WinNavigator

Frigate

Norton Commander

WinNC

Dos Navigator

Servant Salamander

Turbo Browser

Winamp, Skins, Plugins

Необходимые Утилиты

Текстовые редакторы

Юмор

File managers and best utilites

Глава 2. Речевой этикет в документе. Реферат речевой этикет в документе

Речевой этикет в документе

Этикет – установленный порядок поведения где-либо. Деловой этикет – это порядок поведения, установленный в сфере делового общения. В основе правил делового этикета лежит: вежливое, уважительное и доброжелательное отношение к деловому партнеру; соблюдение определенной дистанции между работниками, занимающими разное служебное положение; умение говорить «да» и «нет», не обижая партнера, не задевая его самолюбия; терпимость к чужому мнению, не совпадающему с вашим; умение признать свои ошибки, быть самокритичным; умение использовать в споре аргументы, а не авторитеты.

В письменном деловом общении этикет проявляет себя в форме и содержании документов и, прежде всего, в формулах обращения, выражения просьб, отказов, претензий, способах аргументации, формулировке поручений и др. Этикет – важнейший инструмент в достижении коммуникативной цели и одновременно проявление культуры пишущего.

В деловой переписке использование этикетных средств также носит регламентированный характер.

Обращение – это апелляция к личности адресата. Задача обращения – установить контакт с адресатом, привлечь его внимание, заинтересовать. Обращение – обязательный элемент коммерческой переписки. В последнее время обращение нередко используется и в служебной переписке, если ситуация требует обратиться непосредственно к должностному лицу.

При обращении к адресату учитываются его служебное положение, сфера деятельности, степень личного знакомства.

Наиболее общей формулой обращения, которая может использоваться независимо от перечисленных факторов, является: Уважаемый господин ... (фамилия)! Уважаемая госпожа ... (фамилия)! Уважаемые господа!

При обращении к должностным лицам высших и центральных органов государственной власти и управления, президентам (председателям) обществ, компаний, фирм возможно обращение с указанием должности и без фамилии, например: Уважаемый господин Президент! Уважаемый господин председатель! Уважаемый господин мэр! Уважаемый господин министр!

В письмах-приглашениях, извещениях допускается обращение по имени и отчеству: Уважаемый Анатолий Иванович!

При обращении к лицам одного профессионального круга возможно обращение: Уважаемы коллеги!

Правила делового этикета требуют: если текст документа начинается с формулы личного обращения к адресату, то в конце текста, перед подписью, должна быть заключительная формула вежливости: С уважением.

Согласно традициям отечественного делового этикета, при формулировке просьб, запросов, предложений, мнений и т. п. принята форма выражения от первого лица множественного числа:

Предлагаем Вашему вниманию коллекцию обуви сезона «Весна-Лето-2003» ...

Представляем на рассмотрение и утверждение проект торгового комплекса ...

Напоминаем, что срок выполнения договора ... истекает ... Просим сообщить о возможности приобретения торгового оборудования ...

Формула обращения от первого лица единственного числа прошу, предлагаю, приглашаю используется в письмах конфиденциального содержания, а также в документах, оформленных на бланках должностных лиц.

Как подчеркивают специалисты в области делового этикета, тональность деловых писем должны определять корректность и оптимизм. Кроме того, убедительность делового послания, его воздействующая сила зависят от выбранной формы, стиля письма. Убеждает не только информация, но и тональность, в которой ведется переписка, во многих случаях именно она определяет характер делового диалога между фирмами, организациями. Так, например, использование этикетных средств позволяет смягчить категоричность высказывания. Сравните:

На наш взгляд, цены на Вашу продукцию высоки, что делает невыгодной ее реализацию в нашем регионе. Мы выражаем надежду на разумную ценовую политику с Вашей стороны, что, в конечном счете, приведет к длительному и плодотворному сотрудничеству.

В функции этикетных средств могут выступать вводные слова, указывающие на отношение автора к предмету сообщения, придающие высказыванию оценочность. Например:

Если рассматривать долю продукции Вашего предприятия в объеме нашей реализации, то она составляет, к сожалению, около 7%.

Следует исключить, однако, так называемую ложную вежливость. Вычурные выражения типа Будьте так любезны или Не откажите в любезности сообщить и подобные неуместны в деловых письмах.

С помощью этикетных средств, а также средств образности можно снять чрезмерную официальность, сухость послания, разнообразить интонационный рисунок текста, придать речи при необходимости экспрессивные оттенки.

Пример использования этикетных фраз, устойчивых оборотов разговорной речи в коммерческом информационном письме:

Приносим свои извинения за вновь причиняемое беспокойство. К сожалению, в банке очередное закручивание гаек, и мы не можем получить паспорт сделки без вышеуказанных документов и, следовательно, произвести оплату.

С уважением Подпись

Итак, выбор этикетных средств обусловлен, в первую очередь, коммуникативной заданностью послания. Однако никакой список рекомендуемых выражении не позволит полностью решить проблему официального речевого этикета. Только культура, такт и объективность в оценке тех или иных производственных ситуаций могут подсказать правильный подбор слов и выражений.

studopedya.ru

Речевой этикет в документе

В деловой переписке использование этикетных средств также носит регламентированный характер.

В письмах-приглашениях, извещениях допускается обращение по имени и отчеству: Уважаемый Анатолий Иванович!

При обращении к лицам одного профессионального круга возможно обращение: Уважаемы коллеги!

Предлагаем Вашему вниманию коллекцию обуви сезона «Весна-Лето-2003» ...

Представляем на рассмотрение и утверждение проект торгового комплекса ...

С уважением Подпись

studfiles.net

Глава 2. Речевой этикет в документе. Деловая этика в устной и письменной речи

Речевой этикет в документе, реферат — allRefers.ru

Речевой этикет в документе - раздел Образование, РЕЧЕВОЕ ОБЩЕНИЕ

Этикет — установленный порядок поведения. Деловой этикет — это порядок поведения, установленный в сфере делового общения. В основе правил делового этикета лежит: вежливое, уважительное и доброжелательное отношение к деловому партнеру; соблюдение определенной дистанции между работниками, занимающими разное служебное положение; умение говорить «да» и «нет», не обижая партнера, не задевая его самолюбия; терпимость к чужому мнению, не совпадающему с вашим; умение признать свои ошибки, быть самокритичным; умение использовать в споре аргументы, а не авторитеты.

В письменном деловом общении этикет проявляется в форме и содержании документов и, прежде всего, в формулах обращения, выражения просьб, отказов, претензий, способах аргументации, и др. Как подчеркивают специалисты, этикет — важнейший инструмент в достижении коммуникативной цели и одновременно проявление культуры пишущего. В деловой переписке использование этикетных средств носит регламентированный характер.

Обращение— это апелляция к личности адресата. Задача обращения — установить контакт с адресатом, привлечь его внимание, заинтересовать. Обращение — обязательный элемент коммерческой переписки. В последнее время обращение нередко используется и в служебной переписке, если ситуация требует обратиться непосредственно к должностному лицу.

При обращении к адресату учитываются его служебное положение, сфера деятельности, степень личного знакомства. Наиболее общей формулой обращения, которая может использоваться независимо от перечисленных факторов, является: Уважаемый господин ... (фамилия)! Уважаемая госпожа ... (фамилия)! Уважаемые господа]

В письмах-приглашениях, извещениях допускается обращение по имени и отчеству: Уважаемый Владимир Андреевич!.

При обращении к лицам одного профессионального круга возможно обращение: Уважаемые коллеги! Правила делового этикета требуют: если текст документа начинается с формулы личного обращения к адресату, то в конце текста, перед подписью, должна быть заключительная формула вежливости С уважением.

Согласно традициям отечественного делового этикета при формулировке просьб, запросов, предложений, мнений и т.п. принята форма выражения от первого лица множественного числа:

Предлагаем Вашему вниманию коллекцию обуви сезона «Вес-на-лето-2000...; Представляем на рассмотрение и утверждение проект торгового комплекса...; Напоминаем, что срок выполнения договора ... истекает...

Как подчеркивают специалисты в области делового этикета, тональность деловых писем должны определять корректность и оптимизм. Кроме того, убедительность делового послания, его воздействующая сила, зависят от выбранной формы, стиля письма. Убеждает не только информация, но и тональность в которой ведется переписка, во многих случаях именно она определяет характер делового диалога между фирмами, организациями.

Использование этикетных средств позволяет смягчить категоричность высказывания. Так, например, отказ, смягченный этикетными формулами вежливости, оставляет открытой возможность дальнейшего сотрудничества.

На наш взгляд, цены на Вашу продукцию высоки, что делает невыгодной ее реализацию в нашем регионе.

Мы выражаем надежду на разумную ценовую политику с Вашей стороны, что, в конечном счете, приведет к длительному и плодотворному сотрудничеству.

В мировой практике делового письма признаком хорошего тона является выражение благодарности за точность, за своевременный ответ: Благодарим Вас за своевременный ответ ...; Позвольте выразить признательность за участие в ....

По мнению специалистов, этикетные модели выражения радости, надежды, уверенности, одобрения, признательности — не просто украшают текст делового послания, лишая его привычной сухости, но и создают определенную тональность восприятия, влияют на отношение адресата к сообщаемому. Например:

С удовольствием приглашаю Вас принять участие в ...; Имею честь пригласить Вас ,..; Мы были бы рады видеть Вас на ...

Следует исключить, однако, так называемую ложную вежливость. Вычурные выражения, типа Будьте так любезны или Не откажите в любезности сообщить и подобные, неуместны в деловых письмах.

оборотов разговорной речи в коммерческом информационном письме:

Приносим свои извинения за вновь причиняемое беспокойство. К сожалению, в банке очередное закручивание гаек,и мы не можем получить паспорт сделки без вышеуказанных документов и, следовательно, произвести оплату.

С уважением Подпись

Итак, выбор этикетных средств обусловлен, в первую очередь, коммуникативной заданностью послания. Однако никакой список рекомендуемых выражений не позволит полностью решить проблему официального речевого этикета. Только культура, такт и объективность в оценке тех или иных производственных ситуаций могут подсказать правильный подбор слов и выражений.

Все темы данного раздела:

Основные единицы речевого общения Общение — это сложный процесс взаимодействия людей. Проблемами общения занимаются представители различны

Эффективность речевой коммуникации Под эффективной речевой коммуникацией понимается достижение адекватного смыслового восприятия и адекват

Доказательность и убедительность речи В процессе речевого взаимодействия коммуникатор, как правило, не просто передает собеседнику новую информ

Основные виды аргументов Во время публичного выступления, в ходе презентации, при проведении беседы, переговоров постоянно приходит

Нравственные установки участников речевой коммуникации Общественная, политическая и деловая жизнь России демонстрирует нам многочисленные примеры некорректных,

Интонация как отличительный признак устной речи В устной звучащей речи используются разнообразные средства, которые ее обогащают, делают выразительной, эм

Пауза, ее типы Редко кто из говорящих задумывается над тем, что такое пауза, для чего она нужна, какие паузы бывают. Считает

Невербальные средства общения. Роль жестов, мимики, позы в общении. Разговаривая друг с другом, люди для передачи своих мыслей, настроений, желаний наряду с вербальными (слове

О многом может сказать и жестикуляция собеседника. В русском языке существует немало устойчивых выражений, которые возникли на базе свободных словосочетаний

Особенности публичной речи Публичная речь — это особая форма речевой деятельности в условиях непосредственного общения, речь, адресо

Ораторское искусство как социальное явление Выражение ораторское искусство имеет несколько значений. Под ораторским искусством прежде всего поним

Характеристика личности оратора. Знания, навыки и умения оратора Слово оратор появилось в русском языке в начале XVIII столетия, а более широкое распространение получило

Основные характеристики аудитории как социально-психологической общности людей Еще в античные времена словом аудитория называли публику, слушающую речь оратора или пришедшую на теат

Взаимодействие оратора и аудитории. Проблема контакта Один из чеховских героев так вспоминает о своей лекторской деятельности: «Предо мною полтораста лиц, не пох

Повседневная подготовка к выступлениям Овладение ораторским искусством — процесс длительный, требующий постоянной работы над собой и большой пра

Основные этапы подготовки к конкретному выступлению Подготовка к выступлению — очень важное и ответственное дело в деятельности оратора. И прав Д. Карне-ги, утв

Выбор темы и определение целевой установки Выбор темы и определение целевой установки — один из важнейших начальных этапов подготовки публичного выс

Поиск материалов для выступления Успех публичного выступления определяется в первую очередь его содержанием. Поэтому оратор должен приложи

Разработка плана выступления. Виды планов Как показывает практика, речи, написанные без предварительно составленного плана, обычно имеют существенн

Композиция публичного выступления: определение, основные принципы Один из разделов книги Поля Сопера «Основы искусства речи» начинается словами: «Сражения выигрывают не тол

Завершение речи Важной композиционной частью любого выступления является заключение. Народная мудрость утвердит: «Конец в

Словесное оформление публичного выступления При подготовке публичного выступления перед оратором неизбежно возникает вопрос, как лучше словесно оформ

Приемы управления аудиторией Аудитория ораторской речи представляет собой сложную социально-психологическую общность людей, характери

Формирование русской официально-деловой письменной речи Русская официально-деловая письменная речь имеет многовековые традиции и глубокие исторические корни. Зна

Интернациональные свойства официально-деловой письменной речи Формирование официально-деловой письменной речи обусловлено развитием государственности, аппарата управ

Культура официальной переписки Формирование понятия культура официальной переписки связано с освоением мирового и отечественного опыта

Типы документов Вся деятельность организации, предприятия, фирмы, так или иначе, связана с документацией. Документация весь

Правила оформления документов При составлении документа особое значение имеет оформление всех его реквизитов. Реквизиты — это обязатель

Унификация языка служебных документов Унификация — приведение чего-либо к единой системе, форме, к единообразию. Суть унификации служебных до

Языковые формулы официальных документов Особенность языка и стиля официальных бумаг — использов

Информационное насыщение официальных бумаг Основное требование к информационному насыщению документа— это целесообразное количество включ

Требования к языку и стилю документов Язык и стиль официальных бумаг отличается от языка и стиля посланий, в которых авторы выступают как личност

Особенности грамматики официально-деловой письменной речи Особенности грамматики официально-деловой письменной речи обусловлены требованием максимальной точности

Язык и стиль распорядительных документов Руководство любой организации наделяется правом издания распорядительных документов. Именно эти документ

Язык и стиль коммерческой корреспонденции Коммерческая корреспонденция— один из видов официально-деловых писем, которыми обмениваются пре

Язык и стиль справочно-информационной документации Информация о фактическом положении дел в системе управления содержится в различных источниках. Важнейшее

Реклама в деловой речи В последние годы в практике русской деловой переписки наметилась тенденция к большей свободе в выборе язык

Новые тенденции в практике русского делового письма Девяностые годы двадцатого века стали периодом значительных изменений в экономике, в области социальных о

Особенности русской и зарубежной школ делового письма Знакомство с зарубежной школой делового письма является необходимостью, поскольку эффективность письменн

allrefers.ru

Речевой этикет в документе — реферат

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ

ФГБОУ ВПО «УДМУРТСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

ИНСТИТУТ СОЦИАЛЬНЫХ КОММУНИКАЦИЙ

РЕФЕРАТ

по дисциплине: «Русский язык и культура речи»

на тему: «РЕЧЕВОЙ ЭТИКЕТ В ДОКУМЕНТЕ»

Выполнила:

Студентка 1 курса

«Реклама и связи с общественностью»

Запольских М.В.

Проверил:

преподаватель

Шквырина А.В.

Ижевск 2011

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ……………………………………………………………………………………………………….…3

1. ТИПЫ И ФУНКЦИИ ДОКУМЕНТОВ……………………………………………………………..4-7

2. УНИФИКАЦИЯ ЯЗЫКА ДЕЛОВЫХ БУМАГ………………………………………………….…..8

3. РЕБОВАНИЯ К ЯЗЫКУ И СТИЛЮ ДОКУМЕНТОВ……………………………………....9-10

4. НОВЫЕ ТЕНДЕНЦИИВ ПРАКТИКЕ РУССКОГО ДЕЛОВОГО ПИСЬМА…………...11

5. ОСОБЕННОСТИ РУССКОЙ И ЗАРУБЕЖНОЙ ШКОЛ ДЕЛОВОГО ПИСЬМА………………………………………………………………………………………………….…..12-13

ЗАКЛЮЧЕНИЕ……………………………………………………………………………………………….....14

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ…………………………………………………………15

ВВЕДЕНИЕ

Русская официально-деловая письменная речь имеет многовековые традиции и глубокие исторические корни. Знакомство с ее историей позволит лучше понять причины и закономерности формирования особого стиля языка, обслуживающего сферу официально-деловых отношений, выявить особенности национальной культуры русского делового письма, его интернациональные свойства.

В письменном деловом общении этикет проявляет себя в форме и содержании документов и, прежде всего, в формулах обращения, выражения просьб, отказов, претензий, способах аргументации, формулировке поручений и др. Выбор этикетных слов обусловлен, в первую очередь, коммуникативной целью послания.

Только культура, такт и объективность в оценке тех или иных производственных ситуаций могут подсказать правильный подбор слов и выражений. Важно, что сегодня официальная переписка начинает носить более личный и динамичный характер.

ТИПЫ И ФУНКЦИИ ДОКУМЕНТОВ

Вся деятельность организации, предприятия, фирмы, так или иначе, связанна с документацией.

Документ – это деловая бумага , оформленная учетом соответствующих норм и правил, служащая доказательством чего-либо и имеющая юридическую силу. Документ является основанием и средством регуляции управленческих, организационных, финансовых действий организаций или отдельных должностных лиц.

Документация весьма разнообразна по выполняемым ею функциям, по содержанию и назначению, по степени доступности содержащейся в ней информации. Специалисты выделяют ряд факторов, позволяющих разделить все документы на отдельные типы и виды.

По фактору адресации документы разделяют на внутреннюю и внешнюю деловую переписку.

Внутренняя деловая переписка ведется между должностными лицами, подразделениями одной организации, учреждения. При этом адресант и адресат документа состоят в отношениях должностного соподчинения. Документацию этого типа называют служебной.

Внешняя деловая переписка ведется между разными организациями, учреждениями, должностными и частными лицами, не состоящими в прямом подчинении по отношению друг к другу. Документы, которыми обмениваются организации, называют официальными письмами.

Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте. По содержанию и назначению письма могут быть : инструкционные, гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие, рекламационные, письма-запросы, письма-извещения, письма-приглашения, письма-ответы.

Текст письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным и корректным. Факты и события должны представляться объективно, а все стороны излагаемого вопроса должны освещаться с достаточной полнотой, кратко и ясно.

Текст письма чаще всего состоит из вводной части и основной.

В вводной части указываются причины, вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы.

Во второй части письма формулируется его основная цель ( предложение, отказ, просьба, гарантия и т.п.).

В зависимости от назначения письма и от того, на чем его автор желает сконцентрировать внимание получателя, может использоваться другой порядок расположения логических частей текста.

Для большинства деловых писем характерна повторяемость одних и тех же оборотов, освоив которые можно составить тексты различных писем.

Начало письма может иметь следующие варианты обращения:

«Уважаемый Игорь Леонидович!»
«Господин Зорин!» - затем уместны были слова благодарности.
«Мы были рады получить Ваше письмо»
«Большое спасибо за факс от 04.06.2011»

В зависимости от темы письма используются следующие обороты :

Напоминание : «Напоминаем Вам, что…» , « По истечении… срока предложение нашей фирмы теряет силу».

Просьба : «Пожалуйста, сообщите...» , «Просим оплатить в течение… банковских дней…».

В научной литературе существует несколько видов классификации официально-деловой переписки. По тематическому признаку официально-деловую корреспонденцию достаточно условно разделяют на деловую и коммерческую.

По функциональному признаку различают письма, требующие письма-ответа, и письма, не требующие письма-ответа.

Обязательного ответа требуют такие типы писем, как письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация (претензия), письмо-обращение

Не требуют ответа сопроводительные письма, письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-предупреждения, письма-извещения, письма-заявления.

По фактору доступности документированной информации документы могут быть открытого пользования, ограниченного доступа и конфиденциального характера.

Также, документы разделяют : на срочные, второстепенные, итоговые, периодические, оригинал, копия.

Общие функции документа:

- информационная : любой документ создается для сохранения информации.

- социальная : документ является социально значимым объектом, поскольку порожден той или иной социальной потребностью.

- коммуникативная : документ выступает в качестве средства связи между отдельными элементами общественной структуры, в частности между учреждениями.

- культурная : документ-средство закрепления и передачи культурных традиций, этапов развития цивилизации.

Специальные функции документа:

- управленческая : документ является инструментом управления.

- правовая : документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе.

- функция исторического источника : документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества.

Указанные функции имеют интернациональный характер и определяют общие для разных языковых структур требования к документу.

УНИФИКАЦИЯ ЯЗЫКА ДЕЛОВЫХ БУМАГ

Унификация – приведение чего-либо к единой системе, форме и единообразию.

Стандартизация официальных бумаг заключается в установлении в государственном масштабе оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов.

Особенность унификации языка служебных документов состоит в формировании системы стандартных языковых моделей, отражающих типовые ситуации делового общения.

Цель, которую ставит перед собой инициатор делового общения, определяет не только выбор языковых моделей, но, прежде всего, тематический и функциональный тип деловой бумаги.

Языковые формулы официальных документов. За многолетнюю практику деловой переписки были выработаны языковые формулы, позволяющие ясно и лаконично излагать мотивы, причины и цели официального послания.

Выделяют следующие типы речевых действий письменного делового общения : сообщение, уведомление, предложение, отказ от предложения, просьба, требование, распоряжение, приказ, подтверждение, заявление, обещание, гарантии, напоминание, предупреждение, отказ, выражение отношения.

ТРЕБОВАНИЯ К ЯЗЫКУ И СТИЛЮ ДОКУМЕНТОВ

К языковым средствам и стилю изложения информации в документе предъявляются особые требования :

однозначность используемых слов и терминов
нейтральный тон изложения
соблюдение лексических, грамматических, стилистических норм, обеспечивающих точность и ясность изложения
смысловая достаточность и лаконичность текста

Смысловая точность письменного высказывания в значительной степени обусловлена точностью словоупотребления. Слово в тексте документа должно употребляться только в одной значении , принятом в официально-деловой письменной речи.

При употреблении терминов в деловой документации необходимо следить затем, что бы термин был понятен как автору, так и адресату.

Трудности в восприятии текста документа может вызвать неоправданное использование заимствованных слов. Наиболее типичная ошибка – немотивированное употребление иноязычных слов вместо уже существующих для обозначения понятий привычных слов.

В документах не должны употребляться слова и выражения , вышедшие из употребления – архаизмы и историзмы.

В официально-деловой письменной речи сложились правила расположения определений. Так, согласованные определения ( выраженные прилагательными) ставятся перед определяемым словом , а несогласованные ( выраженные словосочетанием) – после него. При сочетании согласованного и несогласованного определений первое обычно предшествует второму.

При построении словосочетаний следует учитывать, что большинство слов в письменной деловой речи употребляется только с одним словом или с ограниченной группой слов.

Основное требование к информационному насыщению документа – это целесообразное количество включаемой информации, необходимое и достаточное для реализации коммуникативной задачи.

Структура текста документа (логическое соединение смысловых аспектов) должна быть «прозрачной», легко воспринимаемой.

В многоаспектных документах изложение каждого аспекта содержания следует начинать с нового абзаца, выделять красной строкой. Каждое последующее предложение абзаца должно быть связано с предыдущим. Специалисты различают два вида контекста: последовательный и параллельный.

При составлении деловых бумаг следует учитывать информационную роль порядка слов в предложении. В устной речи наиболее значимое слово выделяется интонационно. В письменной речи информационная роль слова или словосочетания возрастает к концу предложения.

К стандартным аспектам языка деловой письменной речи относится унификация сокращений, широко используемых в деловых письмах.

НОВЫЕ ТЕНДЕНЦИИВ ПРАКТИКЕ РУССКОГО ДЕЛОВОГО ПИСЬМА

Новые ситуации делового общения требуют совершенствования форм документационного обеспечения. Появляются новые виды документов. Лексикон официально-деловой письменной речи пополняется новыми терминами.

Юридические и правовые аспекты взаимоотношений между работником и работодателем закрепляются с помощью таких документов, как трудовой договор, трудовое соглашение, контракт.

Вхождение России в систему мировых экономических отношений определяет необходимость соответствия отечественной практики делового общения, делового письма мировым стандартам, в том числе на уровне терминологии. Именно это является одной из причин активного проникновения иноязычных слов и терминов в русскую официально-деловую письменную речь.

Тенденция большей языковой свободы, экспрессивности языка сообщения проявляются, в первую очередь, в языке и стиле рекламной деловой корреспонденции.

Реклама в деловой речи. В последнее время широкое распространение получили документы информационно-рекламного характера: товарное предложение; сообщение потенциальным потребителям о видах производимых товаров и услуг; резюме.

Информационно-рекламные письма нередко строятся по модели: риторический вопрос – информационный текст, являющийся ответом на поставленный вопрос. Основное требование к тексту рекламного послания (впрочем, как и текстам деловых посланий других типов) – информативность и убедительность. Рекламное деловое письмо должно содержать конкретное коммерческое предложение.

ОСОБЕННОСТИ РУССКОЙ И ЗАРУБЕЖНОЙ ШКОЛ ДЕЛОВОГО ПИСЬМА

В значительной степени новые тенденции в русском деловом письме обусловлены расширением деловых связей с зарубежными партнерами.

Главной особенностью русской официально-деловой письменной речи все еще остается строгая функциональность, так называемый «телеграфный» стиль. В то время как в западной и американской деловой переписке к письму предъявляются те же требования, что и разработкам рекламного характера.

Основным условием убедительности любого делового документа является его доказательность. Однако в практике западной и американской деловой переписки принято считать, что убедительность.

Для отечественной практики деловой переписки характерен так называемый «Мы - подход» в подаче информации, т.е. адресант и адресат делового послания рассматриваются как «коллективные» субъекты. В западной и американской школах делового письма представлены как «Мы - подход», так и «Я - подход».

student.zoomru.ru

Правила оформления документов. Речевой этикет в документе — реферат

ДАГЕСТАНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ИНСТИТУТ НАРОДНОГО ХОЗЯЙСТВА

НАЛОГОВЫЙ ФАКУЛЬТЕТ

РЕФЕРАТ

на тему:

«Правила оформления документов.

Речевой этикет в документе»

Подготовила:

Студентка 1курса 3группы

Новрузова А.М.

Проверила:

Сулаева Ж.А.

Махачкала 2013

Содержание

1.Унификация языка деловых бумаг

Унификация - один из обязательных свойств официально-деловой письменной речи, в той или иной степени характеризуют все типы деловых бумаг. Суть унификации служебных документов сводится к сокращению видов документов, приведению к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению.

Стандартизация официальных бумаг заключается в установлении в государственном масштабе оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов. Эти правила принимаются в установленном порядке для всеобщего и многократного применения в делопроизводстве. Результаты разработки при этом оформляются в виде межгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТ Р), отраслевых (ОСТ) стандартов, а также стандартов предприятий и учреждений (СТП).

Особенность унификации языка служебных документов состоит в формировании системы стандартных языковых моделей, отражающих типовые ситуации делового общения. При этом «под моделью понимают и логическую и синтаксическую конструкцию (конструкцию предложения), охватывающую максимальное количество управленческих ситуаций».

Наиболее значимым с точки зрения типизации ситуаций общения является фактор цели, поскольку именно цель совершения речевого действия обусловливает тип и стиль создаваемого документа.
Решение тех или иных задач делового общения реализуется в речевых действиях, ключевым словом которых является так называемый глагол-действие: просим, предлагаем, направляем, прилагаем, рекомендуем, сообщаем, гарантируем и т. д.
Цель, которую ставит перед собой инициатор делового общения, определяет не только выбор языковых моделей, но, прежде всего, тематический и функциональный тип деловой бумаги.

Таким образом, все смысловые аспекты документа реализуются в виде устойчивых логических форм - моделей. В результате процесс составления официальной бумаги сводится к соединению в определенной логической последовательности стандартных языковых моделей. Например, подтверждение получения чего-либо может быть представлено следующими языковыми моделями:

Подтверждаем получение Вашего заказа.

С благодарностью подтверждаем получение Вашего заказа.

С благодарностью подтверждаем получение Вашего заказа и приступаем к его выполнению.

Приведение языковых и текстовых средств, служебных документов к единому образцу, т. е. стандартизация и унификация деловой письменной речи, оправдано соображениями удобства, экономией времени при составлении текстов деловых писем, их обработке.

Наименее трудоемким способом составления официального письма является использование типовых текстов и текстов-трафаретов, применимых для передачи однотипной повторяющейся информации.

Типовой текст - это текст-стереотип, используемый в качестве примера или основы для создания нового документа. Способ создания документов по образцу-стереотипу называется типизацией документов. Он используется для построения текстов аналогичного содержания, соответствующих аналогичным ситуациям делового общения на производстве, в торговле, в государственных учреждениях и т. д.

Трафаретизация - способ фиксации информации в виде текста с пробелами, предназначенными для заполнения их переменной информацией, которая зависит от конкретной ситуации. Примеры трафаретных бланков текстов - бланки справок отделов кадров, командировочных удостоверений и др. В деловой переписке также используются трафаретные тексты, например, в письмах-приглашениях, письмах-заявках и т. д. Трафаретным способом оформляются тексты договоров, соглашений, контрактов. Применение трафаретных бланков существенно сокращает время, затрачиваемое на составление документов. Кроме того, трафаретный способ составления документов сводит к нулю возможность нескольких толкований текста.

Пример текста-трафарета

Тов. ______________________ работает _________________

(фамилия, инициалы) (название учреждения)

в должности ______________. Оклад______________

Справка выдана для предоставления___________________________

Начальник отдела кадров______________

Многообразие современных деловых отношений, увеличение количества нестандартных ситуаций, отражающихся в деловой переписке, уменьшает возможность использования трафаретных текстов как способа делового общения.

1.1Языковые формулы официальных документов.

Особенность языка и стиля официальных бумаг - использование устойчивых языковых оборотов. За многолетнюю практику деловой переписки были выработаны языковые формулы, позволяющие ясно и лаконично излагать мотивы, причины и цели официального послания; формулировать просьбу, и т. д. Соединение в определенной последовательности языковых формул позволяет моделировать текст документа; упрощает процедуру создания официальной бумаги.

Начало документа, как правило, представляет собой изложение побудительных мотивов, объяснение причин принятия тех или иных решений.

Существуют языковые формулы, выражающие мотивы создания документа, например:

В подтверждение нашей договоренности ...

В соответствии с ранее достигнутой договоренностью (направляем, сообщаем) ...

В соответствии с письмом заказчика ...

В порядке оказания помощи прошу Вас ...

Также существуют языковые формулы, выражающие причины создания документа, цель создания документа; выражающие просьбы, требования и распоряжения; напоминание и предупреждение; предложение и т.д.

Следует отметить также устойчивые обороты речи, прочно закрепившиеся за официально-деловым стилем: наименее сложный...; наиболее важный; произвести проверку...; руководство считает возможным...; организация не возражает...; обеспечить выполнение...; создать необходимые условия...; оптимальное решение...; вероятные сроки...; подтвердить получение...; в дополнение к вышеуказанному… и т. д.

2.Правила этикета в практике делового письма

От того, как составлено и оформлено письмо, во многом зависит отношение адресата к автору письма. Поэтому в письме важно все — качественно или нет выполнен бланк организации и конверт, хорошего ли качества бумага используется для письма, грамотно ли составлено письмо с точки зрения орфографии, пунктуации и стилистики, как изложены и интерпретированы автором факты.

Главное правило переписки — лица, участвующие в ней, должны быть вежливы и пунктуальны, заставлять корреспондента ждать недопустимо. За рубежом принято, что ответ на любое письмо должен быть дан в течение недели; у нас в стране ситуация несколько отличается, однако с точки зрения этикета нельзя заставлять партнера ждать слишком долго. Если обстоятельства складываются так, что ответ в установленный срок дать нельзя, рекомендуется с извинениями сообщить об этом адресату, указав объективные причины задержки ответа и примерный срок окончательного решения. В служебной переписке не используют категоричный тон, иронические или тем более грубые выражения. То, что можно смягчить в личном общении интонацией или легкой улыбкой, в письме будет воспринято в буквальном смысле; поэтому этикет делового письма требует, чтобы выражения, которые могут показаться кому-то резкими, смягчались использованием глаголов в сослагательном наклонении (например: «Нам бы не хотелось распространять информацию о наших клиентах без их ведома») или вводными конструкциями (например: «К сожалению, наша организация не располагает сейчас необходимыми материалами…»). Этикет способствует тому, что, как бы в данный момент ни складывались отношения с партнером по служебной переписке, надежда на возможность сотрудничества в будущем тем не менее должна сохраниться. Больше всего затруднений вызывает обычно вопрос, как правильно с точки зрения этикета обратиться к адресату. Самым распространенным и нейтральным является использование в письме обращения к адресату по имени-отчеству с добавлением прилагательного «уважаемый», причем обращение размещается посередине листа двумя-тремя межстрочными интервалами ниже реквизита «Адресат», например:

Уважаемый Иван Иванович!

Если автор письма не знает имени-отчества адресата, а располагает лишь сведениями о его фамилии, допускается использовать в обращении выражение «Уважаемый коллега (Иванов)!» или «Уважаемый господин Петров!»; несколько устаревшим является обращение «Уважаемый товарищ Сидоров!». Прилагательное «Уважаемый» прекрасно сочетается также с наименованием звания, должности или социального положения, например: «Уважаемый господин предприниматель!», «Уважаемый господин директор!». Если письмо адресовано известному деятелю культуры, науки или искусства, вместо слова «уважаемый» лучше использовать его синонимы «многоуважаемый» или «глубокоуважаемый» в сочетании с именем-отчеством адресата, например: «Глубокоуважаемый Юрий Владимирович!» К судье принято обращаться «Ваша честь» (хотя Гражданский процессуальный кодекс РФ рекомендует обращение «Уважаемый суд»), к лицам духовного звания — «Преосвященнейший владыко!». Обращение «Дорогой (дорогая)» в официальной переписке также допускается только в сочетании с именем-отчеством и подразумевает наличие длительных и особенно доверительных отношений с адресатом. Особое внимание надо уделить правильному написанию наименования должности, фамилии, имени и отчества в адресе и приветствии. Прежде чем писать письмо, нужно сформулировать цель его составления и тщательно подойти к выбору фактов и аргументов. Письмо должно быть написано в дружеском тоне, располагающем к сотрудничеству. Каждая фраза должна соответствовать достижению желаемого эффекта.

Однако самыми важными в письме являются первый и последний абзацы. Первый абзац письма должен содержать краткое изложение существа дела, но написать его надо так, чтобы первые фразы не настраивали адресата против автора письма, а, напротив, учитывали точку зрения адресата, его желания, интересы и потребности. В заключительной фразе письма рекомендуют выразить надежду на плодотворное сотрудничество. Перед подписью обычно пишут «С уважением» или «С наилучшими пожеланиями». Из переписки на иностранных языках в русскую корреспонденцию перекочевало выражение «Искренне Ваш(а)». Этикет требует, чтобы ответ на письмо, автором которого является руководитель организации, подписывало должностное лицо равного ему ранга, т. е. тоже руководитель организации. Однако если инициативное письмо было подписано заместителем руководителя, то ответ может быть подписан как заместителем, так и самим руководителем.

В письменной речи, в отличие от устной, необходимость использования этикетных средств остается неизменной. В значительной степени оно определяется жанром послания (письма-приглашения, письма-поздравления, письма-соболезнования), социальным статусом адресата, о котором уже шла речь.

Деловые письма-приглашения и поздравления включают много этикетных фраз. Вместо этикетной рамки (слов приветствия и прощания) в деловых письмах используются обращения: Уважаемый Николай Иванович! Уважаемый г-н Бобылев! В конце письма перед подписью помещают заключительную формулу вежливости: Искренне Ваш!, С уважением; С искренним почтением!; С наилучшими пожеланиями!; Заранее благодарны за ответ! и т.п.

За этими заключительными репликами вежливости следует самоименование должностного лица, подписывающего документ, и его подпись. В самоименование включаются указание на занимаемую должность и название организации, если письмо направляется не на бланке учреждения, в противном случае — только должность.

Начальник Главного

Управления образования

______(Подпись) Е.Я.Коган

Директор Воскресенского

ПАТП ______ (Подпись)

В.В.Сиволобов

И.о. начальника Главного

Управления образования

Самарской области _____ (Подпись)

В.А.Прудникова

Или

Генеральный директор _________ (Подпись)

С.А.Прохоров

Главный бухгалтер ______ (Подпись) М.И.Притула

Если письмо направляется от имени Ученого совета какого-либо научного заведения, самоименование представляет собой указание на ту роль, которую то или иное лицо выполняет в данном органе:

Председатель Ученого совета института

_____ (Подпись) П.Н. Сергеев

Секретарь Ученого совета _______ (Подпись)

Л. Д. Сухов

myunivercity.ru

Смотрите также

..:::Новинки:::..

Windows Commander 5.11 Свежая версия.

Новая версия
IrfanView 3.75 (рус)

Обновление текстового редактора TextEd, уже 1.75a

System mechanic 3.7f
Новая версия

Обновление плагинов для WC, смотрим :-)

Весь Winamp
Посетите новый сайт.

WinRaR 3.00
Релиз уже здесь

PowerDesk 4.0 free
Просто - напросто сильный upgrade проводника.

..:::Счетчики:::..

Глава 2. Речевой этикет в документе. Реферат речевой этикет в документе

Речевой этикет в документе

Речевой этикет в документе

Глава 2. Речевой этикет в документе. Деловая этика в устной и письменной речи

Похожие главы из других работ:

1. Речевой этикет в системе языка

ГЛАВА 2. КОНЦЕПТ «РЕЧЕВОЙ ЭТИКЕТ» В РУССКОЙ ЯЗЫКОВОЙ КАРТИНЕ МИРА

2.2. Концепт «речевой этикет» в русской литературе

4. Речевой этикет: факторы, определяющие его формирование

3. Речевой этикет и его основные положения

ГЛАВА II. РЕЧЕВОЙ ЭТИКЕТ В ПИСЬМАХ А.П. ЧЕХОВА

1.2 Речевой этикет

1.4 Речевой этикет и проблемы стилистики

1. Речевой этикет и культура общения

2.1. РЕЧЕВОЙ ЭТИКЕТ

2. Речевой этикет

2.2 Речевой этикет и речевая ситуация

Глава I. Речевой этикет

2. РЕЧЕВОЙ ЭТИКЕТ

1.4 Речевой акт комплимента и речевой этикет

Речевой этикет в документе, реферат — allRefers.ru

Все темы данного раздела:

Речевой этикет в документе — реферат

Правила оформления документов. Речевой этикет в документе — реферат

ДАГЕСТАНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ИНСТИТУТ НАРОДНОГО ХОЗЯЙСТВА

НАЛОГОВЫЙ ФАКУЛЬТЕТ

РЕФЕРАТ

на тему:

«Правила оформления документов.

Речевой этикет в документе»

Подготовила:

Студентка 1курса 3группы

Новрузова А.М.

Проверила:

Сулаева Ж.А.

Махачкала 2013

1.Унификация языка деловых бумаг

Подтверждаем получение Вашего заказа.

С благодарностью подтверждаем получение Вашего заказа.

С благодарностью подтверждаем получение Вашего заказа и приступаем к его выполнению.

Пример текста-трафарета

Тов. ______________________ работает _________________

(фамилия, инициалы) (название учреждения)

в должности ______________. Оклад______________

Справка выдана для предоставления___________________________

Начальник отдела кадров______________

1.1Языковые формулы официальных документов.

Начало документа, как правило, представляет собой изложение побудительных мотивов, объяснение причин принятия тех или иных решений.

Существуют языковые формулы, выражающие мотивы создания документа, например:

В подтверждение нашей договоренности ...

В соответствии с ранее достигнутой договоренностью (направляем, сообщаем) ...

В соответствии с письмом заказчика ...

В порядке оказания помощи прошу Вас ...

2.Правила этикета в практике делового письма

Смотрите также

Тов. ______ работает _

в должности . Оклад