Контрольная карточка выдачи личных дел работников организации (образец заполнения): бланк, образец 2021
Формат 200×280 мм
Контрольная карточка выдачи личных дел
--------------------------------------------------------------------------- ¦ 234 ¦ ¦ Контрольная карточка личного дела N ----------- ¦ +-------------------------------------------------------------------------+ ¦ Иванов ¦ ¦Фамилия -----------------------------------------------------------------¦ +-------------------------------------------------------------------------+ ¦ Иван ¦ Иванович ¦ ¦Имя ---------------------------¦Отчество --------------------------------¦ +-------------------------------+-----------------------------------------+ ¦ Дата ¦Кому выдано¦ Исх. N ¦ Подпись ¦ Дата ¦ Подпись лица, ¦ ¦выдачи или¦или выслано¦ или ¦получателя¦возвращения¦ принявшего ¦ ¦ высылки ¦ ¦телефон ¦ ¦ ¦ на хранение ¦ +----------+-----------+--------+----------+-----------+------------------+ ¦21.08.2009¦ Иванову ¦ Тел.: ¦ Иванов ¦ 00.00.00 ¦Петров Петров П.П.¦ ¦ ¦ Ивану ¦00000000¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ Ивановичу ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +----------+-----------+--------+----------+-----------+------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +----------+-----------+--------+----------+-----------+------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ -----------+-----------+--------+----------+-----------+-------------------
Источник — «Кадровая служба и управление персоналом предприятия», 2009, № 10
Контрольная карточка личного дела сотрудника уголовно-исполнительной системы: бланк, образец 2021
Приложение Ж к Правилам оформления и ведения личных дел сотрудников (сокращенных личных дел служащих) УИС (в ред. Приказа Минюста РФ от 28.02.2011 N 60)
Формат 140 x 90 мм
--------------------------------------------------------------------------- ¦ Контрольная карточка личного дела N ___________________________ ¦ +-------------------------------------------------------------------------+ ¦Фамилия _________________________________________________________________¦ +-------------------------------------------------------------------------+ ¦Имя _____________________________¦Отчество ______________________________¦ +---------------------------------+---------------------------------------+ ¦ Дата ¦Кому выдано ¦Исх. N или¦ Подпись ¦ Дата ¦ Подпись лица, ¦ ¦ выдачи ¦или выслано ¦ телефон ¦получателя¦возвращения ¦ принявшего на ¦ ¦ или ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ хранение ¦ ¦ высылки ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +---------+------------+----------+----------+------------+---------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +---------+------------+----------+----------+------------+---------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +---------+------------+----------+----------+------------+---------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ----------+------------+----------+----------+------------+----------------
(оборотная сторона контрольной карточки)
--------------------------------------------------------------------------- ¦ Дата ¦Кому выдано ¦Исх. N или¦ Подпись ¦ Дата ¦ Подпись лица, ¦ ¦ выдачи ¦или выслано ¦ телефон ¦получателя¦возвращения ¦ принявшего на ¦ ¦ или ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ хранение ¦ ¦ высылки ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +---------+------------+----------+----------+------------+---------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +---------+------------+----------+----------+------------+---------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +---------+------------+----------+----------+------------+---------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ----------+------------+----------+----------+------------+----------------
Источник — Приказ Минюста РФ от 19.05.2008 № 109 (с изменениями и дополнениями на 2011 год)
Контрольная карточка личного дела \ Акты, образцы, формы, договоры \ Консультант Плюс
]]>Подборка наиболее важных документов по запросу Контрольная карточка личного дела (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Формы документов: Контрольная карточка личного делаСтатьи, комментарии, ответы на вопросы: Контрольная карточка личного дела Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:«Прокурорская проверка. Методика и тактика проведения: учебное пособие»
(2-е изд., перераб. и доп.)
(под ред. О.Н. Коршуновой)
(«Юстиция», 2019)1. Законность постановки на учет, ведения и снятия с учета осужденных. Основанием для постановки на учет осужденного являются поступившие в уголовно-исполнительную инспекцию копия приговора (определения, постановления) суда, вступившего в законную силу, либо акт о помиловании в отношении лица, которому лишение свободы заменено более мягким видом наказания. В день поступления копии приговора (определения, постановления) суда инспекция регистрирует его в журнале входящих документов и в соответствующем журнале учета осужденных. День регистрации копии приговора (определения, постановления) суда считается днем постановки осужденного на учет инспекции. В день поступления копии приговора (определения, постановления) инспекция направляет в суд, вынесший приговор (определение, постановление), извещение о принятии его к исполнению, которое составляется на бланке инспекции. С целью проверки полноты и своевременности постановки осужденных на учет в уголовно-исполнительной инспекции прокурору целесообразно сделать сверку полученных из суда сведений с записями в журналах учета, учетными карточками и личными делами осужденных. На различные категории осужденных в инспекции ведутся отдельные журналы учета. При изучении этих журналов по заполняемым реквизитам можно выявить нарушения закона . На каждого осужденного инспекцией должно быть заведено личное дело, по материалам которого можно проверить все вопросы, связанные с исполнением приговора. Также на каждого осужденного заполняется учетная карточка, на отдельные категории осужденных заполняются: сторожевая и контрольно-сроковая карточки, контрольная карточка. При необходимости прокурор сопоставляет с материалами личных дел осужденных сведения, содержащиеся в учетных, сторожевых, контрольно-сроковых и контрольных карточках, регистрационных листах, справках проверок инспекции по месту работы осужденных.
Статья: Формирование, ведение, оформление и хранение личных дел как источников персональных и послужных данных сотрудников организаций
(Дрыгина Н.Н., Дрыгина Ю.А.)
(«Делопроизводство», 2019, N 4)Для контроля за своевременным возвратом выданных во временное пользование личных дел и предотвращения их утраты может использоваться специальная контрольная карточка, которая заполняется на каждое выданное личное дело. В ней следует прежде всего отразить: номер личного дела, фамилию, имя, отчество работника, на которого оно заведено, дату выдачи личного дела, кому оно непосредственно выдано, расписку в его получении, номер служебного телефона лица, получившего дело, и дату возвращения дела.Нормативные акты: Контрольная карточка личного дела
Приложение Е. КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА ЛИЧНОГО ДЕЛА ПРИКАЗ Минюста РФ от 18.12.2006 N 369 «ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО УЧЕТУ КАДРОВ УГОЛОВНО — ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ СИСТЕМЫ И ТАБЕЛЯ ОТЧЕТНОСТИ ПО КАДРАМ УГОЛОВНО
действует Редакция от| Наименование документ | ПРИКАЗ Минюста РФ от 18.12.2006 N 369 «ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО УЧЕТУ КАДРОВ УГОЛОВНО — ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ СИСТЕМЫ И ТАБЕЛЯ ОТЧЕТНОСТИ ПО КАДРАМ УГОЛОВНО — ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ СИСТЕМЫ» |
| Вид документа | приказ, инструкция, правила |
| Принявший орган | минюст рф |
| Номер документа | 369 |
| Дата принятия | 01.01.1970 |
| Дата редакции | 18.12.2006 |
| Номер регистрации в Минюсте | 8768 |
| Дата регистрации в Минюсте | 01.01.1970 |
| Статус | действует |
| Публикация |
|
| Навигатор | Примечания |
Приложение Е. КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА ЛИЧНОГО ДЕЛА
Формат 200 x 280 мм
| Контрольная карточка личного дела N | |||||
| Фамилия | |||||
| Имя | |||||
| Отчество | |||||
| Дата выдачи или высылки | Кому выдано или выслано | Исх. N или телефон | Подпись получателя | Дата возвращения | Подпись лица, принявшего на хранение |
(оборотная сторона контрольной карточки)
| Дата выдачи или высылки | Кому выдано или выслано | Исх. N или телефон | Подпись получателя | Дата возвращения | Подпись лица, принявшего на хранение |
Приложение N 3
к Инструкции по учету
кадров УИС
Приложение N 10. Контрольная карточка личного дела (Рекомендуемый образец)
Приложение N 10
к Положению о централизованном
учете персональных данных
сотрудника органов внутренних
дел Российской Федерации
и ведении его личного дела
Рекомендуемый образец
Формат 140 x 90 мм
Контрольная карточка личного дела N _________ | ||||||||||
Фамилия | ||||||||||
Имя | Отчество (при наличии) | |||||||||
Дата выдачи или высылки | Кому выдано или выслано | Телефон | Подпись получателя | Дата возвращения | Подпись лица, принявшего на хранение | |||||
(Оборотная сторона контрольной карточки личного дела)
Дата выдачи или высылки | Кому выдано или выслано | Телефон | Подпись получателя | Дата возвращения | Подпись лица, принявшего на хранение |
Выдаем личное дело работника во временное пользование
Эмма Давыдова, начальник отдела делопроизводства и формирования Национального архивного фонда Департамента по архивам и делопроизводству Минюста РБ
Работники кадровых служб выдают документы и дела по личному составу руководителям других структурных подразделений своей организации или другим (сторонним) организациям в случаях, определенных действующим законодательством, когда в процессе работы возникает такая необходимость.
При использовании документов и дел, находящихся на оперативном хранении, специалистам по кадрам необходимо знать основные требования, предъявляемые к порядку их выдачи и оформлению этого процесса.
Основные требования к порядку выдачи документов по личному составу
Выдачу документов по кадрам и личных дел в пользование другому структурному подразделению (должностному лицу) производят только с разрешения руководителя кадровой службы.
Перед выдачей дел во временное пользование проверьте соответствие индекса дела на его обложке индексу в номенклатуре дел или соответствие номера дела по описи дел структурного подразделения номеру на обложке дела.
Выдавая дела за пределы организации, проконтролируйте, чтобы при их перемещении были соблюдены меры предосторожности, позволяющие обеспечить сохранность документов (использование специальной упаковки и др.).
При выдаче дел работникам структурных подразделений (должностным лицам), сторонним организациям на место каждого выданного дела подкладывайте карту-заместитель дела. В карте-заместителе указывают дату выдачи дела, наименование должности, подпись, расшифровку подписи лица, выдавшего и получившего дело, дату его возврата.
Общество с ограниченной
ответственностью «Орион»
(ООО «Орион»)
Отдел кадров
КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛА
Дело № 5-8. Протоколы заседаний комиссии по установлению трудового стажа для выплаты надбавок за выслугу лет.
Выдано 20.04.2011 во временное пользование до 15.07.2011.
Выдал Получил
Инспектор отдела кадров Бухгалтер отдела труда и заработной платы
Подпись В.В. Петрович Подпись Н.В. Новик
Особенности выдачи личных дел работников
В оформлении выдачи во временное пользование отдельных категорий дел, например личных дел работников, выдаваемых кадровой службой структурным подразделениям (должностным лицам) организации, существуют особенности. Для контроля за своевременным возвратом выданных личных дел используйте контрольную карточку.
Контрольная карточка на личное дело, выданное во временное пользование
Контрольная карточка
Личное дело № 59
Фамилия Крышкевич
Имя Петр
Отчество Петрович
Отметка о выдаче личного дела
| Дата выдачи | Кому выдано | Расписка в получении | Номер телефона | Дата возврата |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| 26.04.2011 | юрисконсульту Ивановской | Подпись | 567-49-86 | 05.05.2011 |
Тайна личной жизни граждан должна быть соблюдена
На выдачу личных дел во временное пользование следует обратить особое внимание, потому что в них может содержаться информация, относящаяся к тайне личной жизни граждан. Поэтому работа по выдаче личных дел должна быть организована таким образом, чтобы обеспечить конфиденциальность содержащихся в личных делах сведений. Одновременно законодательством РБ в ряде случаев определяется круг государственных органов, которым документы должны предоставляться в обязательном порядке: судебные, следственные, налоговые, контрольные органы, деятельность и права которых регламентированы специальными актами законодательства.
Выдача дел во временное пользование сторонней организации
Документы и дела сторонней организации выдают в пользование на основании письма-запроса на имя руководителя организации. В нем должно быть указано, для какой цели и какие документы нужны для работы. Разрешение руководителя о выдаче документов фиксируется в резолюции.
Выдача дел во временное пользование сторонней организации (в т.ч. личных дел) дополнительно оформляется актом о выдаче дел во временное пользование. Форма такого акта нормативными правовыми документами по делопроизводству не установлена. При его оформлении вы можете использовать следующую форму акта выдачи личных дел работников во временное пользование.
Акт выдачи во временное пользование личных дел
Завод «Аглопорит»
АКТ
26.04.2011 № 5-10/3
г. Минск
О выдаче личных дел во временное пользование заводу «Железобетон», 220036, г. Минск, ул. Семенова, д. 3
(наименование организации, ее почтовый индекс, адрес)
Основание: запрос заместителя директора завода «Железобетон» А.В. Кремко
Для какой цели выдаются личные дела работников: для подбора кандидатур на замещение вакантной должности
| № п/п | № по журналу (книге) учета личных дел | Заголовок личного дела | Дата дела | Кол-во листов в деле | Примечание |
| 1 | 59 | Андриевич Сергей Петрович | 20.01.2005 | 25 | |
| 2 | 93 | Ивашкевич Анна Семеновна | 15.03.2007 | 15 |
Всего выдается 2 (два) дела.
(цифрами и прописью)
Срок возвращения 29.04.2011
Дела выданы в упорядоченном состоянии, в обложках, с пронумерованными листами и внутренней описью.
Получатель обязуется не представлять дела, полученные во временное пользование, посторонним лицам, не выдавать по ним копий, выписок и справок, не извлекать из дела документы.
Получатель обязуется вернуть в кадровую службу организации личные дела в указанный в акте срок.
Получатель предупрежден об ответственности по закону в случае утраты или повреждения полученных во временное пользование личных дел.
Директор завода «Аглопорит» Директор завода «Железобетон»
Подпись А.М. Искрицкий Подпись М.К. Молчанов
Дата Дата
Печать Печать
Выдал дела по поручению заместителя директора завода «Аглопорит» М.А. Кушнера
(наименование должности руководителя организации,
выдающей личные дела во временное пользование)
Старший инспектор Подпись Р.О. Мишина
Дата
Принял дела по поручению заместителя директора завода «Железобетон» А.В. Кремко
(наименование должности руководителя организации-получателя)
Начальник отдела кадров Подпись И.К. Сивицкий
Дата
Дела возвращены в полном объеме и сохранности.
Сдал по поручению руководства организации-получателя.
Специалист по кадрам Подпись Г.Л. Теуш
29.05.2011
Принял по поручению руководства организации, выдавшей дела.
Инспектор по кадрам Подпись Е.Н. Криштапович
29.05.2011
Требования к составлению акта
Составляйте акт в 2 экземплярах. Один экземпляр остается в организации, выдавшей дела, другой передается вместе с делами организации-получателю. Оба экземпляра акта подписывают руководители этих организаций. Их подписи скрепляются печатями организаций (печатью с изображением Государственного герба РБ при ее наличии).
Выдачу документов сторонней организации дополнительно оформляйте актом о выдаче документов во временное пользование, в котором делайте отметку о возврате документов. После возвращения в организацию ранее выданных дел (включая и личные дела) в 2 экземплярах акта делайте соответствующую отметку.
ЭТО ВАЖНО! Акт о выдаче дел во временное пользование хранится в организации 3 года (после возвращения дел (документов)).
Делаем отметку о возврате дел
При выдаче во временное пользование дел, находящихся на оперативном хранении, структурным подразделениям организации в карте-заместителе дела не предусмотрена отметка о его возврате. В то же время при выдаче дел во временное пользование из архива организации заполняется карта-заместитель, а также делаются соответствующие отметки о возврате выданного дела в книге выдачи дел во временное пользование. Поэтому в целях контроля за сохранностью выданных структурными подразделениями дел внесите отметки в карты-заместители об их возврате. Карты-заместители возвращенных дел изымайте и храните, пока надобность в них не отпадет.
Во временное пользование можете выдавать и другие документы по личному составу
Во временное пользование вы можете выдавать не только личные дела, но и документы, сформированные в делах, к примеру приказы по личному составу. При выдаче документов работникам структурных подразделений на место выданного документа помещайте листок-заместитель документа.
ЛИСТОК-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДОКУМЕНТА
Вид документа Приказ директора общества по личному составу (прием, перевод, увольнение)
Дата 20.04.2011 Индекс 50-К Корреспондент Отдел кадров
Заголовок О приеме на работу Ивановой А.В.
Выдан 23.05.2011
Выдал Получил
Инспектор по кадрам Юрисконсульт
Подпись В.С. Петрович Подпись Н.И. Новик
При возврате документов сделайте на листке-заместителе отметку об их возврате (так же, как и в карте-заместителе дела).
Срок, на который могут выдаваться личные дела структурным подразделениям
Срок, на который могут выдаваться во временное пользование дела, находящиеся на оперативном хранении, нормативными правовыми актами специально не установлен. Аналогично сроку выдачи дел из архива организации применяются и сроки выдачи дел, находящихся на оперативном хранении.
Документы и дела для пользования работникам структурных подразделений данной организации (должностным лицам), других (сторонних) организаций выдавайте на срок, не превышающий 30 дней. В то же время в организации могут быть установлены и свои сроки выдачи дел структурным подразделениям (например, не более чем на 10 дней).
Выдаем дела во временное пользование суду и прокуратуре
В установлении срока выдачи дел во временное пользование органам суда и прокуратуры имеется своя специфика. Как правило, этим органам дела выдают до прекращения дела или вынесения судебного решения, т.е. только во временное пользование. Сроки выдачи документов и дел во временное пользование можно и продлить. Когда истекает установленный срок выдачи документов и дел (10 дней, 30 дней), но у работников структурного подразделения, сторонней организации есть необходимость в работе с выданными документами и делами и далее, делайте переоформление такой выдачи. При этом кадровик, прежде чем продлить срок пользования выданных документов и дел, должен ознакомиться с их сохранностью по месту использования.
Продление сроков выдачи документов и дел сторонней организации допускается только с разрешения руководителя организации. При этом сторонние организации-пользователи должны направить в организацию, которая выдала им документы и дела, письмо-подтверждение сохранности взятых во временное пользование документов и дел.
Продление сроков выдачи документов и дел другому структурному подразделению данной организации производит руководитель структурного подразделения (кадровой службы), выдавшего эти документы и дела для пользования.
Проверьте состояние возвращаемых документов
В организации, выдавшей документы и дела во временное пользование, должно быть проверено состояние возвращаемых документов и дел. Это обязательно делается в присутствии лица, возвращающего документы и дела.
При приеме выданных во временное пользование документов и дел вы можете обнаружить их недостачу, повреждение листов и т.п. В таком случае составляется акт в 2 экземплярах: один направляется руководителю организации, использовавшей документы, для привлечения к ответственности должностных лиц, работавших с этими документами и делами, или же в соответствующие органы для привлечения к ответственности организации-получателя. Государственная инспекция архивов и делопроизводства Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции РБ в соответствии с имеющимися полномочиями может налагать административный штраф за данный факт. Второй экземпляр акта остается в организации, выдавшей документы и дела.
Изъятие документов по личному составу
Изъятие документов производят органы дознания, предварительного следствия, прокуратура, суды, налоговые органы и органы финансовых расследований. При изъятии подлинников документов должны учитываться целесообразность этих действий и рассматриваться возможность предоставления их копий. Подлинники документов могут изыматься с обязательным возвратом в случаях, если:
– возникает необходимость проведения экспертизы (исследования) документов с целью установления их подлинности;
– осуществление органом предварительного расследования необходимых процессуальных действий по находящимся в его производстве материалам и делам возможно только в отношении подлинников документов.
Об изъятии документов составляйте акт и на место изъятого документа помещайте его копию (заверенную в установленном порядке). На обороте копии указывайте основание для изъятия и дату изъятия подлинника документа.
Если дело в структурном подразделении оформлено для передачи в архив организации и в нем имеется лист-заверитель дела (помещается в конце дела), то делайте в нем отметку об изъятии соответствующего документа.
Когда изъятие документов по личному составу в постоянное пользование не допускается
Изъятие документов может производиться и из дел по личному составу организации, но только во временное пользование. Изъятие документов и дел по личному составу в постоянное пользование не допускается, так как на их основании выдают справки социально-правового характера по запросам работников и заинтересованных организаций о стаже работы и заработной плате. Это касается и тех случаев, если в личных делах уволенных работников хранятся подлинные личные документы (дипломы, аттестаты, удостоверения и др.), а также не востребованные при увольнении трудовые книжки. Эти личные документы в случае необходимости кадровики изымают и выдают владельцам (или их доверенным лицам) по соответствующим заявлениям. При этом владельцы должны представить паспорт или удостоверение личности. Доверенные лица при получении подлинников документов предъявляют доверенность, заверенную в установленном порядке.
Спасский район
|
Глава местного самоуправления Спасского муниципального района Бирюкова Татьяна Валентиновна |
Председатель Земского собрания Спасского муниципального района Хашкин Фёдор Борисович |
Дорогие друзья!
Мы искренне рады приветствовать Вас на страницах официального сайта администрации Спасского муниципального района. Спасский район – сельскохозяйственный район, расположенный на юго-востоке лесостепного Правобережья Нижегородской области. Площадь района – 707 кв. км, или 70,7 тыс. га. Из них 54.4 тыс. га (77%) занято сельскохозяйственными угодьями (пашней, сенокосами, пастбищами), небольшими островками между которыми разбросаны леса (всего 6,7 тыс. га, или 9,5% площади района).
Административный центр Спасского района – село Спасское – является одним из старинных населенных пунктов Нижегородской области (основано в 1399 году) с типичными для районной «столицы» организациями, учреждениями и предприятиями обрабатывающей промышленности. Но есть у этого села и особые приметы. Даже его географическое положение примечательно: улицы разбросаны на семи холмах, точь-в-точь как в Москве или Древнем Риме.
Надеемся, что первое знакомство с нашим сайтом вызовет Ваш искренний интерес к Спасскому району, положит начало плодотворному и взаимовыгодному сотрудничеству. В настоящее время главная цель районной власти – обеспечить дальнейшее развитие Спасского района, поднять благосостояние его жителей. О том, как это будет достигаться в повседневной работе администрации района можно узнать, посетив страницы нашего официального сайта.
Хочется верить, что обновленный официальный сайт Спасского муниципального района поможет Вам найти ответы на интересующие Вас вопросы и окажет вам помощь в разрешении многих проблем.
Администрация Спасского муниципального района Нижегородской области доводит до сведения граждан и организаций информацию о переходе на работу в системе электронного документооборота с использованием электронной подписи должностных лиц. При этом обращаем внимание, что бумажная копия документа, подписанного электронной подписью, идентична электронному документу и оформляется на бланке с изображением герба Нижегородской области с проставлением отметки об электронной подписи должностного лица в соответствии с требованиями ГОСТ Р 7.0.97−2016 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».
Дата публикации 01.08.2019 г.
Формы авторизации бесплатной кредитной карты (ACH) — PDF
Форма авторизации кредитной карты позволяет третьей стороне производить платеж, используя письменное согласие человека и данные кредитной карты. Это может быть разовая оплата или периодическая (еженедельная, ежемесячная и т. Д.). Это обычная процедура, когда физическое лицо разрешает подписку, которая продлевается на ежемесячной основе (например, абонемент в спортзал, ежемесячная аренда и т. Д.).
Одноразовая авторизация кредитной карты — Общая форма списания, которая будет произведена за разовый платеж по кредитной карте.
Загрузить: Adobe PDF, MS Word (.docx), OpenDocument
Периодическая авторизация кредитной карты — Акт использования кредитной карты физического или юридического лица для списания списания, который будет повторяться в определенный период времени (обычно ежемесячно). ВНИМАНИЕ !!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!
Загрузить: Adobe PDF, MS Word (.docx), OpenDocument
Одноразовая авторизация ACH — Сделайте однократный (1) платеж через банковский счет (чек или сберегательный счет), указав номер счета и номера маршрутизации.
Загрузить: Adobe PDF, MS Word (.docx), OpenDocument
Регулярная авторизация ACH — для предоставления информации о банковском счете для использования получателем платежа для периодической обработки платежей.
Загрузить: Adobe PDF, MS Word (.docx), OpenDocument
Авторизация кредитной карты авиакомпании — Для любого лица, желающего оплатить авиабилет с помощью бумажной формы.
Загрузить: Adobe PDF, MS Word (.docx), OpenDocument
Авторизация кредитной карты отеля — Для использования гостем, который будет использовать кредитную карту третьего (третьего) лица для проживания в отеле.
Загрузить: Adobe PDF, MS Word (.docx), OpenDocument
Форма авторизации кредитной карты служит двум основным целям, которые играют большую и важную роль для предприятий и продавцов. Во-первых, это дает бизнесу право снимать деньги с кредитной карты без физического присутствия покупателя.Во-вторых, он предотвращает нежелательные и мошеннические возвратные платежи, которые могут повредить отношениям между бизнесом и продавцом. Если компания получает слишком много возвратных платежей, их поставщик услуг может в конечном итоге прекратить с ними бизнес.
Используйте следующие инструкции, чтобы списать средства с кредитной карты или банковского счета, получив учетные данные клиента в бумажной форме.
Шаг 1 — Торговая точкаКогда покупатель и продавец пришли к соглашению о покупке товаров или услуг, можно начать заполнение согласия.Процессору потребуется следующая информация:
Кредитная / дебетовая карта
- Имя держателя карты
- 16-значный номер
- Срок годности
- Платежный адрес
Банковский счет (ACH)
- Имя владельца счета
- Адрес (собственника счета)
- Маршрутный номер
- Номер счета
Укажите, будет ли со счета взиматься разовая оплата или она будет продолжаться на регулярной основе.
Шаг 3 — Знаки держателя картыДержатель карты должен подписать форму авторизации. При использовании для авторизации номера в отеле форма может быть подписана держателем карты и отправлена по факсу в гостиницу.
Из-за того, насколько легко позвонить в банк и сообщить о ложном или мошенническом списании, у продавцов должен быть способ минимизировать убытки, чтобы защитить свой бизнес. Несмотря на то, что компании могут оспорить возвратный платеж, это все равно имеет негативный эффект.Большинству предприятий разрешается диапазон споров не более 1% -3%. Если у компании коэффициент споров выше допустимого, обработчик платежей, скорее всего, заподозрит, что их бизнес придерживается сомнительной этики. А чтобы уменьшить количество споров, многие компании возьмут на себя убытки и возместят деньги покупателю, что может быть крайне несправедливо по отношению к бизнесу. Любой бизнес, который сталкивается с серьезными или несправедливыми спорами, должен принять форму авторизации кредитной карты, которую клиенты должны подписывать в любое время.
Блокировка авторизации кредитной карты работает немного иначе, чем форма авторизации, поскольку она временно снимает средства со счета клиента в качестве ожидающей транзакции и гарантирует, что у клиента есть средства на своем счете для завершения покупки.Блокировка авторизации может варьироваться от 1 доллара до полной суммы в зависимости от ситуации.
Это обычная практика, которую широко используют заправочные станции и отели для предотвращения мошенничества. На таких веб-сайтах, как Booking.com, они позволяют клиентам бронировать отель без внесения денег, но после указанной даты клиент больше не может отменить бронирование без взимания платы за частичную оплату или всю сумму, что также является еще одним примером блокировки авторизации. .
Скачать : Adobe PDF, MS Word (.docx), OpenDocument
Загрузить: Adobe PDF, MS Word (.docx), OpenDocument
1 — Откройте и загрузите шаблон авторизации на этой странице
Используйте кнопку PDF, Word или ODT, соответствующую изображению для предварительного просмотра на этой странице, чтобы открыть этот документ, а затем сохраните его на своем компьютере. При заполнении этой формы убедитесь, что у вас под рукой информация об учетной записи, так как она должна быть представлена точно.
2 — Выберите, как часто должен производиться этот платеж
Эти документы помогут доказать ваше намерение позволить другому лицу использовать один из ваших счетов для оплаты счета.Это одобрение должно быть дано с четким разграничением того, как часто может происходить этот платеж. Если авторизуемый вами платеж является повторяющимся платежом, который ваша учетная запись должна оплачивать автоматически в каждом платежном цикле, поставьте отметку в поле с надписью «Периодические платежи». Если платеж, который вы авторизуете, должен быть произведен только один раз, и на основании этой формы, отметьте поле, соответствующее «Однократному (1) разовому списанию». Имейте в виду, что это будет означать, что после того, как этот платеж будет произведен, одобренная сторона не сможет отправить тот же платеж в любой момент в будущем, используя это разрешение.
3 — Предоставьте свой выбор требуемой информации
Теперь, когда мы выяснили, как часто разрешается разрешенный платеж, нам нужно будет раскрыть некоторые основные факты, касающиеся сторон и участвующих сумм. Обратите внимание, что, хотя для каждого варианта запрашивается одна и та же основная информация, вы должны предоставлять информацию только в абзаце, прикрепленном к выбранному вами флажку. Таким образом, начните с установки флажка, который вы отметили, а затем введите свое имя, отчество и фамилию на первом пустом месте (с пометкой «Полное имя») в этом утверждении.Затем в поле «Имя продавца» введите официальное название стороны, которой вы будете производить определенный платеж. Вы должны авторизовать окончательную сумму денег для оплаты. Выведите это значение в долларах в пустой строке с надписью «(Сумма в долларах)». В дополнение к утвержденной сумме в долларах вы должны указать, когда этот платеж должен быть произведен с вашего счета. Если вы выбрали «Периодическая оплата», вы должны использовать пустые поля с пометками «День» и «Неделя, Месяц и т. Д.» чтобы точно определить, когда вы разрешаете третьей стороне выплатить названному Продавцу определенную Сумму.Например, вы можете разрешить использование третьим лицом во «вторник» каждую «неделю» или «15-го числа» каждого «месяца». Если вы выбрали «Разовая (1) разовая оплата», то введите календарную дату, которую вы ожидаете, что третья сторона оплатит эту комиссию, в пустой строке с надписью «Дата». Подробно опишите, для чего используется платеж в строке с пометкой «Описание товаров / услуг».
4 — Создание платежной информации, необходимой для процесса авторизации
В разделе «Платежная информация» будет запрашиваться основная информация о Владельце счета.Как Владелец счета, вы должны подписать этот документ. Мы начнем со строки «Платежный адрес». Используйте это поле, чтобы указать номер здания, название улицы / номер улицы и номер единицы владельца счета, указанные на счете, который используется для оплаты вышеуказанному торговцу. Используйте пустое пространство под только что введенным почтовым адресом, чтобы записать город, штат и почтовый индекс, указанный в адресе выставления счета Владельца счета, в поле с надписью «Город, штат, почтовый индекс». В этой области должны быть указаны номер телефона и адрес электронной почты Владельца счета.Используйте пустые поля, помеченные «Телефонный номер» и «Электронная почта», чтобы представить эту информацию.
5 — Подробная информация об авторизованном способе платежа
Последний раздел, требующий информации, состоит из двух полей: «Банк (ACH)» и «Кредитная карта». Только одно из этих полей должно быть заполнено информацией. Определите, какой аккаунт вы хотите использовать для оплаты, затем заполните соответствующую область.
Если вы намереваетесь разрешить использование вашей «чековой» или сберегательной учетной записи третьим лицом для совершения этого платежа, вы должны установить соответствующий флажок в области «Банк (ACH)».То есть поставьте отметку в поле с надписью «Проверка» или в поле с надписью «Экономия». Вам также необходимо будет указать полное имя владельца счета в пустой строке с надписью «Имя в учетной записи». Затем укажите название банка, в котором открыт ваш счет, в строке «Название банка». Наконец, задокументируйте «Номер счета» и «Номер маршрутизации» банка, назначенного для счета, с которого вы разрешаете платеж, используя следующие две пустые строки в этом поле. Если вы намереваетесь разрешить третьему лицу использовать вашу «Кредитную карту», установите флажок «Visa», «Mastercard», «Amex» или «Discover» из вариантов, представленных в области справа.Чтобы разрешить использование вашей кредитной карты третьим лицом для этого платежа, укажите свое имя в пустом поле с надписью «Имя держателя карты». Затем укажите номер кредитной карты, с которой вы хотите получить средства, в пустом поле с надписью «Номер счета». Наконец, укажите дату истечения срока действия кредитной карты в строках с надписью «Срок действия. Дата »вместе с трехзначным кодом CVV, связанным с вашей кредитной картой (обычно он находится в области для подписи на обратной стороне кредитной карты) в пустой строке с надписью« CVV ».”
6 — Продемонстрируйте свое намерение авторизовать определенную платежную информацию
Чтобы предоставить подтверждение вашего одобрения, необходимо заполнить представленное Заявление о признании. Найдите пустое место после знака доллара в заявлении, которое начинается словами «Я понимаю, что это разрешение…». Запишите сумму штрафа, которую Владелец счета должен платить каждый раз, когда платеж отклоняется из-за недостатка средств на этом поле. Если эта информация недоступна, вам следует связаться с продавцом, чтобы удовлетворить это заявление.Вы, как Владелец счета, должны поставить свое полное имя в пустом поле с надписью «Подпись банковского счета / держателя карты». Наконец, введите календарную дату при подписании этой формы в строке с надписью «Дата».
Образец политики компании в отношении кредитной карты [Готово к использованию]
Какова политика корпоративной кредитной карты?
Политика кредитной карты является частью учетной политики компании. В нем разъясняются условия использования карты компании, выданной на имя сотрудников.Эти политики также направлены на защиту компании от ненадлежащего использования и на то, чтобы гарантировать очевидные последствия.
Как написать политику кредитной карты компании
Прежде чем приступить к разработке политики и процедур корпоративной кредитной карты, убедитесь, что вы знаете, какие кредитные карты вы хотите использовать, требования поставщика вашей кредитной карты и потребности вашей собственной компании. Получив всю необходимую информацию, начните выделять наиболее важные факторы. Большинство политик компании в отношении кредитных карт для сотрудников включает следующие баллы:
- Какие сотрудники имеют право иметь карточку компании
- Каковы обязанности держателя карты
- Лимиты и ограничения кредитных карт
- Порядок представления расходов
- Последствия ненадлежащего использования
Чтобы начать работу, воспользуйтесь шаблоном политики кредитной карты нашей компании, чтобы определить свои правила.Для дальнейшего уточнения политики в соответствии с вашими требованиями обратитесь к этому руководству.
| Заявление об ограничении ответственности: эта политика является образцом и предназначена для предоставления общих рекомендаций. Его следует использовать только для справки, и он не учитывает все национальные, федеральные или местные законы. Кроме того, этот образец не является юридическим документом. Ни автор, ни Workable не несут никакой юридической ответственности, которая может возникнуть в результате использования этой политики. Всегда консультируйтесь с юристом или юрисконсультом, прежде чем окончательно оформить свою политику. |
Образец политики кредитной карты компании
Эта политика компании в отношении кредитных карт помогает вам установить правила для сотрудников, которые имеют право иметь карту компании. Не стесняйтесь изменять эту политику в зависимости от конкретных потребностей вашей организации.
Краткое изложение политики и цель
Наша компания может предоставить сотрудникам кредитные карты, которые можно использовать для коммерческих расходов. Наличие этих карт помогает нам отслеживать и обрабатывать наши расходы, предотвращать мошенничество и более эффективно осуществлять платежи.Мы хотим быть уверены, что сотрудники, владеющие кредитными картами компании, будут использовать их должным образом и будут знать свои ограничения и обязанности.
Область применения
Эта политика применяется ко всем сотрудникам, имеющим право использовать карту компании. Это также относится к сотрудникам, которые имеют право одобрять использование карты компании для членов своей команды.
Элементы политики
Здесь мы изложим наши общие правила в отношении корпоративных кредитных карт.
Как работает кредитная карта компании?
Обычно наша компания принимает кредитную карту на ваше имя.Вы сможете использовать ее для коммерческих расходов, а наша компания будет оплачивать счета по карте.
Договор о кредитной карте сотрудника
Когда наша компания предоставляет вам кредитную карту, вам необходимо подписать договор о кредитной карте и соблюдать его. Это означает признание того, что кредитная карта принадлежит нашей компании, и что мы можем обрабатывать и расследовать платежи по своему усмотрению. В нем также будут указаны ваши обязанности и последствия неправильного использования.
Помимо соглашения, вы можете ознакомиться с этой политикой каждый раз, когда вам потребуется дополнительная информация об использовании кредитной карты вашей компании.
Кто может иметь кредитную карту компании?
Кредитные карты компании можно передать на:
- [ Руководители уровня вице-президента и выше ]
- [ Продавцы, которые регулярно встречаются с клиентами за ужинами ]
- [ Продавцы на местах ]
- [… ]
Иногда сотрудникам, у которых нет корпоративной кредитной карты, необходимо оплачивать крупные бизнес-расходы (например, билеты на самолет для рабочих поездок).В таких случаях попросите вашего менеджера одобрить и попросите [ finance или вашего офис-менеджера ] произвести оплату кредитной картой компании от вашего имени. В качестве альтернативы, вы можете оплатить сбор самостоятельно и списать его с помощью нашего [ расходного программного обеспечения, отправив квитанцию ]. Если это соответствует нашим требованиям, расходы будут возмещены до [ до конца следующего платежного периода ].
Мы имеем право в любой момент отозвать кредитную карту компании у сотрудника.
Какие расходы разрешены по кредитной карте компании?
Карточкой компании можно оплачивать только рабочие расходы. Сюда входят:
- [ Расходы, связанные с встречами с клиентами (например, обед, печатные материалы) ]
- [ Размещение во время служебных поездок ]
- [ Расходы на юридические документы (например, виза) ]
- [ Тарифы на самолет, поезд, корабль или другой транспорт, включая служебный автомобиль ]
- [ Необходимые медицинские расходы (эл.грамм. прививки) ]
- [ Местный транспорт во время поездок (такси, аренда автомобилей и т. Д.) ]
- [ Другие мелкие или суточные расходы, утвержденные вашим руководителем (например, питание, деловые материалы) ]
- [ Учебно-воспитательный материал утвержден вашим руководителем ]
Иногда мы можем выпускать кредитные карты, которые можно использовать только для определенных целей (например, для оплаты газа).
Вы не должны использовать кредитную карту компании для несанкционированных или личных расходов.Никогда не снимайте наличные с кредитной карты компании. Вы также не разрешается приобретать большое количество алкоголя или каких-либо наркотиков, оружия, порнографии или взимать плату для других развлечений для взрослых.
Исключения
Вы можете подать заявление об исключении, если это абсолютно необходимо. Сообщите нашему бухгалтерии и своему руководителю о расходах, которые вы хотите произвести — в особых случаях вы можете получить разрешение.
Лимиты кредитной карты компании
Лимиты по карте зависят от вашего трудового стажа, вашего отдела, а также от частоты или типа расходов, которые вы несете.Обычно вы видите лимиты вашей карты в соглашении с сотрудником, но, как правило, ежемесячные лимиты составляют:
- [ $ 500 ] в карточках, используемых для покрытия обычных рабочих расходов (например, расходов домашнего офиса для удаленных сотрудников).
- [ $ 600 ] в карточках, используемых для оплаты расходов, связанных с клиентом (например, обедов).
- [ $ 500 ] в карточках, используемых руководителями.
Также существует лимит транзакции [ 150 долларов США ] для большинства наших кредитных карт.В исключительных случаях обратитесь к [ вашему менеджеру / финансовому директору / начальнику отдела и т. Д. ]
Мы можем изменять эти ограничения в зависимости от конкретных потребностей вашей работы. Если вы не уверены в пределах кредитной карты вашей компании, обратитесь в нашу бухгалтерию.
Ваши обязанности
Если у вас есть кредитная карта компании, мы ожидаем, что вы получите:
- Защитите его как можно лучше . Не оставляйте его без присмотра и не передавайте посторонним лицам (например,грамм. друзья, семья, коллеги) даже просто подержать.
- Сообщите о краже или утере как можно скорее . Если, например, в ваш дом взломали и у вас украли карточку компании, вам необходимо подать заявление в полицию и немедленно позвонить в нашу бухгалтерию.
- Используйте только по утвержденным причинам . Следуйте инструкциям в этой политике и в соглашении о карте сотрудника и не используйте карту для личных или несанкционированных расходов, даже если вы намереваетесь компенсировать расходы позже.
- Документируйте все расходы выше [ $ 30 ] и отправляйте ежемесячные отчеты по кредитной карте . Сохраните квитанции и предоставьте документацию с указанием даты и цели расходов. [ Вы можете написать это на обратной стороне квитанции или в нашей программе для расчетов. ]
Если вы отвечаете за авторизацию и утверждение счетов по кредитным картам, сделайте это в установленные сроки, чтобы избежать штрафов за просрочку платежа. Если вы постоянно несете ответственность за штрафы за просрочку платежа, возможно, нам придется вычесть их из вашей зарплаты.
Использование политики кредитной карты компании
Если вы используете кредитную карту компании, вам необходимо:
- Подтвердите, что данный расход разрешен данной политикой.
- Обратите внимание на лимит кредитной карты и лимит транзакции, чтобы вы могли правильно планировать бизнес-расходы.
- Храните номер кредитной карты и физическую карту в безопасности.
- Используйте карту разумно и избегайте ненужных расходов, даже если они разрешены данной политикой.
Нарушение этой политики
Мы ожидаем, что вы будете соблюдать эту политику компании в отношении кредитных карт и соглашение с сотрудниками, и нам может потребоваться принять меры, если вы их нарушите.Например:
- Если вы понесете личные или несанкционированные расходы, вам придется оплатить их самостоятельно. Если вы будете делать это постоянно, вы можете столкнуться с дисциплинарными взысканиями, которые могут включать потерю права на получение кредитной карты или даже прекращение действия в зависимости от суммы и типа расходов.
- Если вы потеряете квитанцию, вам необходимо немедленно сообщить об этом в бухгалтерию. Мы можем найти решение, если это случается редко, но если вы не будете регулярно отправлять квитанции, вы можете потерять право владеть карточкой компании.
- Если вы не представите данные о расходах вовремя и понесете штраф за просрочку платежа, вам придется оплатить их самостоятельно. Повторение этого будет означать потерю привилегий кредитной карты компании.
- Предоставление кредитной карты компании неуполномоченным лицам или злоупотребление лимитами расходов может привести к приостановке или прекращению действия.
- Совершение запрещенных покупок, как упоминалось ранее (например, оружия, наркотиков), приведет к немедленному прекращению действия и, возможно, к судебному преследованию.
Наша компания имеет право проверить использование вашей кредитной карты и отозвать ее в случае ненадлежащего использования.
Дополнительная литература
Часто задаваемые вопросы о функциях безопасности кредитной карты от Bank of America
Настройка овердрафта для вашего текущего счета определяет, как мы будем обрабатывать ваши транзакции, когда у вас недостаточно денег на вашем текущем счете или связанном счете защиты от овердрафта во время транзакции. Доступны 2 настройки:
Стандартная настройка . Этот параметр автоматически применяется к новым учетным записям потребителей.Снятие средств в банкоматах и ежедневные разовые транзакции с дебетовой картой (покупка отдельных дебетовых карт, например, в продуктовом магазине или разовая покупка в Интернете) будут разрешены только тогда, когда мы определим, что у вас достаточно свободных средств на вашем счете или в связанном Счет защиты от овердрафта на момент совершения операции. В противном случае мы обычно отклоняем транзакцию, и с вас не взимается комиссия за овердрафт.
Для других типов транзакций, таких как чеки, платежи по счетам и другие электронные платежи, а также повторяющиеся платежи по дебетовым картам, мы можем оплачивать транзакции, когда на текущий момент у вас недостаточно свободных средств на вашем текущем счете или связанном счете защиты от овердрафта. сделки.
Если мы оплачиваем транзакцию, размер которой превышает ваш доступный баланс, и она приводит к перерасходу средств на вашем счете, это обычно приводит к взиманию платы за каждую позицию овердрафта, если вы не внесете в этот день достаточно доступных средств для покрытия овердрафта. Если мы возвращаем товар неоплаченным, это обычно приводит к оплате NSF: возвращенный товар.
Отменить все настройки . С помощью этой настройки мы разрешаем ежедневную покупку дебетовой карты, снятие средств в банкомате, чеки, оплату счетов и другие электронные платежи только в том случае, если мы определим, что на вашем счете или в вашей связанной учетной записи защиты от овердрафта на момент транзакции достаточно денег.
Когда не хватает средств для снятия наличных в банкоматах и повседневных покупок дебетовой карты, наша стандартная практика — отклонить транзакцию и не взимать комиссию. Если на счетах недостаточно средств для оплаты чеков, оплаты счетов или других электронных платежей, мы можем вернуть товар и взимать сбор за возвращенный товар NSF.
Чтобы изменить настройку овердрафта для своего счета, посетите финансовый центр или позвоните нам по телефону 800.432.1000 (пн-пт с 7 до 22 или сб-вс с 8 до 17, все время по восточному времени).
Обзор файлов персонала и образец политики файла
Кадровый файл — это сохраненная работодателем документация об истории и статусе всех трудовых отношений с отдельным сотрудником.Работодатель хранит эту трудовую документацию в личном деле по трем причинам.
- Как работодатель, вы хотите иметь точную информацию под рукой и в порядке, когда вам нужен доступ к информации по какой-либо причине. Изменения в контактах для экстренных случаев, адреса сотрудников, отслеживание оценок эффективности, дисциплинарные письма, признание сотрудников и материалы заявления о приеме на работу являются примерами той информации, к которой работодатель захочет иметь быстрый доступ.
- Работодатель должен хранить документацию по кадровым вопросам, таким как отбор сотрудников, производительность, история работы, обоснование компенсации и внутренние заявки на продвижение по службе, и это лишь некоторые из них. Требование EEOC, судебный процесс или даже необходимость оправдать отсутствие повышения или повышения по службе требуют, чтобы работодатель собирал и хранил документы такого типа.
- Федеральное правительство или правительство штата требует, чтобы работодатели вели некоторые записи о сотрудниках.Организация информации о сотрудниках в личном деле имеет смысл для доступа, соблюдения правовых норм и готовности.
Типы кадровых дел
Работодатель обычно ведет несколько типов кадровых файлов для использования в бизнесе, для обеспечения конфиденциальности сотрудников, медицинской конфиденциальности и соблюдения правовых норм. Не существует закона, который бы указывал, сколько файлов должен хранить работодатель — некоторые законы действительно регулируют доступ сотрудников к файлам и другие методы, связанные с личными делами.
Тем не менее, существует множество законов и передовых методов работы с персоналом в отношении конфиденциальности сотрудников, которые регулируют содержание личных дел и тех, кто имеет доступ к этой информации. Это кадровые файлы, которые ведет большинство работодателей в США. (Во всем мире законы и практика могут отличаться.)
- Файл персонала: Это главный файл сотрудников, который содержит историю трудовых отношений.
- Файл расчета заработной платы: Вы хотите вести отдельный файл для всех вопросов расчета заработной платы, касающихся заработной платы и льгот.Вы не хотите предоставлять вашим сотрудникам по начислению заработной платы доступ к информации о персонале.
- Медицинское дело сотрудника: Федеральный закон 1996 года о переносимости и подотчетности медицинского страхования (HIPAA) требует, чтобы работодатели защищали медицинские записи сотрудников как конфиденциальные. Многие работодатели хранят эти файлы запертыми в ящике для документов в запертом шкафу.
- Формы I-9 для сотрудников: Вам необходимо вести отдельный файл для всех форм I-9 для всех сотрудников (не для каждого сотрудника), поскольку вам не нужны государственные служащие, которые имеют право проверять эти формы при различных обстоятельствах. просмотр ваших основных конфиденциальных кадровых файлов сотрудников.
Доступ сотрудников к кадровым файлам
Сотрудникам разрешен доступ к личным файлам своих сотрудников под руководством и контролем персонала отдела кадров. Досье сотрудников считается собственностью работодателя, который несет ответственность за их ведение и защиту.
Образец политики в отношении кадрового файла
Ниже приведен образец политики в отношении кадрового файла для использования в вашей компании. В нем обсуждаются различные файлы, которые рекомендуются, и кто должен иметь доступ к каждому файлу.
Образец политики в отношении кадровых файлов
Компания ведет три досье на каждого сотрудника.
Кадровое дело
Файл ersonnel p ведется для каждого сотрудника (Название вашей компании). Эти кадровые файлы содержат конфиденциальные документы, и ими управляют и обслуживают сотрудники отдела кадров.
Доступ к этому файлу ограничен персоналом отдела кадров и предполагает, что руководитель каждого сотрудника ведет свой собственный файл с документами, относящимися к производительности труда сотрудника.
Типичные документы в личном деле включают заявление о приеме на работу, контактную форму для семейной чрезвычайной ситуации, документированную историю дисциплинарных мер, резюме, справочник сотрудника и ведомости подписи работодателя по желанию, текущую личную информацию и письменные оценки работы.
Не все файлы персонала содержат одинаковые документы, но в каждом файле персонала есть несколько одинаковых документов.
Заработная плата
Также ведутся файлы расчетов заработной платы; Файлы расчета заработной платы содержат историю рабочих мест сотрудника, отделов, изменений в оплате труда и т. д.Доступ к файлу заработной платы ограничен соответствующими сотрудниками бухгалтерского учета и отдела кадров.
Медицинское дело сотрудника
Также ведется медицинская карта сотрудника. Содержимое медицинской карты не доступно никому, кроме назначенного сотрудника отдела кадров и сотрудника, записи которого хранятся в файле. На название вашей компании) медицинские файлы получают максимальную степень безопасности и конфиденциальности.
Просмотр файлов сотрудников
Сотрудник может просмотреть свое личное дело, связавшись с сотрудником отдела кадров в обычное рабочее время.Персонал отдела кадров назначит встречу, во время которой сотрудник сможет просмотреть содержимое своего файла. Ни один сотрудник не может изменять или удалять какие-либо документы из своего личного дела, которые должны быть просмотрены в присутствии сотрудника отдела кадров.
Вопросы или опасения по поводу содержимого и доступа к личному делу
Если у вас есть вопросы или опасения по поводу содержимого рекомендуемых файлов или вашей возможности получить к ним доступ, пожалуйста, свяжитесь с сотрудником отдела кадров,
Заявление об ограничении ответственности: обратите внимание, что предоставленная информация, хотя и является достоверной, не гарантирует ее точность и законность.Сайт читают люди со всего мира, а законы и правила в области занятости варьируются от штата к штату и от страны к стране. Обратитесь за юридической помощью или за помощью в государственные, федеральные или международные правительственные ресурсы, чтобы убедиться, что ваше юридическое толкование и решения верны для вашего местоположения. Эта информация предназначена для руководства, идей и помощи.
Чего работодателям не следует хранить в личном деле
Работодатели никогда не должны помещать отдельные элементы в ваш общий кадровый учет.В некоторых компаниях содержимое личных файлов и записей ваших сотрудников обычно доступно персоналу отдела кадров, сотруднику, а также руководителю или руководителю сотрудника.
В других случаях доступ ограничен персоналом отдела кадров, и сотрудники могут запрашивать доступ к своим записям. Юристы также могут запрашивать содержание кадровой документации по искам и жалобам Комиссии по равным возможностям трудоустройства (EEOC). Бывший сотрудник также может запросить копию своей кадровой документации.
В соответствии с передовой практикой доступ к кадровому файлу доступен только сотрудникам отдела кадров. Вам необходимо хранить личные дела под замком в специальном хранилище, которое делает их недоступными для других сотрудников.
Со всеми этими потенциальными использованиями и потенциальными зрителями кадровой документации ваших сотрудников работодатель должен позаботиться о том, чтобы вести объективную фактическую документацию трудовой истории сотрудника в вашей кадровой документации.
Следовательно, вы захотите применить эти общие правила к документации, которую вы храните в кадровом архиве вашей организации.
Рекомендации по содержанию личного дела сотрудников
Информация в личном деле должна быть фактической.
Мнения менеджера или персонала отдела кадров; случайные заметки; сплетни; необоснованные слухи; вопросы, отчеты или пустые разговоры от других сотрудников, которые не исследованы; обвинения не расследованы, не расследованы и не завершены; и любая другая не фактическая информация, комментарии или примечания должны быть исключены из личного дела сотрудника.
Один из наихудших примеров оскорбительных комментариев, которые менеджер по персоналу обнаружил в личном деле сотрудника, связан с записями интервью с менеджером по найму. Один заявил: «Возможно, слишком толстый, чтобы при необходимости подниматься и спускаться по лестнице». Представьте себе сотрудника, адвоката и даже будущих сотрудников и руководителей, читающих подобные комментарии.
В другой компании менеджер обнаружил необоснованные заметки, которые менеджеры и другие лица поместили в файлы сотрудников, например: «Мэри злится, потому что ей не дали повышения.Она намеренно замедлила свою работу, чтобы поквитаться со своим менеджером. «Видите проблему?
Записи о персонале должны быть тщательно отнесены к соответствующим местам хранения файлов.
Разработайте протокол для кадрового учета вашей компании на основе государственных и федеральных законов, законов о занятости, таких как Закон о переносимости и подотчетности в медицинском страховании от 1996 года (HIPAA), и передовых методов работы работодателей.
Затем придерживайтесь протокола. Вы же не хотите, чтобы случайные отговорки врачей были спрятаны в личном деле, когда они принадлежат медицинскому делу.Вы также не хотите, чтобы обоснование и обоснование продвижения сотрудника по службе в файле заработной платы.
Вам также не нужны записи о решении о приеме на работу, включающие проверку биографических данных или заметки из обсуждений с бывшими работодателями в личном деле.
Руководители, менеджеры и другие сотрудники, которые помещают документацию в кадровый архив, нуждаются в обучении.
Любой человек, который имеет доступ и может размещать документы в личном деле сотрудников, нуждается в обучении, чтобы правильно писать документацию.
Заявление в выговоре сотруднику о том, что он был полным бездельником, не принесет вашей кадровой документации никаких призов. Но известны случаи, когда неподготовленные руководители писали подобные заявления и помещали их в личные дела сотрудников.
Еще лучше, ограничьте доступ к файлам сотруднику отдела кадров, который отвечает за записи и знает, что следует, а что не следует помещать в личное дело. Ваш сотрудник отдела кадров может проверить всю документацию перед ее подачей, чтобы убедиться, что она фактическая и правильно написана.Процесс обзора и обратной связи поможет вашим менеджерам узнать, как писать соответствующую документацию.
Сбалансируйте информацию, которую вы размещаете в кадровой документации.
Включите как положительные, так и отрицательные стороны трудовой истории сотрудника. Слишком часто в кадровой документации подчеркивается каждое негативное событие и упускаются положительные моменты, с которыми сталкивается каждый сотрудник. Подумайте о сохранении свидетельств повышения, продвижения по службе, вознаграждений за отличную работу, а также копий похвалы и благодарственных писем.
Распознайте разницу между личными записями руководителя о своих отчетных сотрудниках и официальными кадровыми записями компании.
Заметки руководителя, которые используются для повышения производительности, отслеживания проектов и достижения целей, а также для объективного определения повышений и планов повышения производительности, например, относятся к личному досье руководителя, а не к официальному кадровому учету компании.
Признайте также необходимость обучения руководителей тому, как делать заметки и вести документацию в своем файле управления.К личным заметкам применяются те же критерии фактов, а не мнений, и конкретных примеров, а не слухов.
Личные записи руководителя могут быть вызваны в суд в случае судебного иска, поэтому рекомендуется соблюдать осторожность даже в отношении личных заметок. Кроме того, практика некоторых руководителей или менеджеров хранить копии записей, которые существуют в официальном личном деле сотрудников, в их управленческом файле не рекомендуется.
Документация по найму и записи собеседований представляют собой некоторую сложность.
Лучше всего вести отдельный файл для каждой заполняемой вами должности, который включает всю документацию, связанную с заполнением этой должности, от объявления о вакансии до проверок рекомендаций. Резюме соискателей, сопроводительные письма и заявки относятся к этому файлу, за исключением того, что вы должны переместить заявление наемного сотрудника в личное дело сотрудника.
По данным Общества управления человеческими ресурсами (SHRM). «Файл найма включает документы и действия, предпринятые для найма каждой должности.Сюда входят объявления о вакансиях, резюме, заявления о приеме на работу, заказы на вакансии, поданные в любое агентство, оценки собеседований, проверки рекомендаций, результаты физических осмотров, результаты тестов при приеме на работу, кредитные отчеты, документация о действительности тестов, использованных в процессе отбора, данные кандидатов для кандидатов, не наемная и сопутствующая информация «.
В этом файле также есть официальные контрольные списки и формы, которые вы используете, чтобы стремиться объективно представить квалификацию потенциального сотрудника и поддержать ваше решение нанять наиболее квалифицированного кандидата.Мнения и записи менеджера по найму, сделанные во время процесса найма, не относятся к этому файлу.
Отдел кадровможет собирать эти записи для ведения полной документации по решению о приеме на работу, но они не входят в личный учет.
Фактическая документация о решениях о приеме на работу.
Эта документация включает такие решения, как продвижение по службе, перевод на дополнительную возможность и повышение заработной платы, и они должны быть внесены в личный учет.Мнения руководителя или отдела кадров о сотруднике — нет. Официальная документация о дисциплинарных мерах, такая как письменное предупреждение, также относится к личному делу сотрудника.
Конкретные примеры документации, которой не должно быть в личном деле
Следующую информацию не следует помещать в кадровый учет. Для документации может потребоваться отдельный файл, она может быть отнесена к надзорным или управленческим заметкам или вообще не должна храниться у работодателя.
- Любая медицинская информация относится к медицинской карте.
- Информация о заработной плате принадлежит файлу платежной ведомости.
- Документы, которые включают номера социального страхования сотрудников или информацию о защищенных классификациях сотрудников, таких как возраст, раса, пол, национальное происхождение, инвалидность, семейное положение, религиозные убеждения, генетический состав, вес и т. Д., Никогда не должны храниться в личном деле. .
- Контрольная документация для управления работой сотрудника, постановки целей, предоставления обратной связи и т. Д. Должна храниться в личной папке, папке, принадлежащей руководителю или руководителю.
- Материалы расследования, включая жалобу сотрудника, допросы свидетелей, собеседование с сотрудником, выводы, рекомендации адвоката и решение, а также последующие действия, чтобы гарантировать отсутствие репрессалий, должны храниться в файле расследования, отдельном от кадрового учета.
- Файл формы I-9 сотрудника в файле I-9 или месте, вдали от кадровых записей сотрудников. (В случае федеральной проверки ваших I-9 вы не хотите раскрывать какую-либо другую информацию, касающуюся ваших сотрудников.)
- Поместите проверки биографических данных, включая криминальное прошлое, кредитные отчеты и т. Д., А также результаты тестирования на наркотики в отдельный конфиденциальный файл, к которому руководители, менеджеры и сотрудники не могут получить доступ. SHRM рекомендует либо этот отдельный конфиденциальный файл, либо, в качестве альтернативы, эту информацию также можно внести в конфиденциальную медицинскую карту сотрудника.
- Записи о равных возможностях сотрудников, такие как формы самоидентификации и правительственные отчеты, не должны храниться ни в личном деле, ни в любом другом месте, к которому руководитель имеет доступ.
Итог
Если вы будете следовать этим рекомендациям, ваша организация будет эффективно хранить фактическую, подтверждаемую историю занятости и кадровые записи в соответствующих местах.
Обратите внимание, что предоставленная информация является достоверной, но ее точность и законность не гарантируется. Сайт читают люди со всего мира, а законы и правила в области занятости варьируются от штата к штату и от страны к стране. Обратитесь за юридической помощью или помощью в государственные, федеральные или международные правительственные ресурсы, чтобы убедиться, что ваше юридическое толкование и решения верны для вашего местоположения.Эта информация предназначена для руководства, идей и помощи.
элементов, которые следует хранить (и НЕ хранить) в файлах сотрудников
Важно, а иногда и требуется по закону, создать систему учета персонала (или сотрудников) и управлять ею. Однако важно помнить, что на одного сотрудника приходится не просто одного файла .
- Некоторые файлы персонала используются, чтобы помочь руководителям принимать решения, связанные с сотрудниками.
- Другие файлы являются строго конфиденциальными и могут содержать информацию, защищенную законами о конфиденциальности.
Таким образом, кадровая система не может быть универсальным подходом, поскольку существуют определенные типы информации, относящиеся к сотрудникам, которые являются очень личными (например, медицинские), которые должны храниться в отдельной системе. от того, что используется для принятия кадровых решений.
Еще один фактор, определяющий, какими типами файлов управлять, связан с размером компании. Например, некоторым компаниям с менее чем 50 сотрудниками может не потребоваться поддерживать определенный тип формы, как те, у которых есть 51 человек.
Итак, подумайте о картотеке персонала как о нескольких типах файлов.
- Некоторые файлы сотрудников содержат информацию, требуемую законами и постановлениями; и что они требуют конфиденциальности. Эта защищенная информация может быть просмотрена только персоналом, который назначен для ее просмотра по особым, утвержденным правительством причинам. Такие файлы могут касаться пособий, заработной платы, состояния здоровья и юридических вопросов.
- Другой файл, обычно называемый общим «кадровым файлом», содержит информацию, относящуюся исключительно к работе сотрудника на рабочем месте, которую может видеть руководящий персонал сотрудника.
Зачем вообще нужны записи?
Существует несколько основных причин ведения файлов, относящихся к каждому сотруднику:
- Они помогают в принятии решений о повышении или увольнении
- Они предоставляют средства для отслеживания действий, связанных с такими вещами, как обучение, отпуск, похвалы, конфликты
- Они необходимы для соблюдения различных местных, государственных и федеральных законов и постановлений.
- Они предоставляют записи о деятельности, разговорах, обзорах и т. Д., что может иметь важное значение для снижения потенциальной ответственности в случае увольнения сотрудника
Что остается и что уходит?
Следующее должно и не должно включаться в базовое дело о трудоустройстве.
Необходимо включить
Описание должности (настоящие, прошлые должности)
Резюме
Записи, относящиеся к предложениям о работе, продвижению по службе, понижению в должности, переводам, увольнениям, ставкам заработной платы и другим формам компенсации, а также записи об образовании и обучении
Записи, относящиеся к другой занятости практики (включая признание политики и соглашения)
Письма о признании
Дисциплинарные уведомления или документы
Оценки работы и записи о постановке целей
Записи о прекращении
Заявление о приеме на работу
Контрольный список для ориентации
Контактная информация в экстренных случаях
Разрешение сотрудников на удержание
Свидетельство W-4
Свидетельство об удержании налогового пособия сотрудникам штата, если применимо
Копия водительских прав, если требуется для должности
Подписанная квитанция из справочника сотрудника и заявление о трудоустройстве
Изменение личности l Форма данных
Оценки эффективности
Формы изменения должности / ставки
Запись о дисциплинарных мерах (устные и письменные предупреждения), если применимо
Заочная запись
Запросы на перерыв
Запросы на обучение
Документация об обучении
Документация о сертификации и / или лицензии (если применимо)
Запросы на проверку кадрового дела
Заявление об увольнении
НЕ ДОЛЖЕН включаться в основное дело о занятости
| На каждого сотрудника должно быть по одному файлу.ЗАПРЕЩАЕТСЯ объединять в общий файл документы о заработной плате более чем одного сотрудника.
| Следующие документы относятся к ОТДЕЛЬНЫМ файлам и НЕ ДОЛЖНЫ БЫТЬ доступны руководителям, которые ищут информацию об эффективности работы сотрудника. Информация, содержащаяся в этих документах, защищена законами о конфиденциальности и принадлежит другой охраняемой конфиденциальной документации.
EEO / приглашение для самостоятельного определения инвалидности или записи статуса ветерана.
Примечания к собеседованию и результаты теста на трудоустройство.
Справочная информация / проверка биографических данных.
Результаты теста на наркотики.
Иммиграционные формы (I-9).
Медицинские / страховые записи (медицинские анкеты, формы регистрации на пособия и заявления о выплате пособий, записи врачей, запросы на размещение и записи об отпусках).
Алименты / украшения.
Судебные документы.
Претензии рабочих о компенсации.
Протоколы расследования.(В личное дело сотрудника будут помещаться только любые соответствующие дисциплинарные меры, консультации или иное прямое общение.)
Запросы о приеме на работу / проверка заработной платы.
Файл о преимуществах (конфиденциально)
( | Должен быть один файл на каждого сотрудника. НЕ объединяйте в общий файл документов о льготах более чем для одного сотрудника.)
Форма отказа от льгот
Формы регистрации на страхование здоровья, стоматологии, зрения и / или аптеки
Другие формы регистрации (страхование жизни, STD, LTD и т. Д.)
Формы гибкого расходного счета
Избирательная форма / компенсация Сокращение Соглашение
Форма регистрации для прямого депозита сотрудника
Требования
Форма регистрации, формы выхода на пенсию, формы распределения прибыли
Формы плана только для премиум S125
Форма назначения бенефициара
COBRA или документы о продлении срока действия штата, если применимо
Файл расчета заработной платы (конфиденциально)
( | На каждого сотрудника должно быть по одному файлу.ЗАПРЕЩАЕТСЯ объединять в общий файл документы о заработной плате более чем для одного сотрудника.)
Разрешение на прямой депозит
Формы разрешения на удержание из заработной платы
Запросы на сверхурочную работу, если применимо
Таблицы рабочего времени
Отчет о расходах сотрудников
Ваучеры на автоматическое возмещение пробега
Запросы на гарнитуры / выплаты доходов7000 для авансовых выплат
Дополнительные конфиденциальные файлы
( | На каждого сотрудника должно быть по одному файлу.ЗАПРЕЩАЕТСЯ объединять в общий файл документы о заработной плате более чем для одного сотрудника.)
Документация по расследованию
Судебный иск или расследование DOL / EEOC
EEOC и данные о позитивных действиях
Аналитические данные и результаты тестирования на наркотики
Формы OSHA
Отчет о происшествии сотрудника
Медицинская информация сотрудника
Запрос FML для семейного медицинского отпуска
Сертификат поставщика медицинских услуг
Периодические отчеты о семейном медицинском отпуске
Семейный медицинский отпуск Справка о возвращении к работе
Формы заявления о нетрудоспособности и / или компенсации работникам
Заявки на размещение
Источники: SHRM.org, Nolo.com, Paychex.com (PDF).
Статьи по теме
Контрольный список SmallBusiness.com того, что вам нужно на кухне малого офиса.
Может быть, в вашем офисе только порезы от бумаги и ушибленное эго, но он все равно умный…
Чтобы предотвратить нарушения трудового законодательства, вот семь вопросов, которых следует избегать в любое время и в любом месте…
Как создать эффективную систему подачи документов
Как ваша файловая система? Раздражающий? Вы считаете, что это слишком сложно помните, куда идут дела? Были ли у вас проблемы с поиском определенного документа? еще раз, когда вы его спрятали? У вас может быть даже три или четыре файла, содержат ту же информацию, но помечены по-разному — что за беспорядок!
Устранение проблемы
Что вызывает крах файловой системы? Скорее всего, это было не так много «система» для начала.Скорее всего, это был случайный набор отдельные файлы, которые действительно не связаны друг с другом.
Чтобы создать действительно эффективную файловую систему, вам нужно начать с плана. Просто приклеив ярлык к папке, вы ее не обрежете. Но не волнуйтесь; мы собираюсь настроить систему хранения документов, в которой можно будет разместить любой тип бумаги — домой или офис. Для расходных материалов все, что вам действительно нужно, это несколько цветов кроя 2/5. цветные вкладки папок, и некоторые подвесные папки снизу коробки
Создание категорий файлов
Посмотрите на свою текущую файловую систему (или на ту стопку бумаг, которую вы то есть хранить в течение нескольких месяцев) и начните сортировать свои документы по широким категориям.«Финансы» могут быть одним из них; «Домашние вещи» могли быть другим. На данный момент мы не сосредотачиваясь на деталях вашей файловой системы. Откровенно говоря, это не так будь то счет по кредитной карте или выписка из банка прямо сейчас. Мы будем волноваться об этих различиях позже.
Подкатегория
Выберите одну из стопок «основной категории» и давайте рассмотрим ее снова. На этот раз подумайте о том, чтобы разбить статью на более мелкие подкатегории. За Например, вашу стопку «финансы» можно разделить на:
- сберегательный счет
- расчетный счет
- студенческий кредит
- счет кредитной карты
Будьте конкретны; не говорите просто, что это «банковские выписки».Определите, какие учетные записи, к которым они принадлежат, и разбить каждую на отдельную кучу. Мы не хотим любые файлы, «скапливающиеся» с другими файлами — каждый получает свой отдельный папка.
Цветовое кодирование
Каждой основной категории документов должен быть присвоен свой цвет (ваш выбор) — а затем мы собираемся поместить каждую подкатегорию в отдельную висящая папка с файлами. В приведенном выше примере слово «финансы» может быть зеленым, а каждая из ваших учетных записей получает отдельную зеленую папку с файлами.Похоже на небольшой вещь, но цветовое кодирование вашей системы сэкономит вам огромное количество времени подача и получение документов.
Возможность заглядывать в ящик для файлов и видеть отдельные массивы информации выделенный цветом просто дает РАЗУМ в вашем мозгу. Когда ты знаешь, что твой финансовая секция — зеленая, секция вашего дома — синяя, а документы на машину красного цвета, вам даже не нужно думать, потому что ваша рука естественным образом переходит в правую часть вашего ящика для файлов.
Изготовление этикеток
Теперь, когда у каждого есть своя цветная папка, нам нужно пометить каждый файл.При создании ярлыков переходите от общих к конкретным. Не говори мне, что ты подаете документы на вашу «кредитную карту Visa» — назовите ее «кредитная карта: Visa». Когда вы располагаете папки в алфавитном порядке, все файлы «кредитных карт» (сколько бы их ни было) — вместе в вашем разделе «финансы».
Наша цель — хранить связанные файлы в непосредственной близости друг от друга. Сделай это снова и снова для каждой группы файлов, пока вы не пометите каждый файл в каждой основной категории.Я лично использую ярлыки Viewables®, потому что они аккуратные, легко читаемые, и я могу распечатать их со своего компьютера.
Наполнение ящика
Все, что вам нужно сделать, это поместить файлы в каждую основную категорию в алфавитном порядке. заказ, а затем поместите основные категории в ящик в алфавитном порядке порядок.
Поместите цветные папки в нижние папки подвесного ящика, чтобы они оставались вертикальными. в ящике. Вырезанные вкладки 2/5 отображаются над свисающими файлами, а вкладки расположены по прямой линии для удобства чтения.
Когда вам нужно найти документ или положить что-то в папку, просто посмотрите сначала для правильной основной категории (легко идентифицируемой по обоим ярлыкам и цвет). С правильной файловой системой легко взять в руки правильный файл без долгого поиска.
, Рамона Крил
Посмотрите или послушайте, как создать эффективную систему хранения в подкасте « Keeping You Organisation ».
.