуации приходится либо закрыть глаза на происходящее и соответственно терять прибыль, либо назначить человека, который будет ежедневно составлять отчет.

Теперь усложняем пример: магазин торгует товарами тысячи наименований, их завозят не ежедневно и не одновременно, товары имеют сезонный спрос, спрос на них неравномерен в течении недели. Какой человек справиться с этими многочисленными но..., и кто сможет проанализировать отчеты.

К тому- же в наше время очень актуальным становиться фактор «старения информации ». Если лет пять назад мы спокойно могли пользоваться инфорамацией месячной а то и квартальной давности, то сегодня выписанный Счет действует 3-10 дней, Прайс- лист действителен в течении недели, платеж доходит в любую точку Украины за 1-2 рабочих дня, цены всех сделок устанавливаются в день заключения сделки, информацию о товаре можно получить практически немедленно по «Internet», электронной почте или факсу.

Хотелось бы добавить пару слов об удобочитаемости информации. Если Ваш Шеф затребует информацию например об обьемах продаж за текущий месяц, что Вы ему понесете? Возьмите любые первичные документы или журналы прихода-расхода, и можете считать, что вы на полпути к бирже труда. Но если Вы принесете диаграмму или график продаж, на котором все с первого взгляда ясно и понятно, где каждый товар отмечен столбиком да еще нанесены границы прибыльности, можете готовиться к повышению.

Возникает вопрос, где взять этот график или диаграмму и самое главное где найти рабочее время, которого всегда не хватает, чтобы обсчитать все эти километровые столбцы и строки чисел, да еще и чтоб информация была «сегодняшней»?

Ответ прост- Вам нужен хороший компьютер и программное обеспечение корпорации Microsoft, которое позволит выполнить подобную работу за 10-15 минут.

Несомненным лидером на рынке программного обеспечения (ПО) на сегодняшний день является корпорация Microsoft. Если вы хоть раз сидели за компьютером, значит вы работали с ПО Microsoft. Вспомните MS-DOS, MS-Windows 3.1, MS-Windows 95, MS-Word, MS-Excel, MS-Access и т.д… Во всех названиях встречается одна и та- же аббревиатура «MS» и обозначает она ни что иное, как «Microsoft». Невзирая на нападки критиков, ПО Microsoft приобрело статус «Де факто». Его изучают в школах и ВУЗах, его используют в большинстве организаций и на большинстве персональных компьютеров. В доказательство можно привести только один пример — этот реферат также набран в MS-Word 97, на компьютере с установленной операционной системой MS-Windows 95.

Корпорация Microsoft старается сделать так, чтобы пользователь при помощи ее ПО мог решить все возникающие перед ним проблемы. Причем различные программные продукты имеют как-бы «одно лицо». Это позволяет пользователю освоив работу например в текстовом процессоре Word, уверенно чувствовать себя в Excel, что значительно сокращает время освоения программ. К тому-же ПО для бизнеса обьединяется в так называемый пакет MS-Offis. В него обычно входят 3-4 взаимосвязанных программных оболочки позволяющих создавать, вести и обрабатывать любые документы и информацию. Причем информация набранная например в Excel может быть свободно перенесена в Word или наоборот.

Табличный процессор Excel 7.0

Табличный процессор Excel фирмы Microsoft предназначен для ввода хранения обсчета и выдачи больших обьемов данных в виде удобном для анализа и восприятия информации. Все данные хранятся и обрабатываются в виде отдельных или связанных таблиц. Одна или несколько таблиц составляет «рабочую книгу», в этом случае таблицы называются рабочими листами этой книги. Листы можно удалять добавлять или перемещать из одной рабочей книги в другую. Физически на диске сохраняется вся книга в виде отдельного файла с расширением «xls».

Самый простой способ познакомиться с MS-Excel это взять сам Excel и попробовать ввести в таблицу какие-то пробные данные. Возьмем пример с магазином:

Так будет выглядеть экран по окончанию работы. Весь «фокус» заключается в том, что Вы не заполняете те поля которые можно рассчитать а вводите только первичную информацию, в данном случае столбцы «Товар», «Получено», и «Продано» а все подсчеты выполняет программа. На самом деле, чтобы ваша таблица выглядела так как показано выше Вы должны ввести следующее:

Правило первое: Любую ячейку можно адресовать, как букву столбца и цифру строки. Например, в нашей таблице в ячейке A4 находится текст «Спички».

Правило второе: Все вычисляемые поля в Excel начинаются со знака равенства, этот знак сообщает программе, что в данной ячейке необходимо вывести не то что в нее введено а результат действия.

Основываясь на этих двух правилах мы можем сделать вывод, что в ячейке D2, будет выведена разность ячеек В2 и С2 и соответственно при введеных 10-8=2.

Основной смысл таблиц Excel заключен в том, что один раз составив формы и введя их в необходимые ячейки, мы в последствии только меняем данные, а все расчеты лежат на программе. Это во первых экономит время и во вторых «машина не делает ошибок». При этом в любое время мы можем отредактировать формулы и тем самым изменить порядок расчетов, что дает очень большую гибкость наших расчетов.

Хочется добавить, что Excel позволяет за 5 шагов построить диаграмму или график который будет наглядно отражать результаты расчетов.

И кроме всего прочего, этот график будет изменяться вместе с изменением входных данных и их расчетами.

Хотелось бы добавить, что данные для расчетов могут находится как на одном рабочем листе так и на нескольких рабочих листах книги или даже в другой рабочей книге — это не имеет значения. Нужно только помнить правила адресации:

* На том-же рабочем листе — указывается столбец и строка (А1).

* Для данных с другого листа- указывается Имя листа! столбец + строка (Лист1! А1)

* Для данных из другой книги- указывается [имя книги] имя листа! столбец + строка

( [Книга4] Лист1! А1) Книга при этом должна быть открыта.

Следовательно, если установить три компьютера на складе, в отделе сбыта и у шефа и обьединить их в сеть. Поручить кладовщику вести на его листе учет прихода товара, а бухгалтеру на своем листе вести учет продаж в удобном для них виде. То у Шефа на его листе всегда будет диаграмма обьемов продаж, причем эта диаграмма будет столь-же динамична, сколь динамична и фактическая работа т.е. она будет отражать динамику работы в реальном режиме времени.

У Excel есть еще масса преимуществ. Это очень гибкая система «растет» вместе с вашими потребностями, меняет свой вид и подстраивается под Вас. Основу Excel составляет поле клеток и меню в верхней части экрана. Кроме этого на экране могут быть расположены до 10 панелей инструментов с кнопками и другими элементами управления. Вы можете не только использовать стандартные панели инструментов. но и создавать свои собственные.

Рассмотрим основные пункты меню Excel 7.0

При открытии или создании новой рабочей книги в верхней части экрана располагается основное меню Excel. Оно состоит из 9 раскрывающихся подменю которые в свою очередь содержат пункты меню или раскрывающиеся подменю второго порядка.

Основное меню имеет следующие подменю сгруппированные по типам работы.

1) Файл — Подменю для работы с файлами, их открытия закрытия и сохранения.

2) Правка — Подменю для работы с клетками таблицы.

3) Вид — Подменю для изменения внешнего вида таблицы и представления данных.

4) Вставка — Подменю для добавления ячеек, строк, столбцов и других элементов.

5) Формат - Подменю для изменения вида представляемых данных в таблице.

6) Сервис — Подменю проверок и изменения настроек системы.

7) Данные - Подменю обработки данных таблицы их сортировки и группировки.

8) Окно — Подменю изменения вида окна и переходов между окнами.

9) ? — Подменю помощи

Рассмотрим подробнее каждое подменю

Файл

Правка

Вид

Вставка

Формат

Сервис

Данные

Окно

?

Все команды меню могут быть вызваны с помощью клавиатуры. Для этого нажмите клавиши ALT+ подчеркнутая буква в имени меню, а затем нажмите клавишу с изображением буквы, подчеркнутой в команде меню.

Перечень команд функциональных клавиш приведен в таблице.

Заключение

Для того, чтобы знать Excel нужно в нем работать. Используя эту программу, Вы, наверняка будете открывать все новые и новые возможности и свойства. Исследуйте и экспериментируйте. Если результаты Вам не нравятся, попробуйте снова. Последствия почти всех действий в Excel можно отменить, поэтому эксперементируя, вы не потеряете ничего, кроме нескольких минут вашего времени.

Список литературы

· «Как работать с Microsoft Office 97»

Microsoft Press Официальное издание, 1998 г.

· «Microsoft Office 97 для Windows для «чайников»»

В.Вонг и Роджер С.Паркер, «Диалектика», Киев-Москва, 1997 г.

· «Использование Microsoft Excel 97»

Джошуа С.Носситер, «Диалектика», Киев-Москва, 1997 г.

Содержание

Введение____________________________________________________________________ 1

Электронные таблицы, кому и зачем они необходимы___________________________ 1

Продукты фирмы Microsoft___________________________________________________ 2

Табличный процессор Excel 7.0_________________________________________________ 2

Основные технические характеристики________________________________________ 2

Технические характеристики листов и книг____________________________________ 3

Технические характеристики диаграмм________________________________________ 4

Знакомство с Excel__________________________________________________________ 4

Основные пункты меню и их назначение_______________________________________ 6

Файл _______________________________________________________________________________ 6

Правка _____________________________________________________________________________ 6

Вид ________________________________________________________________________________ 7

Вставка _____________________________________________________________________________ 7

Формат _____________________________________________________________________________ 8

Сервис ______________________________________________________________________________ 8

Данные _____________________________________________________________________________ 9

Окно _______________________________________________________________________________ 9

? ___________________________________________________________________________________ 9

Выполнение команд меню с использованием сочетаний клавиш___________________ 9

Функциональные клавиши и клавиши управления курсором____________________ 10

Заключение_________________________________________________________________ 11

Список литературы_________________________________________________________ 11

www.ronl.ru

Реферат - Табличный процессор Excel

Продукты фирмы Microsoft Несомненным лидером на рынке программного обеспечения (ПО) на сегодняшний день является корпорация Microsoft. Если вы хоть раз сидели за компьютером, значит вы работали с ПО Microsoft. Вспомните MS-DOS, MS-Windows 3.1, MS-Windows 95, MS-Word, MS-Excel, MS-Access и т.д.. Во всех названиях встречается одна и та- же аббревиатура “MS” и обозначает она ни что иное, как “Microsoft”. Невзирая на нападки критиков, ПО Microsoft приобрело статус “Де факто”. Его изучают в школах и ВУЗах, его используют в большинстве организаций и на большинстве персональных компьютеров. В доказательство можно привести только один пример - этот реферат также набран в MS-Word 97, на компьютере с установленной операционной системой MS-Windows 95. Корпорация Microsoft старается сделать так, чтобы пользователь при помощи ее ПО мог решить все возникающие перед ним проблемы. Причем различные программные продукты имеют как бы “одно лицо”. Это позволяет пользователю освоив работу например в текстовом процессоре Word, уверенно чувствовать себя в Excel , что значительно сокращает время освоения программ. К тому же ПО для бизнеса объединяется в так называемый пакет MS-Offis. В него обычно входят 3-4 взаимосвязанных программных оболочки позволяющих создавать, вести и обрабатывать любые документы и информацию. Причем информация набранная например в Excel может быть свободно перенесена в Word или наоборот. Табличный процессор Excel 7.0 Табличный процессор Excel фирмы Microsoft предназначен для ввода хранения обсчета и выдачи больших объемов данных в виде удобном для анализа и восприятия информации. Все данные хранятся и обрабатываются в виде отдельных или связанных таблиц. Одна или несколько таблиц составляет “рабочую книгу”, в этом случае таблицы называются рабочими листами этой книги. Листы можно удалять добавлять или перемещать из одной рабочей книги в другую. Физически на диске сохраняется вся книга в виде отдельного файла с расширением “xls”. Основные технические характеристики ХарактеристикаЗначение Число пользовательских панелей инструментовОграничивается только объемом памяти Число пользовательских кнопокОграничивается только объемом памяти Число открытых документовОграничивается только объемом памяти и системными ресурсами Максимальный размер листа16384 строк на 256 столбцов Ширина столбцаот 0 до 255 символов Высота строкиот 0 до 409 пунктов Длина текста в ячейкене более 255 символов Длина формулыне более 1024 символов Число листов в книгеОграничивается только объемом памяти (максимальное число листов книги, открываемой по умолчанию - 255)

Технические характеристики листов и книг ХарактеристикаЗначение Число сценариевОграничивается только объемом памяти, хотя в итоговый отчет включаются первые 251 сценарий Число видовОграничивается только объемом памяти, хотя в окне диалога Диспетчер видов выводится список первых 256 видов Количество значащих десятичных разрядов15 Максимальное положительное число9.99999999999999E307 Минимальное отрицательное число-9.99999999999999E307 Минимальное положительное число1E-307 Максимальное отрицательное число-1E-307 Предельное число итераций32767 Размер массивовне более 6553 элементов Число сводных таблиц на листеОграничивается только объемом памяти Число элементов в сводной таблицыне более 256 Число страниц в сводной таблицене более 8000 Число цветов в книге56 Число стилей ячейки в книгене более 4000 Число пользовательских числовых форматовОграничивается только объемом памяти Число выделенных диапазоновне более 2048 Число имен в книгеОграничивается только объемом памяти Число аргументов функциине более 30 Число вложений функцийне более 7 Число стандартных функций320 Число пользовательских функцийОграничивается только объемом памяти Число окон книгиОграничивается только системными ресурсами Число подокон окнане более 4 Число связанных листовОграничивается только объемом памяти Интервал масштабированияот 10% до 400% Число поименованных видовОграничивается только объемом памяти Число отчетовОграничивается только объемом памяти Число сценариевОграничивается только объемом памяти Число уровней сортировки3 для однократной сортировки; неограниченно для последовательных сортировок

Технические характеристики диаграмм ХарактеристикаЗначение Число диаграмм, использующих данные листаОграничивается только объемом памяти Число листов, используемых диаграммойне более 255 Число рядов данных в диаграммене более 255 Число элементов в ряду данныхне более 4000 Суммарное число элементов во всех рядах данных диаграммыне более 32000 Число шрифтов диаграммыне более 255 Число стилей линиине более 8 Число весовых коэффициентов линиине более 4 Число узоров для заливки плоских фигур18 Число возможных сочетаний узора и цвета (цветной монитор)56448 Число возможных сочетаний узора и цвета (цветной принтер)56448 (Зависит от марки принтера и его программного обеспечения.)

Знакомство с Excel Самый простой способ познакомиться с MS-Excel это взять сам Excelи попробовать ввести в таблицу какие-то пробные данные. Возьмем пример с магазином: ABCDEF 1ТоварПолученоПроданоОстаток 2Лампочки1082 3Карандаши1073 4Спички1028 5Итого:301713

Так будет выглядеть экран по окончанию работы. Весь “фокус” заключается в том, что Вы не заполняете те поля которые можно рассчитать а вводите только первичную информацию, в данном случае столбцы “Товар”, “Получено”, и “Продано” а все подсчеты выполняет программа. На самом деле, чтобы ваша таблица выглядела так как показано выше Вы должны ввести следующее: ABCDEF 1ТоварПолученоПроданоОстаток 2Лампочки108=B2-C2 3Карандаши107=B3-C3 4Спички102=B4-C4 5Итого:=CУMM(В2:B4)=CУMM(C2:C4)=CУMM(D2:D4)

Правило первое: Любую ячейку можно адресовать, как букву столбца и цифру строки. Например, в нашей таблице в ячейке A4 находится текст “Спички”. Правило второе: Все вычисляемые поля в Excel начинаются со знака равенства, этот знак сообщает программе, что в данной ячейке необходимо вывести не то что в нее введено а результат действия. Основываясь на этих двух правилах мы можем сделать вывод, что в ячейке D2 , будет выведена разность ячеек В2 и С2 и соответственно при веденных 10-8=2. Основной смысл таблиц Excel заключен в том, что один раз составив формы и введя их в необходимые ячейки, мы в последствии только меняем данные, а все расчеты лежат на программе. Это во первых экономит время и во вторых “машина не делает ошибок”. При этом в любое время мы можем отредактировать формулы и тем самым изменить порядок расчетов, что дает очень большую гибкость наших расчетов. Хочется добавить, что Excel позволяет за 5 шагов построить диаграмму или график который будет наглядно отражать результаты расчетов. ABCD 1ТоварПолученоПроданоОстаток 2Лампочки1082 3Карандаши1073 4Спички1028 5Итого:301713

И кроме всего прочего, этот график будет изменяться вместе с изменением входных данных и их расчетами. ABCD 1ТоварПолученоПроданоОстаток 2Лампочки15123 3Карандаши15132 4Спички541 5Итого:301713

Хотелось бы добавить, что данные для расчетов могут находится как на одном рабочем листе так и на нескольких рабочих листах книги или даже в другой рабочей книге - это не имеет значения. Нужно только помнить правила адресации: На том же рабочем листе - указывается столбец и строка (А1). Для данных с другого листа- указывается Имя листа ! столбец + строка (Лист1!А1) Для данных из другой книги- указывается [имя книги] имя листа ! столбец + строка ( [Книга4] Лист1!А1) Книга при этом должна быть открыта. Следовательно, если установить три компьютера на складе, в отделе сбыта и у шефа и объединить их в сеть. Поручить кладовщику вести на его листе учет прихода товара, а бухгалтеру на своем листе вести учет продаж в удобном для них виде. То у Шефа на его листе всегда будет диаграмма объемов продаж, причем эта диаграмма будет столь же динамична, сколь динамична и фактическая работа т.е. она будет отражать динамику работы в реальном режиме времени. У Excel есть еще масса преимуществ. Это очень гибкая система “растет” вместе с вашими потребностями, меняет свой вид и подстраивается под Вас. Основу Excel составляет поле клеток и меню в верхней части экрана. Кроме этого на экране могут быть расположены до 10 панелей инструментов с кнопками и другими элементамиуправления. Вы можете не только использовать стандартные панели инструментов. но и создавать свои собственные. Рассмотрим основные пункты меню Excel 7.0 Основные пункты меню и их назначение При открытии или создании новой рабочей книги в верхней части экрана располагается основное меню Excel. Оно состоит из 9 раскрывающихся подменю которые в свою очередь содержат пункты меню или раскрывающиеся подменю второго порядка. Основное меню имеет следующие подменю сгруппированные по типам работы. Файл - Подменю для работы с файлами, их открытия закрытия и сохранения. Правка - Подменю для работы с клетками таблицы. Вид - Подменю для изменения внешнего вида таблицы и представления данных. Вставка - Подменю для добавления ячеек, строк, столбцов и других элементов. Формат -Подменю для изменения вида представляемых данных в таблице. Сервис - Подменю проверок и изменения настроек системы. Данные - Подменю обработки данных таблицы их сортировки и группировки. Окно - Подменю изменения вида окна и переходов между окнами. ? - Подменю помощи Рассмотрим подробнее каждое подменю ФайлСоздатьСоздать новую рабочую книгу. ОткрытьОткрыть существующую рабочую книгу. ЗакрытьЗакрыть рабочую книгу. СохранитьСохранить изменения в файле на диске. Сохранить какСохранить рабочую книгу под новым именем. Сохранить рабочую областьСохранить измененные документы и состояние рабочей области. СвойстваВывод сведений о данном документе ДоступСовместное использование одного документа несколькими пользователями Параметры страницыИзменение параметров страницы для документа Область печати - Задать - УбратьОпределение области листа для распечатки Удаление определения Предварительный просмотрПросмотр документа перед печатью ПечатьВывод документа или его части на печать 1 2 3 4Список последних файлов которые вы открывали. Можно повторно открыть указанный в списке файл. ВыходВыход из программы Excel

ПравкаОтменитьОтменить последнее произведенное действие ПовторитьВернуть отмененное действие ВырезатьВырезать выделенный объект в буфер КопироватьСкопировать выделенный объект в буфер ВставитьВставить объект из буфера Специальная вставкаПозволяет выбрать, что вставлять данные или формулы Заполнить - Вниз - Вправо - Вверх - Влево ...Заполнить выделенный интервал значениями расположенными в первой ячейке. Или скопировать формулу из первой ячейки со сменой ее аргументов для каждой строки или столбца. Очистить - Все - Форматы - Содержимое - ПримечанияОчистка Всего содержимого ячеек Форматов данных в ячейках Формул или значений ячеек Примечаний к ячейкам УдалитьУдалить строку, столбец или ячейки Удалить листУдаление рабочего листа Переместить/скопироватьПеремещение или копирование выделенных листов по книге или в другую книгу НайтиПоиск текста в выделенных ячейках ЗаменитьПоиск текста и замена его новым текстом ПерейтиБыстрый переход на ячейку или область

ВидСтрока формулПоказать или скрыть панель формул Строка состояния Показать или скрыть строку состояния Панели инструментовВыбрать стандартные панели инструментов Во весь экранВывести на экран только таблицу и Основное меню МасштабИзменение масштаба таблицы от 10% до 400 % Диспетчер отчетовПечатать или определить вид отчета Диспетчер видовОпределить поименованный Вид

ВставкаЯчейки Вставить новую ячейку СтрокаВставить новую строку. СтолбецВставить новый столбец. ЛистВставить новый рабочий лист. Диаграмма - На этом листе - На новом листеВставить вновь создаваемую диаграмму. Макрос - Модуль - Диалоговое окно - Макрос MS Excel 4.0Создание нового программного модуля. Вставка в книгу нового листа диалога. Вставка в книгу нового листа макросов Разрыв страницыВставить символ обозначающий переход на новую страницу при печати. ФункцияВызов мастера функций для создания или редактирования существующей в клетке функции. Имя - Присвоить - Вставить - Создать - ПрименитьПрисвоение или удаление имени выделенному интервалу Вставить имя из листа существующих имен в формулу. Создать автоматически имя выделенному интервалу. Замена ссылок в формуле на имена. ПримечаниеСоздание, редактирование и удаление примечания Рисунок Вставка рисунка из внешнего файла ОбьектОдного из обьектов стандртизованых Microsoft

ФорматЯчейкиИзменение шрифта, границ и других параметров ячейки Строка - Высота - Автоподбор высоты - Скрыть - ПоказатьИзменение параметров строки

Скрыть строку из вида Сделать видимой скрытую строку Столбец - Ширина - Автоподбор ширины - Стандартная ширина - Скрыть - Показать Изменение параметров столбца

Скрыть столбец из виду Сделать видимым скрытый столбец Лист - Переименовать - Скрыть - Показать - ПодложкаПереименовать рабочий лист Скрыть рабочий лист Показать скрытый рабочий лист Изменить фон рабочего листа АвтоформатАвтоматическое форматирование рабочего листа СтильВыбор стиля для форматирования листа Размещение - На передний план - На задний план - СгруппироватьРазмещение видимых объектов

СервисОрфографияПроверка орфографии Зависимости - Влияющие ячейки - Зависимые ячейки - Источник ошибки - Убрать все стрелки - Панель зависимостейПоказать зависимости при помощи стрелок Показать стрелками ячейки которые влияют на результат Показать ячейки, чей результат зависит от данной ячейки Указать источник ошибки для данной ячейки Удалить все указатели Вывод панели трассировки зависимостей АвтозаменаДобавление или удаление списка элементов автозамены Подбор параметраРешение задачи с одним параметром СценарииСоздание и проверка условных сценариев Поиск решенияПоиск решения по заданной модели Защита - Защитить лист - Защитить книгуЗащитить рабочий лист от изменений Защитить от изменений всю книгу НадстройкиДобавить удалить необходимые шаблоны и мастера Макрос Запись макроса Назначить макросРабота по созданию, записи и назначению клавишам макросов. ПараметрыИзменение и установка параметров системы

ДанныеСортировкаСортировка выделенных ячеек Фильтр - Автофильтр - Показать все - Расширенный фильтрОтбор записей с помощью раскрывающихся списков Показать все записи Отбор записей с указанием условий в отдельном диапазоне ФормаПоиск, изменение и удаление записей базы данных ИтогиДобавление итогов к списку Таблица подстановкиСоздание в выделенном диапазоне таблицы подстановки значений в формулу Текст по столбцамРазбор текста в выделенном диапазоне по столбцам Мастер шаблонов Средство создания шаблонов документов КонсолидацияОбъединение диапазонов в указанный диапазон Структура - Скрыть детали - Показать детали - Сгруппировать - Разгруппировать - Автоструктура - Удалить структуры - ПараметрыПодменю по созданию, изменению и удалению параметров структуры документа Сводная таблицаСоздание и изменение сводной таблицы Поле сводной таблицыУстановка свойств поля сводной таблицы Обновить данныеОбновление сводной таблицы Получить внешние данныеВставка данных из внешнего источника

ОкноНовоеОткрыть новое окно РасположитьИзменение расположения окон СкрытьУбрать с экрана текущее окно ПоказатьПоказать скрытые окна Закрепить областиСтроки выше и столбцы левее курсора больше не прокручиваются. 1 Активное окно 2 Активное окноПерейти в одно из открытых окон

?Вызов справкиСправочная система с подробным описанием всех функциональных возможностей. О программеДанные о версии, номере продукта и параметрах системы.

Выполнение команд меню с использованием сочетаний клавиш Все команды меню могут быть вызваны с помощью клавиатуры. Для этого нажмите клавиши ALT+ подчеркнутая буква в имени меню, а затем нажмите клавишу с изображением буквы, подчеркнутой в команде меню.

Функциональные клавиши и клавиши управления курсором Перечень команд функциональных клавиш приведен в таблице.

КлавишаSHIFTCTRLALTCTRL +SHIFTALT+ SHIFT F1Вывести справку или открыть окно помощникаЧто это такое? Вставить лист с диаграммой Вставить новый лист F2Перейти к правке содержимого ячейки и строки формулПерейти к правке примечания ячейки Выполнить команду Сохранить как Выполнить команду Сохранить F3Вставить имя в формулуВставить функцию в формулуПрисвоить имя Создать имена по тексту ячеек F4Повторить последнее действиеПовторить последний переход или поиск)Закрыть окноВыполнить команду Выход F5Выполнить команду Перейти (меню Правка)Отобразить окно диалога Поиск Восстановить исходный размер окна книги F6Перейти в следующую область окнаПерейти в предыдущую область окнаПерейти в следующую книгу Перейти в предыдущую книгу F7Выполнить команду Орфография (меню Сервис) Переместить окно книги F8Включить режим расширения выделенной областиВключить режим перехода к следующему участку выделяемой областиИзменить размер окна книгиОтобразить окно диалога Макрос F9Пересчитать все листы во всех открытых книгахПересчитать текущий лист Свернуть окно книги F10Перейти в строку менюВывести контекстное менюРазвернуть или восстановить окно книги F11Создать диаграммуВставить новый листВставить лист для макроса Microsoft Excel 4.0Открыть окно редактора Visual Basic F12Выполнить команду Сохранить как (меню Файл)Выполнить команду Сохранить (меню Файл)Выполнить команду Открыть (меню Файл) Выполнить команду Печать (меню Файл)

Заключение Для того, чтобы знать Excel нужно в нем работать. Используя эту программу, Вы, наверняка будете открывать все новые и новые возможности и свойства. Исследуйте и экспериментируйте. Если результаты Вам не нравятся, попробуйте снова. Последствия почти всех действий в Excel можно отменить, поэтому экспериментируя, вы не потеряете ничего, кроме нескольких минут вашего времени.

www.ronl.ru

Табличный процессор Excel | Рефераты KM.RU

Табличный процессор Microsoft Excel

“Тот кто владеет информацией -владеет Миром”

Введение

Общество не стоит на месте. Вчерашний стереотип бухгалтера или экономиста - нарукавники, счёты и толстенные книги учета, канул в лету. На смену счётам пришли сначала “железный Феликс”, затем калькулятор, счетные машины и компьютер.

Трудно себе представить, что “вчерашняя” амбарная книга, (та, что мы называем бухгалтерской) которую вел для себя полуграмотный купец, этак лет 70 назад, смогла превратиться в “распределенную базу данных” или т.н. “транснациональную главную бухгалтерскую книгу” которую могут одновременно вести тысячи сотрудников компании, филиалы которой разбросаны по всей планете.

Электронные таблицы, кому и зачем они необходимы

Чтобы преуспевать в любом бизнесе необходимо четкое планирование. Для правильного планирования нужно иметь точную, самую свежую и удобочитаемую информацию.

Приведем очень простой пример для торговли. В магазине торгуют спичками лампочками и карандашами. Со склада ежедневно завозят одинаковое их количество. Лампочки и карандаши раскупаются а спички остаются. В этой ситуации выгоднее было бы сократить закупку спичек и перераспределить средства на ходовой товар. Но если бухгалтерия в магазине ведется обычным способом, значит известно об этом станет лишь в конце месяца, после составления баланса. В следующем месяце картина продаж может измениться. В этой ситуации приходится либо закрыть глаза на происходящее и соответственно терять прибыль, либо назначить человека, который будет ежедневно составлять отчет.

Теперь усложняем пример: магазин торгует товарами тысячи наименований, их завозят не ежедневно и не одновременно, товары имеют сезонный спрос, спрос на них неравномерен в течении недели. Какой человек справиться с этими многочисленными но..., и кто сможет проанализировать отчеты.

К тому- же в наше время очень актуальным становиться фактор “старения информации”. Если лет пять назад мы спокойно могли пользоваться информацией месячной а то и квартальной давности, то сегодня выписанный Счет действует 3-10 дней, Прайс- лист действителен в течении недели, платеж доходит в любую точку Украины за 1-2 рабочих дня, цены всех сделок устанавливаются в день заключения сделки, информацию о товаре можно получить практически немедленно по “Internet”, электронной почте или факсу.

Хотелось бы добавить пару слов об удобочитаемости информации. Если Ваш Шеф затребует информацию например об объемах продаж за текущий месяц, что Вы ему понесете ? Возьмите любые первичные документы или журналы прихода-расхода, и можете считать, что вы на полпути к бирже труда. Но если Вы принесете диаграмму или график продаж, на котором все с первого взгляда ясно и понятно, где каждый товар отмечен столбиком да еще нанесены границы прибыльности, можете готовиться к повышению.

Возникает вопрос, где взять этот график или диаграмму и самое главное где найти рабочее время, которого всегда не хватает, чтобы обсчитать все эти километровые столбцы и строки чисел, да еще и чтоб информация была “сегодняшней” ?

Ответ прост- Вам нужен хороший компьютер и программное обеспечение корпорации Microsoft, которое позволит выполнить подобную работу за 10-15 минут.

Продукты фирмы Microsoft

Несомненным лидером на рынке программного обеспечения (ПО) на сегодняшний день является корпорация Microsoft. Если вы хоть раз сидели за компьютером, значит вы работали с ПО Microsoft. Вспомните MS-DOS, MS-Windows 3.1, MS-Windows 95, MS-Word, MS-Excel, MS-Access и т.д.. Во всех названиях встречается одна и та- же аббревиатура “MS” и обозначает она ни что иное, как “Microsoft”. Невзирая на нападки критиков, ПО Microsoft приобрело статус “Де факто”. Его изучают в школах и ВУЗах, его используют в большинстве организаций и на большинстве персональных компьютеров. В доказательство можно привести только один пример - этот реферат также набран в MS-Word 97, на компьютере с установленной операционной системой MS-Windows 95.

Корпорация Microsoft старается сделать так, чтобы пользователь при помощи ее ПО мог решить все возникающие перед ним проблемы. Причем различные программные продукты имеют как бы “одно лицо”. Это позволяет пользователю освоив работу например в текстовом процессоре Word, уверенно чувствовать себя в Excel , что значительно сокращает время освоения программ. К тому же ПО для бизнеса объединяется в так называемый пакет MS-Offis. В него обычно входят 3-4 взаимосвязанных программных оболочки позволяющих создавать, вести и обрабатывать любые документы и информацию. Причем информация набранная например в Excel может быть свободно перенесена в Word или наоборот.

Табличный процессор Excel 7.0

Табличный процессор Excel фирмы Microsoft предназначен для ввода хранения обсчета и выдачи больших объемов данных в виде удобном для анализа и восприятия информации. Все данные хранятся и обрабатываются в виде отдельных или связанных таблиц. Одна или несколько таблиц составляет “рабочую книгу”, в этом случае таблицы называются рабочими листами этой книги. Листы можно удалять добавлять или перемещать из одной рабочей книги в другую. Физически на диске сохраняется вся книга в виде отдельного файла с расширением “xls”.

Основные технические характеристики

Технические характеристики листов и книг

Технические характеристики диаграмм

Знакомство с Excel

Самый простой способ познакомиться с MS-Excel это взять сам Excel и попробовать ввести в таблицу какие-то пробные данные. Возьмем пример с магазином:

Так будет выглядеть экран по окончанию работы. Весь “фокус” заключается в том, что Вы не заполняете те поля которые можно рассчитать а вводите только первичную информацию, в данном случае столбцы “Товар”, “Получено”, и “Продано” а все подсчеты выполняет программа. На самом деле, чтобы ваша таблица выглядела так как показано выше Вы должны ввести следующее:

Правило первое: Любую ячейку можно адресовать, как букву столбца и цифру строки. Например, в нашей таблице в ячейке A4 находится текст “Спички”.

Правило второе: Все вычисляемые поля в Excel начинаются со знака равенства, этот знак сообщает программе, что в данной ячейке необходимо вывести не то что в нее введено а результат действия.

Основываясь на этих двух правилах мы можем сделать вывод, что в ячейке D2 , будет выведена разность ячеек В2 и С2 и соответственно при веденных 10-8=2.

Основной смысл таблиц Excel заключен в том, что один раз составив формы и введя их в необходимые ячейки, мы в последствии только меняем данные, а все расчеты лежат на программе. Это во первых экономит время и во вторых “машина не делает ошибок”. При этом в любое время мы можем отредактировать формулы и тем самым изменить порядок расчетов, что дает очень большую гибкость наших расчетов.

Хочется добавить, что Excel позволяет за 5 шагов построить диаграмму или график который будет наглядно отражать результаты расчетов.

И кроме всего прочего, этот график будет изменяться вместе с изменением входных данных и их расчетами.

Хотелось бы добавить, что данные для расчетов могут находится как на одном рабочем листе так и на нескольких рабочих листах книги или даже в другой рабочей книге - это не имеет значения. Нужно только помнить правила адресации:

• На том же рабочем листе - указывается столбец и строка (А1).
• Для данных с другого листа- указывается Имя листа ! столбец + строка (Лист1!А1)
• Для данных из другой книги- указывается [имя книги] имя листа ! столбец + строка

( [Книга4] Лист1!А1) Книга при этом должна быть открыта.

Следовательно, если установить три компьютера на складе, в отделе сбыта и у шефа и объединить их в сеть. Поручить кладовщику вести на его листе учет прихода товара, а бухгалтеру на своем листе вести учет продаж в удобном для них виде. То у Шефа на его листе всегда будет диаграмма объемов продаж, причем эта диаграмма будет столь же динамична, сколь динамична и фактическая работа т.е. она будет отражать динамику работы в реальном режиме времени.

У Excel есть еще масса преимуществ. Это очень гибкая система “растет” вместе с вашими потребностями, меняет свой вид и подстраивается под Вас. Основу Excel составляет поле клеток и меню в верхней части экрана. Кроме этого на экране могут быть расположены до 10 панелей инструментов с кнопками и другими элементами управления. Вы можете не только использовать стандартные панели инструментов. но и создавать свои собственные.

Рассмотрим основные пункты меню Excel 7.0

Основные пункты меню и их назначение

При открытии или создании новой рабочей книги в верхней части экрана располагается основное меню Excel. Оно состоит из 9 раскрывающихся подменю которые в свою очередь содержат пункты меню или раскрывающиеся подменю второго порядка.

Основное меню имеет следующие подменю сгруппированные по типам работы.

• Файл - Подменю для работы с файлами, их открытия закрытия и сохранения.
• Правка - Подменю для работы с клетками таблицы.
• Вид - Подменю для изменения внешнего вида таблицы и представления данных.
• Вставка - Подменю для добавления ячеек, строк, столбцов и других элементов.
• Формат -Подменю для изменения вида представляемых данных в таблице.
• Сервис - Подменю проверок и изменения настроек системы.
• Данные - Подменю обработки данных таблицы их сортировки и группировки.
• Окно - Подменю изменения вида окна и переходов между окнами.
• ? - Подменю помощи

Рассмотрим подробнее каждое подменю

Файл

Правка

Вид

Вставка

Формат

Сервис

Данные

Окно

?

Выполнение команд меню с использованием сочетаний клавиш

Все команды меню могут быть вызваны с помощью клавиатуры. Для этого нажмите клавиши ALT+ подчеркнутая буква в имени меню, а затем нажмите клавишу с изображением буквы, подчеркнутой в команде меню.

Функциональные клавиши и клавиши управления курсором

Перечень команд функциональных клавиш приведен в таблице.

Заключение

Для того, чтобы знать Excel нужно в нем работать. Используя эту программу, Вы, наверняка будете открывать все новые и новые возможности и свойства. Исследуйте и экспериментируйте. Если результаты Вам не нравятся, попробуйте снова. Последствия почти всех действий в Excel можно отменить, поэтому экспериментируя, вы не потеряете ничего, кроме нескольких минут вашего времени.

Дата добавления: 31.05.2001

www.km.ru

Курсовая работа - Табличный процессор Excel

Министерство образования украины

украинская академия банковского дела

кафедра высшей математики и экономико математических методов

Контрольная работа

на тему:

«Табличный процессор

Microsoft Excel »

студента группы ЗФ-81

Рыкуновой Т.А.

Сдала: Рыкунова Т.А.

Проверил: Доцент, кандидат

технических наук Куыцев С. В.

Сумы 1999 г.

«Тот кто владеет информацией -владеет Миром»

Введение

Общество не стоит на месте. Вчерашний стереотип бухгалтера или экономиста — нарукавники, счёты и толстенные книги учета, канул в лету. На смену счётам пришли сначала «железный Феликс», затем калькулятор, счетные машины и компьютер.

Трудно себе представить, что «вчерашняя» амбарная книга, (та, что мы называем бухгалтерской) которую вел для себя полуграмотный купец, этак лет 70 назад, смогла превратиться в «распределенную базу данных» или т.н. «транснациональную главную бухгалтерскую книгу» которую могут одновременно вести тысячи сотрудников компании, филиалы которой разбросаны по всей планете.

Чтобы преуспевать в любом бизнесе необходимо четкое планирование. Для правильного планирования нужно иметь точную, самую свежую и удобочитаемую информацию.

Приведем очень простой пример для торговли. В магазине торгуют спичками лампочками и карандашами. Со склада ежедневно завозят одинаковое их количество. Лампочки и карандаши раскупаются а спички остаются. В этой ситуации выгоднее было бы сократить закупку спичек и перераспределить средства на ходовой товар. Но если бухгалтерия в магазине ведется обычным способом, значит известно об этом станет лишь в конце месяца, после составления баланса. В следующем месяце картина продаж может измениться. В этой ситуации приходится либо закрыть глаза на происходящее и соответственно терять прибыль, либо назначить человека, который будет ежедневно составлять отчет.

Теперь усложняем пример: магазин торгует товарами тысячи наименований, их завозят не ежедневно и не одновременно, товары имеют сезонный спрос, спрос на них неравномерен в течении недели. Какой человек справиться с этими многочисленными но..., и кто сможет проанализировать отчеты.

К тому- же в наше время очень актуальным становиться фактор «старения информации ». Если лет пять назад мы спокойно могли пользоваться инфорамацией месячной а то и квартальной давности, то сегодня выписанный Счет действует 3-10 дней, Прайс- лист действителен в течении недели, платеж доходит в любую точку Украины за 1-2 рабочих дня, цены всех сделок устанавливаются в день заключения сделки, информацию о товаре можно получить практически немедленно по «Internet», электронной почте или факсу.

Хотелось бы добавить пару слов об удобочитаемости информации. Если Ваш Шеф затребует информацию например об обьемах продаж за текущий месяц, что Вы ему понесете? Возьмите любые первичные документы или журналы прихода-расхода, и можете считать, что вы на полпути к бирже труда. Но если Вы принесете диаграмму или график продаж, на котором все с первого взгляда ясно и понятно, где каждый товар отмечен столбиком да еще нанесены границы прибыльности, можете готовиться к повышению.

Возникает вопрос, где взять этот график или диаграмму и самое главное где найти рабочее время, которого всегда не хватает, чтобы обсчитать все эти километровые столбцы и строки чисел, да еще и чтоб информация была «сегодняшней»?

Ответ прост- Вам нужен хороший компьютер и программное обеспечение корпорации Microsoft, которое позволит выполнить подобную работу за 10-15 минут.

Несомненным лидером на рынке программного обеспечения (ПО) на сегодняшний день является корпорация Microsoft. Если вы хоть раз сидели за компьютером, значит вы работали с ПО Microsoft. Вспомните MS-DOS, MS-Windows 3.1, MS-Windows 95, MS-Word, MS-Excel, MS-Access и т.д… Во всех названиях встречается одна и та- же аббревиатура «MS» и обозначает она ни что иное, как «Microsoft». Невзирая на нападки критиков, ПО Microsoft приобрело статус «Де факто». Его изучают в школах и ВУЗах, его используют в большинстве организаций и на большинстве персональных компьютеров. В доказательство можно привести только один пример — этот реферат также набран в MS-Word 97, на компьютере с установленной операционной системой MS-Windows 95.

Корпорация Microsoft старается сделать так, чтобы пользователь при помощи ее ПО мог решить все возникающие перед ним проблемы. Причем различные программные продукты имеют как-бы «одно лицо». Это позволяет пользователю освоив работу например в текстовом процессоре Word, уверенно чувствовать себя в Excel, что значительно сокращает время освоения программ. К тому-же ПО для бизнеса обьединяется в так называемый пакет MS-Offis. В него обычно входят 3-4 взаимосвязанных программных оболочки позволяющих создавать, вести и обрабатывать любые документы и информацию. Причем информация набранная например в Excel может быть свободно перенесена в Word или наоборот.

Табличный процессор Excel 7.0

Табличный процессор Excel фирмы Microsoft предназначен для ввода хранения обсчета и выдачи больших обьемов данных в виде удобном для анализа и восприятия информации. Все данные хранятся и обрабатываются в виде отдельных или связанных таблиц. Одна или несколько таблиц составляет «рабочую книгу», в этом случае таблицы называются рабочими листами этой книги. Листы можно удалять добавлять или перемещать из одной рабочей книги в другую. Физически на диске сохраняется вся книга в виде отдельного файла с расширением «xls».

Самый простой способ познакомиться с MS-Excel это взять сам Excel и попробовать ввести в таблицу какие-то пробные данные. Возьмем пример с магазином:

Так будет выглядеть экран по окончанию работы. Весь «фокус» заключается в том, что Вы не заполняете те поля которые можно рассчитать а вводите только первичную информацию, в данном случае столбцы «Товар», «Получено», и «Продано» а все подсчеты выполняет программа. На самом деле, чтобы ваша таблица выглядела так как показано выше Вы должны ввести следующее:

Правило первое: Любую ячейку можно адресовать, как букву столбца и цифру строки. Например, в нашей таблице в ячейке A4 находится текст «Спички».

Правило второе: Все вычисляемые поля в Excel начинаются со знака равенства, этот знак сообщает программе, что в данной ячейке необходимо вывести не то что в нее введено а результат действия.

Основываясь на этих двух правилах мы можем сделать вывод, что в ячейке D2, будет выведена разность ячеек В2 и С2 и соответственно при введеных 10-8=2.

Основной смысл таблиц Excel заключен в том, что один раз составив формы и введя их в необходимые ячейки, мы в последствии только меняем данные, а все расчеты лежат на программе. Это во первых экономит время и во вторых «машина не делает ошибок». При этом в любое время мы можем отредактировать формулы и тем самым изменить порядок расчетов, что дает очень большую гибкость наших расчетов.

Хочется добавить, что Excel позволяет за 5 шагов построить диаграмму или график который будет наглядно отражать результаты расчетов.

И кроме всего прочего, этот график будет изменяться вместе с изменением входных данных и их расчетами.

Хотелось бы добавить, что данные для расчетов могут находится как на одном рабочем листе так и на нескольких рабочих листах книги или даже в другой рабочей книге — это не имеет значения. Нужно только помнить правила адресации:

* На том-же рабочем листе — указывается столбец и строка (А1).

* Для данных с другого листа- указывается Имя листа! столбец + строка (Лист1! А1)

* Для данных из другой книги- указывается [имя книги] имя листа! столбец + строка

( [Книга4] Лист1! А1) Книга при этом должна быть открыта.

Следовательно, если установить три компьютера на складе, в отделе сбыта и у шефа и обьединить их в сеть. Поручить кладовщику вести на его листе учет прихода товара, а бухгалтеру на своем листе вести учет продаж в удобном для них виде. То у Шефа на его листе всегда будет диаграмма обьемов продаж, причем эта диаграмма будет столь-же динамична, сколь динамична и фактическая работа т.е. она будет отражать динамику работы в реальном режиме времени.

У Excel есть еще масса преимуществ. Это очень гибкая система «растет» вместе с вашими потребностями, меняет свой вид и подстраивается под Вас. Основу Excel составляет поле клеток и меню в верхней части экрана. Кроме этого на экране могут быть расположены до 10 панелей инструментов с кнопками и другими элементами управления. Вы можете не только использовать стандартные панели инструментов. но и создавать свои собственные.

Рассмотрим основные пункты меню Excel 7.0

При открытии или создании новой рабочей книги в верхней части экрана располагается основное меню Excel. Оно состоит из 9 раскрывающихся подменю которые в свою очередь содержат пункты меню или раскрывающиеся подменю второго порядка.

Основное меню имеет следующие подменю сгруппированные по типам работы.

1) Файл — Подменю для работы с файлами, их открытия закрытия и сохранения.

2) Правка — Подменю для работы с клетками таблицы.

3) Вид — Подменю для изменения внешнего вида таблицы и представления данных.

4) Вставка — Подменю для добавления ячеек, строк, столбцов и других элементов.

5) Формат - Подменю для изменения вида представляемых данных в таблице.

6) Сервис — Подменю проверок и изменения настроек системы.

7) Данные - Подменю обработки данных таблицы их сортировки и группировки.

8) Окно — Подменю изменения вида окна и переходов между окнами.

9) ? — Подменю помощи

Рассмотрим подробнее каждое подменю

Файл

Правка

Вид

Вставка

Формат

Сервис

Данные

Окно

?

Все команды меню могут быть вызваны с помощью клавиатуры. Для этого нажмите клавиши ALT+ подчеркнутая буква в имени меню, а затем нажмите клавишу с изображением буквы, подчеркнутой в команде меню.

Перечень команд функциональных клавиш приведен в таблице.

Заключение

Для того, чтобы знать Excel нужно в нем работать. Используя эту программу, Вы, наверняка будете открывать все новые и новые возможности и свойства. Исследуйте и экспериментируйте. Если результаты Вам не нравятся, попробуйте снова. Последствия почти всех действий в Excel можно отменить, поэтому эксперементируя, вы не потеряете ничего, кроме нескольких минут вашего времени.

Список литературы

· «Как работать с Microsoft Office 97»

Microsoft Press Официальное издание, 1998 г.

· «Microsoft Office 97 для Windows для «чайников»»

В.Вонг и Роджер С.Паркер, «Диалектика», Киев-Москва, 1997 г.

· «Использование Microsoft Excel 97»

Джошуа С.Носситер, «Диалектика», Киев-Москва, 1997 г.

Содержание

Введение____________________________________________________________________ 1

Электронные таблицы, кому и зачем они необходимы___________________________ 1

Продукты фирмы Microsoft___________________________________________________ 2

Табличный процессор Excel 7.0_________________________________________________ 2

Основные технические характеристики________________________________________ 2

Технические характеристики листов и книг____________________________________ 3

Технические характеристики диаграмм________________________________________ 4

Знакомство с Excel__________________________________________________________ 4

Основные пункты меню и их назначение_______________________________________ 6

Файл _______________________________________________________________________________ 6

Правка _____________________________________________________________________________ 6

Вид ________________________________________________________________________________ 7

Вставка _____________________________________________________________________________ 7

Формат _____________________________________________________________________________ 8

Сервис ______________________________________________________________________________ 8

Данные _____________________________________________________________________________ 9

Окно _______________________________________________________________________________ 9

? ___________________________________________________________________________________ 9

Выполнение команд меню с использованием сочетаний клавиш___________________ 9

Функциональные клавиши и клавиши управления курсором____________________ 10

Заключение_________________________________________________________________ 11

Список литературы_________________________________________________________ 11

www.ronl.ru

Реферат - Табличный процессор Microsoft Excel

Табличныйпроцессор Microsoft Excel

1. Функции

Под функцией понимаютзависимость одной переменкой от другой или нескольких переменных.

В этом и состоит основнаяидея электронной таблицы; одни ячейки рабочего листа используются какнезависимые переменные, которым придаются значения извне* а другие ячейкииспользуются как зависимые переменные (зависимые ячейки), которые содержатформулы и функции, ссылающиеся на независимые переменные (влияющие ячейки).

Пользователь вводитисходные данные во влияющие ячейки, автоматически производятся вычисления поформулам, находящимся в зависимых ячейках, и пользователь видит готовыйрезультат вычислений в зависимых ячейках.

В электронных таблицахмогут быть представлены следующие функции:

1. математические;

2. статистические;

3. текстовые;

4. логические;

5. финансовые;

6. функции даты ивремени.

Математические функциивыполняют различные математические операции, например, вычисление логарифмов,тригонометрические функции, преобразование радиан в градусы и т.д.

Статистические функциивыполняют операции по вычислению параметров и случайных величин или их распределений,представленных множеством чисел, например, среднего значения, минимального илимаксимального значения и т.д.

Текстовые функциивыполняют операции над текстовыми строками или последовательностью символов,вычисляя длину строк, преобразовывая заглавные буквы в строчные ит.д.

Логические функциииспользуются для построения логических выражений, результата которых зависит отистинности проверяемого условия.

Финансовые функциииспользуются в сложных финансовых расчетах, например, определение размера ежемесячныхвыплат для погашения кредита и т.д.

Все функции имеютодинаковый формат записи и включают имя функции и находящийся в круглых скобкахперечень аргументов, разделенных запятыми.

2. Режимы работытабличного процессора

Табличный процессор можетиметь несколько режимов работы, наиболее важные из них режим готовности, режимввода данных, командный режим, режим редактирования.

Режим готовности — режим,в котором происходит выбор ячейки или блока ячеек для корректировки иливыполнения какой-либо операции. В этом режиме текстового курсора нет, а естьвыделение активной ячейки цветом (подсвечивание).

Режим ввода данных. Кактоль вы начали вводить данные в определенную ячейку, вы автоматически покидаетережим готовности и входите в режим ввода данных.

Ввод данных осуществляютнепосредственно в текущую ячейку или в строку формул, располагающуюся в верхнейчасти окна программы непосредственно под панелями инструментов. Содержимоестроки формул всегда соответствует содержимому текущей ячейки, так что оба методаввода равноправны. Место ввода отмечается курсором. Если начать ввод нажатиемалфавитно-цифровых клавиш, данные Ш текущей ячейки заменяют вводимым текстом.Вводимые данные в любом случае отображают как в ячейке, так и в строке формул.

Закончив ввод данных вячейку, вы покидаете режим ввода и ищете новую ячейку в режиме готовности,Такая последовательная смена режимов происходит при работе с электроннойтаблицей многократно до тех пор, пока вы не окончите ввод данных во все нужные вамячейки.

Работа в режиме вводасконцентрирована на выборе определенных ячеек. Однако рано или поздно нимпотребуете сохранить введенные данные, отсортировать, распечатать или произвестидругие действия. В этом случае объектом ваших действии будет уже не однаячейка, а некоторая их совокупность или вся таблица. Вам потребуется перейти вкомандный режим.

Командный режимпредоставляет пользователю возможности мышью или комбинацией клавиш выбрать ивыполнить нужную ему команду или пункт главного меню. После выполнения командыпроисходит возврат к режиму готовности.

Режим редактирования. Припереходе в режим ввода данных прежнее содержимое текущей ячейки теряется. Режимредактирования дает возможность вносить изменения в содержимое ячейки безполного повторения се набора с клавиатуры" Этот режим особенно удобен,когда изменения по сравнению с содержимым ячейки невелики, В режимередактирования содержимое активной ячейки, доступное для внесения изменений,появляется в строке формул.

3. Основные группы команд

Табличный процессоррасполагает большим количеством команд, каждая из которых имеет различныепараметры или опции. Команда совместно о дополнительными параметрами образуетсистему иерархического меню. На верхнем уровне иерархического меню находитсяглавное меню. Выбор команды из меню производится одним из двух способов:

1)       при помощиклавиш управления курсором с нажатием клавиши ввода;

2)       вводом склавиатуры специально выделенного символа выбранной команды (этот символ можетбыть выделен в меню цветом, подчеркиванием или использованием верхнегорегистра).

Несмотря на особенностикомандных систем в табличном процессоре, совокупность команд, предоставляемых враспоряжение пользователя, можно разбить на следующие типовые группы:

1. команды дляработы с файлами;

2. командыредактирования;

3. командыформатирования;

4. команды дляработы с окнами;

5. команды дляработы с электронной таблицей как с базой данных;

6. печать;

7. сервис;

8. получениесправочной информации;

9. использованиеграфики.

4. Команды для работы сфайлами

Чтобы созданный документиспользовать в дальнейшей работе с электронной таблицей, его нужно сохранить,записав в файл. При работе с файлами программа позволяет сохранять и загружатьфайлы в окно электронной таблицы. Каждый файл при этом открывается в отдельномокне. Специальные команды дают возможность пользователю открывать и закрыватьопределенные окна. При запуске программ. Как правило, открывается новое, пустоеокно.

При большом количествеинформации на диске поиск нужного файла для его загрузки в окно электронной таблицыможет стать проблемой. Для ее решения в группу команд, предназначенных дляработы с файлами, обычно включаются команды, обеспечивающие возможность поисканеобходимых файлов без выхода из программы электронной таблице.

5. Команды редактирования

Ввод данных и изменениесодержимого любого диапазона ячеек осуществляются с мощью группы командредактирования, главными из которых являются перемещение, копирование иудаление.

Наряду с изменением иудалением содержимого ячеек электронной таблицы в ряде случаев требуетсявставка (удаление) в нее определенного диапазона ячеек. Вставка (удаление)ячеек связана с изменением структуры таблицы. При вставке столбца остальныестолбцы сдвигаются с места вставки на одну позицию вправо. При вставке строкиостальные строки сдвигаются от места вставки на одну позицию вниз. Имеютсятакже команды вставки нового рабочего листа" макроса (макрос — файл, вкотором хранится программа последовательности действий, заданнаяпользователем), диаграммы, рисунка и т.д., включая объекты, созданные в другихпрограммных средах.

Среди командредактирования особое место занимают команды поиска и замены определенногоконтекста в рамках всего документа или выделенной его части, а также отменапоследних введенных команд.

6. Команды форматирования

Большое значение имеют нетолько введенные в электронную таблицу данные, но и их визуальноепредставление. Табличный процессор предоставляет в распоряжение пользователябольшое число команд, связанных с оформлением таблицы. При помощи этих командпользователь может выравнивать данные в ячейках, изменять виды шрифтов, толщинуи расположение линий, высоту строки, ширину столбца, цвет фона и т.п. Привыполнении любой команды форматирования следует выделить область, на которуюбудет распространяться действие команды. Если этого не сделать, то новыепараметры форматирования будут определены только для активной ячейки.

Совокупность выбранныхпараметров форматирования образует «стиль», который может быть заданразличным для отдельных ячеек таблицы.

7. Команды дли работы сокнами

Табличный процессор позволяетодновременно открывать множество окон, организуя тем самым «многооконный»режим работы. При этом некоторые окна видны на экране, другие находятся подними. Открыв несколько окон, вы сразу работаете с несколькими электроннымитаблицами, быстро перемещаясь от одной к другой. Существуют специальныекоманды, позволяющие открывать новое окно, переходить в другое окно, изменятьвзаимное расположение и размеры окон на экране.

8. Команды для работы сэлектронной таблицей как с базой данных

При работе с большимитаблицами иногда требуется найти нужную строку (столбец) или произвестисортировку таблицы. Для реализации таких задач в состав табличного процессоравходит группа команд для работы с электронной таблицей как с базой данных. Единственнымтребованием, которому должны удовлетворять обрабатываемые с помощью такихкоманд таблицы, является однородность всех входящих в нее строк. Типовымиоперациями, которые выполняют команды, являются поиск определенных строк и сортировкастрок.

Сортировка строк таблицыпроизводится по значениям выбранного пользователем столбца, независимо отсодержащегося в нем вида данных. По заданному порядку сортировки текстовыеданные сортируются по алфавиту или в обратном алфавиту порядке, а числовыеданные ~ в порядке убывания или возрастания.

9. Печать

Процесс печати состоит взадании параметров страниц, форматирования колонтитулов. Далее следуетустановить число копий, качество печати и количество или номера печатаемыхстраниц документа.

Команда просмотра страницпозволяет получить представление об общем виде ее до печати.

10. Сервис

Группа команд сервиспредназначена для предоставления дополнительных возможностей опытным пользователем.Эти возможности связаны с созданием макросов, объединением электронных таблицили их частей.

11. Система получениясправочной информации

Табличный процессор имеетэлектронный справочник, представляющий пользователю инструкции о возможностивыполнения основных операций, информацию по конкретным командам меню я другиесправочные данные. Особенность получения справочной информации с помощьюэлектронного справочника в том. что она выдается в зависимости Щ% ситуации, в которойоказался пользователь. Так, если в меню пользователем выбрана определеннаякоманда, то после обращения к справочной системе (F1) на экране будетпредставлена страница справочника, содержащая информацию о выделенной команде.

12. Использование графики

Представления данных вграфической форме повышает наглядность полученных результатов и показываетсоотношение различных значений и динамику их изменения. Табличный процессоррасполагает рядом команд для построения различных диаграмм, с помощью которыхможно по-разному интерпретировать числовые значения.

Диаграммы — Этографическое представление данных. Они используются для анализа и сравненияданных, представления их в наглядном виде.

Диаграмма состоит изэлементов: линий, столбиков, секторов, точек и т.п. Каждому элементу диаграммысоответствует число в таблице. Числа и элементы диаграммы связаны между собойтаким образом, что при изменении чисел автоматически изменяется изображениеэлементов диаграммы и наоборот. Различают два вида диаграмм:

· внедренныедиаграммы — сохраняются на рабочем листе вместе с данными. Внедренная диаграммарассматривается как графический объект и сохраняется в качестве части листа, накотором она создана. Внедренные диаграммы следует использовать в случаях, когдатребуется отобразить или напечатать одну или несколько диаграмм вместе сданными листа.

· лист диаграммы — это отдельный лист в книге, имеющий собственное имя. Листы диаграмм следуетиспользовать в случаях, когда требуется просмотреть или изменить большие илисложные диаграммы отдельно от данных или когда требуется сохранить пространствоэкрана для работы с листом.

Диаграмма создается спомощью Мастера диаграмм, вызываемого командой Вставка — Диаграмма или кнопкойДиаграмма на Стандартной панели инструментов.

Мастер диаграмм позволяетстроить диаграммы 14 стандартных типов плоскостного и объемного представления и22 нестандартных типов.

Мастер диаграммосуществляет построение новой диаграммы за несколько шагов 4 или 5) длявыделенного блока ячеек — диапазона данных для построения диаграммы.

В зависимости отвыбранного типа диаграммы вы можете получить различное отображение данных.Линейные диаграммы и гистограммы удобны для сравнения величий в рядах данных.Линейные диаграммы обычно используют для сравнения по некоторым статьям илипризнакам, а гистограммы – для наблюдения во времени. Круговые диаграммы наглядноотображают соотношение частей и целого.

Имена рядов отображаютсяв легенде диаграммы. Легенда – это список символов или обозначений,используемых в качестве маркеров данных на диаграмме, а также соответствующихназваний категорий.

Кроме легенды, диаграммыимеют оси. Ось – это линия с делениями на границе области построения диаграммы,позволяющая определить численные значения данных, представленных на диаграмме.Плоские диаграммы имеют две оси, ось Х (категорий) и ось У (значений). Объемныедиаграммы имеют третью ось (Z). Круговая и кольцевая диаграммы не имеют осей.

Можно выделить надиаграмме отдельный элемент данных или придать какой-либо диаграмме, можносделать это, внося в диаграмму дополнительные линии, стрелки и вынося элементыдиаграммы различными цветами.

Маркеры отдельных данныхможно выделить стрелочкой или линией, а также изменив цвет ряда данных илиотдельных его значений. В диаграмму можно также вносить текстовые поля, менятьшрифты и атрибуты уже имеющихся текстовых фрагментов.

В некоторых типахдиаграмм бывает нужно выявить общую тенденцию изменения значений отдельногоряда данных. Для этого в диаграмму можно ввести линию тренда для ряда данных.

Линии тренда позволяютграфически отображать тенденции данных и прогнозировать их дальнейшие изменения.Линиями тренда можно дополнить ряды данных, представленные на линейчатыхдиаграммах, гистограммах, графиках, биржевых, точечных и пузырьковыхдиаграммах. Нельзя дополнить линиями тренда ряды данных на объемных,лепестковых, круговых и кольцевых диаграммах. При замене типа диаграммы на одиниз вышеперечисленных линии тренда, соответствующие данным будут потеряны.

www.ronl.ru

Смотрите также

• 
  Олимпийские чемпионы россии реферат
• 
  Культура нового времени реферат
• 
  Коррупция в беларуси реферат
• 
  Радиоактивность реферат по химии
• 
  Реферат жизненный цикл товара
• 
  Константин дмитриевич ушинский реферат
• 
  Медицина древнего египта реферат
• 
  Дополнительное профессиональное образование реферат
• 
  Музыка и математика реферат
• 
  Математика и музыка реферат
• 
  Землетрясения реферат по бжд