Обмен информацией в современном мире практически всегда производится в электронном пространстве. Там есть необходимые книги, учебники, новости и многое другое. Однако бывают и такие моменты, когда, например, текстовый файл из интернета нужно перенести на обычный лист бумаги. Что делать в таком случае? Печатать текст прямо из браузера.
Печатать текст прямо из браузера нужно в тех случаях, когда его невозможно скопировать в документ на компьютер. Или же на это попросту нет времени, так как приходится заниматься еще и редактированием. Сразу же стоит отметить, что все разобранные способы актуальны для браузера Opera, но работают и с большинством других веб-обозревателей.
Если вы печатаете страницы из интернета практически каждый день, то вам не составит труда запомнить специальные горячие клавиши, которые активируют этот процесс быстрее, чем через меню браузера.
Такой способ не занимает много времени, но не каждый пользователь сможет запомнить комбинацию клавиш, что делает его немного трудным.
Для того чтобы не пользоваться горячими клавишами, необходимо рассмотреть способ, который гораздо проще запоминается пользователями. И связан он с функциями меню быстрого доступа.
В других браузерах «Печать» будет отдельным пунктом меню (Firefox) или находиться в «Дополнительно» (Chrome). На этом разбор способа окончен.
Самый простой способ, который доступен в каждом браузере – это контекстное меню. Суть его в том, что распечатать страницу можно всего лишь в 3 клика.
Этот вариант быстрее других и при этом не теряет функциональных способностей.
Читайте также: Как распечатать документ с компьютера на принтере
Таким образом, нами рассмотрено 3 способа печати страницы из браузера с помощью принтера.
Мы рады, что смогли помочь Вам в решении проблемы. Задайте свой вопрос в комментариях, подробно расписав суть проблемы. Наши специалисты постараются ответить максимально быстро. lumpics.ru
Хранение любой информации на бумаге – более надежный вариант, чем создание копий на жестком диске или в облачном хранилище. Пароль от такой копии не потеряется, а файл не будет случайно удален с жесткого диска.
Ситуаций, когда необходим именно бумажный вариант документа, фотографии или файла – множество. Сдача работы в университете, распечатка нот и табулатуры для игры на музыкальных инструментах, печать фотографий. И конечно, только бумажные варианты документов заверяются у нотариуса.
Печать любого файла производится при помощи принтера: лазерного или струйного, черно-белого или цветного. Бумага помещается в специальный лоток, на компьютере подается команда печати, и через некоторое время у пользователя на руках оказывается готовый документ. Так все и обстоит. В теории. На практике же почти все владельцы принтеров сталкиваются с проблемами, связанными с тем, как на принтере распечатывать текст.
Итак, новое устройство куплено и завезено домой. Шнур питания подключен, но все равно принтер не печатает текст. Многие сразу звонят знакомым или мастерам, чтобы те устранили проблему. Но не стоит паниковать.
Для начала необходимо проверить, подключен ли сам принтер к персональному компьютеру. Специальный шнур обычно входит в стандартную комплектацию. Также современные принтеры поддерживают соединение по Wi-Fi. Достаточно задать соответствующие настройки и распечатывать файлы можно с любого устройства, подключенного к сети: компьютера, ноутбука, планшета или смартфона.
Далее необходимо установить драйверы для принтера. Производитель прилагает к устройству специальный диск. Но если он утерян, то найти драйверы можно на официальном сайте производителя. После установки можно перейти к решению озвученной выше проблемы - как на принтере распечатывать текст?
Часто пользователи сталкиваются с ситуацией, когда необходимо распечатать изображение, не являющееся частью текстового документа. Чтобы картинку распечатать на цветном принтере или черно-белом, потребуется щелкнуть по изображению правой кнопкой мыши. Из выпавшего меню выбрать «Печать».
Следующий шаг – настройка. Перед пользователем появится диалоговое окно, в котором можно внести изменения при печати. Так, можно изменить размер бумаги и ее тип, качество печати. Также пользователь может выбрать расположение изображения на листе: во всю станицу, на пол-листа, на четверть и так далее.
Если принтер, как и изображение, цветной, а готовая распечатка должна быть черно-белой, пользователю потребуется перейти в «Параметры» и выбрать «Свойства принтера». Во всплывшем окне выбрать «Указание картриджа для печати». Здесь можно выбрать, каким именно будет изображение: цветным или монохромным.
Распечатка текстовых файлов – более сложная задача. Прежде чем понять, как на принтере распечатывать текст, необходимо ознакомиться с такой функцией, как «Предварительный просмотр».
До начала печати стоит провести контрольную проверку, как текст ляжет на лист формата А4. Для этого и нужен предварительный просмотр. В последних версиях текстового редактора «Ворд» он автоматически включается после нажатия «Печать» или сочетания клавиш Ctrl+Р. В более старых версиях необходимо использовать сочетание Ctrl+F2.
Здесь пользователь может посмотреть, как будет выглядеть документ на бумаге. И если возникает необходимость, подправить поля и выбрать страницы для печати.
Когда документ полностью отредактирован, все опечатки устранены и добавлены нужные сноски, остается только отправить документ в печать. Сделать это можно при помощи горячих клавиш Ctrl+P.
В появившемся окне можно выбрать:
После того, как были внесены соответствующие настройки и включен принтер, пользователю остается только нажать кнопку «Печать» и дождаться, пока аппарат не выдаст готовые листы с текстом.
Прежде чем распечатать на цветном принтере или монохромном важный документ, специалисты рекомендуют провести тестовую печать. Желательно цветную. Так можно будет определить, какие настройки принтера необходимо изменить.
Чтобы открыть настройки принтера, необходимо:
Менять параметры можно при любой печати. Также важно иногда проводить очистку сопел для более высокого качества печати.
Источник: fb.ruКомментарии
Идёт загрузка... Похожие материалы
Бизнес Как на "Мотиве" подключить интернет: пошаговая инструкция по настройкамСотовая связь со звонким названием «Мотив» появилась н...
Интернет Как на сайте сделать подписку? Пошаговая инструкцияОчень часто на том или ином сайте можно увидеть поле для ввода информации, которое называется «формой подписки». Администраторы ресурса всячески призывают пользователей вводить свои данные (в частности, ад...
Компьютеры Как на "Твиче" сделать донат? Пошаговая инструкцияРано или поздно человек, убивающий время за просмотрами стримов других геймеров, начинает задумываться о создании собственного канала. В первую очередь он думает не о желании делиться с другими опытом освоения любимых...
Компьютеры Как в принтере поменять картридж: пошаговая инструкцияКаждый обладатель принтера пытается узнать, как в принтере поменять картридж. Обычно так бывает, что после покупки принтера чернила заканчиваются очень быстро. Происходит это потому, что при покупке этого устройства в...
Автомобили Как поменять щетки на генераторе своими руками - пошаговая инструкция и рекомендацииЩетки генератора представляют собой один из важных элементов, который нужен для правильной работы любого транспортного средства. Благодаря этим составляющим происходит перенаправление тока по цепи. Если щетки не будут...
Домашний уют Как сделать газон на даче своими руками: пошаговая инструкцияПоляна, которая отличается бархатной травой, способна создать определенную атмосферу на всем участке. Изумрудные оттенки могут определить дизайн за счет объединения цветов, дорожек и альпийских горок. Как сделать газо...
Домашний уют Как сделать пруд на участке своими руками: пошаговая инструкцияКак приятно в жаркую летнюю пору провести несколько часов у тенистого пруда или озера! Конечно, здорово, если таковой имеется по соседству. Однако чаще всего мы проводим свободные летние денечки на даче, и далеко не у...
Интернет Как продавать на "Алиэкспресс" из России: пошаговая инструкция"Алиэкспресс" - онлайн-гипермаркет товаров из Китая. Он давно оставил позади американские и европейские магазины, так как привлекает покупателей низкой ценой и хорошим качеством. Многие хотят не только покупать, но и ...
Интернет Как заказывать на "Алиэкспресс" в Украину: пошаговая инструкцияБольшинство желающих заказывать с "Алиэкспресс" останавливает обычное незнание того, как это сделать. Однако следуя инструкциям, можно избежать всех сложностей и проблем. Так каким образом совершать покупки на известн...
Искусство и развлечения Как отправить вопрос на «Что? Где? Когда?»: пошаговая инструкция и рекомендацииМногие люди задумываются, как отправить вопрос на «Что? Где? Когда?». Ответить легко, ведь на самом деле все не так трудно, как кажется. Чтобы ваша мечта воплотилась в жизнь, необходимо написать свой вопро...
monateka.com
6.2. Настройка принтера и печать
Количество производителей и моделей принтеров очень велико. При использовании каждой модели окно настройки принтера принимает свой вид. В рамках этой книги невозможно детально описать настройку конкретных принтеров, поэтому поговорим об общих принципах работы принтеров и некоторых секретах печати документов.
Перед началом распечатывания убедитесь в некоторых, на первый взгляд, элементарных вещах, о которых часто забывают пользователи.
В первую очередь, проверьте, включен ли принтер, подсоединен ли он к компьютеру и находится ли в рабочем режиме. Последнее можно определить по специальному индикатору, размещенному на панели управления принтера. Индикатор должен гореть, но ни в коем случае не мигать. Не забудьте заправить в принтер бумагу.
Для печати документа необходимо выполнить команду Файл ? Печать. На экране появится окно Печать, в котором следует настроить соответствующие параметры.
Примечание
Запустить печать документа можно также с помощью кнопки Печать, расположенной на панели инструментов Стандартная. В этом случае документ будет отправлен на печать с настройками, заданными по умолчанию, то есть будет распечатана одна копия всех страниц документа на используемом по умолчанию принтере.
Одним из самых важных параметров является имя принтера, на котором вы будете распечатывать документ. Увидеть его можно в поле имя, расположенном в верхней части окна Печать. Убедитесь в том, что выбран именно тот принтер, который готов к печати. Увидеть список всех установленных в системе принтеров, а также изменить активный принтер можно, раскрыв этот список (рис. 6.3).
Рис. 6.3. Настройка параметров печати доступна в окне Печать
В окне Печать можно задать различные параметры печати. Наиболее часто используемые параметры устанавливают в области Страницы. Здесь с помощью переключателя вы можете выбрать, распечатывать все страницы документа (положение все) либо самостоятельно установить, что же именно следует распечатать. Положение переключателя текущая означает, что будет напечатана та страница, на которой установлен курсор. Если же вы хотите распечатать страницы с определенными номерами или в определенном диапазоне (например, с 5 по 10), установите переключатель в положение Номера. В соответствующей строке можно задать номера страниц для печати, отделяя значения запятой. Запись вида 3–7 означает печать диапазона страниц – с третьей по седьмую.
Не рекомендуется сразу отправлять на печать всю работу, лучше распечатывать документ небольшими блоками, по несколько страниц. Ведь просмотрев напечатанное, вы можете вдруг обнаружить, что что-то пропустили или забыли вставить. Вам придется подкорректировать работу и распечатать ее вновь. Если вы запустили печать не всех страниц, у вас останется меньше бумажного мусора. Существует еще одна причина, по которой не рекомендуется распечатывать сразу весь документ, особенно если он большой по размеру, – в этом случае печать будет происходить медленнее, так как компьютеру и принтеру доведется обмениваться между собой большими объемами данных.
Примечание
Установив переключатель в положение печать в файл, вы сможете сохранить распечатываемые страницы в отдельном файле. Эта функция полезна, когда необходимо распечатывать документ на другом принтере.
В окне Печать доступны также следующие параметры.
• В раскрывающемся списке Включить задают страницы выбранного раздела документа, которые будут напечатаны. Здесь можно выбрать одно из трех значений: Все страницы диапазона, Нечетные страницы или Четные страницы. Последние два пункта необходимо использовать, если вы распечатываете документ с двух сторон: тогда будет удобно распечатать сначала нечетные страницы, а потом, на обратной стороне, четные.
• С помощью раскрывающегося списка Напечатать определяют раздел документа, который будет напечатан. При этом можно распечатать документ, сведения о нем, стили, исправления и элементы автотекста.
• Для печати нескольких экземпляров документа предназначена область Копии. Здесь вы можете задать количество копий, которое необходимо распечатать. Установив флажок разобрать по копиям, вы сможете задать печать копий в определенном порядке – сначала будут распечатаны все первые страницы, потом – все вторые и т. д.
• В некоторых случаях необходимо при печати разместить несколько страниц на одной. Например, с целью экономии бумаги вы таким образом можете распечатать черновик для подготовки к защите работы. Для настройки соответствующих параметров следует воспользоваться раскрывающимся списком число страниц на листе. По умолчанию здесь выбрано значение 1 страница, но вы можете установить любое другое.
После настройки всех параметров нажмите кнопку ОК для запуска печати.
Примечание
Не пугайтесь, если сразу после подтверждения печати ничего не будет происходить. Если файл, отправленный на печать, большой или принтер находится в локальной сети, то для начала процесса понадобится некоторое время.
Доступ к дополнительным настройкам, касающимся работы принтера, можно получить, воспользовавшись кнопкой Свойства окна Печать.
Поделитесь на страничкеСледующая глава >
it.wikireading.ru
Как выглядит USB шнур (нажмите для увеличения)
Первое, что нужно сделать это подключить принтер к компьютеру. Самым простым вариантом является подключение по USB. Как выглядит USB шнур смотрите на рисунке справа (в комплекте может отсутствовать — придется купить в соседнем магазине). Разъемы для подключения к принтеру и к компьютеру разные, но перепутать их невозможно так, как в компьютере присутствует только один тип USB разъема.
Преимуществом подключения по USB является автоматическая установка драйверов . (драйвер — программа, с помощью которой операционная система (читайте — компьютер) взаимодействует с устройством (читайте — принтером)). Без драйвера вы ничего не сможете распечатать.
Автоматическая установка драйверов работает еще эффективней если компьютер подключен к Internet. В этом случае, если в операционной системе (ОС) не будет предустановленного драйвера для вашего принтера, ОС обратится в Центр обновления. Там драйвер для вашего устройства будет найден, загружен и установлен с вероятностью в 95-99%.
Как понять, что драйвер установлен и можно печатать? ОС выдаст предупреждение или уведомление, что устройство установлено и готово к работе. Подключенный принтер можно будет обнаружить по адресу
В моем случае это первая иконка — Epson L800 . Попасть в «Панель управления» можно кликнув правой кнопкой мышки на кнопке ПУСК на панели задач или нажав на клавиатуре WINDOWS + X .
Бывает, что операционная система не может автоматически установить драйвер. В этом случае воспользуйтесь, пожалуйста, приведенными ниже статьями:
Самая сложная часть позади.
После того как драйвер для печатающего устройства установлен нужно зайти и проверить его настройки. Это желательно сделать, чтобы не удивляться распечатанному результату. Идем по уже знакомому адресу
Жмем правой кнопкой на иконке установленного принтера и выбираем «Настройка печати».
Для Epson L800 двустороннюю печать можно включить на вкладке «Макет» ..
Печатайте с удовольствием.
Бывает, случаются случаи, когда распечатать какой-либо файл, является важной задачей. Например, если вам нужно подготовить реферат, или сделать себе копию какого-либо документа, будь-то для работы, или, для государственных органов.
Многие люди, которые никогда активно не работали с компьютерными файлами, или, просто, никогда не сталкивались с принтерами, не знают, как распечатать на принтере какой-либо файл, будь он, текстовый или графический. Давайте, попробуем разобраться.
Для начала, нам стоит определиться, какой, именно, файл, нам нужно распечатать. Распечатать можно, практически, все на компьютере, начиная с окна приложения, заканчивая точкой на экране. Определились? Идем дальше!
Для того, чтобы распечатать какой-либо текст, вам нужно создать текстовый документ, с помощью текстового редактора «Блокнот», вставить туда нужный отрывок текста, который, и, нужно вывести на бумагу, и выбрать меню. Кстати, надеюсь вы не забыли подключить сам принтер к компьютеру, а провод питания включить в розетку? Если нет, то теперь, заходим в верхнем меню «Блокнота» в Файл, и, там, выбираем «Печать». После этого, печать должна начаться.
Если у вас имеется цифровое цветное фото, которое вам хотелось бы распечатать, то рекомендую делать это, только, если у вас есть специальный принтер для фотопечати. В ином случае, даже, если у вас цветной принтер - картинка получится не самой интересной и красочной. Если же, вы, все-таки, решили распечатать так, то, вам, нужно сохранить себе на компьютер изображение, открыть его, и, как в случае с тестовым файлом - нажать «Файл», и, выбрать «Печать». Если вы задаетесь вопросом: как распечатать картинку на принтере, то этот способ вам, также, подойдет. В нашем случае, между простой картинкой и фотографией, нет различий.
Обычно, документы открывают в многофункциональном текстовом редакторе Microsoft Office. Если же, вы пользуетесь свободными аналогами, такими, как LibreOffice или OpenOffice, то, для того, чтобы распечатать нужный текст, вам стоит повторить действия, как, и, в случае, работы с программой «Блокнот», т.е нажать «Файл», и выбрать «Печать». Откроется новое окно, в котором, у вас уточнят настройки копирования, сколько копий и т.п. Выберете то, что вам необходимо, и нажмите «Печать».
В случае с Microsoft Office, все немного сложнее, так как в разных версиях, разный интерфейс. Если у вас установлена версия 2003 года, то вам стоит повторить действия, описанные в абзаце выше, где говорится про открытые аналоги этой программы. То есть, просто выбрать Файл, и нажать Печать.
В последней версии офиса, для того, чтобы выбрать печать файла, вам нужно нажать на небольшой кружок, который располагается в левом верхнем углу, и, уже, там, выбрать пункт «Печать файла». После этого, выбрать необходимые настройки, и начать печать.
Распечатать документ на принтере очень просто, если вы ориентируетесь в используемой программе и в ней предусмотрен вывод на печать. Ниже приведено базовое руководство по распечатке документов для большинства программ и операционных систем.
Убедитесь, что ваш принтер правильно установлен. Вам понадобится принтер который готов и способен печатать. Это означает, что он должен быть правильно подключен к компьютеру, должны быть установлены все необходимые драйверы, и принтер должен быть заправлен как бумагой, так и чернилами или тонером.
Не забудьте подключить принтер к розетке и включить его!
Кроме того, нужно понимать какой тип принтера вы используете: струйный или лазерный. Эти устройства печатают разным способом, и некоторые виды бумаги могут подойти для одних принтеров и не годится для других. Так же нужно иметь в виду, что большинство используемых сейчас домашних лазерных принтеров не могут печатать в цвете.
Сначала напечатайте одну страницу. Если вы допустили ошибку или установили неправильные настройки печати, вряд ли вам нужно десять непригодных копий. Поэтому, прежде, чем запускать полноценную печать, напечатайте только одну страницу и убедитесь, что это то, что вам нужно.
Следите за уровнем чернил или тонера в вашем принтере. Не начинайте печать больших и важных проектов, если не уверены, хватит ли вам красителя для его завершения.
Если печать не началась, убедитесь, есть ли бумага в принтере. Некоторые печатающие устройства имеют лотки закрытого типа или несколько подающих лотков. Поэтому в наличии бумаги в нужном лотке лучше убедится дополнительно.
Нужно распечатать текст или фото, но вы впервые пользуетесь принтером и не знаете с чего начать. Воспользуйтесь простыми подсказками по настройке принтера HP на печать.
Подробнее обо всех настройках печати HP расскажет следующее видео:
Если необходимо распечатать цветные картинки или фото, то следует задать настройки их размера и количества в меню «Выбор макета». Затем нажмите «Далее» чтобы принтер HP начал печать.
Если же печатающее устройство ранее не было подключено к компьютеру и вы не знаете, как самостоятельно настроить принтер на печать, то используйте следующие подсказки.
Последние версии Windows предполагают сканирование нового оборудования, подключаемого к компьютеру и автоматическую настройку принтера на печать. Но иногда после самонастройки принтер так и не печатает, а МФУ Epson CX4300 не копирует документы. Почему автоматическая настройка компьютера на печать не работает и из-за чего девайс перестал нормально? Попробуйте самостоятельно настроить Epson CX4300 на печать.
Если диск утерян или через время попросту перестал читаться, то следует загрузить драйвера с официального сайта Epson, выбрав из списка нужную модель принтера или МФУ, а также версию и разрядность установленной Windows.
Хотите скачать драйвер на Epson, но не знаете где и как – смотрите видео:
Аналогичным образом скачиваются драйвера на принтеры HP, Brother и других фирм, нужно лишь зайти на соответствующий официальный сайт.
В помощь по установке посмотрите следующее видео:
Иногда можно столкнуться с проблемой печати принтера Brother, на котором ранее неоднократно распечатывался текст и фото, но после сбоя или переустановки Windows печатный девайс перестал работать.
Чтобы разобраться, почему принтер перестал печатать с компьютера, необходимо последовательно исключить все возможные неполадки.
Чтобы узнать, как очистить очередь печати посмотрите следующее видео:
Инструкция
Запустите текстовый процессор Microsoft Word и загрузите в него документ, текст которого надо напечатать в книжном формате.
Перейдите на вкладку «Разметка страницы» в меню приложения и щелкните по самой крупной кнопке в группе команд «Параметры страницы» - «Поля». Откройте окно с подробными настройками параметров страницы, выбрав в выпавшем списке самую нижнюю строку - «Настраиваемые поля».
Найдите надпись «несколько страниц» в секции «Страницы» на вкладке «Поля» - правее нее помещен выпадающий список, в котором вам следует выбрать строку «Брошюра». В этой секции появится еще один выпадающий список («число страниц в брошюре»), в котором можно задать ограничение на количество страниц в создаваемой книге. По умолчанию ограничения отсутствуют, то есть открытый документ будет напечатан в полном объеме.
Откорректируйте в секции «Поля» размеры отступов между текстом и краями листа. В зависимости от того, как вы планируете сшивать создаваемую книгу , может понадобиться выставить ненулевое значение в поле «Переплет». «Альбомную» ориентацию страниц Word установит автоматически, и изменить эту установку вы не сможете.
Если для печати будут использованы листы формата А4, то пропустите этот шаг, а в противном случае установите нужный формат в секции «Размер бумаги», помещенной на вкладку с таким же названием.
Нажмите кнопку «OK» и подготовьте к печати принтер - убедитесь, что он подключен к компьютеру, включен в сеть и снабжен достаточным количеством бумаги и тонера.
Отправьте документ на печать, вызвав соответствующий диалог нажатием сочетания клавиш ctrl + p.
Иногда необходимо настроить печать на принтере так, чтобы из страничек, выезжающих из лотка принтера, можно было составить некоторое подобие книги или буклета. Для этого достаточно прописать определенные указания в свойствах принтера. Как это сделать разберемся на примере самого обыкновенного струйного многофункционального устройства (МФУ) HP Deskjet F2400.
Инструкция
Теперь в окне свойств переходим на вкладку «Функции» и активируем следующие установки: «Двусторонняя печать – Вручную», «Макет буклета – Переплет по левому краю». Кликаем «ОК», после чего окно закроется, и вам останется нажать кнопку «Печать».
Также распространенным формат ом является документ (формат .doc). Для него, в особенности более новой модификации (формат .docx) требуется установка специального программного обеспечения под названием Word. Программа входит в комплект Microsoft Office. Для нормального функционирования подойдет Microsoft Word 2007/2010 или даже Microsoft Word 2003 (только обновленная версия). Из блокнота перевести в этот формат очень просто. Достаточно только выделить текст (одновременным нажатием ctrl + a), а затем копировать/вставить (вначале ctrl + c, затем ctrl + v) и книга в формат е.doc.
Для удобного чтения книги с компьютера , достаточно часто используется Portable Document Format (формат .pdf). Открывается файл при помощи программы Acrobat Reader, и для перевода в него с других формат ов требуется специальный конвертер . Для удобства можно установить Universal Document Converter. Такой способ подходит почти для всех используемых формат ов. То есть переводить в любой формат изначально лучше с простого текстового файла, либо документа.
Видео по теме
Источники:
В компьютерах, в отличие от печатных машинок, процесс создания и редактирования документов отделен от процесса их печати. Производством бумажных копий здесь занимается периферийное устройство - принтер. Поэтому, если в отношении печатных машинок вопрос «как напечатать» звучал бы странно, то применительно к компьютерам он относится к области базовых знаний.
Вам понадобится
Инструкция
Чтобы процесс создания бумажной копии документа прошел нормально, перед отправкой его на печать необходимо убедиться, что принтер готов к работе. Во-первых, он должен быть установлен в вашей операционной системе и подсоединен к
bazava.ru
Введение.
Опции печати.
Одновременная печать нескольких файлов.
Просмотр, редактирование и печать большого документа.
Сброс заданий печати.
Изменение источника бумаги для части документа.
Изменение размеров бумаги для части документа.
Использование автоматической подачи страницы в процессе печати конвертов.
Табличная сетка в распечатываемых документах.
Устранение неполадок в процессе печати.
Проблемы печати конвертов и их решение.
Обрубленные надстрочные и подстрочные символы.
Если внешний вид распечатываемого текста отличается от текста на экране.
Изменение шрифта используемого Windows.
Печать структуры.
Печать конвертов и наклеек.
Печать конвертов в Word.
Печать адреса на конверте.
Использование специального текста и графики в процессе печати конвертов.
Печать почтовых кодов на конверте.
Создание и печать обратного адреса на конвертах.
Создание обратного адреса, состоящего исключительно из текста.
Создание обратного адреса, включающего графический логотип.
Создание почтовых наклеек.
Печать одной наклейки.
Печать нескольких наклеек с одинаковыми адресами.
Слияние адресного списка в почтовые наклейки.
Печать в файл.
Создание файла печати.
Автоматическая печать в файл.
Печать файла.
Невидимая печать файла.
Утилиты печати.
Общие проблемы, возникающие в процессе печати, и пути их решения.
Этапы устранения неполадок.
Функция Print Preview (Предварительный просмотр).
Регулирование границ страницы в процессе работы в режиме Print Preview (Предварительный просмотр).
Изъятие неполной страницы.
Резюме.
3
Печать документов из Word 97.20
Введение.
Обработка текстовой информации связана с рядом лишь ей присущих проблем, требующих решения. Например, в некоторых компаниях производится разработка детализированных бизнес-планов. Подобные документы обычно готовятся множеством специалистов и занимают не одну сотню страниц. Разработчикам необходимо иметь доступ ко всем частям создаваемого документа. В тоже время, для частного предпринимателя, например, может иметь большое значение скорость создания и распространения среди потребителей рекламного сообщения о его продукции. Приложение Word 97 представляет широкий выбор методик и опций, удовлетворяющих требованиям как крупных корпораций, так и небольших домашних хозяйств.
Опции печати.
Р ассмотрим некоторые опции печати приложения Word. Чтобы вывести на экран диалоговое окно Print (Печать), представленное на рис. 1, в главном меню выбирают File (Файл) / Print (Печать). При помощи этого диалогового окна можно выбирать тип принтера, количество копий данного документа, которое необходимо распечатать, а также указывать, какие страницы этого документа следует печатать. В выпадающем списке Print (Вывести на печать) имеется возможность установки печати только четных или только нечетных страниц. Эта функция используется при необходимости получения копии документа, отпечатанного с обеих сторон страницы.
Секрет.
Кнопка Печать отправляет документ на печать, минуя диалоговое окно печати и используя последние данные в нем для установки. Если вы не уверены в том, какой принтер выбран в настоящее время, поводите указателем мыши над кнопкой печати – и в экранной подсказке вы увидите имя принтера. Это новинка в Office 97.
Чтобы получить доступ к диалоговому окну Печать, щелкнув один раз, поместите на панель инструментов кнопку для команды Файл Печать (в меню Сервис Настройка существует две одинаковые на вид кнопки).
Пользователю предоставляется на выбор содержимое выпадающего списка Print what (Напечатать). С помощью этого списка можно печатать сам документ, свойства данного документа, комментарии, стили, назначение клавиш и точки входа авто текста для вкладок и полей. При помощи кнопки Options (Параметры) можно осуществлять следующие операции:
Печать черновой копии документа
Обновление полей
Обновление связей
Изменение размера бумаги А4/Letter
Включение и выключение режима фоновой печати
Печать PostScript поверх текста
Печать в обратном порядке
Печать свойств документа
Печать кодов полей
Печать примечаний
Печать скрытого текста
Печать графических объектов
Печать только данных для формы
Одновременная печать нескольких файлов.
Иногда у пользователей возникает необходимость в печати нескольких файлов. Например, если фирма производит 20 различных наименований продукции, то при этом каждого наименования создается отдельный файл. Вместо того, чтобы открывать и печатать все эти файлы по отдельности, можно осуществить их одновременную печать. Делается это следующим образом :
Выбирают File (Файл) / Open (Открыть)
Выбирают имена документов, подлежащих печати. В процессе выбора клавишу Ctrl следует держать нажатой.
В диалоговом окне Open (Открытие документа) нажимают кнопку Commands and Settings (Команды и Режимы). Выбирают опцию Print (Печать), как показано на рис. 2.
Просмотр, редактирование и печать большого документа.
В некоторых случаях обработка большого документа может быть сопряжена с определенными трудностями. Для обеспечения бесперебойного процесса просмотра, редактирования и печати больших документов в Word 97 предусмотрена функция Master Document (Главный документ). При создании главного документа с поддокументами (размещенными в сети или на устройстве коллективного пользования) несколькими пользователями обеспечивается одновременный доступ к их поддокументам. Например, поддокумент может быть переименован, скомбинирован, удален, отформатирован и отпечатан.
В связи с тем, что просмотр всей структуры большого документа – процесс достаточно трудоемкий, рекомендуется использовать функции частичного просмотра. Данная операция осуществляется путем перехода в режим Master Document (Главный документ) следующим образом:
Для вывода страниц документа в режиме Master Document (Главный документ) выбирают опции View (Вид) / Master Document (Главный документ). В результате каждый поддокумент будет представлен в виде гиперсвязи.
Чтобы перейти непосредственно к поддокументу и обеспечить его обработку в отдельном окне, а также, для указания участков документа, подлежащих печати, следует выбрать нужную гиперсвязь. Таким образом, можно работать с поддокументом, и при этом иметь возможность просмотра всего остального документа.
После открытия необходимых поддокументов выбирают опции File (Файл) / Print (Печать).
Выбирают необходимые опции печати и распечатывают документ.
Примечание.
Чтобы распечатать большой документ в полном объеме, вводят главный документ в режиме Normal (Обычный) и выбирают опции File (Файл) / Print (Печать).
Сброс заданий печати.
Если опция Background Printing (Фоновая печать) отключена, то сброс задания печати осуществляется простым нажатием кнопки Cancel (Отмена) в окне Printing Now (Печать). Если опция Background Printing (Фоновая печать) включена, а принтер подключен к порту печати компьютера, то следует дважды щелкнуть мышью на пиктограмме принтера, размещенной в строке состояния. Если принтер является сетевым, то документ следует удалить из очереди Print Manager (Диспетчер печати), размещенной на файловом сервере.
Примечание.
Если при печати короткого документа опция Background Printing (Фоновая печать) включена, то пиктограмма принтера может исчезнуть из строки состояния, в результате чего сброс печати будет невозможен. В этом случае для отмены печати необходимо просто отключить принтер.
Изменение источника бумаги для части документа.
Данная функция используется, например, при создании презентаций, когда обложку необходимо распечатать на бумаге другого цвета. Следует помнить, что на любом этапе создания документа также можно изменить поля страницы, размер бумаги и макет. Ниже приведены этапы изменения источника бумаги для части документа:
Выбирают опции File (Файл) / Page Setup (Параметры страницы), после чего выбирают вкладку Paper Source (Источник бумаги), как показано на рис. 3.
Чтобы указать тип подачи бумаги для первой страницы документа, выбирают нужное значение в окне First page (Первая страница).
Ч тобы указать тип подачи бумаги для остальных страниц документа, выбирают нужное значение в окне Other pages (Остальные страницы).
Изменение размеров бумаги для части документа.
Ниже приведены этапы изменения размеров бумаги для части документа:
Выбирают участок документа, который необходимо изменить.
Выбирают опции File (Файл) / Page Setup (Параметры страницы), после чего выбирают вкладку Paper Size (Размер бумаги). Вводят необходимые размеры бумаги.
В списке Apply to (Применить:) выбирают элемент Selected Text (К выделенному тексту).
Использование автоматической подачи страницы в процессе печати конвертов.
Если пользователю необходимо установить автоматическую подачу конвертов, а Word предлагает осуществлять этот процесс вручную, то следует в меню Tools (Сервис) выбрать опцию Envelopes and Labels (Конверты и наклейки), после чего вкладку Envelopes (Конверты). Затем нажать кнопку Options (Параметры) и выбрать вкладку Printing Options (Параметры печати). Проверить правильность указания типа формы подачи бумаги в окне Feed form (Подача из:).
Табличная сетка в распечатываемых документах.
Табличная сетка, которая появляется при вставке таблицы в документ, является только экранной функцией и не выводится на печать. Чтобы вывести на печать вертикальные и горизонтальные линии, разделяющие ячейки таблицы, для этой таблицы необходимо применить функции обрамления. Чтобы ввести обрамление для таблицы, выбирают опции Table (Таблица) / AutoFormat (Авто формат), которые обеспечат вывод для данной таблицы установленных обрамлений и заливок. Для установки обрамления и заливки вручную используется либо панель инструментов Borders (Таблицы и границы), либо опции Format (Формат) / Borders and Shading (Границы и Заливка).
Устранение неполадок в процессе печати.
Сбои в процессе печати бывают как общего, то есть присущие всем принтерам, так и частного характера, зависящие непосредственно от устройства печати. Ниже рассмотрен ряд типичных сбоев и рекомендации по их устранению.
Секрет.
Выбор опции Текущая страница в диалоговом окне Печать в Word заставляет его напечатать текущую страницу. Но что такое текущая страница? Это не обязательно та страница, которая видна под диалоговым окном. Текущей считается та страница, на которой находится точка ввода – таким образом, когда вы прокручиваете текст с помощью мыши, видимая страница может не совпадать с текущей. Так что, если вы намерены напечатать только одну страницу документа, убедитесь, что точка ввода расположена на ней.
Проблемы печати конвертов и их решение.
В некоторых случаях, например, при печати на принтерах HP, блок подачи конвертов располагается справа от лотка, а принтер печатает адрес в левой части лотка. Чтобы решить эту проблему, необходимо изменить опцию Envelope Feed (Подача конверта). В меню Tools (Сервис) выбрать опцию Envelopes and Labels (Конверты и наклейки). Выбрать вкладку Envelope (Конверты) и нажать кнопку Options (Параметры). Выбрать вкладку Printing Options (Параметры печати), после чего выбрать один из предложенных в поле Feed method (Способ подачи) способов подачи бумаги, как представлено на рис. 4. При работе с некоторыми НР принтерами необходимо либо активизировать ячейку выбора Clockwise rotation (Разворот на 1800), либо опцию Face down (Адресом вниз).
Обрубленные надстрочные и подстрочные символы.
Иногда при печати наблюдается эффект «обрубленности» надстрочных символов. Чтобы этого избежать рекомендуется увеличить их межстрочные интервалы. В диалоговом окне Format (Формат) / Paragraph (Абзац) выбрать вкладку Indents and Spacing (Отступы и интервалы), после чего выбрать в окне Межстрочный: нужный размер интервала. В окне At увеличьте размер точки.
Если наблюдается эффект обрубленности подстрочных символов, то следует выделить текст, введенный подстрочными символами, выбрать опцию Format (Формат) / Font (Шрифт), после чего выбрать вкладку Character Spacing (Интервал). В окне Position (Смещение) выбрать Raised (Вверх) и указать эту величину в окне By (На:).
Примечание.
Если в документе имеется большое количество текста, набранного подстрочными и надстрочными символами, то для быстрого изменения их формата для всего документа рекомендуется создать отдельный стиль.
Если внешний вид распечатанного текста отличается от текста на экране.
Одной из причин отличия внешнего вида распечатанного текста от текста на экране может быть то, что Word выводит текст на экран черновым шрифтом (draft). В меню Tools (Сервис) следует выбрать Options (Параметры), после чего выбрать вкладку View (Вид). Затем удалить отметку из ячейки Draft Font (Черновик).
Другой причиной несоответствия шрифта распечатанного текста шрифту текста, представленного на экране, может быть невозможность печати этим шрифтом на данном принтере. В этом случае принтер использует собственные встроенные шрифты. Решением данной проблемы может быть изменение шрифта документа либо на один из шрифтов TrueType, обеспечивающих печать изображения, максимально подобного представленному на экране, либо на шрифт, доступный для печати на данном принтере.
Еще одной причиной несоответствия шрифта распечатанного текста шрифту текста, представленного на экране, может быть отсутствие графического представления указанного шрифта для вывода его на экран, даже если этот шрифт и поддерживается принтером. Чтобы вывести на экран нужный шрифт, Windows обеспечивает его представление в виде шрифта TrueType. Для обеспечения большего соответствия распечатанных шрифтом тем, что представлены на экране, рекомендуется использовать шрифты TrueType.
Примечание.
Чтобы вывести на экран список доступных для печати шрифтов в меню Format (Формат), нужно выбрать опцию Font (Шрифт). На экране в окне Шрифт появится список шрифтов.
Ниже приведена методика определения, изменен ли Windows шрифт, недоступный на данном принтере, или изменен ли шрифт, недоступный через Windows:
В меню Tools (Сервис) выбрать опцию Options (Параметры), после чего выбрать вкладку Compatibility (Совместимость).
Нажать кнопку Font Substitution (Подстановка шрифтов …). На экране появится сообщение с указанием, использовалось ли изменение шрифта.
Примечание.
Если замещенный шрифт является шрифтом по умолчанию, то приложение Word будет использовать наиболее близкий по размеру и внешнему виду шрифт взамен измененного.
Изменение шрифта, используемого Windows.
Ниже приведена методика изменения шрифта, используемого Windows:
В меню Tools (Сервис) выбрать опцию Options (Параметры). Выбрать окно Font Substitution (Подстановка шрифтов), в котором будет указано имя измененного шрифта.
В окне Substitution Font (Подстановка шрифтов) выбрать нужный шрифт.
Печать структуры.
При использовании встроенных стилей заголовков для форматирования абзацев заглавий при помощи вида в режиме структуры можно определить объем выведенного на экран документа, после чего отпечатать выведенный текст. Ниже приведены этапы работы:
Чтобы вывести на экран заголовки и необходимый для печати текст в меню View (Вид), — выбрать опцию Outline (Структура). На экране появиться панель инструментов структуры с набором кнопок, обеспечивающих управление структурой перед началом печати.
Чтобы увеличить или сократить структуру на панели инструментов структуры, — выбрать число, соответствующее самому низкому из желаемых уровней вывода. Например, чтобы расширить структуру и вывести на экран Заголовок 5 и выше, нужно нажать кнопку 5. Таким образом, Заголовок 6 и Заголовок 7 использоваться не будут.
Нажать кнопку Print (Печать).
Осуществляется печать только отображаемых заголовков. Что касается основного текста, то он печатается полностью, даже если на экране показан частично.
Примечание.
Если в режиме структуры на экране показаны установочные вручную символы, то они будут использованы в распечатываемом документе. Символы разрыва страницы могут быть временно удалены. Для этого рекомендуется сохранить документ, а затем удалить символы разрыва страницы. По окончании печати данный документ следует закрыть без сохранения внесенных изменений.
Печать конвертов и наклеек.
При помощи текстового процессора Word 97 печатают конверты и адресные наклейки, в которые можно включать почтовые индексы, графику и даже логотип данной компании. Также можно указать обратный адрес, который по умолчанию будет печататься на всех обрабатываемых конвертах.
Печать конвертов в Word.
Word обеспечивает печать адресов на конвертах. На конверте может указываться либо только адрес получателя, либо более детальная информация, к которой относится обратный адрес и шрих-код для простоты отправки. В зависимости от возможностей принтера, Word обеспечивает печать двух типов штрих-кодов на конверте: код POSTNET и код FIM. Штрих-код POSTNET – это машиночитаемый вариант кода ZIP и адреса получателя. Код FIM используется для конвертов с указанием оплаты ответного сообщения. Если имеется база данных адресов получателей, то при помощи Word можно отпечатать один или несколько конвертов для разных адресатов одновременно.
Печать адреса на конверте.
Ниже приведены этапы процесса печати конверта:
Если в обрабатываемом документе уже содержится обратный адрес пользователя, нужно поместить курсор в начало строки этого адреса.
В меню Tools (Сервис) выбрать опцию Envelopes and Labels (Конверты и наклейки), после чего выбрать вкладку Envelopes (Конверты).
Ввести нужный адрес, после чего выбрать необходимую опцию.
Вставить конверт в лоток подачи бумаги, как указано в руководстве по эксплуатации принтера, и выбрать опцию Print (Печать).
Примечание.
Чтобы использовать дополнительные опции печати в диалоговом окне Envelopes and Labels (Конверты и наклейки), — нажать кнопку Options (Параметры). Чтобы выбрать размер конверта, тип и размер шрифта для печати адреса, а также расположение адреса на конверте, — выбрать вкладку Envelope Options (Параметры конверта). Для установки параметров лотка подачи бумаги выбрать вкладку Printing Options (Параметры печати).
Совет.
Если курсор находится в начале заключенного в документе адреса получателя, то Word выведет этот адрес в окне редактора конвертов в готовом к печати виде.
Использование специального текста и графики в процессе печати конвертов.
Ниже приведены этапы ввода специального текста и графики, а процессе печати конверта:
В меню Tools (Сервис) выбрать опцию Envelopes and Labels (Конверты и наклейки), после чего выбрать вкладку Envelopes (Конверты).
Убедиться, что адреса получателя и отправителя введены правильно.
Нажать кнопку Add to Document (Добавить).
В меню View (Вид) выбрать опцию Page Layout (Разметка страницы).
Ввести специальный текст, который должен быть отпечатан на конверте. Чтобы напечатать на конверте созданный ранее рисунок в меню Insert (Вставка), выбрать опцию Graphic (Рисунок). Рисунок может быть также создан при помощи инструментов рисования Word.
При необходимости – переместить специальный текст или рисунок на другое место на конверте. В меню Insert (Вставка) можно также выбрать опцию Frame (Надпись).
Печать почтовых кодов на конверте.
Ниже приведены этапы ввода почтовых кодов в процессе печати конверта:
В меню Tools (Сервис) выбрать опцию Envelopes and Labels (Конверты и наклейки), после чего выбрать вкладку Envelopes (Конверты).
Чтобы вывести на экран диалоговое окно Envelope Options (Параметры конверта), необходимо нажать кнопку Options (Параметры), а затем выбрать вкладку Envelope Options (Параметры конверта).
Выбрать одну из опций: Delivery point barcode или FIM-A courtesy reply mail. (Если при инсталляции Windows в качестве данной страны были указаны не США, то указанные две опции не будут доступны). Если отмечено FIM-A courtesy reply mail (FIM-A оплаченное ответное сообщение), то на конверте ставится специальная отметка для службы сортировки почтового отделения.
Примечание.
Почтовые штрих-коды на конвертах используются только почтовыми отделениями США.
Создание и печать обратного адреса на конвертах.
Текстовый процессор Word обеспечивает создание, как обычных адресов, так и нестандартных с использованием логотипов и прочих графических изображений.
Создание обратного адреса, состоящего исключительно из текста.
Ниже приведены этапы создания обратного адреса, состоящего исключительно из текста:
В меню Tools (Сервис) выбрать опцию Options (Параметры), после чего выбрать вкладку User Information (Пользователь).
Если в окне Mailing Address (Почтовый адрес) отсутствует адрес пользователя, то его следует ввести вручную.
В меню Tools (Сервис) выбрать опцию Envelopes and Labels (Конверты и наклейки), после чего выбрать вкладку Envelopes (Конверты).
Убрать маркер из ячейки Omit (Не печатать).
Создание обратного адреса, включающего графический логотип.
Для автоматической печати графического рисунка или логотипа на всех конвертах изображение может быть сохранено вместе с параметрами форматирования в качестве точки входа авто текста под названием EnvelopeExtra 1. Ниже приведены этапы создания обратного адреса, включающего графический логотип:
Ввести текст обратного адреса, согласно приведенной выше методике.
Выбрать одно из имеющихся или при помощи приложения Microsoft Paint (необязательно) создать новое графическое изображение.
Ввести текст обратного адреса в Word 97.
Поместить курсор туда, где должен быть введен рисунок. Чтобы вывести на экран диалоговое окно Insert Picture (Добавить рисунок), показанное на рис. 5, — выбрать опцию Picture (Рисунок) в меню Insert (Вставка). Выбрать файл, в котором содержится графический логотип, после чего нажать кнопку Insert (Добавить).
Щелкнуть на изображении логотипа.
В меню Insert (Вставка) выбрать опцию AutoText (Авто текст), а затем опцию New (Создать).
Н а экране появится диалоговое окно Create AutoText (Создание элемента авто текста). В окне ввода Please name your AutoText entry (Имя элемента авто текста) набрать с клавиатуры EnvelopeExtra 1 и нажать кнопку ОК. После этого Word, при печати конвертов, будет автоматически выводить на печать логотип, обозначенный именем EnvelopeExtra 1.
Примечание.
Приложение Word 97 обеспечивает использование не более двух точек входа авто текста типа EnvelopeExtra. Например, вторая точка входа авто текста может использоваться для вывода специального сообщения на обратной стороне конверта. Именно для этих целей и создается точка входа авто текста под названием EnvelopeExtra 2. В этом случае на конверте при печати из шаблона будут выводиться оба логотипа. Если печать второго логотипа не нужна, то следует либо использовать другой шаблон, либо удалить ненужную точку входа авто текста.
Создание почтовых наклеек.
Если в печати конвертов нет необходимости, то приложение Word 97 предусматривает использование нескольких сотен встроенных форматов наклеек, выпускаемых различными производителями. Таким образом, можно напечатать как одну наклейку, так и несколько страниц различных наклеек, если планируется ведение активной почтовой переписки.
Печать одной наклейки.
Ниже приведены этапы печати одной наклейки:
Поместить курсор в начало адреса получателя.
В меню Tools (Сервис) выбрать опцию Envelopes and Labels (Конверты и наклейки), после чего выбрать вкладку Labels (Наклейки).
Убедиться, что адреса получателя и отправителя письма указаны верно, после чего в окне Print (Печать) выбрать опцию Single Label (Отдельная наклейка). Указать вертикальное и горизонтальное размещение наклейки, а также остальные необходимые параметры. Нажать кнопку Print (Печать).
Примечание.
Среди доступных опций имеются возможности печати целой страницы наклеек, печати страницы с различными наклейками, а также печати одной наклейки.
Прочие доступны, если нажать на кнопку Options (Параметры) на вкладке Lablеs (Наклейки). Именно здесь можно указать тип наклейки, ее размер, а также тип принтера и параметры лотка печати.
Печать нескольких наклеек с одинаковыми адресами.
В меню Tools (Сервис) выбрать опцию Envelopes and Labels (Конверты и наклейки), после чего выбрать вкладку Labels (Наклейки). Выбрать опцию Full Page of Same Lables (Страница с одинаковыми наклейками). При необходимости – указать другие доступные параметры, после чего приступать к печати.
Слияние адресного списка в почтовые наклейки.
Одним из первых этапов при создании списка имен и адресов для почтового обращения является определение наилучшего для этих целей приложения Office. Если сеть адресатов достаточно велика, то подобный список может быть создан при помощи приложений Word, Excel, Access и Outlook. Ниже приведено несколько возможных вариантов:
Если список имен и адресов небольшой или средних размеров, а также не предусматривает большого количества манипуляций, то он может быть создан при помощи функции Mail Merge Helper (Слияние) приложения Word.
Для оформления сети адресатов могут использоваться адреса из списка контактов приложения Outlook. Более детально об этой функции сказано в Letter Wizard (Мастер писем) приложения Word в разделе «Using Names and Addresses from Outlook and Microsoft Exchange» («Использование имен и адресов в приложениях Outlook и Microsoft Exchange»).
Приложение Word может использоваться при необходимости создания пронумерованного списка.
Для больших списков, предусматривающих также широкий объем обработки, наилучшим инструментом создания выступает приложение Excel.
При необходимости использования в работе со списком комплексных возможностей сортировки и поиска, лучше всего использовать приложения Access и Excel.
Если в процессе работы необходимо использовать относительно сложные базы данных и возможности коллективного доступа к информации, то рекомендуется использование приложения Access. Access предпочтительнее использовать также для создания очень больших списков адресатов.
Ниже приведены этапы создания наклеек при помощи функции слияния приложения Word 97:
Чтобы начать работу с новым документом в меню File (Файл), — выбрать опцию New (Создать).
Ч тобы вывести на экран представленное, на рис. 6 диалоговое окно Mail Merge Helper (Слияние), в меню Tool (Сервис) выбрать опцию Mail Merge (Слияние). Нажать кнопку Create (Создать) и в списке опций выбрать Create Mailing Labels (Наклейки). Чтобы сделать активный документ главным документом в процессе слияния, — нажать Active Window (Активное окно).
В диалоговом окне Mail Merge Helper (Слияние) нажать кнопку Get Data (Получить данные). Сделать выбор из следующего списка:
Чтобы создать новый список имен и адресов при помощи приложения Word 97, — выбрать Create Data Source (Создать источник данных). Ввести нужные записи данных.
Чтобы использовать созданный ранее список имен и адресов в документе Word, а также в электронной таблице, базе данных и прочих списках, следует выбрать Open Data Source (Открыть источник данных).
Чтобы использовать адреса, записанные в электронной адресной книге, например, Exchange или Outlook, надо выбрать Use Address Book (Использовать адресную книгу).
Ч тобы вывести на экран представленное, на рис. 7 диалоговое окно Label Options (Параметры наклейки), — выбрать опцию Set Up Main Document (Настройка основного документа).
Указать тип принтера и тип наклеек. Размер наклеек устанавливается при помощи кнопки New Label (Создать). По окончании установки параметров нажать кнопку ОК. На экране появится диалоговое окно Create Labels (Создание наклеек).
Ввести значение полей слияния для адресов. Нажать кнопку ОК.
В диалоговом окне Mail Merge Helper (Слияние) нажать кнопку Merge (Объединить).
В окне Merge to (Назначение:) выбрать Printer (Принтер).
Нажать кнопку Merge (Объединить).
Совет.
Чтобы печатать наклейки с адресами определенных корреспондентов, следует загрузить или создать самостоятельно базу данных из сети адресатов, после чего выбрать функцию Query Options (Параметры поиска). В появившемся на экране меню можно указать параметры поиска записей необходимых данных.
Печать в файл.
Отмечая опцию, Печать в файл, вы заставляете приложение Office 97 сохранять на диске в виде в виде файла выводимый на принтер поток данных и управляющих кодов. После завершения печати в файл вы сможете когда угодно скопировать созданный файл непосредственно на принтер без открытия приложения и документа. Однако, поскольку каждый принтер разговаривает на своем языке, файл, созданный для данного принтера, не будет корректно распечатан на другом.
Какой смысл в создании такого файла печати? Его стоит использовать в следующих случаях.
Когда нужно часто распечатывать документ без запуска приложения – копирование файла непосредственно на принтер быстрее, чем открытие приложения, документа и печать.
Вы хотите вывести информацию на устройство, которого реально нет в вашей системе. Например, на очень высококачественный и очень дорогостоящий, профессиональный принтер. При этом вы распечатываете документ в файл и идете с ним в бюро обслуживания, где есть такой принтер.
Естественно, для печати (пусть даже в файл) на такой устройстве у вас должен быть установлен его драйвер. Сделать это можно с помощью папки Принтеры в Windows (для установки драйвера нет необходимости в реальном подключении принтера в системе).
Секрет.
Печать в файл, кроме обычного применения, предоставляет альтернативный путь экспорта информации. Например, при установке драйвера принтера Generic/Text Only вы можете получать текстовые или файлы HTML, просто «напечатав» их.
Создание файла печати.
В диалоговом окне печати выберите нужный принтер (Windows не проверяет, существует ли реально такой принтер в системе). Затем отметьте опцию Печать в файл и при необходимости измените настройки – как при обычной печати.
Когда вы начинаете печатать, выводится диалоговое окно, запрашивающее имя файла для печати (обычно используется расширение имени файла .prn – однако, если вы печатаете на нескольких различных принтерах, лучше использовать различные расширения для разных принтеров, чтобы не было путаницы).
Если файл создан для печати на принтере, отсутствующем в системе, можно скопировать его на дискету или другой носитель и затем либо послать дискету в бюро обслуживания, либо использовать ее для копирования файла на принтер там, где он есть. Можно переслать этот файл с помощью Internet или модема – одним словом, использовать любые пути передачи файла к месту назначения, т.е. соответствующему принтеру.
Автоматическая печать в файл.
Секрет.
Опция Печатать в файл всегда доступна, но вы можете забыть отметить ее. Если вы используете какой-либо драйвер исключительно для печати в файл, установите автоматическую печать в файл для этого принтера. Для этого при установке драйвера выберете в качестве порта FILE или установите этот выбор во вкладке Сведения диалогового окна Свойства принтера.
Печать файла.
Вывод содержимого файла на принтер легче всего осуществить с помощью простейшей команды DOS:
copy /b filename.prn ltp 1
заменив ltp 1 именем порта принтера, к которому он подключен.
Секрет.
Большинство принтеров позволяет выводить обычные текстовые файлы на печать с использованием такой технологии, поэтому ее можно использовать для распечатки текстовых файлов типа readme.
Невидимая печать файла.
Секрет.
Windows не позволяет распечатать файл, перетащив его на пиктограмму соответствующего принтера. Однако вы можете обучить Windows такому фокусу.
Используйте текстовый редактор для создания файла PRNTFILE.BAT со следующим содержанием: copy /b %1 ltp 1 (при необходимости измените порт принтера).
На рабочем столе Windows или в подходящей папке создайте новый ярлык для этого bat – файла. Назовите его примерно как«Отправка файла на LaserJet».
После появления новой пиктограммы щелкните на ней правой кнопкой мыши и выберете пункт Свойства. Во вкладке Программа выберете Окно: свернутое в значок и отметьте поле Закрывать окно по завершении сеанса работы.
Теперь можно отправлять файлы на печать, перетаскивая их на созданную пиктограмму. Кроме того, вы можете добавить еще один пункт к инструкции.
Создайте копию ярлыка в папке SendTo в основной папке Windows/
Теперь для печати можно просто щелкнуть на пиктограмме файла правой кнопкой мыши и выбрать в выпадающем меню пункт Отправить, а в подменю – Печать файла (или иначе – как вы назовете свой ярлык в папке SendTo).
Утилиты печати.
Каждый, у кого есть принтер, нуждается в ClickBook – очень полезной утилите, позволяющей автоматически форматировать и печатать документы в виде буклетов или множестве других видов.
В буклете каждая сторона каждого листа печатается как две миниатюрные страницы. Вы можете сказать, что того же можно достичь и в Word, всего лишь разместив в две колонки текст на странице с альбомной ориентацией, но вы забываете, что затем эти листы надо сброшюровать.
Именно поэтому порядок следования страниц даже в простейшем буклете из одного листа не последователен: с одной стороны идут страницы 1 и 4, с другой – 2 и 3.
При использовании ClickBook не надо заботиться об этом – вы просто готовите обычный документ, а об остальном позаботится ClickBook.
ClickBook устанавливает серию новых драйверов принтеров, которые, образно говоря, служат курьерами между приложениями Windows и стандартными драйверами принтеров, установленными в системе. Именно эти драйвера заботятся о размещении страниц в буклете, размещении их на листах бумаги и подгонке по размерам.
Другая специализированная утилита – SuperPrint – служит для ускорения печати, заменяя 16/32 – битовый гибрид системы печати Windows полностью 32 – битовым программным обеспечением с тонко настраиваемым спулером печати, возможностью работы в сети (которая ускоряется за счет сжатия пересылаемых данных на сервер печати).
Программа позволяет проводить тонкую ручную и автоматическую настройку для повышения качества печати.
Общие проблемы, возникающие в процессе печати, и пути их решения.
Нет ничего досаднее трудностей, возникающих в процессе печати окончательного варианта работы. Однако даже самый опытный пользователь не застрахован от возникновения подобных проблем. Тем не менее, любая неприятность может быть успешно устранена любым доступным способом. К примеру, если принтер не подает признаков жизни, то иногда стоит проверить правильность и надежность его подключения к электросети.
Этапы устранения неполадок.
Для выяснения, что явилось источником сбоя в работе Windows или Office 97, рекомендуется использовать программу Windows Print Troubleshooter (Устранение ошибок при печати). Ниже приведены этапы этой работы:
На панели управления через кнопку Start (Пуск) выбрать опцию Help (Справка), после чего выбрать вкладку Index (Предметный указатель). Ввести print troubleshooter (устранение ошибок при печати) и нажать кнопку Display (Вывести).
Следовать инструкциям программы Windows Print Troubleshooter (Устранение ошибок при печати).
Если установка устройства печати в среде Windows выполнена правильно, то в меню File (Файл) / Print (Печать) / Options (Параметры) выбрать установки печати приложения Office.
Если выведенный результат отличается от ожидаемого, — выбрать опцию Page Setup (Параметры страницы) в меню File (Файл).
Примечание.
Следует убедиться, что название выбранного принтера соответствует названию данного принтера. Если нет, то в списке File (Файл) / Print (Печать) выбрать имя своего принтера.
Убедиться, что указанные в диалоговом окне Print (Печать) размеры страницы соответствуют размерам страниц, приготовленных для печати.
Функция Print Preview (Предварительный просмотр).
Функция Print Preview (Предварительный просмотр) осуществляет вывод на экран документа в том виде, в котором он будет выведен на печать. При помощи функции Print Preview (Предварительный просмотр) на экран можно вывести одновременно несколько страниц документа и внести изменения в их параметры (например, увеличить или уменьшить размеры страницы), а также проверить правильность и, при необходимости, — изменить параметры форматирования текста.
Регулирование границ страницы в процессе работы в режиме Print Preview (Предварительный просмотр).
Г раницы страницы могут быть изменены на любом этапе работы путем выбора функции Print Preview (Предварительный просмотр) в меню File (Файл) (рис. 8):
В меню File (Файл) выбрать функцию Print Preview (Предварительный просмотр). На экране появится линейка размеров страницы. Если линейка не появилась, то следует выбрать опцию Ruler (Линейка) в меню View (Вид).
Чтобы переместить левую или правую границу страницы, — подвести курсор к соответствующему краю горизонтальной линейки и «перетащить» его на новую позицию.
Чтобы переместить верхнюю или нижнюю границу страницы, подвести курсор к соответствующему краю вертикальной линейки и «перетащить» его на новую позицию.
Изъятие неполной страницы.
В некоторых случаях возникает необходимость уменьшить количество страниц в документе. Например, в нем может быть страница, содержащая всего одну или две строки текста. При помощи окна Print Preview (Предварительный просмотр) имеется возможность смещения содержимого этой страницы на предыдущую. Для этого нужно в окне Print Preview (Предварительный просмотр) нажать кнопку Shrink To Fit (Подгонка страниц). При этом количество текста во всех страницах документа увеличится так, чтобы очистить неполную страницу.
Резюме.
Процесс печати в Office 97 практически аналогичен для всех приложений этого пакета. Для каждого приложения используются определенные унифицированные команды. Однако в каждом приложении предусмотрены некоторые особенности представления, форматирования и печати документа.
20
Печать документов из Word 97.www.ronl.ru
