Анализ внутренней среды организации. Реферат анализ внутренней среды организации

Курсовая: "Анализ внутренней среды организации"

Выдержка из работы

Министерство образования и науки Российской Федерации

ФГБОУ ВПО «Чувашский государственный педагогический

университет им. И. Я. Яковлева"

Факультет управления

КУРСОВАЯ РАБОТА

Анализ внутренней среды организации

Выполнена студентом факультета

управления 3-го курса, группы ГМУ-2−10

К. Г. Кокоревой

Научный руководитель

к.э.н., доцент В.Л. Гурджиян

Чебоксары

2012

Содержание

Введение

Глава 1. Теоретические и методологические аспекты анализа внутренней среды организации

1.1 Понятие внутренней среды организации

1.2 Структура внутренней среды организации

1.3 Взаимосвязь внутренней и внешней среды организации

Глава 2. Оценка внутренней среды функционирования ООО «Ваши окна»

2.1 Общая характеристика организации

2.2 Оценка переменных внутренней среды организации

2.3 Характеристика организационной структуры

3. Направления повышения эффективности переменных внутренней среды ООО «Ваши окна

Заключение

Список использованной литературы

Введение

Важнейшим понятием в менеджменте является организация. Любая организация находится и функционирует в рамках внешней и внутренней сред. Они предопределяют успешность функционирования компании, накладывают определенные ограничения на операционные действия и в какой-то степени, каждое действие компании возможно только в том случае, если среда допускает его осуществление.

Нельзя представлять себе производителя как нечто автономно существующее за забором или висящее в вакууме. Производитель — это часть системы народного хозяйства. Миллионы производителей в виде различных организаций или индивидуальных предпринимателей функционируют, обеспечивая потребности других экономических субъектов. Функционируя в условиях глобального разделения труда, производитель вынужден учитывать все те факторы, которые обусловлены существованием в обществе других экономических субъектов.

Все множество факторов, которое образует среду предприятия, разделяют на три части: внутренняя среда, внешняя среда, макросреда.

В данной работе будет рассмотрена внутренняя среда организации. Умение выделить и проанализировать внутренние элементы организации является залогом успеха фирмы, именно эти ми обусловлена актуальность темы факторов внутренней среды предприятия. В новом тысячелетии наша страна должна научиться жить в условиях рыночной экономики, важнейшим условием этого является высококвалифицированные управленцы.

Целью данной работы является анализ факторов внутренней среды и ее влияние на деятельность предприятия. В связи с поставленной в работе целью необходимо решить ряд взаимосвязанных задач:

— дать понятие организационной системы

— охарактеризовать внутреннюю среду организационной системы;

— дать общую и организационную характеристику ООО «Ваши окна»;

— проанализировать внутреннюю среду ООО «Ваши окна».

Объектом данной работы является ООО «Ваши окна», основной вид деятельности: производство и реализация пластиковых окон и дверей.

Предметом данной работы является совокупность факторов, воздействующих на внутреннюю среду организации.

1. Теоретические и методологические аспекта анализа внутренней среды организации

1.1 Понятие внутренней среды организации

Любая организация находится и функционирует в среде. Каждое действие всех без исключения организаций возможно только в том случае, если среда допускает его осуществление. Внутренняя среда организации является источником ее жизненной силы. Она заключает в себе тот потенциал, который дает возможность организации функционировать, а следовательно, существовать и выживать в определенном промежутке времени.

Понятие внутренней среды организации можно определить следующим образом: внутренняя среда -- это совокупность характеристик организации и ее внутренних субъектов (сил, слабостей ее элементов и связей между ними), влияющих на положение и перспективы фирмы. К ним относятся миссия, стратегия, цели, задачи и структура организации, распределение функций (включая собственно управленческие), прав и ресурсов, интеллектуальный капитал (в том числе организационный и человеческий потенциал, обучаемость, ожидания, потребности и групповая динамика, включая отношения лидерства), стиль управления, ценности, культура и этика организации, а также системные модели взаимосвязей всех упомянутых характеристик [1, с. 72].

Внутренняя среда организации — это та часть общей среды, которая находится в рамках организации. Она оказывает постоянное и самое непосредственное воздействие на функционирование организации.

Все внутренние переменные взаимосвязаны. Внутренние переменные обычно называют социотехническими подсистемами, потому что они имеют социальный компонент (людей) и технический компонент (другие внутренние переменные).

Изменение одной из них в определенной степени влияет на нее другие. Совершенствование одной переменной, например, такой, как технология, не обязательно может вести к повышению производительности, если эти изменения сказываются отрицательно на другой переменной, например, людях [2, с. 47].

Внутренняя среда, в отличие от внешней, вбирает в себя то, что находится непосредственно внутри организации, а не за ее пределами.

Информация о внутренней среде организации необходима менеджеру, чтобы определить внутренние возможности, потенциал, на которые организация может рассчитывать в конкурентной борьбе для достижения поставленных целей. Анализ внутренней среды позволяет также лучше уяснить цели и задачи организации. Важно то, что помимо производства продукции, оказания услуг организация обеспечивает возможность существования своим работникам, создает определенные социальные условия для их жизнедеятельности.

Менеджер формирует и изменяет, когда это необходимо, внутреннюю среду организации, представляющую собой органичное сочетание ее внутренних переменных. Но для этого он должен уметь выделять и знать их.

Внутренние переменные — это ситуационные факторы внутри организации. Поскольку организации представляют собой созданные людьми системы, то внутренние переменные в основном являются результатом управленческих решений. Это, однако, вовсе не означает, что все внутренние переменные полностью контролируются руководством. Часто внутренний фактор есть нечто «данное», что руководство должно преодолеть в своей работе.

1.2 Структура внутренней среды организации

Внутренняя среда организации имеет свои составляющие элементы или, как их еще называют, внутренние переменные факторы. Под внутренними переменными понимают ситуационные факторы внутри организации. Главными переменными внутри организации, которые постоянно находятся в поле зрения менеджеров, являются:

— цели;

— структура;

— задачи;

— технология;

— люди.

Под внутренними переменными понимаются ситуационные факторы внутри организации, являющиеся в основном результатом управленческих решений.

Основные внутренние переменные организации, требующие внимания руководства, представлены на рис. 1.

Рис. 1. Цели организации

Согласно определению, организация -- это группа людей с осознанными общими целями. Под целями понимаются конкретные конечные состояния или желаемые результаты, которых люди стремятся добиться, работая вместе. Таким образом, организацию можно рассматривать как средство достижения целей, позволяющее людям коллективно добиться того, чего они не могли бы выполнить индивидуально.

В результате планирования руководство разрабатывает цели и координировано сообщает их членам организации, давая им возможность понять, к чему они должны стремиться.

У организации могут быть разнообразные цели. В организациях, занимающихся бизнесом, важными целями являются рентабельность, производительность, прибыль. Для получения, например, прибыли, в свою очередь, должны быть сформулированы цели в таких областях, как расширение доли рынка, разработка новой продукции, повышение качества услуг и т. д. Цели некоммерческих организаций больше связаны с вопросами социальной ответственности. В любом случае ориентация организации, определяемая ее целями, пронизывает все последующие решения руководства. 12, стр. 89]

Цели подразделяются на краткосрочные, промежуточные, долгосрочные (по очереди достижения), большие и малые (по критерию затрат ресурсов), конкурирующие, независимые и дополнительные. Классификация целей позволяет устанавливать приоритеты, одним целям отдавать предпочтение, другие -- отложить. В зависимости от изменения условий, возможностей, достигнутых результатов цели могут оставаться теми же, корректироваться или меняться. Новые цели появляются также в результате анализа информации, решений предыдущих лет, т. е. на основе заключений, выводов. Рассматриваются новые варианты: ведут ли они быстрее к достижению цели, что для этого дополнительно требуется. Если требования новых вариантов высоки и в ближайшее время не могут быть удовлетворены, то устанавливаются краткосрочные, но достижимые цели. К достижению больших и сложных целей идут постепенно, начиная с тех, которые имеют наибольший приоритет. При этом фиксируют достижение промежуточных целей. 3, стр. 173]

Выработка целей необходима как для всей организации, так и для отдельных ее подразделений. Из-за различий в целях подразделений руководство должно прилагать усилия по их координации. Основным направляющим вектором при этом являются общие цели организации. Цели подразделений должны вносить конкретный вклад в цели всей организации, а не вступать в противоречие с целями других подразделений.

Структура организации

Как важнейшая организационная характеристика структура представляет собой совокупность связей и отношений, сложившихся в системе между ее элементами.

Столь краткое определение структуры должно быть дополнено рядом существенных положений.

1. Структуру организации составляют только системообразующие связи и отношения, формирующие согласованное единство элементов в рамках целостной системы. Разрыв системообразующих связей и отношений нарушает целостность и равновесие системы.

2. По своему содержанию и функциональному назначению связи и отношения, составляющие структуру организации, подразделяются на три группы:

в связи непосредственного взаимодействия, обеспечивающие формирование у системы новых системных свойств, отсутствующих у отдельных составляющих ее элементов;

отношения соподчиненности, устанавливающие иерархическую зависимость в организации, определяющие число уровней строения организации;

соотношения, определяющие пропорциональность строения организации и обеспечивающие соответствие количественных и качественных параметров отдельных составляющих системы между собой.

3. Структура -- устойчивая характеристика системы, обладающая собственной стабильности и равновесия. Поэтому ее формирую, только устойчивые связи и отношения. Случайные, эпизодические, одномоментные связи и отношения в состав структуры организации не входят.

4. Составляющие структуру связи должны быть четкими, достаточно выраженными и сильными, а отношения -- ясными, определенными и однозначными. Слабость взаимодействий, размытость, неявность и неопределенность отношений ведут к формированию диссипативных структур (структур с ослабленными связями). Многие организации, особенно саморегулирующиеся системы целенаправленного поведения (такие, как предприятия), не могут нормально функционировать, если у них сформировалась диссипативная структура. При более ярко выраженном ослаблении связей происходит полное разрушение структуры, а следовательно, и организации в целом. 4, стр. 135]

Организации состоят из нескольких уровней управления и подразделений (функциональных областей -- маркетинг, производство, планирование финансов и т. д.).

Логические взаимоотношения уровней управления и функциональных областей, построенные в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать целей организации, называются структурой организации.

Основными концепциями, имеющими отношение к структуре организации, являются специализированное разделение труда и сфера контроля (объем управления).

Практически во всех организациях имеет место горизонтальное разделение труда по специализированным линиям (т.е. закрепление данной работы за специалистами). Если организация достаточно велика по размеру, специалистов обычно группируют вместе в пределах функциональной области.

Выбор функциональных областей определяет основную структуру организации и в значительной степени возможности ее успешной деятельности. Эффективность и целесообразность способов разделения работы между людьми во многих случаях определяет, насколько производительна может быть организация по сравнению с ее конкурентами. Не менее важно и то, как осуществляется вертикальное разделение труда.

Вертикальное разделение труда, как координация работ по выполнению непосредственных заданий, необходимо для успешной групповой работы. Преднамеренное вертикальное разделение труда в организации дает в результате иерархию управленческих уровней. Центральной характеристикой этой иерархии является формальная подчиненность лиц на каждом уровне.

Число лиц, подчиненных одному руководителю, представляет собой сферу контроля. Если одному руководителю подчиняется большое количество людей, то речь идет о широкой: сфере контроля, дающей в результате плоскую структуру управления. При узкой сфере контроля (каждому руководителю подчиняется мало людей) говорят о многоуровневой структуре. Не существует идеальной сферы контроля. Многие переменные как внутри самой организации, так и во внешней среде могут влиять на нее. В результате на практике сфера контроля в организации часто существенно варьируется как по уровням управления, так и по функциональным областям. 5, стр. 91]

Необходимость в координации наиболее важна, когда работа четко делится по горизонтали и по вертикали. Если руководство не создаст формальных механизмов координации, люди в организации не смогут эффективно выполнять работу совместно. Без соответствующей формальной координации группы людей на различных уровнях, в различных функциональных зонах, так же как и отдельные лица, сосредоточат свои устремления на обеспечении собственных интересов, а не интересов организации в целом.

Формулирование и доведение до сотрудников целей организации и отдельных подразделений представляет собой лишь один из многочисленных механизмов координации. Каждая функция управления играет определенную роль в координации специализированного разделения труда. Поэтому руководитель должен постоянно сопоставлять свои обязательства по координации с деятельностью по их реализации.

Итак, структура -- это организационная характеристика систем, представляющая собой совокупность устойчивых системообразующих связей и отношений, обеспечивающих стабильность и равновесие системы, взаимодействие, соподчиненность и пропорциональность между составляющими ее элементами. Структура находится в тесной взаимосвязи с составом системы, определятся им и сама в свою очередь в значительной степени его определяет. 6, стр. 135]

Задачи организации

Другим направлением разделения труда в организации является формулирование задач, под которыми понимаются работы, которые должны быть выполнены заранее установленным способом в заранее установленные сроки. С технической точки зрения задачи предписываются не работнику, а его должности. На основе решения руководства о структуре, каждая должность предусматривает выполнение ряда задач, которые рассматриваются как элементы, необходимые для достижения целей организации.

Задачи организации традиционно делятся на три категории: работа с людьми, предметами (сырьем, инструментами, машинами, оборудованием) и информацией.

Важными моментами в работе организации являются частота повторения данной задачи и время, необходимое для ее выполнения. При этом управленческая работа носит менее монотонный, повторяющийся характер, и время выполнения каждого вида работ увеличивается по мере перехода управленческой работы от низшего уровня к высшему.

Изменения, происходящие в характере и содержании задач, были тесно связаны с эволюцией специализации. Как отмечал шотландский экономист Адам Смит в своем знаменитом примере о производстве булавок, когда работу делят между специалистами вместо того, чтобы поручить ее выполнение одному человеку, потенциальная выгода огромна. Предприниматели быстро поняли, что специализация задач повышает прибыль, потому что происходят рост производительности труда и снижение затрат на производство. В настоящее время технологические нововведения и системное сочетание техники и специализации труда сделали специализацию задач углубленной и сложной, позволяющей существенно повысить производительность. Однако дальнейшее развитие специализации наталкивается на монотонность и повышенную утомляемость работников, выполняющих одну и ту же работу. 7, стр. 175]

Технология деятельности организации

Четвертой важной внутренней переменной организации является технология. При этом под технологией, по высказыванию специалиста по проектированию работ Льюиса Дейвиса, понимается «сочетание квалифицированных навыков, оборудования, инфраструктуры, инструментов и соответствующих технических знаний, необходимых для осуществления желаемых преобразований в материалах, информации или людях».

Задачи и технологии тесно связаны между собой. Выполнение задачи включает использование конкретной технологии как средства преобразования материала, поступающего на вход системы, в форму, получаемую на выход

Технология как фактор внутренней среды имеет гораздо большее значение чем многие думают. Большинство людей рассматривают технологию как нечто, связанное с изобретениями и машинами, например с полупроводниками и компьютерами. Однако социолог Чарльз Перроу, который много писал о влиянии технологии на организацию и общество, описывает технологию как средство преобразования сырья — будь то люди, информация или физические материалы — в искомые продукты и услуги.

Технология подразумевает стандартизацию и механизацию. То есть использование стандартных деталей может существенно облегчить процесс производства и ремонта. В наше время существует очень мало товаров, процесс производства которых не стандартизован.

В начале века появилось такое понятие как сборочные конвейерные линии. Сейчас этот принцип используется почти повсеместно, и очень сильно повышает производительность предприятий.

Технология, как фактор, сильно влияющий на организационную эффективность требует тщательного изучения и классификации. Существует несколько способов классификации, я опишу классификацию по Томпсону и по Вудворд.

Классификация технологии по Джоан Вудворд пользуется наибольшей известностью. Она выделят три категории технологий:

Единичное, мелкосерийное или индивидуальное производство, ГД одновременно изготавливается только одно изделие.

Массовое или крупносерийное производство применяется при изготовлении большого количества изделий, которые идентичны друг другу или очень похожи.

Непрерывное производство использует автоматизированное оборудование, которое работает круглые сутки для непрерывного изготовления одинакового по характеристикам продукта в больших объемах. Примеры — переработка нефти, работа электростанций.

Социолог и теоретик организации Джеймс Томпсон предлагает другие три категории технологий не противоречащие трем предыдущим:

1. Многозвенные технологии, характеризуемые серией независимых задач, которые должны выполняться последовательно. Типичный образец — сборочные линии массового производства.

2. Посреднические технологии характеризуются встречами групп людей, таких, например, как клиенты или покупатели, которые являются или хотят быть взаимозависимыми.

3. Интенсивная технология характеризуется применением специальных приемов, навыков или услуг, для того чтобы произвести определенные изменения в конкретном материале, поступающем в производство.

Эти две категории не так уж расходятся друг с другом. Например многозвенные технологии эквивалентны технологиям массового производства, а посреднические технологии занимают промежуточное место между индивидуальными технологиями и технологиями массового производства. Различия в этих классификациях в первую очередь вызваны разными областями специализации авторов. То есть Вудворд в основном занималась технологиями промышленных предприятий, а Томпсон же обхватывал все виды организаций.

Нельзя назвать какой-то один тип технологии лучше другого. В одном случае может быть более приемлем один тип, а в другом более подойдет противоположный. Люди определяют окончательную пригодность данной технологии, когда они делают свой потребительский выбор. Внутри организации люди являются важным решающим фактором при определении относительного соответствия конкретной задачи и содержания операций избранным технологиям. Никакая технология не может быть полезной и никакая задача не может быть выполнена без сотрудничества людей, которые являются пятой внутренней переменной.

Люди являются основой любой организации. Без людей нет организации. Люди в организации создают ее продукт, они формируют культуру организации, ее внутренний климат, от них зависит то, чем является организация.

В силу такого положения люди для менеджера являются «предметом номер один». Менеджер формирует кадры, устанавливает систему отношений между ними, включает их в созидательный процесс совместной работы, способствует их развитию, обучению и продвижению по работе.

Люди, работающие в организации, очень сильно отличаются друг от друга по многим параметрам: пол, возраст, образование, национальность, семейное положение, его способности и т. п. Все эти отличия могут оказывать серьезное влияние как на характеристики работы и поведение отдельного работника, так и на действия и поведение других членов организации. В связи с этим менеджмент должен строить свою работу с кадрами таким образом, чтобы способствовать развитию положительных результатов поведения и деятельности каждого отдельного человека и стараться устранять отрицательные последствия его действий. В отличие от машины человек имеет желания, и для него характерно наличие отношения к своим действиям и действиям окружающих. А это может серьезно влиять на результаты его труда. В этой связи менеджменту приходится решать ряд чрезвычайно сложных задач, от чего в большой степени зависит успех функционирования организации.

1.3 Взаимосвязь внутренней и внешней среды организации

Для эффективной и успешной работы на рынке компании необходимо обеспечить взаимодействие между внешней и внутренней средой. И во внешней, и во внутренней среде компании происходят процессы, которые могут открыть для фирмы новые возможности и перспективы. Для решения этих задач разработаны специальные приемы анализа среды. Самый распространенный метод — анализ взаимодействия и взаимовлияния внешних и внутренних факторов, которые дают возможность определить сильные, слабые стороны, внешние угрозы и возможности организации, и затем выявить, как они связаны между собой.

Внешняя и внутренняя среда организации всегда функционируют параллельно друг с другом. Об этом говорит, к примеру, то, что анализ внешних условий может очертить благоприятные и неблагоприятные возможности предложения на рынке, однако, они могут быть оценены только в отношении внутренних сильных и слабых сторон организации.

Выявление сильных сторон компании

Составить перечень сильных сторон вашей компании. Он может выглядеть следующим образом:

— Хорошая репутация

— Низкие издержки

— Современная технология

— Оказание дополнительных (сервисных) услуг

— Высокое качество

— Профессиональные сотрудники

Рассмотренный перечень составлен из общих показателей. Анализируя деятельность своей фирмы, вы сможете составить список на основе более детальной информации.

Выявление слабых сторон компании

Выявив сильные стороны организации, составьте перечень наиболее слабых сторон деятельности компании. Например:

— Ухудшение конкурентной позиции

— Небольшой выбор услуг

— Недостаточный управленческий опыт

— Отсутствие квалифицированных охранников

— Недостаточная мотивация труда работников

Определение возможностей

Ваши возможности — это ваш потенциал. На данном шаге перечислите возможности вашей организации, в том числе не используемые в настоящее время. Например:

— Возможность выхода на новые сегменты рынка

— Запуск новых услуг

— Уход конкурентов с рынка

-Льготное налогообложение

— Снижение затрат

Определение угроз

Угрозы для компании состоят из внешних и внутренних факторов, например:

-Возможность появления новых конкурентов

— Рост продаж услуг-заменителей

— Возрастающее давление конкурентов

— Изменение запросов покупателей

— Недобросовестный персонал

Установление связей

После того, как были обозначены плюсы и минусы внутренней и внешней среды компании, ее возможности и угрозы, необходимо установить взаимосвязи между ними.

В связи с этим каждой организации необходимо время от времени проводить анализ внутренней среды.

Можно выделить несколько причин для проведения анализа внутренней среды организации:

1. Найти наилучшие способы для достижения поставленных задач.

2. Основывать действия на реальных, а не на желаемых фактах.

3. Причины важны для понимания не только того, что сделано, но и почему это сделано.

4. Прошлый успех не является достаточной основой для будущего успеха.

5. Идеи каждого могут быть подвержены сомнению.

2. Оценка внутренней среды функционирования ООО «Ваши окна»

2.1 Общая характеристика организации

Общество с ограниченной ответственностью «Ваши окна» зарегистрировано 18 октября 2002 года по адресу: г. Шумерля, ул. Азина, 1

Основным видом деятельности ООО «Ваши окна» является изготовление и монтаж светопрозрачных конструкций, ПВХ окна, алюминиевые витражи, окна, входные группы, зимние сады, остекление балконов и лоджий.

Работу производственных подразделений обеспечивают экономические и технические службы: отдел главного конструктора и технолога, экономический отдел, финансовый отдел, бухгалтерия, службы маркетинга, а также отдел кадров и юридический отдел. Самостоятельных подразделений на отдельный баланс, в структуре ООО «Ваши окна» нет. 8, стр. 47]

Согласно Уставу основным и видами деятельности предприятия являются:

— производство и установка профильных систем, запасных частей к нему;

— разработка, производство и реализация строительных материалов и конструкций;

Руководство текущей деятельностью ООО «Ваши окна» осуществляется генеральным директором Мустакимовым В. В.

Общество осуществляет статистическую и финансовую отчетность в соответствии с действующим законодательством РФ.

В рамках учетной политики ООО «Ваши окна» утвержден:

— рабочий план счетов бухгалтерского учета на основе Плана счетов;

— формы первичных учетных документов, принимаемых для оформления фактов хозяйственной деятельности, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности;

— порядок проведения инвентаризации активов и обязательств.

Характеристика товаров и услуг.

Компания «Ваши окна» предлагает качественные светопрозрачные конструкции, произведенные с применением новейших технологий. Для их изготовления используется материал ПВХ (поливинилхлорид), который полностью безопасен для человека. Он является экологически чистым материалом, получаемым из поваренной соли и нефтепродуктов. Его популярность обусловлена высоким уровнем прочности при сравнительно небольшом весе.

ПВХ является одним из самых распространенных видов пластика, который отличается экономичностью и универсальностью. Именно поэтому он нашел широкое применение в производстве пластиковых окон ПВХ. Он значительно уменьшает вес оконной рамы и делает ее более долговечной. Для этого внутри профиля помещаются поперечные перемычки, функция которых заключается в обеспечении максимальной жесткости конструкции. При этом внутри образуется множество воздушных отсеков, обладающих теплозащитными свойствами.

Для изготовления пластиковых оконных конструкций компания «Ваши окна» использует высококачественный профиль от известных зарубежных производителей. Большой опыт в данной области позволяет выполнять заказы качественно и в строго установленные сроки.

Виды профилей

1. Баутек — 3-х камерный.

2. Фаворит — 5-ти камерный.

Дополнительная комплектация

1. Отлив — расположен на внешней стороне окна, препятствует проникновению воды между створкой и рамой.

2. Импост — дополнительный элемент, разделяющий единую конструкцию окна.

3. Подоконник

4. Откосы

2.2 Оценка переменных внутренней среды организации

Внутренняя среда компании «Ваши окна» — это в первую очередь люди, и только во вторую — станки. Сотрудники формируют основу их потенциала, а это такой же важный фактор, как и использование в производстве надежного оборудования.

«Квалифицированные сотрудники — Стандарт Ваших Окон. Мы уделяем особое внимание подбору персонала и регулярному дополнительному обучению. Для этого мы располагаем специально построенным Учебным центром, где новые сотрудники могут перенять теоретические знания и практический опыт настоящих профессионалов. Сегодня в «Ваших окнах» работает около 300 квалифицированных сотрудников с большим опытом — каждый является специалистом в своей области. Это не просто профессионалы — это люди, которые делают свое дело с душой. И лучшей наградой для них являются не только стабильные зарплаты, но и благодарность наших клиентов. «

Доска почета.

Компания «Ваши окна» принимает на работу уверенных в себе, коммуникабельных, энергичных, трудолюбивых и дисциплинированных сотрудников, готовых заниматься интересной, насыщенной и перспективной работой.

Существует большое количество методов анализа внутренней среды организации, рассмотрим некоторые из них:

SWOT-анализ -- это определение сильных и слабых сторон предприятия, а также возможностей и угроз, исходящих из его ближайшего окружения (внешней среды).

— Сильные стороны (Strengths) -- преимущества организации;

— Слабости (Weaknesses) -- недостатки организации;

— Возможности (Opportunities) --преимущества организации на рынке;

— Угрозы (Threats).

Является широко признанным подходом, позволяющим провести совместное изучение внутренней среды. Применяя метод СВОТ, удается установить линии связи между силой и слабостью, которые присущи организации, и внешними угрозами и возможностями. Методология СВОТ предполагает сначала выявление сильных и слабых сторон, а также угроз и возможностей, и после этого установление цепочек связей между ними, которые в дальнейшем могут быть использованы для формулирования стратегии организации.

В целом основные факторы и риски можно отразить в следующем кратком SWOT- анализе в таблице 1.

Таблица 1

SWOT- анализ ООО «Ваши окна»

Исходя из всего этого можно заметить что ситуация в которой находится корпорация «Ваши окна» является благоприятной учитывая нынешний период времени. Больших потерь она не понесла, а угрозы, которые существует не сложно и преодолеть.

Данный анализ состоит из ряда взаимосвязанных направлений работы, которые в совокупности дают руководству предприятия картину качественного и количественного состояния трудовых ресурсов предприятия.

Определение состава работающих:

1. Общий численный состав, включает всех наемных работников постоянных и временных, принятых по всем основаниям.

2. Списочный состав работающих, получают в результате исключения из общего численного состава находящихся в отпуске без оплаты.

3. Фактический численный состав работников = списочный состав — отсутствующие по любым причинам (чел.).

Анализ обеспеченности рабочей силы осуществляется по следующим направлениям:

анализ состава работающих по различным классификационным признакам;

анализ движения рабочей силы.

Данные обеспеченности предприятия трудовыми ресурсами проведены в табл. 2.

Таблица 2

Предприятия трудовыми ресурсами

На протяжении указанного периода штат руководителей оставался неизменным — 2 человека. Удельный вес рабочих увеличился с 81,2% в 2008 году до 87,3% в 2010 году

При незначительном увеличении количества специалистов, работающих на предприятии, с 4 человек в 2008 году до 10 человек в 2010 году, их доля сократилась с 12,6% в 2008 году до 10,6% в 2010 году.

Квалификационный уровень работ во многом зависит от образования, возраста работников, пола, стажа. Анализ изменения в составе работников по этим признакам приведены в табл. 2.

В 2010 году в предприятии появились молодые работники в возрасте до 30 лет — 34 человек (36,2%). Это характеризует возрастную динамику трудовых ресурсов предприятия положительно. Основу коллектива составляют работники наиболее продуктивного возраста 30−50 лет — 83 (88,3%) человека. Этот возраст характеризуется стадией совершенствования профессиональных навыков и стадией мастерства.

Данные структуры численности персонала выявили постоянный рост численности персонала, что и отразилось на среднесписочной численности, которая в период с 2008 по 2010 гг. постоянно увеличивалась и к концу 2010 г. составила 94 человека, что на 62 человека, или на 65,9% больше, чем в 2008 году.

Численность рабочего персонала выросла на 56 человек (68,3%). Причем в 2010 году увеличение штата составило на 26 человека, или на 31,7%. В 2008 году руководство предприятия решило увеличить объем услуг, путем увеличения количества каналов сбыта.

2.3 Характеристика организационной структуры

Компания «Ваши окна» как и любая структура имеет компоненты, которые здесь представлены в виде таких отделов фирмы:

Сервисный центр (Инженер по замерам) занимается Замерами светопрозрачных конструкций из ПВХ и алюминия, заключает договора с клиентами на дому. Помогает старшим менеджерам мобильного офиса, и менеджерам по организации замеров.

Отдел развития дилерской сети (Менеджер по развитию) Работает с базами данных, составляет паспорта потенциальных клиентов, подготавливает коммерческие предложения и рекламы рассылок потенциальным клиентам, разрабатывает и согласовывает условия сотрудничества для потенциальных клиентов. Занимается поиском и привлечением дилеров в регионе к сотрудничеству: ведет переговоры о сотрудничестве по телефону, электронной почте, в офисе компании. Подготавливает и согласовывает условия сотрудничества, подписывает договора о сотрудничестве. Осуществляет визиты к потенциальным и работающим клиентам.

Отдел розничных продаж (Менеджер Клиент-Центра, Менеджер Договорного отдела) Должны заниматься ведением телефонных переговоров, консультаций клиентов по продукции, записью клиентов на замеры, составлением коммерческих предложений (работа с расчетными программами), обзвоном и обработкой отказных замеров. А так же ведением переговоров с клиентами по телефону и в Центре Продаж, составлением коммерческих предложений, заключением договоров, отслеживанием платежей, составлением отчетов.

Бухгалтерия (Ассистент) должна обеспечивать Административную помощь отделу.

Конструкторское бюро фасадного строительства (Инженер-проектировщик алюминиевых конструкций) в их обязанности входит подготовка внешнего вида конструкции и узлов, расчет нагрузок, проектирование, подготовка документации (КМ, КМД), отправка заказа в производство, ведение заказа.

«Для эффективной работы важно не только надежное оборудование, но и квалификация сотрудников. Поэтому мы уделяем особое внимание подбору и обучению персонала. Все наши специалисты прошли длительную подготовку и имеют соответствующие сертификаты, подтверждающие их профессионализм. «[9,стр. 45]

Для осуществления поставленных целей деятельности происходит разветвление организационной структуры в отдельные сектора, в которых непосредственным образом происходит централизация выполняемых ими функций.

Структура организации -- это логические взаимоотношения уровней управления и функциональных областей, построенные в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать целей организации.

Организационная структура ООО «Ваши окна» имеет следующий вид рис. 2.

Рис. 2. Организационная структура ООО «Ваши окна»

Все вопросы по руководству текущей деятельностью предприятия, относятся к компетенции Генерального директора, который связывает и контролирует всю функциональную деятельность предприятия и всех процессов связанных с ней.

Ему непосредственно подчиняются: коммерческий директор, исполнительный директор, технический директор, нач. департамента пластиковых конструкций.

Коммерческий директор — осуществляет руководство финансово-хозяйственной деятельностью предприятия в области материально-технического обеспечения, заготовки и хранения сырья, сбыта продукции на рынке и по договорам поставки; осуществляет контроль за реализацией продукции, материально-техническим обеспечением предприятия; организует работу складского хозяйства; координирует работу подчиненных ему служб и подразделений.

Исполнительный директор — отвечает за производственную деятельность предприятия. Он активно сотрудничает с остальными отделами по вопросам снабжение, сбыта, обеспечения персоналом, нормированием и пр. Исполнительному директору непосредственно подчиняются начальники производственных цехов, они совместно координируют работу основных цехов, а также работу вспомогательного персонала (электрики, грузчики, слесаря).

Технический директор — осуществляет организацию и контроль материально-технической обеспечения структурных подразделений компании; контроль за выполнением производственных и технологических планов; руководство автотранспортным подразделением.

Организация бухгалтерского учета возложена на главного бухгалтера предприятия. Главный бухгалтер — несет ответственность за соблюдение методологических основ ведения бухгалтерского учета, формирование учетной политики, обеспечивает контроль и своевременное отражение на счетах бухгалтерского учета хозяйственных операций, формирует оперативную информацию и бухгалтерскую отчетность для ее представления в установленные адреса и сроки.

Совместно с руководителем организации главный бухгалтер подписывает документы, служащие основанием для приема и выдачи товарно-материальных ценностей и денежных средств, а также расчетных, кредитных и финансовых обязательств. Указанные документы без подписи главного бухгалтера считаются недействительными и к исполнению не принимаются. Также главный бухгалтер отвечает за своевременное начисление и уплату налогов.

Непосредственно коммерческому директору подчиняются: экономический отдел, отдел снабжения, отдел сбыта и маркетинга.

В функции экономического отдела входит текущее и перспективное планирование, разработка нормативов использования материальных ресурсов предприятия, разработка технически обоснованных норм запасов товарно-материальных ценностей предприятия, анализ отклонений от норм технологического цикла производства.

В функции отдела сбыта и маркетинга входит:

1. Разработка стратегии рекламы и её организация;

2. Анализ рынков сбыта и основных конкурентов;

3. Разработка сбытовой политики предприятия;

4. Поиск новых каналов сбыта и анализ существующих.

Отдел снабжения обеспечивает бесперебойное снабжение материально-техническими ресурсами предприятие, для бесперебойного процесса производства; осуществляет контроль за рациональным использованием средств предприятия; следит за соблюдением нормативов расхода; занимается долгосрочным и среднесрочным планированием поставок необходимых материально-технических ресурсов, заключение договоров с поставщиками и пр.

Так как юридический отдел и отдел автоматизации, небольшие по своей величине, то они объединены в один отдел. В задачи юридического отдела входят: контроль за соблюдением законодательства на всех этапах деятельности предприятия, контроль за соблюдением договорных отношений, в случае необходимости ведение дел в суде. В задачи отдела автоматизации входят: обеспечение бесперебойной работы средств автоматизации, обеспечение отделов предприятия современными программными продуктами и пр.

Организация производства — это комплекс мероприятий, направленных на рациональное сочетание процессов труда с вещественными элементами производства в пространстве и во времени с целью повышения эффективности, т. е. достижения поставленных задач в кратчайшие сроки, при наилучшем использовании производственных ресурсов.

Основные требования, предъявляемые к организации производства:

— достижение непрерывности процессов,

— пропорциональности всех звеньев и ритмичности выпуска продукции.

Непрерывность включает использование средств труда с минимальными потерями времени, безостановочное продвижение предметов труда через все стадии производства.

Пропорциональность -- это взаимное соответствие пропускной способности смежных участков, позволяющее полностью использовать их производственной мощности.

Ритмичность означает равномерный выпуск продукции и выполнение одинакового объёма работ в равные периоды времени.

Организация производства охватывает основное, вспомогательное и обслуживающее производство и процессы управления как гармонически увязанные звенья единого процесса изготовления продукции.

Важнейшие формы организации производства -- специализация, концентрация и комбинирование.

Компания «Ваши окна», в своей производственной структуре располагает:

— цехом по производству изделий из немецкого оригинального профиля «Рехау» («REHAU») и «SCHUCO»;

— цехом по производству изделий из алюминиевого профиля AGS;

— упаковочный цех.

3. Направления повышения эффективности переменных внутренней среды ООО «Ваши окна»

Как показало исследование, неудовлетворенность материальной мотивацией персонала «Ваши окна» достаточно высока.

Основные методы формирования и поддержания организационной культуры, которые могут быть использованы «Ваши окна»:

Поведение руководителя. Безусловно, руководителю следует начать с себя. Давно доказано, что люди лучше всего усваивают новые для себя образцы поведения через подражание. Руководитель должен стать примером, ролевой моделью, показывая пример такого отношения к делу, такого поведения, которые предполагается закрепить и развить у подчиненных.

Заявления, призывы, декларации руководства. Нельзя забывать, что для закрепления желательных трудовых ценностей и образцов поведения большое значение имеет обращение не только к разуму, но и к эмоциям, к лучшим чувствам работников: «Мы должны стать первыми!», «Высочайшее качество -- это залог нашей победы над конкурентами!», «В нашей организации работают лучшие специалисты!», «Этот год станет переломным для нашей компании».

Обучение персонала. Обучение и повышение квалификации персонала призвано не только передавать работникам необходимые знания и развивать у них профессиональные навыки. Обучение является важнейшим инструментом пропаганды и закрепления желательного отношения к делу, к организации и разъяснения того, какое поведение организация ожидает от своих работников, какое поведение будет поощряться, подкрепляться, приветствоваться.

Развитие системы стимулирования в соответствии с потребностями работников. Принципы построения системы стимулирования и ее основная направленность должны поддерживать именно то поведение, именно то отношение к делу, те нормы поведения и рабочие результаты, в которых находит наиболее полное выражение содержание и основная направленность культивируемой и поддерживаемой руководством оргкультуры. Непоследовательность и расхождение слова и дела здесь недопустимы, поскольку даже однократное нарушение установленных принципов стимулирования сразу вызовет резкое падение доверия к политике, проводимой руководством.

Критерии отбора в организацию. Каких работников мы хотим видеть в организации: профессионалов, обладающих необходимыми знаниями и опытом, или же для нас не меньшее значение имеет способность нового работника принять ценности и нормы поведения, уже сложившиеся в организации и составляющие ядро ее организационной культуры. Поддержание оргкультуры в процессе реализации основных управленческих функций. Значительное влияние на оргкультуру оказывает то, какое поведение персонала поддерживается, а какое угнетается при сложившейся практике управления. Насколько приветствуются руководством проявления самостоятельности и инициативы со стороны подчиненных.

Организационные традиции и порядки. Организационная культура закрепляется и транслируется в традициях и порядках, действующих в организации, При этом на оргкультуру могут повлиять даже разовые отступления от установленного (или декларируемого) порядка. К примеру, если вдруг по каким-то причинам руководство один, другой раз не смогло провести ежемесячное подведение итогов работы с поздравлением и награждением лучших работников, то что не только нарушает установленные правила, но и показывает неготовность руководства разделять декларируемые ценности, что, естественно, снижает энтузиазм и желание персонала «выкладываться» на работе.

Широкое внедрение корпоративной символики. Опыт лучших организаций показывает, что широкое внедрение корпоративной символики (в упаковке готовой продукции, в рекламных материалах, оформлении предприятия, транспортных средств, рабочей одежде, сувенирной продукции) положительно отражается на отношении персонала к компании, повышает приверженность работников своем организации и чувство гордости за свою организацию.

По сути дела, речь в предложенных методах идет о том, какой должна быть философия и практика управления и на что следует обратить внимание руководству для поддержания желательной оргкультуры, то есть такой организационной культуры, которая будет поддерживать выработанную стратегию развития компании. Рассмотрение путей сформирования желательной организационной культуры предполагает восприятие организации не только как технико-экономической, но и как социальной системы. Решающее влияние на процесс формирования организационной культуры представителей высшего руководства повышает их ответственность за те последствия, которые может иметь для организационной культуры их стиль и особенности их поведения.

Понимание роли и значения организационной культуры для успеха в реализации не только краткосрочных, но и долгосрочных стратегических целей и умение «выстраивать», выращивать, формировать желательную оргкультуру является важнейшим условием успешных организационных изменений. Чтобы оценить влияние на результативность труда социально-экономических методов мотивации необходимо реализовывать их при неизменности иных составляющих комплекса стимулирования, в частности материальных стимулов. Таким способом можно будет отследить степень влияния нематериального стимулирования на производительность труда и соотнести его с влиянием материального поощрения и выбрать оптимальной.

Далее, мною будет представлен перечень конкретных мероприятий, проведение которых позволит сформировать эффективную систему мотивации персонала «Ваши окна» на более высокий уровень.

Первое проектное предложение, направленное на совершенствование системы нематериального стимулирования касается разработки программы корпоративного тренинга командообразования. Профессиональная команда — это группа единомышленников, обладающих единой целью, четкой иерархией, стандартами взаимодействия и функционально-ролевой специализацией. Формирование эффективной команды — длительный и кропотливый процесс. Для выхода команды на уровень продуктивной работы нами разработана программа тренинга:

Корпоративный тренинг: Командообразование. Эффективное взаимодействие в команде.

Цель тренинга: развитие навыков формирования эффективной команды и построения успешного взаимодействия в ней.

Программа включает в себя следующие направления работы:

1. Когда и зачем нужна команда. Определение факторов эффективной работы команды. Роли в команде, особенности индивидуального влияния на командные процессы.

2. Основы формирования эффективной команды, условия и этапы ее становления. Эффекты командной работы.

3. Оптимальная специализация членов команды. Анализ индивидуальных стратегий влияния в ролевом командном распределении.

4. Лидерство и эффективная работа команды.

5. Мотивирование в работе команды. Факторы, влияющие на работу команды в целом и каждого ее члена в отдельности. Виды мотивов, основные способы и стратегии мотивирования членов команды.

6. Решение проблем и принятие решений в команде. Оптимальные позиции команды по отношению к внешней задаче; техники организации эффективной коммуникации в процессе принятия группового решения, творческое решение задач.

7. Отработка стратегий работы в ситуации неопределенности и риска. Конструктивное разрешение конфликтов в команде.

Результаты тренинга для участников:

— осознание своей роли в эффективной работе команды;

— навыки умения согласовывать свои действия с другими членами команды;

— умение видеть общую цель и определять шаги по ее достижению;

— навыки анализа задачи, решения проблем и принятия группового решения;

— навыки качественного общения в команде и решения конфликтов;

— понимание роли лидера в достижении результата;

— повышение мотивации к командной работе.

Выгоды для организации в целом:

— увеличение результативности работы за счет согласованности действий членов команды; сокращение временных затрат;

— качественное решение сотрудниками общих задач и проблем; снижение конфликтов в команде;

— возрастание приверженности сотрудников своей компании;

— усиление сплоченности коллектива;

Форма проведения тренинга — интенсивная групповая работа. В программу должны быть включены информационные блоки, групповые дискуссии, деловые и ролевые игры, упражнения и практические задания.

Второе проектное предложение — публичное признание «первых в профессии» с вручением символических призов (например, значков, грамот, переходящих вымпелов и т. д) и памятных подарков. Такой внутренний PR — сильнодействующий инструмент нематериальной мотивации. Несмотря на то, что в «Ваши окна» принята практика материального вознаграждения — премирования по результатам труда, однако публичное признание заслуг — мощный стимул морального поощрения — отсутствует. В ходе исследования, сотрудники неоднократно высказывали сожаления по поводу отсутствия каких-либо конкурсных, поощрительных и праздничных мероприятий.

sinp.com.ua

Реферат - Анализ внутренней среды организации

Введение.

Время, в которое мы живём,-эпоха перемен.Наше общество осуществляет трудную, но исторически неизбежную и необходимую перестройку.В социально-политической жизни это переход от тоталитаризма к демократии, в экономике- от административно-командной системы к рынку, в жизни отдельного человека-превращение его из “винтика” в самостоятельного субъекта хозяйственной деятельности.Такие изменения в обществе, экономике, во всем нашем жизненном укладе сложны тем, что они требуют изменения нас самих.Чтобы вписаться в современный ритм жизни кроме всего прочего нужно овладевать новым знанием, научиться пользоваться им на практике.Важная часть этого знания-постижение науки и искусства менеджмента.Ни для кого не секрет, что вряд ли в мире найдется, хоть одна организация, которой никто не управляет.Любая организация нуждается в менеджере.Невозможно построить правовое, развитое, нравственное общество, если во главе предприятий, организаций, учреждений и у руля государства стоят специалисты, неграмотные в отношении управления коллективом и ресурсами, которые не в состоянии сделать правильный выбор, принять правильное решение.В упрощенном понимании, менеджмент-это умение добиваться поставленных целей, использовать труд, интелект, мотивы поведения других людей.Существуют корпорации-гиганты, обладающие огромным экономическим, производственным, научно-техническим потенциалом.Крупнейшие корпорации, банки составляют стержень экономической и политической силы великих наций.А значит, решения менеджеров, подобно решениям государствееных деятелей могут определять судьбы миллионов людей.Но в рыночной экономике не менее важен и малый бизнес.Для большинства населения-это еще и работа.Умело управлять в малом бизнесе-значит выжить, устоять, вырасти.Как это сделать-тоже вопрос эффективного менеджмента.Как “МакДоналдсу” удается готовить миллиарды гамбургеров в год, дешево продавать их и получать при этом огромные прибыли, в то время как большинство ресторанов не в состоянии обслуживать несколько сотен клиентов в день? Почему некоторые компании на протяжении многих лет существования являются ведущими в своей отрасли, а другие обанкротились? Почему религиозное учреждение, такое как католическая церковь, может процветать в 2000 году, если оно действует по принципам и в соответствии с практикой, которые привели бы к краху любого бизнесмена буквально за несколько часов? [ 5.,38 стр.]

Успех и провал этих фирм и компаний имеют одну общую особенность.Все они являются организациями. Именно поэтому мне хотелось бы сделать анализ внутренней среды организации.

Организация.

Некая группа должна соответствовать нескольким обязательным требованиям, чтобы считаться организацией. К ним относятся:

1. Наличие по крайней мере двух людей, которые считают себя частью этой группы.
2. Наличие по крайней мере одной цели (т.е. желаемого конечного состояния или результата ), которую принимают как общую все члены данной группы.
3. Наличие членов группы, которые намеренно работают вместе, чтобы достичь значимой для всех цели.

Соединив в одну эти существенные характеристики, мы получаем важное определение:

Организация – это группа людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели или целей. [ 5.,40 стр.]

Цель внутреннего анализа – получение ответа на следующие вопросы:

— Насколько необходимы рынку производимые компанией товары или услуги?

— Достигла ли организация пределов в производительности и эффективности?

— Какие критические факторы определяют успех организации? Имеет ли организация возможность воспользоваться ими?

— Какие характеристики организации способствуют выполнению ее задач и претворению стратегии? [1.,417 стр.]

Внутренние переменные – это ситуационные факторы внутри организации. Поскольку организации представляют собой созданные людьми системы, то внутренние переменные в основном являются результатом управленческих решений.Это, однако, вовсе не означает, что все внутренние переменные полностью контролируются руководством. Часто внутренний фактор есть нечто «данное», что руководство должно преодолеть в своей работе. Основные переменные в самой организации, которые требуют внимания руководства, это цели, структура, задачи, технология и люди. [5.,102 стр.]

Цели.

Организация, по определению, это группа людей с осознанными общими целями. Организацию можно рассматривать как средство достижения целей, которое позволяет людям выполнить коллективно то, чего они не могли бы выполнить индивидуально.

ЦЕЛИ есть конкретные конечные состояния или желаемый результат, которого стремиться добиться группа, работая вместе. В ходе процесса планирования руководство разрабатывает цели и сообщает их членам организации. Этот процесс представляет собой мощный механизм координирования, потому что он дает возможность членам организации знать, к чему они должны стремиться. У организации могут быть разнообразные цели, особенно это касается организаций различных типов. Для того чтобы получить, например, прибыль, бизнес должен сформулиравать цели в таких областях, как доля рынка, разработка новой продукции, качество услуг, подготовка и отбор руководителей и даже социальная ответственность. Некомерческие организации ( государственные органы, учебные заведения, некомерческие больницы и т. д. ) также имеют разнообразные цели, но, вероятно, будут больше уделять внимания социальной ответственности.[ 5.,102 стр.]

Структура.

СТРУКТУРА ОРГАНИЗАЦИИ – это логические взаимоотношения уровней управления и функциональных областей, построенные в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать целей организации. Существуют две основные концепции структуры:

— Специализированное разделение труда

— Сфера контроля

В большинстве совремнных организаций разделение труда вовсе не означает случайного распределения работ между имеющимися людьми. Характерной особенностью является специализированное разделение труда – закрепление данной работы за специалистами, т. е. Теми, кто способен выполнить ее лучше всех с точки зрения организации как единого целого. Разделение управленчнского труда между экспертами по маркетингу, финансам и производству является наглядным тому примером.[ 5.,103 стр.]

Во всех организациях, за исключением самых мелких, имеет место горизонтальное разделение труда по специализированным линиям. Если организация достаточно велика по размеру, специалистов обычно группируют вместе в пределах функциональной области ( подразделения)[ 5.,104 стр.]

В очень малых организациях горизонтальное разделение труда может не прослеживаться достаточно четко. Владельцы, которые являются одновременно и управляющими маленьких ресторанов, могут поочередно то готовить еду, то обслуживать посетителей. Но большинство сложных организаций имеют такого рода горизонтальное разделение, так что можно четко проследить их функции и цели деятельности.

Эффективность и целесообразность способов разделения работы между людьми – сверху вниз, до самого первого уровня организации – во многих случаях определяет, насколько производительна может быть организация по сравнению с ее конкурентами. Не менее важно и то, как осуществляется вертикальное разделение труда. Вертикальное разделение труда, т.е. отделение работы по координации от непосредственного выполнения заданий, необходимо для успешной групповой работы. Преднамеренное вертикальное разделение труда в организации дает в результате иерархию управленческих уровней. Число лиц, подчиненных одному руководителю, представляет собой сферу контроля. Сфера контроля – это важный аспект организационной структуры. Не существует идеальной сферы контроля. Многие переменные внутри самой организации и во внешней среде могут влиять на нее. Более того, ни сфера контроля, ни относительная «высота» структуры организации не являются функцией размера организации. Например, римская католическая церковь – организация, насчитывающая миллионы членов во всем мире,- имеет только четыре уровня. В отличие от нее стандартная армейская рота, насчитывающая сто человек, имеют дюжину воинских званий и столько же уровней управления. [5.,104-105 стр.]

Чтобы быть успешной в течении долгого времени, чтобы выжить и достичь своих целей организация должна быть как эффективной, так и результативной. По словам популярного исследователя Питера Друкера, результативность является следствием того, что «делаются нужные, правильные вещи». А эффективность является следствием того, что «правильно создаются эти самые вещи». И первое и второе одинаково важно. Все компании, добившиеся значительных успехов, делали «правильные вещи», выбрав цель, которая соответствовала какой-то важной потребности, существующей в мире. Кроме того, эти организации делали «свои вещи правильно». Результативность является чем-то неосязаемым.

Производительность – это отношение колличества единиц на выходе к колличеству единиц на входе. Чем более эффективна организация, тем выше ее производительность. Отдел маркетинга, который увеличивает объем реализации товара и повышает прибыль не затрачивая при этом дополнительных средств, повышает этим самым свою производительность. Точно так-же, как и сборочная бригада, когда она увеличивает выпуск продукции за час работы и при этом делает это без дефектов. Если же при увеличении объема выпускаемой продукции она имеет более низкое качество, мы говорим о снижении производительности. Таким образом, ключевой составляющей производительности является качество. Производительность на всех уровнях организации является критически важным фактором для того, чтобы организация могла выжить и добиться успеха в условиях конкуренции. [5.,60 стр.]

Важнейшим источником роста эффективности производства является постоянное повышение технического уровня и качества выпускаемой продукции. В современной сложной системе производства продукции / услуг осуществляется жесткая функциональная интеграция всех составляющих. Системный подход к качеству продукции позволяет объективно выбирать масштабы и направления, методы производства, обеспечивающие наибольший эффект усилий и средств, затраченных на повышение качества продукции. КОНТРОЛЬ – это слежение за процессаом достижения целей организации. [4.,108 стр.]

Планирование дает ответ на вопрос: «Что будет делать предприятие?». Функция организации раскрывает «как надо делать то, что было запланировано». Функция контроля в менеджменте устанавливает «что и как контролируется». [4.,108 стр.]

В организации создается и действует двойная система контроля:управленческий контроль и производственный ( содержательный ) контроль. Первый охватывает систему директивного управления и «описывает» действия второго. [4.,109 стр.]

В менеджменте установлены три основные функции эффективуного контроля:

— уменьшение влияния неопределенности внешней среды;

— предупреждение кризисных ситуаций;

— развитие успехов;

Менеджеры различных уровней управления имеют различный уровень полномочий. Следовательно, разумно установить уровни и масштаб контроля в организации:

— стратегический контроль высшего менеджмента – цели, ресурсы, стратегия;

— управленческий контроль выполняется всеми уровнями менеджмента и относится ко всем проблемам получения и использования ресурсов, а также концентрации их на приоритетных направлениях работы;

— оперативный контроль руководителей групп и мастеров – качество выполнения конкретных работ и заказов [4.,110 стр.]

КАЧЕСТВО в самом широком философском смысле есть существенная определенность объекта (процесса), благодаря которой он является таким, а не иным. Эволюционное развитие экономики поставило именно качество продукции (товаров/услуг), производимых работ в центр производства и жизни. Качество важно и для изготовителя и для потребителя. Мала заявить о высоком уровне качества: для подтверждения качества продукция подвергается испытаниям. Качество труда измеряется по результатам и эффективности производства в соответствии с показателями производительности, продуктивности и адаптивности организации к изменениям. Когда продукция уже произведена, невозможно верну4ть напрасно затраченный труд вследствие недостаточного качества или брака. По мере развития производства возрастает сложность продукции, возникают наукоемкие технологии, существенно усложняется или становится невозможным промежуточный контроль. Введение специальной системы контроля в лучшем случае фиксирует ошибки. Но задача формули руется иначе: ошибки следует предотвращать. Поэтому поведение людей должно быть ориентировано не на к5онтроль дефектов, а на конечные результаты- получение качественной бездефектной продукции. [4.,112-113 стр.]

Задачи.

Еще одним направлением разделения труда в организации является формулирование задач. ЗАДАЧА- это предписанная работа, серия работ или часть работы, которая должна быть выполнена заранее установленным способом в заранее оговоренные сроки. Считается, что, если задача выполняется таким способом и в такие сроки, как это предписано, организация будет действовать успешно. Задачи организации традиционно делятся на три категории. Это работа с людьми, предметами ( машинами, сырьем, инструментами), информацией. Два других важных момента в работе – это частота повторения данной задачи и время, необходимое для ее выполнения. Машинная операция, например, может состоятоь в выполнении задачи по сверлению отверстий тысячу раз в день.[ 5.,107 стр.] Специализация задач быстро нашла свое применение во многих простых операциях, т.к. предприниматели быстро поняли, что специализация задач повышает прибыль, потому что увеличение производительности снижает затраты на производство. [5.,108 стр.]

Технология.

Большинство людей рассматривают технологию как нечто связанное с изобретениями и машинами. Однако социолог Чарльз Перроу описывает технологию как средство преобразования сырья – будь то люди, информация или физические материалы – в искомые продукты и услуги. Люис Дейвис, писавший о проектировании работ, предлагает сходное широкое описание: «ТЕХНОЛОГИЯ – это сочетание квалификационных навыков, оборудования, инфраструктуры, инструментов и соответствующих технических знаний, необходимых для осуществления желаемых преобразований в материалах, информации или людях». [5.,108 стр.]

Задачи и технология тесно связаны между собой. Выполнение задачи включает использование конкретной технологии как средства преобразования материала, поступающего на входе, в форму, получаемую на выходе. Влияние этой переменной на управление в значительной мере определялось тремя крупными переворотами в технологии:

— промышленной революцией;

— стандартизацией и механизацией;

— применением конвейерных сборочных линий.

Стандартизация и механизация, т.е. использование машин и механизмов вместо людей, в настоящее время широко распространены не только в сфере производства. Приготовление дешевых продуктов в ресторанах быстрого обслуживания имеет, например, в своей основе опыт фирмы « МакДоналдс» в приготовлении гамбургеров. [5.,109 стр.]

Все технологии производственных фирм можно разделить на три категории.

1. Единичное, мелкосерийное или индивидуальное производство, где одновременно изготавливается только одно изделие или малая серия одинаковых изделий. Часто такое изделие изготавливается для определенного покупателя по его спецификациям или является опытным образцом. Коммерческие «боинги» или военные самолеты, уникальное медицинское оборудование или космические корабли – все эти виды изделий производятся индивидуально.
2. Массовое или крупносерийное производство применяется при изготовлении большого колличества изделий, которые идентичны друг другу или очень похожи. Такой тип производства характеризуется механизацией, использованием стандартных деталей и конвейерным способом сборки. Почти все потребительские товары изготавливаются на базе технологии массового производства.
3. Непрерывное производство использует автоматизированное оборудование, которое работает круглые сутки для непрерывного изготовления одинакового по характеристикам продукта в больших объемах. Примерами непрерывного производства могут служить переработка нефти, сталелитейное производство, работа электростанций. [5.,110 стр.]

Хотелось бы отметить, что никакой тип технологий не может считаться «лучшим», каждый имеет свои преимущества и лучшим образом соответствует выполнению определенных задач и достижению конкретных целей. Наглядным примером может стать производство автомобилей «Феррари» по индивидуальным заказам. Эта гоночная машина в механическом отноше6нии превосходит все типы автомобилей массового производства. Однако технология индивидуального обслуживания при изготовлении «Феррари», позволяющая этим автомобилям бороться за Гран При Ман, вовсе не исключает наличия определенных преимуществ машин массового производства. К тому же последние стоят гораздо дешевле и вполне приспособлены для среднего водителя на средних дорогах. Таким образом, технология индивидуального обслуживания, когда речь идет о производстве недорогих машин, которые бы удовлетворяли потребности многих людей, является не актуальной. Люди определяют окончательную пригодность данной технологии, когда они делают свой потребительский выбор. Внутри организации люди являются важным решающим фактором при определении относите6льного соответствия конкретной задачи и содержания операций избранным технологиям. Никакая технология не может быть полезной и никакая задача не может быть выполнена без сотрудничества людей, которые являются пятой внутренней переменной [5.,112 стр.]

Люди.

Важно помнить, что и организация, и руководители, и подчиненные не что иное, как группы людей. Когда закрывается завод, принимает решение конкретный человек, а не абстрактное руководство. Когда выпускается продукция низкого качества, виноваты не «рабочие», а несколько конкретных людей, которые недостаточно мотивированы или не обучены. Следовательно, люди являются центральным фактором в любой модели управления. Как ведет себя человек в обществе и на работе, является следствием сложного сочетания индивидуальных характеристик личности и внешней среды. [5.,112 стр.]

Организации почти всегда пытаются воспользоваться различиями в способностях при решении вопроса, какую должность и какую работу будет выполнять конкретный работник. Отбор человека, который лучше других способен выполнять определенную работу,- это логичное средство увеличения выгоды от специализации. [5.,114 стр.]

Поэтому при подборе кадров важно учитывать образование и опыт сотрудника. Этот процесс постоянно усложняется и на сегодняшний день найти подходящего кандидата для выполнения ответственной работы довольно длительная процедура. [2.,75 стр.]

Прежде чем приглашать новых сотрудников, каждый менеджер должен ответить себе на вопрос: «Чего я хочу от кандидата?». Условно этот процесс можно разделить на два этапа, который позволяет определить степень «необходимости» кандидата:

Первый этап: Установить, какие обязаности необходимо будет выполнять кандидату и какова должна быть при этом его квалификация.

Второй этап: Определить специфические черты характера и поведения (энтузиазм, соревновательность, коммуникабельность, напористость, умеет добиваться результата и другое), а также, «индикаторы», которые ищете в кандидате. Индикаторами могут быть следующие пункты:

— Положительно отзывается о своей прошлой работе и учебном заведении.

— Любит побеждать, хотел бы продвигаться по службе.

— Задает прямые вопросы.

— С ним легко говорить и его легко слушать.

— Любит решать трудные задачи.

— Способен вдохновить других.

— Меняет работу только при наличии важных обстоятельств.

— Доводит до конца начатое дело

и другие. [2.,81 стр.]

Если с самого начала суметь определить, что именно нужно, то это поможет отобрать кандидата, который будет соответствовать вашим требованиям и ожиданиям в будущем.[2.,82 стр.]

Можно предположить, что человек, отличающийся наибольшими способностями в конкретной области, будет выполнять работу лучше других. Однако на практике на поведение человека влияют и другие факторы, которые вынуждают человека вести себя не так, как можно было бы предположить исходя из оценки его способностей. Это одна из причин, почему многие организации предпочитают расширять способности конкретного работника к выполнению специфической задачи путем соответствующего обучения, если другие характеристики подходят для новой работы. Предрасположенность – это имеющийся потенциал человека в отношении выполнения какой-либо конкретной работы. Являясь результатом сочетания как врожденных качеств, так и приобретенного опыта, одаренность, предрасположенность становится как бы талантом, открывающимся в определенной области. Влияние одаренности наиболее очевидно в таких областях, как музыка, спорт, искусство. Если руководитель не сможет правильно оценить предрасположенность человека к определенной работе, время и расходы, затраченные в связи с его обучением, будут потрачены впустую. [5.,114 стр.]

Результаты работы сотрудников, т.е. их вклад в достижение общей цели, естественно, не одинаковы. В любой организации есть Лидеры, аутсайдеры и середняки. Для выявления указанной дифференциации и принятия соответствующих управленческих решений в организации должна функционировать единая система оценки работы персонала. [3.,41 стр.]

Также обязательно необходимо учитывать смену персонала, т.к. на адоптацию на новом рабочем месте человеку порой необходимо до нескольких месяцев.Важно, чтобы это время не было потеряным для организации. Для достижения намеченных целей важен профессионализм руководителя, его профессиональная культура, умение спланировать и распределить обязаности, обеспечить надлежащий контроль. Создание команды – важнейшее условие продуктивной работы. Команда позволяет сфокусировать энергию ее членов и обеспечить коллективное лидерство. Менеджер должен стремиться создавать условия для коллективного лидерства. А разумное использование фактора поощрения позволяет поддерживать инициативу и принятие подчиненными дополнительной ответственности при решении поставленных задач. Менеджер, являясь лидером команды, должен разграничивать свои обязаности и обязаности других членов. У грамотного руководителя должно быть четкое понимание границ власти при принятии решений. [2.,154-155 стр.]

Еще один аспект различий между людьми – это их отношение к чему-либо, или социальные установки. Отношение к работе является важным фактором, определяющим, как люди будут реагировать на изменения условий и продолжительности раблты, стимулирования труда. В то время как отношение является конкретным убеждением или чувством в преломлении к тем или иным аспектам окружающей среды, ценности – это общие убеждения, вера по поводу того, что хорошо и что плохо или что безразлично в жизни. Ценности, как и многие другие индивидуальные характеристики, приобретаются посредством обучения. Им обучают в школах, религиозных заведениях, их воспитывают в детях родители, они укрепляются в других социальных контактах и даже через средства развлечения и досуга. Каждая организация сознательно или несознательно устанавливает свою собственную систему ценностей. Как и более крупное общество, организация стремится иметь свою собственную мораль, обычаи и табу. В итоге во многих организациях формируются личности, отражающие окрашенные индивидуальностью способы ведения бизнеса или конкретных дел. [5.,116 стр.]

Заключение.

Все внутренние переменные взаимосвязаны. В своей совокупности они рассматриваются как социотехнические подсистемы. Изменение одной из них в определенной степени влияет на все другие. Совершенствование одной переме6нной, например, такой, как технология, не обязательно может вести к повышению производительности, если эти изменения сказываются отрицательно на другой переменной, например людях. Попытки рассматривать и учитывать социальную структуру одновременно с технической всегда имеет положительный эффект: все это благотворно сказывается на производительности и условиях труда. Когда руководство занимается только технологией, оно не может добиться поставленных целей. Когда оно начинает учитывать индивидуальное и групповое поведение, негативные влияния нового метода уменьшаются и организация в итоге достигает своей цели. [5.,123 стр.]

Отсутствие простых ответов вовсе не означает, однако, что успех вообще невозможно объяснить, что не существует надежных методов и путей добиться такого успеха. Существуют многочисленные приемы, большая практика, интересные концепции, которые доказали свою эффективность. Отсутствие простых ответов означает лишь, что не существует путей и средств, одинаково пригодных во все времена и для всех людей и обстоятельств; это также означает, что, оказавшись успешным в прошлом, метод может быть абсолютно неэффективным в будущем. Концепция Генри Форда о массовом выпуске стандартного автомобиля была одной из величайших идей в истории. Но Форд был ослеплен своим собственным успехом, и это чуть не привело компанию к краху: он упорно хранил верность автомобилю марки «Ти», в то время как «Дженерал Моторс» уже разработала и предлагала покупателям автомашины разных моделей и цветов. [5.,39 стр.]

Это может служить наглядным примером того, что все внутренние переменные взаимосвязаны.

Cписок литературы.

1. Бодди Д., Пэйтон Р. Основы менеджмента.- Санкт-Петербург, 1999.- 809 стр.

2. Пер. с англ. Волмянская О., Волмянский Э. Практическое руководство по менеджменту.-Минск,1998.-261стр.

3. Под общей редакцией д.э.н., проф.Страхова О. Менеджмент.Учебное пособие для ВУЗов.-Санкт-Петербург,2000.-139стр.

4. Забелин П., Нестеров П., Федцов В. Предпринимательский менеджмент.-Москва,1999.-223стр.

5. Мескон М., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента.-Москва,1999.-799стр.

www.ronl.ru

Анализ внутренней среды организации - Реферат

Введение

Любая организация находится и функционирует в рамках внешней и внутренней сред. Они предопределяют успешность функционирования компании, накладывают определенные ограничения на операционные действия и в какой-то степени, каждое действие компании возможно только в том случае, если среда допускает его осуществление.

Внутренняя среда является источником ее жизненной силы. Она заключает в себе потенциал, необходимый для функционирования организации, но в это же время может быть источником проблем и даже ее гибели.

Изучение внутренней среды компании дает руководству возможность оценить внутренние ресурсы и возможности компании. Выявляя сильные и слабые стороны компании, руководство имеет возможность расширять и укреплять конкурентные преимущества и, соответственно, предупредить возникновение возможных проблем.

Внутренняя среда является источником, питающим организацию ресурсами, необходимыми для поддержания ее внутреннего потенциала на должном уровне. Организация находится в состоянии постоянного обмена с внешней средой, обеспечивая тем самым себе возможность выживания. Естественно эти моменты должны быть предметом пристального внимания со стороны руководства. Поэтому основной целью данной курсовой работы будет рассмотрение элементов внутренней среды организации.

В первой главе приводятся общие сведения о внутренней среде организации и её составляющих, таких как: цели, задачи, технология, структура и люди.

Во второй главе рассматривается собственно внутренняя среда исследуемой компании, её составляющие элементы, а также поставлена и изучена проблема в данной организации.

В последней главе работы автор делает выводы о проделанной работе, решении поставленной проблемы и делает свои предложения.

Таким образом, целью данной работы является изучение факторов внутренней среды организации для более эффективного принятия управленческих решений,

необходимых для успешной деятельности фирмы.

3.

Данная тема является актуальной, как и вся теория менеджмента. В современных условиях российские предприятия должны научиться жить в соответствии с требованиями рыночной экономии, важнейшим условием для этого является анализ и управление внутренними факторами организации. Но при этом, руководители не должны забывать и о целевом назначении своей фирмы, следить за производством и оказание услуг на высшем уровне. И таким образом поддерживать свою конкурентоспособность. Умение выделить и проанализировать элементы внутренней среды организации является залогом успеха фирмы.

4.

ПЛАН.

ВВЕДЕНИЕ.

I. Понятие и структура внутренней среды организации.

1. Взаимосвязь внутренних переменных.

II . Изучение факторов внутренней среды торговой организации.

1. Характеристика ООО СТД - Трейд
2. Изучение целей, задач и структуры ООО СТД Трейд
3. Анализ использования трудовых ресурсов и организационная культура предприятия
4. Анализ реализации продукции.
5. Состояние маркетинга и финансов.

III Влияние факторов внутренней среды ООО СТД Трейд на результаты его деятельности.

1. Сильные и слабые стороны ООО СТД - Трейд.
2. Пути реализации сильных сторон и преодоления слабостей ООО СТД Трейд.

Первая глава.

1 Понятие и структура внутренней среды организации.

Внутренняя среда организации та часть общей среды, которая находится в ее пределах. Она оказывает постоянное и самое непосредственное воздействие на функционирование организации. Внутренняя среда имеет несколько срезов, состояние которых в совокупности определяет тот потенциал и те возможности, которыми располагает организация. Изучение внутренней среды направлено на уяснение того, какими сильными и слабыми сторонами обладает организация. Сильные стороны служат базой, на которую организация опирается в конкурентной борьбе и которую она должна стремиться расширять и укреплять. Слабые стороны это предмет пристального внимания со стороны руководства, которое должно делать все возможное, чтобы избавиться от них. Возникновение слабых сторон в деятельности организации, прежде всего, возникает при постоянном наличии внутренних переменных.

Менеджер формирует и изменяет, когда это необходимо, внутреннюю среду организации, представляющую собой органичное сочетание ее внутренних переменных. Но для этого он должен уметь выделять и знать их.Внутренние переменные это ситуационные факторы внутри организации. Поскольку организации представляют собой созданные людьми системы, то внутренние переменные в основном являются результатом управленческих решений.

К основным переменным в самой организации, которые требуют внимания руководства, относятся: цели, задачи, структура, технология и люди.

Цели.

Организация, по определению, это, по крайней мере, 2 человека с осознанными общими целями. Организацию можно рассматривать как средство достижения целей, которое позволяет людям выполнить коллективно то, чего он

www.studsell.com

Реферат : Анализ внутренней среды организации

Введение.

Время,в которое мы живём,-эпоха перемен.Наше общество осуществляет трудную,но исторически неизбежную и необходимую перестройку.В социально-политической жизни это переход от тоталитаризма к демократии,в экономике- от административно-командной системы к рынку,в жизни отдельного человека-превращение его из “винтика” в самостоятельного субъекта хозяйственной деятельности.Такие изменения в обществе,экономике,во всем нашем жизненном укладе сложны тем,что они требуют изменения нас самих.Чтобы вписаться в современный ритм жизни кроме всего прочего нужно овладевать новым знанием,научиться пользоваться им на практике.Важная часть этого знания-постижение науки и искусства менеджмента.Ни для кого не секрет,что вряд ли в мире найдется,хоть одна организация,которой никто не управляет.Любая организация нуждается в менеджере.Невозможно построить правовое,развитое,нравственное общество, если во главе предприятий,организаций,учреждений и у руля государства стоят специалисты,неграмотные в отношении управления коллективом и ресурсами,которые не в состоянии сделать правильный выбор,принять правильное решение.В упрощенном понимании,менеджмент-это умение добиваться поставленных целей,использовать труд,интелект,мотивы поведения других людей.Существуют корпорации-гиганты,обладающие огромным экономическим,производственным,научно-техническим потенциалом.Крупнейшие корпорации,банки составляют стержень экономической и политической силы великих наций.А значит,решения менеджеров,подобно решениям государствееных деятелей могут определять судьбы миллионов людей.Но в рыночной экономике не менее важен и малый бизнес.Для большинства населения-это еще и работа.Умело управлять в малом бизнесе-значит выжить,устоять,вырасти.Как это сделать-тоже вопрос эффективного менеджмента.Как “МакДоналдсу” удается готовить миллиарды гамбургеров в год, дешево продавать их и получать при этом огромные прибыли, в то время как большинство ресторанов не в состоянии обслуживать несколько сотен клиентов в день? Почему некоторые компании на протяжении многих лет существования являются ведущими в своей отрасли, а другие обанкротились? Почему религиозное учреждение, такое как католическая церковь,может процветать в 2000 году, если оно действует по принципам и в соответствии с практикой, которые привели бы к краху любого бизнесмена буквально за несколько часов? [ 5.,38 стр.]

Успех и провал этих фирм и компаний имеют одну общую особенность.Все они являются организациями. Именно поэтому мне хотелось бы сделать анализ внутренней среды организации.

Организация.

Некая группа должна соответствовать нескольким обязательным требованиям,чтобы считаться организацией. К ним относятся:

1. Наличие по крайней мере двух людей,которые считают себя частью этой группы.

2. Наличие по крайней мере одной цели (т.е. желаемого конечного состояния или результата ), которую принимают как общую все члены данной группы.

3. Наличие членов группы, которые намеренно работают вместе, чтобы достичь значимой для всех цели.

Соединив в одну эти существенные характеристики, мы получаем важное определение:

Организация – это группа людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели или целей. [ 5.,40 стр.]

Цель внутреннего анализа – получение ответа на следующие вопросы:

• Насколько необходимы рынку производимые компанией товары или услуги?

• Достигла ли организация пределов в производительности и эффективности?

• Какие критические факторы определяют успех организации?Имеет ли организация возможность воспользоваться ими?

• Какие характеристики организации способствуют выполнению ее задач и претворению стратегии? [1.,417 стр.]

Внутренние переменные – это ситуационные факторы внутри организации. Поскольку организации представляют собой созданные людьми системы,то внутренние переменные в основном являются результатом управленческих решений.Это, однако, вовсе не означает, что все внутренние переменные полностью контролируются руководством. Часто внутренний фактор есть нечто «данное», что руководство должно преодолеть в своей работе. Основные переменные в самой организации, которые требуют внимания руководства, это цели, структура, задачи, технология и люди. [5.,102 стр.]

Цели.

Организация, по определению, это группа людей с осознанными общими целями. Организацию можно рассматривать как средство достижения целей, которое позволяет людям выполнить коллективно то, чего они не могли бы выполнить индивидуально.

ЦЕЛИ есть конкретные конечные состояния или желаемый результат, которого стремиться добиться группа, работая вместе. В ходе процесса планирования руководство разрабатывает цели и сообщает их членам организации. Этот процесс представляет собой мощный механизм координирования, потому что он дает возможность членам организации знать, к чему они должны стремиться. У организации могут быть разнообразные цели, особенно это касается организаций различных типов. Для того чтобы получить, например, прибыль, бизнес должен сформулиравать цели в таких областях, как доля рынка, разработка новой продукции, качество услуг, подготовка и отбор руководителей и даже социальная ответственность. Некомерческие организации ( государственные органы, учебные заведения, некомерческие больницы и т. д. ) также имеют разнообразные цели, но, вероятно, будут больше уделять внимания социальной ответственности.[ 5.,102 стр.]

Структура.

СТРУКТУРА ОРГАНИЗАЦИИ – это логические взаимоотношения уровней управления и функциональных областей, построенные в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать целей организации. Существуют две основные концепции структуры:

В большинстве совремнных организаций разделение труда вовсе не означает случайного распределения работ между имеющимися людьми. Характерной особенностью является специализированное разделение труда – закрепление данной работы за специалистами, т. е. Теми, кто способен выполнить ее лучше всех с точки зрения организации как единого целого. Разделение управленчнского труда между экспертами по маркетингу, финансам и производству является наглядным тому примером.[ 5.,103 стр.]

Во всех организациях, за исключением самых мелких, имеет место горизонтальное разделение труда по специализированным линиям. Если организация достаточно велика по размеру, специалистов обычно группируют вместе в пределах функциональной области ( подразделения)[ 5.,104 стр.]

В очень малых организациях горизонтальное разделение труда может не прослеживаться достаточно четко. Владельцы, которые являются одновременно и управляющими маленьких ресторанов, могут поочередно то готовить еду, то обслуживать посетителей. Но большинство сложных организаций имеют такого рода горизонтальное разделение, так что можно четко проследить их функции и цели деятельности.

Эффективность и целесообразность способов разделения работы между людьми – сверху вниз, до самого первого уровня организации – во многих случаях определяет, насколько производительна может быть организация по сравнению с ее конкурентами. Не менее важно и то, как осуществляется вертикальное разделение труда. Вертикальное разделение труда, т.е. отделение работы по координации от непосредственного выполнения заданий, необходимо для успешной групповой работы. Преднамеренное вертикальное разделение труда в организации дает в результате иерархию управленческих уровней. Число лиц, подчиненных одному руководителю, представляет собой сферу контроля. Сфера контроля – это важный аспект организационной структуры. Не существует идеальной сферы контроля. Многие переменные внутри самой организации и во внешней среде могут влиять на нее. Более того, ни сфера контроля, ни относительная «высота» структуры организации не являются функцией размера организации. Например, римская католическая церковь – организация, насчитывающая миллионы членов во всем мире,- имеет только четыре уровня. В отличие от нее стандартная армейская рота, насчитывающая сто человек, имеют дюжину воинских званий и столько же уровней управления. [5.,104-105 стр.]

Чтобы быть успешной в течении долгого времени, чтобы выжить и достичь своих целей организация должна быть как эффективной, так и результативной. По словам популярного исследователя Питера Друкера, результативность является следствием того, что «делаются нужные, правильные вещи». А эффективность является следствием того, что «правильно создаются эти самые вещи». И первое и второе одинаково важно. Все компании, добившиеся значительных успехов, делали «правильные вещи», выбрав цель, которая соответствовала какой-то важной потребности, существующей в мире. Кроме того, эти организации делали «свои вещи правильно». Результативность является чем-то неосязаемым.

Производительность – это отношение колличества единиц на выходе к колличеству единиц на входе. Чем более эффективна организация, тем выше ее производительность. Отдел маркетинга, который увеличивает объем реализации товара и повышает прибыль не затрачивая при этом дополнительных средств, повышает этим самым свою производительность. Точно так-же, как и сборочная бригада, когда она увеличивает выпуск продукции за час работы и при этом делает это без дефектов. Если же при увеличении объема выпускаемой продукции она имеет более низкое качество, мы говорим о снижении производительности. Таким образом, ключевой составляющей производительности является качество. Производительность на всех уровнях организации является критически важным фактором для того, чтобы организация могла выжить и добиться успеха в условиях конкуренции. [5.,60 стр.]

Важнейшим источником роста эффективности производства является постоянное повышение технического уровня и качества выпускаемой продукции. В современной сложной системе производства продукции / услуг осуществляется жесткая функциональная интеграция всех составляющих. Системный подход к качеству продукции позволяет объективно выбирать масштабы и направления, методы производства, обеспечивающие наибольший эффект усилий и средств, затраченных на повышение качества продукции. КОНТРОЛЬ – это слежение за процессаом достижения целей организации. [4.,108 стр.]

Планирование дает ответ на вопрос: «Что будет делать предприятие?». Функция организации раскрывает «как надо делать то, что было запланировано». Функция контроля в менеджменте устанавливает «что и как контролируется». [4.,108 стр.]

В организации создается и действует двойная система контроля: управленческий контроль и производственный ( содержательный ) контроль. Первый охватывает систему директивного управления и «описывает» действия второго. [4.,109 стр.]

В менеджменте установлены три основные функции эффективуного контроля:

• уменьшение влияния неопределенности внешней среды;

• предупреждение кризисных ситуаций;

• развитие успехов;

Менеджеры различных уровней управления имеют различный уровень полномочий. Следовательно, разумно установить уровни и масштаб контроля в организации:

• стратегический контроль высшего менеджмента – цели, ресурсы, стратегия;

• управленческий контроль выполняется всеми уровнями менеджмента и относится ко всем проблемам получения и использования ресурсов, а также концентрации их на приоритетных направлениях работы;

• оперативный контроль руководителей групп и мастеров – качество выполнения конкретных работ и заказов [4.,110 стр.]

КАЧЕСТВО в самом широком философском смысле есть существенная определенность объекта (процесса), благодаря которой он является таким, а не иным. Эволюционное развитие экономики поставило именно качество продукции (товаров/услуг), производимых работ в центр производства и жизни. Качество важно и для изготовителя и для потребителя. Мала заявить о высоком уровне качества: для подтверждения качества продукция подвергается испытаниям. Качество труда измеряется по результатам и эффективности производства в соответствии с показателями производительности, продуктивности и адаптивности организации к изменениям. Когда продукция уже произведена, невозможно верну4ть напрасно затраченный труд вследствие недостаточного качества или брака. По мере развития производства возрастает сложность продукции, возникают наукоемкие технологии, существенно усложняется или становится невозможным промежуточный контроль. Введение специальной системы контроля в лучшем случае фиксирует ошибки. Но задача формули руется иначе: ошибки следует предотвращать. Поэтому поведение людей должно быть ориентировано не на к5онтроль дефектов, а на конечные результаты- получение качественной бездефектной продукции. [4.,112-113 стр.]

Задачи.

Еще одним направлением разделения труда в организации является формулирование задач. ЗАДАЧА- это предписанная работа, серия работ или часть работы, которая должна быть выполнена заранее установленным способом в заранее оговоренные сроки. Считается, что, если задача выполняется таким способом и в такие сроки, как это предписано, организация будет действовать успешно. Задачи организации традиционно делятся на три категории. Это работа с людьми, предметами ( машинами,сырьем, инструментами), информацией. Два других важных момента в работе – это частота повторения данной задачи и время, необходимое для ее выполнения. Машинная операция, например, может состоятоь в выполнении задачи по сверлению отверстий тысячу раз в день.[ 5.,107 стр.] Специализация задач быстро нашла свое применение во многих простых операциях, т.к. предприниматели быстро поняли, что специализация задач повышает прибыль, потому что увеличение производительности снижает затраты на производство. [5.,108 стр.]

Технология.

Большинство людей рассматривают технологию как нечто связанное с изобретениями и машинами. Однако социолог Чарльз Перроу описывает технологию как средство преобразования сырья – будь то люди, информация или физические материалы – в искомые продукты и услуги. Люис Дейвис, писавший о проектировании работ, предлагает сходное широкое описание: «ТЕХНОЛОГИЯ – это сочетание квалификационных навыков, оборудования, инфраструктуры, инструментов и соответствующих технических знаний, необходимых для осуществления желаемых преобразований в материалах, информации или людях». [5.,108 стр.]

Задачи и технология тесно связаны между собой. Выполнение задачи включает использование конкретной технологии как средства преобразования материала, поступающего на входе, в форму, получаемую на выходе. Влияние этой переменной на управление в значительной мере определялось тремя крупными переворотами в технологии:

• промышленной революцией;

• стандартизацией и механизацией;

• применением конвейерных сборочных линий.

Стандартизация и механизация, т.е. использование машин и механизмов вместо людей, в настоящее время широко распространены не только в сфере производства. Приготовление дешевых продуктов в ресторанах быстрого обслуживания имеет, например, в своей основе опыт фирмы « МакДоналдс» в приготовлении гамбургеров. [5.,109 стр.]

Все технологии производственных фирм можно разделить на три категории.

1. Единичное, мелкосерийное или индивидуальное производство, где одновременно изготавливается только одно изделие или малая серия одинаковых изделий. Часто такое изделие изготавливается для определенного покупателя по его спецификациям или является опытным образцом. Коммерческие «боинги» или военные самолеты, уникальное медицинское оборудование или космические корабли – все эти виды изделий производятся индивидуально.

2. Массовое или крупносерийное производство применяется при изготовлении большого колличества изделий, которые идентичны друг другу или очень похожи. Такой тип производства характеризуется механизацией, использованием стандартных деталей и конвейерным способом сборки. Почти все потребительские товары изготавливаются на базе технологии массового производства.

3. Непрерывное производство использует автоматизированное оборудование, которое работает круглые сутки для непрерывного изготовления одинакового по характеристикам продукта в больших объемах. Примерами непрерывного производства могут служить переработка нефти, сталелитейное производство, работа электростанций. [5.,110 стр.]

Хотелось бы отметить, что никакой тип технологий не может считаться «лучшим», каждый имеет свои преимущества и лучшим образом соответствует выполнению определенных задач и достижению конкретных целей. Наглядным примером может стать производство автомобилей «Феррари» по индивидуальным заказам. Эта гоночная машина в механическом отноше6нии превосходит все типы автомобилей массового производства. Однако технология индивидуального обслуживания при изготовлении «Феррари», позволяющая этим автомобилям бороться за Гран При Ман, вовсе не исключает наличия определенных преимуществ машин массового производства. К тому же последние стоят гораздо дешевле и вполне приспособлены для среднего водителя на средних дорогах. Таким образом, технология индивидуального обслуживания, когда речь идет о производстве недорогих машин, которые бы удовлетворяли потребности многих людей, является не актуальной. Люди определяют окончательную пригодность данной технологии, когда они делают свой потребительский выбор. Внутри организации люди являются важным решающим фактором при определении относите6льного соответствия конкретной задачи и содержания операций избранным технологиям. Никакая технология не может быть полезной и никакая задача не может быть выполнена без сотрудничества людей, которые являются пятой внутренней переменной [5.,112 стр.]

Люди.

Важно помнить, что и организация, и руководители, и подчиненные не что иное, как группы людей. Когда закрывается завод, принимает решение конкретный человек, а не абстрактное руководство. Когда выпускается продукция низкого качества, виноваты не «рабочие», а несколько конкретных людей, которые недостаточно мотивированы или не обучены. Следовательно, люди являются центральным фактором в любой модели управления. Как ведет себя человек в обществе и на работе, является следствием сложного сочетания индивидуальных характеристик личности и внешней среды. [5.,112 стр.]

Организации почти всегда пытаются воспользоваться различиями в способностях при решении вопроса, какую должность и какую работу будет выполнять конкретный работник. Отбор человека, который лучше других способен выполнять определенную работу,- это логичное средство увеличения выгоды от специализации. [5.,114 стр.]

Поэтому при подборе кадров важно учитывать образование и опыт сотрудника. Этот процесс постоянно усложняется и на сегодняшний день найти подходящего кандидата для выполнения ответственной работы довольно длительная процедура. [2.,75 стр.]

Прежде чем приглашать новых сотрудников, каждый менеджер должен ответить себе на вопрос: «Чего я хочу от кандидата?». Условно этот процесс можно разделить на два этапа, который позволяет определить степень «необходимости» кандидата:

Первый этап: Установить, какие обязаности необходимо будет выполнять кандидату и какова должна быть при этом его квалификация.

Второй этап: Определить специфические черты характера и поведения (энтузиазм, соревновательность, коммуникабельность, напористость, умеет добиваться результата и другое), а также, «индикаторы», которые ищете в кандидате. Индикаторами могут быть следующие пункты:

• Положительно отзывается о своей прошлой работе и учебном заведении.

• Любит побеждать, хотел бы продвигаться по службе.

• Задает прямые вопросы.

• С ним легко говорить и его легко слушать.

• Любит решать трудные задачи.

• Способен вдохновить других.

• Меняет работу только при наличии важных обстоятельств.

• Доводит до конца начатое дело

и другие. [2.,81 стр.]

Если с самого начала суметь определить, что именно нужно, то это поможет отобрать кандидата, который будет соответствовать вашим требованиям и ожиданиям в будущем.[2.,82 стр.]

Можно предположить, что человек, отличающийся наибольшими способностями в конкретной области, будет выполнять работу лучше других. Однако на практике на поведение человека влияют и другие факторы, которые вынуждают человека вести себя не так, как можно было бы предположить исходя из оценки его способностей. Это одна из причин, почему многие организации предпочитают расширять способности конкретного работника к выполнению специфической задачи путем соответствующего обучения, если другие характеристики подходят для новой работы. Предрасположенность – это имеющийся потенциал человека в отношении выполнения какой-либо конкретной работы. Являясь результатом сочетания как врожденных качеств, так и приобретенного опыта, одаренность, предрасположенность становится как бы талантом, открывающимся в определенной области. Влияние одаренности наиболее очевидно в таких областях, как музыка, спорт, искусство. Если руководитель не сможет правильно оценить предрасположенность человека к определенной работе, время и расходы, затраченные в связи с его обучением, будут потрачены впустую. [5.,114 стр.]

Результаты работы сотрудников, т.е. их вклад в достижение общей цели, естественно, не одинаковы. В любой организации есть Лидеры, аутсайдеры и середняки. Для выявления указанной дифференциации и принятия соответствующих управленческих решений в организации должна функционировать единая система оценки работы персонала. [3.,41 стр.]

Также обязательно необходимо учитывать смену персонала, т.к. на адоптацию на новом рабочем месте человеку порой необходимо до нескольких месяцев.Важно, чтобы это время не было потеряным для организации. Для достижения намеченных целей важен профессионализм руководителя, его профессиональная культура, умение спланировать и распределить обязаности, обеспечить надлежащий контроль. Создание команды – важнейшее условие продуктивной работы. Команда позволяет сфокусировать энергию ее членов и обеспечить коллективное лидерство. Менеджер должен стремиться создавать условия для коллективного лидерства. А разумное использование фактора поощрения позволяет поддерживать инициативу и принятие подчиненными дополнительной ответственности при решении поставленных задач. Менеджер, являясь лидером команды, должен разграничивать свои обязаности и обязаности других членов. У грамотного руководителя должно быть четкое понимание границ власти при принятии решений. [2.,154-155 стр.]

Еще один аспект различий между людьми – это их отношение к чему-либо, или социальные установки. Отношение к работе является важным фактором, определяющим, как люди будут реагировать на изменения условий и продолжительности раблты, стимулирования труда. В то время как отношение является конкретным убеждением или чувством в преломлении к тем или иным аспектам окружающей среды, ценности – это общие убеждения, вера по поводу того, что хорошо и что плохо или что безразлично в жизни. Ценности, как и многие другие индивидуальные характеристики, приобретаются посредством обучения. Им обучают в школах, религиозных заведениях, их воспитывают в детях родители, они укрепляются в других социальных контактах и даже через средства развлечения и досуга. Каждая организация сознательно или несознательно устанавливает свою собственную систему ценностей. Как и более крупное общество, организация стремится иметь свою собственную мораль, обычаи и табу. В итоге во многих организациях формируются личности, отражающие окрашенные индивидуальностью способы ведения бизнеса или конкретных дел. [5.,116 стр.]

Заключение.

Все внутренние переменные взаимосвязаны. В своей совокупности они рассматриваются как социотехнические подсистемы. Изменение одной из них в определенной степени влияет на все другие. Совершенствование одной переме6нной, например, такой, как технология, не обязательно может вести к повышению производительности, если эти изменения сказываются отрицательно на другой переменной, например людях. Попытки рассматривать и учитывать социальную структуру одновременно с технической всегда имеет положительный эффект: все это благотворно сказывается на производительности и условиях труда. Когда руководство занимается только технологией, оно не может добиться поставленных целей. Когда оно начинает учитывать индивидуальное и групповое поведение, негативные влияния нового метода уменьшаются и организация в итоге достигает своей цели. [5.,123 стр.]

Отсутствие простых ответов вовсе не означает, однако, что успех вообще невозможно объяснить, что не существует надежных методов и путей добиться такого успеха. Существуют многочисленные приемы, большая практика, интересные концепции, которые доказали свою эффективность. Отсутствие простых ответов означает лишь, что не существует путей и средств, одинаково пригодных во все времена и для всех людей и обстоятельств; это также означает, что, оказавшись успешным в прошлом, метод может быть абсолютно неэффективным в будущем. Концепция Генри Форда о массовом выпуске стандартного автомобиля была одной из величайших идей в истории. Но Форд был ослеплен своим собственным успехом, и это чуть не привело компанию к краху: он упорно хранил верность автомобилю марки «Ти», в то время как «Дженерал Моторс» уже разработала и предлагала покупателям автомашины разных моделей и цветов. [5.,39 стр.]

Это может служить наглядным примером того, что все внутренние переменные взаимосвязаны.

Cписок литературы.

1. Бодди Д., Пэйтон Р. Основы менеджмента.- Санкт-Петербург, 1999.- 809 стр.

2. Пер. с англ. Волмянская О., Волмянский Э. Практическое руководство по менеджменту.-Минск,1998.-261стр.

3. Под общей редакцией д.э.н.,проф.Страхова О. Менеджмент.Учебное пособие для ВУЗов.-Санкт-Петербург,2000.-139стр.

4. Забелин П.,Нестеров П.,Федцов В. Предпринимательский менеджмент.-Москва,1999.-223стр.

5. Мескон М.,Альберт М.,Хедоури Ф. Основы менеджмента.-Москва,1999.-799стр.

topref.ru

Смотрите также

• 
  Реферат актуальные проблемы гражданского права
• 
  Отек набухание головного мозга реферат
• 
  Планета нептун реферат 3 класс
• 
  Реферат экспо 2017 на английском
• 
  Реферат правовой режим земель запаса
• 
  Реферат на тему лермонтов художник
• 
  Особенности устной публичной речи реферат
• 
  Миф как тип мировоззрения реферат
• 
  Медицинские школы древней греции реферат
• 
  Деньги как средство накопления реферат
• 
  Умный дом реферат с картинками