1) Документ и его место в системе управления. Документ и его место в системе управления реферат
1) Документ и его место в системе управления.
«Документ — материальный носитель с зафиксированной на нём в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения.» Федеральный закон № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов.
Как носитель информации документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда, т.к. принятое решение записывают, закрепляют в документе.
документация, будучи тесно связана со всеми формами управленческой деятельности, отражает эту деятельность и в то же время используется аппаратом управления в качестве способа и средства реализации возложенных на него функций. Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления.
Чрезвычайно важна для управленческой деятельности юридическая сила документов, так как они служат способом доказательства заключенной в них информации и представляют одну из форм выражения права.
Однако один документ - это единичный акт документирования. Но деятельность учреждения оформляется и отражается совокупностью целого ряда определенным образом взаимодействующих документов, обычно соответствующих функциям управления. "Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению" составляет систему документации.
Подавляющее количество документов создается именно в сфере управления, где все документы надо не только составить и оформить или получить извне, но и учесть, передать по назначению, проконтролировать исполнение, сохранить, определить срок его дальнейшего хранения, передать в архив или уничтожить в соответствии с установленными правилами.
Управление документацией складывается из четырех основных составляющих, которые в совокупности позволяют достигнуть эффективности “документальной” деятельности и способствовать развитию организации за счет систематического использования документированной информации. Элементы управления документацией охватывают полный жизненный цикл документов.
Создание документов. Этот элемент понимается как установление необходимого перечня используемых документов, их названий и функционального назначения, проектирование форм документов, наблюдение за их использованием, применение современных информационных технологий для составления документов.
Хранение и использование документированной информации. Этот элемент понимается как формирование дел, создание файлов и систем поиска документов и информации, развитие систем передачи информации, телекоммуникаций, копирования и тиражирования документов; создание центров хранения документов или административных архивов.
Передача документов на постоянное (государственное) хранение. Этот элемент понимается как составление перечней документов со сроками хранения, оценка документов, идентификация и описание каждого документа и комплексов документов. Ценность и необходимость сохранения признается за документами, которые могут служить для доказательства существовавших сделок или для проведения исторических исследований.
Управление архивами. Этот элемент понимается как проектирование и строительство архивохранилищ, совершенствование методов консервации и реставрации, систематизации и описания архивных фондов, доступа к документам, составления справочных средств и распространения в обществе информации об архивах.
Характеризующий переходную стадию от традиционного делопроизводства к управлению документацией.
Итак, на основе вышеизложенного, мы понимаем управление документацией как полноценную управленческую функцию организации, реализация которой распространяется на все стадии жизненного цикла бытования документов, все виды документов и системы документации организации. Управление документацией основывается на принципах экономичности и эффективности и на широком использовании новых информационных технологий.
studfiles.net
Документ и его место в системе управления
Документ — явление сложное и древнее. Его появление, эволюция, функции документа, требования, предъявляемые к его составлению и оформлению, а также весь порядок работы с ним изучаются в цикле специальных документоведческих дисциплин.
Документ сопровождает человека от рождения до смерти и в нем фиксируются важнейшие события всей его жизни: рождение, окончание школы, получение специального среднего и высшего образования, вступление в брак и т.д.
Первоначально в документах закрепляются лишь отдельные события, факты и мы говорим об отдельных актах документирования. Но с появлением и развитием государства функции управления усложняются. Вся управленческая деятельность обязательно документируется.
Как носитель информации документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. … Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда, т.к. принятое решение записывают, закрепляют в документе.
Документация, будучи тесно связана со всеми формами управленческой деятельности, отражает эту деятельность и в то же время используется аппаратом управления в качестве способа и средства реализации возложенных на него функций. Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления.
Чрезвычайно важна для управленческой деятельности юридическая сила документов, так как они служат способом доказательства заключенной в них информации и представляют одну из форм выражения права.
Однако один документ — это единичный акт документирования. Но деятельность учреждения оформляется и отражается совокупностью целого ряда определенным образом взаимодействующих документов, обычно соответствующих функциям управления. "Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению" составляет систему документации.
Подавляющее количество документов создается именно в сфере управления.
Управление документацией складывается из четырех основных составляющих.
Создание документов. Этот элемент понимается как установление необходимого перечня используемых документов, их названий и функционального назначения, проектирование форм документов, наблюдение за их использованием, применение современных информационных технологий для составления документов.
Хранение и использование документированной информации. Этот элемент понимается как формирование дел, создание файлов и систем поиска документов и информации, развитие систем передачи информации, телекоммуникаций, копирования и тиражирования документов; создание центров хранения документов или административных архивов.
Передача документов на постоянное (государственное) хранение. Этот элемент понимается как составление перечней документов со сроками хранения, оценка документов, идентификация и описание каждого документа и комплексов документов. Ценность и необходимость сохранения признается за документами, которые могут служить для доказательства существовавших сделок или для проведения исторических исследований.
Управление архивами. Этот элемент понимается как проектирование и строительство архивохранилищ, совершенствование методов консервации и реставрации, систематизации и описания архивных фондов, доступа к документам, составления справочных средств и распространения в обществе информации об архивах.
2. нормативно-методические акты, регламентирующие порядоксоставления и оформления документов.
1.Прежде всего, обратимся к Конституции Российской Федерации, являющейся главным документом государства и имеющей наивысшую юридическую силу на всей территории Российской Федерации.
2. ФКЗ
3. ФЗ, и т.д.
Вопросы документирования нашли отражение и во всех кодексах Российской Федерации. Особенно много статей, посвященных документам, можно найти в Гражданском кодексе, регулирующем гражданские правоотношения и устанавливающем виды и разновидности документов, создаваемых в процессе этих правоотношений.
К нормативно-методическим документам принято относить нормативные, т.е. устанавливающие признанный, обязательный порядок, и методические — определяющие, как правильно выполнить, сделать конкретную работу.
К числу постоянно используемых относятся прежде всего государственные стандарты. В стандарте изложены требования к 30 реквизитам.
Кроме того, в службе ДОУ организаций, сдающих документы в государственные архивы, полезно иметь Основные правила работы государственных архивов РФ, в которых есть разделы "Методическая помощь и контроль за организацией документов в делопроизводстве", "Экспертиза ценности документов", "Формы приема документов" и т. п.
загрузка…
Для работников служб ДОУ, занимающихся отправкой корреспонденции, необходимы также:
Правила оказания услуг почтовой связи, Правила оказания услуг телеграфной связи.
При активном внедрении в организации компьютерных технологий и использовании унифицированных форм документов, предусматривающих кодирование информации, необходимо иметь и общероссийские классификаторы ТЭСИ. Классификаторы являются обязательными при создании государственных информационных систем, информационных ресурсов и междуведомственном обменен информацией. Для службы ДОУ особое значение имеет Общероссийский классификатор управленческой документации (ОК-011-93), который представляет собой официальную номенклатуру унифицированных систем документации и унифицированных форм документов. Он содержит наименования видов документов и их коды, являющиеся идентификаторами форм документов и обязательно проставляемые на бланках и формах документов.
refac.ru
Документ и его место в системе управления, Делопроизводство
Курсовая работа по предмету: Делопроизводство (Пример)
Содержание
Введение 3
1 Понятие о документах и способах документирования 4
2 Основные положения по документированию управленческой деятельности 10
3 Характеристика системы документации 14
4 Особенности оформления организационно-правовой документации 17
Заключение 20
Литература 21
Выдержка из текста
Введение
Организационно-правовая документация составляет основу управления, эффективность которого в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации.
Актуальность темы определяется тем, что жизнедеятельность любой организации начинается с разработки организационно-правовых документов. С помощью этих документов реализуется одна из основных управленческих функций — организационная, в рамки которой вписывается, в частности, юридическое оформление создания организации, установление ее организационно-штатной структуры и численности персонала, регламентация деятельности организации в целом, а также ее структурных подразделений, включая регулирование вопросов взаимодействия между ними. Среди наиболее распространенных организационно-правовых документов следует выделить устав организации, положение о структурном подразделении (коллегиальном органе) организации, штатное расписание, правила внутреннего распорядка, инструкции по отдельным видам деятельности, должностные инструкции.
Цель работы — рассмотреть понятие документа и его значение в системе управления.
Для реализации данной цели были поставлены следующие задачи:
1.
Рассмотреть понятие документа и документооборота.
2. Исследовать значимость организационно-правовой документации в деятельности предприятия.
3. Определить правила разработки и оформления организационно-правовой документации структурного подразделения.
Список использованной литературы
1.Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.95 № 24-ФЗ. Собрание законодательства РФ, 1995, № 8, ст. 609, с. 1213
2.Трудовой Кодекс Российской Федерации
3.ГОСТ 16.487−83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения
4.ГОСТ Р 6.30−2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденный Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст.
5.Алешин В.С., Швецов А.Н. Анализ информационных потоков на предприятии. — Вологда: ВГТУ, 2008. — 68 с.
6.Арсеньев В. Д. Вопросы общей теории судебных доказательств в советском уголовном процессе. М., 1964, с. 117.
7.Банасюкевич В.Д., Устинов В.А. Актуальные научные проблемы обеспечения сохранности архивных документов // Отечественные архивы. — 2000. — № 1. — С.10−17.
8.Власов В. П. Следственный осмотр и предварительное исследование документов. М., 1961, с. 6— 7
9.Делопроизводство. / Спивак В. А. — СПб: Питер, 2003. — 208 с.
10.Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. — 2-е изд. — М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 1998. — 461 с.
11.Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления).
4-е изд. испр. и допол. — М.: ООО «Журнал «Управление персоналом», 2003. — 408 с.
12.Митяев Г. К., Митяева Е. К. Административная документация (делопроизводство в советских учреждениях).
Ташкент, 1968. — 144 с.
13.Mихайлов А. И., Черный А. И., Гиляровский Р. С. Основы информатики. М., 1968. — с. 81.
14.Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А. Кудряева. — 2-е изд., перераб. и доп. — М.: ИНФРА-М, 2002. — 592 с.
15.Привалов В.Ф. Обеспечение сохранности документального наследия в современных условиях // Отечественные архивы. — 1999. — № 2. — С.12−16.
16.Сергазин Ж.Ф. Основы обеспечения сохранности документов. М.: Высшая школа, 1986.
17.Фролов А. Д. Делопроизводство в советских учреждениях.- М., 1957. — с. 6.
18.Янковая В.Ф. Документооборот организации//Секретарь референт. — 2005. — № 7. — С.42−50.
19.Янковая В.Ф. Документы и системы документации// Секретарь-референт. — 2006. -№ 1
referatbooks.ru
Раздел 1.Документоведение, документ и система документов
Глава 1.1. Документ и его место в системе управления
1.1.1. Понятия «документ», «информация»
Подготовка по направлению «Документоведение и архивоведение» сегодня открыта во многих вузах, получаемая выпускниками квалификация — документовед. Вдумаемся в эти названия. Ключевым, базовым понятием в них выступает слово документ. Документоведение и документовед — т.е. все ведающий, знающий о документе. Что же это такое документ, о котором надо так много знать, что необходимо учиться в высшем учебном заведении.
Документ — явление сложное и древнее. Его появление, эволюция, функции документа, требования, предъявляемые к его составлению и оформлению, а также порядок работы с ним изучаются в цикле общепрофессиональных дисциплин, а «Введение в документоведение и архивоведение» открывает профессиональную подготовку бакалавра-документоведа.
В рамках данного материала остановимся лишь на значении документа, чтобы понять, почему он заслуживает такого углубленного изучения. Понятие «документ» имеет много определений, их можно найти в каждом словаре и в энциклопедии. Анализу и сопоставлению этих определений посвящаются специальные занятия в курсе «Документоведение». И хотя определения будут отличаться в зависимости от акцента на различные свойства документа и его функции (назначение), в них одно общее — они рассматривают документ как носитель информации, как результат ее запечатления. Таким образом, документ неразрывно связан с информацией.
Понятие информация не менее сложно, чем документ и в его определении также много вариантов. Пока для целей введения в специальность ограничимся определением, данным в Федеральном законе «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». В нем информация определяется как «сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления». Естественная потребность человека — сообщить другим о том, что он узнал, видел, о чем думал.
Информация побуждает человека к размышлению, к осмыслению событий, фактов, к поступкам, действиям. Можно сказать, что информация является побудителем к любому действию. Только на базе информации, узнав о чем-либо, принимается решение что-то предпринять, сделать, куда-то отправиться и т.д.
Всякое сообщество может существовать, только обмениваясь информацией. Лишь располагая своевременно полученной и достаточной информацией можно принять правильное решение и выиграть сражение, захватить власть, получить прибыль. Шпионаж — это тоже добыча информации о противнике или конкуренте, чтобы на ее основе предпринять какие-либо предупреждающие действия. Не случайно у немцев существует поговорка: кто владеет информацией, тот владеет ситуацией, тот и король.
В настоящее время мир переживает информационный бум, что напрямую связано с развитием человечества и научно-технической революцией, изменившей способы фиксации и передачи информации и средства связи.
XXI век назван веком информатизации, а информация рассматривается как стратегический ресурс. Давно известны такие понятия, как ресурсы полезных ископаемых, трудовые ресурсы, финансовые ресурсы, а во второй половине XX в. появляется понятие информационные ресурсы. Но информация часто нуждается в сохранении, чтобы к ней можно было обратиться спустя какое-то время, и в передаче ее на расстояние. Поэтому человек ищет способ закрепить информацию для передачи во времени и пространстве. Так появляется документ.
Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.
studfiles.net
