Акт контрольной проверки правильности проведения инвентаризации ценностей: Форма ИНВ-24. Акт о контрольной проверке правильности проведения инвентаризации ценностей

По сути, этот документ официально подтверждает, какие ценности, находящиеся на балансе организации, имеются в наличии. Проверке подвергаются все активы организации. Ведь только так можно узнать, соответствуют ли отчетные документы действительности. Существуют ситуации, при которых проверка должна проводиться в обязательном порядке. Например, ее необходимо проводить перед подготовкой отчета в конце года. Также закон обязывает делать инвентаризацию при реорганизации или полной ликвидации фирмы. Эти действия выполняются и в тех случаях, когда на должность директора или материально ответственного работника приходят новые сотрудники.

Кроме этого, акт составляется и в таких ситуациях:

• Компания сдает или продает имущество;
• Имеются подозрения в краже и порче имущества;
• После пожаров, катаклизмов и других форс-мажоров;
• В любых ситуациях, когда руководитель компании посчитает нужным провести проверку.

Условия проведения инвентаризации в 2020 году

Далее комиссия приступает непосредственно к проверке. Она включает в себя различные действия: проведение замеров, подсчетов, взвешиваний. Проверяющие убеждаются, что имущество фактически находится на своем месте. Вся информация вносится в акт, который затем сопоставляется с отчетами бухгалтерского отдела. При несложных подсчетах можно выявить, имеются ли расхождения. При их наличии ответственные сотрудники выясняют причины.

Последней ступенью проверки является правильная фиксация ее результатов. Если были обнаружены недостачи и расхождения, начинается расследование по выявлению виновных. Как правило, таковыми и являются лица, отвечающие за данное имущество. Ответственным сотрудникам грозит административное наказание.

(Видео: “Порядок проведения инвентаризации, учет излишков и недостач”)

Объекты, подлежащие проверке

Инвентаризации подвергается все имущество, которое находится на балансе организации:

• финансовые вложения;
• основные средства;
• нематериальные активы;
• сырье и готовые изделия;
• запасы, предназначенные для производства;
• различные финансовые активы;
• деньги, как наличные, так и безналичные.

Бывают ситуации, когда проверка выполняется по какому-то конкретному подразделению. Однако максимальных усилий потребует сплошная инвентаризация, которая обычно проводится в конце года. Ее данные используются при формировании годовых отчетов. Именно такая проверка объединяет абсолютно все, что может находиться на балансе компании.

Полная инвентаризация позволяет не только определить фактическое наличие имущества, но и проверить, насколько правильно оно отображается в бухгалтерских документах. Кроме этого, комиссия убеждается в правильности использования оборудования и хранении сырья, проверяет, насколько правильно относятся к имуществу. При необходимости указываются определенные замечания.

Документальное оформление результатов проверки

Существует множество унифицированных бланков, используемых для конкретных ситуаций. В них должна указываться такая информация:

• название компании;
• наименование документа;
• описание объектов, подлежащих инвентаризации;
• указание измерительных единиц, стоимости и количества;
• проверяющие, их должности и подписи с расшифровками.

Законодательство не запрещает добавлять в унифицированную форму какие-либо новые пункты, или изменять уже имеющиеся. Однако при этом нужно помнить, перечисленные пункты необходимо оставить без изменения.

Порядок проведения инвентаризации в РФ

Перед началом инвентаризации, которая будет проводиться в преддверии годовой отчетности, необходимо позаботиться о правильном оформлении всех необходимых документов. Так, условно выполнение проверки можно разделить на этапы:

1. Издание приказа. Управленец должен создать письменный документ, который и станет основанием для проверки. Для этого используется унифицированный бланк. Здесь подробно указывается информация о проверяющих, имуществе, сроки проверки. Указывается и дата, до которой комиссия обязана произвести все действия, связанные с инвентаризацией.
2. Обычно в комиссию входят сотрудники бухгалтерии, управляющие отдельными подразделениями, технологи, экономисты. Также это могут быть и другие специалисты. Как правило, старшим назначается руководитель подразделения. К проверяющим обязательно присоединяется материально ответственный сотрудник.
3. Перед проверкой ответственный работник дает расписку, которая будет свидетельствовать о том, что все приходные и расходные документы, оформляемые на протяжении определенного периода, правильно составлены и сданы в бухгалтерский отдел. Также в расписке говорится, что списание материалов проводилось по закону.
4. Также выполняется проверка всех измерительных приборов, которые будут использоваться. Определяются остатки, которые числятся в бухгалтерии. Специалисты фиксируют имеющуюся документацию до начала проверки.
5. Сама проверка состоит из взвешиваний, пересчетов, замеров. Когда проверяющие делают перерыв, это имущество должно оставаться под охраной или под замком.
6. Оформление сличительных ведомостей. Это позволяет выявить несоответствие. После инвентаризации составляется протокол, куда вносятся выводы комиссии.

Как составляется акт инвентаризации

При составлении акта обязательными являются подписи всех специалистов, которые входят в состав проверяющей группы. Нужно помнить, при отсутствии одной подписи, документ будет признан недействительным. После окончания инвентаризации работник, отвечающий за данные ценности, документально подтверждает правильность работы комиссии, указывает, что к проверке не имеет никаких претензий.

Скачать акт инвентаризации в 2020 году

• Бланк формы ИНВ-1

При необходимости указать данные, касающиеся инвентаризации, применяется данная форма. Здесь отображаются фактические данные и информация бухгалтерской документации.

Скачать

• Бланк формы ИНВ-1а

В этом документе указывается информация о проверке, связанной с нематериальными активами. При этом осуществляется проверка документов, которые позволяют компании использовать данные активы.

Скачать

• Бланк формы ИНВ-3

Данный бланк используется в тех случаях, когда проводится проверка ТМЦ. Как правило, инвентаризация проходит на складах, где они и хранятся. Если при этом будут выявлены просроченные или негодные ТМЦ, оформляется дополнительный акт утилизации.

Скачать

• Бланк формы ИНВ-10

Бывают ситуации, когда проверке подлежат основные средства, ремонт или возведение которых еще не окончено. Сюда относятся техника, здания, оборудование, различные сооружения. Проверка выявляет, насколько фактические затраты соответствуют затратам, указанным в бухгалтерских документах.

Скачать

• Бланк формы ИНВ-11

Форма предназначена для проверки расходов, которые относятся к будущим периодам. Здесь сопоставляется информация бухгалтерии с фактическими затратами, которые подтверждают первичные документы.

Скачать

• Бланк формы ИНВ-15

Бланк заполняется при инвентаризации, которая касается наличных денег. Обычно проверка касается кассы фирмы, где проверяются фактические деньги, чеки, марки и др.

Скачать

• Бланк формы ИНВ-16

Проверка, касающаяся документов строгой отчетности и ценных бумаг, осуществляется с использованием данной формы.

Скачать

• Бланк формы ИНВ-17

Здесь фиксируется информация, касающаяся расчетов с поставщиками, кредиторами, покупателями и остальными контрагентами. Проверка позволяет сопоставить данные бухгалтерии с задолженностями, которые имеются фактически.

Скачать

• Бланк формы ИНВ-18

Именно такую форму имеет сличительная ведомость. Она используется в том случае, когда инвентаризация касается основных средств. Здесь фиксируется, насколько фактическое состояние дел отличается от учета бухгалтерии.

Скачать

• Бланк формы ИНВ-19

В этой сличительной ведомости фиксируются данные, касающиеся ТМЦ, при пересчете которых проверяющая бригада выявила отклонения.

Скачать

• Бланк формы ИНВ-22

Перед началом проверки руководитель компании должен издать соответствующий приказ. Именно для этих целей используется форма ИНВ-22. Здесь отображаются сроки, состав комиссии, порядок проведения инвентаризации и ее объем. После подписания директора документ вручается старшему члену проверяющей группы.

Скачать

• Бланк формы ИНВ-23

По сути, этот бланк является журналом, в который вносится правильность выполнения инвентаризации. Здесь регистрируются все приказы, которые издавало руководство перед проверкой.

Скачать

• Бланк формы ИНВ-24

В этот акт вносятся результаты контрольных проверок по проведению инвентаризации.

Скачать

• Бланк формы ИНВ-25

Результаты всех контрольных проверок, которые предназначены для определения правильности работы специалистов, вносятся не только в специальный акт, но и в журнал по форме ИНВ-25.

Скачать

Таблица форм инвентаризации

Чтобы быстро сообразить, в каких обстоятельствах какая форма необходима, можно воспользоваться соответствующей таблицей:

Если допущена ошибка

Законодательство обязывает заполнять данные документы без помарок. Также здесь не должно быть так называемых подчисток. Однако в том случае, если ошибка все-таки обнаружена, ее можно зачеркнуть, и сверху внести правильную информацию. При этом исправления должны быть подтверждены подписями всех членов проверяющей группы, а также лицом, которое несет за данное имущество материальную ответственность. Если его подписи не будет возле исправления, оно будет признано недействительным.

Однако практика показывает, сегодня многие организации для заполнения подобных бланков используют технические средства. Естественно, при обнаружении ошибки ее можно просто удалить, и сделать новую запись.

Лекция 16 Пример проверки: разработка и доказательство евклидова алгоритма для проверки GCD

Если мы пытаемся доказать правильность функции относительно формальной спецификации, задачу часто можно разбить на два отдельных действия: доказательство частичной правильности по предусловию и постусловию и доказательство полной правильности ( остановка).

Частичная корректность, предусловия и постусловия

Спецификация частичной корректности для функции — это пара свойств φ (предусловие ) и ψ (постусловие ), описывающая связь между входами и выходами.Предварительное условие φ — это ограничение для входов. Вызывающая сторона несет ответственность за то, чтобы функция вызывалась только на входах, удовлетворяющих φ. Затем функция может предположить, что входные данные удовлетворяют φ (и может пожелать проверить это). Постусловие ψ — это ответственность функции. Функция должна гарантировать, что ψ выполняется, когда функция возвращается, при условии, что вход удовлетворяет φ. Таким образом, пара предусловия / постусловия подобна контракту между вызывающей стороной и функцией.Программа является частично правильной в отношении спецификации частичной корректности φ, ψ, если всякий раз, когда входные данные удовлетворяют предусловию φ, постусловие ψ выполняется, когда функция возвращается. не говорит, что функция должна возвращать; но только в том случае, если это так, то ψ сохраняется при возврате.

Правильность, обоснованность

Помимо частичной корректности, мы также хотим обеспечить остановку программы.Комбинация частичной правильности и остановки называется общей правильностью . Обычно мы разделяем две задачи: доказательство частичной правильности и остановку, потому что используются разные методы. Для остановки обычно определяется значение данных, которое строго уменьшается с каждым шагом или каждым рекурсивным вызовом, но для которого невозможно бесконечно уменьшаться. Например, в программе Фибоначчи

пусть rec fib n = если n
значение n строго уменьшается с каждым рекурсивным вызовом, но может уменьшиться только конечное число раз, прежде чем условие остановки n станет истинным.Свойство, что что-то может уменьшаться только конечное число раз, известно как  обоснованность . В большинстве случаев для этого достаточно натуральных чисел, но иногда необходимо использовать более сложные и обоснованные соотношения.

  
 Инструменты процесса проверки 
 

 

В процессе проверки обычно используется множество инструментов:
 
 

• дедуктивные системы , которые не зависят от предметной области (ов) данных, такие как логика высказываний и логика первого порядка (предиката);
• общие свойства , общие для многих типов данных, такие как законы равенства, частичные порядки и структурная индукция; и
• специфические свойства домена (ов) данных (e.g., натуральные числа, целые числа, строки и т. д.), в которых выполняется вычисление.

• рефлексивность : x = x
• симметрия : x = y ⇒ y = x
• транзитивность : x = y ∧ y = z ⇒ x = z
• сравнение : x ₁ = y ₁ ∧… ∧ x _n = y _n ⇒ f (x ₁ , …, x _n ) = f (y ₁ , …, y _n ), где f — n-арная функция
• сравнение : x ₁ = y ₁ ∧ … ∧ x _n = y _n ⇒ P (x ₁ , …, x _n ) ⇔ P (y ₁ , …, y _n ), где P — n-арный предикат.

• рефлексивность : x ≤ x
• анисимметрия : x ≤ y ∧ y ≤ x ⇒ x = y
• транзитивность : x ≤ y ∧ y ≤ z ⇒ x ≤ z.

• монотонность : x ₁ ≤ y ₁ ∧ … ∧ x _n ≤ y _n ⇒ f (x ₁ , …, x _n ) ≤ f (y ₁ , …, y _n ), где f — n-арная функция.

Пример: алгоритм Евклида для целочисленного НОД

НОД означает наибольший общий делитель .НОД двух целых чисел m и n, обозначаемый GCD (m, n), существует и уникален для всех пар целых чисел m, n таких, что m, n ≥ 0, а не оба m, n = 0 (на самом деле это будет наша предусловие на входах). Мы хотели бы разработать программу для вычисления НОД двух заданных целых чисел. Сначала мы разработаем формальную спецификацию частичной корректности φ, ψ. После этого мы можем использовать два подхода:

• мы можем сначала разработать программу, а затем доказать, что она соответствует спецификации; или
• , мы можем начать с конструктивного доказательства существования вывода, удовлетворяющего спецификации вывода, а затем вывести программу из доказательства.

Наша формальная спецификация частичной корректности

• Предварительное условие: На входе пара целых чисел m, n таких, что m, n ≥ 0, а не оба m, n = 0.
• Постусловие: Возвращаемое значение — тройка (g, s, t) такая, что g = GCD (m, n) и s, t — целые числа, такие что g = sm + tn.

Вот некоторые свойства целых чисел, которые мы будем использовать:

1. Если m, n удовлетворяет предусловию (то есть m, n ≥ 0, а не одновременно m, n = 0), то НОД (m, n) существует и уникален.
2. Если g = GCD (m, n), то g делит m и n (обозначения: g | m и g | n) и является наибольшим целым числом, которое это делает; то есть для всех k, если k | м и к | n, тогда k ≤ g.
3. Сильнее: если g = GCD (m, n), то g | м и г | n, и для всех k, если k | м и к | n, то k | г.
4. Для всех m, n ≥ 0 таких, что n> 0, существует уникальных q и r таких, что m = nq + r и 0 ≤ r q = m / n и остаток r = m mod n, соответственно.

С помощью этого определения мы можем показать, что отношение делимости — это частичный порядок положительных целых чисел, как определено выше; то есть это

• рефлексивный : x | Икс
• антисимметричный : x | y ∧ y | х ⇒ х = у
• переходный : x | y ∧ y | z ⇒ x | z.

С этой точки зрения делимости как частичного порядка, свойство 3 выше говорит, что GCD (m, n) — это наименьшая нижняя граница для m и n относительно частичного порядка делимости.

Лемма 1. Пусть m ≥ 0 и n> 0. Пусть q = m / n (целочисленное деление), r = m mod n. Тогда для всех k,

k | м и к | n тогда и только тогда, когда k | п и к | р.

Доказательство. Предположим, что k | м и к | п. Тогда для некоторых a и b ka = m и kb = n. Используя свойство 4 выше, r = m — qn = ka — qkb = k (a — qb), поэтому k | r, а также k | п по предположению. Наоборот, если k | п и к | r, то для некоторых c и d kc = n и kd = r. Снова используя свойство 4, m = qn + r = qkc + kd = k (qc + d), поэтому k | м, а также k | п по предположению.QED

Лемма 2. Пусть m ≥ 0 и n> 0. Пусть q = m / n (целочисленное деление), r = m mod n. Тогда НОД (m, n) = GCD (n, r).

Доказательство. Имеем НОД (n, r) | n и НОД (n, r) | r по свойству 3. Взяв k = GCD (n, r) в лемме 1, имеем GCD (n, r) | m и НОД (n, r) | п. Поскольку по свойству 3 GCD (m, n) является точной нижней границей m и n в порядке делимости, GCD (n, r) | НОД (м, п). Симметричное рассуждение (обратите внимание на симметрию леммы 1) показывает, что НОД (m, n) | НОД (п, г).Следовательно, по антисимметрии НОД (m, n) = GCD (n, r). QED

Теперь наша основная конструктивная теорема существования, которая даст нам алгоритм почти бесплатно, заключается в следующем.

Теорема. Пусть m, n ≥ 0, но не оба = 0. Существуют целые числа s, t такие, что НОД (m, n) = sm + tn.

Доказательство. Индукцией по n. Основание: n = 0. Тогда GCD (m, n) = GCD (m, 0) = m, и мы можем взять s = 1 и t = 0, что дает g = m = 1m + 0n.

Шаг индукции: n> 0.Пусть q = m / n и r = m mod n. По свойству 4 m = qn + r и 0 & le r Теперь программу можно читать непосредственно из доказательства теоремы.

пусть rec gcd m n =
  если n = 0, то (m, 1, 0) else (* из базиса *)
  пусть q = m / n in (* n> 0, если мы попали сюда *)
  пусть r = m mod n в
  пусть (g, s ', t') = gcd n r in (* из шага индукции *)
  (g, t ', s' - t '* q)
 

Для полной корректности нам нужно только заметить, что программа всегда останавливается по той же причине, что и индукция в доказательстве теоремы — второй аргумент функции gcd строго уменьшается с каждым рекурсивным вызовом и никогда не бывает отрицательным, поэтому в конечном итоге должен быть 0.

Складской учет и инвентаризация

Управление запасами, иначе известное как Управление запасами , используется, чтобы показать, сколько у вас запасов в любой момент времени и как вы его отслеживаете.

Он применяется ко всем предметам, которые вы используете для производства продукта или услуги, от сырья до готовой продукции. Он охватывает запасы на всех этапах производственного процесса, от покупки и доставки до использования и повторного заказа запасов.

Эффективное управление запасами позволяет вам иметь нужное количество запасов в нужном месте в нужное время.Это гарантирует, что капитал не связан без надобности, и защищает производство в случае возникновения проблем с цепочкой поставок.

В этом руководстве объясняются различные методы управления запасами, показано, как их настроить, и указано, где найти дополнительную информацию.

Виды запасов

Все, что вы используете для производства продуктов, предоставления услуг и ведения бизнеса, является частью вашего запаса.

Существует четыре основных типа запасов:

• сырье и комплектующие — готовые к использованию в производстве
• Незавершенное производство — запасы незавершенного производства в производстве
• готовой продукции к продаже
• расходные материалы — например, топливо и канцелярские товары

Тип запаса может влиять на то, сколько вам следует хранить — см. Страницу в этом руководстве, чтобы узнать, сколько запасов вам следует хранить.

Стоимость акции

Вы можете дополнительно классифицировать запасы в соответствии с их стоимостью. Например, вы можете разделить товары на категории с низкой, средней и высокой стоимостью. Если ваши запасы ограничены капиталом, это поможет вам спланировать расходы на новые и заменяемые запасы.

Вы можете сконцентрировать ресурсы на наиболее ценных областях.

Однако недорогие изделия могут иметь решающее значение для вашего производственного процесса, и их нельзя упускать из виду.

Сколько запасов вам следует держать?

Решение о том, сколько складских запасов оставить, зависит от размера и характера вашего бизнеса, а также от типа используемых запасов.Если вам не хватает места, вы можете закупить товар оптом, а затем заплатить своему поставщику комиссию за его хранение, отменив его по мере необходимости.

Хранение или отсутствие запасов и ведение переговоров с поставщиками для доставки запасов по мере необходимости

Это может подойти вашему бизнесу, если он находится в быстро меняющейся среде, где продукты быстро развиваются, складские запасы дороги для покупки и хранения, товары скоропортящиеся или пополнение запасов происходит быстро и легко.

Поддержание запасов на складе

Это может подойти вашему бизнесу, если продажи трудно предсказать (и трудно определить, сколько запасов вам нужно и когда), вы можете хранить много запасов по дешевке, компоненты или материалы, которые вы покупаете, вряд ли будут быстро развиваться. или на повторный заказ уходит много времени.

Уровни запасов в зависимости от типа запасов

Существует четыре основных типа запасов:

Сырье и комплектующие

Задайте себе несколько ключевых вопросов, которые помогут решить, сколько запасов вам следует держать:

• Насколько надежны поставки и доступны ли альтернативные источники?
• Компоненты производятся или поставляются партиями?
• Можете ли вы предсказать спрос?
• Цена стабильна?
• Есть ли скидки при покупке оптом?

Незавершенное производство — запасы незавершенного производства

Хранение запасов незавершенной продукции может быть полезным способом защиты производства в случае возникновения проблем с другими расходными материалами.

Готовая продукция готова к продаже

Вы можете хранить запасы готовой продукции, когда:

• спрос определен
• товаров произведено партиями
• Вы выполняете крупный заказ

Расходные материалы

Например, топливо и канцелярские товары. Сколько у вас будет запасов, будет зависеть от таких факторов, как:

• надежность электроснабжения
• ожидания роста цен
• насколько устойчив спрос
• скидки при покупке оптом

Методы управления запасами

Существует несколько методов управления запасами, все они разработаны для обеспечения эффективной системы принятия решений, что, когда и сколько заказывать.

Вы можете выбрать один метод или сочетание двух или более, если у вас есть разные типы акций. Для получения дополнительной информации см. Страницу данного руководства о типах запасов.

• Минимальный уровень запасов — вы определяете минимальный уровень запасов и повторно заказываете, когда запасы достигают этого уровня. Это называется уровнем повторного заказа.
• Обзор запасов — у вас есть регулярные обзоры запасов. При каждой проверке вы размещаете заказ на возврат запасов до заранее определенного уровня.

Just In Time (JIT) — это направлено на снижение затрат за счет сокращения запасов до минимума. Товары доставляются тогда, когда они нужны, и используются немедленно. Существует риск того, что товар закончится, поэтому вы должны быть уверены, что ваши поставщики могут выполнить поставку по запросу.

Эти методы могут использоваться вместе с другими процессами для улучшения системы управления запасами. Например:

Время выполнения повторного заказа — учитывает время между размещением заказа и его получением.

Экономический объем заказа (EOQ) — стандартная формула, используемая для достижения баланса между наличием слишком большого или слишком малого запаса. Это довольно сложный расчет, поэтому вам может быть проще использовать программное обеспечение для управления запасами.

Batch control — управление производством товаров партиями. Вам необходимо убедиться, что у вас есть необходимое количество компонентов для удовлетворения ваших потребностей до следующей партии.

Если ваши потребности предсказуемы, вы можете заказывать фиксированное количество запасов каждый раз, когда размещаете заказ, или заказывать с фиксированным интервалом — скажем, каждую неделю или месяц.Фактически, вы размещаете постоянный заказ, поэтому вам необходимо постоянно проверять количество и цены.

Первый пришел, первый ушел — система, обеспечивающая эффективное использование скоропортящихся запасов и предотвращение их порчи. Запасы идентифицируются по дате получения и проходят каждый этап производства в строгом порядке.

Системы складского учета — ведение вручную

Инвентаризация включает в себя инвентаризацию или список запасов с указанием их местоположения и стоимости.Часто это ежегодное мероприятие — своего рода аудит для определения стоимости акций в рамках бухгалтерского процесса.

Коды , включая штрих-коды, могут значительно упростить весь процесс, но все же могут занять довольно много времени. Более частая проверка запасов — скользящая инвентаризация — позволяет избежать массовых ежегодных проверок, но требует постоянного внимания в течение года. Маркировка с помощью радиочастотной идентификации (RFID) с использованием портативных считывателей может предложить простой и эффективный способ непрерывной проверки инвентаря.См. Страницу в этом руководстве по использованию RFID для управления запасами, обеспечения безопасности запасов и управления качеством.

Любая система управления запасами должна позволять вам:

• отслеживать уровни запасов
• сделать заказы
• выпуск сток

Самой простой ручной системой является складская книга , которая подходит для малых предприятий с небольшим количеством товаров. Это позволяет вам вести журнал полученных и выпущенных запасов.

Может использоваться вместе с простой системой повторного заказа .Например, система с двумя корзинами работает, имея два контейнера со складскими товарами. Когда одна из них пуста, пора начать использовать вторую корзину и заказать больше запасов, чтобы заполнить пустую.

Карты запаса используются для более сложных систем. Каждому типу акций соответствует карточка с такой информацией, как:

• описание
• значение
• расположение
• уровней, количества и сроков повторного заказа (если используется этот метод)
• данные поставщика
• информация о прошлой истории акций

Более сложные ручные системы включают кодировку для классификации предметов.Коды могут указывать стоимость запаса, его местонахождение и партию, что полезно для контроля качества.

Системы управления запасами — отслеживание с помощью компьютерного программного обеспечения

Компьютеризированные системы управления запасами работают по принципам, аналогичным ручным, но они более гибкие, а информацию легче получать. Вы можете быстро получить оценку запасов или узнать, насколько хорошо продвигается конкретный товар.

Компьютеризированная система — хороший вариант для предприятий, работающих с разными типами акций.Другие полезные функции:

• Интеграция данных о запасах и ценах с системами бухгалтерского учета и выставления счетов. Все системы используют один и тот же набор данных, поэтому вам нужно ввести данные только один раз. Обработка заказов на продажу и Обработка заказов на поставку можно интегрировать в систему, чтобы остатки на складе и статистика автоматически обновлялись по мере обработки заказов.
• Автоматический мониторинг запасов, запуск заказов при достижении уровня повторного заказа.
• Автоматический контроль партий, если вы производите товары партиями.
• Определение самых дешевых и быстрых поставщиков.
• Системы штрихового кодирования, ускоряющие обработку и запись. Программа будет печатать и считывать штрих-коды с вашего компьютера.
• Радиочастотная идентификация (RFID), которая позволяет отслеживать отдельные продукты или компоненты по всей цепочке поставок. См. Страницу в этом руководстве по использованию RFID для управления запасами, обеспечения безопасности запасов и управления качеством.

Система будет работать ровно настолько, насколько хороши введенные в нее данные. Проведите тщательную инвентаризацию , прежде чем она будет запущена, чтобы гарантировать точные цифры. Хорошая идея — запустить на время старую систему вместе с новой, что даст вам резервную копию и позволит вам проверить новую систему и решить любые проблемы.

Выбрать систему

Доступно множество программных систем. Поговорите с другими представителями вашей сферы деятельности об используемом ими программном обеспечении или обратитесь за советом в свою торговую ассоциацию.

Составьте список ваших требований. Например, ваши потребности могут включать:

• множественные цены на товары
• цены в разных валютах
• автоматическое обновление, выбор групп элементов для обновления, обновление отдельных элементов
• с использованием нескольких складов
• способность адаптироваться к вашим меняющимся потребностям
• Контроль качества и отслеживание партий
• интеграция с другими пакетами
• несколько пользователей одновременно

Избегайте выбора программного обеспечения, которое слишком сложно для ваших нужд, так как это будет пустой тратой времени и денег.

Использование RFID для управления запасами, безопасности запасов и управления качеством

Радиочастотная идентификация (RFID) позволяет бизнесу идентифицировать отдельные продукты и компоненты и отслеживать их по всей цепочке поставок от производства до точки продажи.

RFID-метка — это крошечный микрочип и небольшая антенна, которая может содержать различную цифровую информацию о конкретном предмете. Бирки заключены в пластик, бумагу или аналогичный материал и прикреплены к продукту или его упаковке, к поддону или контейнеру или даже к фургону или грузовику.

Тег опрашивается считывателем RFID, который передает и принимает радиосигналы к и от тега. Читатели могут иметь размер от портативного устройства до «портала», через который можно пропустить сразу несколько устройств с тегами, например на поддоне. Информация, которую собирает читатель, сопоставляется и обрабатывается с помощью специального компьютерного программного обеспечения. Считыватели могут быть размещены в разных местах на заводе или складе, чтобы показывать, когда товары перемещаются, обеспечивая непрерывный контроль запасов.

Использование RFID-меток для контроля запасов дает ряд преимуществ по сравнению с другими методами, такими как штрих-коды:

• Теги можно прочитать удаленно, часто на расстоянии нескольких метров
• можно считывать сразу несколько тегов, что позволяет одновременно проверять всю загрузку продуктов на поддоне
Теги
• могут иметь уникальные идентификационные коды, чтобы можно было отслеживать отдельные продукты
• некоторые типы тегов могут быть перезаписаны, что позволяет обновлять информацию об элементах, например.г. когда они перемещаются из одной части фабрики в другую

Может использоваться RFID-метка:

• для предотвращения избыточного или недостаточного запаса продукта или компонента
• для обеспечения безопасности запасов, размещая считыватели меток в точках повышенного риска, таких как выходы, и заставляя их запускать сигналы тревоги
• для контроля качества, особенно если вы производите или храните товары с ограниченным сроком хранения

Затраты, связанные с RFID-метками, снизились за последние годы и продолжают снижаться, чтобы сделать этот процесс доступным для все большего числа предприятий.Преимущества более эффективного управления запасами и повышенной безопасности делают его особенно привлекательным для розничных торговцев, оптовиков или дистрибьюторов, которые хранят широкий ассортимент товаров, а также для производителей, которые производят массовые партии продукции для различных клиентов.

Акции ценных бумаг

Безопасность складских запасов зависит от знания того, что у вас есть, где они находятся и сколько они стоят — поэтому очень важны хорошие записи. Акции, которые являются портативными, без логотипа компании или на которых легко продать, подвергаются особому риску.

Воры и воры

Вор, входящий извне, представляет собой очевидную угрозу. Проверьте безопасность вокруг вашего помещения, чтобы свести риск к минимуму. В магазине воры могут красть группами — одни отвлекают, а другие забирают товары. Научите своих сотрудников быть бдительными и распознавать подобное поведение. Установите четкую политику и убедитесь, что персонал обучен работе с ворами.

Предложение помощи покупателю в случае подозрений часто предотвращает кражу.Избегайте использования конфронтационных слов, таких как «украсть», если вам все же нужно подойти к подозреваемому в воре, и избегайте опасной ситуации.

Защитите свой склад

• Определите и отметьте дорогое портативное оборудование (например, компьютеры). Если возможно, снабдите ценные товары защитными бирками, такими как бирки радиочастотной идентификации, которые будут подавать звуковой сигнал, если они будут перемещены.
• Не оставляйте оборудование без дела после доставки. Уберите его в надежное место, запишите и очистите упаковку.Надежно избавиться от упаковки — это хорошая идея — оставление коробок на виду может быть рекламой для воров.
• Регулярно проводите инвентаризацию.
• Установите видеонаблюдение на стоянках и в других ключевых местах.

Кража персоналом

Иногда кража сотрудниками может стать проблемой. Для предотвращения этого:

• Обучите персонал вашим системам безопасности, а также дисциплинарной политике и процедурам. Обучение стоимости кражи акций поможет, так как многие люди не знают о последствиях для текучести компании и безопасности рабочих мест.
• Установите процедуры для предотвращения кражи. Персонал с финансовыми обязанностями не должен отвечать за учет запасов.
• Ограничить доступ на склады, складские помещения и канцелярские шкафы.
• Регулярно меняйте контрольный запас персонала, чтобы избежать сговора или недобросовестной практики.

Контроль качества ваших запасов

Контроль качества является важным аспектом контроля запасов, особенно потому, что он может повлиять на безопасность клиентов или качество готовой продукции.

Эффективный контроль запасов должен включать отслеживания запасов и отслеживания партий . Это означает возможность отслеживать конкретный товар в обратном или прямом направлении от источника к готовому продукту и идентифицировать другие товары в партии.

Товары должны систематически проверяться на качество, обнаруживать дефекты и отсеивать пораженные партии. Это позволит вам поднять любые проблемы с вашим поставщиком и в то же время продемонстрировать безопасность и качество вашего продукта.

При наличии хорошей компьютеризированной системы управления запасами этот вид отслеживания относительно прост. В методах ручного управления запасами также можно использовать коды для систематизации отслеживания и упрощения отслеживания отдельных партий.

может использоваться для хранения информации о дате производства продукта или компонента, чтобы гарантировать, что они будут проданы или обработаны вовремя. Систему также можно использовать для быстрого и эффективного отслеживания неисправных продуктов.См. Страницу в этом руководстве по использованию RFID для управления запасами, обеспечения безопасности запасов и управления качеством.

Управление складского учета

Есть много административных задач, связанных с управлением запасами. В зависимости от размера и сложности вашего бизнеса, они могут выполняться в рамках обязанностей администратора или специального контролера .

По соображениям безопасности рекомендуется иметь разных сотрудников, ответственных за финансы и запасы.

Типичные документы, подлежащие обработке, включают:

• Отгрузка и примечания поставщика для поступающих товаров
• заказы, квитанции и кредитовые авизо
• возвращает банкноты
• заявки и выдачи на отпуск товаров

Акции могут занять значительную часть вашего делового капитала, поэтому точная информация об уровнях и стоимости запасов имеет важное значение для бухгалтерского учета вашей компании.

Цифры должны проверяться систематически либо посредством регулярного аудита запасов — инвентаризация — либо постоянной программы проверки запасов — подвижных запасов .

Если цифры не совпадают, вам необходимо выяснить, могут ли быть проблемы с безопасностью запасов или сбой в системе.

Здоровье и безопасность

Аспекты управления запасами, касающиеся здоровья и безопасности, связаны с характером самих запасов. Такие вопросы, как где и как хранятся элементы, как они перемещаются и кто их перемещает, могут быть значительными — в зависимости от того, что они собой представляют.

У вас могут быть опасные материалы, товары, которые со временем портятся, или предметы, которые очень тяжелые или неудобно перемещать.

Исходный документ, Управление запасами и инвентаризация , © Crown copyright 2009
Источник: Business Link UK (ныне GOV.UK/Business)
Адаптировано для Квебека предпринимателями Info

Типы недостатков PSC и как с ними бороться?

Позвольте мне начать с этого вопроса.

Можете ли вы быть уверены, что ваше судно всегда будет получать «ноль» при каждой проверке государством порта, проводимой во время вашего владения?

Если да, то этот пост не для вас.

Это потому, что если нет недостатков PSC, то и обрабатывать нечего.

Но я знаю и вы знаете, что никто не может быть так уверен в недостатках при проверках государственного портового контроля.

Даже если вы работаете на лучшем судне в мире или в лучшей компании в мире, вы все равно не можете быть уверены в отсутствии недостатков во время государственного портового контроля.

Во всяком случае, вы можете получить дефицит PSC, на который вы не можете согласиться.

Но вопрос не в этом.

Вопрос в том, какие действия следует предпринять персоналу судна (особенно капитану), чтобы избежать задержек на судне после выявления недостатка PSC.

Начнем.

Чтение акта государственной инспекции порта

После завершения государственной проверки порта капитану судна предоставляется отчет о проверке.

По крайней мере, мастер должен проверить эти три вещи перед подписанием.

• Название судна и дата проверки

• Если судно задержано из-за выявленных недостатков.

Хотя информация в отчетах о проверке PSC различных меморандумов о взаимопонимании будет содержать одинаковую информацию, их формат может отличаться.

Вот формат отчета PSC MOU Индийского океана.

А вот формат отчета PSC Парижского меморандума о взаимопонимании.

Независимо от формата отчета о проверке капитан должен найти и проверить эти три части информации в отчете на предмет их правильности.

Отчет PSC без недостатков

Что может быть более удовлетворительным, чем выполнение проверки PSC с нулевыми недостатками?

После проверки PSC с недостатком NIL капитан должен подать отчет в соответствии с файловой системой компании.

Капитан может также потребовать сохранить отсканированную копию отчета о проверке в электронной системе управления документами судна.

Если компания подписалась на Q88, для мастера разумно обновить базу данных Q88, указав последнюю дату проверки PSC.

Даже если проверка не выявила никаких недостатков, капитан должен проинформировать береговый офис о проверке PSC.

Кроме этого, никаких других действий, необходимых для проверки PSC, не требуется.

Отчет PSC с недостатками

Если в результате проверки PSC были обнаружены некоторые недостатки, в форме A отчета PSC будет отмечено «да».

Все выявленные недостатки будут затем описаны в Форме B отчета PSC, который будет приложен к «Форме A».

предоставляется для каждого отмеченного недостатка в форме B отчета о проверке PSC.

Для каждой неисправности будет один или несколько кодов действий.

• Код 10: Недостаток устранен
• Код 15: Устранить неисправность в следующем порту
• Код 16: Устранить недостаток в течение 14 дней
• Код 17: Устранить неисправность перед вылетом
• Код 18: Устранить недостаток в течение 3 месяцев
• Код 30: обнаруживаемая недостаточность
• Код 40: проинформирован следующий порт
• Код 45: устранение задерживаемой неисправности в следующем порту 50. Государство флага / консул проинформированы
• Код 55: консультация государства флага
• Код 70: признанная организация проинформирована
• Код 85: расследование нарушения положений о сбросе (МАРПОЛ)
• Код 99: Другое

Устранение недостатков

Я всегда считаю, что найти дефект труднее, чем исправить его.

Таким образом, как только недостаток обнаружен, исправить его несложно.

Но вопрос в том, кто должен одобрить устранение выявленного недостатка?

Достаточно ли заявления капитана о том, что «неисправность устранена»?

Нужно ли инспектору PSC повторно посещать судно для подтверждения исправления?

Или это класс, которому необходимо проверить устранение недостатка?

Ну, все будет зависеть от

• Государственный контроль порта и / или Меморандум о взаимопонимании с государственными предприятиями
• Вид и область дефекта

Например, для большинства недостатков USCG требует, чтобы классификационные общества подтвердили, что недостаток был устранен.

Я видел в российских портах, что инспектор PSC совершал повторный визит, чтобы убедиться в закрытии дефекта.

И, наконец, в большинстве китайских портов заявления мастера считается достаточным для устранения большинства недостатков.

Как правило, все недостатки, связанные с оборудованием и конструкцией судна, должны быть устранены классификационным обществом судна.

В этом случае классификационное общество выдает судну «состояние класса» и закрывает его после устранения дефекта.

Поскольку различные органы государственного портового контроля могут иметь разные способы устранения недостатков, капитану целесообразно уточнить это у инспектора PSC.

Рассмотрение недостатков PSC как несоответствий

Процедуры большинства компаний требуют, чтобы любой недостаток PSC рассматривался как несоответствие.

Процедуры компании по устранению несоответствий должны соблюдаться для устранения недостатков PSC.

Процедура устранения недостатка PSC будет такой же, как и устранение любого несоответствия в соответствии с руководствами по СУБП.

На танкерах, рассматривающих наблюдение PSC как несоответствие, является требованием согласно SIRE.

Недостатки кода 17

являются наиболее частыми недостатками во время проверок PSC.

Все недостатки с кодом 17 необходимо устранить перед вылетом.

И наиболее распространенная область сомнений заключается в том, что PSC необходимо повторно посетить, чтобы убедиться, что недостаток кода 17 был исправлен?

PSC в одном порту может потребовать повторного посещения для проверки, а в других портах это может не потребоваться.

Капитан судна должен уточнить у инспектора PSC, требуется ли повторная проверка.

Если требуется повторная проверка, мастер должен проинформировать PSC через агента после устранения недостатка.

После повторной проверки мастер должен убедиться, что все недостатки кода 17 были отмечены кодом 10, что означает, что недостаток был исправлен.

Независимо от того, требует ли PSC повторная проверка закрытия или нет, важно, чтобы любой недостаток кода 17 был исправлен до того, как судно покинет порт.

Судно, которое выходит из порта без устранения недостатка кода 17, считается непригодным для плавания. Выход в море непригодного для плавания корабля может иметь серьезные последствия для капитана корабля.

Если PSC не требует повторной проверки устранения недостатков, рекомендуется отправить электронное письмо государству порта через агента, информирующее о том, что недостатки были устранены.

Электронная почта может быть примерно такой.

Недостатки, кроме кода 17

Code 17 требуют быстрых действий.Недостатки необходимо устранить перед выходом из порта.

Но это не относится к другим недостаткам, таким как код 15 (должен быть исправлен перед отправлением из следующего порта) или код 18 (должен быть исправлен в течение 3 месяцев).

Хотя период времени для устранения недостатка различается для каждого из этих недостатков, процесс одинаков.

Например, при недостатке кода 15 капитан должен послать подтверждение о закрытии из-за недостатка до отхода из следующего порта.

Или, если инспектору PSC требуется проверить устранение недостатков, его присутствие должно быть запрошено через агента заблаговременно.

Устраняемые недостатки

Подлежащие задержанию недостатки являются серьезными, и, следовательно, процесс устранения задерживаемых недостатков также отличается от процесса устранения других недостатков.

Обычная путаница — это то, что делает недостаток кода 17 задерживаемым недостатком.

Например, является ли «Сарт не работает» недостатком кода 17 или недостатком, который может быть задержан?

Ну, грань, отделяющая недостаток кода 17 от недостатка, который можно задержать, тонкая, но должностному лицу государства порта не так уж сложно ее определить.

Процедура, используемая для выявления задерживаемого недостатка, предоставляется должностным лицам государства порта в справочнике PSC Меморандума о взаимопонимании.

Например, для Парижского меморандума о взаимопонимании ниже приведены основные критерии, по которым ИКГП принимает решение о задержании судна.

• суда, которые небезопасны для выхода в море, будут задержаны при первой проверке независимо от времени простоя судна в порту;
• , судно будет задержано, если недостатки на судне являются достаточно серьезными для того, чтобы ИКГП вернулся на судно, чтобы убедиться, что они были устранены до отплытия судна.

В справочнике Парижского меморандума о взаимопонимании для инспекторов ЧОК также указаны области недостатков, которые могут считаться основанием для задержания.

Например, ниже приведены недостатки в соответствии с СОЛАС, которые можно рассматривать как основание для задержания.

Это всего лишь рекомендации. Недостаток в любой из этих областей не означает, что судно будет задержано.

Давайте, например, рассмотрим этот критерий.

отсутствие, несоответствие или серьезное повреждение огней, форм или звуковых сигналов

Означает ли это, что судно будет задержано, если будет обнаружено, что один навигационный свет не работает?

Абсолютно нет.

Но что делать, если ни одна из лампочек не работает. Тогда есть что-то серьезное в недостатке, и, скорее всего, судно будет задержано.

Порядок задержания судна

Если ИКГП решает задержать судно, он направляет уведомление о задержании капитану.

ИКГП также направит уведомление о задержании флагу судна и классификационному обществу судна.

Большинство государств флага требуют, чтобы капитаны / компания уведомили их в случае задержания судна каким-либо контролем государства порта.

Капитан должен подтвердить в компании, если судно должно сообщить государству флага.

Апелляционные процедуры

Если капитан / компания считает, что судно было задержано необоснованно, компания может направить уведомление об апелляции в PSC.

У разных PSC будут разные процедуры апелляции, которые можно найти на их веб-сайтах или получить через портового агента.

Вопреки распространенному мнению, флаг или судовладелец нередко подают апелляцию против задержания судна.

Совершенно верно.

Если судно задерживается, это влияет на работу судна, поскольку никто не хочет брать в аренду судно, которое недавно было задержано государственным контролем порта.

Даже если судно получит в аренду, оно будет иметь низкие фрахтовые ставки, так как грузоотправитель будет иметь переговорную силу из-за недавнего задержания судна.

Кроме того, имидж бренда компании сильно пострадал. База данных по судам и компаниям с очень низкими показателями эффективности публично размещена на веб-сайтах большинства Меморандумов о взаимопонимании с ЧОП.

И, наконец, задержание корабля способствует внесению флага в серый или черный список.

Поэтому, когда так много поставлено на карту, если капитан, компания или флаг считают, что судно было задержано необоснованно, всегда стоит инициировать процедуру обжалования.

Апелляция не обязательно должна быть направлена ​​на несогласие с недостатком. Апелляция также может быть подана, если владельцы или флаг считают, что недостатком должен был быть код 17, а не задерживаемый недостаток.

Например, вот случай, когда государство флага не согласилось с задержанием судна.

Устранение недостатков содержания под стражей

После того, как уведомления были сделаны, пришло время работать над устранением недостатков содержания под стражей как можно скорее, чтобы свести задержки к минимуму.

И первое, что нам нужно сделать, это правильно понять недостаток. Мы не можем позволить себе неправильно понять недостаток и направить наши усилия на те области, которые не потребуются для устранения недостатка.

Например, если недостаток связан с МАРПОЛ, нам необходимо знать, связан ли недостаток с дефектным оборудованием или наблюдением, связанным с сертификацией или документацией.

кодов недостатка PSC.

Допустим, что недостаток связан с расширенной программой обследования, и PSC предоставил код недостатка как 01315.

Как мы видим, код 013 относится только к сертификатам и документации. Таким образом, наши усилия должны быть направлены только на получение недостающего документа или на исправление любой указанной ошибки государством флага или классификационным обществом, в зависимости от ситуации.

Еще одна вещь, о которой мы должны помнить, касается недостатков содержания под стражей, связанных с ISM и ISPS.

Задержания из-за недостатков, связанных с ISM и ISPS, закрываются только после внешних аудитов ISM и ISPS.

Опять же, их можно определить по кодам дефектов.

Позвольте мне прояснить на примере задерживаемые недостатки, связанные с ISM.

Иногда ошибочно полагают, что недостаток, связанный с ISM, будет означать недостаток, связанный с оформлением документов или документацией.

Не всегда.

Возьмем для примера недостаток, связанный с неработающими пожарными извещателями в жилых помещениях.

Один неработающий пожарный извещатель будет иметь код 17. Недостаток будет под кодом 07106, и его необходимо исправить перед вылетом.

Два или более неработающих пожарных извещателя могут быть недействительными в соответствии с профессиональным суждением инспектора государства порта.

Дефицит снова будет под кодом 07106.

Поскольку судно будет задержано, ИКГП поднимется на борт судна, чтобы убедиться, что пожарные извещатели исправлены.

Как только ИКГП будет удовлетворен, постановление о задержании будет снято, и судну будет разрешено отплыть.

Теперь давайте рассмотрим эту последнюю ситуацию, когда, скажем, обнаружено, что 10 или более пожарных извещателей не работают. Излишне говорить, что это будет дефект, подлежащий задержанию по коду дефекта 07106.

Но это также создает впечатление у инспектора государства порта, что код ISM не применяется эффективно на борту.

Как?

Потому что, будь он эффективен, неисправные пожарные извещатели были бы обнаружены в ходе последних еженедельных тестов.

Так много неисправных пожарных извещателей указывают на то, что еженедельные процедуры не выполняются в соответствии с требованиями SMS.

В этом случае ИКГП выдал бы второй задерживаемый недостаток, связанный с кодом ISM, который может быть чем-то вроде…

Код ISM внедряется неэффективно, поскольку, по всей видимости, еженедельные проверки пожарных извещателей не проводятся.

Таким образом, одно наблюдение может привести к двум задержкам.

И, как я упоминал ранее, недостатки, не относящиеся к ISM, необходимо устранить, исправив отмеченное наблюдение или дефект.

Но недостатки, связанные с ISM, будут закрыты только после успешного внешнего аудита ISM, который будет проводиться флагом или классификационным обществом от имени флага.

Заключение

С годами время простоя судов в порту резко сократилось, что дает меньше времени персоналу судна для устранения недостатков PSC, выявленных в ходе инспекций PSC.

Но если мы точно знаем, как бороться с недостатками PSC, мы можем сэкономить много времени и сэкономить возможные задержки при устранении недостатков.