Предварительная оплата
Предварительная оплата
Предварительная оплата используется при работе с поставщиками, с которыми были выстроены прочные долгосрочные деловые отношения. Этот подход выгоден для обеих сторон:
● Поставщик получает оплату вскоре после выставления счета.
● Получатель материала может оптимизировать процесс оплаты, поскольку система оплачивает счет-фактуру независимо от соответствующего поступления материала и проверки счета-фактуры.
Использовать предварительную оплату следует только в том случае, если созданы достаточно надежные деловые отношения, обеспечивающие возврат средств в случае несанкционированной оплаты.
Предварительная оплата не влияет на стандартные функции контроля счетов логистики, поскольку единственным отличием является более раннее осуществление платежа. Система продолжает применять (с ограничениями) стандартные функции, такие как разные виды проверки и проводки FI (после поступления материала). Более подробная информация приведена ниже в подразделе Ограничения.
Для каждой балансовой единицы можно определить в основной записи поставщика, требуется ли предварительная оплата, возможна ли или не разрешена.
Предварительная оплата имеет следующие характерные особенности:
● Создание позиции кредитора и оплата счета-фактуры осуществляются независимо от соответствующего поступления материала и проверки счета-фактуры.
● При вводе счета-фактуры запускается оплата счета поставщика.
● Дата проводки документа счета-фактуры используется в качестве даты проводки документа предварительной оплаты. Можно использовать метод SET_POSTING_DATE в BAdI WRF_PREPAY_INVOICE, чтобы изменить дату проводки, например, на текущую системную дату или дату проводки документа счета-фактуры.
● Соответствующие суммы счета-фактуры для предварительной оплаты переносятся в модуль Финансы (SAP FI).
● Проверка предварительно оплаченного счета-фактуры осуществляется позднее.
Сокращение суммы счета в результате проверки при этом по-прежнему возможно.
● Включается перерасчетный счет для предварительной оплаты. Система выравнивает его после выполнения контроля счетов и соответствующей проводки FI.
Обратите внимание на следующие технические ограничения:
...
■ При использовании предварительной оплаты с контролем счетов логистики система может определить только приблизительные значения при следующих видах расчета:
● Закрытие месяца
● Закрытие финансового года
● Закрытие на уровне места возникновения прибыли или сегмента
При предварительной оплате система не принимает в расчет позиции счета-фактуры, а учитывает только его заголовок и налоги.
Однако для определенных отчетов необходима детализация до отдельных позицией. Можно обойти это ограничение, вручную перераспределяя или перерассчитывая отдельные позиции счета-фактуры на перерасчетном счете предварительной оплаты, предварительно проконсультировавшись со своим аудитором.
■ Следует проверить клиентские виды замены и проверки, определенные в модулях Финансы и Контроллинг, и при необходимости откорректировать их.
■ Для предоплаты недоступны позиции счетов-фактур. При активном сальдо для бизнес-сфер система не извлекает бизнес-сферу для позиций кредитора. Бизнес-сферу следует вводить вручную.
■ Если используется новая Главная книга, на контировку позиций перерасчета предварительной оплаты налагается следующее ограничение: поскольку позиции введенного счета-фактуры неизвестны на момент предварительной оплаты, возможно только приблизительное решение. Существует два варианта контировки для мест возникновения прибыли:
● Система выполняет проводки по перерасчетному счету предварительной оплаты для фиктивного МВП. Фиктивное место возникновения прибыли определяется в пользовательской настройке.
● Система распределяет сумму, которую требуется провести по перерасчетному счету предварительной оплаты, по всем местам возникновения прибыли в соответствии с суммой позиций заказа на поставку. Места возникновения прибыли система определяет по позициям заказа на поставку, присвоенным счету-фактуре. Система не может избежать несоответствий или ошибочного распределения стоимости по местам возникновения прибыли (например, если в ходе контроля счетов были определены не те места возникновения прибыли, которые определены для предварительной оплаты). Их исправление невозможно.
Система не может распределить последующие затраты (такие как курсовые разницы, сконто и т.д.) по исходным объектам контроллинга при корректировке отчета о прибылях и убытках. В контексте предварительной оплаты эта функция не поддерживается.
● Предварительную оплату нельзя использовать при следующих обстоятельствах:
○ Для кредитовых авизо или последующего кредитования (только для счетов-фактур)
○ В сочетании с американским кодом места налогообложения
○ В сочетании с налогом на импорт (покупка/продажа) или налогом на приобретение
○ Для разовых поставщиков
○ Для счетов-фактур, где базовая сумма для расчета сконто отличается от базы начисления налога
● В зависимости от параметров пользовательской настройки можно изменять сумму счета, налоги, ссылки (из-за присвоения FI) и выставителя счета для предварительно оплаченного счета-фактуры. Таким образом, можно изменять важные данные заголовка даже после сохранения счета-фактуры и выполнения проводки документа предварительной оплаты.В этом случае система в фоновом режиме создает кредитовое авизо со старыми значениями счета-фактуры (эквивалентно сторнированию исходного документа), а затем создает документ предварительной оплаты с помощью новых значений счета-фактуры.
Обратите внимание, что частые изменения данных заголовка могут привести к возникновению в модуле Финансы большого количества документов, что, в свою очередь, порождает огромное количество записей в Бухгалтерии кредиторов, которое трудно обрабатывать. Обсудите этот вопрос с аудитором заранее.
● При осуществлении предварительной оплаты контроль счетов не выполняется. Система не определяет отклонения в счете-фактуре по сравнению с заказом на поставку или поступлением материала. При использовании предварительной оплаты система не устанавливает автоматическую блокировку платежа в соответствии с границами допуска, заданными в пользовательской настройке.
● Система обновляет поля на закладке Оплата при проведении счета-фактуры без предварительной оплаты, например, считывает условия оплаты или блокирует платеж. Обновленные данные переносятся в документ счета-фактуры для предварительно оплаченного счета-фактуры, только если изменение соответствующего поля было разрешено в пользовательской настройке.
● Если впоследствии документ счета-фактуры вручную изменяется в распределенных системах (например, если данные были введены неправильно), система отменяет документ предварительной оплаты и создает новый.
● Предварительную оплату нельзя использовать совместно с книгами учета материалов. Рекомендуется настроить систему таким образом, чтобы предварительная оплата была запрещена для балансовых единиц, которым присвоены заводы с активными книгами учета материалов.
● Если валютный курс в документе счета-фактуры логистики изменяется за время между предварительной оплатой и проводкой счета-фактуры, возникает курсовая разница. При выполнении проводки счета-фактуры система не проводит курсовые разницы для предварительной оплаты. Если они возникают, система проводит их при выравнивании открытых позиций на перерасчетном счете предварительной оплаты.
● Из-за округления валютного курса в местной или иностранной валюте могут возникать расхождения для проводок на уровне документа. Система обычно присваивает эти расхождения позиции кредитора при контроле счетов логистики. В случае предварительной оплаты позиция кредитора к этому моменту уже проведена в отдельном документе. Любые расхождения во внутренней валюте или валюте документа остаются на перерасчетном счете предварительной оплаты и должны быть списаны с помощью методов FI (таких как выравнивание открытых позиций).
● Для предварительной оплаты необходимы счета-фактуры логистики, введенные одним из следующих способов:
○ С помощью фонового процесса
○ С помощью BAPI BAPI_INCOMINGVOICE_SAVE илиBAPI_INCOMINGINVOICE_PARK
○ С помощью EDI
С помощью предварительной регистрации (предварительного ввода) входящих счетов-фактур
● Должен быть создан перерасчетный счет предварительной оплаты во внутренней валюте, являющийся счетом наличия, который, как и перерасчетный счет поступления материала/поступления счета-фактуры, допускает только автоматические проводки и хранится в функции выбора счетов.
Система должна группировать и присваивать открытые позиции в ходе процесса выравнивания. Следует убедиться, что в основной записи счета хранится подходящий ключ сортировки. Можно настроить систему так, чтобы в поле Присвоение позиции распределения предварительной оплаты был перенесен ссылочный ключ. При перерасчете открытых позиций система группирует и присваивает их на перерасчетном счете предварительной оплаты в зависимости от соответствующего счета-фактуры MM.
● Документы счета-фактуры MM могут быть предварительно оплачены, только если в пользовательской настройке для основной балансовой единицы были заданы параметры для балансовых единиц. Параметры настройки для управления предварительной оплатой устанавливаются в пользовательской настройке контроля счетов логистики путем выбора Входящий счет-фактура ® Предварительная оплата ® Настройка управления предварительной оплатой на уровне балансовой единицы.
Система осуществляет предварительную оплату только в том случае, если параметры настройки разрешают это и для балансовой единицы, и для поставщика.
● Чтобы разрешить системе проводить налоги в ходе предварительной оплаты, следует ввести налоги в заголовок для каждой налоговой ставки при вводе счета-фактуры вручную.
● Счета-фактуры EDI должны содержать налог для каждой налоговой ставки на уровне заголовка IDoc.
Например, если IDoc содержит позиции счета-фактуры для налоговых ставок 16% и 7%, IDoc должен содержать сегмент с налоговой ставкой 16% и сегмент с налоговой ставкой 7%.
● Следует настроить поля, которые может понадобиться изменить впоследствии в предварительно оплаченных счетах-фактурах, например, Сумма счета, Налог, Ссылка (присвоение FI) или Выставитель счета. Это делается в пользовательской настройке контроля счетов логистики путем выбора Входящий счет-фактура ® Предварительная оплата ® Настройка управления полями для предварительной оплаты.
● Для сокращения суммы счета следует активировать Сокращение налога в документе рекламации. Система проводит налоги в документ сокращения суммы счета FI, а не в документ счета-фактуры FI.
Стандартная процедура контроля счетов с предварительной оплатой счета поставщика включает в себя следующие шаги:
...
1. Ввод счетов-фактур и проведение документа предварительной оплаты.
2. Оплата счета-фактуры в модуле Финансы (SAP FI).
Оплата счета-фактуры является стандартной функцией SAP FI. Когда счет-фактура подлежит оплате, система обрабатывает открытую позицию кредитора в SAP FI и разворачивает ее.
3. Проводка предварительно оплаченных счетов-фактур логистики
Порядок выполнения процедуры контроля счетов может изменяться: оплата счета-фактуры может происходить как в FI, так и после проведения предварительно оплаченных счетов-фактур логистики.
Следующий раздел касается сторнирования документа предварительной оплаты. Ниже объясняется, что это означает:
Если прогон платежей еще не выполнялся и сторнирование документа возможно, система отменяет документ предварительной оплаты. В противном случае система создает кредитовое авизо на сумму документа предварительной оплаты.
Если параметры пользовательской настройки предварительной оплаты допускают изменение полей в документах счета-фактуры, можно изменить определенные поля во введенном документе предварительно оплаченного счета-фактуры. Такие параметры пользовательской настройки означают, что ввод в поле счета-фактуры разрешен. Если это поле также можно изменять в документе предварительной оплаты FI, система изменит существующий документ предварительной оплаты при сохранении. В противном случае система отменит документ предварительной оплаты и создаст его заново.
Если параметры пользовательской настройки предварительной оплаты не разрешают изменять поля, следует удалить счет-фактуру логистики и создать его повторно. При удалении предварительно оплаченного счета-фактуры система также сторнирует предварительно оплаченный счет-фактуру FI.
Система автоматически выполняет предварительную оплату в соответствии с параметрами пользовательской настройки, создавая дополнительный документ проводки. Система создает открытые позиции на счете кредитора в рамках контроля счетов логистики и проводит кредиторскую задолженность с налогами перед проверкой соответствующих счетов-фактур. Система сохраняет предварительно оплаченный счет-фактуру, присвоив ему в контроле счетов логистики соответствующий статус, например, Запланировано для контроля счетов в фоновом режиме или Предварительно зарегистрировано. Возможна последующая обработка счета-фактуры с помощью контроля счетов логистики, однако поля заголовка можно изменять только в ограниченном объеме.
help.sap.com
Входящие
счета-фактуры в SAP Retail Store
Эта функция позволяет вводить счета-фактуры и кредитовые авизо от поставщиков, которые поступили непосредственно от поставщиков, а не из головного офиса, децентрализованно на склад. Можно просматривать введенные документы, а также сторнировать их.
Компонент внутренней сети
Необходимые для ввода входящих счетов-фактур в SAP Retail параметры настройки уже введены в пользовательской настройке Управления материальными потоками и Управления запасами.
Дополнительные параметры управления для ввода счетов-фактур в SAP Retail Store настроены в пользовательской настройке SAP Retail Store в разделе Основные параметры настройки для входящих счетов-фактур.
Эта функция использует общую концепцию полномочий SAP Retail Store. Также необходимы полномочия на контроль счетов логистики в SAP Retail.
Управление стандартными настройками и предварительно определенными данными выполняется в пользовательской настройке входящих счетов-фактур в SAP Retail Store.
Функция Входящие счета-фактуры в SAP Retail Store не предназначена для предоставления тех же возможностей, что и функция Контроль счетов логистики в SAP Retail. Вместо этого функция предназначена для обеспечения возможности эффективного и простого ввода счетов-фактур и кредитовых авизо в среде склада, в то время как ошибочные счета-фактуры продолжают обрабатываться сотрудниками в главном офисе с обычным контролем счетов-фактур. Запись входящих счетов-фактур в SAP Retail Store предоставляет логику исключительного допуска для сокращения времени обработки, необходимого для ошибочных счетов-фактур на складе и в главном офисе.
В процессе поставки можно вводить счета-фактуры и кредитовые авизо со следующей ссылкой:
● Ссылка на один или более документов товаров из поступления товаров
● Ссылка на заказ на закупку
Ссылочные заказы на закупку также могут содержать позиции возврата. Если стоимость позиций возврата выше, документ автоматически проводится как кредитовое авизо. Чтобы определить, должно ли копирование всех позиций предшествующих документов выполняться в SAP Retail Store автоматически или пользователь будет иметь возможность выбора, какие позиции необходимо копировать, можно воспользоваться параметром в пользовательской настройке. Дополнительный параметр пользовательской настройки также определяет возможность изменения количества счета по отношению к количеству поступления товаров. В дополнение к позициям, относящимся к материалам из предшествующих документов, можно также ввести чистые позиции основного счета таким же образом, как это осуществляется в SAP Retail. В отличие от контроля счетов логистики, выбор разрешенных основных счетов выполняется в Пользовательской настройке.
Разрешенные основные счета можно выбирать на экране ввода. Однако вместо номеров основного счета SAP Retail Store отображает тексты, записанные при определении разрешенных основных счетов. Это облегчает сотрудникам склада выбор правильных основных счетов.
● Также можно создавать счета-фактуры и кредитовые авизо без ссылки на предшествующий документ. В документ без ссылки можно вводить только позиции основного счета.
● Параметры настройки для логики допуска и блокирования в стандартном контроле счетов также действительны и для ввода счетов в SAP Retail Store. Кроме того, функция SAP Retail Store предоставляет логику допуска, которая позволяет проводить счета-фактуры с небольшими отклонениями так же, как и правильные счета-фактуры. В Пользовательской настройке определяются границы допуска для положительных и отрицательных отклонений счетов-фактур. Отклонение счета-фактуры – разница между фактической суммой счета брутто, записанной на счете и конечной суммой, которую система вычисляет из данных заказов и данных поступления товаров. Счета-фактуры с отклонениями в пределах допуска проводятся обычным способом. Данные заказов и данные поступления товаров используются в качестве основы, а сумма разницы проводится оп счету минимальной разницы, определенному в пользовательской настройке для контроля счетов логистики. Счета-фактуры с отклонениями, выходящими за пределы допуска либо проводятся в модуле бухгалтерского учета с блокировкой платежа, либо временно сохраняются, в зависимости от соответствующего контрольного параметра в Пользовательской настройке. Также в Пользовательской настройке необходимо выбрать тип блокировки платежа.
В случае счетов-фактур с отклонениями, выходящими за границы допуска, данные полного счета - фактуры должны быть перенесены так, чтобы сотрудники в главном офисе могли определить позиции счета с ошибками и откорректировать их.
Также счета-фактуры с отклонениями в границах допустимого можно исключить из стандартной проводки, установив флаг на экране ввода. В этом случае пользователь решает отдельно, проводится ли счет-фактура с блокировкой платежа или временно сохраняется.
● После ввода счета фактуры можно распечатать данные счета-фактуры. Также платеж по счету-фактуре можно вводить наличными или чеком. Вводите разрешенные платежи наличными с соответствующим основным счетом для выполнения проводки в модуль бухгалтерского учета в Пользовательской настройке. Система определяет платежи наличными, которые были введены с помощью уже введенных текстов.
● Можно просматривать относящиеся к складу счета-фактуры и кредитовые авизо. Для поиска можно использовать не только внутренний номер документа, но и внешний номер счета, номер накладной и номер заказа на закупку, на котором документ основывается.
● Также можно сторнировать (отменять) счета-фактуры и кредитовые авизо. Проводка сторно выполняется таким же образом, как и стандартный контроль счетов. При просмотре документов счетов-фактур можно выбирать сторнированные документы и сопроводительные документы сторно.
См. концепцию расширений для раздела Входящие счета-фактуры SAP Retail Store. Для получения дополнительной информации см. Пользовательская настройка для SAP Retail Store в области Основные записи товаров в разделе Расширения с помощью бизнес-дополнений.
ISR – SAP
Retail:
Контроль
счетов
help.sap.com
Ввод
налоговых данных
...
1. На экране данных о кредиторе следует заполнить поля Сумма налога и Код НДС. Если требуется, можно ввести новые данные вместо данных, предложенных системой.
Если суммы налогов в счете-фактуре не указаны, поле Сумма налога надо оставить незаполненным, при этом выделив поле Расчет налога .
Если счет содержит больше налогов, чем их можно ввести на экране данных кредитора, следует указать те суммы и коды налогов, которые можно ввести, а оставшиеся задать позже.
Если экран данных кредитора содержит налоги, которые не указаны в счете-фактуры, их коды необходимо удалить.
2. Если в счете есть ссылка на заказ на поставку, нужно выбрать соответствующие позиции на экране выбора. Для каждой позиции системой автоматически используется код налога, который извлекается из заказа на поставку. Если в заказе на поставку код налога не указан, применяется код, который использовался последним, а если такового не было - первый код налога, введенный как значение по умолчанию в системе пользовательской настройки.
Если в счете-фактуре ссылки на заказ на поставку нет, остальные позиции вводятся вручную. Код налога содержится на отдельных экранах (учета запасов материала, основного счета или основного средства). Если код налога указан для основного счета, он отображается на экране для информации и не может быть изменен пользователем. В противном случае системой предлагается последний введенный код налога или, если ни один из кодов еще не использовался, первый код налога, заданный в системе пользовательской настройки по умолчанию, при этом такой код можно перезаписать.
3. На экране обзора документа выберите Дополнительная информация → Налоги.
Откроется экран с данными о налогах, содержащий:
a) все коды налогов, бывшие в обработке, как из экрана данных кредитора, так и из отдельных позиций;
б) все суммы налогов, введенные на экране данных кредитора;
в) базу налога для каждого кода налога.
Суммы налогов можно корректировать. Если на экране данных кредитора были введены не все суммы и коды налогов, отсутствующие коды налогов (но не суммы) отображаются по позициям. Следует ввести соответствующие суммы. На данном этапе системой проверки не выполняются. Только при выборе Смоделировать или Ввести осуществляется проверка непротиворечивости суммы, кода и базы начисления налога.
База налога не может быть изменена непосредственно. Если она неверна, в позиции, вероятно, была указана неправильная сумма или код налога. Для внесения исправлений из экрана обзора документа следует перейти к соответствующей позиции.
Чтобы вернуться на экран обзора документа, выберите Дальше.
4. При выборе Смоделировать или Ввести система проверяет правильность введенной суммы налога для каждого кода налога. Если при вводе была допущена ошибка, автоматически открывается экран налоговых данных и выдается сообщение с указанием правильной суммы.
Для подтверждения этой суммы следует нажать Enter. Если выбирается Смоделировать, открывается экран проверки документа; если выбирается Выполнить, после проводки документа открывается первый экран.
При необходимости изменить данные о налогах прежде всего нужно выбрать Отменить. Появится экран обзора документа. Чтобы просмотреть налоговые данные еще раз, следует выбрать путь по меню Дополнительная информация → Налоги. Далее можно внести все необходимые изменения в столбце Сумма налога.
help.sap.com
Ввод
данных заголовка документа
При вводе входящего счета-фактуры в заголовке документа необходимо указать следующие данные:
● Дата документа
● Дата проводки
● Сумма счета брутто
При вводе счета фактуры вы можете перезаписать условия платежа. К определению условий, блокировки и способа платежа при вводе счета-фактуры применимы следующие логические принципы:
● Для счетов-фактур, имеющих ссылку на заказ на поставку, вначале устанавливаются по умолчанию условия платежа, взятые из первого заказа на поставку; они могут быть изменены.
● При изменении кода условий платежа, предложенного по умолчанию, происходит копирование всех атрибутов нового кода условий платежа.
● При изменении атрибутов кода условий платежа, предложенного по умолчанию (например, Дни 1), и неизменности самого кода, другие атрибуты (наподобие блокировки платежа и базисной даты условий платежа) сохраняются в прежнем виде.
● При вводе новой ссылки на заказ на поставку (например, в случае опечатки) система использует код условий платежа из введенного вами заказа на поставку.
● Если вы изменили условия платежа в заголовке, ввели блокировку платежа и затем ввели ссылку на заказ на поставку, то система не использует код условий платежа из вновь введенного заказа на поставку. Однако, если вы не вводите заново заказ на поставку и не изменяете его, то система использует код условий платежа из нового заказа на поставку.
● Вы вводите счет-фактуру без ссылки на заказ на поставку, добавляя в качестве первой позиции основной счет или позицию материала. Если код условий платежа не содержит какой-либо стоимости, то она копируется из ракурса учета и отчетности основной записи поставщика.
● Изложенный выше принцип не применим при вводе кредитовых авизо. В этом случае система использует условия платежа или блокировку платежа из соответствующего счета-фактуры (закладка Платеж, поле Ссылка на счет-фактуру).
● При автоматическом копировании кода условий платежа из основной записи поставщика в стандартной системе SAP выдается предупредительное сообщение. Вы можете выключить вывод этого сообщения в пользовательской настройке.
● Если вы уже ввели позиции и затем изменяете поставщика, то условия платежа сохраняются в прежнем виде.
В зависимости от того, что вы вводите изначально - заказ на поставку со ссылкой ЗП или позицию без ссылки ЗП, условия платежа будут определяться либо из заказа на поставку, либо из основной записи поставщика в соответствии с логическими принципами, описанными выше.
...
1. Выберите операцию Логистика ® Управление материальными потоками ® Контроль счетов логистики ® Ввод документа ® Ввести счет-фактуру.
На экране отобразится страница Ввод счета-фактуры.
2. Введите требуемые данные заголовка документа на закладках, указанных ниже:
● Основные данные
На этой закладке вводятся: дата документа, дата проводки, сумма счета брутто и информация о налогах.
● Платеж
На этой закладке следует указать: базисную дату условий платежа, условия платежа и банковские реквизиты.
● Подробно
Здесь вводится информация о незапланированных затратах на доставку и альтернативном выставителе счета.
● Налог
Эта закладка служит для ввода сумм и кодов налогов; здесь также можно выбрать функцию Рассчитать налог. При выборе функции Рассчитать налог сумма налога будет автоматически вычислена на основе кодов налога в соответствующих позициях счета.
● Контакты
После присвоения счета-фактуры определяются обработчики уже выполненных бизнес-операций.
● Примечание
Здесь можно ввести примечание, которое будет полезно в дальнейшей обработке счета-фактуры.
● Разделение суммы
На этой закладке можно ввести разделение конечной суммы счета или кредитового авизо (например, в соответствии с различными способами или условиями платежа). Указанный здесь способ платежа будет использован вместо определенного в условиях платежа. Выполните ведение параметров настройки для разделения суммы в руководстве по внедрению (IMG) компонента Финансы, выбрав Основные параметры настройки Финансов ® Балансовая единица ® Ввод глобальных параметров.
●
Налог на источники
дохода
Более подробная
информация содержится в Руководстве по внедрению (IMG) для компонента Финансы
в меню Основные параметры компонента Финансы ®
Налог на источники
дохода .
help.sap.com
Контроль счетов логистики (MM-IV-LIV)
Контроль счетов логистики является частью компонента Управление материальными потоками (MM). Он находится в конце логистической цепочки, включающей Закупки, Управление запасами и Контроль счетов. С помощью Контроля счетов логистики проверяются позиции, цены и правильность расчетов во входящих счетах-фактурах. При выполнении проводки счета-фактуры его данные сохраняются. Система производит обновление данных, сохраненных в документах счета в компонентах Управление материальными потоками и Финансы.
● Финансы и Контроллинг
Контроль счетов логистики тесно связан с компонентами Финансы (FI) и Контроллинг (CO). Он пересылает соответствующую информацию о платежах или анализах счетов в эти компоненты.
● Управление тарой
Контроль счетов
логистики также связан с
Управлением тарой.
Если Управление тарой было активировано, можно проследить движения и запасы
многократно используемой упаковки.
● SAP Transportation Management (SAP TM)
Можно вводить,
обрабатывать или просматривать счета-фактуры, которые ссылаются на документы
из SAP TM.
См.
Интеграция: обработка
счетов-фактур (MM-IV/SD-BIL) – SAP Transportation Management (SAP TM)
В компоненте Управление материальными потоками Контроль счетов логистики имеет следующие функциональные особенности:
● Процесс заготовки материала выполняется из заявки, через закупки, в поступление материала.
● Он позволяет обрабатывать счета-фактуры, которые созданы не в заготовке материала (например, связанные с услугами, накладными расходами, расходами на обучение и т.п.)
● С его помощью можно обрабатывать кредитовые авизо - либо в виде сторнирования счета, либо в виде возврата материала поставщику.
Счет-фактура может обрабатываться в Контроле счетов логистики различными способами.
● Контроль счетов в диалоговом режиме
При поступлении счета-фактуры информация, содержащаяся в нем, вводится в систему для сравнения данных (например, количеств и стоимостей), предлагаемых системой, с данными счета фактуры, и внесения соответствующих корректировок. Затем выполняется проводка счета-фактуры. В SAP-системе различаются следующие виды счетов:
○ Счета-фактуры со ссылкой на заказ на поставку
Все позиции в заказе на поставку могут быть рассчитаны. В этом случае все позиции заказа на поставку можно рассчитывать вместе, без учета того обстоятельства, что поступления по какой-либо позиции осуществлялись с помощью частичных поставок.
○ Счета со ссылкой на поступление материала
Каждое поступление материала рассчитывается отдельно.
○ Счета без ссылки на заказ на поставку
Счета могут проводиться непосредственно по основным счетам или счетам материалов.
● Предварительная регистрация документа
При получении счета-фактуры вы вводите данные в систему и сохраняете документ счета. Однако при этом система не выполняет никаких проводок. Этот предварительно зарегистрированный документ может быть изменен. После внесения корректировок предварительно зарегистрированный документ может быть проведен.
● Контроль счетов в фоновом режиме
При получении счета-фактуры в систему вводится только значащаяся в нем общая стоимость, и он согласовывается с другими документами системы. Затем проверка счета-фактуры осуществляется в фоновом режиме. При отсутствии ошибок в том же режиме выполняется проводка. В случае обнаружения ошибки счет-фактура будет сохранен для обработки в отдельной операции.
● Автоматические расчеты
○ Автоматическая оплата поступившего материала (АОПМ)
В этом случае счета-фактуры не поступают от поставщиков, а проводятся вами согласно информации, содержащейся в заказах на поставку и поступлениях материала.
○ Расчет консигнационного материала и запаса трубопровода
Вы не ожидаете получения входящего счета-фактуры, а самостоятельно производите расчет проведенных отпусков материалов и отправляете поставщику ведомость расчета.
○ План фактурирования
В этом случае вам нет необходимости всякий раз ожидать получения входящего счета-фактуры на поставленные материалы или оказанные услуги. Вместо этого можно создать счета-фактуры на основе дат, запланированных в заказе на поставку, а затем данные счета инициируют платеж в адрес поставщика.
○ Переоценка
В данном случае вы определяете стоимость разницы на основе изменений действительной цены задним числом и создаете связанные документы расчета. Данные документы расчета отсылаются поставщику.
● Счета-фактуры, полученные по EDI
Информация счета-фактуры вводится в SAP-систему с помощью электронного обмена данными и системой пытается провести счет автоматически. При обнаружении ошибок счета-фактуры обрабатываются вручную.
Во время проводки входящего счета-фактуры система отображает номера документов счета, сгенерированных в компоненте Управление материальными потоками, и номер бухгалтерского документа в компоненте Финансы, а также номер документа сокращения суммы счета.
См. также:
Коды транзакций в контроле счетов логистики (MM-IV)
help.sap.com
Информация о статусе обработки счета-фактуры.
Следующая таблица поясняет значение всех существующих статусов:
Cтатус
Описание
Временно сохраненный
(Временно сохраненный и предварительно зарегистрированный, временно сохраненный и введенный)
Сохраняется фактический статус документа. Выполнены только минимальные проверки, например, проверка наличия балансовой единицы. Никаких обновлений к Финансам не выполнено. Можно использовать статус для разграничения между счетами-фактурами, которые были временно сохранены и предварительно зарегистрированы или временно сохранены и введены. Это применимо в зависимости от того, сохранялись ли счета-фактуры из транзакции Временно сохранить счет-фактуру или Ввод счета-фактуры.
Предварительно зарегистрированный
В документе счета отсутствует информация, необходимая для выполнения проводки. Сальдо должно отличаться от нуля.
Выполнены предварительные проверки и обновления, например, информативной истории заказа на поставку, данных для налоговых деклараций и журналов изменения документа.
Предварительно зарегистрированный и деблокированный
Если полностью предварительно зарегистрированный документ не может быть проведен во время деблокирования в потоке операций, документ получает статус предварительно зарегистрированный и деблокированный. Затем можно обработать документ как и любой другой полностью предварительно зарегистрированный документ, как в режиме онлайн, так и в потоке операций.
Предварительно зарегистрирован как полный
В документ счета не должно вноситься никаких изменений.
Сальдо равно нулю. Документ счета помечен для проводки, но его проводка еще не выполнена.
Запланирован для контроля в фоновом режиме
Счет-фактура подлежит контролю в фоновом режиме.
Счет-фактура был сохранен в режиме онлайн с использованием приложения Ввод счета-фактуры для контроля счетов в фоновом режиме или прежний документ счета из более раннего деблокирования был преобразован.
Контроль: ошибки
В ходе контроля счетов в фоновом режиме система отметила различия, которые слишком велики.
В течение контроля счетов в фоновом режиме произошла системная ошибка, например, отсутствуют некоторые системные параметры настройки. Никаких обновлений в Финансах не выполнено.
Счет-фактура был временно сохранен в режиме онлайн с использованием приложения Ввод счета-фактуры для контроля счетов в фоновом режиме (без проверки)
Без ошибок (проведен, не завершен)
Счет-фактура была успешно проведен с помощью контроля счетов в фоновом режиме.
Можно использовать этот статус для разграничения счетов-фактур, проводка которых выполнена в диалоговом и в фоновом режиме (см. статус Проведен).
Счет проведен
Счет-фактура был проведен в диалоговом режиме.
При контроле счета в фоновом режиме ошибок не обнаружено, и впоследствии его статус был изменен вручную.
Удален
Если счет-фактура предварительно зарегистрирован или запланирован для фоновой обработки или если счет-фактура был проверен в фоновом режиме и содержит ошибки, можно затем пометить документ статусом Удален. Это также относится к документам, содержащим ошибки по EDI. В течение удаления, заголовок документа счета всегда сохраняется, но можно больше не получать доступ к документу.
При настройке Контроля счетов логистики можно сконфигурировать систему таким образом, чтобы счетам-фактуры, которые были проведены в фоновом режиме, присваивался статус Счет проведен. Для этого выберите Контроль счетов в фоновом режиме ® Определить автоматическое изменение статуса.
help.sap.com
Данные в системе SAP
В контроле счетов, как и в других приложениях системы SAP, часто необходимо производить поиск сохраненных данных, при необходимости их модифицировать или вводить новые.
В зависимости от типа информации данные в системе SAP хранятся в различных основных записях (например, в основной записи материала или в основной записи поставщика). Централизованное хранение данных предотвращает их избыточность. Этим гарантируется постоянная актуальность информации, формируемой в различных отделах (планирования потребности в материалах, закупок, управления запасами, управления качеством, контроля счетов) и используемой разными отделами.
The key data required for Invoice Verification is:
Если счет-фактура содержит и сконто и налоги, то в проводке присутствует завышенная сумма налога, так как сконто в этот момент не учитывается. Это происходит независимо от того, проводится ли счет-фактура как сумма брутто или сумма нетто. При осуществлении платежа в подсистеме Учета и отчетности сумма налога корректируется автоматически, т.е. сумма налога для сконто кредитуется по бухгалтерскому счету предварительного налога.
Основные данные
К основным в системе SAP относятся данные об объектах, например о материалах. Каждый объект имеет однозначный номер, по которому его можно идентифицировать в системе.
Данные материала
Данные материала - это информация о материалах, закупленных или изготовленных на предприятии. К ним относятся номер материала, название материала, единицы измерения, данные о запасах, допустимые размеры сверхпоставки и недопоставки, коды напоминаний, цены и данные управления ценами. Данные материала ведутся различными отделами в системе управления материальными потоками (ММ).
Данные поставщика (кредитора)
В данных поставщика содержится информация о поставщиках, с которыми работает компания. Они включают адрес поставщика, данные банка, возможно, название головного офиса банка, валюту поставщика, а также условия оплаты и поставки. Данные поставщика ведутся в отделах закупок , учета и отчетности.
Данные бухгалтерского учета
Данные бухгалтерского учета используются для определения основных счетов. К ним относятся название, вид счета, валюта, в которой ведется счет, информация о том, разрешена ли прямая проводка по этому счету и какому финансовому плану он присвоен. Данные бухгалтерского учета ведутся в компоненте Финансы.
Переменные данные
С помощью переменных данных в системе SAP фиксируются операции или события. В системе автоматически создается документ при каждой проводке, выполняемой при создании заказа на поставку, соглашении о поставке партиями, поступлении материала или счета-фактуры. Данные документа операции зависят от того, к какой прикладной области она относится. Каждый документ получает номер, с помощью которого он может быть идентифицирован.
Документ закупки
Документ закупки содержит номер поставщика, дату заказа на поставку, условия поставки, номер материала и объем заказа.
Документ материала
Документ материала создается при проводке поступления материала. В нем указывается дата проводки, поставленное количество, в некоторых случаях - номер накладной поставщика и номер заказа на поставку, к которому относится поступление материала. В документе материала фиксируются количественные изменения.
Бухгалтерский документ
Бухгалтерский документ создается при проводке поступления оцениваемого материала или при проводке счета-фактуры. Он содержит подробную информацию об отдельных проводках с номером счета, кодом проводки и суммой. В бухгалтерском документе фиксируются изменения в стоимостном отношении.
mysaplib.com
