Муниципальное общеобразовательное учреждение
средняя общеобразовательная школа
с углубленным изучением отдельных предметов № 6
Творческий проект
Моя профессия –
секретарь-референт
Автор: ученик 11 класса
Халифаев Вадим
Руководитель: учитель технологии
высшей квалификационной категории
Мостакова Наталья Владимировна
г. Ставрополь, 2007
2
Оглавление
Введение………………………………………………………………………………………………….. Цель проекта…………………………………………………………………………………………. Задачи…………………………………………………………………………………………………. История и традиции………………………………………………………………………………… | 3 3 3 3 |
Глава 1. Рабочие функции и обязанности секретаря……………………………………………
| 5 5 6 6 9 10 10 11 11 |
Глава 2. Графическая часть………………………………………………………………………….. 2.1. Основные этические требования, предъявляемые к секретарю…………………….. 2.2. Деловое общение секретаря с коллегами……………………………………………….. | 12 12 13 |
Глава 3. Охрана труда………………………………………………………………………………… 3.1. Организация труда………………………………………………………………………….. 3.2. Рабочее место………………………………………………………………………………….. 3.3. Безопасность труда…………………………………………………………………………… Глава 4. Мое отношение к профессии секретарь-референт…………………………………… 4.1. Секреты успеха………………………………………………………………………………... 4.2. «Одежда делает мужчину»…………………………………………………………………. | 14 14 15 16 17 17 18 |
Вывод……………………………………………………………………………………………………… Самооценка………………………………………………………………………………………….. | 21 21 |
Библиографический список………………………………………………………………………….. | 22 |
Приложение……………………………………………………………………………………………… | 23 |
3
«Давайте людям почувствовать
их значимость делайте это искренне»
ДЕЙЛ КАРНЕГИ
ВВЕДЕНИЕ
Цель проекта:
но и для юношей.
Задачи:
История и традиции:
4
Секретарь-референт – одна из серьезных и сложных профессий сегодня. Живая и интересная работа, неплохая оплата труда сделали эту профессию престижной и привлекательной. Спрос на хороших секретарей держится независимо от кризисов, колебаний политического курса и курса валюты.
Международный Профессиональный Клуб секретарей (Professional Secretaries International) дал следующее определение: «Современный секретарь – это инициативный и здравомыслящий помощник руководителя, обладающий всеми профессиональными навыками, необходимыми для работы в офисе, принимающий решение в пределах своей компетенции и при необходимости берущий решение на себя».
Успешность деятельности фирмы, ее престиж и имидж во многом зависит от секретаря. Сегодня всем стало понятно, что хорошим секретарем может стать далеко не каждый.
Этике деловых отношений уделяется в последнее время все большее внимание. При этом необходимо подчеркнуть, что понятие «профессиональная роль» включает в себя не только способности к выполнению должностных обязанностей, но и навыки взаимоотношений с внешним окружением (коллегами, руководством, подчиненными, клиентами, партнерами и т.д.) в процессе реализации зафиксированных для конкретной должности профессиональных задач или функций. Соблюдение этики деловых отношений является одним из главных критериев оценки профессионализма, как отдельного сотрудника, так и организации в целом.
5
ГЛАВА 1. РАБОЧИЕ ФУНКЦИИ И ОБЯЗАННОСТИ СЕКРЕТАРЯ
В приемной руководителя бывает множество посетителей, и от знания и соблюдения секретарем правил деловой этики зависит имидж ее руководителя организации в целом. Соблюдая деловой этикет, секретарь одновременно служит положительным примером и для посетителей, и для сотрудников.
Нужно ли посетителю стучаться в кабинет руководителя? Это вопрос не возникает, если секретарь на месте: именно он либо докладывает руководителю, либо сам дает разрешение войти в кабинет.
При отсутствии секретаря в рабочее время в дверь стучать не принято. Предполагается, что хозяин кабинета не занимается ничем, что бы могло скомпрометировать его.
Главное правило деловой этики – создать удобство партнеру.
Секретарь приветствует доброжелательной улыбкой всех, кто заходит в приемную.
Своего руководителя и руководителей высшего ранга секретарь приветствует стоя, если видит их в этот день впервые. Секретарю не следует первому подавать руку для рукопожатия. Но отвечать на рукопожатие надо. Ваша рука не должна быть при этом вялой и безжизненной.
Секретарь может представлять своему руководителю всех посетителей, кроме вышестоящего начальства. Выполняя деловые поручения, секретарь должен и сам представиться.
Если руководитель поручил угостить посетителей чаем, кофе, то следует поинтересоваться, что они предпочитают. Подавая заказанное гостям, необходимо улыбнуться им.
6
Для создания имиджа секретарю важно все: и манеры, и культура речи, и одежда, и интерьер офиса. Производит, например, хорошее впечатление, когда секретарь-референт имеет сою собственную визитную карточку. Это подчеркивает его значимость в фирме. Предпочтительнее обращение к нему по имени-отчеству.
Секретарь целый день находится на виду. Безусловно, его одежда должна быть красивой и удобной. Одежда играет огромную роль в жизни любого человека. На одежду мы тратим много времени и средств, и это себя оправдывает, прежде всего, потому, что только хорошо одетый человек чувствует себя уверенно и комфортно.
Работая над формированием своего имиджа целесообразно взглянуть на себя критически, оценить достоинства и недостатки своей внешности и учесть нижеследующие рекомендации. Ориентиром здесь должна быт такая установка. Мужчины ценят в женщинах женственность, женщины в мужчинах – мужественность.
В деловой одежде секретаря предпочтение стоит отдавать костюмам. Костюм дает много возможностей для комбинирования. Он предполагает замену рубашек, галстуков, жилетов.
1.3. Техника общения по телефону
Снимайте трубку не позже телефонного звонка. Это одно из правил хорошего тона. Подняв трубку, назовите свое учреждение, отдел и вашу должность. Отвечая на звонок нужно всегда представляться. Люди хотят знать, с кем они разговаривают. В вашем голосе должна звучать заинтересованность. Не давайте выхода своим отрицательным эмоциям. Ваш собеседник не виноват в том, что, возможно, за
7
пару минут до этого вы имели с кем-либо неприятный разговор или у вас личные проблемы.
Трубку снимают левой рукой, чтобы правой можно было записать передаваемую информацию. Недалеко от телефонного аппарата всегда под руками должны быть телефонный блокнот для записи сообщений и ручка..
Обязательно надо записать:
Типичные ошибки при телефонном общении:
8
Существуют выражения, которых следует избегать при телефонных разговорах, чтобы о вашем учреждении не сложилось превратного представления.
10 телефонных грехов:
9
1.4. Организация совещаний
Для успешного проведения совещания, плодотворной работы его участников и оперативного обсуждения вопросов большое значение имеют своевременная подготовка, размножение и рассылка участникам документов. Все предлагаемые к совещанию документы должны быть собраны не менее, чем за 48 часов, размножены и разосланы за 24 часа до совещания.
В случае участия в совещании иногородних лиц не менее важной является процедура размещения участников.
В подготовительный этап также входит и забота о транспортном обеспечении участников. Заканчивается этот этап подготовкой помещения для проведения совещания и его техническим оснащением. Необходимость демонстрационных средств выясняется заранее.
При проведении совещания с ограниченным числом участников секретарь встречает их перед входом в помещение, где будет проходить совещание.
Участники совещания регистрируются. Одновременно с регистрацией желательно проводить и проставление отметок на командировочных удостоверениях. При регистрации участников выдаются, если не были ранее разосланы, размноженные на них документы. Также могут выдаваться канцелярские принадлежности, что предусматривается заранее и закладывается в смету совещания.
В перерыве могут быть организованы кофе-паузы, когда участникам предлагается чай, кофе и т. Д., а также выставка-продажа литературы.
10
1.5. ПРИЕМ ПОСЕТИТЕЛЕЙ
1.5.1. Прием сотрудников
Организуя прием сотрудников своего предприятия по текущим вопросам, секретарь должен очень хорошо знать структуру предприятия, иметь представление о его деятельности, знать распределение обязанностей и вопросов между руководящими работниками.
Секретарь должен довести до сведения всех сотрудников предприятия часы приема по текущим вопросам. Он должен хорошо знать сотрудников своего предприятия, которые имеют доступ к руководителю в любое время.
Очень часто посетители идут на прием к руководителю по вопросам, которые могут быть решены другими сотрудниками. Секретарь должен направить посетителя к лицу, наиболее компетентному в решении того или иного вопроса.
Во время проведения приемов всех видов секретарь сам отвечает на все телефонные звонки и переадресует их заместителям руководителя. Телефон руководителя во время приема должен быть подключен только в чрезвычайных обстоятельствах. В противном случае беседа может затянуться, так, как изложение посетителем вопроса будет неоднократно прерываться разговором руководителя по телефону. Не следует также во время приема пропускать в кабинет руководителя других сотрудников, не имеющих отношение к приему. В таких ситуациях их следует направлять к заместителям руководителя или называть время, когда руководитель освободиться и сможет их принять.
По окончании беседы и принятия решения руководитель сам записывает или поручает секретарю сделать запись о результатах беседы в соответствующем журнале.
11
1.5.2. Прием посетителей их других организаций
Прием посетителей из других организаций должен быть заранее подготовлен секретарем. Время приема должно быть согласовано и удобно как для посетителя, так и для руководителя. Секретарь должен заранее поставить в известность руководителя о вопросе, который будет решаться во время встречи.
В ряде организаций, особенно государственных, принята практика предварительной записи посетителей в специальный журнал. Образец журнала представлен в приложении.
Если посетитель пришел без предварительной договоренности, секретарь сам вправе решить: доложить о нем руководителю немедленно или записать на прием. Если после доклада руководителю о посетителе получен отказ в его приеме, секретарь должен предложить посетителю переговорить с заместителями руководителя или другими компетентными работниками предприятия.
Нельзя допускать срыва приема по неуважительным причинам. Если все же прием отменяется по неожиданным обстоятельствам, таким, как болезнь руководителя, срочная его командировка и т.п., то секретарь обязан заранее известить посетителя об этом, и договориться о времени, на которое прием переносится.
Секретарь должен также назвать посетителю свое имя, фамилию, отчество и номер телефона для срочных справок и сообщений.
Секретарь не имеет право переносить на людей отношение к ним руководителя – со всеми посетителями нужно быть одинаково радушным.
1.5.3. Прием командированных
Организуя прием командированных работников, секретарь должен узнать, согласовано ли это посещение заранее; выяснить вопрос, по которому прибыл посетитель; отметить
12
командировочное удостоверение; поинтересоваться, обеспечен ли командированный специалист гостиницей, и если нет, то помочь ему в решении этого вопроса.
Если на прием прибывает делегация, то секретарю следует позаботиться о выделении сотрудника, который будет сопровождать ее.
При прибытии иностранной делегации секретарь должен позаботиться о наличии переводчика и сувениров для членов делегации.
ГЛАВА 2. ГРАФИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ
2.1. Основные этические требования, предъявляемы секретарю.
13
2.3. Деловое общение секретаря с коллегами
14
ГЛАВА 3. ОХРАНА ТРУДА
3.1. Организация труда
Продуктивность любого труда во многом зависит от правильной его организации, которая включает в себя организацию рабочего места мебелью, специальным оборудованием и необходимым средствами организационной техники, а также технологическую планировку и совершенствование условий труда.
Правильная организация рабочего места экономит физическую нагрузку и умственную энергию, способствует повышению эффективности труда.
Правильная организация рабочего места предполагает:
Соблюдение санитарно-гигиенических норм способствует росту производительности труда. Подтверждение чистоты рабочего места делает его привлекательным, повышает работоспособность. Улучшает настроение, снижает утомляемость. Медики подсчитали, что при сидячей работе необходим приток воздуха около 30 кубических метров в час. Отсутствие свежего воздуха приводит к преждевременному утомлению. Благоприятные климатические условия ан рабочем месте могут быть обеспечены путем применения вентиляционной установки и кондиционеров.
15
Благоприятно влияет на состав воздуха озеленение служебного помещения. Растения не только улучшают воздух, обогащая его кислородом, но и снижают нервное и зрительное переутомление, выполняя декоративную функцию. При выборе растений нужно учитывать размеры помещений, освещенность, влажность и температуру воздуха. Не рекомендуется размещать растения на подоконниках, так как это уменьшает естественную освещенность. В целях сохранения здоровья не следует курить на рабочих местах.
Температура в помещении должна находиться в пределах
18-20˚С, относительная влажность воздуха – 45 - 55%.
Оптимальные климатические условия на рабочем месте являются предпосылкой для эффективной работы.
Освещение рабочего места может быть общим (светильники, установленные на потолке) или местным (настольная лампа). При ярком дневном свете следует применять жалюзи. Правильная освещенность повышает производительность труда.
3.2. Рабочее место
Рабочее место пользователя компьютера должно быть организовано в соответствии с санитарными правилами и нормами (СанПиН 2.2.2. 542-96 «Гигиенические требования к видеодисплейным терминалам, персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы»).
Использование мониторов без информации об оптимальных и допустимых визуальных эргономических параметрах не допускается. Средства организационной техники и специальное оборудование должны быть сертифицированы.
16
3.3. Безопасность труда
Работая на компьютере, соблюдайте следующие правила:
При работе на компьютерах следует:
17
ГЛАВА 4. МОЕ ОТНОШЕНИЕ К ПРОФЕСИИ СЕКРЕТАРЯ-РЕФЕРЕНТА
4.1. Секреты успеха.
Формула успеха в работе секретаря выглядит следующим образом:
У = Р + И + М
Успех Работа Игра Молчание
Успех приходит к тому, кто может кропотливо работать (Р), относится к работе как к игре (И), то есть с увлечением и азартом, и умеет быть молчаливым (М), немногословным и умеет хранить секреты.
«Секрет успеха в том, чтобы научиться любить то, что делаешь».
Секретарь, подобно актеру на сцене, все время на виду. Опытный секретарь с началом рабочего дня «входит в образ». Лучше всего создать в своем воображении идеального секретаря: красивого, элегантного, уверенного в своих силах. Все должно быть на уровне – легкая походка, приятный голос, приветливая улыбка.
По мнению руководителей ведущих российских фирм и специалистов по менеджменту, современному секретарю необходимо:
18
Для того чтобы состояться в качестве профессионала высочайшей категории, недостаточно обладать только перечисленными знаниями и навыками, следует еще иметь определенный склад характера. Помимо таких личных качеств, как коммуникабельность (умение устанавливать контакты с разными людьми), аккуратность, пунктуальность, доброжелательность, любезность, эмоциональная уравновешенность, необходимо еще уметь подчиняться, не теряя при этом собственного достоинства.
Одним из главных условий эффективной работы секретаря является порядок на рабочем месте. Мне, например, нравится «политика чистых столов», принятая во многих офисах стран Западной Европы. На рабочем столе могут находиться только те, документы, с которыми секретарь работает в данный момент.
Важным моментом для секретаря является планирование рабочего дня. Мне нравится планирование методом приоритетов АБВ, где А – важнейшие дела, Б – важные, В – текущие вопросы. А также полезно для секретаря пользоваться принципом корзины, т.е. время то времени задавать себе следующие вопросы:
4.2. «Одежда делает мужчину»
Немаловажную роль в работе секретаря-референта играет его облик. Ведь первый человек, которого видят посетители, придя в офис – это секретарь-референт. Прежде всего, нужно одеваться сообразно случаю. Одежда должна быть хорошего качества и в хорошем вкусе. Еще важнее быть опрятным и хорошо ухоженным. Главным является отношение человека к себе, к окружающим, к своей работе. Рассмотрим основные аксессуары, которые должны присутствовать в гардеробе делового человека.
19
Элегантность мужчины всегда выражалась в умении изящно и нетривиально повязывать галстук. Современная конструкция галстука появляется в конце 60-х годов XX века. Авторство принадлежит английским портным. Как показывает анализ истории мужского гардероба, галстук – самая устойчивая и наиболее консервативная деталь в мужском туалете. И сегодня специалисты выделяют почти те же группы рисунков для деловых галстуков.
Однотонные галстуки используются в сочетании с рисунчатыми рубашками и костюмами. Наиболее элегантно смотрятся темные галстуки. Репсовые - в полоску считаются классическими. Их лучше носить с рубашками и костюмами приглушенных тонов, а контрастные яркие галстуки – с темными костюмами и светлыми рубашками. Предпочтительнее рисунок с черными полосками, а не плавно перетекающими одна в другую. Мелкий горошек элегантен и официален. Причем, чем мельче и светлее горох, а фон темнее, тем, тем авторитетнее смотрится галстук. Это рисунок широко используется с консервативными костюмами для деловых ситуаций.
Выбирая галстук, необходимо имеет четкий ориентир – пиджак., с которым он будет лучше всего смотреться. Наиболее эффективный метод соединить покупку пиджака и галстука.
Следующим идет выбор рубашки. Рубашки в мелкую тонкую клетку идеально смотрятся с галстуками, цвет которых гораздо насыщеннее и темнее тона клетки модные и практичные рубашки с воротником - «стойкой» и рубашки Polo вовсе не требуют галстука.
Полезно помнить, что деловые рубашки сейчас простые, спокойные, глубоких тонов, с очень деликатным рисунком. Подбираются в тон костюму. Акцент на консервативность и строгую изысканность позволит без ошибки следовать тенденциям современной деловой моды, которая возвращает к тщательно выстроенной элегантности и тяготеет к изысканной
20
консервативности. Мешковатая, неструктурная одежда уступает место простоте, сдержанности, мужественным, классическим, авангардным формам. Сочетание темно-синего костюма, светлой сорочки и галстука типа «бордо» воспринимается окружающими беспроигрышно, помогая завоевать симпатии аудитории, свидетельствуя об энергии и напоре.
Для делового костюма наиболее приемлемы спокойные, нейтральные, глубокие тона, цвета от светло-серого до угольного, от бежевого до цвета жареного кофе, все оттенки синего, оливкового, приглушенного изумрудного, черный, темный бордо.
Мужчинам в офисе следует надевать обувь различных тонов квадратной, зауженной и закрытой формы, с закругленной линией на кожаной подошве. Для вечера - ботинки с удлиненной линией и цветом темной ночи.
Запах (Parfum) – такой же неотъемлемый элемент мужского костюма, как пиджак, как пиджак, галстук или туфли. Без них образ делового человека неполон, лишен индивидуальности. Ведь выбор запаха лучше всего выражает наше второе «я». Поэтому запах должен гармонично дополнять имидж. С утра уместнее пользоваться легкими ненавязчивыми запахами. Туалетная вода уместна в любое время. Мужские духи слабой концентрации – в ресторане или на свидании.
Перенасыщение парфюмерией есть признак дурного вкуса.
Если вы предпочитаете старый, добрый классический стиль и считаете себя джентльменом, вам стоит использовать традиционные мужские ароматы с доминирующими цитрусовыми нотами..
Носки лучше выбирать с натуральными компонентами или смесями (шерсть и хлопок, шелк и хлопок и т.д.. Волокна дышат, такие носки хорошо сохраняют размер. Носки должны повторять
21
общий тон брюк и ботинок и сочетаться с ними по цвету. Яркие носки неприемлемы для деловых будней.
Солидное впечатление может произвести только деловой человек, одетый с иголочки с головы до ног.
Секретарь не только отвечает на телефонные звонки, сортирует поступившую почту, ведет дневник текущих дел, отвечает за личную переписку руководителя, следит за ходом переговоров, но и является первым помощником руководителя.
Поэтому секретарь должен обладать подтянутой внешностью, безукоризненными манерами, умением четко и связно говорить, держать себя в обществе, вести эффективно телефонный разговор, знать делопроизводство.
Секретарь должен четко представлять себе рабочий график начальника и ориентироваться в приоритетах различных вопросов.
Работа секретаря не только техническая, но и творческая, ответственная, например, подготовка докладов, отчетов, выступлений руководителя, других важных документов.
ВЫВОД
Самооценка
Стремительное развитие современных бизнес-технологий предъявляет все более высокие требования к профессиональной компетентности секретарей всех уровней. Молодой, элегантный, доброжелательный профессионал – вот идеальный образ современного секретаря-референта.
Этика секретарского труда
Культура телефонного общения
Формирование внешнего образа
Организация совещаний конференций, прием иностранных делегаций
Культура делового общения
Организация приема посетителей
Деловое общение секретаря с коллегами
Стремление поддерживать ровные, исключительно деловые взаимоотношения
Проявление профессионализма секретаря, основанного на прочных знаниях и навыках работы, подкрепленного соответствующим практическим опытом
Избегание фамильярности и панибратства
Проявление к старшим коллегам знаков внимания
Проявление предупредительности и сдержанности
Взвешивание своих высказываний в процессе общения
nsportal.ru
РЕФЕРАТ
по курсу «Делопроизводство»
по теме: «Деловые и личные качества секретаря»
1. Требования квалификационной характеристики, предъявляемые к профессии секретаря
Профессия секретаря, секретаря-референта требует от человека, избравшего ее, хорошей подготовленности, широкого кругозора, целого комплекса деловых и личных качеств, связанных со спецификой секретарского труда.
Обязанности секретаря можно разделить на работу до документному и бездокументному обслуживанию руководителя. В работу по документному обслуживанию входит составление, оформление, редактирование корреспонденции, регистрация, контроль исполнения, подшивка в дела и сдача документов в архив. К функциям по бездокументному обслуживанию относятся такие, как выполнение технических работ во обеспечению труда руководителя, подготовка разного рода совещаний, организация приема посетителей, телефонное обслуживание, подготовка командировок и т.д. Задача секретаря заключается главным образом в том, чтобы освободить своего руководителя от выполнения нетворческих, вспомогательно-технических функций.
То, что должен знать и уметь секретарь, излагается в квалификационной характеристике.
Квалификационная характеристика - это нормативный документ, устанавливающий, требования, предъявляемые к работнику, иначе говоря, что он должен знать и уметь, каков должен быть уровень его подготовки.
Приведем квалификационную характеристику секретаря при руководителе (менеджере) малого предприятия:
Должностные обязанности: Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия (или подразделения). Получает необходимые руководителю сведения от подразделений иди исполнителей, вызывает по его поручению работников. Организует телефонные переговоры руководителя, принимает и передает телефонограммы, записывает в его отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения руководителя их содержание. Осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте и повестке дня заседания или совещания, их регистрация), ведет и оформляет протоколы. Обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие его эффективной работе. Передает и принимает информацию по прием по переговорным устройствам, печатает по указанию руководителя различные материалы. Ведет документационную работу, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым на предприятии порядком и передает после ее рассмотрения руководителям подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа, следит за сроками выполнения поручений руководителя по личным заявлениям граждан. Организует прием посетителей, проявляя при всём этом тактичность и внимание к ним, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников, формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
Должен знать: постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся ведения делопроизводства; руководящий состав организации и ее подразделений; правила эксплуатации диктофонов, магнитофонов; правила пользования приемно-переговорными устройствами; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; основы организации труда; законодательство о труде и охране труда Российской Федерации; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной зашиты.
Требования к квалификации по разрядам оплаты. Начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.
2. Требования к деловым и личным качествам секретаря
Особенность работы секретаря заключается в том, что ему приходится не только работать с документами и техническими средствами, но и осуществлять многочисленные контакты с людьми: своим руководителем, сотрудниками, посетителями, телефонными абонентами. Секретарю приходится сталкиваться с большим разнообразием решаемых задач, необходимостью выполнять одновременно несколько дел. Часто неполадки в работе секретаря являются следствием его негативных деловых и личных качеств.
Деловые и личные качества при выполнении той или иной работы проявляются в тесном взаимодействии и дополняют друг друга. При оценке труда секретарей принято выделять следующие деловые качества:
Профессионализм. Это качество подразумевает владение комплексом профессиональных знаний, умений и навыков, предусмотренных квалификационной характеристикой: умение печатать на пишущей машинке, работать на компьютере, стенографировать, знать основы работы с документами, правила орфографии и пунктуации, работать со справочной литературой.
Ответственность. Секретарь должен быть готов принять на себя ответственность по выполнению задач, поставленных руководителем, особенно в пределах своей компетенции. Это качество вырабатывается с опытом работы. Руководитель должен быть уверен в том, что секретарь может работать самостоятельно, способен квалифицированно решать такие вопросы, как оформление и составление документов, расшифровка стенограмм и диктограмм, организация приема посетителей, оповещение участников совещаний и т.п.
При решении таких вопросов, как подготовка документов, в беседе с посетителями и по телефону секретарь должен использовать строго проверенную информацию. Недопустимо разглашать информацию, имеющую закрытый характер, а также информацию, которая может нанести ущерб организации или отдельным лицам. Необходимо правильно хранить документы, не допуская свободного доступа к ним других сотрудников.
Организованность. Умение организовать свое рабочее место, рационально спланировать работу, обеспечить безусловное выполнение каждодневных задач.
Недопустимы опоздания секретаря как на работу, так и на деловые встречи, совещания, заседания. Организованность и пунктуальность должны проявляться в своевременности и качестве подготовки документов, представлении их руководителю.
Осведомленность. Секретарь должен хорошо ориентироваться в вопросах деятельности, по которым работают его руководитель и предприятие (фирма) в целом; быть в курсе событий, происходящих в учреждении (подразделении).
Инициативность. Секретарь должен проявлять самостоятельность и инициативу в решении вопросов своей компетенции, не дожидаясь указаний руководителя. При этом, принимая то или иное решение, секретарь должен быть уверен, что оно пойдет на пользу делу, поддержит имидж организации.
Преданность профессии. Любовь к избранной профессии, понимание ее важности, стремление к постоянному совершенствованию своего мастерства - необходимое условие для того, чтобы стать не просто квалифицированным исполнителем, а буквально первым помощником руководителя организации.
Кроме перечисленных важнейших деловых качеств, секретарю нужно воспитывать в себе и целый ряд личных качеств. Какие же личные качества важно иметь секретарю? Выделим наиболее существенные из них.
Трудолюбие. Приучать себя выполнять нужную для дела работу своевременно, качественно. Трудолюбие - необходимое качество секретаря, как и любого другого работника организации.
Добросовестность. Секретарь должен скрупулезно, качественно и своевременно выполнить работу, которую обещал выполнить: отпечатать документ, выяснить какой-либо вопрос, навести справку. Специфика труда секретаря требует от него готовности оказать помощь другим, особенно в сложных, напряженных ситуациях. Нужно уметь быстро переключаться с одного вида работы на другой, правильно рассчитывать время, в особенности в период больших нагрузок, в дни приема посетителей, подготовки совещаний и т.п.
У секретаря должна быть уверенность, что он сделал все от него зависящее. Не следует перекладывать на других сотрудников свои обязанности с тем, чтобы избежать ответственности за невыполненную или некачественно выполненную работу.
Аккуратность. Небрежность в работе с документами, в одежде, в организации рабочего места создает неблагоприятное впечатление о секретаре, даже если он и обладает необходимыми деловыми качествами. Следует помнить, что «секретарь - лицо организации», а «лицом» самого секретаря являются качество выполняемой им работы, культура рабочего места, внешний вид.
Доброжелательность. В деловом общении секретарь всегда должен быть готов оказать максимальное содействие сотрудникам, посетителям, пойти в случае необходимости на некоторые личные неудобства ради дела. Любой человек, обратившийся к секретарю, должен быть уверен, что все возможное будет сделано, а отрицательный результат может быть вызван только объективными причинами.
По роду своей работы секретарь располагает значительным объемом информации и достаточно большими полномочиями, так как в определенных ситуациях он может действовать от имени руководителя. Недоброжелательность, нескромность секретаря могут привести к нетактичному поведению с его стороны, чванству, заносчивости.
В разговоре необходимо употреблять только вежливые формы, не допускать фамильярности, обращения на «ты» и т.д. Если секретарь знает или предполагает, что подлежащая сообщению информация является для собеседника негативной, то он должен постараться изложить ее как можно более деликатно.
Среди других личных качеств, которые нужны хорошему секретарю, можно отметить и такие, как умение быстро вникать в суть дела; общительный характер, который поможет секретарю наладить правильные взаимоотношения с посетителями и сотрудниками; артистизм и чувство юмора - качества, которые помогут секретарю создать доброжелательную атмосферу в работе с посетителями и сотрудниками; способность к самообучению, расширению своего кругозора. Многие руководители, рассматривая кандидатуры на должность секретаря, обращают внимание на такие стороны, как семейная устроенность, состояние здоровья, моральная устойчивость.
Перечисленные деловые и личные качества, необходимые секретарю, не даются человеку в готовом виде. Нужен повседневный труд над собой, настойчивая и ответственная подготовка к этой престижной работе.
3. Требования к внешнему виду секретаря
Внешний вид секретаря формирует мнение об учреждении в целом, поэтому он должен быть тщательно продуман, современен и аккуратен.
Каких же норм в этом вопросе следует придерживаться секретарю?
В зависимости от времени года костюм секретаря может быть различным по цвету и по используемым тканям. Главное требование к костюму - строгость, элегантность. Здесь все зависит от вкуса человека. Основное - костюм должен быть удобным, практичным, строгим. Беседовать с человеком, одетым неряшливо, неопрятно, не следящим за собой, неприятно. Такая беседа оставляет негативное впечатление о данной организации.
Сказанное относится и к выбору аксессуаров к костюму. Не рекомендуется дополнять рабочий костюм броскими, в особенности крупными драгоценными украшениями, не красит секретаря разностильность украшений. Украшения должны подчеркнуть достоинства костюма и его хозяйки. В тон костюму следует подбирать туфли. Обувь должна быть удобной и модной. Для работы рекомендуется сменная обувь.
Секретарь должен постоянно помнить о личной гигиене. Особенно внимательно к вопросам гигиены нужно относиться в жаркие дни. Не следует пользоваться парфюмерными веществами, имеющими резко выраженный запах. Руки секретаря всегда должны быть в идеальном порядке. После работы на пишущей машинке руки следует обязательно вымыть, так как на пальцах остаются следы от пользования копировальной бумагой и можно испачкать документы, с которыми работает секретарь. Прическа секретаря должна быть аккуратной, к лицу, гармонировать с костюмом и окружающей обстановкой.
4. Культура делового общения секретаря
Важными показателями культуры общения секретаря являются вежливость, корректность, доброжелательность. Секретарь должен владеть мимикой лица, интонациями голоса, жестом. Деликатность, предупредительность в отношениях с посетителями и сотрудниками, некоторая доля артистизма - все это обеспечивает успешную работу секретаря.
Секретарю необходимо знать правила приветствия. При появлении в приемной посетителя секретарь должен поздороваться, предложить сесть. При первой встрече с руководителем, должностным лицом высшего ранга или при приеме почетного гостя организации секретарь обязан встать, поздороваться. Если нужно поздороваться за руку, то следует встать из-за стола, выйти к посетителю и подать руку (женщине позволяется не подавать руки, если она не желает этого делать).
Если секретарь видит посетителя впервые, он должен назвать себя. После этого секретарь осведомляется, как зовут посетителя, по какому вопросу пришел. Необходимо соблюдать такт, употреблять только вежливые формы обращения, быть доброжелательным.
Уважение к людям должно стать повседневной нормой поведения и привычным способом общения с окружающими. Такова профессия секретаря.
При приеме посетителей секретарь не должен вести личные беседы по телефону, а также должен воздержаться от бесед, раскрывающих служебные тайны, и не сплетничать.
При появлении посетителя секретарь должен закончить машинописную строку или телефонный разговор. Чтение любых документов надо прекратить и заняться посетителем.
Секретарь должен помнить, что формальное общение, когда отсутствует стремление понять и учитывать особенности личности собеседника, когда используется привычный набор «масок» (притворной вежливости, излишней строгости, иронии, превосходства, безразличия и т.п.), посетитель остро чувствует и по своим ощущениям составляет впечатление об организации в целом.
Важной формой общения секретаря, секретаря-референта с посетителями является беседа.
Секретарю приходится вести деловую беседу с разными по возрасту, по положению в обществе и по типу нервной системы людьми. Залогом успешного разговора являются компетентность, тактичность, доброжелательность, стремление оперативно решить проблему или оказать помощь в ее решении. Секретарь должен оценить психологическое состояние собеседника, составить представление о сущности проблемы, дать посетителю возможность высказаться. Чем подробнее и обстоятельнее будет изложен вопрос, тем больше возможность найти правильное решение.
Важно уметь задавать вопросы посетителю и особенно слушать его.
Тон разговора должен быть нейтральным. Нельзя начинать беседу с отказа и утверждения невозможности решить вопрос. Как правило, это вызывает негативную реакцию и ведет к возникновению конфликтной ситуации. Если даже ответ отрицательный, секретарь должен тактично и доброжелательно подвести собеседника к этому выводу, убедительно показать невозможность положительного решения. Во время беседы не следует перебивать посетителя, заниматься посторонними делами, прерывать беседу телефонными разговорами. Если телефонный звонок раздался, то в зависимости от вида беседы секретарь снимает трубку и переносит телефонный вызов на удобное время либо просит извинения у посетителя и кратко проводит телефонный разговор.
Деловое общение секретаря не ограничивается контактом с посетителями. Важнейшее место в его работе занимают взаимоотношения руководитель - секретарь.
Уже было сказано, что по существу секретарь выполняет функции помощника руководителя, помогает ему в планировании рабочего времени, в выполнении намеченных мероприятий, освобождает от выполнения мелких технических работ, фильтрует потоки корреспонденции, телефонные вызовы, регулирует прием посетителей.
Работа секретаря в организации начинается с вводной беседы-инструктажа со стороны руководителя. Руководитель должен подробно рассказать секретарю о методах своей работы, привычном режиме, личных привычках, сформулировать основные требования, которые он будет предъявлять к секретарю, выяснить уровень квалификации секретаря. Установить нужный деловой контакт между руководителем и секретарем удается не сразу, требуется испытание временем, совместной работой.
Дж. Харрисон - крупный специалист в области управления и организации труда - называет следующие качества, необходимые секретарю:
Секретарь не должен допускать ошибок в документах и тем самым освободить руководителя от необходимости проверять каждый документ. Секретарь должен работой доказать руководителю, что может работать самостоятельно.
При разговоре по телефону секретарь должен уметь тактично ответить на любой вопрос, а руководитель должен доверять своему секретарю решение вопросов, которые в деятельности фирмы считаются конфиденциальными.
Секретарь должен уметь выбрать для руководителя важнейшие факты, содержащиеся в отчетах и журналах, чтобы избавить его от необходимости детально изучать материалы.
Секретарь должен понимать, что в случае срочной работы ему нужно остаться после окончания рабочего дня.
Секретарь должен четко представлять свои обязанности и уровень компетенции при самостоятельном решении вопросов в отсутствие руководителя, а руководитель должен быть в свою очередь уверен, что секретарь справится с той работой, которая может возникнуть в его отсутствие.
Руководителю необходимо постоянно информировать секретаря обо всех своих делах, чтобы он мог максимально помочь ему.
Руководитель должен уметь признавать свои ошибки и приносить извинения, когда он не прав.
Руководитель должен полагаться на пунктуальность секретаря, а секретарю следует знать, что руководитель иногда может быть и непунктуальным.
Обеим сторонам необходимо чувство юмора.
Поведение секретаря и эффективность его работы - пример для всех сотрудников.
Секретарь должен следить за событиями в личной жизни руководителя, например позаботиться о цветах для специальных случаев, о поздравительных открытках и т.д.
Для того чтобы взаимоотношения руководитель - секретарь успешно складывались, следует координировать совместную работу, устанавливать регламент работы.
Хороший секретарь должен тактично проявлять внимание к руководителю и уважительную заботу о нем. Секретарь обязан быть лояльным к недостаткам руководителя и по возможности компенсировать их своей работой.
Одна из основных задач секретаря - умение быть посредником между руководителем и сотрудниками. Он должен приложить максимум усилий для создания благоприятных деловых отношений руководителя с другими сотрудниками. Зная режим работы и характер руководителя, секретарь может оказать помощь сотрудникам в организации приема их руководителем, помочь составить тот или иной документ, удовлетворить личную просьбу и т.д.
В практике работы секретаря нередки случаи, когда секретарю приходится сглаживать конфликты, возникающие между руководителями и сотрудниками. Здесь многое зависит от гибкости поведения секретаря в сложных ситуациях, умения владеть своими эмоциями.
Секретарю подчас приходится выступать от имени руководителя. Очень важно уметь вежливо и четко давать нужные указания, контролировать их выполнение. При этом недопустимы фамильярные отношения с сотрудниками, проявление высокомерия, бюрократизма или равнодушия.
Секретарю важно установить хорошие деловые контакты с секретарями различных подразделений своей организации, а также вышестоящих и подведомственных организаций.
5. Основные этические требования к ведению телефонных переговоров
Значительное время в течение рабочего дня у секретаря занимают телефонные переговоры. Благодаря телефону повышается оперативность принятия решений, отпадает необходимость в переписке, в поездке в другую организацию и т.д. В обязанность секретаря входит прием телефонных вызовов, ответ абонентам, фильтрация вызовов и соединение при необходимости руководителя с абонентом. Задача секретаря - освободить руководителя от вызовов, по которым может принять решение ответственный сотрудник организации.
Если говорить об этике телефонного общения, то необходимо придерживаться следующего:
говорить только по существу, о самом главном, без излишних подробностей, кратко;
быть вежливым: доброжелательный тон, употребление вежливых форм общения, четкая дикция;
быть выдержанным: вести разговор терпеливо, без эмоций, спокойно;
нельзя передавать по телефону информацию, имеющую конфиденциальный характер;
недопустимо занимать служебный телефон разговорами по личным вопросам, особенно в присутствии посетителей.
Звонить по домашнему телефону сотрудника по служебным вопросам можно только в случае острой необходимости.
Основные правила ведения телефонных переговоров, когда звонят секретарю, можно свести к следующему. Незамедлительно снять трубку, назвать организацию, представиться, выдержать паузу, дав время представиться абоненту. Затем, ответив на приветствие словами «Добрый день», «Здравствуйте», выяснить вопрос, по которому звонит абонент.
Секретарю важно иметь четкое представление о том, когда и по каким вопросам соединять с руководителем. Принимая телефонный вызов, секретарь должен, назвав организацию и себя, в корректной форме выяснить, по какому вопросу звонит абонент, кто он, оценить срочность разговора. Зная распределение должностных обязанностей среди сотрудников, секретарь может правильно переадресовать вызов работнику, компетентному в решении поставленного вопроса.
В том случае, когда секретарь переадресует телефонный вызов другому сотруднику, абоненту следует назвать фамилию, имя, отчество этого сотрудника, его должность и телефон.
Если возникает необходимость для ответа абоненту навести справку и отойти от телефона для поиска соответствующей информации, нужно предупредить об этом абонента. Если найти нужную информацию не представилось возможным, следует назвать абоненту точное время, когда он может перезвонить.
Недопустимо класть трубку, давая понять абоненту, что вы заняты, чтобы абонент больше не звонил. Такой «прием» свидетельствует о низкой культуре секретаря. Правильным будет ответить: «Извините, идет совещание. Позвоните, пожалуйста, через 20 минут».
Ни один телефонный вызов не должен проходить к руководителю, минуя секретаря (за исключением оговоренных случаев). Перед тем как соединить руководителя с абонентом, секретарь должен назвать ему абонента, его должность и организацию, фамилию, имя, отчество и вопрос, по которому тот звонит. Если секретарь вел запись предварительной беседы, то можно положить ее перед руководителем или изложить устно суть вопроса.
В тех случаях, когда звонит секретарь, нужно придерживаться следующего:
Подготовить все необходимые документы, которые могут потребоваться по ходу разговора. Уточнить фамилию, имя, отчество, должность нужного абонента, чтобы избежать искажения.
Набрав номер абонента и получив ответ, следует назвать себя и фамилию нужного вам сотрудника. Если же этими данными секретарь не располагает, следует попросить к телефону сотрудника, занимающегося соответствующим вопросом.
Во время междугородного телефонного разговора нужно назвать город, из которого вы звоните, затем себя, должность своего руководителя и наименование учреждения.
После взаимных представлений следует изложить причину, вызвавшую необходимость разговора. Начать его можно словами: «Мне поручено...», «Мы вынуждены обратиться», а затем изложить суть вопроса.
Если разговор должен вести руководитель, телефон переключается на его аппарат.
При передаче телефонограммы после представления говорят: «Примите телефонограмму» - и дают время собеседнику подготовить все необходимое для записи.
Заключительные слова телефонных переговоров зависят от их результата. В соответствии с правилами хорошего тона по завершении телефонного общения мужчина опускает трубку лишь после того, как ее положила женщина, подчиненный - после старшего по положению. В любом случае избыточность заключительных реплик нежелательна.
6. Задачи секретаря при подготовке совещаний
В каждой организации для решения вопросов, требующих коллегиального обсуждения, проводятся различного рода совещания, заседания, конференции и т.п.
Нередко из-за плохой организации и подготовки совещаний они неоправданно затягиваются и являются малоэффективными.
Большинство крупных совещаний проводятся в организациях по плану, который является для секретаря обязательным и дает возможность заранее продумать комплекс мер по их подготовке.
Если руководитель приглашен на совещание к руководителю высокого ранга, то секретарь должен заранее подготовить для него нужные документы, отпечатать текст доклада, своевременно напомнить руководителю о дате, месте и часе совещания, его продолжительности.
Круг обязанностей секретаря по подготовке оперативного совещания, которое проводится обычно в определенный день недели или ежедневно в начале рабочего дня, включает оповещение участников, контроль за их своевременной явкой, выяснение и доклад руководителю о причинах отсутствия неявившихся сотрудников. Если возникает по каким-либо причинам ситуация, требующая немедленного подключения руководителя, секретарю следует записать поступающую информацию, войти в кабинет, стараясь не отвлекать внимания присутствующих, подать записку руководителю и дождаться его указаний. Во время совещания секретарь ни в коем случае не должен отлучаться из приемной, так как в любой момент участникам совещания может понадобиться его помощь.
К плановым совещаниям и заседаниям с большим количеством участников подготовка начинается за 1,5-2 недели до его проведения. Совместно с руководителем секретарь уточняет дату, место и время проведения совещания, его повестку, состав участников, докладчиков, а также уточняет необходимость привлечения к подготовке совещания различных служб учреждения.
Следующий этап - оповещение участников совещания. Секретарь вместе с руководителем составляет текст телефонограммы, приглашения.
За 1 - 1,5 часа до начала совещания секретарь готовит для членов президиума папку с материалами совещания, чистую бумагу, карандаши простые и цветные (красные), скрепки, клеящую ленту, линейки, графин с чистой водой или минеральную воду и стакан (для выступающих) и т.п.
Регистрацию участников начинают за 30 минут до начала совещания.
Если на совещание прибыли приглашенные, гости, их следует проводить в зал и усадить в первых рядах. Остальные участники совещания размещаются произвольно.
Место руководителя - в середине стола президиума, остальные члены президиума размещаются в соответствии с рангом занимаемых должностей, почетные места - справа и слева от руководителя. Они предоставляются в первую очередь женщинам - участницам совещания.
Рабочее место стенографистки следует установить так, чтобы она хорошо слышала речь выступающих.
Если секретарь не принимает участия в совещании, то он дежурит у телефона. Перед началом совещания, в его перерывах и после закрытия секретарю следует войти в зал, чтобы оказать помощь участникам, если она требуется.
Если секретарь принимает участие в совещании, то в его обязанности входит: раздача материалов участникам совещания, подборка материалов и документов для руководителя; сообщение руководителю об опоздавших, об участниках совещания, которые просят слова; предупреждение руководителя о наступлении времени перерыва. Секретарю может быть поручено ведение протокола совещания.
По окончании совещания секретарь должен провести корректировку текста с руководителем и выступавшими, собрать тексты докладов и выступлений, уточнить с руководителем список лиц и учреждений, которым будут высланы материалы совещания.
На оформление протокола совещания отводят обычно 2- 3 дня. Секретарь печатает протокол и передает его по назначению. Под личным контролем секретаря находится и решение таких вопросов, как размножение материалов для рассылки, обработка стенограммы совещания.
По указанию руководителя секретарь сообщает о результатах совещания тем лицам, которые на нем не присутствовали, но которым необходимо знать о его результатах.
На небольших совещаниях в обязанности секретаря может входить сервировка рабочего стола прохладительными напитками и стаканами. Устанавливать пепельницы и другие курительные принадлежности для участников совещания не следует.
7. Роль секретаря в организации приема посетителей
Прием посетителей можно разделить на три вида: прием сотрудников своего учреждения по текущим делам; прием представителей других организаций, в том числе делегаций; прием посетителей по личным вопросам.
Секретарь обязан позаботиться о том, чтобы на дверях приемной была вывешена табличка с указанием дней и времени приема посетителей; вести учет посетителей и контролировать выполнение принимаемых в ходе приема решений; следить за очередностью приема и временем беседы.
Запись на прием лучше проводить предварительно, делая соответствующие записи в журнале приема посетителей.
Секретарь должен помнить, что посетитель любого ранга без исключения может входить в кабинет руководителя только после доклада секретаря. О представителях вышестоящих организаций секретарь докладывает лично. Попросив посетителя подождать, он входит в кабинет руководителя и сообщает о посетителе, ожидающем приема. При этом желательно назвать фамилию, имя, отчество, должность посетителя и вопрос, по которому он прибыл. Секретарь может доложить руководителю о посетителе с помощью переговорного устройства и, получив согласие на прием, предлагает посетителю пройти в кабинет. Недопустимо приглашать в кабинет руководителя посетителя в верхней одежде.
Если посетитель пришел без предварительной договоренности, то секретарь вправе самостоятельно решить, доложить о нем руководителю немедленно или записать на прием.
В случае отказа секретарь называет посетителю точную дату и время, когда его примут.
Организуя прием сотрудников своего учреждения по текущим вопросам, секретарь обязан:
знать круг лиц, имеющих доступ к руководителю в любое время, и пропускать их беспрепятственно;
довести до сведения всех сотрудников учреждения часы приема по текущим вопросам;
определить регламент продолжительности посещения и предупредить о нем посетителя;
сообщить руководителю о посетителе с помощью селектора или телефона.
Нередко посетители идут на прием к руководителю с вопросом, который может быть решен другим работником. Секретарь должен знать распределение обязанностей между руководящими работниками учреждения для того, чтобы направить посетителя к компетентному в решении того или иного вопроса сотруднику.
Организуя прием командированных на предприятие работников, секретарь обязан:
выяснить вопрос, по которому прибыл посетитель;
отметить командировочное удостоверение;
оказать помощь в подборе необходимых материалов;
выяснить, обеспечен ли командированный специалист гостиницей; если нет, то помочь в решении этого вопроса, объяснить наиболее удобный маршрут транспорта от гостиницы к месту работы.
Если на прием прибывает делегация, то следует позаботиться заранее о выделении сотрудника организации, который будет сопровождать делегацию. Если прибывает иностранная делегация, следует позаботиться о выделении переводчика, о сувенирах для членов делегации.
В случае необходимости по просьбе руководителя секретарь должен уметь приготовить и.подать руководителю и посетителю (членам делегации) чай или кофе.
Нельзя допускать срыва приема по неуважительным причинам. Если руководитель, к которому приглашался посетитель, отсутствует, необходимо, чтобы посетителя принял другой компетентный сотрудник. Секретарь должен в такой ситуации извиниться за отсутствие руководителя и объяснить причину его отсутствия.
Особое внимание секретарь должен проявлять к организации приема руководителем посетителей по личным вопросам. Для такого вида приема руководитель обычно отводит определенные дни.
Во время проведения всех видов приема секретарь сам принимает все телефонные вызовы, переадресует заместителям руководителя вопросы, требующие немедленного решения. Не следует пропускать в кабинет руководителя во время приема сотрудников, не имеющих отношения к приему по личным вопросам.
По окончании беседы и после принятия решения руководитель записывает сам или поручает секретарю сделать запись о результатах беседы в соответствующих учетных формах. Контроль за выполнением решений, принятых руководителем, осуществляет секретарь.
Литература
1. Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах: Учебное пособие для студентов экономических вузов и колледжей. 5-е изд., перераб. и доп. - Ростов н/Д: Феникс, 2007.
2. Бройдо В.Л. Офисная оргтехника для делопроизводства и управления. - М.: Информационно-издательский дом «Филинъ», 2007.
3. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения - М.: Изд-во стандартов, 1998.
4. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Изд-во стандартов, 2003.
5. Делопроизводство (организация и технология документационного обеспечения управления): Учебник для вузов. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2008.
6. Основные правила работы архивов организаций. - М.: Росархив, ВНИИДАД, 2006.
referatwork.ru
ОГБОУ СПО «Димитровградский техникум строительной индустрии»
Доклад на тему:
„ Значение и функции профессии „Секретарь” в общественной жизни. Конкурентоспособность с другими профессиями”
Подготовила: мастер п/о Шафиева Э.И.
Димитровград,
2014
Должность секретаря на уровне руководителя предприятия появилась в России в 1840 году (Путиловский и Невский машиностроительные заводы, Санкт-Петербург.) Затем должность секретаря стала быстро распространяться по всей стране.
С самого начала работа секретаря наряду с рутинными обязанностями носила характер личного помощника первых руководителей ( слово „секретарь” происходит от средневекового „sekretarius”, что означает „доверенное лицо”). Однако в период административно-хозяйственного управления народным хозяйством работа секретаря во многом стала сводиться к выполнению технических функций: приём и регистрация поступающей корреспонденции, контроль исполнения указаний руководителя, отправка исполненной документации, сдача в архив документов, законченных делопроизводством, техническое обслуживание руководителя. Подготовка кадров в этот период велась на курсах секретарей и в ГПТУ. Вследствие этого у многих сложилось ошибочное представление о работе секретаря как работе технической, малозначимой.
В настоящие время в новых социально-экономических условиях роль секретаря резко возросла, его функции кардинально изменились. Кроме традиционного знания делопроизводства и общей грамотности, потребовались знания иностранного языка (желательно двух), умение работать на компьютере, хорошо ориентироваться в основах законодательства об организации делопроизводства, трудового законодательства, управление бизнесом. В состав функций секретаря вошли не только обязанности по качественному документному обслуживания руководителя, но и оказание ему помощи в выполнении административных задач при проведении таких мероприятий, как переговоры, совещания, подготовка текста докладов, презентации, приём посетителей и т.п.
Международный профессиональный клуб секретарей дал следующее определение современному секретарю:
„Современный секретарь” – это инициативный и здравомыслящий помощник руководителя, обладающий всеми профессиональными навыками, необходимы для работы в офисе, принимающий решения в пределах своей компетенции и при необходимости берущий управление на себя.
Ясно, что перечисленные обязанности потребовали от секретаря высоких качеств, которые обеспечивали бы идеальные отношения с руководителем, коллегами по работе, посетителями. Речь идёт, помимо прочего, и о внешнем виде, особенностях характера, любви к своей, ставшей теперь престижной работе.
Без преувеличения можно сказать, что секретарь в наше время стал неким связующим, координирующим звеном в аппарате управления подразделения или организации в целом. И теперь под словом „секретарь” подразумевается и помощник руководителя, и руководитель службы документационного обеспечения управления, и референт, обеспечивающий успешное функционирование „команды” руководителя в деловой сфере. Всё зависит от масштаба организации и её структуры.
Особым спросом на рынке труда профессия секретаря стала пользоваться в условиях становления разнообразных форм малого и среднего бизнеса. Сердцевиной управления малым предприятием, как известно, является не жёсткая регламентация обязанностей сотрудников, а работа на взаимном доверии, инициативе, взаимопомощи и взаимозаменяемости. Благодаря отсутствию формальных структур в условиях малого бизнеса предельно упрощается система принятия управленческих решений, возрастает степень личного участия каждого работника в деятельности фирмы. Глава небольшой организации, нередко сам занимается бухгалтерским учётом, анализом коммерческой деятельности, финансами, кадрами и т. д. Именно в такой ситуации секретарь может стать незаменимым помощником своего руководителя.
Учитывая всё выше сказанное, можно сделать вывод, что профессия секретаря является сложной и многотрудной, что она требует широкого кругозора и всесторонней подготовки, что в наше время она стала необходимой и престижной.
infourok.ru
