Проверка на двойной ввод счета
Проверка на двойной ввод счета
В основных записях поставщиков устанавливается опция проверки на двойной ввод счета.
Проверка на двойной ввод счета исключает случайное создание счетов и дублирование платежей.
При вводе счетов-фактур система вначале проверяет соответствие бухгалтерских документов в компоненте Финансы и документов в Контроле счетов логистики (только тех, которые содержат ошибки, или были введены для верификации в фоновом режиме) следующим критериям.
● Поставщик
● Валюта
● Балансовая единица
● Сумма счета брутто
● Номер ссылочного документа
● Дата документа счета
Система только осуществляет проверку счетов-фактур. Она не проверяет кредитовые авизо или дополнительное кредитование/дебетование. При вводе двойного счета-фактуры система выводит на экран предупреждение или сообщение об ошибке, в зависимости от параметров пользовательской настройки.
Исключение
В версии системы для Аргентины, а также в документах компонента Финансы на двойной ввод проверяются счета-фактуры и кредитовые авизо.
При отмене ранее созданного документа и его повторном создании система не выдает никаких сообщений.
В компоненте Финансы содержание поля Ссылка определяет проведение одной из следующих процедур проверки:
...
1. Если номер ссылочного документа указан в текущем счете-фактуре или кредитовом авизо, то в компоненте Финансы проверяется наличие ранее проведенных счетов-фактур или кредитовых авизо, соответствующих приведенным ниже атрибутам:
● Балансовая единица
● Поставщик
● Валюта
● Дата документа
● Номер ссылочного документа
2. Если номер ссылочного документа не указан в текущем счете-фактуре или кредитовом авизо, то в компоненте Финансы проверяется наличие ранее проведенных счетов-фактур или кредитовых авизо, соответствующих приведенным ниже атрибутам:
● Балансовая единица
● Поставщик
● Валюта
● Дата документа
● Сумма в валюте документа
Параметры настройки системы определяют реакцию системы, т.е. отправку предупреждения или сообщения об ошибке при обнаружении счета-фактуры или кредитового авизо, соответствующие всем соответствующим атрибутам.
В основной записи поставщика выберите Проверка на двойной ввод на экране Платежи в Учете и отчетности.
Двойные счета-фактуры проверяются в контроле счетов логистики только в том случае, если номер ссылочного документа указан при вводе счета.
В руководстве по внедрению (IMG) для Контроля счетов логистики можно сконфигурировать систему таким образом, чтобы не проверять указанные ниже признаки:
(Контроль счетов логистики ® Входящий счет ® Установить проверку на двойные счета)
● Номер ссылочного документа
● Дата выставления счета-фактуры
● Балансовая единица
В результате двойной счет будет найден с большей вероятностью, поскольку количество проверяемых параметров меньше.
Обратите внимание, что отмена выделения поля Балансовая единица может отрицательно повлиять на работу системы. Это происходит потому, что в этом случае система проверяет большое число документов из существующих балансовых единиц.
Во время проверки на двойной ввод сравниваются атрибуты, введенные в Контроле счетов логистики (стандартная система):
● Номер ссылочного документа
● Дата выставления счета-фактуры
● Сумма счета брутто
● Валюта
● Поставщик
● Балансовая единица
Связь между параметрами в пользовательской настройке и вводом двойного счета
В данном примере поля номер ссылочного документа и балансовая единица не выбраны в пользовательской настройке контроля счетов логистики. Поэтому эти признаки не будут проверяться.
Теперь, как указано в примере, вводится новый счет-фактура. Номер ссылочного документа и балансовая единица отличаются, а все другие признаки совпадают. Система выводит на экран сообщение о двойном вводе счета-фактуры.
Если, к примеру, номер ссылочного документа был выбран в пользовательской настройке, то система обнаруживает это и определяет, что данный счет-фактура отличается от ранее введенного. В данном случае никаких сообщений не выводится.
help.sap.com
Обработка
документов счета
В рабочем списке указаны документы счета, последнее редактирование которых было проведено вами. Из рабочего списка можно выбрать следующие документы при помощи двойного щелчка мышью:
● Временно сохраненные документы
● Предварительно зарегистрированные документы
● Документы, готовые к проводке
Документы можно обрабатывать следующими способами.
Функция |
Описание |
Изменение Необходимо изменить предварительно зарегистрированный документ. |
Документ можно изменить, вызывая его из рабочего списка при помощи двойного щелчка мышью. Сохраните сделанные вами изменения, выбрав:
выберите
|
Удаление Предварительно зарегистрированный документ больше не требуется. |
При вызове документа из рабочего списка двойным щелчком мыши система выводит его на экран в режиме изменения. Документ может быть удален. Выберите Документ счета ® Удалить. |
Проводка Предварительно зарегистрированный документ необходимо провести. |
Если документ, вызванный из рабочего списка двойным щелчком мыши, не требует деблокирования, его можно провести сразу. Выберите
|
Для документов, вызываемых из рабочего списка, можно показать любые существующие документы изменений. Выберите Перейти к ® Показать документы изменений. На экране появится следующая информация:
● Номер документа
● Дата
● Время
● Автор изменений
Зная номер документа счета, который подлежит обработке, можно ввести этот номер напрямую и обработать соответствующий документ.
...
1.
Выберите 
Другой документ счета.
2. Введите номер документа счета и подтвердите ввод.
После ввода или корректировки количества или суммы для позиций счета-фактуры изменение присвоения невозможно. При контроле следует обратить внимание на измененные стоимости, возникающие, к примеру, из-за различающихся стоимостей во входящих счетах-фактурах.
Если для определенной операции выбран контроль счетов на основе поступлений материала, а проводка поступления материала еще не выполнялась, то система не предлагает позиций для расчета. При предварительной регистрации документа, присвоенного позиции заказа на поставку, для которой активирован контроль счетов на основе поступлений материала, а проводка поступления материала для этой позиции еще не выполнялась, можно задавать присвоение даже без позиций, предложенных по умолчанию.
Если в дальнейшем предварительно зарегистрированный документ будет вызван из рабочего списка с одновременным выполнением проводки поступления материала, то это поступление будет обнаружено системой, которая предложит по умолчанию соответствующие позиции для расчета в списке позиций.
Для выполнения этой
операции выберите 
Обновление присвоения
Обновление позиции документа для последующих поступлений материала
Допустим, что предварительная регистрация документа счета для позиции документа уже выполнена. Впоследствии принимается решение о сторнировании поступления материала по этому документу счета. Для удаления документа из рабочего списка достаточно удалить предварительно зарегистрированный документ. Для этого выберите Документ счета ® Удалить.
Обновление позиций документа для сторнированных поступлений материала
Количества и стоимости в предварительно зарегистрированных документах не могут быть изменены с помощью функции Обновление присвоения, если используется контроль счетов на основе заказов на поставку Ответственный за контроль счетов может проверить счет-фактуру по истории заказа на поставку. Если количество по счету превышает количество поступившего материала, то при попытке проводки документа платежи по счету-фактуре будут блокированы.
Если для управления
процессом контроля счетов необходимо применение потока операций, то более
подробную информацию можно получить в разделе
Предварительная
регистрация: деблокирование счетов, готовых к проводке
(MM-IV-LIV)
help.sap.com
Входящий счет-фактура
Входящий счет-фактура - это документ от выставителя счета, содержащий необходимые для выполнения платежи и составленный на основе хозяйственной деятельности в Закупках и Управлении запасами. Входящий счет-фактура может быть счетом-фактурой или кредитовым авизо.
Счет-фактура содержит различную информацию:
● кто выставил счет;
● к какой операции он относится;
● какова сумма налога.
Одним из основных вопросов является ссылка на счет, позволяющая четко присвоить счет-фактуру определенной хозяйственной операции. Если такая ссылка существует, система использует уже имеющуюся информацию и предлагает при проверке счета-фактуры соответствующие значения, например:
● согласованные условия платежа;
● расчетные количества по счету;
● ожидаемые суммы для каждой позиции.
Если в счете поставщика указаны другие значения, то их можно ввести поверх предлагаемых данных. Система проверяет, допустимы ли введенные данные, и при необходимости выдает предупреждение или сообщение об ошибке.
В контроле счетов логистики, как и в других приложениях системы SAP, часто необходимо производить поиск сохраненных данных, при необходимости их модифицировать или вводить новые.
В зависимости от типа информации данные в системе SAP хранятся в различных основных записях, например, в основной записи материала или в основной записи поставщика. Эта функция централизованного хранения информации не допускает избыточных данных и обеспечивает использование наиболее актуальной информации из различных отделов (Планирование потребности в материалах, Закупки, Управление запасами, Управление качеством, Контроль счетов логистики и т.д.).
Базовыми данными, необходимыми для контроля счетов, являются:
● основные данные;
● переменные данные.
К основным в системе SAP относятся постоянные данные об объектах, например о материалах. Каждый объект имеет однозначный номер, по которому его можно идентифицировать в системе.
● Данные материала
Данные материала - это информация о материалах, закупленных или изготовленных на предприятии. К ним относятся номер материала, название материала, единицы измерения, данные о запасах, допустимые размеры сверхпоставки и недопоставки, коды напоминаний, цены и данные управления ценами. В Управлении материальными потоками данные материала ведутся различными отделами.
● Данные поставщика
В данных поставщика содержится информация о поставщиках, с которыми работает компания. Эти данные включают адрес поставщика, данные банка, возможно, название головного офиса банка, валюту поставщика, а также условия оплаты и поставки. Отдел закупок и бухгалтерия ведут данные поставщика.
● Данные бухгалтерского учета
Данные бухгалтерского учета используются для определения основных счетов. К ним относятся название, вид счета, валюта, в которой ведется счет, информация о том, разрешена ли сквозная проводка по этому счету и какому финансовому плану он присвоен. Данные бухгалтерского учета ведутся в компоненте Финансы.
С помощью переменных данных в системе SAP фиксируются операции. В системе автоматически создается документ при каждой проводке, выполняемой при создании заказа на поставку, соглашении о поставках, поступлении материала или счета-фактуры. Данные документа операции зависят от того, к какой прикладной области она относится. Каждый документ получает номер, с помощью которого он может быть идентифицирован.
● Документ закупки
Документ закупки содержит номер поставщика, дату заказа на поставку, условия поставки, номер материала и объем заказа.
● Документ материала
Документ материала создается при проводке поступления материала. В нем указывается дата проводки, поставленное количество, в некоторых случаях - номер накладной поставщика и номер заказа на поставку, к которому относится поступление материала. Он документирует изменения в количественном отношении.
● Бухгалтерский документ
Бухгалтерский документ создается при проводке поступления оцениваемого материала или при проводке счета-фактуры. Он содержит подробную информацию об отдельных проводках с номером счета, кодом проводки и суммой. Он документирует изменения в стоимостном отношении.
help.sap.com
Сохранить предварительно зарегистрированный
документ
или
