ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ ПО НАУКЕ, ВЫСШЕЙ ШКОЛЕ
И ТЕХНИЧЕСКОЙ ПОЛИТИКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ГУМАНИТАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ
Факультет управления
Кафедра документоведения
и организациия делопроиз-
водства
КУРСОВАЯ РАБОТА
по делопроизводству
Тема: «Организация работы секретаря»
студентки 3 курса
заочного отделения
<..............>
Москва, 1997 г.
.
— 2 -
В В Е Д Е Н И Е
Достижение науки и техники, бурное развитие научнотех-
нической революции, воздействующие на всю сферу человечес-
кой деятельности, требуют дальнейшего совершенствования уп-
равления, стиля и методов работы, повышения качества и
эффективности управленческого труда.
Стиль руководителя является одной из важнейших сторон
управленческой деятельности: от того, как работает руково-
дитель, зависит эффективность работы подчиненных. В понятие
«стиль руководителя» включается его способность организа-
вать труд подчиненных, коммуникабельность, готовность прис-
лушиваться к новым идеям, его отношения к риску и ошибкам,
понимание чувств других людей. На стиль руководителя в от-
дельной степени влияет работа его секретаря.
Можно без приувеличения сказать, что качество и эффек-
тивность работы аппарата управления во многом определяется
умением секретаря со знанием дела выполнять свои обязаннос-
ти, освободить руководителя от нерациональной затраты вре-
мени на выполнение технически функций.
По сути дела, секретарь является координирующим цент-
ром конкретного структурного подразделения, что на практике
означает полную осведомленность о местонахождении лиц свое-
го подразделения, правильное оформление переписки, подго-
товку организацию телефонных разговоров. Все это особенно
необходимо для оперативного выполнения срочного задания ру-
ководства определенным должностным лицам закрепленного под-
разделения.
Секретарь не принимает решений по вопросам, входящим в
компетенцию своего руководителя, однако она непосредственно
участвует в проведении в жизнь принятых решений. И здесь
личные качества секретаря, такие, как энергичность, само-
дисциплина, самоконтроль, решительность, доброжелатель-
ность, чувство справедливости, наряду с личным обоянием иг-
рают большую роль. Секретарь является связующим звеном
между своим руководителем и подчиненными. Секретарь предс-
тавляет руководителя также и перед другими учреждениями, и
по ней зачастую судят как о ее руководителе, так и о ее ор-
ганизации.
— 3 -
Механизация и автоматизация управленческого труда тре-
буют от секретаря постоянного повышения своей деловой ква-
лификации, более глубоких знаний технологии конторского
труда, делопроизводства.
Одним из путей обеспечения высокой эффективности рабо-
ты аппарата управления является правильная организация ра-
работы такой массовой категории вспомагательных сотрудников
как секретари. Однако в этой области необходимо отметить
существенные недостатки: как правило, подготовка секретаря
сводится главным образом к освоению технических навыков -
стенография, машинопись и т.п. Вопросы же рациональной ор-
ганизации работы секретаря, различные психологические ас-
пекты его деятельности глубоко не изучаются. Необходимые
навыки вырабатываются у секретарей в процессе длительной
практической работы методом «проб и ошибок».
Широкое распространение микроэлектроники, компьютеров
индивидуального пользования, мощных средств автоматизиро-
ванной обработки текста и графической информации, высоко
эффективных устройств ее хранения и поиска, современных
средств связи и сетей электронно-вычислительных машин поз-
воляют некоторым специалистам ставить вопрос о перспективах
создания электронной конторы будущего .
Может быть, при таком уровне развития техники уже не
имеет существенного значения организационные и психологи-
ческие аспекты труда служащих, и техника способна решить
все проблемы, обеспечить высокоэффективный труд руководите-
ля и секретаря.
Конечно же, нет. Эффективно с помощью современной тех-
ники решаются лишь вопросы автоматизации информационных
процессов, то есть те, которые наиболее хорошо поддаются
формализации. Значительно труднее формализовать процессы и
связи в сфере принятия управленческих решений, хотя и здесь
предпринимаются попытки использования достижений современ-
ной вычислительной техники. Тем не менее в управленческой
деятельности все еще велика роль интуитивных, волевых реше-
ний. Очень большое влияние на эффективность труда в сфере
управления оказывают и психологические аспекты взаимоотно-
шения людей. Предпринимаются попытки перестройки организа-
ционной структуры ряда фирм США с использованием подхода к
управленческому труду, как к процессу обработки информации.
— 4 -
С помощью создания автоматизированных центров обработки ин-
формации на ЭВМ пытались добиться сокращения числа служащих
и повышения производительности труда в сфере управления.
Однако при реализации такого подхода ярко проявились неу-
добства работы для руководителей высшего и среднего звена
при замене личных секретарей централизованной службой под-
готовки и обработки информации. В результате были вынуждены
вернуться к прежним организационным структурам.
Вероятно, ключом к решению этой проблемы является
комплексный подход, основанный на совместном использовании
достижений современной техники, рациональной организации
труда и человеческих взаимоотношений в сфере управления.
.
— 5 -
ГЛАВА 1. РАЦИОНАЛЬНОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ
ВРЕМЕНИ И РАБОТЫ
Способность отделить главное от второстепенного в ра-
боте часто отсутствует у многих руководителей. Это приводит
к тому, что сотрудники, а также другие службы бывают перег-
ружены потоком неудобоваримой информации.
Эту проблему секретари решают путем выявления смысла
работы из круга выполняемых ими обязанностей, вместо того,
чтобы в соответствии с логикой поступать наоборот.
Главное в любом деле можно найти только обладая крите-
рием важности, то есть умение определять различные по зна-
чению цели: общие, часные. Поэтому необходимо выработать в
себе способность как можно быстрее и точнее это сделать.
Большинство людей путают проблемы с затруднениями. Под
проблемой понимают расхождение между «Должно» и «Есть»,
между планируемым и действительным.
Существуеют три варианта решения проблемы:
1. «Должно» — требование, которое невозможно выполнить
на данном этапе. Таким образом, то, что до сих пор предс-
тавляло собой «Есть», превращается «Должно».
2. За счет энергичной деятельности происходит сокраще-
ние разрыва между планируемым и действительным, так как
«Должно» реально достижимо.
3. Компромисс для сближения «Должно» и «Есть».
1.1. Рациональная организация работы
секретаря
Порядок расположения документов:
1. Входящая корреспонденция: материалы, которые посту-
пают в секритариат.
2. Текущая обработка: материалы, которые уже отработа-
ны или должны быть скоро закончены.
3. Исходящие материалы: то, что уходит из
секретариата. Эти группы документов должны быть собраны в
папки или обложки.
Исходящие документы необходимо разделить на:
а) собственно исходящую почту, идущую за пределы
— 6 -
предприятия;
б) документы, рассылаемые в пределах предприятия;
в) документы, предназначенные для подшивки в дела.
Текущую работу следует разделить на:
1. Срочную — к исполнению сегодня (материалы для теле-
фонных переговоров должны находится отдельно).
2. Менее срочную. Следует сложить все вместе то, что
относится к определенному делу, в одну папку или обложку.
3. Назначенные сроки выполнения работы и приема посе-
тителей. Материалы должны располагаться в шкафу с делами
так, чтобы и руководитель, и его помощник, и другие сотруд-
ники могли сразу найти их. Сам список сроков должен быть
составлен и положен в отдельную папку.
4. Документы постоянного употребления. Это отделение
не должно быть слишком обширным. В нем может лежать только
то, чем пользуются особенно часто. Время от времени необхо-
димо проверять, все ли документы часто бывают нужны в нас-
тоящее время. Если этого вовремя не делается, то накаплива-
ется достаточное количество документов, среди которых
подчас трудно найти необходимый, тратится лишнее время на
его поиски. Проверку лучше выполнять в свободное от основ-
ной деятельности время, чтобы не отвлекаться и ничего не
перепутать.
.
— 7 -
ГЛАВА 2. НЕПОСРЕДСТВЕННОЕ ОБЛЕГЧЕНИЕ
РАБОТЫ РУКОВОДИТЕЛЯ
2.1. Назначение графика
а) Своевременное выполнение очередных задач.
б) Распознование собственных сильных и слабых сторон.
в) Лучшее использование собственного времени.
г) Экономный труд.
д) Повышение производительности труда.
2.2. Разделение ответственности за соблюдение сроков
В работе многих руководителй встречаются элементы имп-
ровизации, но не всегда они могут наладить необходимое пла-
нирование времени. Поэтому секретарь должен последователь-
но, но не слишком явно и не навязчиво воспитывать у
руководителя чувство потребности в планировании времени, по
крайней мере, в отношении к самой себе. Не следует прини-
мать распоряжений руководителя, не добившись ответа на воп-
рос, к какому сроку они должны быть выполнены. Тогда руко-
водители, возможно, придут к выводу, что рациональнее
назначить конкретные сроки, чтобы секретарь оставила их в
покое.
Многочисленные совещания оказываются бесполезными, так
как не устанавливается точно, кто отвечает за выполнение
задания и к какому сроку его необходимо выполнить. Как пра-
вило говорят: «Срочно» или «В ближайшее время». А насколько
срочно или в какое ближайшее время — часто не уточняют, за
все ошибки платит секретарь.
Поэтому секретарь должен заботиться о календаре-памят-
ке своего руководителя. Многие руководители подчас забывают
о своих распоряжениях, и поэтому секретарь обязана думать
не только за себя, но и за руководителя, быть так называе-
мым «опекуном».
.
— 8 -
ГЛАВА 3. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОЧЕГО МЕСТА
СЕКРЕТАРЯ
Организация рабочего места секретаря с учетом требова-
ний научной организации труда к его планировке и обслужива-
нию, а также с учетом требований и возможностей
использования современной организационной техники, к ее
оборудованию и оснащению является необходимым условием дос-
тижения высокой эффективности, оперативности и качества
труда, сохранения работоспособности в течении всего рабоче-
го дня.
Рабочее место секретаря является важной ячейкой орга-
низации трудового процесса в учреждении. Поскольку секре-
тарь — «лицо учреждения», то и его рабочее место должно
быть образцом правильной организации, показателем высокой
культуры труда.
Планировка рабочего места секретаря должна обеспечить
максимальные удобства при выполнении возложенных на него
обязанностей, в то же время отвечать требованиям экономии
площади помещения.
Рабочее место секретаря в приемной обычно располагает-
ся рядом с кабинетом руководителя, в центре комнаты, неда-
леко от дверей в кабинет и так, чтобы легко можно было ви-
деть всех входящих.
В помещении должны находиться только те предметы,
требующиеся секретарю и другим сотрудникам, непосредственно
в процессе работы.
Мебель для посетителей дожна находится в зале, хорошо
просматриваемым секретарем, удобна для размещения в помеще-
нии.
Большую часть рабочего времени секретарь работает си-
дя, а это утомляет, поэтому он должен иметь возможность
удобно вытянуть ноги, свободно вставать, менять позу для
письма, работы на пишущей машинке, чтения.
Насыщенность рабочего места секретаря средствами орг-
техники требует ее размещения с учетом требований эргономи-
ки и максимальной эффективности работы.
Важным элементов организации рабочего места секретаря
является внутренняя организация отделений стола. Ящики
— 9 -
должны легко, плавно и бесшумно выдвигаться. Большой ящик
лучше всего приспособить для вертикального хранения матери-
алов, в остальных ящиках должны быть различные специальные
приспособления — для картотек, малой организационной техни-
ки, канцелярских принадлежностей и т.п. Необходимо постоян-
но и строго следить за порядком на рабочем месте и в ящиках
стола.
Следует помнить, что нередко секретарь имеет большое
количество разных технических средств, включая оргтехнику,
которой пользуются другие работники: конвертовскрыватель,
бумагоуничтожающая машина, ламинабор. Их размещают таким
образом, чтобы они были доступны для подхода и кратковре-
менного пользования, но находились под постоянным наблюде-
нием секретаря. Пользоваться своей пишущей машинкой, дикто-
фоном, и термокопировальным аппаратом другим сотрудникам
разрешать не следует, так как это может привести к серьез-
ной поломке, а также к размножению посторенней информации.
Секретарь несет полную ответственность за ту аппаратуру,
которая находится в его кабинете и поэтому спрашивать за
нее будут, в первую очередь, с ответственного работника и
взыскивать за поломки тоже с него.
3.1. Организация работы секретаря, руководитель
которого часто отсутствует
Секретарь должен иметь возможность при необходимости
говорить со своим руководителем по неотложным делам.
Если работа руководителя хорошо согласована с работой
его секретаря, то оба имеют один план, из которого видно, в
какое время руководитель будет находиться в определенном
месте и как с ним можно связаться по телефону или по телек-
су, если это необходимо.
Существуют руководители, у которых длительность от-
дельных бесед, совещаний, а также время, на которое они
назначены, весьма различны. В этом случае можно связаться с
ним только в определенное время. Об этом времени оба должны
четко договориться.
По-моему мнению, руководитель должен всегда говорить
своему секретарю, куда он идет, как с ним можно связаться,
если возникнет необходимость и во сколько он вернется, хотя
— 10 -
бы приблизительно. И в этом нет ничего предосудительного.
3.2. Работа на совещаниях. Подготовка к проведению
конференций.
Приглашение на конференцию нужно разослать приглашен-
ным, по крайней мере, за 2 недели до ее начала, причем сле-
дет просить ответить на приглашение, поскольку необходимо
знать, сколько прибудет участников.
В приглашении обязательно должно быть указано место
заседания, часть здания или корпус, этаж, комната, а также
наименование транспорта, на котором можно будет добраться
до назначенного места.
Нужно позаботиться о том, чтобы при проведении заседа-
ний было обеспечено следующее:
1) помещение для заседаний на все время их проведений;
2) обеспечить проход приглашенных через вахту или про-
ходную без задержки. Для этого необходимо заранее составить
список приглашенных и отдать на проходную;
3) служебные машины или такси для подвоза участников
из гостиниц или с вокзала;
4) обслуживание в зале заседаний.
.
— 11 -
ГЛАВА 4. РАБОТА СЕКРЕТАРЯ ПО БЕЗДОКУМЕНТ-
НОМУ ОБСЛУЖИВАНИЮ
Профессия секретаря требует от человека высокой подго-
товленности, целого комплекса личных и деловых качеств,
обусловленных спецификой секретарского труда. Задача секре-
таря заключается в том, чтобы освободить руководителя от
выполнения нетворческих, вспомогательно-технических опера-
ций. В его оязанности входит выполнение большого объема ра-
бот по сбору, составлению, оформлению, обработке устной и
документационной информации, а также по организации приема
посетителей, подготовке заседаний и совещаний, по телефон-
ному обслуживанию и т.п. Очень важным фактором в работе
секретаря является хороий деловой контакт с руководителем,
умение выполнить работу в стиле руководителя.
Условно обязанности секретаря можно разделить на рабо-
ту по документному и бездокументному обслуживанию руководи-
теля. К операциям по бездокументному обслуживанию относятся
такие, как выполнение технических функций по обеспечению
руководителя, подготовка заседаний и совещаний, организация
приема посетителей, телефонное обслуживание, подготовка ко-
мандировок, планирование своей работы.
К документному обслуживанию относится: составление,
оформление, редактирование служебных документов, регистра-
ция, контроль исполнения, подшивка в дела и передача их на
хранение, стенографирование, расшифровка и оформление на
пишущей машинке документов.
Следует учитывать то, что обязанности секретарей руко-
водителй различных уровней управения отличаются как по со-
держанию, так и по объему. Нередко секретарь руководителя
крупного учреждения, предприятия6 организации имеет в совем
подчинении сотрудников, выполняющих машинописные работы
(машинистки) и работу с документами (делопроизводитель).
Секретарь выполняет в большей степени функции бездокумент-
ного обслуживания: прием посетителей, работа с телефоном и
т.д. Секретарь руководителя структурного подразделения, как
правило, выполняет по мимо своих основных обязанностей еще
значительный объем машинописных работ, ведет табель учета
рабочего времени сотрудников совего подразделения.
.
— 12 -
ГЛАВА 5. ДЕЛОВЫЕ КОНТАКТЫ СЕКРЕТАРЯ.
Одним из важных деловых контактов является взаимоотно-
шение руководитель-секретарь. Поскольку секретарь является
первым помощником руководителя, он должен выполнять работу
в его стиле. Фактически секретарь является личным организа-
тором руководителя, помогает ему в планировании рабочего
времени, а также в выполнении намеченных мероприятий, осво-
бождая от выполнения вспомогательных технических операций,
фильтрует потоки корреспонденции, телефонных вызовов и по-
сетителей.
К сожалению, на практике секретарь часто встречается с
такой трудностью, как необязательность руководителя в отно-
шении информации о его местоприбывании, что создает большие
трудности. В таких случаях секретарь имеет право прямо
спросить, куда уходит руководитель и когда вернется.
Следует учесть, что не все руководители умеют рацио-
нально планировать свое рабочее время. Помочь руководителю
в этом — задача секретаря. Необходимо последовательно, но
не навязчиво воспитывать потребность в планировании време-
ни. Желательно вместе с руководителем ежедневно уточнять
намеченные мероприятия на следующий день. Делать это можно
во время утреннего доклада о текущих делах и корреспонден-
ции или во время вечернего доклада.
Секретарь должен в учетных формах отметить и сообщить
посетителю время посещения.
Время обеденного перерыва у секретаря и руководителя
не должно совпадать.
Одна из главных задач секретаря — буть чутким посред-
ником между руководителем и подчиненными. Он должен прило-
жить максимум усилий для создания благоприятной обстановки
и деловых отношений с другими сотрудниками. Зная режим и
характер работы руководителя, секретарь может в случае не-
обходимости оказать помощь сотрудникам в организации приема
их руководителем; помочь составить документ, удовлетворяю-
щий личную просьбу и т.п. Секретарю важно установить дело-
вые контакты с сотрудниками различных подразделений своего
предприятия. В некоторых случаях секретарю приходится выс-
тупать от имени руководителя. Очень важно уметь вежливо и
— 13 -
четко давать нужные указания, контролировать их выполнение.
5.1. Пользование телефоном.
Основная задача секретаря в работе с телефоном — осво-
бодить руководителя от вызовов. Помощь секретаря в органи-
зации служебных разговоров по телефону способствует рацио-
нальной организации работы руководителей. Секретарь всегда
должен помнить о необходимости соблюдения служебной тайны.
5.2. Организация приема посетителей.
Обязанности секретаря различны в зависимости от того,
какой вид приема проводится руководителем. Прием посетителй
можно разделить на три вида:
1) прием сотрудников своего учреждения по текущим де-
лам
2) прием представителей других организаций
3) прием по личным вопросам
Секретарь должен помнить, что посетитель любого ранга,
без исключения, может войти в кабинет руководителя только
после доклада секретаря.
Если посетитель пришел без предварительной договорен-
ности, то секретарь может самостоятельно решить: доложить о
нем немедленно или записать на прием. Особое внимание сек-
ретарь должен проявлять к организации приема руководителем
посетителей по личным вопросам.
5.3. Работа секретаря с информацией
для руководителя
Секретарь должен помогать руководителю орентироваться
в информационных потоках, находить, обрабатывать нужную ин-
формацию, а иногда и готовить информационно-обзорные рефе-
раты.
Секретарь должен внимательно просматривать статьи,
раскрывающие интересующие руководителя вопросы производс-
твенной деятельности, научно-технические результаты и т.д.
Наиболее важные места в статьях можно выделить закладками
или подчеркнуть.
— 14 -
Составляя реферат, секретарь не должен вносить ка-
кие-либо дополнения от себя. Если необходимо, в реферат мо-
гут быть включены таблицы, схемы, графики.
В повседневной работе секретарь должен ежедневно соби-
рать и фиксировать в дневнике данные, которые могут
интересовать руководителя и уточнять их у специалистов. Ру-
ководителю следует представлять только достоверную информа-
цию, проверенную.
.
— 15 -
З А К Л Ю Ч Е Н И Е
В заключении мне бы хотелось сказать о личных качест-
вах секретаря и о его роли в работе с руководителем.
Важными факторами успеха работы личного секретаря
является умение вести себя с людьми и способность создать
впечатление, повышающее авторитет руководителя. Секретарь
должен быть важным звеном в системе контактов своего руко-
водителя, обеспечивая эффективную связь и своевременное
принятие необходимых мер. Секетарь является личным предста-
вителем своего руководителя, и выполнение этой кючевой роли
требует умения производить благоприятное впечатление на ра-
ботников организации и представителей других фирм.
Роль секретаря руководителя, как она определяется в
брошюре Европейской ассоциации профессиональных секретарей,
состоит в том, чтобы знать существо деятельности своего ру-
ководителя и уметь значительную часть этой работы брать на
себя.
В обязанности секретаря входит:
1. Стенографирование, печатание станограмм, составле-
ние писем и т.д.
2. Получение, обработка входящей и исходящей почты.
3. Ведение телефонных разговоров, организация приемов.
4. Ведение дневника руководителя; организация его
встреч.
5. Организация деловых поездок руководителя.
6. Регистрация деловой корреспонденции, ведения дел.
7. Организация и участие в работе совещений.
8. Организация дел в кабинете руководителя.
9. Освобождение руководителя от рутинных операций.
10. Информационное обеспечение.
11. Оформление банковских счетов.
12. Руководство деятельностью подчиненных секретарю
делопроизводственных служб и персонала.
13. Соблюдение положительных правил техники безопас-
ности.
14. Организация и руководство работой по обеспечениею
неразглашения обработанной информации.
15. Обеспечение секретариата и руководителя необходи-
— 16 -
мыми канцелярскими принадлежностями.
16. Организация общих собраний и мероприятий общего
характера.
Эту тему для своей курсовой работы я выбрала не слу-
чайно. Сейчас я работаю в организации секретарем. То, что я
прочла в книгах Джона Харрисона, Ришара и Клауса, глубоко
отличает секретарей западных фирм и наших. Я не в коей мере
не хочу обидеть наших секретарей, но их работал очень силь-
но отличается от работы секретарей на Западе, да и не толь-
ко там.
В книге Д.Харрисона очень хорошо написано, что такое
секретарь, его обязанности, качества. Она была бы хорошим
пособием или памяткой для наших секретарей. Буквально все
разложено по полочкам. Что надо делать, как надо делать и
т.д.
Когда смотришь по телевидению встречи руководителей
фирм, то невольно обращаешь внимание на сопровождение, в
том числе, и на секретаря. Обычно это сдержанный, манерный
человек. У нас тоже такие есть, но к сожелению, их не так
уж много. Тем более, сейчас организуется очень много акцио-
нерных фирм, бирж, которые заключают контракты с западными
фирмами. И секретари должны быть«на уровне». Харрисон не
зря пишет, что «секретарь представляет своего руководителя,
и по нему судят, иногда, даже о фирме».
Прежде всего, у секретарей должно быть такое качество,
как доброжелательность, умение вести себя с посетителями,
расположить их к себе. Можно даже организовать так называе-
мые курсы секретарей, где обучать их деловым и личным ка-
четвам, которые присущи этой профессии. У нас в стране уже
есть такие, но они не всегда дают тот багаж знаний, который
необходим в работе секретаря.
Секретарь — важная профессия, особенно в наше время, в
эпоху создания все новых и новых фирм. В большей степени от
него тоже будет зависить успех фирмы или предприятия. И
пусть профессия секретаря никогда не уронит своего прести-
жа.
.
— 17 -
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
1. Ришар, Каус. Секретарь учреждения. Организация ра-
боты. М., Экономика, 1983 г.
2. Джон Харрисон. Организация работы секретаря учреж-
дения. М., Экономика, 1982 г.
3. Бондарева Т. Н. Секретарское дело. М., Высшая
школа, 1989 г.
.
— 18 -
С О Д Е Р Ж А Н И Е
Страницы
ВВЕДЕНИЕ 2 — 4
ГЛАВА 1. РАЦИОНАЛЬНОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ ВРЕМЕНИ
И РАБОТЫ СЕКРЕТАРЯ 5
1.1. Рациональная организация работы
секретаря 5 — 7
ГЛАВА 2. НЕПОСРЕДСТВЕННОЕ ОБЛЕГЧЕНИЕ
РАБОТЫ РУКОВОДИТЕЛЯ 7
2.1. Назначение графика 7
2.2. Разделение ответственности за соблю-
дение сроков 7
ГЛАВА 3. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОЧЕГО МЕСТА
СЕКРЕТАРЯ 8
3.1. Организация работы секретаря, руко-
водитель которого часто отсутствует 9 — 10
3.2. Работа на совещениях. Подготовка
к проведению конференций 10 — 11
ГЛАВА 4. РАБОТА СЕКРЕТАРЯ ПО БЕЗДО-
КУМЕНТНОМУ ОБСЛУЖИВАНИЮ 11 — 12
ГЛАВА 5. ДЕЛОВЫЕ КОНТАКТЫ СЕКРЕТАРЯ 13
5.1. Пользование телефоном 13
5.2. Организация приема посетителей 13
5.3. Работа секретарей с информацией
для руководителя 13 — 14
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 15 — 16
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 17
www.ronl.ru
План
1. Немного из истории.
Секретари появились в Древнем Риме в качестве хранителей чужих секретов. Потом из секретарей выделились нотариусы.
А сами секретари из доверенных лиц королей, царей, герцогов и пэров постепенно превратились в делопроизводителей. Традиционно в роли секретарей выступали мужчины. И только в конце 18 века появились женщины-секретари.
Секретарь – это лицо фирмы. Он первый, с кем сталкивается пришедший в учреждение посетитель, первый, с кем встречается, начиная свой трудовой день руководитель, первый, кто отвечает на телефонные звонки. От поведения секретаря во многом зависит не только престиж фирмы, в которой он трудится, но подчас и успех партнеров и клиентов фирмы.
Секретарь должен быть всегда в “форме” : тщательно и продуманно одет, опрятен, готов быстро и квалифицированно выполнить данные ему поручения., уметь спокойно, без растерянности, резкости, суеты и с достоинством решать вопросы в рамках своей компетенции. Ему необходим дар чувствовать “нюансы” дела, что позволяет свободно выходить из трудных ситуаций, в частности, не видеть и не слышать того, чего не следует видеть или слышать. Секретарь всегда на виду и в курсе многих дел: ведет работу с документами, участвует в проведении деловых встреч и переговоров, отвечает на телефонный звонок и сам делает распоряжение по поручению руководства, осуществляет запись посетителей на прием. Но иногда приходится делать и разовые поручения, например, передачу денег, междугородний телефонный разговор, посещение больного сослуживца и так далее.
Через секретаря осуществляется связь руководителя с подчиненными и внешним миром. Способность ориентироваться в сложном многообразном потоке информации, правильно, четко и оперативно классифицировать ее часто определяет оперативность работы отделов и даже всего учреждения.
Основные функции секретаря.
Важную роль играет профессиональная базовая подготовка, включающая как высокий уровень общего образования, так и специфические знания, которые могут быть определены в соответствии с основными функциями секретаря:
Современные требования.
Чтобы отвечать современным требованиям, секретарь должен обладать следующими качествами:
Классификация секретарей.
Есть несколько позиций, которые занимают секретари: RECEPTIONIST – девушка, работающая на телефоне. В ее обязанности входит отвечать на вопросы, встречать и провожать гостей и клиентов. На этой должности необязательно знание языка. Основное требование – умение держаться и аккуратность. На этом же уровне находится должность информатора. Только в этом случае девушка сообщает клиентам какую-то конкретную информацию.
Если человек владеет иностранным языком, ему предусмотрена должность OFFICE MENEGER, который занимается организацией офиса.
Самая же высокая должность –PERSONAL SEKRETARY – помощник генерального директора или президента. В этом случае девушка работает только на одного шефа, отвечает на корреспонденцию как на русском, так и на английских языках, сопровождает директора в командировки. Здесь большое внимание уделяется внешним данным, аккуратности, организованности, исполнительности. Такой секретарь должен быть не только исполнителем, но и инициатором. Знать, что ответить, как сориентироваться в любой ситуации. Но и это не предел. Можно вырасти из секретаря в менеджеры… Специфика и сложность работы секретаря связана с тем, что она всегда на виду, в центре общения с руководством, коллегами, клиентами. Он как бы множеством ниточек связывает различные подразделения фирмы, находится в центре внутренних проблем и ее внешних контактов. Поэтому роль секретаря в ритмичном эффективном функционировании фирмы, в создании психологического климата в коллективе чрезвычайно важна и не заменима.
Обязанности.
Без особого рода знаний, умений и навыков секретарю не справится со своими обязанностями. А в обязанности входит:
Кроме работы с документами в обязанности секретаря включаются функции по бездокументарному обслуживанию. В частности:
Перечисленные служебные обязанности могут быть ограничены и дополнены другими. Но и приведенный перечень дает представление о специфике секретарской работы, в связи с чем уместно рассмотреть главные аспекты профессиональной деятельности и культуры труда секретаря.
Особенностью работы также является постоянная нехватка времени, работа в условиях стресса. В этом случае выручает умение слушать, правильно понимать, запоминать задания. Оценивать и принимать быстрые и верные решения.
Помните: ваши ошибки – это ошибки того должностного лица, в структурном подразделении которого вы работаете.
Приступая к работе, ответьте себе на следующие вопросы: Что нужно сделать? Как? Когда? Какой ожидаемый результат?
Немного размышления, чуточку здравого смысла, оперативности – и все готово. Если вы целеустремленная и организованная, деловая, доброжелательная в общении с окружающими, обаятельная и привлекательная, то профессия секретарь ждет вас.
www.coolreferat.com
План
1. Немного из истории.
Секретари появились в Древнем Риме в качестве хранителей чужих секретов. Потом из секретарей выделились нотариусы.
А сами секретари из доверенных лиц королей, царей, герцогов и пэров постепенно превратились в делопроизводителей. Традиционно в роли секретарей выступали мужчины. И только в конце 18 века появились женщины-секретари.
Секретарь – это лицо фирмы. Он первый, с кем сталкивается пришедший в учреждение посетитель, первый, с кем встречается, начиная свой трудовой день руководитель, первый, кто отвечает на телефонные звонки. От поведения секретаря во многом зависит не только престиж фирмы, в которой он трудится, но подчас и успех партнеров и клиентов фирмы.
Секретарь должен быть всегда в “форме” : тщательно и продуманно одет, опрятен, готов быстро и квалифицированно выполнить данные ему поручения., уметь спокойно, без растерянности, резкости, суеты и с достоинством решать вопросы в рамках своей компетенции. Ему необходим дар чувствовать “нюансы” дела, что позволяет свободно выходить из трудных ситуаций, в частности, не видеть и не слышать того, чего не следует видеть или слышать. Секретарь всегда на виду и в курсе многих дел: ведет работу с документами, участвует в проведении деловых встреч и переговоров, отвечает на телефонный звонок и сам делает распоряжение по поручению руководства, осуществляет запись посетителей на прием. Но иногда приходится делать и разовые поручения, например, передачу денег, междугородний телефонный разговор, посещение больного сослуживца и так далее.
Через секретаря осуществляется связь руководителя с подчиненными и внешним миром. Способность ориентироваться в сложном многообразном потоке информации, правильно, четко и оперативно классифицировать ее часто определяет оперативность работы отделов и даже всего учреждения.
Основные функции секретаря.
Важную роль играет профессиональная базовая подготовка, включающая как высокий уровень общего образования, так и специфические знания, которые могут быть определены в соответствии с основными функциями секретаря:
Современные требования.
Чтобы отвечать современным требованиям, секретарь должен обладать следующими качествами:
Классификация секретарей.
Есть несколько позиций, которые занимают секретари: RECEPTIONIST – девушка, работающая на телефоне. В ее обязанности входит отвечать на вопросы, встречать и провожать гостей и клиентов. На этой должности необязательно знание языка. Основное требование – умение держаться и аккуратность. На этом же уровне находится должность информатора. Только в этом случае девушка сообщает клиентам какую-то конкретную информацию.
Если человек владеет иностранным языком, ему предусмотрена должность OFFICE MENEGER, который занимается организацией офиса.
Самая же высокая должность –PERSONAL SEKRETARY – помощник генерального директора или президента. В этом случае девушка работает только на одного шефа, отвечает на корреспонденцию как на русском, так и на английских языках, сопровождает директора в командировки. Здесь большое внимание уделяется внешним данным, аккуратности, организованности, исполнительности. Такой секретарь должен быть не только исполнителем, но и инициатором. Знать, что ответить, как сориентироваться в любой ситуации. Но и это не предел. Можно вырасти из секретаря в менеджеры… Специфика и сложность работы секретаря связана с тем, что она всегда на виду, в центре общения с руководством, коллегами, клиентами. Он как бы множеством ниточек связывает различные подразделения фирмы, находится в центре внутренних проблем и ее внешних контактов. Поэтому роль секретаря в ритмичном эффективном функционировании фирмы, в создании психологического климата в коллективе чрезвычайно важна и не заменима.
Обязанности.
Без особого рода знаний, умений и навыков секретарю не справится со своими обязанностями. А в обязанности входит:
Кроме работы с документами в обязанности секретаря включаются функции по бездокументарному обслуживанию. В частности:
Перечисленные служебные обязанности могут быть ограничены и дополнены другими. Но и приведенный перечень дает представление о специфике секретарской работы, в связи с чем уместно рассмотреть главные аспекты профессиональной деятельности и культуры труда секретаря.
Особенностью работы также является постоянная нехватка времени, работа в условиях стресса. В этом случае выручает умение слушать, правильно понимать, запоминать задания. Оценивать и принимать быстрые и верные решения.
Помните: ваши ошибки – это ошибки того должностного лица, в структурном подразделении которого вы работаете.
Приступая к работе, ответьте себе на следующие вопросы: Что нужно сделать? Как? Когда? Какой ожидаемый результат?
Немного размышления, чуточку здравого смысла, оперативности – и все готово. Если вы целеустремленная и организованная, деловая, доброжелательная в общении с окружающими, обаятельная и привлекательная, то профессия секретарь ждет вас.
bukvasha.ru
ГЛАВА 1. РАЦИОНАЛЬНОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ ВРЕМЕНИ И РАБОТЫ Способность отделить главное от второстепенного в работе часто отсутствует у многих руководителей. Это приводит к тому, что сотрудники, а также другие службы бывают перегружены потоком неудобоваримой информации. Эту проблему секретари решают путем выявления смысла работы из круга выполняемых ими обязанностей, вместо того, чтобы в соответствии с логикой поступать наоборот. Главное в любом деле можно найти только обладая критерием важности, то есть умение определять различные по значению цели: общие, часные. Поэтому необходимо выработать в себе способность как можно быстрее и точнее это сделать. Большинство людей путают проблемы с затруднениями. Под проблемой понимают расхождение между "Должно" и "Есть", между планируемым и действительным. Существуеют три варианта решения проблемы: 1. "Должно" - требование, которое невозможно выполнить на данном этапе. Таким образом, то, что до сих пор представляло собой "Есть", превращается "Должно". 2. За счет энергичной деятельности происходит сокращение разрыва между планируемым и действительным, так как "Должно" реально достижимо. 3. Компромисс для сближения "Должно" и "Есть". 1.1. Рациональная организация работы секретаря Порядок расположения документов: 1. Входящая корреспонденция: материалы, которые поступают в секритариат. 2. Текущая обработка: материалы, которые уже отработаны или должны быть скоро закончены. 3. Исходящие материалы: то, что уходит из секретариата. Эти группы документов должны быть собраны в папки или обложки. Исходящие документы необходимо разделить на: а) собственно исходящую почту, идущую за пределы предприятия; б) документы, рассылаемые в пределах предприятия; в) документы, предназначенные для подшивки в дела. Текущую работу следует разделить на: 1. Срочную - к исполнению сегодня (материалы для телефонных переговоров должны находится отдельно). 2. Менее срочную. Следует сложить все вместе то, что относится к определенному делу, в одну папку или обложку. 3. Назначенные сроки выполнения работы и приема посетителей. Материалы должны располагаться в шкафу с делами так, чтобы и руководитель, и его помощник, и другие сотрудники могли сразу найти их. Сам список сроков должен быть составлен и положен в отдельную папку. 4. Документы постоянного употребления. Это отделение не должно быть слишком обширным. В нем может лежать только то, чем пользуются особенно часто. Время от времени необходимо проверять, все ли документы часто бывают нужны в настоящее время. Если этого вовремя не делается, то накапливается достаточное количество документов, среди которых подчас трудно найти необходимый, тратится лишнее время на его поиски. Проверку лучше выполнять в свободное от основной деятельности время, чтобы не отвлекаться и ничего не перепутать.
ГЛАВА 2. НЕПОСРЕДСТВЕННОЕ ОБЛЕГЧЕНИЕ РАБОТЫ РУКОВОДИТЕЛЯ 2.1. Назначение графика а) Своевременное выполнение очередных задач. б) Распознование собственных сильных и слабых сторон. в) Лучшее использование собственного времени. г) Экономный труд. д) Повышение производительности труда. 2.2. Разделение ответственности за соблюдение сроков В работе многих руководителй встречаются элементы импровизации, но не всегда они могут наладить необходимое планирование времени. Поэтому секретарь должен последовательно, но не слишком явно и не навязчиво воспитывать у руководителя чувство потребности в планировании времени, по крайней мере, в отношении к самой себе. Не следует принимать распоряжений руководителя, не добившись ответа на вопрос, к какому сроку они должны быть выполнены. Тогда руководители, возможно, придут к выводу, что рациональнее назначить конкретные сроки, чтобы секретарь оставила их в покое. Многочисленные совещания оказываются бесполезными, так как не устанавливается точно, кто отвечает за выполнение задания и к какому сроку его необходимо выполнить. Как правило говорят: "Срочно" или "В ближайшее время". А насколько срочно или в какое ближайшее время - часто не уточняют, за все ошибки платит секретарь. Поэтому секретарь должен заботиться о календаре-памятке своего руководителя. Многие руководители подчас забывают о своих распоряжениях, и поэтому секретарь обязана думать не только за себя, но и за руководителя, быть так называемым "опекуном".
ГЛАВА 3. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОЧЕГО МЕСТА СЕКРЕТАРЯ Организация рабочего места секретаря с учетом требований научной организации труда к его планировке и обслуживанию, а также с учетом требований и возможностей использования современной организационной техники, к ее оборудованию и оснащению является необходимым условием достижения высокой эффективности, оперативности и качества труда, сохранения работоспособности в течении всего рабочего дня. Рабочее место секретаря является важной ячейкой организации трудового процесса в учреждении. Поскольку секретарь - "лицо учреждения", то и его рабочее место должно быть образцом правильной организации, показателем высокой культуры труда. Планировка рабочего места секретаря должна обеспечить максимальные удобства при выполнении возложенных на него обязанностей, в то же время отвечать требованиям экономии площади помещения. Рабочее место секретаря в приемной обычно располагается рядом с кабинетом руководителя, в центре комнаты, недалеко от дверей в кабинет и так, чтобы легко можно было видеть всех входящих. В помещении должны находиться только те предметы, требующиеся секретарю и другим сотрудникам, непосредственно в процессе работы. Мебель для посетителей дожна находится в зале, хорошо просматриваемым секретарем, удобна для размещения в помещении. Большую часть рабочего времени секретарь работает сидя, а это утомляет, поэтому он должен иметь возможность удобно вытянуть ноги, свободно вставать, менять позу для письма, работы на пишущей машинке, чтения. Насыщенность рабочего места секретаря средствами оргтехники требует ее размещения с учетом требований эргономики и максимальной эффективности работы. Важным элементов организации рабочего места секретаря является внутренняя организация отделений стола. Ящики должны легко, плавно и бесшумно выдвигаться. Большой ящик лучше всего приспособить для вертикального хранения материалов, в остальных ящиках должны быть различные специальные приспособления - для картотек, малой организационной техники, канцелярских принадлежностей и т.п. Необходимо постоянно и строго следить за порядком на рабочем месте и в ящиках стола. Следует помнить, что нередко секретарь имеет большое количество разных технических средств, включая оргтехнику, которой пользуются другие работники: конвертовскрыватель, бумагоуничтожающая машина, ламинабор. Их размещают таким образом, чтобы они были доступны для подхода и кратковременного пользования, но находились под постоянным наблюдением секретаря. Пользоваться своей пишущей машинкой, диктофоном, и термокопировальным аппаратом другим сотрудникам разрешать не следует, так как это может привести к серьезной поломке, а также к размножению посторенней информации. Секретарь несет полную ответственность за ту аппаратуру, которая находится в его кабинете и поэтому спрашивать за нее будут, в первую очередь, с ответственного работника и взыскивать за поломки тоже с него. 3.1. Организация работы секретаря, руководитель которого часто отсутствует Секретарь должен иметь возможность при необходимости говорить со своим руководителем по неотложным делам. Если работа руководителя хорошо согласована с работой его секретаря, то оба имеют один план, из которого видно, в какое время руководитель будет находиться в определенном месте и как с ним можно связаться по телефону или по телексу, если это необходимо. Существуют руководители, у которых длительность отдельных бесед, совещаний, а также время, на которое они назначены, весьма различны. В этом случае можно связаться с ним только в определенное время. Об этом времени оба должны четко договориться. По-моему мнению, руководитель должен всегда говорить своему секретарю, куда он идет, как с ним можно связаться, если возникнет необходимость и во сколько он вернется, хотя бы приблизительно. И в этом нет ничего предосудительного. 3.2. Работа на совещаниях. Подготовка к проведению конференций. Приглашение на конференцию нужно разослать приглашенным, по крайней мере, за 2 недели до ее начала, причем следет просить ответить на приглашение, поскольку необходимо знать, сколько прибудет участников. В приглашении обязательно должно быть указано место заседания, часть здания или корпус, этаж, комната, а также наименование транспорта, на котором можно будет добраться до назначенного места. Нужно позаботиться о том, чтобы при проведении заседаний было обеспечено следующее: 1) помещение для заседаний на все время их проведений; 2) обеспечить проход приглашенных через вахту или проходную без задержки. Для этого необходимо заранее составить список приглашенных и отдать на проходную; 3) служебные машины или такси для подвоза участников из гостиниц или с вокзала; 4) обслуживание в зале заседаний.
ГЛАВА 4. РАБОТА СЕКРЕТАРЯ ПО БЕЗДОКУМЕНТНОМУ ОБСЛУЖИВАНИЮ Профессия секретаря требует от человека высокой подготовленности, целого комплекса личных и деловых качеств, обусловленных спецификой секретарского труда. Задача секретаря заключается в том, чтобы освободить руководителя от выполнения нетворческих, вспомогательно-технических операций. В его оязанности входит выполнение большого объема работ по сбору, составлению, оформлению, обработке устной и документационной информации, а также по организации приема посетителей, подготовке заседаний и совещаний, по телефонному обслуживанию и т.п. Очень важным фактором в работе секретаря является хороий деловой контакт с руководителем, умение выполнить работу в стиле руководителя. Условно обязанности секретаря можно разделить на работу по документному и бездокументному обслуживанию руководителя. К операциям по бездокументному обслуживанию относятся такие, как выполнение технических функций по обеспечению руководителя, подготовка заседаний и совещаний, организация приема посетителей, телефонное обслуживание, подготовка командировок, планирование своей работы. К документному обслуживанию относится: составление, оформление, редактирование служебных документов, регистрация, контроль исполнения, подшивка в дела и передача их на хранение, стенографирование, расшифровка и оформление на пишущей машинке документов. Следует учитывать то, что обязанности секретарей руководителй различных уровней управения отличаются как по содержанию, так и по объему. Нередко секретарь руководителя крупного учреждения, предприятия6 организации имеет в совем подчинении сотрудников, выполняющих машинописные работы (машинистки) и работу с документами (делопроизводитель). Секретарь выполняет в большей степени функции бездокументного обслуживания: прием посетителей, работа с телефоном и т.д. Секретарь руководителя структурного подразделения, как правило, выполняет по мимо своих основных обязанностей еще значительный объем машинописных работ, ведет табель учета рабочего времени сотрудников совего подразделения.
ГЛАВА 5. ДЕЛОВЫЕ КОНТАКТЫ СЕКРЕТАРЯ. Одним из важных деловых контактов является взаимоотношение руководитель-секретарь. Поскольку секретарь является первым помощником руководителя, он должен выполнять работу в его стиле. Фактически секретарь является личным организатором руководителя, помогает ему в планировании рабочего времени, а также в выполнении намеченных мероприятий, освобождая от выполнения вспомогательных технических операций, фильтрует потоки корреспонденции, телефонных вызовов и посетителей. К сожалению, на практике секретарь часто встречается с такой трудностью, как необязательность руководителя в отношении информации о его местоприбывании, что создает большие трудности. В таких случаях секретарь имеет право прямо спросить, куда уходит руководитель и когда вернется. Следует учесть,что не все руководители умеют рационально планировать свое рабочее время. Помочь руководителю в этом - задача секретаря. Необходимо последовательно, но не навязчиво воспитывать потребность в планировании времени. Желательно вместе с руководителем ежедневно уточнять намеченные мероприятия на следующий день. Делать это можно во время утреннего доклада о текущих делах и корреспонденции или во время вечернего доклада. Секретарь должен в учетных формах отметить и сообщить посетителю время посещения. Время обеденного перерыва у секретаря и руководителя не должно совпадать. Одна из главных задач секретаря - буть чутким посредником между руководителем и подчиненными. Он должен приложить максимум усилий для создания благоприятной обстановки и деловых отношений с другими сотрудниками. Зная режим и характер работы руководителя, секретарь может в случае необходимости оказать помощь сотрудникам в организации приема их руководителем; помочь составить документ, удовлетворяющий личную просьбу и т.п. Секретарю важно установить деловые контакты с сотрудниками различных подразделений своего предприятия. В некоторых случаях секретарю приходится выступать от имени руководителя. Очень важно уметь вежливо и четко давать нужные указания, контролировать их выполнение. 5.1. Пользование телефоном. Основная задача секретаря в работе с телефоном - освободить руководителя от вызовов. Помощь секретаря в организации служебных разговоров по телефону способствует рациональной организации работы руководителей. Секретарь всегда должен помнить о необходимости соблюдения служебной тайны. 5.2. Организация приема посетителей. Обязанности секретаря различны в зависимости от того, какой вид приема проводится руководителем. Прием посетителй можно разделить на три вида: 1) прием сотрудников своего учреждения по текущим делам 2) прием представителей других организаций 3) прием по личным вопросам Секретарь должен помнить, что посетитель любого ранга, без исключения, может войти в кабинет руководителя только после доклада секретаря. Если посетитель пришел без предварительной договоренности, то секретарь может самостоятельно решить: доложить о нем немедленно или записать на прием. Особое внимание секретарь должен проявлять к организации приема руководителем посетителей по личным вопросам. 5.3. Работа секретаря с информацией для руководителя Секретарь должен помогать руководителю орентироваться в информационных потоках, находить, обрабатывать нужную информацию, а иногда и готовить информационно-обзорные рефераты. Секретарь должен внимательно просматривать статьи, раскрывающие интересующие руководителя вопросы производственной деятельности, научно-технические результаты и т.д. Наиболее важные места в статьях можно выделить закладками или подчеркнуть. Составляя реферат, секретарь не должен вносить какие-либо дополнения от себя. Если необходимо, в реферат могут быть включены таблицы, схемы, графики. В повседневной работе секретарь должен ежедневно собирать и фиксировать в дневнике данные, которые могут интересовать руководителя и уточнять их у специалистов. Руководителю следует представлять только достоверную информацию, проверенную.
З А К Л Ю Ч Е Н И Е В заключении мне бы хотелось сказать о личных качествах секретаря и о его роли в работе с руководителем. Важными факторами успеха работы личного секретаря является умение вести себя с людьми и способность создать впечатление, повышающее авторитет руководителя. Секретарь должен быть важным звеном в системе контактов своего руководителя, обеспечивая эффективную связь и своевременное принятие необходимых мер. Секетарь является личным представителем своего руководителя, и выполнение этой кючевой роли требует умения производить благоприятное впечатление на работников организации и представителей других фирм. Роль секретаря руководителя,как она определяется в брошюре Европейской ассоциации профессиональных секретарей, состоит в том, чтобы знать существо деятельности своего руководителя и уметь значительную часть этой работы брать на себя. В обязанности секретаря входит: 1. Стенографирование, печатание станограмм, составление писем и т.д. 2. Получение, обработка входящей и исходящей почты. 3. Ведение телефонных разговоров, организация приемов. 4. Ведение дневника руководителя; организация его встреч. 5. Организация деловых поездок руководителя. 6. Регистрация деловой корреспонденции, ведения дел. 7. Организация и участие в работе совещений. 8. Организация дел в кабинете руководителя. 9. Освобождение руководителя от рутинных операций. 10. Информационное обеспечение. 11. Оформление банковских счетов. 12. Руководство деятельностью подчиненных секретарю делопроизводственных служб и персонала. 13. Соблюдение положительных правил техники безопасности. 14. Организация и руководство работой по обеспечениею неразглашения обработанной информации. 15. Обеспечение секретариата и руководителя необходимыми канцелярскими принадлежностями. 16. Организация общих собраний и мероприятий общего характера. Эту тему для своей курсовой работы я выбрала не случайно. Сейчас я работаю в организации секретарем. То, что я прочла в книгах Джона Харрисона, Ришара и Клауса, глубоко отличает секретарей западных фирм и наших. Я не в коей мере не хочу обидеть наших секретарей, но их работал очень сильно отличается от работы секретарей на Западе, да и не только там. В книге Д.Харрисона очень хорошо написано, что такое секретарь, его обязанности, качества. Она была бы хорошим пособием или памяткой для наших секретарей. Буквально все разложено по полочкам. Что надо делать, как надо делать и т.д. Когда смотришь по телевидению встречи руководителей фирм, то невольно обращаешь внимание на сопровождение, в том числе, и на секретаря. Обычно это сдержанный, манерный человек. У нас тоже такие есть, но к сожелению, их не так уж много. Тем более, сейчас организуется очень много акционерных фирм, бирж, которые заключают контракты с западными фирмами. И секретари должны быть"на уровне". Харрисон не зря пишет, что "секретарь представляет своего руководителя, и по нему судят, иногда, даже о фирме". Прежде всего, у секретарей должно быть такое качество, как доброжелательность, умение вести себя с посетителями, расположить их к себе. Можно даже организовать так называемые курсы секретарей, где обучать их деловым и личным качетвам, которые присущи этой профессии. У нас в стране уже есть такие, но они не всегда дают тот багаж знаний, который необходим в работе секретаря. Секретарь - важная профессия, особенно в наше время, в эпоху создания все новых и новых фирм. В большей степени от него тоже будет зависить успех фирмы или предприятия. И пусть профессия секретаря никогда не уронит своего престижа.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 1. Ришар, Каус. Секретарь учреждения. Организация работы. М., Экономика, 1983 г. 2. Джон Харрисон. Организация работы секретаря учреждения. М., Экономика, 1982 г. 3. Бондарева Т. Н. Секретарское дело. М., Высшая школа, 1989 г.
С О Д Е Р Ж А Н И Е Страницы ВВЕДЕНИЕ 2 - 4 ГЛАВА 1. РАЦИОНАЛЬНОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ ВРЕМЕНИ И РАБОТЫ СЕКРЕТАРЯ 5 1.1. Рациональная организация работы секретаря 5 - 7 ГЛАВА 2. НЕПОСРЕДСТВЕННОЕ ОБЛЕГЧЕНИЕ РАБОТЫ РУКОВОДИТЕЛЯ 7 2.1. Назначение графика 7 2.2. Разделение ответственности за соблю- дение сроков 7 ГЛАВА 3. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОЧЕГО МЕСТА СЕКРЕТАРЯ 8 3.1. Организация работы секретаря, руко- водитель которого часто отсутствует 9 - 10 3.2. Работа на совещениях. Подготовка к проведению конференций 10 - 11 ГЛАВА 4. РАБОТА СЕКРЕТАРЯ ПО БЕЗДО- КУМЕНТНОМУ ОБСЛУЖИВАНИЮ 11 - 12 ГЛАВА 5. ДЕЛОВЫЕ КОНТАКТЫ СЕКРЕТАРЯ 13 5.1. Пользование телефоном 13 5.2. Организация приема посетителей 13 5.3. Работа секретарей с информацией для руководителя 13 - 14 ЗАКЛЮЧЕНИЕ 15 - 16 СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 17
www.ronl.ru
