СИСТЕМАТИЗАЦИЯ И ХРАНЕНИЕ ИНФОРМАЦИИ. Некоторые из поисковых систем используют внешние алгоритмы поиска. Так, Qip.ru использует поисковый механизм Яндекса, а Nigma сочетает в себе как свой алгоритм, так и сборную выдачу от других поисковиков.
Сеть Интернет растет очень быстрыми темпами, поэтому найти нужную информацию среди сотен миллиардов Web-страниц и сотен миллионов файлов становится все сложнее. Для поиска информации используются специальные поисковые системы, которые содержат постоянно обновляемую информацию о местонахождении Web-страниц и файлов на сотнях миллионов серверов Интернета.
Поисковые системы содержат тематически сгруппированную информацию об информационных ресурсах Всемирной паутины в базах данных. Специальные программы-роботы периодически "обходят" Web-серверы Интернета, читают все встречающиеся документы, выделяют в них ключевые слова и заносят в базу данных Интернет-адреса документов.
Большинство поисковых систем разрешают автору Web-сайта самому внести информацию в базу данных, заполнив регистрационную анкету. В процессе заполнения анкеты разработчик сайта вносит адрес сайта, его название, краткое описание содержания сайта, а также ключевые слова, по которым легче всего будет найти сайт.
Поиск документа в базе данных поисковой системы осуществляется с помощью введения запросов в поле поиска.
Запрос должен содержать одно или несколько ключевых слов, которые являются главными для этого документа. Например, для поиска самих систем поиска в Интернете можно в поле поиска ввести ключевые слова "российская система поиска информации Интернет".
Через некоторое время после отправки запроса поисковая система вернет список Интернет-адресов документов, в которых были найдены заданные ключевые слова. Для просмотра этого документа в браузере достаточно активизировать указывающую на него ссылку.
Если ключевые слова были выбраны неудачно, то список адресов документов может быть слишком большим (может содержать десятки и даже сотни тысяч ссылок). Для того чтобы уменьшить список, можно в поле поиска ввести дополнительные ключевые слова или воспользоваться каталогом поисковой системы.
Одной из наиболее полных и мощных поисковых систем является Google (www.google.ru), в базе данных которой хранятся 8 миллиардов Web-страниц и каждый месяц программы-роботы заносят в нее 5 миллионов новых страниц. В Рунете (российской части Интернета) обширные базы данных, содержащие по 200 миллионов документов, имеют поисковые системы Яndех (www.yandex.ru) и Rambler (www.rambler.ru).
В базе данных поисковой системы Web-сайты группируются в иерархические тематические каталоги, которые являются аналогами тематического каталога в библиотеке.
Тематические разделы верхнего уровня, например: Интернет, Компьютеры, Наука и образование и т. д., содержат вложенные каталоги. Например, каталог Интернет может содержать подкаталоги Поиск, Почта и др.
Поиск информации в каталоге сводится к выбору определенного каталога, после чего пользователю будет представлен список ссылок на Интернет-адреса наиболее посещаемых и содержательных Web-сайтов. Каждая ссылка обычно аннотирована, т. е. содержит короткий комментарий к содержанию документа.
Наиболее полный многоуровневый иерархический тематический каталог русскоязычных Интернет-ресурсов имеет поисковая система Апорт (www.aport.ru). Каталог содержит подробную аннотацию содержания Web-сайтов и указание на их географическое положение.
Для поиска файлов на серверах файловых архивов существуют специализированные поисковые системы, в том числе поисковая система FileSearch (www.filesearch.ru). Для поиска файла необходимо ввести имя файла в поле поиска, и поисковая система выдаст Интернет-адреса серверов файловых архивов, на которых хранится файл с заданным именем.
Поиск информации в русскоязычной части Интернета с помощью наиболее поисковых систем: Google, Rambler, Апорт, Япс1ех и файловой поисковой системы Research можно производить с использованием интегрированной поисковой системы Gogle.ru. Для этого достаточно ввести ключевые слова в строку поиска, с помощью переключателей установить тип необходимой информации и щелкнуть по кнопке с названием поисковой системы Gogle.ru. Для этого достаточно ввести ключевые слова в строку поиска, с помощью переключателей установить тип необходимой информации и щелкнуть по кнопке с названием поисковой системы.
Вывод
Задачи поставленные в работе выполнены. Исследовали понятия файла и папки как единицы хранения информации на компьютере, рассмотрена организация файловой структуры как способ систематизации информации на локальном компьютере, изучено создание файловой структуры для организации личной информационной среды на персональном компьютере, раскрыты поисковые системы, и поиск информации в Интернете.
Итак, можно сделать вывод, что единица хранения информации на компьютере это файл. Файл может быть с разным именем, размером и расширением. Папки существуют для размещения и группирования файлов.
Функциональной частью операционной системы является файловая структура она служит для порядка хранения и организации файлов на диске.
Существует великое множество файловых систем. И при создании необходимо учитывать виды файловой структуры.
Поисковая система — программно-аппаратный комплекс с веб-интерфейсом, предоставляющий возможность поиска информации в интернете.
Для поиска информации используются специальные поисковые системы, которые содержат постоянно обновляемую информацию о местонахождении Web-страниц и файлов на сотнях миллионов серверов Интернета.
Список использованных источников
myunivercity.ru
Систематизация информации - раздел Литература, А. Поис: «Кто мы? У нас все так? Или не так? И что же делать?»,
Основная задача компьютера - умение работать с информацией, для удобства она сортируется - раскладывается по «полочкам».
Информация может быть записана на разных дисках или находиться в каких-то других внешних хранилищах («библиотеках»). Внутри этих хранилищ она может быть рассортирована в соответствии с какими-то выбранными принципами по каталогам или директориям («секциям»), затем по подкаталогам или поддиректориям («шкафам»), которые, в свою очередь, могут подразделяться еще на несколько подкаталогов или поддиректорий («полок»), и, наконец, - по файлам («документам», «книгам». Они то и являются носителями информации, а все предыдущее - лишь их хранилища.
Если внимательно присмотреться, то, в конечном итоге, основной задачей человека в настоящее время также является умение работать с информацией. Информация, с которой работает человек на видимом плане, также тщательно рассортирована и разложена по библиотекам, шкафам, полкам, кассетам, дискетам или книгам. Хранилищем информации на невидимом плане считается в настоящее время мозг человека, вернее, та его часть, которая ответственна за память. Но какую память? Возможно, как уже отмечалось ранее, только оперативную. Поэтому будем пока говорить просто о памяти человека, не рассматривая, где же именно она находится.
Как именно рассортирована информация в нашей памяти, точно пока неизвестно, хотя в том, что она рассортирована, сомнений нет. Сигналы [84], подходя к коре больших полушарий, распределяются по соответствующим специализированным центрам - анализаторам. Различные анализаторы обрабатывают свою, специфическую, информацию.
Издательство «Присцельс», Москва, 1998 г. ББК 88.6 П 479 А. Поис. Кто мы? У нас все так? Или не так? И что же делать?
Немного о себе Я по себе знаю, что, открывая книгу, и, тем более закрывая, всегда хочется, хотя бы немного, узнать об авторе, и
Когда, где и почему я решила написать эту книгу Если бы лет пять тому назад мне сказали, что я напишу нечто подобное, то я ответила бы, шутя, приведенным выше
Цель данной книги Данная книга является попыткой заложить (или только выяснить, куда и как нужно закладывать) еще один, хотя б
К вопросу о терминологии Вопрос терминологии - вопрос далеко не простой. При использовании разной терминологии для обозначения одни
Для кого предназначена эта книга? Эта книга предназначена для всех, от школьника до убеленного сединами ученого (и не убеленного тоже), которы
КТО МЫ? Мы - биологические роботы, биологические компьютеры. Не пугайтесь. Это всего лишь слова, а важен смысл, котор
Человек и Компьютер Главная задача человека и современного компьютера на сегодня, пожалуй, одна и та же - это работа с информаци
Энергия и пища И мозг, и физическое тело Робота мертвы, пока к ним не подведена энергия, например, электричество. Для высоко
Устройство и строение Конструктивные решения роботов сейчас весьма разнообразны - от простейших механизмов до «интеллектуальны
Включение и рождение Компьютер начинает работать - «оживает», когда к нему подводят энергию, компьютер кончает работать - «умира
Предназначение, преемственность и совместимость Универсальный компьютер предназначен для того, чтобы выполнять разные конкретные программы, которые приня
Программа и Судьба Программа для компьютера [81],[82] - это список последовательных команд для работы с вводимыми данными. Команды
Способы ввода-вывода информации Информация поступает в компьютер в нескольких видах: в виде картинок, текстов, чисел, звуков и т. д., а затем п
Как получить нужную информацию и запустить программу? В компьютере, как было сказано выше, диски, директории, поддиректории, файлы - это своего рода библиотеки, шк
Наработка новой информации В мире компьютерной техники типовые прикладные программы служат лишь трамплином (базой), для обработки и на
Защита, доступ и способы хранения информации Информация - это имущество зачастую намного более ценное, чем компьютер, а для некоторых (увы!) и более ценно
Болезни Компьютеры, как и люди, подвержены различным болезням, включая вирусы. Вирусы любят проникать в программы, а
Программы - ограничители Мы не просто роботы, мы, к тому же (по всем признакам), роботы самопрограммирующиеся. Что же отличает самопро
Программы - ограничители для роботов Ниже в качестве программ-ограничителей приведены основные законы робототехники, взятые из научно-фантасти
Программы-ограничители для человека Так как мы, вероятнее всего, Самопрограммирующиеся Роботы, то в нас должна быть заложена (или, по крайней мер
Высший моральный кодекс Человека Разумного На основании приведенных выше заповедей попробуем сформулировать самое основное и общее, что в них заключе
А что ты есть, Человек? Если рассматривать человека как Био-Робота, то многое невероятное станет вполне очевидным. Например, нет ни
Строение человека В первую очередь, более подробно рассмотрим строение человека и сравним с тем, что о его строении говорится
Предсказание, прогнозирование или программирование? Таким образом, индивидуальная программа человека с наработанными им в течение жизни изменениями записана
Наследственность Физическое тело Человека развивается в соответствии с программой, заложенной в ДНК и, как правило, наследуе
Закон причинно-следственных связей, карма, судьба Первичная программа, как следует из всего сказанного выше, представляет собой программу жизни (судьбу) чело
Перевоплощения, рай и ад Если программа в процессе жизни улучшилась, то она используется на следующей более высокой ступеньке эволю
Рождение, жизнь и смерть Каким же путем и когда душа попадает в физическое тело? Классическая наука прямого ответа на этот вопрос не
Что же такое справедливая оплата труда? Раньше, когда труд сводился в основном к производству каких-то конкретных вещей или оказанию вполне ясных и
Что делают Правители, пока Мудрецы размышляют? Кто приходит к власти и нами правит? Негодяи? Дураки? Мудрецы? А может быть просто самые обыкновенн
Какого правительства мы заслуживаем? Для этого опять же предельно честно (не умом, а сердцем) попробуем ответить на перечисленные ниже вопросы.
Реализовать можно только то, к чему сознательно и (или) подсознательно стремится БОЛЬШИНСТВО, созвучные (резонансные) БОЛЬШИНСТВУ программы. В экономически благополучных странах правительство всегда делает ставку на защиту интересов среднего, наи
Как мы пришли к жизни такой? Подходили мы к этому постепенно. Во время войны основной целью, если не всех, то большинства народо
Поколение энтузиастов и романтиков Наши родители восстановили, а наше поколение приумножило те богатства, которые вот уже более 10-ти лет разво
Застойные» времена Потом начались так называемые времена «застоя». Это все еще наше поколение, но уже и не наше. Люди те же, а це
Перестроечные» времена Поэтому нет ничего удивительного в том, что в «перестроечные» годы появилось так много финансовых мошенник
Немного истории А теперь попробуем разобраться в вопросе: «А почему именно так?». Трудновато разобраться в истории целого н
В результате не одно Зло победило другое Зло, а Добро, родившееся из Зла, победило, нейтрализовало, Зло. Духовное перерождение было столь велико, что даже в 1945 году многие Советские Женщины, чьи дома были сожжены,
Что, сколько и как нам положено? Что положено?Вернемся к вопросу о справедливой оплате труда. То, что оплата труда в нашей стране се
Как определить оптимум положенного нам и подходящее? Как же определить минимально необходимое и одновременно вполне достаточное, оптимальное, количество еды, о
Можно ли изменить положенное? Изменить положенное нам, безусловно, можно! Именно это мы и делаем ежесекундно, ежечасно, ежедневно и ежегод
Что нами движет? Для простоты попробуем определить, что нами движет в нашей повседневной жизни, что определяет истинную Сущ
Положено ли нам жить при коммунизме? Если Тепло и Свет при наличии Гармонии действительно Истинная Любовь или ее близкий аналог, то при этом вып
Что такое болезнь? Когда человек здоров? Когда все в норме. Что такое болезнь - это любое отступление от нормы. В этом, и только в
Наши ошибки Первой ошибкой было то, что мы разложили физическое тело человека по «полочкам» и пытались лечить кажды
Есть ли универсальный метод лечения человека? Очевидно, есть. Он прост. Лечить следует все Ч-Единство в целом, не разрывая его снова (теперь уже на отдельны
Человек настолько болен, насколько он сам себя считает больным Эти слова я впервые произнесла еще в юности, а затем, время от времени, повторяла в течение всей своей жизни.
Как же запрограммироваться? Мы постоянно воздействуем друг на друга не только на видимом, но и на невидимом (полевом) уровне, причем еще
Что такое «сойти с ума», или раздвоение личности? Справедливо считается, что сойти с ума, не имея ума, невозможно, сходить не с чего. Скорее всего, сумасшестви
Как работает «правило бумеранга»? В нашей обыденной повседневной жизни выполнение «правила бумеранга» мы наблюдаем постоянно. Если мы кого-т
Почему жизнь - «зебра полосатая»? Как показывает опыт, жизнь большинства отдельных людей и целых народов строится по принципу чередования св
Добро и Зло. Мера Добро и Зло - это две стороны одной и той же медали. · Жарко - плохо, тепло - хорошо, холодно - плохо. ·
Почему перед войной больше мальчиков и много грибов Давно замечено, что перед войной рождается больше мальчиков, чем девочек. Многие пытаются, так или иначе, об
О религии Что такое религия? Религия [86] (от латинского, religio - набожность, святыня, предмет культа), мировоззрение и мир
Боги и Ангелы-Хранители Бог [91] в религии: верховное всемогущее существо, управляющее миром или (при многобожии) одно из таких су
Естественное и сверхъестественное. Очевидное и невероятное Естественный [91] - относящийся к природе; совершающийся по законам природы, обязанный им (законам природ
И ЧТО ЖЕ ДЕЛАТЬ? Опять и опять этот извечный вопрос русской интеллигенции. Прежде чем попытаться ответить на него, желатель
Поверить в себя Беспредельно поверить в то, что Человек (Мы - Человечество) может все, если очень захочет. И это совершенно не
Познать себя Что значит познать себя? Существует два вида познания - определение своей главной цели и выяснение своих ис
Вспомнить, что спасение утопающих - дело рук самих утопающих Можем ли мы изменить себя и свою судьбу (свою карму)? Или нам следует плыть как щепки, по воле волн, «без руля
Формировать свою личность и свою жизнь Вопросу формирования событий своей жизни уделяется большое внимание, как за рубежом, так (в настоящее время
Твердо помнить о том, что деньги - только эквивалент Деньги сами по себе не могут нас ни накормить, ни напоить, ни согреть, ни одеть, несмотря на то, что представи
Научиться программированию Как уже было сказано, даже при наличии в общем «сундуке» нужных нам «вещей», мы можем получить их без вреда д
Научиться подключаться к источникам информации Подключение к энергоинформационному полю (своему подсознанию и далее) происходит у Человека Думающего пос
Не нарушать граничных условий Чтобы выполнить это правило, сначала граничные (технические) условия, установленные для нас Природой (в наш
Не просить больше положенного Для того, чтобы не запрашивать больше положенного, сначала положенное каждому из нас нужно определить, орие
Не применять силовых методов К силовым методам относится любая мысль и любое действие, направленное на негативное вмешательство в ж
Что делает человека Личностью? Внешность? Физическое тело? Душа? Все клетки нашего физического тела в процессе жизни многократно заменяют
Давайте пофантазируем! · Представьте себе, что в какой-то (возможно, что уже достаточно близкий) момент времени каждый человек смож
Стать Мудрыми Быть мудрым - значит обладать глубоким умом, опирающимся на жизненный опыт и знания. Но есть и народная мудр
Что же делать? · Изучить Всеобщие (Высшие) Законы Мироздания, которые постоянно воздействуют на нас, но которые не в состоя
ЗАКЛЮЧЕНИЕ Вот и подошло нам время прощаться. Прошло меньше года, как мною были написаны первые строки. За это время поя
Ветеранам Простите нас, отцы наши и деды, Погибшие в немыслимой войне, За то, что Юбилей Вашей Победы Вст
Теремок В глуши Голицынских лесов, Вдали от шума и дорог, Средь звона птичьих голосов Стоит высокий т
Молитва оптинских старцев «Господи, дай мне с душевным спокойствием встретить все, что принесет мне наступающий день. Дай мне вполне п
Установки для делового человека Следующие тексты, написанные мною, являются установками для делового человека, которые совершенно не затра
Установки о прощении Следующие две программные установки являются просьбами о прощении. И я сразу же прошу прощения за то, что ча
allrefers.ru
studygur.ru
СИСТЕМАТИЗАЦИЯ И ХРАНЕНИЕ ИНФОРМАЦИИ. просмотров - 1020
ЛЕКЦИЯ № 10.
ТЕМА: «ТЕХНОЛОГИЯ ХРАНЕНИЯ, ПОИСКА И СОРТИРОВКИ ИНФОРМАЦИИ»
Кто владеет информацией, тот владеет миром. В каком виде может храниться информация, чтобы с ней было удобно работать? Потребность систематизировать, обрабатывать и хранить информацию возникла у человека очень давно. Как это ни парадоксально, но может быть и появление письменности во многом обязано стремлению человека удовлетворить эту потребность.
Появление электронных компьютеров с хранимыми программами произвело настоящую революцию в области обработки информации. Дальнейшее развитие технологии обработки информации напрямую связано с успехами в области совершенствования программ и собственно компьютеров. В XX веке человечество стало свидетелем информационного взрыва. Количество информации, которую получает человек, удваивается каждые десять лет. В случае если раньше систематизировались в основном только текстовые и числовые данные, то теперь стало необходимым обрабатывать практически всю информацию, которая доступна органам чувств человека. Последние достижения компьютерных технологий, включая развитие средств коммуникаций, позволяют решить эту задачу.
При этом появилась новая проблема. Оказывается сегодня не так уж сложно организовать хранение и накопление информации в электронном виде. Даже можно организовать доступ к электронному архиву, находящемуся в любой точке земного шара, используя достижения Internet-технологий. Реальной проблемой становится организация огромных архивов данных так, чтобы люди могли легко и быстро находить нужную им информацию.
Информационная система (ИС) - ϶ᴛᴏ программно-аппаратный комплекс, функции которого состоят в надежном хранении информации, предоставлении пользователю удобного интерфейса и, что особенно важно, выполнении специфических операций по преобразованию и поиску крайне важной информации.
Информационная система позволяет облегчить труд человека, повысить качество и достоверность обработки информации. Она может храниться как в «бумажном» варианте, так и в памяти компьютера. Основу информационной системы составляют хранящиеся в ней данные. Хорошая информационная система должна предоставлять достоверную информацию в определенное время конкретному лицу с ограниченными затратами.
Объектом принято называть элемент информационной системы, информация о котором сохраняется в ней. Объект может быть реальным (человек, населенный пункт, какой-либо предмет) и абстрактным (событие, счет покупателя). Каждый объект обладает набором свойств, которые запоминаются в информационной системе. Свойства, характеризующие объект, называются атрибутами объекта. Каждый атрибут имеет свое имя – идентификатор. Атрибут, записанный на каком-либо носителе информации, называют элементом данных, полем данных или просто полем. При обработке данных часто встречаются однотипные объекты с одинаковыми свойствами. Совокупность объектов, обладающих одинаковым набором свойств, принято называть классом объектов.
Основой многих информационных систем (прежде всего, информационно-справочных систем) являются базы данных.
База данных (БД) – организованная совокупность данных, предназначенная для длительного хранения во внешней памяти ЭВМ, постоянного обновления и использования.
В большинстве случаев базу данных можно рассматривать как информационную модель некоторой реальной системы, к примеру книжного фонда библиотеки, кадрового состава предприятия, учебного процесса в вузе и т.д. Такую систему называют предметной областью базы данных и информационной системы, в которую она входит. Один из признаков, по которому можно классифицировать базы данных, – характер хранимой информации. ФактографическиеБД содержат данные, представляемые в краткой форме и строго фиксированных форматах. Такие БД являются аналогами бумажных картотек, к примеру, библиотечного каталога или каталога видеотеки. Другой тип баз данных —документальные БД. Здесь аналогом являются архивы документов, к примеру, архив судебных дел, архив исторических документов и пр. В дальнейшем будем рассматривать лишь фактографические БД.
Классификация по способу хранения данных делит БД на централизованные и распределенные. Вся информация в централизованной БД хранится на одном компьютере. Это может быть автономный ПК или сервер сети, к которому имеют доступ пользователи-клиенты.Распределенные БД используются в локальных и глобальных компьютерных сетях. В последнем случае разные части базы данных хранятся на разных компьютерах.
Набор принципов, которые определяют организацию логической структуры хранения данных в базе, получив название модели данных. Модели баз данных определяются тремя компонентами:
Ø возможной организацией данных;
Ø ограничениями целостности;
Ø множеством допустимых операций.
В теории управления базами данных выделяют модели трех базовых типов: иерархическую, сетевую и реляционную (табличную). Терминологической основой для иерархической и сетевой моделей являются понятия: атрибут, агрегат и запись. Под атрибутом (элементом данных) понимают наименьшую поименованную структурную единицу данных. Поименованное множество атрибутов может образовывать агрегатданных. В некоторых случаях отдельно взятый агрегат может состоят из множества экземпляров однотипных данных или, как говорят, быть элементом множества. Записью называют составной агрегат, который не входит в состав других агрегатов.
В иерархической модели все записи, агрегаты и атрибуты базы данных создают иерархически организованный набор, ᴛ.ᴇ. такую структуру, в которой все элементы связаны отношениями подчиненности и при этом любой элемент может подчиняться только одному некоторому другому элементу. Такую форму зависимости удобно изображать с помощью древоподобного графа (связанной схемы, которая состоит из точек и стрелок и не имеет циклов).
Концепция сетевой модели данных связана с именем Ч. Бахмана. Сетевой подход к организации данных является расширением иерархического. В иерархических структурах запись-наследник должен иметь одного предка; в сетевой структуре данных наследник может иметь любое число предков. Сетевая база данных состоит из набора записей и набора связей между этими записями, точнее, из набора экземпляров записей заданных типов (из допустимого набора типов) и набора экземпляров из заданного набора типов связей.
Среди достоинств систем управления данными, основанных на иерархической или сетевой моделях, может быть их компактность и, как правило, высокое быстродействие, а среди недостатков - неуниверсальность, высокая степень зависимости от конкретных данных.
Концепция реляционной модели впервые была сформулирована в работах американского ученого Е.Ф.Кодда. Отсюда происходит ее второе название – модель Кодда. В реляционной модели объекты и взаимосвязи между ними представляются с помощью таблиц. Для ее формального определения используется фундаментальное понятие отношение.
ЛЕКЦИЯ № 10. ТЕМА: «ТЕХНОЛОГИЯ ХРАНЕНИЯ, ПОИСКА И СОРТИРОВКИ ИНФОРМАЦИИ» Кто владеет информацией, тот владеет миром. В каком виде может храниться информация, чтобы с ней было удобно работать? Потребность систематизировать, обрабатывать и хранить информацию возникла у... [читать подробенее]
Технология хранения, поиска и сортировки информации Лекция 9В каком виде может храниться информация, чтобы с ней было удобно работать? У каждого наверняка есть записная книжка. Если вы записываете информацию без всякой системы (телефоны, дни рождения друзей, расписание... [читать подробенее]
oplib.ru
Федеральное агентство по образованиюГосударственное образовательное учреждениевысшего профессионального образованияНИЖЕГОРОДСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ им. Р.Е. АЛЕКСЕЕВАФакультет «Экономики, менеджмента и инновации»Кафедра «Экономика и предпринимательство»КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТАПо дисциплине «Документирование управленческой деятельности»«Систематизация и обеспечение сохранности
документной информации»
Руководитель работы
Рябчикова Н.О.
«_22_»_февраля_2011 г.
Исполнитель: студент гр. 08 ЭКЗ_
Обрядчиков О.В.Нижний Новгород
2011 г. Содержание: I. Введение…………………………………………………………………………….….3
II. Систематизация и обеспечение сохранности документной
информации……………………………………………………………………………4
1. Определение ценности документов и документной информации………………....4
1.1. Экспертные комиссии организации…………………………………………….4
1.2. Критерии оценки информационного содержания документов……………….5
2. Общие требования к систематизации документов и формированию дел………....6
2.1. Номенклатура дел организации…………………………………………….…..6
2.1.1. Оформление и ведение номенклатуры дел……………………………...7
2.1.2. Порядок завершения номенклатуры дел……………………………..….8
2.2. Общие принципы формирования дел…………………………………………..9
2.3. Группировка документов в дела………………………………………………...9
2.3.1. Группировка в дела отдельных категорий документов………………..10
2.3.2. Последовательность расположения документов в деле……………….12
2.4. Составление заголовков дел……………………………………………….…...12
2.5. Оформление обложки дела…………………………………………………..…14
3. Установление сроков хранения документов………………………………………...15
4. Обеспечение сохранности документов…………………………………………...…17
4.1. Размещение документов в хранилищах………………………………….…….17
4.2. Проверка наличия и состояния документов……………………………….…..18
4.3. Акт о выделении документов к уничтожению………………………………...19
III. Заключение……………………………………………………………………….…...20
IV. Список использованной литературы………………………………………….…….21I. ВведениеТема данной курсовой работы систематизация и обеспечение сохранности документной информации.
Под систематизацией понимается приведение в систему, т.е. к определенному порядку в расположении.
Для четкой организации документационного обеспечения управления документы в период их подготовки и в процессе исполнения должны быть систематизированы, а для повторного использования, подготовки управленческих решений, выдачи справок социального и служебного характера – сохранены, так как информация, содержащаяся в исполненных документах необходима для дальнейшей работы организации. Именно поэтому систематизация документов и, следовательно, содержащейся в них информации – одна из важнейших задач в документационном обеспечении управления.
Систематизация и система хранения должны обеспечивать быстрый и точный доступ к необходимым документам, а также оградить их от несанкционированной утечки информации.
Работа состоит из двух частей: теоретической и практической.
Первая часть состоит из следующих разделов:
1. Определение ценности документов и документной информации, в котором рассматривается порядок создания и работы экспертной комиссии и критерии оценки важности документной информации. Этот раздел помещен первым, так как хранение информации из хаотичного становится системным только в результате оценки (экспертизы) скапливающихся документов.
2. Общие требования к систематизации документов и формированию дел. Раздел посвящен непосредственно процессу систематизации, начиная с такого важного этапа как создание и ведение номенклатуры дел и заканчивая оформлением обложки дела.
3. Установление сроков хранения документов. Здесь рассматривается Перечень типовых управленческих документов, на основе которого проставляются сроки хранения документов.
4. Обеспечение сохранности документов. В последнем разделе описывается порядок размещения документов в хранилищах, условия их хранения, порядок проверки наличия и физического состояния документов, а также порядок составления актов об уничтожении документов, срок хранения которых истек.
Цель курсовой работы – проследить и рассмотреть путь документа от момента определения его в дело до размещения этого дела в архивном хранилище и, в случае потери ценности, уничтожения.
Тема актуальна в настоящее время в связи с тем, что без систематизированного хранения документов будет затруднена дальнейшая работа организации. Кроме того, качественно проведенная систематизация позволяет ускорить процесс поиска необходимой информации, что не мало важно на сегодняшний день, а правильно организованный процесс хранения позволит сохранить документы, имеющие историческое, научное, политическое, социальное, экономическое и культурное значение для Российской Федерации.II. СИСТЕМАТИЗАЦИЯ И ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ
www.coolreferat.com
